II.10 13.Du thao II.4.10 11 12 13

TCVN T I Ê U C H U Ẩ N Q U Ố C G I A TCVN xxx: 2015 Xuất lần TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT MÔ TẢ QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ VÀ QUẢN LÝ QUI TRÌNH NGHỆP VỤ DỮ LIỆU ĐẶC TẢ VÀ KHUÔN DẠNG DỮ LIỆU ĐẶC TẢ MƠ TẢ QUI TRÌNH VÀ QUẢN LÝ QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ Technical standards describe business processes and business process management Metadata and metadata format describes the processes and business processes management HÀ NỘI – 2015 TCVN xxx: 2015 TCVN xxx: 2015 Mục lục Phạm vi áp dụng Tài liệu viện dẫn Thuật ngữ định nghĩa Ký hiệu thuật ngữ viết tắt Error! Bookmark not defined Dữ liệu đặc tả mơ tả qui trình nghiệp vụ Error! Bookmark not defined 5.1 Loại (Category) Error! Bookmark not defined 5.2 Tên Error! Bookmark not defined 5.3 Định danh Error! Bookmark not defined 5.4 Khoảng thời gian Error! Bookmark not defined 5.5 Miêu tả Error! Bookmark not defined 5.6 Thực thể liên quan Error! Bookmark not defined 5.7 Lịch sử thay đổi Error! Bookmark not defined Khuôn dạng lưu trữ liệu đặc tả Error! Bookmark not defined 6.1 Loại (Category) Error! Bookmark not defined 6.2 Tên Error! Bookmark not defined 6.3 Định danh Error! Bookmark not defined 6.4 Khoảng thời gian Error! Bookmark not defined 6.5 Thực thể liên quan Error! Bookmark not defined 6.6 Lịch sử thay đổi Error! Bookmark not defined Mô tả quản lý qui trình nghiệp vụ Error! Bookmark not defined Yêu cầu mô tả quản lý qui trình nghiệp vụ Error! Bookmark not defined Yêu cầu liệu đặc tả mơ tả quản lý qui trình nghiệp vụ Error! Bookmark not defined 9.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thời điểm khởi tạo, chuyển, phê duyệt Error! Bookmark not defined 9.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý sau thời điểm khởi tạo, chuyển, phê duyệt Error! Bookmark not defined 10 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác khởi tạo Error! Bookmark not defined 10.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thời điểm khởi tạo Error! Bookmark not defined 10.1.1 Định danh (Identifier) Error! Bookmark not defined 10.1.2 Đối tượng (Agent) Error! Bookmark not defined 10.1.3 Thao tác khởi tạo Error! Bookmark not defined 10.1.4 Quan hệ (Relation) Error! Bookmark not defined TCVN xxx: 2015 10.1.5 Quyền khởi tạo (Right) Error! Bookmark not defined 10.1.6 Miêu tả (Description) Error! Bookmark not defined 10.1.7 Qui định (Mandate) Error! Bookmark not defined 10.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý sau thời điểm sau khởi tạo Error! Bookmark not defined 10.2.1 Kiểm tra tính tồn vẹn (Integrity check) Error! Bookmark not defined 10.2.2 Lịch sử (History) Error! Bookmark not defined 11 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác chuyển Error! Bookmark not defined 11.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thời điểm chuyển Error! Bookmark not defined 11.1.1 Định danh (Identifier) Error! Bookmark not defined 11.1.2 Đối tượng (Agent) Error! Bookmark not defined 11.1.3 Thao tác chuyển Error! Bookmark not defined 11.1.4 Quan hệ (Relation) Error! Bookmark not defined 11.1.5 Quyền chuyển (Right) Error! Bookmark not defined 11.1.6 Miêu tả (Description) Error! Bookmark not defined 11.1.7 Qui định (Madate) Error! Bookmark not defined 11.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý sau thời điểm sau chuyển Error! Bookmark not defined 11.2.1 Kiểm tra tính tồn vẹn (Integrity check) Error! Bookmark not defined 11.2.2 Lịch sử (History) Error! Bookmark not defined 12 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác phê duyệt Error! Bookmark not defined 12.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thời điểm phê duyệt Error! Bookmark not defined 12.1.1 Định danh (Identifier) Error! Bookmark not defined 12.1.2 Đối tượng (Agent) Error! Bookmark not defined 12.1.3 Thao tác phê duyệt Error! Bookmark not defined 12.1.4 Quan hệ (Relation) Error! Bookmark not defined 12.1.5 Quyền phê duyệt (Right) Error! Bookmark not defined 12.1.6 Miêu tả (Description) Error! Bookmark not defined 12.1.7 Qui định (Madate) Error! Bookmark not defined 12.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý sau thời điểm sau phê duyệt Error! Bookmark not defined 12.2.1 Kiểm tra tính tồn vẹn (Integrity check) Error! Bookmark not defined 12.2.2 Lịch sử (History) Error! Bookmark not defined 13 Khuôn dạng lưu trữ liệu đặc tả Error! Bookmark not defined 13.1 Định danh (Identifier) Error! Bookmark not defined 13.2 Đối tượng (Agent) Error! Bookmark not defined 13.3 Thao tác (Operation) Error! Bookmark not defined 13.4 Lịch sử (History) Error! Bookmark not defined 13.5 Quan hệ (Relation) Error! Bookmark not defined 13.6 Quyền (Right) Error! Bookmark not defined TCVN xxx: 2015 13.7 Kiểm tra tính tồn vẹn (Integrity check) Error! Bookmark not defined 13.8 Miêu tả (Desription) Error! Bookmark not defined 13.9 Qui định (Mandate) Error! Bookmark not defined Phụ lục A (Tham khảo) TCVN ISO 8601 – Biểu diễn Ngày Thời gian Error! Bookmark not defined Phụ lục B (Tham khảo) Các loại quan hệ Error! Bookmark not defined Phụ lục C (Tham khảo) Các sơ đồ tên quan hệ Error! Bookmark not defined Phụ lục D (Tham khảo) Lược đồ định danh Error! Bookmark not defined Phụ lục E (Tham khảo) Sơ đồ vai trò quan hệ Error! Bookmark not defined Phụ lục E (Tham khảo) Lược đồ quyền khởi tạo, chuyển, phê duyệt Error! Bookmark not defined Thư mục tài liệu tham khảo Error! Bookmark not defined TCVN xxx: 2015 Lời nói đầu TCVN xxx: 2015 xây dựng sở tiêu chuẩn tham khảo như: ISO 230811:2006, Information and documentation Records management processes Metadata for records Part 1: Principles (Thơng tin tư liệu – Qui trình quản lý hồ sơ – Dữ liệu đặc tả cho hồ sơ – Phần 1: Nguyên lý); ISO 23081-2:2009, Information and documentation Managing metadata for records Part 2: Conceptual and implementation issues (Thông tin tư liệu – Quản lý liệu đặc tả hồ sơ liệu – Phần 2: Khái niệm vấn đề triển khai); Australian Government Recordkeeping Metadata Standard, Version 2.0 (Tiêu chuẩn liệu đặc tả lưu giữ hồ sơ liệu phủ Úc, Phiên 2.0), 2008 – AGRkMS Queensland recordkeeping metadata standard and guideline, Version 1.1 (Hướng dẫn Tiêu chuẩn liệu đặc tả lưu giữ hồ sơ liệu bang Queensland, Phiên 1.1) – QRKMS TCVN xxx: 2015 Viện Công nghệ thông tin, Đại học Quốc gia Hà Nội biên soạn, Bộ Thông tin Truyền thông đề nghị,Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học Công nghệ công bố TCVN xxx: 2015 TCVN xxx: 2015 TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN xxx: 20154 Tiêu chuẩn kỹ thuật mơ tả qui trình nghiệp vụ quản lý qui trình nghiệp vụ Dữ liệu đặc tả khuôn dạng liệu đặc tả mơ tả qui trình quản lý qui trình nghiệp vụụ Technical standards describe business processes and business process management Metadata and metadata format describes the processes and business processes management Phạm vi áp dụng Trọng tâm tiêu chuẩn kĩ thuật liệu đặc tả cần cho trình quản lý hồ sơ, cụ thể tiêu chuẩn xác định thuộc tính liệu đặc tả mơ tả, ghi lại qui trình nghiệp vụ bao gồm chuỗi thao tác đơn lẻ như: khởi tạo, chuyển, phê duyệt Tiêu chuẩn kỹ thuật qui định khuôn dạng lưu trữ liệu đặc tả mô tả việc quản lý qui trình nghiệp vụ bao gồm thao tác khởi tạo, chuyển, phê duyệt hoạt động nghiệp vụ trình quản lý hồ sơ liệu Việc áp dụng tiêu chuẩn đảm bảo việc quản lý hiệu liệu đặc tả sử dụng việc quản lý hệ thống nghiệp vụ Tiêu chuẩn kỹ thuật qui định liệu đặc tả mơ tả việc quản lý qui trình nghiệp vụ hoạt động nghiệp vụ trình quản lý hồ sơ liệu Việc áp dụng tiêu chuẩn đảm bảo việc quản lý hiệu thao tác khởi tạo, chuyển, phê duyệt vào hệ thống nghiệp vụ Tiêu chuẩn áp dụng cho tất quan nhà nước doanh nghiệp Áp dụng cho việc quản lý hồ sơ công cộng định dạng Tiêu chuẩn đặc biệt liên quan đến quan nhà nước trình thiết kế triển khai hệ thống ICT để tạo quản lý hồ sơ bao gồm hệ thống quản lý hồ sơ tài liệu điện tử (eDRMS) Tài liệu viện dẫn Các tài liệu viện dẫn sau cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn Đối với tài liệu viện dẫn ghi năm cơng bố áp dụng nêu Đối với tài liệu viện dẫn không ghi năm cơng bố áp dụng phiên nhất, bao gồm sửa đổi TCVN xxx: 2015 TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001), Thông tin tư liệu – Quản lý hồ sơ – Phần 1: Yêu cầu chung ISO 23081-1:2006; Information and documentation Records management processes Metadata for records Part 1: Principles (Thơng tin tư liệu – q trình quản lý hồ sơ liệu – Dữ liệu đặc tả Phần 1: Nguyên lý) Thuật ngữ định nghĩa 3.1 Hồ sơ (record) Thông tin tạo ra, nhận trì chứng thơng tin tổ chức cá nhân việc thực nghĩa vụ pháp lý giao dịch nghiệp vụ Error! Reference source not found 3.2 Đối tượng (agent) Cá nhân, nhóm làm việc tổ chức chịu trách nhiệm tham gia vào việc tạo ra, ghi chụp lại hồ sơ và/hoặc qui trình quản lý hồ sơ Error! Reference source not found 3.3 Dữ liệu đặc tả (metadata) Dữ liệu mô tả ngữ cảnh, nội dung cấu trúc hồ sơ việc quản lý chúng theo thời gian Error! Reference source not found 3.4 Trường (property) Một thành phần đơn liệu đặc tả, đơn vị đơn thông tin 3.5 Trường (sub property) Một thành phần thuộc Thuộc tính, mơ tả ngữ nghĩa giá trị Thuộc tính 3.6 Thực thể (entity) Bất kì thứ cụ thể trừu tượng tồn tại, tồn tồn tại, bao gồm mối liên kết thứ Error! Reference source not found 3.7 Dữ liệu đặc tả hồ sơ lưu trữ (recordkeeping metadata) Dữ liệu mô tả ngữ cảnh, nội dung cấu trúc hồ sơ quản lý chúng theo thời gian Error! Reference source not found TCVN xxx: 2015 Thơng tin có cấu trúc bán cấu trúc phép việc tạo, quản lý sử dụng hồ sơ theo thờ i gian qua miền Dữ liệu đặc tả hồ sơ lưu trữ sử dụng để xác định, xác thực ngữ cảnh hóa hồ sơ người, qui trình (quá trình) hệ thốn g tạo, quản lý, trì sử dụng chúng Error! Reference source not found 3.8 Dữ liệu đặc tả mô tả thao tác truy cập Dữ liệu mô tả thông tin, nội dung thao tác truy cập vào Hồ sơ 3.9 Đối tượng (agent) Cá nhân, nhóm cơng tác tổ chức chịu trách nhiệm tham gia vào việc khởi tạo, chuyển, phê duyệt, cập nhật, chỉnh sửa, cấp quyền, thừa kế trao đổi hồ sơ liệu và/hoặc qui trình quản lý hồ sơ cá nhân, nhóm cơng tác tổ chức quản lý hoạt động 3.10 Hệ thống (systems) Tập phần tử tương quan tương tác [Nguồn: ISO 9000:2005, định nghĩa 3.2.1] 3.11 Hệ thống hồ sơ liệu (records systems) Hệ thống thông tin để thu nhận, quản lý cung cấp khởi tạo, chuyển, phê duyệt đến hồ sơ liệu theo thời gian CHÚ THÍCH Phù hợp với định nghĩa 3.17 ISO 15489-1:2001 3.12 Hệ thống quản lý hồ sơ liệu (records management system) Hệ thống đạo kiểm soát tổ chức mặt hồ sơ liệu 3.13 Lập tài liệu (động từ) (document) Ghi lại, chứng minh ghi lại để lấy lại sau 3.14 Lược đồ mã hóa (encording scheme) Danh sách kiểm soát tất giá trị chấp nhận ngơn ngữ tự nhiên và/hoặc chuỗi văn cú pháp mã hóa thiết kế để xử lý máy 10 TCVN xxx: 2015 3.15 Phân loại (classification) Định danh sắp xếp có hệ thống hoạt động nghiệp vụ và/hoặc hồ sơ liệu vào danh mục phân loại theo qui ước có cấu trúc lơ-gich, phương pháp qui tắc theo thủ tục thể hệ thống phân loại 3.16 Quản lý qui trình nghiệp vụ (business processes management) Là hoạt động quản lý có trách nhiệm kiểm sốt hiệu có hệ thống thao tác khởi tạo, chuyển, phê duyệt hồ sơ liệu Bao gồm trình thu nhận trì chứng thơng tin thao tác khởi tạo, chuyển, phê duyệt hồ sơ liệu 3.17 Tài liệu (documents) Thông tin đối tượng ghi lại mà xử lý đơn vị 3.18 Theo dõi (tracks) Việc tạo lập, thu giữ trì thơng tin việc di chuyển sử dụng hồ sơ liệu 3.19 Thực thể liên quan (Related entity) Thực thể có liên quan đến hành động, thao tác hệ thống quản lý hồ sơ Trong tiêu chuẩn có thực thể có liên quan đến thao tác khởi tạo, chuyển, phê duyệt đối tượng vào hồ sơ liệu: Đối tượng khởi tạo, chuyển, phê duyệt – Xác định đối tượng thực thao tác khởi tạo, chuyển, phê duyệt Hồ sơ khởi tạo, chuyển, phê duyệt – Xác định hồ sơ mà đối tượng khởi tạo, chuyển, phê duyệt 3.20 Tổ chức (organization) Người nhóm người có chứng riêng họ với trách nhiệm, quyền hạn mối quan hệ để đạt mục tiêu 3.21 Cú pháp liệu đặc tả (metadata syntax) quy tắc tạo trường cấu trúc trường liệu đặc tả, biểu diễn qua số ngôn ngữ đánh dấu ngơn ngữ lập trình khác 11 TCVN xxx: 2015 3.22 Kho lưu trữ liệu đặc tả (metadata database) sở liệu lưu trữ liệu đặc tả để bảo đảm tính qn, độ tin cậy tính sẵn có thơng tin khởi tạo 3.23 Nội dung liệu đặc tả (metadata content) gia trị gán cho trường trường liệu đặc tả 12 ... defined 11. 1.2 Đối tượng (Agent) Error! Bookmark not defined 11. 1.3 Thao tác chuyển Error! Bookmark not defined 11. 1.4 Quan hệ (Relation) Error! Bookmark not defined 11. 1.5... defined 12. 1.3 Thao tác phê duyệt Error! Bookmark not defined 12. 1.4 Quan hệ (Relation) Error! Bookmark not defined 12. 1.5 Quyền phê duyệt (Right) Error! Bookmark not defined 12. 1.6... defined 13. 3 Thao tác (Operation) Error! Bookmark not defined 13. 4 Lịch sử (History) Error! Bookmark not defined 13. 5 Quan hệ (Relation) Error! Bookmark not defined 13. 6