3 lỗi email cơ bản khiến bạn trở nên thật sự nghiệp dư lỗi email cơ bản Như phần lớn trong chúng ta, quãng đời gắn liền với nghề nghiệp (tuy ít hơn đời tư rất nhiều) mà không tương tác với email, thật sự rất đáng quên đối với tôi. Hầu hết mọi người cho rằng, email là một công cụ hiệu quả và đơn giản trong giao tiếp và khi được sử dụng đúng cách, nó sẽ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian trả lời câu hỏi và tạo nên sự kết nối. Chừng đó đã đủ để nói lên rằng, tôi không nghĩ rằng có thể sống thiếu nó. Tuy vậy, với sự đơn giản của email và sự nhanh chóng khi sử dụng đối với rất nhiều người trong chúng ta, những người đã quen với việc gửi, chuyển tiếp hay trả lời, dẫn đến một số trở ngại với họ hoặc với bạn nếu bạn cũng vậy. Tôi thì khá thông cảm với những lỗi do bất cẩn như ghi sai chữ (thường những chữ sai sẽ được cảnh báo bởi phần lớn các phần mềm bằng cách cho những đường kẻ ngoặc màu đỏ ở dưới chân chữ đó), và khi bạn nói rằng sẽ gửi bản sao email của mình cho ai đó (CC) và sau đó lại quên làm điều đó với họ. Đó là 1 phần rất nghiệp dư. (Mặc dù tôi thường bỏ qua lỗi khi thỉnh thoảng mẹ tôi lại gửi cho tôi bức thư toàn chữ in hoa) Nhưng thật sự vậy, bởi vì diễn đàn thường là cách đầu tiên để giao tiếp với khách hàng, sếp, hay mọi người trên mạng cho nên việc sử dụng email đúng cách là điều bắt buộc. Không chỉ đối với những người tỉ mỉ mà còn đối với bạn bạn thường không thích những người nhận mà họ thường bỏ qua trọng tâm tin nhắn mà chú tâm vào những lỗi (có thể tránh được). Hiện nay, một lỗi do đánh máy thường làm cho bạn mất đi một chút sự tôn trọng từ đồng nghiệp, và ngày mai bạn cũng có thể mất đi cơ hội làm việc với một người mà bạn gặp trong 1 hội nghị. Trước mắt, 3 lỗi vô cùng cơ bản bạn làm mà vô tình quên rằng những lỗi này sẽ khiến bạn rất nghiệp dư trong mắt người đọc. 1. Quên đính kèm tệp Nhà hướng nghiệp Rajiv Nathan vô cùng biết ơn thông báo nhắc nhở trong Outlook và Gmail khi chúng cho bạn biết rằng bạn sẽ gửi tin nhắn mà không có tệp đính kèm trong khi bạn nói rằng sẽ gửi tin nhắn đó với một tệp đính kèm. Vì sao lại như vậy? Bởi vì trước khi có những thông báo đó, anh ấy thường xuyên mắc phải lỗi nghiêm trọng nàykhông phải 1, hay 2, mà là 3 lần Nathan thừa nhận rằng trong thời gian đầu làm việc, anh ấy có một thói quen rất tệ hại là thường hay lướt nhanh qua công việc. Kết quả dẫn đến việc anh ấy thường hay gửi tin nhắn, “Làm ơn nhìn đọc file đính kèm” mà lại không gửi tệp tin. Nathan nhớ lại và gửi thông báo cần thiết chho người nhận: “Tôi xin lỗi về chuyện đó Của anhchị đây”. Đáng tiếc, sự việc lại không dừng lại ở đó. “Cuối cùng, lần báo cáo thứ 3 (tổng cộng 4 email), tôi đã đính cái tệp có cết này” “Thật sự là trông có vẻ không ổn” Nathan công nhận. Thực tế, đó là một lỗi thường gặp đến mức trong một cuộc họp phê bình, anh đã bị nhắc nhở là cần phải cải thiện về mảng đó. Kể từ thời điểm đó trở đi, Nathan đã dính một mẫu giấy trên đầy màn hình máy tính rằng: “Ông anh đã đính kèm tệp tin chưa?” (Outlook hay Gmail) Trở nên tỉ mỉ hơn khi đề cập về “tệp đã đính kèm” cho nên những nhắc nhở tiện dụng (ý bạn là tệp đính kèm à? Gửi nó nhé?) xuất hiện trước khi email được gửi. Mọi người được cho phép lầm lẫn ở chỗ này hay chỗ kia, nhưng tạo một thói quen cho những hành vi bất cẩn này thì bạn sẽ trở nên nổi tiếng vì không thể hoàn thành nổi nhiệm vụ đơn giản này. 2. Dài dòng Một trong những người bạn thân của tôi là một luật sư làm việc theo giờ. Vì vậy cho nên cô ấy đã quen với việc viết rất ít và không thường hay lê thê. Chúng ta có thể rút ra được bài học từ cô ấy. Jenny Foss, hướng nghiệp viên của Muse, nhấn mạnh vào tính quan trọng của việc chỉ nói những thứ cần thiết và không nói nhiều. Cô ấy giải thích rằng, “việc không thể nói những gì cần nóingắn gọn và trong thời gian xem xét của người nhận, người nghe có thể làm cho những người lắng nghe bạn hay sẵn lòng lắng nghe bạn cảm thấy khó chịu.” Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang “gửi một email để tìm kiếm sự giúp đỡ, vốn đầu tư, hay là sự hỗ trợhay thậm chí chỉ trao đổi hay hỏi một câu hỏi.” Cho dù bạn đáp lại tin nhắn hay gửi tin đến hữu ích như thế nào thì điều đó cũng sẽ đem đến một sự ảnh hưởng thật sự cho ai đó, và Foss cảnh báo “nhớ trong đầu rằng những người bên nhận rất có thể sẽ tìm email (trong mục thư nói chung) một cách khó chịu. Người này có thể sẽ thức thâu đêm để đào bới hàng đống email.” Vì vậy nên cô ấy khuyên bạn cần phải trình bày ý tưởng một cách khéo léo hay liều lĩnh để rồi sẽ trở nên “nghiệp dư hoặc chìm nghỉm không cần suy nghĩ”. Và tương tự như những rủi ro của Nathan, điều mà dẫn đến kết quả là cô ấy gửi một vài ghi chú không tệp đính kèm liên tiếp, “vì chúa, đừng gửi 3 email liên tục. Gom chúng lại và gửi trong 1 email”Foss kết luận. Việc học cách nói những điều cần thiết một cách đơn giản cần phải luyện tập, nhưng điều đó đáng để cố gắng trong một thời gian dài. Hãy đọc qua những gì bạn đã biết trước kho gửi và hãy cắt bỏ đi những thứ không cần thiết như là những từ, những dòng hay thậm chí là cả đoạn bị trùng lặp lại những ý bạn đã ghi. Điều đó có thể hấp dẫn để làm rõ, nhưng thường thường, sự cố gắng của bạn dường như sẽ lặp đi lặp lại. Học cách viết có chủ đích và có định hướng sẽ phục vụ tốt cho bạn trong nhiều thư tín điện tử chuyên nghiệp. Người đọc sẽ biết ơn vì sự ngắn gọn và nhiều khả năng sẽ hồi âm lại một cách tử tế thay vì để mặc cho cái tin nhắn dài thòng ở đó mà không hề muốn đọc. 3. Lỗi đánh vần sai tên Không, đơn giản là không. Không có lý do để bào chữa cho việc bạn ghi tên của người nào đó và đánh vần sai tên của họ. Chúng ta đều cảm thấy khó chịu về điều đó, tôi cũng vậy và tôi chắc rằng không chỉ mình tôi. Thế này nhé, tên của tôivà phiên bản đánh vần đúng của nónằm trong chữ ký của tôi cũng như địa chỉ email của tôi, và những thứ đó được phô bày ra rõ ràng cho người gửi có thể thấy. Tôi nhạy cảm với vấn đề này đến nỗi tôi thường kiểm tra đến 2 lần từng chữ cái của những cái tên mà những cái tên đó có nhiều hơn 1 cách viết (Kristin, Stephen, Mark, Carrie, và còn nhiều, còn nhiều nữa) trước khi tôi gửi. Điều đó tốn thêm 2 giây ư? Đương nhiên. Nhưng, chắc chắn rằng, trong các đề án lớn thì chừng đó nhằm nhò gì. Tôi thường ghi đúng ngay lần đầu tiên nhiều hơn là phải xin lỗi vì sai lầm bất cẩn của mình. Nếu bạn thật sự rất bận đến nỗi không ghi được cái tên của người nhận một cách chính xác thì việc gì bạn buộc phải làm vội vàng nữa đây? Đó là điều mà người đọc sẽ băn khoăn. Lỗi nhỏ và dễ bị tranh cãi này đã nói lên những khả năng khác của bạn. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ công việc và địa chỉ thư. Bạn sẽ gửi và nhận rất nhiều email trong 1 ngày bất kỳ. Hãy tránh mắc những sai lầm nhỏ nhặt, bất cẩn trong khi gửi tin nhắn, trên tất cả, bạn không hề chuyên nghiệp như bạn nghĩ. Đừng hy sinh sự chính xác của cái tên để đổi lấy tốc độ, và vì thánh Pete (hay Peter gì đó?), đừng đánh mất sự tôn trọng trong mắt người khác chỉ vì những lỗi email có thể tránh được này. Chia sẻ và đóng góp ý kiến cùng VIECOI.VN nhé
3 lỗi email khiến bạn trở nên thật nghiệp dư Như phần lớn chúng ta, quãng đời gắn liền với nghề nghiệp (tuy đời tư nhiều) mà không tương tác với email, thật đáng quên Hầu hết người cho rằng, email công cụ hiệu đơn giản giao tiếp sử dụng cách, giúp tiết kiệm thời gian trả lời câu hỏi tạo nên kết nối Chừng đủ để nói lên rằng, tơi khơng nghĩ sống thiếu Tuy vậy, với đơn giản email nhanh chóng sử dụng nhiều người chúng ta, người quen với việc gửi, chuyển tiếp hay trả lời, dẫn đến số trở ngại với họ với bạn bạn Tôi thơng cảm với lỗi bất cẩn ghi sai chữ (thường chữ sai cảnh báo phần lớn phần mềm cách cho đường kẻ ngoặc màu đỏ chân chữ đó), bạn nói gửi email cho (CC) sau lại quên làm điều với họ Đó phần nghiệp dư (Mặc dù thường bỏ qua lỗi mẹ lại gửi cho tơi thư tồn chữ in hoa) Nhưng thật vậy, diễn đàn thường cách để giao tiếp với khách hàng, sếp, hay người mạng việc sử dụng email cách điều bắt buộc Không người tỉ mỉ mà bạn- bạn thường khơng thích người nhận mà họ thường bỏ qua trọng tâm tin nhắn mà tâm vào lỗi (có thể tránh được) Hiện nay, lỗi đánh máy thường làm cho bạn chút tôn trọng từ đồng nghiệp, ngày mai bạn hội làm việc với người mà bạn gặp hội nghị Trước mắt, lỗi vơ bạn làm mà vơ tình quên lỗi khiến bạn nghiệp dư mắt người đọc Quên đính kèm tệp Nhà hướng nghiệp Rajiv Nathan vô biết ơn thông báo nhắc nhở Outlook Gmail chúng cho bạn biết bạn gửi tin nhắn mà tệp đính kèm bạn nói gửi tin nhắn với tệp đính kèm Vì lại vậy? Bởi trước có thơng báo đó, anh thường xun mắc phải lỗi nghiêm trọng này-không phải 1, hay 2, mà lần! Nathan thừa nhận thời gian đầu làm việc, anh có thói quen tệ hại thường hay lướt nhanh qua công việc Kết dẫn đến việc anh thường hay gửi tin nhắn, “Làm ơn nhìn đọc file đính kèm” mà lại khơng gửi tệp tin Nathan nhớ lại gửi thông báo cần thiết chho người nhận: “Tôi xin lỗi chuyện đó! Của anh/chị đây” Đáng tiếc, việc lại khơng dừng lại “Cuối cùng, lần báo cáo thứ (tổng cộng email), tơi đính tệp c*ó c*ết này” “Thật trơng khơng ổn” Nathan cơng nhận Thực tế, lỗi thường gặp đến mức họp phê bình, anh bị nhắc nhở cần phải cải thiện mảng Kể từ thời điểm trở đi, Nathan dính mẫu giấy đầy hình máy tính rằng: “Ơng anh đính kèm tệp tin chưa?” (Outlook hay Gmail) Trở nên tỉ mỉ đề cập “tệp đính kèm” nhắc nhở tiện dụng (ý bạn tệp đính kèm à? Gửi nhé?) xuất trước email gửi Mọi người cho phép lầm lẫn chỗ hay chỗ kia, tạo thói quen cho hành vi bất cẩn bạn trở nên tiếng khơng thể hồn thành nhiệm vụ đơn giản Dài dòng Một người bạn thân luật sư làm việc theo Vì quen với việc viết khơng thường hay lê thê Chúng ta rút học từ cô Jenny Foss, hướng nghiệp viên Muse, nhấn mạnh vào tính quan trọng việc nói thứ cần thiết khơng nói nhiều Cơ giải thích rằng, “việc khơng thể nói cần nói-ngắn gọn thời gian xem xét người nhận, người nghe- làm cho người lắng nghe bạn hay sẵn lòng lắng nghe bạn cảm thấy khó chịu.” Điều đặc biệt bạn “gửi email để tìm kiếm giúp đỡ, vốn đầu tư, hỗ trợ-hay chí trao đổi hay hỏi câu hỏi.” Cho dù bạn đáp lại tin nhắn hay gửi tin đến hữu ích điều đem đến ảnh hưởng thật cho đó, Foss cảnh báo “nhớ đầu người bên nhận tìm email (trong mục thư nói chung) cách khó chịu Người thức thâu đêm để đào bới hàng đống email.” Vì nên khun bạn cần phải trình bày ý tưởng cách khéo léo hay liều lĩnh để trở nên “nghiệp dư chìm không cần suy nghĩ” Và tương tự rủi ro Nathan, điều mà dẫn đến kết cô gửi vài ghi không tệp đính kèm liên tiếp, “vì chúa, đừng gửi email liên tục Gom chúng lại gửi email”-Foss kết luận Việc học cách nói điều cần thiết cách đơn giản cần phải luyện tập, điều đáng để cố gắng thời gian dài Hãy đọc qua bạn biết trước kho gửi cắt bỏ thứ không cần thiết từ, dòng hay chí đoạn bị trùng lặp lại ý bạn ghi Điều hấp dẫn để làm rõ, thường thường, cố gắng bạn dường lặp lặp lại Học cách viết có chủ đích có định hướng phục vụ tốt cho bạn nhiều thư tín điện tử chuyên nghiệp Người đọc biết ơn ngắn gọn nhiều khả hồi âm lại cách tử tế- thay để mặc cho tin nhắn dài thòng mà khơng muốn đọc Lỗi đánh vần sai tên Không, đơn giản không Không có lý để bào chữa cho việc bạn ghi tên người đánh vần sai tên họ Chúng ta cảm thấy khó chịu điều đó, tơi tơi khơng tơi Thế nhé, tên tơi-và phiên đánh vần nó-nằm chữ ký địa email tôi, thứ phơ bày rõ ràng cho người gửi thấy Tơi nhạy cảm với vấn đề thường kiểm tra đến lần chữ tên mà tên có nhiều cách viết (Kristin, Stephen, Mark, Carrie, nhiều, nhiều nữa) trước tơi gửi Điều tốn thêm giây ư? Đương nhiên Nhưng, chắn rằng, đề án lớn chừng nhằm nhò Tơi thường ghi lần nhiều phải xin lỗi sai lầm bất cẩn Nếu bạn thật bận không ghi tên người nhận cách xác việc bạn buộc phải làm vội vàng đây? Đó điều mà người đọc băn khoăn Lỗi nhỏ dễ bị tranh cãi nói lên khả khác bạn Vì vậy, kiểm tra kỹ công việc địa thư Bạn gửi nhận nhiều email ngày Hãy tránh mắc sai lầm nhỏ nhặt, bất cẩn gửi tin nhắn, tất cả, bạn không chuyên nghiệp bạn nghĩ Đừng hy sinh xác tên để đổi lấy tốc độ, thánh Pete (hay Peter đó?), đừng đánh tơn trọng mắt người khác lỗi email tránh Chia sẻ đóng góp ý kiến VIECOI.VN nhé! ... đồng nghiệp, ngày mai bạn hội làm việc với người mà bạn gặp hội nghị Trước mắt, lỗi vô bạn làm mà vơ tình qn lỗi khiến bạn nghiệp dư mắt người đọc Quên đính kèm tệp Nhà hướng nghiệp Rajiv Nathan... mỉ mà bạn- bạn thường khơng thích người nhận mà họ thường bỏ qua trọng tâm tin nhắn mà tâm vào lỗi (có thể tránh được) Hiện nay, lỗi đánh máy thường làm cho bạn chút tôn trọng từ đồng nghiệp, ... dẫn đến số trở ngại với họ với bạn bạn Tơi thơng cảm với lỗi bất cẩn ghi sai chữ (thường chữ sai cảnh báo phần lớn phần mềm cách cho đường kẻ ngoặc màu đỏ chân chữ đó), bạn nói gửi email cho (CC)