13 Thạch Lương Giang, Trần Thị Tươi KYHT 20 năm

XÂY DỰNG BỘ SƯU TẬP SỐ NGUỒN TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG ThS Thạch Lương Giang * ThS Trần Thị Tươi ** Tóm tắt: Bài viết đưa số khái niệm ý nghĩa sưu tập số tài liệu nội sinh; phân tích thực trạng nguồn tài liệu số sưu tập số nội sinh Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng; đưa số giải pháp nhằm xây dựng hoàn thiện sưu tập số nguồn tài liệu nội sinh Trung tâm Từ khóa: Nguồn tin nội sinh, sưu tập số, tài liệu số nội sinh Đặt vấn đề Bảo tồn tài liệu nội sinh bảo tồn nguồn học liệu thiết yếu để tạo nguồn thông tin mới, nguồn tài liệu phản ánh tiềm lực, phát triển sở giáo dục với tư cách chủ thể tạo hoạt động nghiên cứu, đào tạo Học viện Ngân hàng coi trọng chất lượng đào tạo nghiên cứu khoa học, xem tiêu chí quan trọng để đánh giá mức độ hồn thành mục tiêu mà Học viện đề chiến lược phát triển là: Trở thành trung tâm nghiên cứu khoa học với hệ thống viện nghiên cứu chuyên ngành gắn với ngành đào tạo, có khả giải vấn đề lý thuyết thực tiễn kinh tế Xuất phát từ u cầu đó, cơng tác thông tin - thư viện Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng (Trung tâm TTTV HVNH) cần có đổi mạnh mẽ nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin - tri thức nâng cao chất lượng đào tạo Học viện, xây dựng sưu tập số bước cần thiết để góp phần giải vấn đề đổi nâng cao lực, chất lượng đào tạo , tài liệu tham khảo cần thiết cho nhà khoa học, cán bộ, giảng viên, sinh viên triển khai hoạt động nghiên cứu Chính vậy, vấn đề lưu trữ, quản lý, khai thác nguồn tin Ban Giám đốc Học việnNgân hàng đặc biệt quan tâm Do đó, yêu cầu cần thiết phải xây dựng sưu tập số nguồn tài liệu nội sinh Trung tâm TT-TV HVNH Khái niệm ý nghĩa sưu tập số tài liệu nội sinh: * Trung tâm Thông tin - Thư viện, Học viện Ngân hàng Trung tâm Thông tin - Thư viện, Học viện Ngân hàng ** Một vài khái niệm Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng: “Nguồn tin nội sinh tổ chức xã hội tập hợp thông tin tạo nên hoạt động tổ chức đó” Nguồn tin nội sinh trường đại học tập hợp thông tin tạo từ hoạt động đào tạo, nghiên cứu trường đại học như: luận án, luận văn, khóa luận, giáo trình, tài liệu học tập, kỷ yếu hội nghị, hội thảo, đề tài nghiên cứu… cán bộ/giảng viên sinh viên trường biên soạn xuất Tài liệu số nội sinh tất tài liệu thư viện thu thập dạng file tiến hành số hố khóa luận, luận văn, luận án, cơng trình nghiên cứu khoa học giảng viên sinh viên toàn trường… Bộ sưu tập số tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu số hố nhiều hình thức khác (văn bản, hình ảnh, audio, video…) chủ đề Mặc dù loại hình tài liệu có khác cách thể hiện, cung cấp giao diện đồng mà qua tài liệu truy cập, tìm kiếm sử dụng dễ dàng Như vậy, thư viện số bao gồm nhiều sưu tập số theo chủ đề khác nhau, tập thể cá nhân tự xây dựng trao đổi, mua bán Có thể nằm lưu trữ thư viện nằm ngồi thư viện thơng qua kênh cung cấp từ phía đối tác Ý nghĩa sưu tập số tài liệu nội sinh: - Bộ sưu tập số tài liệu nội sinh tạo hội bình đẳng cho đối tượng NDT có hội sử dụng nguồn tài liệu hữu ích, giá trị khơng bị giới hạn khơng gian thời gian Bộ sưu tập số tài liệu nội sinh cung cấp nguồn học liệu đặc biệt quan trọng để triển khai hoạt động đào tạo, nghiên cứucủa nhà khoa học, giảng viên sinh viên trình nghiên cứu, giảng dạy học tập - Bộ sưu tập số tài liệu nội sinh đảm bảo tính linh hoạt hiệu trình sử dụng Tính linh hoạt thể chỗ tài liệu số lúc phục vụ cho nhiều đối tượng NDT khác nhau, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, thời gian vị trí địa lý người học Tính hiệu tiết kiệm thời gian kinh phí, giúp NDT dễ tìm kiếm thơng tin cần - Bộ sưu tập số tài liệu nội sinh mở rộng đối tượng phục vụ, kết hợp với phương thức thư viện truyền thống phục vụ có hiệu việc đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, đặc biệt đào tạo theo tín nhiều sở Học viện Giúp cho NDT chủ động có tài liệu qua hệ thống mạng thông tin lúc, nơi - Bộ sưu tập số tài liệu nội sinh lựa chọn tối ưu để bảo tồn lâu dài tài liệu quý hiếm, ngăn chặn rủi ro hủy hoại thời gian, thiên tai, khí hậu tần suất sử dụng Thực trạng nguồn tài liệu số sưu tập số tài liệu nội sinh Trung tâm TT-TV HVNH Ý thức tầm quan trọng tài liệu nội sinh số, nhiều năm qua, Trung tâm kiên trì thu thập lưu trữ tài liệu Giai đoạn năm 2012 - 2013, Trung tâm sử dụng phần mềm mã nguồn mở Dspace việc xây dựng phục vụ truy cập sưu tập số, bao gồm sưu tập số: luận án, luận văn, khóa luận, đề tài nghiên cứu, trích báo tạp chí, giáo trình nhiên chưa có cán chun trách liên quan vấn đề bảo mật thông tin, quyền tác giả nên sưu tập tài liệu số nội sinh tạm dừng sử dụng đồng thời ngừng phục vụ rộng rãi cộng đồng NDT Hiện tại, Trung tâm chưa có phần mềm chuyên dụng để triển khai xử lý, quản lý, khai thác nguồn tài liệu số nội sinh Do đó, Trung tâm cần nhanh chóng lựa chọn giải pháp cơng nghệ thích hợp để tổ chức quản lý, khai thác sử dụng hiệu nguồn tin số nội sinh Sản phẩm - dịch vụ cung cấp: Phương thức phục vụ người dùng tin yêu cầu trực tiếp với cán thư viện sử dụng offline Từ thời gian đến nay, thư viện thực thu thập tài liệu nội sinh điện tử scan tài liệu nội sinh có giá trị cao, kho tài liệu nội sinh số có luận án: 150, luận văn: 1600, khóa luận: 2000, đề tài nghiên cứu khoa học: 100; báo chuyên ngành: 200, giáo trình: 37, dạng file tồn văn Theo quy định công tác lưu chiểu (thuộc Quyết định số 98/QĐ-HVNH ngày 04 tháng 05 năm 2016 việc bổ sung tài liệu thư viện Học viện Ngân hàng), đối tượng: sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh sau bảo vệ thành công phải nộp 01 in 01 file mềm thư viện Bên cạnh đó, thư viện có trì thêm máy scan để số hóa luận án từ năm 2010 trở trước Toàn nguồn tài liệu lưu trữ riêng máy tính lưu thêm ổ cứng di động Tuy nhiên, với máy scan nay, kế hoạch phát triển thêm nguồn tài nguyên số gặp nhiều khó khăn Ngồi tài liệu số thu được, thư viện song song tiến hành số hóa hồi cố số tài liệu quý hiếm, độc bản, có tần suất sử dụng cao như: luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp nhà nước… Việc lựa chọn tài liệu để đưa vào số hố tồn văn thường định sau xem xét số yếu tố sau: Nội dung tài liệu kiểm định công nhận có hữu ích đơng đảo người dùng tin thư viện; Tài liệu tài liệu tham khảo cần thiết công việc giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học mà người dùng tin khơng thể khó tìm thấy đơn vị cung cấp thơng tin khác ngồi Trung tâm TT-TV HVNH …Việc đánh giá yếu tố không làm tuỳ tiện mà thường phải dựa việc lượng hố yếu tố trên, nghĩa phải có số liệu thống kê cụ thể thông số cần thiết cho yếu tố: Thống kê số lượt người dùng tin sử dụng tài liệu đó; thống kê số yêu cầu tin với tài liệu đó; thăm dò ý kiến người dùng nội dung tài liệu; tham khảo ý kiến đóng góp người sử dụng thư viện ý kiến cán thư viện… Giải pháp xây dựng sưu tập số tài liệu nội sinh Để xây dựng sưu tập số tài liệu nội sinh gồm bước: Lựa chọn tài liệu nội sinh đầu vào, thu thập, số hóa nguồn tài liệu nội sinh, tạo siêu liệu liên kết; Lựa chọn phần mềm quản lý xây dựng sở liệu tài liệu số, biên mục tài liệu, vận hành, bảo quản cung cấp liệu, xuất, nhập liệu để trao đổi *Lựa chọn tài liệu nội sinh đầu vào Trung tâm TTTV HVNH khơng thể số hố tồn tài liệu nội sinh có, chúng tơi phải đưa tiêu chí để làm lựa chọn tài liệu cần thiết đưa vào sưu tập như: tài liệu độc bản, tài liệu quý luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành, cấp Nhà nước Ngoài ra, chúng tơi xét tiêu chí nội dung tài liệu, mục tiêu, chức nhiệm vụ thư viện mà lựa chọn tài liệu nội sinh có nội dung phù hợp, tài liệu có tần suất sử dụng cao * Thu thập nguồn tài liệu nội sinh Mặc dù có văn sách thu thập tài liệu nội sinh cán bộ, giảng viên, học viên, nhiên nhiều cán bộ, giảng viên sau bảo vệ thành công luận án không nộp lưu chiểu thư viện Ban Giám đốc Trung tâm cần kiến nghị với Ban Giám đốc Học viện có hình thức xử lý với trường hợp Mặt khác cán làm công tác bổ sung cần sát việc nhắc nhở cán bộ, giảng viên nộp luận văn, luận án Đối với đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành, cấp nhà nước, báo cáo, kỷ yếu hội nghị, hội thảo t hư viện chưa thu thập hiệu Giáo trình, tài liệu học tập… thư viện chưa có chế thu thập số, việc số hóa diễn chậm trễ thiết bị công nghệ nhân lực chưa tập trung để thực cơng việc Vì vậy, thời gian tới, thư viện phải bước phối hợp với Viện nghiên cứu, Khoa/Bộ mơn/ Phòng ban để thu thập đầy đủ nguồn tài liệu quý Giải pháp hữu hiệu làm phong phú sưu tập tài liệu số nội sinh thư viện, thư viện cần trao đổi nguồn tài liệu nội sinh với trường đại học khối ngành địa bàn mở rộng giới Một giải pháp khác phân cơng nhân tìm kiếm tài liệu thích hợp từ trường đại học giới thông qua mạng toàn cầu internet , nhiên phải đảm bảo tiêu chí quyền tài liệu Sau tìm kiếm tài liệu hữu ích, trước đưa vào sưu tập tài liệu nội sinh thư viện cần thiết phải kiểm tra vấn đề quyền cách tìm kiếm SHERPA RoMEO.Trong kết tìm kiếm có thơng báo tình trạng quyền tài liệu tìm ứng với màu sắc Về quyền tài liệu thu thập thư viện: Thời gian tới thư viện cung cấp truy cập mở cho nguồn tài liệu nội sinh tác giả phận tiếp nhận tài liệu cần làm rõ vấn đề pháp lý liên quan đến quyền để bảo đảm thư viện không vi phạm luật quyền * Số hoá nguồn tài liệu nội sinh Đây công đoạn cần đầu tư nhiều công sức, kinh phí lại khâu dễ dàng thực Hiện tại, Trung tâm TTTV HVNH chưa số hóa hết luận văn, luận án bảo vệ trước năm 2012 (do thời gian trước thư viện chưa có quy định bắt buộc việc thu số) Mặc dù Việt Nam có thiết bị số hóa tài liệu (KIRTAS APT 1200) thiết bị BookScan APT 1200 giúp số hóa nguồn tài liệu với số lượng lớn, giá hợp lý đảm bảo chất lượng BGĐ Học viện chưa phê duyệt phương án thuê số hóa Với lượng không lớn tài liệu nội sinh chưa số hóa, phương án thích hợp thư viện kết hợp dùng máy scan với phòng ban khác để số hóa nguồn tài liệu nội sinh * Lựa chọn công nghệ Việc lựa chọn công nghệ để tiến hành thực quan trọng cơng cụ đắc lực giúp ta thực cơng việc quy trình tạo lập vận hành sưu tập số Để sưu tập số phát huy hết tác dụng, thư viện thực tạo lập sưu tập số cần phải có hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng việc lưu trữ, bảo quản, cung cấp liệu quản lý người dùng phần mềm hệ thống có quyền Cũng lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu số hiệu nhằm tạo siêu liệu, cho phép upload tài liệu từ máy trạm người dùng theo lô theo tài liệu riêng lẻ * Biên mục tài liệu số nội sinh Trước sưu tập số tài liệu nội sinh đưa phục vụ, thư viện lựa chọn chuẩn biên mục cho tài liệu đó, phổ biến chuẩn Dublin Core Metadata dùng mô tả nội dung biểu ghi liệu Đây chuẩn biên mục tài liệu số nhiều thư viện giới sử dụng có khả tùy biến cho tiêu chuẩn khác với 15 trường biên mục * Tổ chức lưu trữ khai thác tài liệu số nội sinh Trong thời gian tới Trung tâm TTTV HVNH cần xây dựng phòng đọc trực tuyến tài liệu nội sinh phục vụ nhu cầu thông tin cán bộ, giảng viên sinh viên đảm bảo điều kiện sau: - Cơ sở pháp lý hoàn thiện: Khi tổ chức lưu trữ, khai thác, sử dụng tài liệu số nội sinh môi trường mạng vai trò văn pháp luật việc tạo hành lang pháp lý cần đề cao hết Điều đặc biệt quan trọng xây dựng sưu tập số tài liệu nội sinh vấn đề quyền tác giả Để góp phần hồn thiện hành lang pháp lý lĩnh vực này, HVNH cần tiếp tục ban hành văn quản lý: Quy trình, Quy định xây dựng, sử dụng phòng đọc trực tuyến; Các tiêu chí lựa chọn tài liệu nội sinh cho phép phục vụ mạng diện rộng; Các chuẩn áp dụng sở liệu Hình thành thói quen sử dụng tài liệu độc giả : Với hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lạ phức tạp yếu tố công nghệ chi phối Vì vậy, cán thư viện cần hướng dẫn người dùng tin kỹ tiếp cận sưu tập số tài liệu nội sinh đồng nghĩa với hướng dẫn họ khả hiểu khả thực thao tác tìm kiếm, đọc tải tài liệu Do đó, yêu cầu đặt xây dựng thư viện số giao diện Website thiết kế thân thiện với người dùng, tài nguyên thông tin tổ chức logic khoa học, chuyên mục hỗ trợ độc giả trực tuyến thực nghiêm túc… Cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu hạ tầng kỹ thuật: Để xây thư viện số phục vụ người dùng tin sưu tập tài liệu nội sinh điều kiện quan trọng phải có nguồn kinh phí để đầu tư xây dựng sở vật chất đáp ứng yêu cầu đặt Nếu sở vật chất không đầu tư thích hợp mơ hình trở nên khập khiễng, không đạt hiệu Học viện cần đầu tư kinh phí để tạo dựng sở liệu, mua phần mềm quản lý sở liệu, sở hạ tầng phần cứng phần mềm máy chủ, máy trạm, thiết bị lưu trữ, mạng, phần mềm quản trị TVS Nguồn nhân lực đảm bảo chất lượng: Đội ngũ cán yếu tố định đến thành công việc xây dựng sưu tập số, thư viện số Khi tổ chức khai thác, sử dụng sưu tập số tài liệu nội sinh yêu cầu đặt đào tạo bồi dưỡng nhân lực “chéo” Cán phụ trách phòng đọc, cán số hóa tài liệu bồi dưỡng kiến thức kỹ công nghệ thông tin Kết luận Bộ sưu tập số tài liệu nội sinh nguồn tin vô giá trường đại học, không phản ánh cách đầy đủ, toàn diện tiềm lực thành tựu hoạt động trường mà sở học liệu thiết yếu để tạo nguồn thơng tin Chính vấn đề quản lý, khai thác nguồn tin Học viện Ngân hàng đặc biệt trọng Với thuật ngữ “thư viện không biên giới”, phát triển vượt bậc công nghệ, NDT không cần phải đến thư viện tìm tài liệu tiêu chí “người dùng tin trung tâm”, Trung tâm TT-TV HVNH cố gắng nguồn lực đã, có để xây dựng tổ chức sưu tập số theo chuyên ngành đào tạo Học viện Các sưu tập số tài liệu nội sinh đủ số lượng, thuận tiện sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu cán bộ, sinh viên giai đoạn đổi giáo dục hiên Nếu thư viện thu thập, tổ chức, khai thác tốt nguồn tài liệu nội sinh số tiết kiệm nguồn kinh phí khơng nhỏ cho việc bổ sung tài liệu phục vụ nghiên cứu khoa học, chương trình đào tạo theo học chế tín nhiều sở Học viện TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Hùng (2005), Thông tin: Từ lý luận đến thực tiễn = Information from theory to practice, Văn hóa thơng tin, Hà Nội Thạch Lương Giang, Trần Thị Tươi, Nguyễn Thị Ngọc… (2013), Đề tài nghiên cứu cấp Học viện “Xây dựng Hệ thống Cơ sở liệu phục vụ hoạt động đào tạo nghiên cứu Học viện Ngân hàng ” Trung tâm Thông tin - Thư viện (4/2014), Chiến lược phát triển Hệ thống Thư viện Học viện Ngân hàng đến năm 2020 Trung tâm Thông tin - Thư viện (5/2014), Báo cáo trạng hệ thống Thư viện Học viện Ngân hàng Nguyễn Thanh Trà, Trần Thị Tươi, Thạch Lương Giang (2015), Đề tài nghiên cứu cấp Học viện “Phát triển dịch vụ thông tin – thư viện phục vụ đào tạo theo tín Hệ thơng thư viện Học viện Ngân hàng ” ... Nguyễn Hữu Hùng (200 5), Thông tin: Từ lý luận đến thực tiễn = Information from theory to practice, Văn hóa thơng tin, Hà Nội Thạch Lương Giang, Trần Thị Tươi, Nguyễn Thị Ngọc… (2 013) , Đề tài nghiên... (4 /201 4), Chiến lược phát triển Hệ thống Thư viện Học viện Ngân hàng đến năm 202 0 Trung tâm Thông tin - Thư viện (5 /201 4), Báo cáo trạng hệ thống Thư viện Học viện Ngân hàng Nguyễn Thanh Trà, Trần. .. TT-TV HVNH Ý thức tầm quan trọng tài liệu nội sinh số, nhiều năm qua, Trung tâm kiên trì thu thập lưu trữ tài liệu Giai đoạn năm 201 2 - 2 013, Trung tâm sử dụng phần mềm mã nguồn mở Dspace việc xây