Quản trị văn phòng

12 nguyên tắc cơ bản của phương pháp hệ thống 1. Bất kỳ sự vật, hiện tượng, quá trình nào trong thế giới đều được coi là một hệ thống. Mỗi hệ thống là một tập hợp các yếu tố, giữa chúng

12 nguyên tắc phương pháp hệ thống Chân dung nhà quản trị văn phòng Tư hệ thống quản trị doanh nghiệp gì? 1) Tư hệ thống gì? .5 Tư hệ thống bao gồm bốn thành phần: Tư theo mơ hình Tư theo tương quan .5 Tư động .6 Chỉ đạo hệ thống 2) Hệ thống gì? 3)Tư hệ thống nhu viễn cảnh: Biến cố, hình mẫu, hay hệ thống? 4) Tư hệ thống ngôn ngữ đặc biệt 5) Tư hệ thống tập cống cụ Chu trình nhân .9 Nguyên mẫu .9 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM TÀI LIỆU QUẢN LÝ TOÀ NHÀ 12 I/ DANH MỤC TÀI LIỆU: 12 Quản lý hợp đồng thuê 12 Quản lý khách hàng: 12 An ninh nhà 13 Kỹ thuật nhà 13 Vệ sinh nhà 14 Quản lý nhà thầu 14 Giám sát nhà 14 Mô tả công việc 15 Tư hệ thống .16 12 nguyên tắc phương pháp hệ thống Bất kỳ vật, tượng, trình giới coi hệ thống Mỗi hệ thống tập hợp yếu tố, chúng có liên hệ, tác động qua lại lẫn với mơi trường bên ngồi, tạo nên tính chỉnh thể hệ thống, thuộc tính tổng hợp, đặc trưng cho hệ thống, phương thức tồn hệ thống Trong hệ thống, toàn thể lớn tổng số giản đơn phận cấu thành, nghĩa tồn thể với tính cách hệ thống có thuộc tính mới, chất lượng mới, chất lượng tổng hợp mà vốn không chứa đựng phận cấu thành Thuộc tính gọi tính tồn thể, thuộc tính hợp trội có chất lượng cao (emergence) khơng có thành phần Nó xuất tương tác thành phần chưa hoạt động thành phần Trong tiến hoá, việc tham gia tương tác thành phần góp phần tạo nên tính chất hợp trội hệ thống, mặt khác tính chất hợp trội hệ thống làm tăng thêm phẩm chất thành phần 4 Mỗi hệ thống vừa hệ thống, đồng thời lại vừa yếu tố hệ thống khác có cấp độ rộng lớn Mỗi yếu tố vừa yếu tố, đồng thời lại vừa hệ thống yếu tố, đồng thời lại vừa hệ thống yếu tố khác có cấp độ hẹp Tính chỉnh thể hệ thống cụ thể hố thơng qua mối liên hệ yếu tố cấu thành hệ thống hệ thống với mơi trường Có thể nói, cụ thể hố ngun lý ngun lý phép biện chứng vật mối liên hệ phổ biến vật, tượng giới thực Tổng thể mối liên hệ đưa đến khái niệm cấu trúc tổ chức hệ thống Theo trình tự, cấu trúc hệ thống biểu thị theo chiều ngang (khi nói đến mối liên hệ yếu tố khác loại) Cấu trúc dọc dẫn đến khái niệm cấp độ hệ thống Phương thức điều chỉnh cấu trúc đa cấp độ điều khiển Đó phương thức liên hệ cấp độ đa dạng mà nhờ hệ thống hoạt động phát triển bình thường Từ vấn đề điều khiển dẫn đến vấn đề tính hướng đích hành vi hệ thống, điều khiển nghĩa giải nhiệm vụ đó, đạt đến mục đích theo chương trình định Tuy nhiên tính hướng đích khơng phải mục đích luận tầm thường, mà theo nghĩa đại điều khiển học Gắn liền với vấn đề điều khiển tính hướng đích, phương pháp hệ thống cịn quan tâm đến trình độ tự tổ chức giới hữu sinh tiính tự điều chỉnh hệ thống hữu sinh kỹ thuật Đặc biệt, đời sống xã hội, hệ thống xã hội không hệ thống tự tổ chức, mà hệ thống tổ chức Sự thống tự tổ chức tổ chức, tự điều khiển điều khiển đặc trưng hệ thống xã hội 10 Nguồn gốc biến đổi hệ thống nằm thân hệ thống, mà trước hết thống đấu tranh mặt đối lập bên hệ thống Chẳng hạn thống có mâu thuẫn hệ thống yếu tố, yếu tố cấu trúc, toàn thể phận, cấu trúc chức năng… 11 Phương pháp hệ thống quan tâm đến mối quan hệ hoạt động phát triển hệ thống, tức xem xét mối quan hệ trạng thái ổn định bên trình phát triển Nói cách khác phương pháp hệ thống cần giải vấn đề đồng đại lịch đại, nhằm tìm chế tương ứng để xây dựng nên tranh thống khách thể Xét mặt đồng đại, tức xem xét vật thời điểm định với tất mối liên hệ phức tạp nó, cịn xét mặt lịch đại, tức xem xét vật trình vận động, phát triển theo thời gian Theo đi, phương pháp hệ thống gắn liền với nguyên lý mối liên hệ phổ biến phát triển 12 Tính đa chiều (multidimensionality) đặc điểm cốt yếu tư hệ thống Đa chiều có nhiều cách nhìn nhiều mặt, nhiều cấp độ, nhiều cách hiểu khác đối tượng, hệ thống Một lý thuyết loại hệ thống phản ánh cách hiểu định mặt, cấp độ xem xét Cần tránh việc áp đặt lý thuyết cụ thể chân lý tuyệt đối hệ thống đó, mà nên xem lý thuyết có giới hạn giải thích định Quan điểm đa chiều cố gắng phát giống khác khác giống - Tìm giống khác khoa học hướng tới phổ biến, có tính quy luật - Tìm khác giống nghệ thuất hướng tới đặc biệt, sắc thái riêng cảm thụ, quy luật - Cả hai cần thiết bổ sung cho để sáng tạo nên chất lượng phong phú sống Chân dung nhà quản trị văn phòng Hiện nay, công ty, doanh nghiệp, tổ chức cần sở hữu nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, động biết cảm thơng Tuy khơng cần trang bị nhiều lực chuyên môn quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ Không nhân viên phận khác “việc người làm”, nhà quản trị văn phòng gần phải thâu tóm, nắm bắt hết chuyện xảy cơng ty Đơi nhà quản trị văn phòng phải người đứng giải quyết, vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ Ngoài việc quản lý giấy tờ, liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cần phải biết cách dung hoà mối quan hệ nhân viên, tất lợi nhuận cơng ty Ngồi ra, họ cần có kỹ sau để làm việc hiệu quả: Thành thạo nghiệp vụ văn phịng: Khơng cịn thời xưa, tài liệu giấy tờ xếp đống núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép Giờ đây, hỗ trợ công nghệ đại giúp ích cho nhà quản trị văn phòng nhiều Chỉ cần nhà quản trị văn phịng trang bị cho kiến thức máy tính, sử dụng thành thạo chương trình phần mềm; mạng; thiết bị văn phòng điện thoại nội bộ, máy photo, fax Kỹ quản lý nhân sự: Tuy người quản trị văn phịng khơng phải giám đốc nhân họ người thường xuyên tiếp xúc với nhân viên cơng ty, họ có trách nhiệm hịa giải mâu thuẫn, giải đáp khúc mắc, hóa giải xúc lịng nhân viên cơng việc Kỹ quản lý dự án: Đôi lúc nhà quản trị văn phịng đóng vai trị làm người giám sát, đánh giá cơng việc hồn thành lực nhân viên Vì phải trang bị kiến thức chun mơn vừa đủ để biết đội làm dự án làm gì, làm nào, kết sao… Kỹ điều hành họp: Có thể giữ vai trị điều hành, nhà quản trị văn phịng người xếp bố trí thời gian họp, thơng báo xác đầy đủ thông tin họp cho tất người Và họp, nhà quản trị văn phòng đóng vai trị chủ tọa Kỹ tổ chức: Nếu cơng ty có quy mơ khơng lớn, nhà quản trị văn phịng đơi cịn “kiêm” ln vai trị cán Cơng đồn, chun tổ chức hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán công nhân viên công ty Tất nhiên, họ làm việc cơng ty khơng có cán cơng đồn Tư hệ thống quản trị doanh nghiệp gì? Tư hệ thống quản trị doanh nghiệp hiểu cách tư giải vấn đề chặt chẽ có mối liên quan giữ hệ thống quản trị ngành dọc, ngang giải vấn đề Hệ thống ngành dọc: liên quan đến chủ thể liên quan nhà đầu tư, lãnh đạo doanh nghiệp, nhà quản lý, nhân viên Bạn cần xem xét lợi ích thống đối lập chủ thể Hệ thống ngang bạn xem xét vấn đề cách có hệ thống để xem xét chiến lược vấn đề đó, vấn đề liên quan đến thương hiệu, marketing, bán hàng; vấn đề liên quan đến cung ứng, sản xuất, chất lượng; quản trị nguồn nhân lực tài kế tốn Nhân loại thành cơng qua thời gian việc chinh phục giới vật lý việc phát triển tri thức khoa học việc chấp thuận phương pháp phân tích để hiểu vấn đề Phương pháp bao gồm việc bẻ vấn đề thành cấu phận, nghiên cứu phần cô lập rút kết luận toàn thể Loại tư tuyến tính máy móc ngày trở nên không hiệu đề cập tới vấn đề đại Điều ngày nay, hầu hết vấn đề có tương quan với theo cách không tuân theo nhân tuyến tính Như cách điều hậu qua điều khác – trở thành quy tắc, ngoại lệ Các lực ngoại sinh thực hãn hữu Thế giới trở nên tăng liên nối chu trình nhân phản hồi, nội sinh chi phối hành vi biến quan trọng hệ thống xã hội kinh tế Để hiểu nguồn gốc giải pháp cho vấn đề đại, cách tư tuyến tính máy móc phải nhường chỗ cho cách tư hữu phi tuyến, thường hay nói tới nhu cách tư hệ thống – cách tư với việc thừa nhận vị trí thứ toàn thể Cách tiếp cận tư hệ thống khác với cách tiếp cận phân tích truyền thống Phân tích truyền thống tập trung vào việc tách bạch mảnh mẩu đối tượng nghiên cứu, thực tế từ phân tích bắt nguồn từ nghĩa gốc -chia thành phận hợp thànn Ngược lại, tư hệ thống tập trung vào cách đối tượng nghiên cứu tương tác với thành phần khác hệ thống có chứa – hệ thống vốn tập hợp phân tử tương tác để tạo hành vi Điều có nghĩa thay cô lập phần ngày nhỏ hệ thống nghiên cứu, tư hệ thống làm việc cách mở rộng góc nhìn có tính tới số ngày lớn ương tác xem vấn đề để cần nghiên cứu Điều làm sinh kết luận khác biệt đáng để ý so với kết luận dạng phân tích truyền thống đem lại, đặc biệt điều nghiên cứu phức tạp động hay có nhiều phản hồi từ nguồn khác, bên hay bên Đặc trưng tư hệ thống làm cho có hiệu hầu hết kiểu vấn đề khó giải nhất: vấn đề bao gồm yếu tố phức tạp, vấn đề phụ thuộc nhiều vào khứ hay hành động yếu tố khác hành động bắt nguồn từ phối hợp không hiệu yếu tố tham dự 1) Tư hệ thống gì? Tư hệ thống cung cấp viễn cảnh mạnh mẽ, ngôn ngữ riêng tập công cụ dùng để đề cập tới vấn đề hóc búa sống cơng việc thường ngày Tư hệ thống cách hiểu thực tế nhấn mạnh tới mối quan hệ phần hệ thống, thay thân phận Dựa lĩnh vực nghiên cứu có tên tính động hệ thống, tư hệ thống có giá trị thực tế dựa tảng lý thuyết chắn Tư hệ thống bao gồm bốn thành phần: Tư theo mơ hình: hiểu tường minh việc mơ hình hóa Tư theo tướng quan: tư theo cấu trúc hệ thống, tương quan Tư động tư theo tiến trình động (trễ, chu trình phản hồi, dao động) Chỉ đạo hệ thống khả cho việc quản lý hệ thống thực hành hệ thống kiểm sốt Tư theo mơ hình Tư hệ thống đòi hỏi việc ý thức tới kiện giải với mơ hình thực không với thân thực Tư theomơ hình chứa đựng khả xây dựng mơ hình Mơ hình phải xây dựng, làm hợp lệ phát triển thêm Khả xây dựng mơ hình phân tích mơ hình phụ thuộc phần lớn vào cơng cụ sẵn có để mơ tả mơ hình Chọn dạng biểu diễn thích hợp (như biểu đồ chu trình nhân quả, biểu đồ kho luồng, phương trình) điểm mấu chốt tư hệ thống Việc phát minh công cụ mô tả mạnh, linh hoạt chuẩn thành tựu Jay Forrester Với mục đích rèn luyện dạng biểu diễn cách tiếp cận Năng động hệ thống chứng tỏ thành cơng Biểu đồ chu trình nhân cho phép làm mơ hình hóa định lượng, biểu đồ kho luồng cho hướng dẫn chủ chốt cấu trúc mơ hình mơ định lượng Tư theo tương quan Người phương Tây thường giỏi cách lập luận nhân Các quan hệ – khối xây dựng tâm trí việc hiểu điều Nền tảng cách tư phác họa xác nguyên nhân hậu Để giải thích tượng phải tìm “ngun nhân” (có lẽ một) Người ta giả thiết nguyên nhăn tồn hậu quan sát nguyên nhân hợp thức Những từ cụm từ “vì”, “do vậy”, “nếu – thì” ký hiệu cho quan niệm tư ngôn ngữ hàng ngày Điếu tương tự toán học khái niệm hàm với biến độc lập (= “nguyên nhân”) biến phụ thuộc (= “hậu quả”) Tương phản với cách tư mối quan hệ nhân quả, gọi tư chức hay tu tuyến tính – tư theo tương quan Trong hệ thống có tương quan khơng có hậu trực tiếp mà hậu gián tiếp Điều dẫn tới chu trình phản hồi Chu trình phản hồi làm tăng cường (đương tính) hay làm cân (âm tính) Chạy đua vũ trang siêu cường ví dụ chu trình tăng cường Mỹ nói: “Vì việc vũ trang Liên Xô mà phải làm 1000 tên lửa mới” Liên Xơ nói: “Chúng ta phải tăng lực lượng vũ khí chiến lược mình, làm thêm 1.000 tên lửa mới” Việc tăng lực lượng vũ trang Liên Xô dẫn tới việc tăng vũ trang phía Mỹ…và tiếp diễn Mỗi bên coi bên nguyên nhân Trong viễn cảnh toàn cầu phân biệt nguyên nhân hậu khơng cịn thực Nếu vào vòng luẩn quẩn, khơng cịn co thể nhận diện ngun nhân cho tồn thể tiến trình, hậu ảnh hưởng tới nguyên nhân Việc hiểu chu trình phản hồi đòi hỏi viễn cảnhđộng, để thấy cách việc lên qua thời gian Tư theo tương quan cách tư có tính tới hậu gián tiếp, mạng lưới nguyên nhân hậu quả, chu trình phản hồi việc phát triển cấu trúc qua thời gian Tư theo tương quan địi hỏi cách biểu diễn thích hợp: biểu đồ chu trình nhân cơng cụ đơn giản linh hoạt để ghi lại vấn đề tương quan Tư động Hệ thống có hành vi qua thời gian Tính trễ dao động thời gian tính điển hình hệ thống, điều quan sát theo chiều thời gian, tư động có nghĩa nhìn trước phát triển tương lai (có thể) Một góc nhìn lại dĩ vãng đơn phát triển khứ không đủ cho việc đạo thực tế hệ thống – giống liệu bạn có tin vào tài xế lái xe việc nhìn vào gương chiếu hậu để xác định lái xe đâu không? Các mơ hình mơ có ích hay chí cần thiết để dự kiến phát triển tương lai đặc biệt thực lên chậm chạp Chỉ đạo hệ thống Điều đưa tới khía cạnh cốt lõi thứ tư tư hệ thống: việc đạo thực tế hệ thống Tư hệ thống có cấu phần thực dụng: giải khơng suy nghĩ hệ thống, song, cịn quan tâm tới hành động hướng theo hệ thống Một câu hỏi tảng quan trọng việc lý hệ thống thực hành là: cấu phần hệ thống chủ đề cho việc thay đổi? Trong hệ thống xã hội thường thay đổi hành vi người khác cách trực tiếp được, người ta thay đổi hành vi Trong hệ thống kinh tế người sản xuất thường không điều khiển trực tiếp thị trường Các hoạt động thị trường thường hoạt động phía cung cấp để hấp dẫn phản ứng ham muốn phía yêu cầu Tại tư hệ thống lại có giá trị? Bởi giúp thiết kế khơn ngoan, kéo dài giải pháp vấn đề Theo nghĩa đơn giản nhất, tư hệ thống cung cấp tranh xác thực tế, để sử dụng lực tự nhiên hệ thống đạt tới kết mong muốn Nó động viên việc suy nghĩ vấn đề giải pháp mắt nhìn lâu dài – chẳng hạn, mạt giải pháp đặc biệt xem xét tồn lâu được? Và hậu khơng để ý tới gì? Cuối cùng, tư hệ thống dựa số nguyên tắc phổ dụng, có tất phạm vi hoạt động sống 2) Hệ thống gì? Hệ thống đích xác gì? Hệ thống nhóm cấu phần độc lập, có quan hệ, có tương tác với nhau, tạo nên toàn thể phức tạp thống Các hệ thống có nơi – chẳng hạn, phận nghiên cứu triển khai tổ chức, hệ tuần hoàn thân thể, mối quan hệ dã thú/con tự nhiên, hệ thống đánh lửa xe hơi… Hệ thống sinh thái hệ thống xã hội người hệ thống sống, hệ thống nhân tạo ôtô máy giặt hệ không sống Phần lớn nhà tư tường hệ thống tập trung ý họ vào hệ thống sống, đặc biệt hệ thống xã hội người Hệ thống có số đặc trưng xác định: Mọi hệ thống có mục đích bên hệ thống lớn Ví dụ: Mục đích phịng nghiên cứu phát triển tổ chức bạn để sinh ý tưởng sàn phẩm tính cho tổ chức Tất phận tổ chức phải diện để tổ chức thực thi mục đích tối ưu Ví dụ: hệ thống nghiên cứu phát triển tổ chức bạn bao gồm người, thiết bị quy trình Nếu bạn loại bỏ cấu phần này, hệ thống vận hành Các phận hệ thống phải bố trí theo cách đặc biệt để hệ thống thực thi mục đích Ví dụ: Nếu bạn bố trí lại quan hệ phịng nghiên cứu phát triển trưởng nhóm phát triển sản phẩm báo cáo với nhân viên kỹ thuật vào liệu phịng thí nghiệm, phịng bị rắc rối thực mục đích Hệ thống thay đổi đáp ứng với phản hồi Từ phản hồi giữ vai trò trung tâm tư hệ thống Phản hồi thông tin quay trở lại nguồn phát để gây ảnh hưởng tới hành động nơi phát Ví dụ: Giả sử bạn ngoặt gấp lái xe theo đường cong Tín hiệu trục quan (bạn thấy cọc chắn xô vào bạn) cho bạn biết bạn ngoặt gấp Tín hiệu tiếp tục phản hồi nhắc bạn thay đổi điều bạn làm (đánh tay lái theo chiều khác đó) bạn đưa xe trở lại đường Hệ thống trì ổn định chúng việc điều chỉnh dựa phản hồi Ví dụ: nhiệt độ thân thể bạn nói chung lơ lửng quanh 98,60 Fahrenheit (370 Celcius) Nếu bạn bị nóng, thân thể bạn tạo mồ hơi, làm lạnh bạn 3)Tư hệ thống nhu viễn cảnh: Biến cố, hình mẫu, hay hệ thống? Tư hệ thống viễn cảnh giúp thấy biến cố hình mẫu ánh sáng đáp ứng lại chúng theo cách mang tính địn bẩy cao Chẳng hạn, giả sử đám cháy bốc lên thị trấn bạn Đáy biến cố Nếu bạn đáp ứng lại đơn giản việc dập tắt lửa, bạn phản ứng (Tức bạn khơng làm để ngăn cản đám cháy mới.) Nếu bạn đáp ứng việc dập đám cháy nghiên cứu nơi đám cháy phát thị trấn, bạn ý tới hình mẫu Chẳng hạn, bạn ý người, hàng xóm dường bị thiệt hại cháy người khác Nếu bạn đặt trạm cứu hỏa vào vùng đó, bạn thích ứng (Bạn chưa làm để ngăn cản đám cháy mới.) Bây giả sử bạn tìm hệ thống – phân phối cảm biến khói vật liệu xây dựng dùng điều ảnh hưởng tới hình mẫu việc bùng phát lửa lân cận Nếu bạn xây dựng hệ thống báo động cháy thiết lập luật an tồn chống cháy nổ, bạn tạo thay đổi Cuối cùng, bạn làm điều để ngăn cản đám cháy mới! 4) Tư hệ thống ngôn ngữ đặc biệt Như ngôn ngữ, tư hệ thống có phẩm chất giúp bạn trao đổi với người khác nhiều hệ thống xung quanh bên chúng ta: Nó nhấn mạnh vào toàn thể phận, nhấn mạnh vào vai trò mối tương hỗ – kể vai trò giữ hệ thống cơng việc sống chung ta Nó nhấn mạnh tới vòng phản hồi (chẳng hạn, A dẫn tới B, dẫn tới C, dẫn trở lại A) thay mối quan hệ nhân tuyến tính (A dẫn tới B, dẫn tới C, dẫn tới D… mãi) Nó chưa thuật ngữ đặc biệt mơ tả hành vi hệ thống, tiến trình củng cố (luồng phản hồi sinh tăng trưởng hàm mũ hay co lại) tiến trình cân (luồng phản hồi điều khiển thay đổi giúp cho bệ thống trì tính ổn định) 5) Tư hệ thống tập cống cụ Lĩnh vực tư hệ thống phát sinh phạm vi rộng công cụ bạn mô tả mặt đồ họa hiểu biết bạn cấu trúc hành vi hệ thống đặc biệt, trao đổi với người khác hiểu biết bạn thiết kế can thiệp tác động cao cho hành vi hệ thống có vấn đề Những cơng cụ bao gồm chu trình nhân quả, đồ thị hành vi theo thời gian, biểu đồ kho luồng, nguyên mẫu hệ thống – tất chúng cho phép bạn mô tả hiểu biết để tính tốn mơ hình mơ “bộ mô bay”, giúp bạn kiểm thử tác động tiềm can thiệp bạn Chu trình nhân Một cấu trúc gốc nhà tư hệ thống sử dụng để xem xét mối liên hệ tương hỗ tổ chức chu trình nhân Hai kiểu chu trình nhân đặc biệt dùng để lực có tác dụng: Chu trình tăng cường mơ tả theo biểu diễn đồ họa cho trường suy giảm xuất vào nhịp tăng lên Mọi biến biểu diễn nguyên nhân hậu qủa biến khác tạo nên vịng trịn Nếu chu trình tăng cường nói tới tăng trưởng hàm mũ Cơng ty, nói tái chu trình tốt, việc suy giám biểu diễn, cho trình chu trình luẩn quẩn (Senge công 1994) Kiểu tăng trưởng hay co lại làm cho tranh chu trình tăng cường khơng tiếp diễn vơ hạn định Bao có giới hạn lại Chu trình giới hạn biết tới chu trình cân Ngồi chức giới hạn nó, chu trình cân cung cấp thăng cho lực dường ngồi kiểm sốt Hệ thống hay tiến trình tìm thăng hay kháng cự chạm tới mục đích hay ràng buộc khơng biết từ đầu Senge (1994) nói việc nhận ràng buộc hay mục đích lập mục đích giúp vượt qua hậu qủa giới hạn Trong hai kiểu chu trình nhân biến khơng xử lý nhịp Thường chậm trễ làm phát sinh nhiều tài nguyên hay lượng phí hồi chúng khơng nhận tính tới Chu trình nhân phức tạp làm khó cho việc vượt qua chi tiết vụn vặt để tìm cội nguồn vấn đề Nguyên mẫu Để vượt qua chất phức tạp chu trình nhãn quả, người ta phát triển hệ thống phân loại để làm cho tổ chức nhận diện tình phân loại đặc biệt áp dụng giải pháp để thích hợp cho Những phân loại này, gọi nguyên mẫu, thực làm biểu đồ tổ hợp điển hình chu trình phản hồi bằng, điều thường xuất tổ chức Mơ tả ngun mẫu giải thích hình mẫu chung mà tổ chức so sánh với hồn cảnh riêng Một rõ ràng nguyên mẫu đặc biệt khớp với tình thực Cơng ty, có chiến lược dùng tạo lực bẩy lớn cho Công ty việc giải vấn đề Các nguyên mẫu cung cấp dạng thức sở với số quy định xác định thấy dễ dàng mối quan hệ tương hệ Cũng vậy, nguyên mẫu khác có quan hệ với Việc nhận diện nguyên mẫu làm lộ nhu cầu xem xét nguyên mẫu khác QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM I - MỤC ĐÍCH: - Quản lý việc sử dụng văn phịng phẩm cơng ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm II – PHẠM VI: - Quy định áp dụng cho việc quản lý sử dụng văn phịng phẩm cơng ty III – ĐỊNH NGHĨA: - VPP: “văn phòng phẩm” IV – NỘI DUNG: Tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm: - Bảng tiêu chuẩn loại văn phòng phẩm theo mẫu HC – 10 – BM01 đính kèm quy trình - Tất loại văn phịng phẩm sử dụng chung tiêu chuẩn không phân biệt chức danh, trừ loại văn phòng phẩm phân cấp như - Đối với chức danh quản lý chuyên viên quan trọng, ngồi loại văn phịng phẩm chung đây, loại viết, sổ công tác quy định với giá trị mua/đơn vị sau Stt Chức danh Viết Chủ tịch, Phó chủ tịch, Tổng100.000-300.000 Phó Tổng giám đốc Giám đốc chuyên môn và25.000-35.000 tương đương Trưởng phịng tương15.000-25000 đương Sổ cơng tác 30.000-50.000 30.000-50.000 15.000-25.000 Định mức sử dụng: - Mỗi loại VPP phải có định mức sử dụng Phịng HC lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính thảo luận thống với Trưởng phận, sau chuyển BGĐ Cơng ty duyệt - Hàng q, Phịng HC có trách nhiệm rà sốt lại định mức sử dụng VPP cho phù hợp, trường hợp có thay đổi, Trưởng phận đề nghị Phòng HC nghiên cứu để thay đổi định mức - Định mức sử dụng văn phòng phẩm quy định theo mẫu: HC – 10 – BM02 Quy trình cấp phát - Vào ngày 28 hàng tháng, phận lập giấy đề nghị VPP tháng sau theo biểu mẫu: HC – 10 – BM03, chuyển Trưởng phận duyệt, sau chuyển Phịng HC xem xét - Phịng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, khơng chuyển cho phận đề nghị chỉnh sửa lại, tổng hợp tất bảng đề xuất làm bảng tổng hợp chuyển BGĐ duyệt - Căn giấy đề nghị duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu - VPP mua làm 01 lần, mức tồn kho quy định 20 % mức duyệt mua - Việc cấp phát thực từ ngày 01 – ngày 05 tháng Sau nhận VPP kiểm tra xong người nhận VPP ký tên vào biên cấp phát mã số: HC – 10 – BM04 Cấp phát đột xuất: - Khi có nhu cầu VPP đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị VPP theo biểu mẫu: HC – 10 – BM05, chuyển Trưởng phận duyệt, sau chuyển Phịng HC xem xét - Phịng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, khơng chuyển cho phận đề nghị chỉnh sửa lại, chuyển BGĐ duyệt - Đối với loại VPP danh mục tiêu chuẩn người đề nghị phải đưa tiêu chuẩn, phòng HC chịu trách nhiệm kiểm tra trình GD xem xét (và cập nhật vào danh mục VPP công ty) - Căn giấy đề nghị duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu - VPP cấp phát sau nhận cho người sử dụng Việc cấp phát phải ký nhận vào thẻ kho Quản lý sử dụng VPP: - CNV cấp phát VPP phục vụ cho công việc giao sở mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí - Trưởng phận người chịu trách nhiệm hướng dẫn kiểm tra trực tiếp việc sử dụng VPP CNV trực thuộc - Phịng HC có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng VPP công ty Đảm bảo định mức tồn kho 20 % Xem thêm chi tiết tại: quản trị hành văn phòng V Phụ Lục: Bảng tiêu chuẩn văn phòng phẩm – mã số: HC – 10 – BM01 Bảng định mức văn phòng phẩm – mã số: HC – 10 – BM02 Giấy đề nghị tổng hợp văn phòng phẩm hàng tháng- mã số: HC – 10 – BM03 Sổ cấp phát VPP – mã số: HC – 10 – BM04 Giấy đề nghị VPP – mã số: HC – 10 – BM05 TÀI LIỆU QUẢN LÝ TOÀ NHÀ I/ DANH MỤC TÀI LIỆU: Quản lý hợp đồng thuê 1.1 Quy trình quản lý hợp đồng thuê, trang, biểu mẫu: - Kế hoạch lý - Sổ theo dõi thông tin khách hàng 1.2 Quy trình triển khai hợp đồng thuê, trang, biểu mẫu: - Biên bàn giao mặt - Biên kiểm tra sửa chữa nội thất - Biên triển khai quy định nhà Quản lý khách hàng: 2.1 Quy định quản lý sử dụng phòng họp, trang, biểu mẫu: - Sổ theo dõi phòng họp 2.2 Quy định đánh giá thoả mãn khách hàng, trang, biểu mẫu: - Phiếu thu thập ý kiến khách hàng - Phiếu tổng hợp ý kiến khách hàng 2.3 Quy định xử lý khiếu nại, thắc mắc khách hàng, trang, biểu mẫu: - Phiếu xử lý khiếu nại khách hàng - Phiếu tổng hợp khiếu nại khách hàng 2.4 Quy định trang trí marketing khách hàng, trang 2.5 Quy định an toàn, an ninh khách hàng, trang 2.6 Quy định quản lý vệ sinh khách hàng, trang 2.7 Quy định quản lý tài sản khách hàng, trang 2.8 Quy định bảo dưỡng sửa chữa khách hàng, trang 2.9 Quy định hình thức, thái độ, tác phong nhân viên khách hàng, trang 2.10 Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ nhà, trang An ninh nhà 3.1 Nội quy phịng cháy chữa cháy tồ nhà, trang, biểu mẫu: - Hướng dẫn sử dụng bình PCCC - Danh mục dụng cụ PCCC thường dung 3.2 Quy định tuần tra phận bảo vệ, trang, biểu mẫu: - Kế hoạch tuần tra 3.3 Quy định huấn luyện an toàn, PCCN, trang, biểu mẫu: - Kế hoạch huấn luyện an tồn hàng năm - Chương trình huấn luyện - Danh sách nhân viên huấn luyện 3.4 Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá, trang, biểu mẫu: - Sổ theo dõi hàng hoá - Sổ theo dõi tài sản 3.5 Quy trình kiểm sốt khách, nhân viên, trang, biểu mẫu: - Sổ theo dõi khách vào cổng - Sổ theo dõi nhân viên vào cổng 3.6 Nội quy phận bảo vệ, trang, biểu mẫu: 3.7 Quy trình xử lý cố bảo vệ, trang, biểu mẫu: - Biên vụ việc 3.8 Phương án phịng cháy chữa cháy tồ nhà, trang 3.9 Quy định quản lý sử dụng dụng cụ bảo vệ, trang 3.10 Quy trình xử lý tình trạng khẩn cấp, trang 3.11 Quy trình giữ xe tơ, trang 3.12 Quy trình giữ xe máy, trang Kỹ thuật tồ nhà 4.1 Quy trình sửa chữa, trang, biểu mẫu: - Thông báo sửa chữa - Phiếu yêu cầu sửa chữa - Phương án sửa chữa - Phiếu nghiệm thu sửa chữa - Sổ theo dõi sửa chữa 4.2 Quy trình bảo trì nhà, trang, biểu mẫu: - Danh sách máy móc thiết bị - Phiếu lý lịch máy - Kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng - Biên nghiệm thu bảo trì, bảo dưỡng - Danh mục hệ thống điện lạnh - Danh mục hệ thống nội thất - Danh mục hệ thống vật liệu - Danh mục hệ thống thân nhà - Danh mục hệ thống móng nhà - Danh mục hệ thống bên ngồi tồ nhà 4.3 Quy trình bảo hành tồ nhà, trang, biểu mẫu: - Kế hoạch bảo hành nhà 4.4 Quy trình bảo trì cơng trình xây dựng, trang 4.5 Quy trình bảo hành cơng trình xây dựng, trang 4.6 Quy trình bảo dưỡng sử dụng máy điều hồ, trang 4.7 Quy trình bảo dưỡng sử dụng thang máy, trang Vệ sinh nhà 5.1 Quy định lập kế hoạch vệ sinh nhà, trang, phụ lục: - Kế hoạch vệ sinh khu nhà - Kế hoạch vệ sinh khu tiền sảnh, hành lang, lối chung tầng - Kế hoạch vệ sinh khu nhà vệ sinh chung tầng - Kế hoạch vệ sinh khu cầu thang bộ, thang máy nhà - Kế hoạch vệ sinh khu vưc văn phòng - Kế hoạch vệ sinh khu bãi đỗ xe nhà 5.2 Quy định quản lý rác nhà, trang 5.3 Quy trình vệ sinh toilet, trang biểu mẫu: - Checklist vệ sinh WC 5.4 Quy trình vệ sinh kính, trang 5.5 Quy trình vệ sinh sàn, trang 5.6 Quy trình vệ sinh thảm, trang 5.7 Quy định sử dụng dụng cụ vệ sinh, trang 5.8 Quy trình bảo dưỡng sàn, trang 5.9 Quy định tiêu chuẩn vệ sinh nhà, trang Quản lý nhà thầu 6.1 Quy trình mua hàng, dịch vụ, trang biểu mẫu: - Phiếu yêu cầu mua hàng - Biên giao hàng nghiệp thu - Biên lý hợp đồng 6.2 Quy trình đánh giá nhà cung ứng, trang biểu mẫu: - Bảng đề xuất tiêu chí đánh giá nhà cung ứng - Bảng đánh giá nhà cung ứng - Danh sách nhà cung ứng thức - Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung ứng định kỳ 6.3 Quy định hình thức, thái độ, tác phong nhân viên nhà thầu, trang Giám sát tồ nhà 7.1 Quy trình giám sát nhà, trang biểu mẫu: - Kế hoạch giám sát - Biên giám sát 7.2 Quy trình giám sát vệ sinh, trang biểu mẫu: - Phiếu giám sát vệ sinh hàng ngày - Phiếu giám sát vệ sinh hàng tuần - Báo cáo tổng hợp tình hình vệ sinh 7.3 Quy trình giám sát sữa chữa bảo dưỡng, trang biểu mẫu: - Sổ theo dõi yêu cầu sửa chữa - Biên kiểm tra sửa chữa - Danh mục thiết bị kiểm tra - Biên đánh giá tình trạng sử dụng tài sản, thiết bị 7.4 Quy trình giám sát khách hàng, trang biểu mẫu: - Thông báo giám sát - Kế hoạch giám sát 7.5 Quy trình giám sát an ninh, trang Mô tả công việc 8.1 Ban quản lý - Mô tả công việc giám đốc tồ nhà, trang - Mơ tả cơng việc thư ký giám đốc, trang 8.2 Phòng điều hành - Mơ tả cơng việc Trưởng phịng điều hành, trang - Mô tả công việc nhân viên kinh doanh, trang - Mô tả công việc nhân viên giám sát, trang - Mô tả công việc nhân viên lễ tân, trang 8.3 Phịng an ninh - Mơ tả cơng việc Trưởng phịng an ninh, trang - Mô tả công việc Trưởng ca bảo vệ, trang - Mơ tả cơng việc bảo vệ cổng chính, trang - Mô tả công việc bảo vệ khu vực xe, trang - Mô tả công việc bảo vệ tuần tra, trang 8.4 Phịng kỹ thuật - Mơ tả cơng việc Trưởng phịng kỹ thuật, trang - Mô tả công việc Trưởng ca kỹ thuật, trang - Mơ tả cơng việc nhân viên bảo trì, trang - Mơ tả cơng việc thư ký phịng kỹ thuật, trang 8.5 Tổ vệ sinh - Mô tả công việc Tổ trưởng vệ sinh, trang - Mô tả công việc nhân viên vệ sinh, trang II/ GIÁ TÀI LIỆU: 1.500.000 VND III/ FILE DEMO THAM KHẢO: Quy định quản lý rác nhà IV/ TÀI LIỆU THAM KHẢO THÊM: Trong tài liệu này, chúng tơi khơng tích hợp quy trình quản lý nhân hay tài kế tốn, trường hợp q khách quan tâm, vui lòng xem thêm tài liệu cách click vào link đưới Quản trị hành nhân Quản trị tài kế tốn Ngồi ra, tuỳ theo u cầu q khách, chúng tơi tặng thêm số tài liệu trang web: nqcenter.wordpress.com (theo sách nqcenter) Chúng tơi hiểu rằng, việc quản lý tồ nhà gồm nhiều mơ hình khác tài liệu chắn đáp ứng hết yêu cầu quý khách, q khách cần thêm thơng tin vui lịng liên hệ lại chúng tơi, chúng tơi soạn thêm theo yêu cầu V/ THÔNG TIN LIÊN HỆ: Ms Loan DTDD: 0938.42.7474 Email: nqcentre@gmail.com Tư hệ thống Đăng nqcentre on Tháng Mười Một 1, 2008 Tư hệ thống “The world we have created is a product of our thinking; it cannot be changed without changing our thinking“ – Albert Einstein Tư hệ thống phương pháp tư hướng đến mở rộng tầm nhìn để hiểu mối liên hệ tồn vật, nhận thức nguyên nhân sâu xa ẩn bề tượng tưởng chừng riêng rẽ Trong hệ thống phức tạp xã hội người, nhân không ”nhãn tiền” mà thường cách xa thời gian không gian Do có lúc ta dễ tạo lợi trước mắt mà khó thấy tác hại lâu dài sau Tư hệ thống giúp ta thấy tranh xác thực nhìn từ nhiều góc độ, khuyến khích ta suy nghĩ sâu sắc vấn đề đưa giải pháp với tầm nhìn xa rộng bền vững Vì vậy, đặc biệt cần thiết cho người làm lãnh đạo, phải đưa định, sách lược quan trọng Phương pháp tư thông thường tư tĩnh, tuyến tính, tập trung vào kiện, kết quả, xem Nhân-Quả chiều nguyên nhân độc lập với nguyên nhân khác Trong đó, tư hệ thống tư động – nhìn vấn đề dựa kiểu mẫu hành xử (pattern of behaviour) theo thời gian, phi tuyến (tư vòng lặp), tập trung vào nguyên nhân, xem ngun nhân q trình khơng kiện xảy lần, với kết phản hồi ảnh hưởng trở lại nguyên nhân nguyên nhân ảnh hưởng lẫn Tóm lại, tư hệ thống là: - Tư môi trường – bối cảnh (environmental thinking, contextual thinking), tư toàn thể (holistic thinking), mở rộng thấu hiểu liên kết tồn tượng, vật với môi trường Để hiểu vật thấu đáo, ta khơng tâm vào chi tiết mà cịn phải cân nhắc đến bối cảnh xung quanh - Tư mạng lưới (network thinking), trọng vào mối quan hệ vật vật thể riêng lẻ, khuyến khích tương tác linh động cấp bậc hệ thống - Tư tiến trình (process thinking), hiểu muốn thay đổi kết quả, trước hết phải thay đổi tiến trình dẫn đến kết quả, khuyến khích cách quản lý tập trung vào tiến trình thành (liên hệ đến giáo dục, cách đánh giá học sinh qua trình học điểm số thi cuối cùng) - Tư hồi quy (backward thinking), kiểm tra giả thuyết, đặt câu hỏi hồi tiếp để đến tận vấn đề, công cụ bổ túc cho dự đoán (foresight) Đặt kế hoạch dựa tầm nhìn lý tưởng tốt tương lai (khơng giới hạn khả mình) Từ đó, suy nghĩ ngược lại để xác định phương thức có tiềm dẫn đến kết mong muốn Chọn giải pháp thích hợp tối ưu hóa tất phận, mối quan hệ hệ thống theo Chưa dừng lại đây, với thay đổi mới, vòng lặp tiếp tục lập lại để kiểm tra, điều chỉnh theo phản hồi từ hệ thống Tư hệ thống khuyến khích thấy rừng không cây, ”see the forest for the trees” Đứng rừng, ta thấy cây, muốn thấy khu rừng ta cần góc nhìn bao qt từ cao xuống Tương tự, vấn đề rắc rối mà ta mắc kẹt nhiều giải lối tư gây Những lúc vậy, ta thư giãn, tĩnh lặng cho tiềm thức hành động, để tư tự sáng tạo, thoát khỏi lối mịn cũ Chúng ta thường dính mắc vào chi tiết, mà quên toàn thể Như câu chuyện thầy bói mù xem voi, người sờ tai voi bảo voi giống quạt, người sờ chân voi bảo giống cột nhà… Nhưng hai nửa voi voi, hệ thống sống không gồm tổng thể phận Mỗi hệ thống tồn thể thống Tầm nhìn hệ thống sống nhìn giới qua mối liên quan tương tác, kết nối lẫn tượng vật lý, sinh học, tâm lý xã hội, văn hóa Phân tích – chia chẻ tổng hợp hai cách tiếp cận bổ túc, sử dụng cân chừng mực, giúp ta có tri kiến sâu sắc thực “Tầm nhìn hệ thống bắt đầu bạn nhìn giới qua mắt người khác” Có điều thú vị là, nhìn sống qua nhìn hệ thống, mở rộng tầm hiểu nhiêu, thấy trở nên khiêm tốn, thân thiện, dễ thích ứng, biết cảm thông, biết tôn trọng đa dạng, ý kiến trái chiều, biết lắng nghe với tinh thần đón nhận cởi mở, khuyến khích mà khơng “phán xét” Đây điều nghiên cứu “Trí Khơn Hệ Thống” – Systems Intelligence, ngành học ứng dụng phương pháp tư hệ thống vào hành xử đời sống hàng ngày  ... nhà quản trị văn phịng Hiện nay, cơng ty, doanh nghiệp, tổ chức cần sở hữu nhà quản trị văn phịng tài năng, nhiệt tình, động biết cảm thông Tuy không cần trang bị nhiều lực chuyên môn quản trị văn. .. đại giúp ích cho nhà quản trị văn phòng nhiều Chỉ cần nhà quản trị văn phịng trang bị cho kiến thức máy tính, sử dụng thành thạo chương trình phần mềm; mạng; thiết bị văn phòng điện thoại nội... chi tiết tại: quản trị hành văn phịng V Phụ Lục: Bảng tiêu chuẩn văn phòng phẩm – mã số: HC – 10 – BM01 Bảng định mức văn phòng phẩm – mã số: HC – 10 – BM02 Giấy đề nghị tổng hợp văn phòng phẩm