Báo Cáo Tổng Hợp Thực Tập Công Ty Cổ Phần Bảo Hiểm Bưu Điện Thăng Long

Tại đây được sự giúp đỡ của ban Giám đốc công ty, các phòng ban chức năng và các đồng nghiệp nên khả năng thu thập các số liệu của em thuận lợi, giúp cho công việc phân tích, đánh giá c

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ 2

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3

LỜI MỞ ĐẦU 3

PHẦN I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM BƯU ĐIỆN THĂNG LONG 4

1 Thông tin chung về đơn vị 4

2 Bộ máy tổ chức 5

 Nhân sự và phòng ban 5

 Sơ dồ cấu trúc tổ chức 6

 Chức năng các phòng ban tại PTI Thăng Long 7

3 Ngành nghề kinh doanh 8

4 Sứ mệnh kinh doanh 9

5 Tầm nhìn 10

6 Triết lý kinh doanh 10

7 Giá trị cốt lõi 11

8 Tính cách thương hiệu 11

PHẦN II: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG VÀ THỰC TRẠNG 13

1 Một số vấn đề về thông tin và hệ thống thông tin 13

2 Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT, TMĐT của doanh nghiệp 13

3 Thực trạng sử dụng HTTT hỗ trợ quản lý tại các phòng ban 15

4 Thực trạng quản trị HTTT của công ty ( quản trị website) 16

5 Đánh giá chung và đề xuất đề tài khóa luận tốt nghiệp 17

TÀI LIỆU THAM KHẢO 19

PHỤ LỤC 1 Mẫu phiếu điều tra 20

PHỤ LỤC 2 Danh sách nhân viên trả lời điều tra phỏng vấn 24

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Bảng 1 Danh sách phòng ban tại PTI

Thăng Long

Bảng 2 Danh sách bảo hiểm gốc

Bảng 3 Danh sách các hoạt động đầu tư

Bảng 4 Thống kê sơ bộ về trang thiết bị

Sơ đồ 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

PTI Thăng Long

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

BHXCG Bảo hiểm xe cơ giới

BHTSKT Bảo hiểm tài sản kỹ thuật

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập tốt nghiệp là một sự kiện quan trong trong suốt quá trình học tập, nó giúp cho sinh viên có cơ hội được tiếp xúc với các vấn đề thực tế bên ngoài so với lý thuyết đã học

Vì vậy với những kiến thức đã học, em muốn vận dụng kiến thức đó để tiến hành phân tích, đánh giá các lĩnh vực hoạt động thực tiễn cơ bản của doanh nghiệp và củng

cố lại những kiến thức đã học, rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực hành

Do đó để thuận lợi hơn cho công việc thực tập và làm báo cáo tốt nghiệp của

mình, em đã lựa chọn cho mình cơ sở thực tập là Công Ty CP Bảo Hiểm Bưu Điện Thăng Long Tại đây được sự giúp đỡ của ban Giám đốc công ty, các phòng ban chức

năng và các đồng nghiệp nên khả năng thu thập các số liệu của em thuận lợi, giúp cho công việc phân tích, đánh giá các hoạt động thu thập xử lý thông tin, thực trạng xây dựng và sử dụng hệ thống thông tin được thực hiện một cách thuận lợi và nhanh chóng Do vậy đã giúp em hoàn thành tốt quá trình TTTN và hoàn thiện báo cáo tổng hợp của mình

Bản báo cáo thực tập tổng hợp gồm có 2 phần:

Phần thứ nhất: bao gồm các nội dung như các vấn đề cơ bản về sự hình thành và

phát triển của đơn vị, các chức năng nhiệm vụ triết lý kinh doanh của đơn vị, chức năng các phòng ban, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Phần thứ hai: Phân tích các hoạt động, thực trạng thu thập, xử lý thông tin Thực

tế sử dụng hệ thống thông tin như khai thác thông tin từ hệ thống, đánh giá hiệu quả của hệ thống mang lại cho đơn vị Một số vấn đề về quản trị hệ thống thông tin, một

số vấn đề về quản trị chiến lược và marketing TMĐT

Bản báo cáo này được hoàn thành với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của giảng

viên ThS Nghiêm Thị Lịch và các thầy cô trong khoa Tin học Thương mại - Trường

Đại học Thương Mại, các đồng nghiệp, cùng các phòng ban tại công ty CP Bảo Hiểm Bưu Điện Thăng Long Em xin trân thành cám ơn vì nhưng giúp đỡ quý báu đó đã giúp em hoàn thành bản báo cáo này

Trong quá trình thực hiện mặc dù đã có cố gắng nhưng do thời gian và trình độ còn hạn chế nên bản báo cáo không tránh khỏi nhiều sai xót Em rất mong các thầy cô

và các bạn đóng góp ý kiến để bổ sung cho báo cáo được hoàn thiện hơn

PHẦN I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM

BƯU ĐIỆN THĂNG LONG

1 Thông tin chung về đơn vị

Tên đơn vị viết bằng Tiếng Việt: Công ty cổ phần bảo hiểm bưu điện thăng long Tên đơn vị viết bằng Tiếng Anh: Post and Telecommunication Joint Stock

Insurance Corporation

Tên đơn vị viết tắt: PTI

Mã giao dịch chứng khoán: PTI

Địa chỉ trụ sở: 100 THÁI THỊNH – ĐỐNG ĐA –HÀ NỘI

Số điện thoại: 04 35 375 411

Fax: 04 35 376 223

Website của công ty: WWW.PTI.COM.VN

Là đơn vị trực thuộc tổng Công ty Cổ Phần Bảo hiểm Bưu Điện (PTI) tiền thân là Công ty Cổ Phần Bảo hiểm Bưu Điện được được Bộ Tài chính cấp giấy chứng nhận đủ tiêu chuẩn và điều kiện hoạt động kinh doanh bảo hiểm số 10/TC/GCN ngày 18/06/1998, được Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội thành lập theo giấy phép số 3633/GP-UB ngày 01/8/1998 và sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 055051 ngày 12/8/1998

Mục tiêu hành động trong năm 2012 của công ty: Đạt doanh thu bảo hiểm gốc với con số 8 tỉ đồng, chú trọng khai thác hiệu quả (Tỷ lệ bồi thường NV Xe

cơ giới dưới 48%), kiểm soát tốt công nợ khách hàng và quản lý chặt chẽ hóa đơn, ấn chỉ

2 Bộ máy tổ chức

 Nhân sự và phòng ban

Bao gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc, có 100 nhân viên làm việc trong 17 phòng ban Các phòng ban bao gồm:

• Phòng Bảo hiểm Hàng hải

• Phòng Bảo hiểm Hà Đông

• Phòng Bảo hiểm Điện Biên

• Phòng Bảo hiểm Hòa Bình

Bảng 1: các phòng ban trong công ty

P GIám định GIÁM ĐỐC

 Chức năng các phòng ban tại PTI Thăng Long

- Ban giám đốc: Điều hành hoạt động của công ty và hỗ trợ phát triển hệ

thống phân phối,phát triển thị trường Với các quyền hạn triển khai thực

hiện chiến lược, XD KHSXKD tại PTI Thăng Long, điều hành hoạt động và quyết định về nhân sự

- Phòng phát triển kinh doanh: Nghiên cứu, đánh giá thị trường địa

phương, đề xuất phát triển sản phẩm và kênh phân phối Là đầu mối triển khai các chương trình, kế hoạch kinh doanh Đầu mối tổ chức và phát triển các kênh bán hàng, quản lý hệ thống đại lý, tổ chức thực hiện đào tạo đại lý Trực tiếp quản lý và phát triển kênh bán hàng qua VNPost Đầu mối triển khai các chương trình marketing… Có quyền hạn thu thập thông tin về

khách hàng từ các phòng nghiệp vụ, đàm phán với các kênh bán hàng, đối

tác, đại lý về chính sách bán hàng

- Phòng kinh doanh: Khai thác các nghiệp vụ, thực hiện các dịch vụ

khách hàng, chăm sóc khách hàng Thực hiện các chương trình xúc

tiến bán hàng và chính sách bán hàng Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng và cung cấp các phòng liên quan Xây dựng và quản lý

mạng lưới đại lý của phòng Giải quyết bồi thường trong phân cấp

quyền hạn là đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều khoản

hợp đồng

- Phòng bảo hiểm hàng hải: Quản lý toàn bộ hoạt động khai thác, giám

định, bồi thường theo nghiệp vụ của đơn vị Là đầu mối cung cấp điều kiện, điều khoản, tỉ lệ phí bảo hiểm Hỗ trợ, tham gia đàm phán và dự thảo hợp đồng các dịch vụ trên phân cấp Là đầu mối kiểm tra, kiểm soát về nghiệp

vụ và trình ký (ký nháy) các hợp đồng bảo hiểm Đầu mối làm việc với Ban BHHH và Ban Tái của TCT về tái bảo hiểm & ĐKĐK…

Có quyền hạn ra quyết định về công tác nghiệp vụ theo mảng phụ trách

- Phòng bảo hiểm tài sản – kỹ thuật, phòng bảo hiểm xe cơ giới, phòng bảo hiểm con người: Quản lý toàn bộ hoạt động khai thác, giám định, bồi

thường theo nghiệp vụ của đơn vị Là đầu mối cung cấp điều kiện, điều

khoản, tỉ lệ phí bảo hiểm Theo dõi tình hình kinh doanh sản phẩm, thống

kê nghiệp vụ, xây dựng kế hoạch nghiệp vụ Hướng dẫn văn bản nghiệp vụ, đầu mối đào tạo nghiệp vụ cho CBNV và đại lý về sản phẩm Giải quyết bồi thường trên phân cấp của các phòng KD PTI TL, các dịch vụ của phòng

Đầu mối giải quyết bồi thường nghiệp vụ trên phân cấp của PTI TL Và có

quyền hạn ra quyết định về công tác nghiệp vụ theo mảng phụ trách

- Phòng giám định: Giám định toàn bộ các vụ tổn thất trong phân cấp thuộc

tất cả các nghiệp vụ Thống kê báo cáo tình hình tổn thất và giám định Là đầu mối cung cấp thông tin ban đầu về các vụ tổn thất trên phân cấp Quyền

hạn ra quyết định về giám định theo phân cấp

- Phòng tài chính kế toán: Vận hành bộ máy kế toán và quản lý chứng từ

Hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định TCKT của Nhà nước và Tổng công ty Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ thu chi tài chính của các phòng Thực hiện thu chi và hạch toán thu chi theo quy định Xác nhận, đối chiếu, đôn đốc thu hồi công nợ Lập báo cáo quyết toán Quản lý giá trị trên

sổ sách tài sản, quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quản lý hóa đơn, ấn chỉ Quyền hạn quyết định về nghiệp vụ tài chính kế toán theo chính sách của

TCT và quy định của Nhà nước

- Phòng tổng hợp: Thực thi chính sách nhân sự (cơ cấu tổ chức, tuyển

dụng, đào tạo, đánh giá KQCV, trả lương) Thực hiện các nghĩa vụ và chế

độ chính sách người lao động Dịch vụ hậu cần, vận chuyển, văn thư lưu

trữ, lễ tân, thi đua khen thưởng, hành chính quản trị, hệ thống thông tin

Quản lý về hiện vật tài sản, dụng cụ, công cụ, văn phòng phẩm, tài sản thu hồi sau bồi thường Quan hệ chính quyền, địa phương Quyền hạn quyền đề xuất tổ chức thực hiện các công tác nhân sự, hành chính Quyền yêu cầu các phòng cung cấp thông tin về nhân sự Quyền thay mặt công ty giao dịch với

cơ quan chính quyền địa phương

- Trung tâm dịch vụ khách hàng khu vực: Cung cấp thông tin sản phẩm,

chính sách cho khách hàng Nhận phản hồi và thông tin tổn thất, giải đáp

thắc mắc khách hàng Thực hiện hoạt động chăm sóc khách hàng, điều tra nhu cầu khách hàng Khai thác nghiệp vụ và thực hiện công tác bồi thường

Có quyền hạn yêu cầu các phòng liên quan cung cấp thông tin về sản phẩm

và giải đáp khiếu nại khách hàng

3 Ngành nghề kinh doanh

Kể từ khi đi vào hoạt động đến nay, PTI đã đem đến cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ thiết thức, có uy tín trên thị trường PTI thực hiện cung cấp cho khách hàng bao gồm cả khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp hơn 100 sản phẩm bảo hiểm thuộc 4 nhóm sản phẩm chính: Bảo hiểm xe cơ giới, bảo hiểm con người, bảo hiểm tài sản kỹ thuật và bảo hiểm hàng hải

- Kinh doanh bảo hiểm gốc:

 Bảo hiểm sức khỏe và bảo

hiểm tai nạn con người

 Bảo hiểm tài sản kỹ thuật

 Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển đường bộ, đường biển, đường sông, đường sắt

và đường không

 Bảo hiểm trách nhiệm chung

 Bảo hiểm xe cơ giới  Bảo hiểm cháy, nổ

 Bảo hiểm thiệt hại kinh doanh

 Bảo hiểm vệ tinh

 Bảo hiểm hàng không  Bảo hiểm tàu

Bảng 2: danh sách bảo hiểm gốc

- Kinh doanh tái bảo hiểm: Nhận và nhượng tái bảo hiểm đối với tất cả các

nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ

- Giám định tổn thất: Giám định, điều tra, tính toán, phân bổ tổn thất, đại lý giám định tổn thất, yêu cầu người thứ ba bồi hoàn

- Tiến hành hoạt động đầu tư trong các lĩnh vực sau:

 Mua trái phiếu chính phủ  Mua cổ phiếu, trái phiếu doanh

 Gửi tiền tại các tổ chức tín dụng

Bảng 3: Danh sách hoạt động đầu tư

- Các hoạt động khác theo quy định của pháp luật

4 Sứ mệnh kinh doanh

Chiến lược phát triển của PTI là hướng vào thị trường bán lẻ, trong đó chú trọng khách hàng là người tiêu dùng cá nhân Với bối cảnh hiện nay và trong vòng từ 5-10 năm tới, người tiêu dùng Việt Nam sẽ sử dụng nhiều các sản phẩm bảo hiểm cho là cần thiết như: sản phẩm bảo hiểm có tính bắt buộc, sản

phẩm bảo hiểm có tỷ lệ tổn thất cao, cần thiết phải mua (ví dụ bảo hiểm vật chất ô tô ) Chính vì vậy sứ mệnh của PTI là đem đến người tiêu dùng những sản phẩm có tính thiết thực với giá cả cạnh tranh nhất, chất lượng phục vụ tốt (điều đó được hiểu là PTI sẽ chưa đưa ra nhiều sản phẩm đón trước nhu cầu dài hạn) Để trở thành nhà cung cấp sản phẩm bảo hiểm hàng đầu trên thị trường bán lẻ, PTI phải có hệ thống bán hàng rộng khắp Hiện nay và trong vòng 5 năm tới, PTI sẽ dựa vào thế mạnh rộng khắp của mạng lưới Vnpost Hoàn thành được sứ mệnh trên, PTI sẽ là doanh nghiệp đứng đầu trong thị trường bán

lẻ

Vì vậy, PTI cam kết đem lại cho cộng động những sản phẩm bảo hiểm thiết

thực, chất lượng dịch vụ chuẩn mực thông qua hệ thống bán hàng và dịch vụ

khách hàng phủ kín toàn quốc

5 Tầm nhìn

PTI là doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ,

thực sự trở thành “Công ty Bảo hiểm của cộng đồng”

Tầm nhìn của PTI là trở thành doanh nghiệp hàng đầu (có thể đứng đầu) về thị phần bán lẻ trên thị trường bảo hiểm Phi nhân thọ Việt Nam Khi đã đủ mạnh, PTI sẽ là Công ty bảo hiểm lớn, có ảnh hưởng sâu, rộng tới xã hội và thực sự trở thành “Công ty Bảo hiểm của cộng đồng”

6 Triết lý kinh doanh

“Khách hàng là trung tâm - Liên tục đổi mới - Không ngừng sáng tạo.”

- Khách hàng là trung tâm: PTI tồn tại bởi khách hàng lựa chọn, tin tưởng và bảo vệ mình PTI xác định khách hàng là trung tâm, điều đó được hiểu rằng mọi chính sách, quy trình của PTI từ khi xây dựng đến khi thực hiện đều phải đứng trên quan điểm khách hàng và vì lợi ích của khách hàng Khi đã được khách hàng tin tưởng lựa chọn, PTI sẽ tồn tại và phát triển

- Liên tục đổi mới: Đổi mới giúp chúng ta có nhiều sản phẩm mới hấp dẫn hơn, có nhiều chính sách hợp lý hơn để PTI nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng trưởng cao và bền vững Liên tục đổi mới giúp PTI liên tục có lợi thế cạnh tranh trên thị trường, góp phần củng cố vị trí số 1 về bán lẻ

- Không ngừng sáng tạo: Nền tảng của đổi mới là những ý tưởng sáng tạo, nhưng không phải ý tưởng sáng tạo nào cũng tạo nên sự đổi mới Tuy nhiên

không có sáng tạo thì không có đổi mới Không ngừng sáng tạo trong hoạt động kinh doanh giúp cho PTI luôn tạo được hình ảnh mới mẻ, mạnh mẽ trên chặng đường phát triển

7 Giá trị cốt lõi

“ Hợp tác - Chia sẻ - Sáng tạo - Tôn trọng sự khác biệt.”

- Hợp tác: là xu hướng tất yếu của nền kinh tế hiện tại, đó là con đường ngắn nhất để đưa PTI phát triển lên tầm cao mới Hợp tác là sự tin tưởng, giúp đỡ lẫn nhau để đem đến thành công to lớn hơn cho PTI và các đối tác của mình, góp phần tạo một vị thế mới vững chắc - cao hơn cho PTI trên thương trường Thông qua hợp tác, những cá thể xuất sắc của PTI tạo thành một tập thể mạnh mẽ hơn bao giờ hết

- Chia sẻ: là cách làm thiết thực để PTI thể hiện trách nhiệm của mình với cộng đồng xã hội Mặt khác, chia sẻ tạo sự gắn bó, đồng cảm, thân ái, đầy tình người giữa các thành viên PTI, qua đó góp phần tạo sự phát triển bền vững của PTI

- Sáng tạo: Sáng tạo để tạo nên sự khác biệt hơn, hấp dẫn hơn, thiết thực hơn, nhân văn hơn, trên cơ sở đó tạo lợi thế để PTI chiếm lĩnh thị trường, mở rộng thị phần của mình, qua đó đem lại những giá trị mới tốt hơn cho khách hàng và các thành viên đại gia đình PTI

- Tôn trọng sự khác biệt: Thế giới ngày nay phát triển và thay đổi nhanh chóng đến mức, những công thức thành công của ngày hôm qua có thể sẽ là công thức thất bại của ngày mai Để tồn tại và phát triển chúng ta cần nhìn nhận và giải quyết vấn đề theo cách mới, thông minh hơn, sáng tạo hơn, phù hợp hơn với nhu cầu của người tiêu dùng và sự biến động của môi trường kinh doanh Trong khi đó, sự thông minh, sáng tạo thì thường không giống với cách thông thường Do vậy, tôn trọng, ủng hộ và quan tâm nghiêm túc đối với những cái mới, những cái khác biệt sẽ là môi trường thuận lợi nhất cho tinh thần sáng tạo không ngừng phát triển, góp phần tạo

ra sự tăng trưởng nhanh chóng và bền vững của PTI trong tương lai

8 Tính cách thương hiệu

“ Chân thành - Tín nghĩa - Sẻ chia.”

Qua điều tra tâm lý học tiêu dùng trên thị trường thì các nhà tư vấn phát hiện ra rằng nhân tố quyết định hành vi mua hàng được cấu thành bởi các yếu

tố cơ bản sau:

o Cảm xúc thân thiện, gần gũi và thích

o Theo dư luận hay tâm lý đám đông

o Theo phân tích mang tính kỹ thuật (lý trí )

Trong ba yếu tố trên thì yếu tố số một là quan trọng nhất Bên cạnh đó, đối với lĩnh vực bảo hiểm thì ngoài cảm giác thân thiện còn cảm giác tin cậy xuất phát từ nghiên cứu trên, việc xây dựng hình ảnh PTI thông qua hình ảnh người bạn đích thực

Chân thành - Tín nghĩa - Sẻ chia là 3 phẩm chất quan trọng nhất của một người bạn đích thực: đối xử chân thành, không vụ lợi và ồn ào, tôn trọng chữ tín và là người giữ chữ tín, có tính cách nghĩa hiệp, coi khó khăn của bạn là khó khăn của mình và sẵn sàng chia sẻ cả lúc vui lẫn lúc buồn, kể cả khi thành công hay khi gặp hoạn nạn khó khăn đều có PTI bên bạn Một người bạn như vậy sẽ được gắn bó lâu dài - Khi làm được điều đó thì thương hiệu của PTI sẽ tồn tại bền vững và lâu dài trong lòng khách hàng