NGHIỆPVỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN HÌNH CÁP STV

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUANTHỰC TẬP. 3 I. Chức vụ ,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Truyền hình cáp STV: 3 1. Quyết định thành lập: 3 2. Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Truyền hình cáp STV: 4 3. Chức năng, nhiệm vụ 4 II. Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức vẩu văn phòng Công ty Cổ phần Truyền hình cáp STV: 14 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng: 14 2.Chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính – nhân sự 14 III.Khảo sát tình hình tổ chức,quản lí,hoạt động công tác hành chính văn phòng Công ty Cổ phần Truyền hình cáp STV: 18 1. Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng 18 1.1.Đánh giá vai trò của văn phòng trong trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty lấy ví dụ những tình huống cụ thể 18 1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác của công ty . đánh giá ưu điểm và hạn chế 19 1.3.Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của công ty mà trong quá trình thực tập sinh được tham gia.lập hồ sơ hội nghị 20 1.4.Sơ đồ hóa quy trình trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo công ty: 20 1.5.Đánh giá công tác tình hình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của công ty : 21 1.6. Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính của công ty Cổ phần Truyền hình cáp STV: 21 2.Khảo sát về công tác văn thư 22 2.1Tìm hiểu về mô hình tổ chức văn thư của công ty : 22 2.2Nhận xét ,đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 22 3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 23 PHẦN II:NGHIỆPVỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN HÌNH CÁP STV 25 1.Giúp công ty xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần , kế hoạch công tác tháng và năm 25 2.Giúp cơ quan mẫu hóa một số văn bản: 26 3.Xây dưng quy trình tổ chức hội nghị,hội họp của công ty 32 4.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của công ty.Nhận xét ưu điêm,nhược điểm của mô hình văn phòng này 33 5.Đánh giá về cơ cấu tổ chức ,bộ máy phòng hành chính của Công ty Cổ phần Truyền hình cáp STV.Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức , bộ máy của phòng hành chính. 36 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 I.Nhận xét ,đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Truyền hình cáp STV: 39 II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm,khắc phục nhược điểm của công tác hành chính. 41

Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Không riêng Việt Nam nói riêng mà gần tất quốc gia giới, ngày trung bình người sử dụng phương tiện truyền thông Phương tiện truyền thông hiểu kết hợp rộng truyền hình, báo chí ,phim ảnh, phát thanh, phương tiện tương tác khác Trong thời đại Internet hóa ngành truyền thơng phát triển mạnh mẽ.Vậy nên thu hút nhu cầu lĩnh vực ngành truyền thông khơng nhỏ Trong có lĩnh vực truyền hình thu hút độc giả phim truyện, phim truyền hình, chương trình làm đẹp, chương trình tin tức thời ,chương trình giáo dục, nhều vấn đề nóng hỏi,… Có thể thấy nhu cầu độc giả ngày cao , xu hướng giảm lĩnh vực kể lĩnh vực truyền hình.Qua lĩnh vực truyền hình ta biết hoạt động xung quanh giới, qua lĩnh vực truyền hình ta biết tiếp cận với phim ảnh,tin tức… Lĩnh vực truyền hình lĩnh vực cơng nghệ vơ phát triển phức tạp Truyền hình lĩnh vực công nghệ thuộc lĩnh lục điện tử viễn thơng Truyền hình có khả tiếp nhận tín hiệu sóng vơ tuyến truyền dẫn tìn hiệu điện mang âm hình ảnh mã hóa, phát dạng sóng vơ tuyến thơng qua cáp đồng trục , hệ thống cáp quang.Truyền hình cáp đáp ứng hai vấn đè nghe nhìn, hình ảnh phát thong qua hình âm truyền đến người nghe thơng qua loa.Truyền hình gọi theo tên tiếng anh television, có cách gọi khác vơ tuyến truyền hình hay tivi ngắn gọn truyền hình.Và cơng ty làm lĩnh vực truyền hình cầu nối độc giả chương trình truyền hình.Để tạo chương trình truyền hình hay phục vụ độc giả điều khó khăn vất vả ,đòi hỏi khéo léo, sáng tạo Và môi trường làm việc công ty truyền hình mơi Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp trường mà người làm thỏa sức sáng tạo để tạo sản phẩm hay Với em môi trường làm việc cơng ty thuộc lĩnh vực truyền hình vô thú vị, nên em chọn công ty làm nơi thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I Chức vụ ,nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức Cơng ty Cổ phần Truyền hình cáp STV: Quyết định thành lập: Cơng ty Cổ phần Truyền hình cáp STV dã đứng ngành truyền thông 20 năm, trải qua nhiều thăng trầm ngành để đứng vững đến tận Công ty khởi điểm từ công ty truyền thông chuyên làm kiện tiếp cận gây chương trình bật , chuyện lạ việt nam , yêu việt nam, …và trở thành công ty truyền hình truyền tải cho người xem nét đẹp vốn có truyền thống đất nước.Tạo kênh truyền hình chuyên biệt lĩnh vực đời sống cho người xem thoải mái thưởng thức.Phát triển kênh truyền hình riêng biệt Style tv chuyên thời trang, phong cách sống , kênh truyền hình phục vụ chủ yếu cho độc giả nữ Info tv kênh chuyên cung cấp tin tức kinh tế với mục đích phục vụ phán giả doanh nhân ,và hai kênh truyền hình tiểng nhiều khán giả yêu thích theo dõi, sau có thêm kênh radio joyfm chuyên sức khỏe ,giúp cải thiện sức khỏe tốt cho người Việt.Và mắt them kênh truyền hình giải trí Style + chiếu chương trình sắc đẹp, hài kịch, phim sitcom, dành cho đối tượng tin tức gây sốc Thời gian phát triển tạo nhiều kênh truyền hình tin tức phong phú đa dạng phục vụ độc giả cơng chúng Cơng ty Cổ phần Truyền hình cáp STV có trụ sợ hai miền nam bắc để liên tục phối hợp để làm chương trình truyền hình phục vụ độc giả hai miền cách tốt ,mang đến hài lòng đến cơng chúng.Trụ sở Cơng ty Cổ phần Truyền hình cáp STV Hà Nội đặt tầng 10 tòa nhà Việt Á, 1B Duy Tân, Cầu Giấy , Hà Nội Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Truyền hình cáp STV: - Khối hỗ trợ:Phòng hành nhân phòng tài kế tốn Khối nội dung:thư kí biên tập,nội dng, nội dung2,joy fm, phim,dự án, digital Khối sản xuất :tiền kì , hậu kì,sáng tạo,họa sỹ Khối maketing-kinh doanh: kinh doanh, maketing Chức năng, nhiệm vụ A KHỐI MARKETING & KINH DOANH I.Phòng Maketing Chức năng: ĐỊNH HƯỚNG TIẾP THỊ Nhiệm vụ - Phân tích số liệu thị trường: thơng tin sản phẩm, phản hồi khán giả, khách hàng, phân tích đối thủ cạnh tranh để định hướng thị trường, khách hàng - Nghiên cứu, phát triển sản phẩm - Chính sách giá - Lập thực chương trình tiếp thị trade online marketing - Chương trình/giải pháp quảng cáo, phát triển thương hiệu truyền thông đa phương tiện - Tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo, chương trình nghị có liên quan đến việc thúc đẩy tăng cường biện pháp tiếp thị - Tổ chức chương trình mắt (tung ra) sản phẩm - Các hoạt động quan hệ cơng chúng (Public Relation) - Chủ trì việc thiết kế tài liệu, ấn phẩm, nhãn hiệu hàng hố liên quan đến hình ảnh cơng ty, hình ảnh sản phẩm, dịch vụ - Hỗ trợ phòng kinh doanh triển khai hoạt động thực theo chiến lược Marketing II.Phòng kinh doanh 1.Chức Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Kinh doanh, khai thác sản phẩm, dịch vụ cơng ty, tìm kiếm nhà tài trợ - TẠO RA DOANH THU CHO CÔNG TY 2.Nhiệm vụ - Phát triển, triển khai kế hoạch kinh doanh Công ty - Phát triển kênh sản phẩm khách hàng - Tổ chức khai thác tài trợ, bán spot quảng cáo sản phẩm theo chiến lược Marketing công ty đề - Phát triển kênh khách hàng - Tham gia tổ chức hội nghị khách hàng, hội nghị, hội thảo, buổi thuyết trình tiếp thị - Thu thập thơng tin thị trường, sản phẩm dịch vụ sách đáp ứng nhu cầu khách hàng cơng ty đối thủ cạnh tranh thị trường - Đàm phán hợp đồng, soạn thảo ký kết hợp đồng bán hàng hợp đồng hợp tác kinh doanh - Chăm sóc khách hàng B.KHỐI HỖ TRỢ I.PHỊNG HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ 1.Chức năng:Quản lý phát triển nguồn nhân lực,Quản trị văn phòng,Quản trị hành 2.Nhiệm vụ a Quản trị nhân sự: - Hoạch định vấn đề sử dụng nguồn lực, ngân sách - Thiết lập sách quản lý: quy trình làm việc, nguyên tắc làm việc, nội quy lao động - Hỗ trợ phận công ty quản lý phát triển nguồn nhân lực hiệu đáp ứng mục tiêu công ty - Đưa chiến lược, biện pháp nhằm pháp triển tổ chức, sách thu hút, khuyến khích tài năng, tạo điều kiện đầu tư phát triển nguồn nhân lực, Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp biện pháp thúc đẩy xuất lao động - Xây dựng, phát triển sách tiền lương, sách trợ cấp, phụ cấp, sách tiền thưởng phúc lợi - Thực chương trình/kế hoạch tuyển chọn nhân - Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, đánh giá hiệu chương trình đạo tạo - Tổ chức xếp lao động, diều chuyển đề bạt nhân - Tính lương, chế độ bảo hiểm cho người lao động - Quản trị sở liệu thông tin nhân - Xây dựng hệ thống đánh giá nguồn nhân lực - Thực việc ký kết hợp đồng lao động - Đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, bảo hộ lao động, trang phục làm việc - Thực thi sách thúc đẩy quan hệ đối nội, khảo sát nhu cầu, đời sống người lao động, giải khiếu nại, khiếu kiện quan hệ lao động - Xây dựng thúc đẩy chương trình phúc lợi, hoạt động đối nội, xăy dựng phòng trào đồn thể với Cơng Đồn (nếu có) - Xây dựng văn hố doanh nghiệp b.Hành quản trị - Lập kế hoạch, thực việc mua sắm trang thiết bị, công cụ làm việc, công việc hậu cần khác phục vụ cho hoạt động quản lý tài sản, sở hạ tầng - Theo dõi thống kê quản lý việc sử dụng tài sản cố định, sở hạ tầng hệ thống trang thiết bị văn phòng làm việc - Cấp phát vật dụng cần thiết liên quan đến người lao động: văn phòng phẩm, danh thiếp, điện thoại, đồ dùng, vật dụng văn phòng - Theo dõi chi phí sử dụng điện thoại nội công ty Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Quản lý việc sử dụng, điều động xe ô tô cho mục đích cơng - Thực cơng việc thủ tục hành với quan cơng quyền Nhà Nước địa phương - Hỗ trợ phận triển khai, thực chương trình, hội thảo, hội nghị, kiện, phong trào côn c Hành văn phòng - Soạn thảo, xử lý loại văn bản, tài liệu thuộc hành - Lưu trữ tài liệu, giấy tờ, công văn, hồ sơ hành theo hệ thống - Quản lý loại dấu, tài liệu pháp quy công ty trừ tài liệu bí mật cơng nghệ, tài liệu quan trọng khác - Thực công tác tiếp tân: đón tiếp khách, quản lý tổng đài điện thoại, xử lý thông tin giao dịch qua hệ thống điện đàm - Quản lý phòng họp, xắp xếp phòng họp - Quản lý ấn phẩm, bưu phẩm, thư từ gửi đến công ty Làm thủ tục cấp phát cần thiết - Đặt vé máy bay, đặt phòng ngủ, tiệc - Chuẩn bị cho việc tổ chức hội nghị, hội thảo II.PHỊNG TÀI CHÍNH - KẾ TỐN 1.Chức năng: Quản lý luồng tiền thu chi,Tổ chức hạch toán, kế toán 2.Nhiệm vụ - Tổ chức hạch toán theo quy chế tài doanh nghiệp hệ thống luật tài chính/kế tốn Nhà Nuớc ban hành - Phân tích số liệu kiểm sốt việc chi tiêu tài phận - Thực nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà Nước - Thanh toán, chi trả cho nhà cung cấp, đối tác chi tiêu nội - Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ làm việc, thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Giao dịch, quan hệ tốt với quan quản lý Nhà Nước, ngân hàng - Phối hợp với phòng bán hàng thu hồi cơng nợ khách hàng - Duy trì, quản lý số liệu thuộc tài cơng ty - Tổ chức tốn thuế hàng năm C.KHỐI NỘI DUNG I.BỘ PHẬN THƯ KÝ BIÊN TẬP Chức năng: Kiểm soát tiến độ nộp nội dung chương trình ,Xây dựng kiểm sốt khung phát sóng chi tiết,Lưu giữ, kiểm sốt nguồn tư liệu băng đĩa chương trình Nhiệm vụ - Hỗ trợ Kênh xây dựng khung phát sóng chương trình chung - Lập kế hoạch khung phát sóng chi tiết chương trình hàng ngày, tuần, tháng kênh - Theo dõi kế hoạch sản xuất đôn đốc cá nhân, phận có liên quan để đảm bảo kế hoạch phát sóng theo tiến độ - Làm việc với đài truyền hình để duyệt băng phát sóng hàng ngày cho kênh - Phối hợp với Bộ phận kinh doanh để xếp khung triển khai kế hoạch phát sóng quảng cáo theo hợp đồng ký với khách hàng đối tác Quản lý, xếp bảo quản nguồn tư liệu băng, đĩa chương trình cơng ty sản xuất phục vụ cho cơng tác phát phát lại theo yêu cầu khai thác chương trình II.BỘ PHẬN BIÊN TẬP NỘI DUNG Chức năng:Đảm bảo cung cấp cho khán giả kênh Info thơng tin thị trường, tài chính, kinh tế, bất động sản giải trí có tính bật hấp dẫn nhằm đem lại giá trị thơng tin giải trí khán giả hội quảng bá giới thiệu sản phẩm, thương hiệu doanh nghiệp Nhiệm vụ Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Xây dựng kế hoạch sản xuất tin hàng ngày - Triển khai kế hoạch khai thác thông tin kinh tế, thị trường tổ chức đưa tin hàng ngày thị trường, tài chính, kinh tế, bất động sản giải trí - Tổ chức triển khai sản xuất chương trình khác phê duyệt phục vụ cho kế hoạch phát sóng - Phối hợp với phòng kinh doanh để triển khai tổ chức đưa tin, khách hàng, xây dựng kịch theo yêu cầu chương trình khách hàng III.BỘ PHẬN BIÊN TẬP NỘI DUNG 1 Chức năng:Cung cấp cho khán giả kênh STV chương trình truyền hình giải trí thời trang, du lịch, ẩm thực, mua sắm, trò chơi truyền hình mang tính lạ, hấp dẫn bổ ích đồng thời tạo hội quảng bá, giới thiệu hình ảnh thương hiệu, sản phẩm cho doanh nghiệp Nhiệm vụ - Xây dựng format chương trình truyền hình mang tính thơng tin giải trí thời trang, du lịch, ẩm thực, mua sắm, trò chơi truyền hình theo tiêu chí kênh - Xây dựng kịch cho chương trình phát sóng theo format phê duyệt - Tổ chức triển khai sản xuất kịch phê duyệt phục vụ cho kế hoạch phát sóng - Phối hợp với phòng kinh doanh để triển khai tổ chức đưa tin, khách hàng, xây dựng kịch theo yêu cầu chương trình khách hàng D.KÊNH JOY FM Chức năng:Đáp ứng nhu cầu tìm hiểu thơng tin Sức Khỏe Giải Trí người dân Việt Nam qua kênh sóng JOY FM để tạo hội quảng bá hình ảnh, thương hiệu sản phẩm cho doanh nghiệp Nhiệm vụ - Xây dựng kịch cho chương trình phát sóng Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 10 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp II Mục đích chuyến cơng tác III Thành phần IV Địa điểm thời gian Địa điểm Thời gian - Ngày Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 32 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp -Ngày - V Chuẩn bị Thủ tục hành Phương tiện lại, nơi ăn ,nghỉ ,làm việc Chuẩn bị tài lệu Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 33 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp VI Kinh phí 3.Xây dưng quy trình tổ chức hội nghị,hội họp cơng ty Chương trình nghị đồ dẫn giúp đưa bạn từ A B khoảng thời gian ngắn Tiến hành họp khơng lập trước kế hoạch thảm họa Đây vài lời khuyên cách hồn thiện chương trình nghị cho buổi họp lần sau bạn • Ghi lại mục tiêu họp giấy Hãy biết rõ mà bạn mong muốn đạt • Viết bước hay hành động cần thiết để đạt mục tiêu mà bạn đề • Phân tích bước nhằm xác định xem có liên quan tới yếu tố sau hay không: - việc diễn đạt thông tin - ý kiến phản hồi từ người tham dự - trình đưa giải pháp cho vấn đề - trình đưa định - q trình hoạch định • Xác định trình (biện pháp) nhằm đạt kết cho hành động Ghi lại biện pháp vào cột riêng (hãy xem chương trình Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 34 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp nghị mẫu đây) • Xác định khoảng thời gian cần thiết dành cho mục đưa chương trình nghị Bây điều trở nên dễ dàng nhiều bạn đề biện pháp hay q trình • Hãy đưa vào mục lấy ý kiến trí mục tiêu, trình tự, thời gian biện pháp đưa định • Tiếp theo cho phép có hay hai phút để làm công tác tổ chức Bạn cần phải định (hay có tự nguyện) người giám sát thời gian, thư ký người ghi ý kiến vào băng giấy Trong điều thường tiến hành lúc họp, bạn làm cơng việc từ trước để tiết kiệm thời gian • Ghi vào chương trình nghị bạn người đến dự, thời gian khai mạc, bế mạc địa điểm họp • Dành thời gian vào cuối buổi họp để: - phát triển kế hoạch hành động cho định đề - tổng kết buổi họp - có ý kiến đánh giá buổi họp • Đưa trước chương trình nghị bạn sớm để giúp cho người lên kế hoạch tới dự chuẩn bị ý kiến 4.Xây dựng mơ hình văn phòng đại công ty.Nhận xét ưu điêm,nhược điểm mô hình văn phòng -tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ -lao động văn phòng tổ chức khoa học -tăng cường áp dụng phương tiện kỹ thuật mới, phương pháp điều hành -xây dựng định mức cụ thể hợp lý Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 35 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp -linh hoạt hiệu cải cách hành vấn đề lớn nhiều nước giới thời đại ngày không phụ thuộc vào chế độ trị nào, tư chủ nghĩa hay xã hội chủ nghĩa việc cải cách lĩnh vực quản lý hành để củng cố máy chế độ xã hội hành, giữ vững ổn định trị - xã hội thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội hoàn thiện cấu trị trở thành nhiệm vụ trị chủ yếu quốc gia đại mục tiêu công cải cách hành nâng cao hiệu lực, lực hiệu hoạt động hành cơng phục vụ dân với mục tiêu văn phòng đại có ý nghĩa tích cực cơng cải cách hành điều thể qua khía cạnh -một văn phòng đại hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, cơng sức, giảm chi phí quản lý điều hành mà đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày đồng thời giúp cho nhà quản lý khỏi cơng việc hành mang tính vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo cán cơng chức văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt nhiệm vụ tìm kiếm giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu cao -chuyển dần chế độ làm việc cũ sàng chế độ làm việc chuyên gia trực tiếp tránh nhiều cấp trung gian -khoa học hoá tiêu chuẩn hoá mẫu giấy tờ hành thủ tục hành nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành quan công dân, cải tiến thủ tục hành -giúp cho việc giải cơng việc quan nhanh chóng xác có suất chất lượng đường lối sách nguyên tắc chế độ -đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 36 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp cách đầy đủ kịp thời xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho công đổi Ưu điểm : Việc lượt bở tường hay rào chắn thiết kế văn phòng mở giúp cho nhân viên dễ dàng tương tác với thường xuyên Được làm việc không gian không tạo cảm giác thân thiết nhân viên giúp tăng tính hiệu việc trao đổi thơng tin làm việc nhóm Đồng nghiệp thuận tiện quay sang với để nhận lời khuyên hay tư vấn mà không cần phải gõ cửa văn phòng hay xếp họp thức Việc tương tác thiết kế văn phòng mở trở nên thường xuyên đơn giản so với không gian khép kín nơi người có khơng gian làm việc riêng tư mình.Việc gia tăng tính họp tác từ thiết kế văn phòng mở dẫn đến đổi thăng tiến doanh nghiệp Bên cạnh đó, thiết kế văn phòng mở giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm khoảng chi phí gắn liền với xây dựng, tiện ích thiết bị văn phòng chẳng hạn việc giảm số lượng vách tiết kiệm thời gian vật liệu thi cơng Có khơng gian làm việc tiết kiệm chi phí thiết bị máy lạnh đèn điện nhờ vào việc sử dụng chung ánh sáng luồng khơng khí Các doanh nghiệp tiết kiệm đầu tư trang thiết bị văn phòng khơng gian mở giúp tăng việc chia sẻ sử dụng chung trang thiết bị máy in, máy photo, bấm kim Ngồi khơng gian mở cung cấp tính linh hoạt phù hợp với nhu cầu phát triển nhân Nhược điểm:Mặt khác, mức độ tương tác cao ngày làm việc chung mơi trường khơng phân chia dẫn đến nhiều tiếng ồn gây phiền nhiễu làm cho việc tập trung vào công việc nhân viên trở nên khó khăn Thiếu riêng tư vấn đề lớn thiết kế văn phòng mở nơi mà hình máy tính dễ dàng bị người qua quan sát trao đổi qua điện thoại dường q tải Ngồi ra, khơng gian văn phòng mở điều kiện cho bệnh dịch dễ lây lan đồng nghiệp văn phòng bị cảm cúm điều ảnh hưởng đến sức khỏe Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 37 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp đồng nghiệp khác văn phòng.Đa phần nhược điểm không gian mở nhân viên có tác động tiêu cực trực tiếp đến đồn thể doanh nghiệp Chẳng hạn, phiền nhiễu gây tương tác thường xuyên nhân viên gia tăng tiếng ồn ảnh hưởng đến hiệu làm việc bị gia giảm Kết kinh doanh giảm tỷ lệ vắng mặt nhân viên cao làm việc mơi trường dễ dàng bị lây nhiễm bệnh Ngoài việc thiếu hẳn riêng tư vốn có thiết kế văn phòng mở làm phát sinh vấn đề liên quan đến đạo đức pháp lý bắt nguồn từ việc thỏa thuận thông tin mật liên quan đến khách hàng đồng nghiệp 5.Đánh giá cấu tổ chức ,bộ máy phòng hành Cơng ty Cổ phần Truyền hình cáp STV.Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức , máy phòng hành Trưởng phòng , phó phòng phối hợp với nhân viên phòng hành nhân phân chia thực nhiệm vụ sau: - Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng - Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV cơng ty - Xây dựng sách thăng tiến thay nhân - Lập ngân sách nhân - Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh chiến lược công ty - Xây dựng quy chế lương thưởng, biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực chế độ cho người lao động - Tổ chức thực công tác hành chánh theo chức nhiệm vụ theo yêu cầu Ban Giám đốc Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 38 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Xây dựng quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị công ty - Xây dựng kế hoạch tổ chức, giám sát việc thực an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động phòng chống cháy nổ - Nghiên cứu, soạn thảo trình duyệt qui định áp dụng Cơng ty, xây dựng cấu tổ chức công ty – phận tổ chức thực Đề xuất cấu tổ chức, máy điều hành Công ty Xây dựng hệ thống qui chế, qui trình, qui định cho Cơng ty giám sát việc chấp hành nội qui - Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược máy tổ chức hoạt động công ty - Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân - Tham mưu cho BGĐ việc xây dựng cấu tổ chức, điều hành công ty - Tham mưu cho BGĐ công tác đào tạo tuyển dụng công ty - Tham mưu cho BGĐ xây dựng phương án lương bổng, khen thưởng chế độ phúc lợi cho người lao động - Tham mưu cho BGĐ công tác hành chánh công ty - Hỗ trợ Bộ phận khác việc quản lý nhân cầu nối BGĐ Người lao động Công ty Hỗ trợ cho phận liên quan công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ phận liên quan cơng tác hành Ưu điểm : - Tạo tính linh hoạt thích ứng giảm bớt áp lực công việc Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 39 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Nhược điểm: Khó kiểm sốt cơng việc hành chính,dễ vi phạm nguyên tắc thủ tục hành - Lãng phí đầu tư sử dụng trang thiết bị Tiểu kết II:Cơng ty Cổ phần Truyền hình cáp STV la cơng ty làm lĩnh vực giải trí nên việc xay dưng máy hành rắc rối nhiều phận phức tạp q trình hoạt động, cơng ty khơng có nhiều văn quan nhà nước,cách tổ chức họp dơn gian khơng căng thẳng nhà nước.Cơng ty có mơt môi trường làm việc đại vô thoải mái giúp cho nhân viên thỏa sức sáng tạo thể thân tong môi trường làm viện đại theo khuynh hướng coa chút tự Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 40 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I.Nhận xét ,đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm công tác hành văn phòng Cơng ty Cổ phần Truyền hình cáp STV: Ưu điểm: - Các nhân viên có trình độ chun mơn cao phân cơng nhiệm vụ với chun mơn nghiệp vụ quy định cách cụ thể chi tiết, nên cá nhân phòng hồn thành nhiệm vụ với chức năng, nhiệm vụ thời gian giao nên hiệu suất công việc đạt cao -Cơng ty tổ chức nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên phòng cách cử học trường lớp uy tín nước, khơng nâng cao trình độ chun mơn mà đào tạo cán giỏi cho quan, nâng cao trình độ trị, ý thức công việc nhân văn phòng nói riêng cơng ty nói chung -Có phối hợp cơng tác phận chun mơn với nhau; Có thái độ làm việc hợp tác, giúp đỡ lẫn Thường xuyên có học hỏi trao đổi công việc công tác hành cơng ty - Được đầu tư số trang thiết bị đại phục vụ cho công tác hành văn phòng như: máy in, máy photo, máy scan… -Công tác soạn thảo ban hành văn làm theo quy định pháp luật Mối quan hệ lãnh đạo nhân viên vui vẻ hòa thuận cơng việc hay ngồi đường sống thường ngày tạo cho hai bên thấy thoải mái nên việc giải cơng việc diễn nhanh hiệu -Phòng làm việc thiết kế mở nên thuận tiện cho việc giải công việc (sẽ không bị ảnh hưởng tiếng ồn, máy móc), khơng gian phòng thống đãng hơn.Trang thiết bị yếu tố quan trọng văn phòng đại Để giải cơng việc có hiệu hay khơng phần phải phụ thuộc vào yếu tố Nhìn chung cơng ty trang bị trang Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 41 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp thiết bị sở vật chất đầy đủ Nhờ mà cán văn phòng tiết kiệm thời gian công sức giải cơng việc đồng thời giúp cho hoạt động quản lí tra tìm tài liệu cách nhanh chóng cấp yêu cầu -Có cấu tổ chức nên việc xử lí, giải cơng việc dễ dàng, thuận tiện ,công tác tuyển dụng nhân đảm bảo quy trình tính minh bạch, với yêu cầu công việc Việc phân công nhiệm vụ đảm bảo tính khả thi, số cán thực kiêm nhiệm giảm bớt - Cán hành ln thu thập thơng tin xác để cung cấp, tham mưu cho lãnh đạo,thông tin xử lý nhanh, xác -Xây dựng đầy đủ, kịp thời chương trình cơng tác thường kỳ, chương trình công tác năm công ty; Khi diễn hội họp ln chuẩn bị đầy đủ cơng việc cần thực -Nhân viên phụ trách văn thư công ty đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ, nhiệt tình đảm bảo cơng việc cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời, góp phần quan trọng vào hiệu chung quan Cơ quan áp dụng cơng nghệ thơng tin máy tính điện tử q trình giải văn giúp cho việc giám sát dễ dàng số lượng theo dõi nhanh chóng văn đến - Quy trình soạn thảo văn chuyên viên soạn thảo có kỹ năng, chuyên nghiệp thực theo quy định nhà nước - Các chuyên viên quản lý văn tổ chức theo dõi giải công việc phận phân công nhiệm vụ - Việc quản lý văn đi, văn đến theo quy trình thủ tục pháp luật theo quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan; Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ Đóng dấu văn theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu - Công tác quản lý dấu công ty thực đảm bảo, chặt chẽ, quy định pháp luật, khơng tình trạng thất lạc, dấu Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 42 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nhược điểm: -Bên cạnh ưu điểm tồn nhược điểm cần phải khắc phục như: Do phòng thiết kế mở nên khó cho việc kiểm tra, giám sát lãnh đạo đồng thời khơng tạo tính làm việc nhóm Do lãnh đạo phòng chưa thật kiểm tra, giám sát thật chặt chẽ nên việc giải cơng việc đơi chậm trễ hiệu suất chưa cao Hiện máy hủy tài liệu phòng chưa có nên việc để hồ sơ sai, hỏng bừa bãi -Nhiều lúc khơng hiểu nên q trình giải cơng việc không ăn khớp, bị gián đoạn nhịp độ cơng việc chậm -Cơng việc báo cáo, thống kê, tổng hợp chưa thời hạn Trình độ chun mơn cơng tác văn thư, lưu trữ cán chun mơn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đề Thiếu nhân cho vị trí lưu trữ Khơng có kho lưu trữ -Tuy có đâu tư trang thiết bị đại có số trang thiết bị bị cũ, hỏng thiếu số trang thiết bị như: máy fax, máy hủy tài liệu, máy qt…chính nhiều lúc khơng thể thích ứng kịp thời yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo gây chậm chễ đến công việc Kho bảo quản tài liệu giá đựng tài liệu thiếu chưa đáp ứng nhu cầu - lãnh đạo văn phòng thường xun cơng tác công tác kiểm tra, theo dõi công việc hạn chế, dẫn đến cơng việc dồn lại, tiến độ giải chậm II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm,khắc phục nhược điểm công tác hành Văn phòng phận cấu thành giúp việc cho nhà quản trị, mà diễn hoạt động văn thư, lưu trữ; đảm bảo thông tin; phục vụ hậu cần cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Hiểu tầm quan trọng Văn Nhà nước ta ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật công tác văn phòng Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 43 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Cần trọng công tác đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực: thường xuyên mở lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm cơng tác văn phòng cơng tác văn thư Những khóa học giúp cán cập nhật, phổ biến quy định Nhà nước nghiệp văn thư mà góp phần chuẩn hố cơng tác văn thư quan, đảm bảo quy trình soạn thảo, ban hành văn thể thức, trình tự; bổ sung, nâng cao nghiệp vụ chun mơn, tích luỹ kinh nghiệm cơng tác nhằm đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc; đồng thời nâng cao, đổi nhận thức vai trò cơng tác Văn thư Lãnh đạo công ty Lãnh đạo - phận Tích cực đổi nâng cao lực làm việc, khả lãnh đạo lãnh đạo Văn phòng; Xây dựng cấu tổ chức hợp lí nội Văn phòng để thực nhiệm vụ giao.Bên cạnh việc lãnh đạo nước tập huấn nên cử cán cơng tác nước để tiếp thu kinh nghiệm cơng tác hành văn phòng để áp dụng làm thay đổi - hành công ty Phát huy cao khả tư duy, sáng tạo nhân viên để có cách làm việc có hiệu nhân viên Mỗi cá nhân phải tích cực việc rèn - luyện, nâng cao tinh thần làm việc, tinh thần trách nhiệm, ý thức phẩm chất Mở lớp đào tạo tin học ngoại ngữ cho nhân viên Văn phòng Xác định rõ mối liên hệ Văn phòng với đơn vị chuyên môn phận Văn phòng Tiến hành đào tạo, phân cơng lại cán cách khoa học cần tiến hành hợp lý hơn, đồng thời tiến hành tuyển dụng nguồn nhân lực với trình độ, lực phù hợp để bổ sung cho văn phòng để cán văn phòng khơng phải kiêm nhiệm q nhiều công việc khiến nhiều lúc tập trung làm tốt cơng tác chun mơn phụ trách - khiến hiệu công việc không đảm bảo chất lượng Phát huy khả nhân viên phòng đặc biệt kỹ giao tiếp Cẩn thận việc chuyển giao văn bản, không để xảy tình trạng - văn gửi việc gửi văn khơng xác Cơng tác kiểm tra thể thức văn trước ban hành cần tăng cường văn phòng ban khác trongHuyện ủy soạn thảo Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 44 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp theo tính chất cơng việc mình, nhằm tránh tình trạng ban hành văn không nội dung hay mặt thể thức làm giảm hiệu lực pháp lý văn thời gian chuyển giao lại yêu cầu phải chỉnh sửa, ảnh hưởng tới tiến độ công việc Cần lập danh mục hồ sơ cho quan để nâng cao hiệu - công việc, tiết kiệm thời gian làm việc Để công tác quản trị hành văn phòng cơng tác văn thư đạt kết tốt nữa, phần cần phải có quan tâm lãnh đạo quan Khích lệ tinh thần làm việc nhân viên thân lãnh đạo, quan tâm tới đời sống vật chất tinh thần nhân viên quan Kết luận, Cơng ty Cổ phần Truyền hình cáp STV ln làm tròn nhiệm vụ cập nhật tin tức thời đề xã hội, đờii sống xã hội cách xác thực nhanh phục vụ cho người xem nắm bắt tình hình ngồi nước, xem chương trình giải trí, phim truyền hình để giải tỏa căng thẳng sau ngày làm việc vất vả vấn đề sức khỏe giúp cho cong người Việt ta thiện sức khỏe tốt hơn.Các kênh truyền hình tin tức Công ty mang đến điều bổ ích thú vị đến với công chúng dù hay tương lai.Các kênh truyền hình tin tức Công ty mang đến điều bổ ích thú vị đến với cơng chúng dù hay tương lai Cơng ty có tiềm phát triển kinh tế tốt việc sử dụng hiệu nguồn lực có sẵn tổ chức bước khơn ngoan vững chắc, đặc biệt nguồn lực yếu tố quan trọng hoạt động kinh doanh Cơng ty Cổ phần Truyền hình cáp STV Nhân viên người tham gia trình tạo sản phẩm truyền hình nhân tố để tạo nên thành công sản phẩm truyền hình cho cơng chúng.Và để thu hút giữ chân đội ngũ nhân viên có đủ trình độ chun mơn khả sáng tạo ngồi vấn đề chế độ, sách việc ban lãnh đạo Công ty cần hiệu việc góp phần Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 45 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp lớn chiến lược phát triển chung Công ty tạo nên nét văn hóa riêng cho phong cách làm việc chuyên nghiệp Công ty Truyền hình cáp STV Em xin cám ơn! Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 46 Lớp: CĐ QTVP 14A ... quan mẫu hóa số văn bản: Mẫu hóa 01 định hành TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT (1) NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ Độc lập – Tự – Hạnh phúc CHỨC (2) Số: (3) /QĐ-….(4) … (5)… , ngày … tháng... đổi Sinh viên: Đỗ Minh Nguyệt 28 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập – Tự – Hạnh phúc (2) Số: /…