Hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc (LV thạc sĩ)Hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc (LV thạc sĩ)Hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc (LV thạc sĩ)Hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc (LV thạc sĩ)Hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc (LV thạc sĩ)Hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc (LV thạc sĩ)Hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc (LV thạc sĩ)Hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc (LV thạc sĩ)Hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc (LV thạc sĩ)Hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc (LV thạc sĩ)
1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN NGỌC TUẤN HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN TỈNH VĨNH PHÚC LUẬN VĂN THẠC SĨ HÀ NỘI- NĂM 2016 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xu hướng tồn cầu hóa hội nhập kinh tế, địi hỏi tất yếu Chính phủ quốc gia cải cách hành để đáp ứng nhu cầu thực tiễn khách quan, Việt Nam khơng nằm ngồi xu phát triển Cùng với cải cách hành nước, tỉnh Vĩnh Phúc đẩy mạnh công cải cách hành để hội nhập, thu hút đầu tư phát triển kinh tế - xã hội Văn phòng HĐND UBND có nhiệm vụ vai trị vơ quan trọng công việc quản lý, đạo, điều hành công việc đạo cán đứng đầu HĐND, UBND Chính lẽ đó, công việc cấp thiết trước mắt khối văn phịng phải nâng cao hiệu hoạt động, có phương thức điều hành khoa học, biện pháp kỹ thuật thích hợp Trong thời gian qua, hoạt động Văn phòng HĐND UBND thành phố Vĩnh Yên hoạt động có hiệu quả, văn phịng làm tốt công tác chức nhiệm vụ giao Mặc dù số tồn tại, hạn chế như: Cơ chế phối hợp chưa tốt, phân công công việc cịn có chồng chéo, bỏ trống, quy chế làm việc chưa chặt chẽ,…đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu hoạt động Văn phòng HĐND UBND thành phố Vĩnh Yên Trước tình hình thực tế diễn ra, bên cạnh nhận thấy chưa có đề tài nghiên cứu hoạt động Văn phòng HĐND, YBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc nên chọn đề tài: “ Hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc” làm đề tài nghiên cứu làm luận văn thạc sĩ Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài - Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Hành văn phòng quan nhà nước” Nxb thống kê, Hà Nội; Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Nghiệp vụ hành văn phịng”,Nxb thống kê, Hà Nội; Nguyễn Hữu Thân ( chủ biên) , “ Quản trị hành văn phịng”, NXb thống kê, Hà Nội; Học viện hành Quốc gia ( 2006 ) “ Điều hành cơng sở hành Nhà nước”, Nxb Khoa học kỹ thuật Hà Nội; Nguyễn Đăng Thành ( chủ biên ) ( 2013), “ Đo lường đánh giá hiệu quản lý hành Nhà nước thành tựu giới ứng dụng Việt Nam”, Nxb Lao động; Nguyễn Văn Thâm ( 2001), “ Tổ chức điều hành hoạt động công sở”, Nxb lao động; Nguyễn Văn Thâm (2001) “ Tổ chức điều hành hoạt động cơng sở” , Nxb trị Quốc gia.; Thái Thùy Linh (2010) “ Nâng cao lực điều hành văn phịng UBND quận Hà Đơng bối cảnh nay”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành cơng Học viện hành Hà Nội… Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Dựa lý luận khoa học tình hình thực tiễn hoạt động Văn phòng HĐND-UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc, đề tài đánh giá kết đạt được, hoạt động cịn hạn chế để tìm nguyên nhân đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc thời gian tới + Hệ thống hóa sở lý luận, sở pháp lý làm rõ số vấn đề lý luận khoa học thực tiễn công tác văn phịng nói chung + Phân tích tình hình hoạt động văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc Đánh giá tình hình thực tế, kết đạt được, hạn chế nguyên nhân trình hoạt động Văn Phòng HĐND – UBND địa bàn + Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc 4.2 Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc phân tích tình hình hoạt động Văn phịng HĐND – UBND thành phố giai đoạn 2012 - 2015 để đánh giá kết đạt được, hoạt động hạn chế để tìm nguyên nhân đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2016 – 2020 Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận: 5.2 Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu khoa học, phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp thu thập xử lý liệu, phương pháp thống kê, mô tả, phương pháp đối chiếu so sánh… Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn - Hệ thống hóa sở lý luận sở pháp lý nắm rõ vấn đề văn phòng hoạt động Văn phòng HĐND – UBND cách hệ thống khoa học - Kết nghiên cứu luận văn góp phần làm sở để Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên nâng cao hiệu hoạt động nhằm đáp ứng đòi hỏi thực tế; - Luận văn bảo vệ thành cơng sử dụng làm tài liệu tham khảo cho Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, quan tổ chức khác tiến hành hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động - Những liệu thực tiễn hoạt động Văn phịng cấp huyện nói chung Văn phịng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên nói riêng giúp nhà hoạch định sách tham khảo để xây dựng sách phù hợp với thực tiễn Cấu trúc luận văn Chương 1: Cơ sở lý luận thực tiễn hoạt động văn phòng hội đồng nhân dân - uỷ ban nhân dân cấp huyện; Chương 2: Thực tiễn hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên; Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1 Những vấn đề chung văn phòng 1.1.1 Quan niệm văn phòng, văn phòng HĐND – UBND cấp huyện * Văn phịng hiểu cách đơn giản theo quan sát người đời sống thực tế thường hay bắt gặp, văn phòng trụ sở làm việc, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị văn phòng thường gắn với địa điểm cụ thể, gắn liền với tên quan, đơn vị Tại văn phịng, cơng việc hàng ngày, hành quan, đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, dấu công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ…được thực Có thể có nhiều cách hiểu khác văn phịng, hiểu theo nghĩa chung là: Văn phịng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm vảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức * Hiệu hoạt động văn phòng phạm trù phản ánh trình độ sử dụng nguồn lực văn phịng q trình thực nhiệm vụ mục tiêu đề * Hiệu hoạt động hành kết quản lý đạt máy hành tương quan với mức độ chi phí nguồn lực, mối quan hệ hiệu kinh tế với hiệu xã hội Hiệu hành phương diện: đạt mục tiêu quản lý hành tối đa với mức độ chi phí nguồn lực định;đạt mục tiêu định với mức độ chi phí nguồn lực tối thiểu; đạt mục tiêu khơng tỏng quan hệ với chi phí nguồn lực mà quan hệ với hiệu xã hội * Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện Văn phòng Hội đồng nhân dân UBND huyện quan chun mơn thuộc UBND huyện, có chức tham mưu tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, UBND quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND Văn phòng HĐND UBND có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chun mơn, nghiệp vụ Văn phịng UBND thành phố Về tổ chức, văn phòng HĐND UBND huyện có Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phòng Tổ chức biên chế Văn phòng HĐND UBND huyện Chủ tịch UBND huyện định tổng biên chế giao Vai trò văn phòng HĐND UBND huyện làm trung gian lãnh đạo với phận có liên quan, số phòng ban, quan huyện, nơi chuyển giao công việc cá nhân lãnh đạo Văn phịng ví cửa ngõ UBND HĐND cấp huyện tổ chức này, ln có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thơng qua văn hệ thống đến văn nội Mặt khác, văn phịng ví nơi cung cấp dịch vụ tổng hợp giúp ích cho UBND HĐND Bên cạnh văn phịng HĐND UBND cấp huyện nơi tiếp nhận mối quan hệ mối quan hệ đối ngoại 1.1.2 Chức văn phòng HĐND – UBND cấp huyện Thứ nhất, chức tham mưu, tổng hợp Nghị định 14 đặt vị trí hàng đầu Văn phịng "tham mưu tổng hợp cho UBND hoạt động UBND với yêu cầu: tham mưu tổng hợp; tham mưu, giúp tham mưu cho Nhiệm vụ lớn khó khăn văn phịng là: "tham mưu tổng hợp cho UBND hoạt động UBND" Tham mưu tổng hợp có nghĩa tham mưu nhiệm vụ tổng hợp, tổng hợp hàm chứa chất liệu tham mưu đề xuất giải pháp xử lý công việc công tác tổng hợp 10 tổng hợp riêng rẽ Việc tham mưu tổng hợp bao gồm kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh trật tự, quốc phòng địa phương, tài nguyên, môi trường Nhiệm vụ "Tham mưu, giúp UBND cấp huyện công tác dân tộc" Đây nhiệm vụ có nghĩa nhà nước xác định vị trí, ý nghĩa đặc biệt vấn đề dân tộc tình hình Nhiệm vụ "tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo, điều hành" giúp Chủ tịch hồn thành nhiệm vụ, Văn phịng có trách nhiệm tham mưu "trúng việc người" Chủ tịch UBND người lãnh đạo điều hành công việc UBND Nhiệm vụ cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan nhà nước địa phương" Nhiệm vụ cuối cùng, là: "Đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND” Ngồi ra, văn phịng UBND – HĐND huyện cịn "cung cấp thơng tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND Thứ hai, chức hậu cần Mọi hoạt động hậu cần gắn liền với việc sử dụng sở vật chất, chuẩn bị chương trình, hoạt động phục vụ chung văn phịng cấp có thẩm quyền hướng dẫn, quy định cụ thể, có định mức rõ ràng việc thực hoạt động liên quan đến hoạt động tài hay số lượng chất lượng gắn liền với hoạt động nhiệm vụ 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn * Đối với chức quan chuyên môn Ủy ban nhân dân Văn phịng trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm UBND huyện Đôn đốc, kiểm tra phịng, ban chun mơn, UBND cấp xã, thị trấn, cơng tác phối hợp phịng chun mơn, UBND xã, thị trấn theo quy định pháp luật; Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành UBND 11 Chủ tịch UBND huyện theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật… * Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban HĐND đại biểu Hội đồng nhân dân huyện Văn phịng HĐND UBND huyện tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm HĐND, Thường trực HĐND; tổ chức phục vụ việc thực chương trình, kế hoạch phê duyệt; tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành cơng việc chung; điều hồ, phối hợp hoạt động Ban Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực quy chế hoạt động, giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp HĐND; đôn đốc quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp 1.2 Nội dung hoạt động văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 1.2.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác quan Lập kế hoạch, xây dựng chương trình trình xây dựng mục tiêu xác định nguồn lực, định cách tốt để thực mục tiêu đề Bằng việc xếp, bố trí cơng việc, hoạt động, giải pháp để sử dụng phối hợp nguồn lực theo trình tự thời gian, nhằm thực chức năng, nhiệm vụ đạt tới mục tiêu tổ chức, quan hay cá nhân Cần xác định trước phải làm gì, làm nào, vào làm Việc làm kế hoạch bắc nhịp cầu từ trạng thái tới chỗ mà muốn có tương lai Văn phịng phải trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác hàng tháng, hàng q, hàng năm cho văn phịng cho lãnh đạo quan trực thuộc triển khai kế hoạch để tránh việc chồng chéo, trùng lặp công việc hàng ngày, ảnh hưởng đến chất lượng tiến độ cơng việc Sau cùng, văn phịng cần phải thưởng xuyên tổng kết công việc làm, thực được, kế hoạch tồn đọng lý liên quan để có kế hoạch thực bổ sung kịp thời 12 1.2.2 Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin chung Trong cơng tác quản lý hành Nhà nước thơng tin phương tiện để định, xác định phương hướng, đạo sát thực với thực tế, nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện ln cần hiểu, biết xác nhu cầu thông tin phục vụ quản lý Xác định đối tượng có nhu cầu cần cung cấp thơng tin sử dụng thơng tin Tìm hiểu xác nguồn thông tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp lý, lúc, mục đích, phù hợp với quy định pháp luật Trong việc xử lý thông tin cần loại bỏ thông tin nhiễu, liên kết thông tin theo mối liên hệ chất, vốn có, nhằm rút thơng tin thật có giá trị, phục vụ cho việc giải nhiệm vụ quản lý hành Trong quy trình xử lý thơng tin diễn hoạt động phương pháp sau: Tiếp nhận thơng tin Tóm lược thông tin Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy thông tin thu thập từ nguồn tin khác Phân tích, tổng hợp, kiến nghị giải 1.2.3 Soạn thảo, phát hành, quản lý văn Văn hành văn quan nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt định quản lý thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền luật định Các hình thức văn hình thành hoạt động UBND huyện quan trực thuộc UBND huyện bao gồm: văn quy phạm pháp luật văn hành * Nguyên tắc soạn thảo văn quy định: - Nội dung văn phải hợp hiến, hợp pháp - Văn phải soạn thảo thể thức - Văn phải soạn thảo thẩm quyền quy định 13 - Văn phải đảm bảo tính khả thi - Văn phải trình bày phong cách hành cơng vụ 1.2.4 Lưu trữ Cơng việc lưu trữ bao gồm: phân loại, chọn lọc, đánh giá, xếp thơng tin cách có hệ thống theo phương pháp khoa học nhằm bảo quản an toàn phục vụ việc kiểm tra, điều tra cần, công tác tra cứu thông tin, khai thác sử dụng thơng tin có hiệu phục vụ nhu cầu khác văn phịng Các thơng tin, tài liệu lưu trữ bao gồm: chính, gốc tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… tồn xã hội Trong trường hợp khơng cịn tài liệu chính, gốc thay hợp pháp Nghiệp vụ lưu trữ bao hàm nội dung tổ chức phận, nhân làm công tác lưu trữ quan ban hành văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn công tác lưu trữ; thực nghiệp vụ lưu trữ, cuối kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ 1.2.5 Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại Đây nhiệm vụ quan trọng, có tổ chức phịng làm việc, tiếp khách xếp nhân lực phù hợp với loại công việc quan Mức độ giao tiếp nhân viên văn phịng rộng hẹp, nhiều chủ yếu diễn văn phòng văn phòng tổ chức Yêu cầu chung đặt giao tiếp, đối nội, đối ngoại là: công việc lễ tân, tiếp khách phải đảm bảo tính trang trọng, văn minh, lịch phải đảm bảo tiết kiệm, thực thi quy định, chế độ, quy chế quan 18 Việc áp dụng CNTT áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động Văn phòng Mức độ đáp ứng trang thiết bị, sở vật chất Tiểu kết chương Trong chương 1, nội dung hệ thống hóa sở lý luận hoạt động Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện Làm rõ khái niệm hoạt động Văn phịng HĐND – UBND cấp huyện Thơng qua luận cứ, chương làm rõ hoạt động Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện Tất làm nên hệ thống sở lý luận để tiến hành nghiên cứu thực tiễn hoạt động Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 19 Chương 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN, TỈNH VĨNH PHÚC 2.1 Giới thiệu khái quát UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc 2.1.1 Cơ cấu tổ chức UBND thành phố Vĩnh Yên 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 2.2 Giới thiệu khái quát văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc 2.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên Văn phòng UBND thành phố Vĩnh n có Chánh văn phịng hai Phó chánh Văn phịng; Căn chức năng, nhiệm vụ tình hình thực tế, Văn phịng chia thành phận sau: phận chuyên viên tham mưu tổng hợp; phận tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành chính; phận tiếp dân; phận công nghệ thông tin; phận kế toán, thủ quỹ; phận Văn thư, lưu trữ phận hành chính, quản trị, phục vụ 2.2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ vai trị văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc * Chức năng: Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên có chức nhiệm vụ quyền hạn chung theo quy định văn phịng HĐND – UBND huyện ngồi tùy theo đặc điểm địa phương, văn phòng thực số công việc chuyên biệt khác nhằm hỗ trợ quan chức năng, phịng ban chun mơn thực tốt vai trị mình, kiện tồn máy hành nhà nước cấp huyện 20 2.2.3 Nhân Văn phịng HĐND – UBND thành phố Vĩnh n có đồng chí đảm nhiệm nhiệm vụ khác nhau, phụ trách mảng chun mơn khác Trong đó, cán quản lý với chức danh: Chánh Văn phịng – đồng chí, Phó Chánh Văn phịng phụ trách công tác nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp, Phó Chánh Văn phịng phụ trách HĐND, đối ngoại, Phó Chánh Văn phịng phụ trách hành chính-Quản trị chuyên viên Tổng hợp 2.2.4 Điều kiện làm việc văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên trang bị đầy đủ máy móc thiết bị bao gồm thiết bị, máy móc dùng cho cơng việc nhân viên văn phịng như: Máy vi tính, Máy in, Máy Fax, máy photocopy, máy Scan, máy hủy tài liệu để ứng dụng tối đa yêu cầu công việc Văn hóa cơng sở: thực tốt định việc ban hành Quy chế văn hố cơng sở quan hành nhà nước Quy chế Văn hố cơng sở, áp dụng quy tắc ứng xử, lề lối, tác phong làm việc cán bộ, công chức Thực quy định thời gian làm việc văn hóa trang phục cán cơng nhân viên Văn hóa giao tiếp có quy định rõ ràng theo quy định pháp luật việc công chức, viên chức làm, không làm máy quyền địa phương Ngồi tổ chức tốt hoạt động tổ chức đoàn thể, quần chúng quan, đơn vị, hoạt động giao lưu văn hóa, văn nghệ 2.3 Nội dung hoạt động văn phịng văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên Thứ nhất, công tác thu thập xử lý thông tin Cán cơng chức ln trang bị cho kiến thức xã hội, chuyên môn nghiệp vụ để phục vụ cho công tác, nhiệm vụ giao Thuần thục kỹ hành văn phịng Nghe trả lời điện thoại tiết kiệm, xác, soạn thảo văn bản, 21 soạn thảo công văn, thư, thư điện tử chuyên nghiệp, hiệu quả, quản lý thông tin hồ sơ tài liệu bảo mật, an tồn, xác; biết sử dụng thiết bị máy móc văn phịng, cơng nghệ đại Ngồi kỹ vốn có, cần phải nhắc đến kĩ mềm mà người nhân viên nên có: Kiên trì nhẫn lại; chịu khó tỉ mỉ, kỹ biết lắng nghe, trả lời hiệu quả; kỹ trao đổi thông tin; kỹ đọc phản hồi; Thứ hai, công tác soạn thảo văn Được đào tạo bản, cán bộ, chuyên viên Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên người soạn thảo văn bản, tài liệu giỏi: Đánh máy 10 ngón giỏi với tốc độ độ xác cao Cán bộ, chuyên viên có khả phân tích thực tế , trung thực phản ánh thực khách quan, nêu ưu điểm, khuyết điểm Không mảy may thiên vị, không thêm bớt bóp méo thật Nêu bật nội dung cần giải Thứ ba, công tác tiếp nhận quản lý văn Hình Quy trình tiếp nhận quản lý văn đến Nhận văn bản, phân loại, bóc bì văn Đơn đốc, theo dõi việc giải văn Loại vào sổ đăng ký Loại vào sổ đăng ký Trình, chuyển giao văn đến Chuyển trực tiếp cho người nhận Đóng dấu đến Vào sổ đăng ký văn đến Bước 1: Nhận văn bản, phân loại văn bản, bóc văn Bước 2: Đóng dấu đến: Bước 3: Vào sổ đăng ký văn đến 22 Bước 4: Trình, chuyển giao văn đến Bước 5: Đôn đốc, theo dõi việc giải văn Hình 2 Quy trình quản lý văn Kiểm tra văn Đăng ký văn Đóng dấu Lưu văn xếp bảo quản văn lưu Chuyển phát văn theo dõi việc chuyển phát văn Bước 1: Kiểm tra văn Bước 2: Đóng dấu quan, đóng dấu khẩn, mật (nếu có) Bước 3: Đăng ký văn đi: Bước 4: Chuyển phát văn theo dõi việc chuyển phát văn Bước 5: Lưu văn xếp bảo quản văn Thứ tư, công tác quản lý sử dụng dấu Chánh văn phòng chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản dấu HĐND – UBND thành phố dấu quan Cán văn thư văn phòng HĐND UBND thành phố thực tốt nhiệm vụ bảo quản dấu chặt chẽ, không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Thứ năm, cơng tác lưu trữ Việc lưu trữ văn phịng HĐND-UBND thành phố phải ln đảm bảo nội dung phân loại tài liệu lưu trữ, cán phụ trách công tác lưu trữ phân chia tài liệu thành nhóm điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản tổ chức sử dụng 23 Về bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ: cán phụ trách thực áp dụng biện pháp xử lý kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại tài liệu lưu trữ Về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ khơng bảo quản đóng kín mà chúng cịn khai thác, phục vụ cho tồn xã hội Thứ sáu, cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cho quan lãnh đạo Tại UBND thành phỗ Vĩnh Yên thực tốt, nhân viên nắm kỹ lập kế hoạch, tổ chức triển khai công việc tốt Thứ bảy, cơng tác tổ chức hội họp Quy trình tổ chức hội họp: Hình Quy trình tổ chức hội họp Xây dựng kế hoạch tổ chức họp Chuẩn bị Tiến hành họp Kết thúc họp Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức họp Bước 2: Chuẩn bị họp Bước 3: Gửi giấy mời họp 24 Bước 4: Tiến hành họp Bước 5: kết thúc họp Văn phòng thực thành công hợp thường trực HĐND UBND thành phố Vĩnh Yên nhờ thực tốt khâu chuẩn bị cách đầy đủ chu đáo từ nội dung đến điều kiện tiến hành họp Ngoài ra, đội ngũ nhân viên văn phịng đa số niên, có động, nhiệt tình cơng việc cao Nhìn chung, cơng tác quản lý hành hay hoạt động khác văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên bám sát nội dung áp dụng nhiều đổi nhằm nâng cao hiệu quả: 2.4 Mâu thuẫn hoạt động văn phòng HĐND UBND thành phố Vĩnh Yên Hoạt động Văn phòng HĐND UBND thành phố Vĩnh Yên vừa phục vụ cho quan bị giám sát quan giám sát Sự mâu thuẫn đây, văn phòng cần phải thực hoạt động nghiệp vụ để thực công việc cho hai phận Ngoài ra, việc thu thập nắm bắt chứng từ, thơng tin văn phịng từ hai quan dẫn đến việc khó phân định quản lý Việc bảo mật thông tin hai phận gây nên trở ngại cho hoạt động Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên 2.5 Đánh giá hoạt động văn phòng văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên 2.5.1 Những kết đạt Các nghiệp vụ văn phịng có văn hưởng dẫn cụ thể nên thực xác, quy trình đảm bảo theo yêu cầu nghiệp vụ Nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin: Văn phịng thực tốt, đảm bảo nguồn thơng tin đến lãnh đạo thơng tin mới, xác Nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Đảm bảo thể thức, kỹ thuật, trình bày chuẩn mực theo thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP 25 Nghiệp vụ quản lý văn đến quản lý thống thực tốt việc ban hành văn Nghiệp vụ quản lý sử dụng dấu thực nghiêm túc, quyền hạn trách nhiệm theo quy định Nghiệp vụ lưu trữ: Thực tốt công tác lưu trữ cho kho lưu trữ UBND thành phố Không để xảy mát, hư hỏng tài liệu q trình bảo quản, có ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch cho quan, lãnh đạo: Chương trình, kế hoạch xây dựng đảm bảo thời gian quy định, tiến độ thưc nhiệm vụ phòng ban Nghiệp vụ tổ chức hội họp: Được văn phòng chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, đảm bảo hạn mức chi phí tổ chức họp, họp diễn kế hoạch, có hiệu cao Cơ quan có hội trường riêng trang bị máy chiếu, máy tính xách tay, âm-li, loa đài để hỗ trợ cho họp HĐND họp, hội nghị, hội thảo UBND 2.5.2 Hạn chế nguyên nhân Thứ nhất, việc rà soát, kiểm tra văn phải lãnh đạo văn phòng thực hiện, nhân viên soạn thảo thụ động việc soạn thảo văn Thứ hai, nghiệp vụ quản lý văn đi: Việc gửi văn đơi lúc cịn chậm thời gian Thứ ba, cơng tác lưu trữ văn thư thực chưa tốt, tài liệu sau lưu trữ cịn có tình trạng mất, thời gian sử dụng khơng lâu bị mịn, rách, ẩm mốc… Thứ tư, việc xây dựng thực chương trình cơng tác Văn phịng HĐND UBND thành phố Vĩnh n phịng ban chun mơn trình bày, cịn số hạn chế hiệu công tác tham mưu, quản lý việc xây dựng thực chương trình cơng tác Ngun nhân: 26 - Trình độ chun mơn nghiệp vụ nhân viên chưa cao, cịn thụ động cơng việc Phần lớn nhân viên đạt trình độ trung cấp, cao đẳng đại học chức - Thiếu nhân lực - Kinh phí để sử dụng cơng tác lưu trữ văn thư cịn Tiểu kết chương Nội dung nghiên cứu chương đánh giá thực trạng hiệu hoạt động Văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc thông qua kết khảo sát, phân tích, đánh giá, thực trạng Từ kết khảo sát, phân tích, đánh giá hạn chế hoạt động Văn phịng HĐND – UBND thành phố Vĩnh n, từ làm sở cho giải pháp kiến nghị góp phần làm tăng hiệu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND 27 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN 3.1 Định hướng phát triển hoạt động văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên 3.1.1 Định hướng phát triển chung Trước tiên cần nâng cao chất lượng nhân xem định hướng mang tính chiến lược Văn phịng HĐND UBND thành phố Vĩnh n Tiếp cần hồn thiện mơ hình tổ chức văn phịng, định hướng đại hóa văn phịng đổi hoạt động quản lý, điều hành văn phòng 3.1.2 Định hướng quan điểm đại hóa hành Để có hành đại, hiệu quả, làm tảng để phát triển kinh tế xã hội địa bàn thành phố Vĩnh Yên cần phải hành động quy luật - Hãy đổi tư Việc đại hóa hành nội dung quan trọng cải cách hành chính, hướng đến việc phục vụ tốt cho người Trong giai đoạn mới, định hướng chung cho quan địa bàn thành phố Vĩnh Yên 100% quan có mạng số liệu chuyên dùng riêng quyền thành phố (MAN) kết nối internet tốc độ cao; cài đặt sử dụng phần mềm quản lý văn bản, điều hành quan, đơn vị, đảm bảo số lượng máy tính bình qn cơng chức Hồn thiện hạ tầng, chun mơn, xây dựng dịch vụ công trực tuyến 3.1.3 Định hướng quy chế làm việc quyền điện tử 28 Xây dựng triển khai thí điểm CSDL dân cư phần mềm dùng chung số quan cấp xã, phường địa bàn thành phố Tiến hành rà soát, khảo sát đơn vị, đánh giá mức độ ưu tiên, tính khả thi cung cấp trực tuyến mức độ trở lên Xây dựng quyền điện tử thân thiện với người dân, phát triển tiện ích đồng mang tính tập trung 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên 3.2.1.Giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức văn phòng - Thứ nhất, quy định rõ vị trí, chức chun mơn trách nhiệm Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên - Thứ hai, thống áp dụng mơ hình tổ chức máy văn phòng theo chức danh bổ nhiệm - Thứ ba, bố trí đủ số lượng cán bộ, nhân viên phận Văn phòng để đưa văn phòng vào hoạt động ổn định đạt hiệu cao Theo văn phịng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên có cán với Chánh văn phịng, Phó Chánh văn phịng chun viên, ngồi cịn có lao động hợp đồng phụ trách công việc chuyên trách khác 3.2.2 Giải pháp nâng cao chất lượng nhân Đây xem giải pháp ưu tiên yếu tố quan trọng hoạt động quan, tổ chức UBND thành phố Vĩnh yên quan tâm bồi dưỡng cán để cán bộ, cơng chức văn phịng có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực đại Đồng thời, đơn vị văn phịng phải ln ln có ý thức đánh giá nhiệm vụ đổi mình, tổng kết làm được, cịn tồn đọng, định phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu công tác phục vụ thông qua việc đảm bảo số lượng nhân sự, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức văn phịng với khóa đào tạo, huấn luyện chun mơn nghiệp vụ, tổ chức tuyển dụng công khai, minh bạch, 29 có chế khuyến khích tuyển dụng người có kinh nghiệm, có lực trình độ cao để tạo động lực làm việc cho cán bộ, nhân viên 3.2.3 Tăng cường trang thiết bị hỗ trợ hoạt động văn phòng Đầu tư trang thiết bị làm việc cho Văn phịng như: máy vi tính, sử dụng hệ thống mạng nội để truyền thông tin nội Văn phòng với phòng, ban…, tận dụng tối đa công nghệ thông tin vào việc khai thác, thu thập thông tin, thực việc chuyển văn bản, thơng tin nhanh chóng kịp thời Phát huy hiệu trang thiết bị văn phòng mát tính Cần quan tâm đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ (tối thiểu 20m2), trang bị đầy đủ thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu thuộc thẩm quyền lưu trữ Văn phòng HĐND UBND thành phố 3.2.4 Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phịng Chú trọng đổi mới, hồn thiện công tác quản lý, điều hành, thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ quản lý nhân sự; kỹ tổ chức, điều hành, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn phịng Phân cơng nhiệm vụ, quyền hạn công chức cách rõ ràng, cụ thể để họ hiểu rõ trách nhiệm mình, tạo tính chun nghiệp hoạt động Văn phòng Học hỏi kinh nghiệm hoạt động, quản lý số quan địa bàn huyện khác Phân bổ thời gian hoạt động phù hợp, hiệu Tăng cường công tác tham mưu, phục vụ giám sát, hướng dẫn hoạt động HĐND thành phố; tổ chức hội nghị chuyên đề, tập huấn; hướng dẫn áp dụng chế độ, sách cán bộ, cơng chức Văn phịng… Nâng cao chức tham mưu Văn phòng HĐND UBND thành phố cách tạo điều kiện thời gian kinh phí, xếp đội ngũ cán cơng chức học tập nâng cao trình độ chun môn, tăng cương khả tham mưu, nghiên cứu đội ngũ chuyên viên, tạo điều kiện cho đội ngũ chuyên viên nắm bắt thực tế sở nhằm thu thập thơng tin phịng ban chun mơn thuộc UBND thành phố từ đưa ý kiến tham mưu sát thực tế 30 - Trong công tác văn thư lưu trữ, lãnh đạo cần quan tâm, bố trí đội ngũ nhân viên làm cơng tác văn thư, lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ; ổn định lâu dài; hạn chế kiêm nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Cần ban hành đầy đủ danh mục hồ sơ quan, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan, quy chế văn thư – lưu trữ quan đầy đủ, kịp thời để thực nghiêm túc Thông tư hướng dẫn Bộ Nội vụ - Trong công tác hội họp, tổ chức hội họp văn phòng HĐND UBND thành phố cần phải đẩy mạnh việc thực chức hậu cần việc chuẩn bị phòng họp, giấy mời họp, thư ký cho phiên họp… - Đối với lãnh đạo văn phịng, cơng tác điều hành hoạt động văn phòng cần xác định mục tiêu, dung hòa mối quan hệ, hoàn thiện kỹ quản lý, nghiệp vụ 3.2.5 Giải pháp phối hợp hiệu công việc HĐND UBND thành phố Vĩnh Yên Cần thống việc xây dựng quy chế làm việc quan tạo thực Cần đặt tiêu chuẩn cụ thể cho chức danh Chánh văn phòng HĐND UBND, tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư phịng, ban chun mơn thuộc UBND thành phố Về cơng tác thơng tin báo cáo để có phối hợp Văn phòng HĐND UBND thành phố Vĩnh Yên phịng ban chun mơn thuộc UBND thành phố cần làm cơng việc như: Lãnh đạo phịng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố cần đôn đốc, nhắc nhở cán cơng chức quan nộp báo cáo phố kịp thời theo quy định thời gian Quy chế làm việc Về nội dung phải rà soát kỹ nội dung, số liệu báo cáo nhằm đảm bảo tính xác cao cho báo cáo Văn phòng HĐND UBND thành phố Vĩnh Yên cần tăng cường biện pháp đôn đốc, nhắc nhở, phối hợp chặt chẽ với phịng, ban chun mơn thuộc 31 UBND thành phố nắm bắt kịp thời đầy đủ thông tin để làm sở tham mưu cho lãnh đạo tốt Về xây dựng thực chương trình cơng tác, văn phịng HĐND UBND thành phố cần phối hợp với phòng ban chuyên mơn tập huấn nâng cao trình độ chun mơn cho cán cơng chức việc xây dựng chương trình cơng tác nhằm tạo chương trình cơng tác hợp lý, tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo Các phịng ban chun mơn xây dựng chương trình công tác cần lấy ý kiến tập thể tầm quan trọng công việc xác định mức độ ưu tiên giải công việc Tiểu kết chương Nội dung chương làm rõ quan điểm, định hướng mục tiêu Đảng, Nhà nước hiệu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện Đồng thời nêu rõ quan điểm, định hướng mục tiêu tỉnh Vĩnh Phúc thành phố Vĩnh Yên hoạt động Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên 32 KẾT LUẬN Trong thời gian vừa qua, văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc kiện toàn tổ chức máy, điều chỉnh hoạt động, nâng cao hiệu giải cơng việc để hồn thành mục tiêu, nhiệm vụ giao Phát huy tốt thành tựu đạt được, với định hướng phát triển quan tâm lãnh đạo, phối hợp nhịp ngành ban, ngành, quan cấp huyện, cấp xã văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc thể vai trò quan trọng tổ chức quyền cấp huyện Để làm điều đó, lãnh đạo, nhân viên văn phòng, quan cấp cố gắng không ngững để thực tốt hoạt động văn phịng, giải khó khăn, thách thức, nâng cao hiệu hoạt động ngày tốt Đề tài “Hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc” dựa sở lý luận khoa học tình hình thực tiễn hoạt động văn phòng HĐND – UBND thành phố, tiến hành nghiên cứu đưa quan điểm, nhận định, tập trung phân tích làm rõ vấn đề hoạt động Từ rút học kinh nghiệm, nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Với phương pháp nghiên cứu áp dụng hợp lý, tình hình hoạt động văn phịng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên nghiên cứu giai đoạn 2013 – 2015, đánh giá kết đạt được, hạn chế nguyên nhân hạn chế trình hoạt động đưa đề xuất mang tính thực tiễn giúp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc Đó thực cơng việc cấp thiết, mang tính thời để kiện tồn máy hành địa phương, hồn thiện máy hành nước ... động Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 19 Chương 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN, TỈNH VĨNH PHÚC... luận văn Chương 1: Cơ sở lý luận thực tiễn hoạt động văn phòng hội đồng nhân dân - uỷ ban nhân dân cấp huyện; Chương 2: Thực tiễn hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố. .. phố Vĩnh Yên; Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên 8 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA