chương trình đào tạo và phát triển lãnh đạo cho tổ chức

Nghiên cứu môn phát triển khả năng lãnh đạo sẽ giúp cho chúng ta trả lời được câu hỏi đó và sẽ giúp chúng ta nghiên cứu xây dựng được một chương trình đào tạo về phát triển khả năng lãnh

NẾU BẠN CÓ Ý ĐỊNH XÂY DỰNG MỘT CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN LÃNH ĐẠO CHO TỔ CHỨC CỦA BẠN, BẠN SẼ

XEM XÉT CÁC YẾU TỐ NÀO?

BÀI LÀM

Có rất nhiều các định nghĩa khác nhau về lãnh đạo Karmel (1978, trang 476)

ghi nhận rằng: “Khó có thể dựa vào một định nghĩa lãnh đạo nào duy nhất đủ bao quát để chứa đựng các ý nghĩa này và đủ cụ thể để trở thành một vận trù của các biến thể” Tôi chọn một định nghĩa về Lãnh đạo như sau:

“Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng đối với người khác để hiểu và nhất trí về những việc cần phải làm và cách thức thực hiện hiệu quả, và quá trình hỗ trợ hỗ lực tập thể, cá nhân để hoàn thành các mục tiêu chung”

Lịch sử phát triển kinh tế xã hội của thế giới đã chứng kiến những tấm gương điển hình từ bàn tay trắng làm nên đại nghiệp và cũng chứng kiến được những ông chủ giàu kếch sù, quyền lực mạnh mẽ nhưng vẫn thất bại và sự nghiệp, tài sản trở thành mây khói Vậy, căn nguyên của việc thất bại hay thành công là gì? Có phải những người lãnh đạo thành công là những người được đào tạo bài bản về kỹ năng lãnh đạo và những người thất bại là những người chưa qua các lớp đào tạo kỹ năng lãnh đạo hay không? Hay là do đó là tố chất của cá nhân người lãnh đạo?

Nghiên cứu môn phát triển khả năng lãnh đạo sẽ giúp cho chúng ta trả lời được câu hỏi đó và sẽ giúp chúng ta nghiên cứu xây dựng được một chương trình đào tạo về phát triển khả năng lãnh đạo phù hợp, giúp các nhà lãnh đạo định hướng các hành vi cư xử của mình trong từng hoàn cảnh cụ thể để đạt được thành công tốt nhất Đối tượng nghiên cứu của môn học là rất rộng, trong phạm vi của báo cáo, tôi xin phép chỉ đề cập đến xây dựng chương trình đào tạo và các yếu tố quan trọng nhằm xây dựng tốt chương trình đào tạo và phát triển lãnh đạo Nội dung của báo cáo gồm các vấn đề sau:

1 Xây dựng chương trình đào tạo

2 Phát triển lãnh đạo cho tổ chức

3 Các yếu tố cần xem xét trong đào tạo, phát triển khả năng lãnh đạo

I XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO

1 1 Tầm quan trọng của việc đào tạo phát triển khả năng lãnh đạo:

Sự thay đổi ngày càng nhanh chóng của môi trường bên ngoài các tổ chức và những thách thức mà các nhà lãnh đạo phải đối mặt cho thấy để trở thành một nhà lãnh đạo thành công trong thế kỷ 21 đòi hỏi những kỹ năng cao cấp hơn và những năng lực mới Khi nhu cầu về năng lực lãnh đạo tăng lên thì các phương pháp phát triển kỹ năng lãnh đạo sẽ được xây dựng và những phương pháp cũ sẽ được điều chỉnh để phù hợp hơn

Các nhà nghiên cứu đã xác định ba hình thức phát triển kỹ năng lãnh đạo:

Đào tạo chính thức: chủ yếu diễn ra trong một giai đoạn có

thời gian xác định và thường được thực hiện ở một địa điểm tách biệt với khu vực làm việc của cán bộ quản lý và với sự giảng dạy của các chuyên gia Ví dụ, một hội thảo ngắn tại trung tâm đào tạo, một khóa học về quản lý tại trường đại học

Các hoạt động phát triển: thường gắn liền với nhiệm vụ công

việc được giao hoặc được thực hiện phối hợp với công việc được giao Trọng tâm của hình thức phát triển kỹ năng này là học hỏi kinh nghiệm Các hoạt động phát triển có thể có nhiều hình thức khác nhau như thủ trưởng hướng dẫn cho nhân viên hoặc thuê các chuyên gia tư vấn bên ngoài, hoặc một cá nhân nào đó có trình độ hiểu biết hơn sẽ dạy cho người có hiểu biết thấp hơn; hoặc có thể thông qua hình thức giao các công việc có những thách thức và cơ hội mới nhưng đòi hỏi phải phát triển các kỹ năng liên quan

Các hoạt động tự lực: Do các cá nhân tự thực hiện, ví dụ: đọc

sách, xem đĩa video, nghe băng audio và sử dụng các chương trình máy tính tương tác để hỗ trợ quá trình phát triển kỹ năng

Tính hiệu quả của các chương trình đào tạo, kinh nghiệm phát triển và các hoạt động tự lực phụ thuộc một phần vào điều kiện cụ thể của tổ chức thuận lợi hoặc cản trở việc học hỏi kỹ năng lãnh đạo và sự áp dụng những kỹ năng học hỏi được vào thực tế

của cán bộ quản lý Các điều kiện thuận lợi bao gồm sự hỗ trợ phát triển kỹ năng của đội ngũ quản lý cao nhất, cơ chế khen thưởng khuyến khích động cơ phát triển kỹ năng, các giá trị văn hóa thúc đẩy quá trình học hỏi liên tục Chương này sẽ nghiên cứu các hướng tiếp cận khác nhau trong việc phát triển kỹ năng lãnh đạo

và các điều kiện thuận lợi để thúc đẩy quá trình phát triển kỹ năng

1 2 Chương trình đào tạo

Các chương trình đào tạo chính thức thường được tổ chức rộng rãi nhằm cải thiện kỹ năng của người lãnh đạo trong tổ chức Hầu hết các chương trình đào tạo lãnh đạo được xây dựng để phát triển các kỹ năng và hành vi lãnh đạo chung phù hợp với hiệu quả lãnh đạo Thông thường, các chương trình lãnh đạo thường được thiết kế cho các cán bộ lãnh đạo thuộc cấp thấp và trung bình hơn

là cán bộ lãnh đạo cao cấp Nội dung của các chương trình đào tạo chủ yếu chú trọng đến các kỹ năng cần thiết cho vị trí lãnh đạo hiện tại chứ không đào tạo các kỹ năng chuẩn bị cho họ thăng tiến sang một cấp lãnh đạo cao hơn (Rothwell & Kazanas, 1994)

Đào tạo kỹ năng lãnh đạo có thể có nhiều hình thức, từ những hội thảo ngắn diễn ra trong vài giờ và tập trung vào một số

kỹ năng nhất định cho đến các chương trình đào tạo tổng thể kéo dài đến vài năm, đề cập đến hầu như toàn bộ các kỹ năng lãnh đạo cần thiết cho các học viên

Một số chương trình đào tạo khác lại dựa trên việc áp dụng lý thuyết về lãnh đạo cụ thể Các chương trình đào tạo thường dựa trên một số lý thuyết phổ biến như lý thuyết biến ngẫu LPC (Fiedler

& Chemers, 1982), mô hình quyết định tiêu chuẩn (Vroom & Jago, 1988), lãnh đạo chuyển đổi (Bass, 1996; Bass & Avolio, 1990b), lý thuyết lãnh đạo tình huống (Hersey & Blanchard, 1984), và động

cơ lãnh đạo (Miner, 1986)

1 3 Thiết kế chương trình đào tạo.

Hiệu quả của các chương trình đào tạo chính thức phụ thuộc chủ yếu vào cách thức thiết kế chương trình đó Thiết kế chương trình cần quan tâm đến lý thuyết cơ sở, các mục tiêu học hỏi cụ thể, đặc điểm của học viên và những vấn đề thực tế, ví dụ như những hạn chế và chi phí tương ứng với lợi nhuận đem lại Những hiểu biết về qui trình học hỏi hiện nay chưa đủ để đưa ra những hướng dẫn chính xác phục vụ cho việc thiết kế chương trình đào tạo Chương trình đào tạo kỹ năng lãnh đạo sẽ thành công hơn nếu được thiết kế và đáp ứng các yêu cầu sau:

Mục tiêu đào tạo rõ ràng

Nội dung rõ ràng, bổ ích, dễ hiểu, dễ nhớ, có thể áp dụng vào thực tế

Sắp xếp thứ tự nội dung đào tạo phù hợp, từ đơn giản đến phức tạp

Kết hợp hợp lý các phương pháp đào tạo, phương pháp linh hoạt

Cơ hội thực hành tích cực, thực hành nhóm

Đánh giá kết quả phù hợp, kịp thời, mang tính xây dựng

Tăng sự tự tin và kỳ vọng cho học viên bằng lời khen, sự khuyến khích, giúp đỡ khi gặp khó khăn

Các hoạt động theo dõi phù hợp sau khi chương trình đào tạo kết thúc

3.1- Mục tiêu đào tạo rõ ràng

Các mục tiêu học hỏi phải miêu tả hành vi, kỹ năng và kiến thức

mà học viên thu được từ chương trình đào tạo Các mục tiêu học hỏi cụ thể sẽ giúp giải thích rõ mục đích của việc đào tạo và sự phù hợp của học viên Trong hầu hết các trường hợp cần giải thích

rõ không chỉ nội dung đào tạo mà còn giải thích tại sao việc đào tạo lại cần thiết cho các học viên Vì vậy, khi bắt đầu chương trình đào tạo, giáo viên hướng dẫn phải xác định mục tiêu học tập rõ ràng và giải thích tại sao chương trình đào tạo lại giúp họ nâng cao được hiệu quả lãnh đạo

3.2- Nội dung rõ ràng, bổ ích

Nội dung đào tạo phải rõ ràng, bổ ích Nội dung đó phải được xây dựng dựa trên kiến thức trước đó của một học viên và phải tập trung vào một số chủ đề quan trọng Nội dung đào tạo phải đưa ra nhiều ví dụ cụ thể và phù hợp Cần có tổng kết và các bài ôn lại nội dung chính để giúp học viên dễ hiểu và dễ nhớ hơn Hình thức đào tạo bằng khái niệm cần được tăng cường bằng cách giới thiệu các hệ thống phân loại, các biểu đồ, các mô hình liên quan Các

mô hình và lý thuyết phải đơn giản dễ nhớ và phù hợp để các học viên có thể áp dụng vào điều kiện thực tế của tổ chức mình

3.3- Sắp xếp thứ tự đào tạo phù hợp

Các hoạt động đào tạo phải được tổ chức và sắp xếp một cách thuận lợi cho học viên Nội dung đào tạo phải đi từ đơn giản đến phức tạp Những nội dung phức tạp phải được chia thành các nội dung nhỏ giúp học viên dễ hiểu và dễ nhớ hơn Giữa các buổi học cần có thời gian nghỉ thích hợp để tạo cơ hội cho các học viên thực hành Việc nghỉ giữa giờ cũng giúp học viên đỡ mệt mỏi sau một buổi học kéo dài

3.4- Kết hợp các phương pháp đào tạo

Việc lựa chọn các phương pháp đào tạo cần lưu ý một số điểm như sau kỹ năng hiện tại của học viên, động cơ, năng lực hiểu và nhớ thông tin phức tạp Phương pháp đào tạo phải phù hợp đối với kiến thức, kỹ năng, thái độ và hành vi của người học viên

Ví dụ, tốt hơn nên chứng minh một quy trình thực tế hơn là giải thích bằng các thuật ngữ trừu tượng Phương pháp đào tạo cũng phải phù hợp với điều kiện và môi trường đào tạo Ví dụ, phương pháp thử đóng vai trò là khó áp dụng nếu lớp học có quá nhiều học viên Phương pháp phải đủ phong phú để duy trì được sự quan tâm, thích thú của học viên Ví dụ, những bài giảng kéo dài trên 30 phút có thể làm mất cảm hứng và giảm sự tập chung của học viên

Vì vậy, phương pháp phải linh hoạt, chuyển đổi từ giảng sang thảo luận và làm bài tập

3.5- Cơ hội thực hành tích cực

Các học viên cần phải được thực hành những kỹ năng họ học được (ví dụ: các hoạt động thực hành sẽ giúp họ nhớ lại thông tin,

áp dụng các nguyên tắc để thực hiện một công việc) Việc ghi nhớ

và in lại trong trí nhớ sẽ quan trọng hơn nếu một học viên phải thuật lại các nguyên tắc (hơn là chỉ nhận thức và sau đó nhớ lại)

và phải áp dụng các nguyên tắc đó vào các tình huống khác nhau

và điều chỉnh để nguyên tắc phù hợp với từng tình huống (chứ không chỉ học học một và biết một) Việc thực hành nên được tổ chức trong suốt các buổi đào tạo và ngay sau đó khi trở lại môi trường công việc Các kỹ năng đòi hỏi phải có hoạt động của cả nhóm nên được cả nhóm thực hành trong điều kiện thực tế

3.6- Đánh giá kết quả phù hợp, kịp thời

Học viên phải nhận được đánh giá kết quả liên quan từ nhiều nguồn khác nhau, và đánh giá kết quả phải chính xác, kịp thời và mang tính xây dựng Với các công việc đòi hỏi phải có tư duy phân tích, việc học hỏi nên được hỗ trợ bằng cách giúp các học viên theo dõi tiến độ và đánh giá những gì họ biết và họ không biết Đánh giá kết quả có thể có ít giá trị nếu người học sử dụng mô hình tâm lý không phù hợp và đánh giá kết quả sẽ không có giá trị trợ giúp người học viên phát triển một mô hình phù hợp hơn Quá trình học hỏi sẽ hiệu quả hơn nếu học viên biết cách thức tìm kiếm

và đánh giá kết quả liên quan về chiến lược thực hiện một công việc Các câu hỏi tìm hiểu, quy trình phân tích và các thông tin về

ý nghĩa của các mô hình kết quả khác nhau sẽ giúp học viên phân tích và hiểu được để đánh giá kết quả và hiệu quả của mình

3.7- Tăng sự tự tin cho học viên

Quy trình hướng dẫn phải tăng sự tự tin và kỳ vọng của học viên vào sự thành công của chương trình đào tạo Giáo viên hướng dẫn nên truyền đạt những kỳ vọng về sự thành công và phải kiên nhẫn, ủng hộ học viên gặp khó khăn trong quá trình học tập Học viên phải có nhiều cơ hội để tiến bộ và thành công trong việc lĩnh

hội tài liệu và học được các kỹ năng mới Ví dụ, chương trình đào tạo nên bắt đầu bằng những hành vi đơn giản để cho học viên dễ lĩnh hội sau đó chuyển dần sang giảng những hành vi phức tạp hơn, khi mà học viên đã tự tin hơn Những lời khen và sự khuyến khích là cần thiết và phải đúng lúc để tăng lòng tin của học viên

3.8 – Các hoạt động theo dõi phù hợp sau chương trình đào tạo kết thúc.

Các kỹ năng phức tạp khó có thể được lĩnh hội đầy đủ trong một khóa đào tạo ngắn với ít cơ hội thực hành và đánh giá cho học viên Việc học các kỹ năng đó nên được tăng cường bằng các hoạt động củng cố phù hợp Phương pháp hữu ích là tổ chức tọa đàm thảo luận trên cở sở định kỳ phù hợp sau khi chương trình đào tạo kết thúc để đánh giá việc áp dụng các kỹ năng học được, thảo luận về thành công và những vấn đề phát sinh đồng thời có những sự hỗ trợ và hướng dẫn bổ sung hoặc giao cho các học viên thực hiện các dự án cụ thể đòi hỏi phải sử dụng các kỹ năng học được trong khóa đào tạo Cần tổ chức các buổi họp định kỳ với các học viên để đánh giá sự tiến bộ, thảo luận những gì đã học được đồng thời cung cấp sự hỗ trợ và hướng dẫn bổ sung Các hoạt động hậu khóa học bao gồm các khóa học bồi dưỡng ngắn ngày, các buổi hướng dẫn định kỳ cho một

số cá nhân

II PHÁT TRIỂN LÃNH ĐẠO CHO TỔ CHỨC

2.1 Một số phương pháp đào tạo kỹ năng lãnh đạo đặc

biệt

Có nhiều phương pháp đào tạo kỹ năng lãnh đạo đã được sử dụng thành công Có ba phương pháp được sử dụng rộng rãi trong

kỹ năng đào tạo lãnh đạo là xây dựng mô hình vai trò hành vi, các tình huống và môi trường mô phỏng qui mô lớn

Xây dựng mô hình vai trò hành vi

Là phương pháp kết hợp hai phương pháp cũ – minh họa và đóng vai trò – để tăng khả năng giao tiếp Cơ sở lý thuyết của

phương pháp xây dựng mô hình vai trò hành vi là lý thuyết học hỏi

xã hội (Bandura, 1986) Đây là một trong những phương pháp đào tạo hiệu quả nhất cho các nhà quản lý

Các trò chơi kinh doanh và tình huống mô phỏng

Đòi hỏi học viên phải phân tích những vấn đề phức tạp và đưa ra cách quyết định Học viên sẽ được đưa ra những ví dụ minh chứng cho sự hữu dụng của các trò chơi kinh doanh và tình huống

mô phỏng Cần khắc phục một số điểm hạn chế của các chương trình mô phỏng qui mô lớn

Thảo luận bài tập tình huống

Giáo viên cần xác định kỳ vọng của học viên, đặt ra các câu hỏi để khuyến khích và lôi kéo sự tham gia thảo luận của các học viên Thảo luận cần tập trung đề cập tính phức tạp của các vấn đề

và xác định các phương án giải quyết khác nhau Sử dụng các cách

dự đoán khác nhau để hiểu rõ mọi người tiếp cận vấn đề như thế nào với những nhận định, ưu tiên khác nhau Yêu cầu các học viên liên hệ bài tập tình huống với công việc thực tế của họ Thay đổi thành phần các nhóm thảo luận để học viên được tiếp xúc với các quan điểm nhiều hơn

2.2 Học hỏi từ kinh nghiệm

Mức độ phát triển kỹ năng phụ thuộc vào kinh nghiệm trước

đó liên quan đến công việc được giao, bị ảnh hưởng bởi:

Mức độ thách thức

Sự đa dạng về các nhiệm vụ và công việc được giao

Phản hồi hợp lý

2.3 Các hoạt động hỗ trợ phát triển

Phản hồi đa nguồn hay phản hồi 3600: lãnh đạo cấp cao đánh giá, cấp dưới đánh giá, người ngoài đánh giá, tự đánh giá Các trung tâm đánh giá phát triển: đánh giá điểm mạnh, yếu, năng lực quản lý, tiềm năng phát triển, tiến bộ

Các nhiệm vụ phát triển: cùng các nhiệm vụ thường ngày hoặc đặc biệt, tách khỏi công việc hiện tại

Các chương trình luân phiên công việc: tạo điều kiện phát triển các quan hệ với các bộ phận khác nhau trong tổ chức Tuy nhiên có một số mặt tiêu cực

Thực hành

Cố vấn

Hướng dẫn lãnh đạo

Chương trình thi tài ngoài trời

Các chương trình phát triển cá nhân

2.4 Các hoạt động tự rèn luyện

Phát triển một tầm nhìn cá nhân về mục tiêu nghề nghiệp Tìm đúng người cố vấn

Tìm kiếm nhiệm vụ thử thách

Củng cố sự tự kiểm soát

Tìm kiếm phản hồi đúng mực

Học từ sai lầm

Tập quan sát sự kiện dưới nhiều quan điểm

Cẩn thận với những câu trả lời đơn giản

2.5 Các điều kiện thuận lợi cho việc phát triển kỹ năng

lãnh đạo

Được lãnh đạo ủng hộ

Tạo không khí học tập

- Giao việc giúp nhân viên tiếp tục mối quan tâm và học kỹ năng mới

- Tạo lịch làm việc đủ thời gian để thử nghiệm phương pháp mới

- Hỗ trợ tài chính để nhân viên tiếp tục học hành

- Sắp xếp các khách mời đặc biệt, các buổi hướng dẫn kỹ năng cho nhân viên

- Có các chương trình nghỉ dưỡng cho nhân viên để tái tạo sức lao động

- Tạo các chương trình tư vấn nghề nghiệp giúp nhân viên hiểu và tìm cách đạt hiệu suất cao nhất

- Tạo các chương trình đánh giá kỹ năng miễn phí

- Tăng một phần lương dựa trên việc phát triển kỹ năng

- Phần thưởng cho sáng tạo và tiến bộ

- Dùng các biểu tưởng và câu hỏi nêu bật giá trị

Hỗ trợ trước huấn luyện khả năng lãnh đạo

- Thay đổi thời gian làm việc sao cho phù hợp

- Cho cấp dưới nghỉ để có thời gian chuẩn bị

- Hỗ trợ các hoạt động chuẩn bị như là phân phát các câu hỏi

- Thông báo cho cấp dưới biết họ sẽ phải báo cáo về những

gì đã học để chia sẻ kiến thức cho những người không đi học

Hỗ trợ sau huấn luyện:

- Gặp gỡ các học viên được đào tạo để thảo luận họ đã học được gì và áp dụng như thế nào

- Cùng đưa ra các mục tiêu cụ thể và kế hoạch hành động

để sử dụng các kỹ năng được đào tạo

- Giao các nhiệm vụ công việc đặc biệt đòi hỏi phải sử dụng các kỹ năng mới học được

- Tổ chức các buổi họp tổng kết định kỳ để theo dõi tiến độ

áp dụng kỹ năng học hỏi được

- Tạo cơ hội áp dụng kỹ năng đã học

- Động viên và chỉ bảo kịp gặp khó khăn

- Gộp các kỹ năng mới vào đánh giá hiệu quả

- Sử dụng kỹ năng làm mẫu cho nhân viên mới học

Tiêu chí phát triển cho các quyết định phân công việc

2.6 Quan điểm hệ thống về phát triển kỹ năng lãnh đạo

- Mối liên hệ giữa các cách tiếp cận

- Phối hợp những hành động phát triển

Tóm lại, ba cách học hỏi kỹ năng lãnh đạo chính là đào tạo chính thức, các hoạt động tự học và các hoạt động phát triển sẽ hỗ trợ nhau