Xay dung quan ly du an 1-2

4/17/2015 Nội dung CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN BỘ MƠN: QUẢN LÝ KH&CN • 1.1 Khái niệm dự án – Khái niệm Tính chất dự án • 1.2 Quản lý dự án – Khái niệm Tiêu chuẩn quản lý dự án • 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới QLDA – Vòng đời dự án – Các thành phần dự án – Đặc điểm tổ chức • 1.4 Quy trình QLDA 1.1 Khái niệm định nghĩa dự án 1.1 Khái niệm tính chất dự án  Một tập hợp hoạt động liên kết tổ chức  Phạm vi dự án: Mỗi dự án chặt chẽ, có thời điểm bắt đầu kết thúc cụ thể, cá nhân tổ chức thực hiện, nhằm đạt mục đích cụ thể điều kiện ràng buộc thời gian, chi phí kết hoạt động” (Viện Tiêu chuẩn quốc gia Anh, ‘Guide to Project Management’ 2000)  Một nỗ lực tạm thời tiến hành để tạo sản phẩm hay dịch vụ (PMI, PMBOK 2004) phải thể văn bản, có xem xét yêu cầu hoạt động, mức độ dịch vụ, quy định phải tuân thủ chất lượng sản phẩm  Ngân sách: Nguồn tài cần thiết cho dự án  Thời gian thực hiện: Ngày khởi đầu kết thúc xác định dự án 4/17/2015 1.1 Khái niệm tính chất dự án  Tính Quản lý dự án (QLDA) việc  Mục đích rõ ràng  Thời gian tồn hữu hạn  Bị giới hạn nguồn lực hạn chế  Mang tính rủi ro cao 1.2 Quản lý dự án Hình: Tiêu chuẩn quản lý dự án Thời gian Đúng thời hạn QLDA Nguồn lực Đúng nguồn lực phân bổ 1.2 Quản lý dự án Kết Đạt mục tiêu chất lượng, kết vận dụng tổng hợp kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật để định quản lý phù hợp luật pháp, đưa dự án đạt tới mục tiêu đặt (PMBOK 2004) 1.2 Quản lý dự án  Quản lý dự án quản lý chương trình: Chương trình kế hoạch dài hạn, gồm nhiều dự án Quản lý chương trình việc quản lý phối kết hợp, tập trung hóa dự án cấu thành, trọng tới mối liên hệ phụ thuộc chúng, nhằm đạt mục tiêu lợi ích chiến lược 4/17/2015 1.2 Quản lý dự án  Quản lý dự án quản lý nghiệp vụ: Quản lý nghiệp vụ quản lý liên tục công việc hàng ngày doanh nghiệp, tổ chức, khơng có điểm kết thúc Quản lý nghiệp vụ phải đảm bảo tất hoạt động công ty thực trôi chảy nhân viên làm việc chức trách 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới quản lý dự án Vòng đời dự án 1.2 Quản lý dự án Tiêu chuẩn quản lý dự án PRINCE2 ứng dụng phổ biến Anh, Châu Âu Úc PMBOK áp dụng phổ biến Bắc Mỹ nước Châu Âu Úc, với quy trình chuẩn hố được đưa vào chuẩn quốc gia của Mỹ ANSI/PMI 99001-2008 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới quản lý dự án Biến động về chi phí thay đổi và về rủi ro bất trắc theo vòng đời của DA 4/17/2015 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới quản lý dự án Quản lý dự án theo giai đoạn Áp dụng với dự án lớn, phức tạp Các giai đoạn DA nối tiếp: Giảm rủi ro kéo dài thời gian Các giai đoạn DA giao thoa: tiết kiệm thời gian rủi ro cao Dự án có giai đoạn thay nhau: Áp dụng với dự án phức tạp, nhiều yếu tố biến đổi 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới quản lý dự án 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới quản lý dự án Chu kì dự án phát triển phần mềm Nhận dạng nhu cầu phần mềm Khởi đầu nắm bắt yêu cầu công việc Thiết kế hệ thống cách logic Lên kế hoạch kiểm tra sản phẩm Phân tích rủi ro đưa gợi ý SƠ ĐỒ QUAN HỆ TÁC ĐỘNG CỦA CÁC CHỦ THỂ TỚI DỰ ÁN Các chủ thể liên quan tới dự án Nhóm chủ thể gián tiếp: Nhân viên phận không liên quan trực tiếp tới dự án; quản lý mơi trường, hành chính, trị… Nhóm chủ thể trực tiếp : nhà tài trợ, nhà quản lý dự án, nhà quản lý chức năng, nhà quản lý nghiệp vụ tham gia vào dự án, khách hàng, nhà cung cấp 4/17/2015 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng QLDA Đặc điểm tổ chức ảnh hưởng tới QLDA •Quy trình, cấu tổ chức văn hóa doanh nghiệp •Các chuẩn quy định CP, ban ngành, •Cơ sở hạ tầng, phương tiện, thiết bị có doanh nghiệp •Nguồn nhân lực, Hệ thống QLNS •Điều kiện thị trường, yếu tố trị, hệ thống thơng tin dự án 1.4 Quy trình QLDA 1.4 Quy trình QLDA  Quy trình: mợt chuỗi hoạt đợng đều đặn hay liên tục thực theo một cách định nhằm đạt kết 1.4 Quy trình QLDA • Khởi dự án (Initiating) • Lập kế hoạch (Planning) • Thực thi (Executing) • Kiểm sốt (Controlling) • Kết thúc dự án (Closing) • nhóm quy trình/42 quy trình/9 mảng kiến thức • nội dung quy trình: Đầu vào, cơng cụ kỹ thuật để xử lý đầu vào, đầu 4/17/2015 1.4 Quy trình QLDA 1.4 Quy trình QLDA  Sự chồng chéo nhóm quy trình giai đoạn dự án 1.4 Quy trình QLDA Nhóm quy trình Lập kế hoạch (Planning) Xác định quy mô dự án, sàng lọc lại mục tiêu dự án, lựa chọn phương án hành động tốt để đạt tới mục tiêu Kết quả: Bản kế hoạch quản lý dự án tài liệu dự án hướng dẫn việc thực thi dự án Nhóm quy trình Khởi (Initiation) Được thực để xác định thông qua dự án Kết quả: Bản điều lệ dự án (quy mơ, nguồn tài chính) Danh sách chủ thể liên quan đến dự án Giấy phép DA Được lặp lại giai đoạn dự án lớn 1.4 Quy trình QLDA Nhóm quy trình Thực thi dự án (Executing) Thực công việc xác định kế hoạch QLDA Trọng tâm: kết hợp người nguồn lực theo phương thức định nhằm đạt mục tiêu dự án Chi tiêu phần lớn kinh phí dự án 4/17/2015 1.4 Quy trình QLDA Nhóm quy trình Kiểm sốt dự án (Controlling) • quy trình cần thiết để theo dõi, xem xét, điều tiết trình tiến độ dự án; xác định phận dự án cần thay đổi; bắt đầu thay đổi tương ứng 1.4 Quy trình QLDA Nhóm quy trình Kết thúc dự án (Closing) Gồm quy trình thực để hồn thiện tất cơng việc quy trình quản lý nhằm thức hồn thành dự án Cơ cấu tổ chức QLDA CHƯƠNG • 2.1 Khái niệm • 2.2 Các mơ hình tổ chức QLDA VẤN ĐỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN – – – Tổ chức QLDA theo chức Tổ chức QLDA theo dự án Tổ chức QLDA dạng ma trận • Ma trận yếu • Ma trận mạnh • Ma trận cân • 2.3 Vai trò người QLDA 4/17/2015 2.2 Các mơ hình tổ chức QLDA 2.2.2 Mơ hình tổ chức quản lý theo dự án  2.2.1 Mơ hình tổ chức quản lý theo chức 2.2.3 Mơ hình tổ chức quản lý theo ma trận Tổ chức DA theo dạng ma trận yếu  Phương thức: tập hợp nhân lực từ phận chức khác để thành lập tổ dự án  mơ hình: Ma trận yếu, ma trận mạnh, ma trận cân bằng, ma trận hỗn hợp 4/17/2015 Tổ chức DA theo dạng ma trận cân Tổ chức DA theo dạng ma trận mạnh Tổ chức DA theo dạng ma trận hỗn hợp Lưu ý lựa chọn mơ hình tổ chức DA • Sự rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm • • Dự án B • • • • vị trí Độ minh bạch thơng tin Số lớp quản lý tốt Nhu cầu, hiệu suất sử dụng nguồn lực Tính linh hoạt Tốc độ trao đổi thông tin vị trí Chi phí hoạt động Dự án A 4/17/2015 2.3 Người quản lý dự án Lãnh đạo (leader) 2.1 Khái niệm tổ chức QLDA Quản lý Đàm phán 2.1 Khái niệm tổ chức QLDA  Xây dựng cấu tổ chức QLDA tuỳ thuộc vào cách thức chiến lược quản lý, phạm vi độ lớn DA Mục tiêu: quản lý DA hiệu lực lượng lao động hữu có  Nguyên tắc chung: Cán chuyên trách cho DA lớn; không gian làm việc chung cho thành viên; hợp công việc phận, nhân viên 2.1 Khái niệm tổ chức QLDA nhóm quản lý:  Quản lý chức năng: Quản lý nghiệp vụ liên quan tới dự án phạm vi doanh nghiệp  Quản lý dự án: Tìm cách sử dụng, phân bổ tốt nguồn lực DN để đạt mục tiêu dự án 10 4/17/2015 2.1 Khái niệm tổ chức QLDA Người quản lý dự án Người quản lý chức  Cần phải làm gì?  Nhiệm vụ thực  Khi nhiệm vụ phải xong  Tại phải làm nhiệm vụ này?  Dự án thực có hiệu khơng?  Ngân sách dành cho nhiệm vụ bao nhiêu? nào?  Nhiệm vụ thực đâu?  Ai thực nhiệm vụ?  Việc sử dụng nguồn lực dự án có hiệu không? 11 ... Phân tích rủi ro đưa gợi ý SƠ ĐỒ QUAN HỆ TÁC ĐỘNG CỦA CÁC CHỦ THỂ TỚI DỰ ÁN Các chủ thể liên quan tới dự án Nhóm chủ thể gián tiếp: Nhân viên phận không liên quan trực tiếp tới dự án; quản lý... không gian làm việc chung cho thành viên; hợp công việc phận, nhân viên 2.1 Khái niệm tổ chức QLDA nhóm quản lý:  Quản lý chức năng: Quản lý nghiệp vụ liên quan tới dự án phạm vi doanh nghiệp... việc  Mục đích rõ ràng  Thời gian tồn hữu hạn  Bị giới hạn nguồn lực hạn chế  Mang tính rủi ro cao 1.2 Quản lý dự án Hình: Tiêu chuẩn quản lý dự án Thời gian Đúng thời hạn QLDA Nguồn lực Đúng