Kỹ năng ra quyết định trong quản trị

Chẳng ai có quyết định đúng đắn ở tất cả mọi lúc. Nhưng nếu bạn có các kỹ năng ra quyết định và biết cách phát triển các kỹ năng đó, bạn có thể làm cho cơ hội thành công trong cuộc sống củ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTIỂU LUẬNMÔN QUẢN TRỊ HỌCTÊN ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊGVHD: TS. NGUYỄN THANH HỘI.NHÓM THỰC HIỆN: 07KHÓA: 04; LỚP: 001TP. HCM Tháng 11 năm 2007 DANH SÁCH NHÓM TRÌNH BÀY: 1. Phan Long Yên Ánh2. Châu Xuân Trường Du3. Lương Hiệp4. Nguyễn Thị Kim Hương5. Lê Quốc Khánh6. Đoàn Trần Đăng Khoa7. Huỳnh Vĩnh Khuyên8. Nguyễn Văn Luyện9. Trần Thị Kim Thanh10. Nguyễn Hoàng Thông11. Nguyễn Thị Thanh Thủy12. Nguyễn Ngọc Thuyết13. Đoàn Bảo Trí NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN . KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘIMỤC LỤCI. Ra quyết định là gi? .1I.1 Khái niệm quyết định quản trị 1I.2 Khái niệm ra quyết định .2II. Tại sao chúng ta phải ra quyết định? .5II.1 Tầm quan trọng của việc ra quyết định .5II.2 Tại sao phải ra quyết định? 5III. Thực hiện ra quyết định như thế nào? .5III.1 Các phương pháp ra quyết định .5III.1.1 Phương pháp độc đoán .6III.1.2 Phương pháp phát biểu cuối cùng 6III.1.3 Phương pháp nhóm tinh hoa .6III.1.4. Phương pháp cố vấn 7III.1.5. Phương pháp luật đa số .7III.1.6. Phương pháp nhất trí .8III.2 Quy trình ra quyết định .9III.2.1. Xác định vấn đề 9III.2.2. Liệt kê các yếu tố ảnh hưởng 11III.2.3. Thu thập thông tin về các yếu tố .11III.2 4. Đưa ra các giải pháp .11III.2.4.1 Suy nghĩ sáng tạo 12III.2.4.2 Sử dụng phương thức động não .12III.2.5 Chọn giải pháp tối ưu: .14III.2.6. Thực hiện quyết định và đánh giá quyết định 14III.2.6.1 Thực hiện quyết định .15III.2.6.2 Đánh giá quyết định 15IV. Người ra quyết định trong quản trị, họ cần những kỹ năng gì?IV.1 Người ra quyết định trong quản trị 16IV.2 Phẩm chất cần thiết của người ra quyết định .16V. Bài tập tình huống 17V.1 Tình huống 17V.2 Giài pháp .17 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘIKỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊChẳng ai có quyết định đúng đắn ở tất cả mọi lúc. Nhưng nếu bạn có các kỹ năng ra quyết định và biết cách phát triển các kỹ năng đó, bạn có thể làm cho cơ hội thành công trong cuộc sống của bạn tăng lên. Vậy kỹ năng ra quyết định là gì? Các bước để thực hiện quyết định của bạn như thế nào? Chúng ta sẽ cùng nhau đề cập về vấn đề này. I. Ra quyết định là gì?I.1. Khái niệm Quyết định quản trị− Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện tượng của hệ thống đó.− Phân loại quyết định quản trị:GÓC ĐỘTIẾP CẬNCÁC LOẠIQUYẾT ĐỊNHNHẬN XÉTTheo tính chất  Quyết định chiến lược. Quyết định chiến thuật. Quyết định tác nghiệp Liên quan mục tiêu tổng quát, hoặc dài hạn. Liên quan mục tiêu hẹp như mục tiêu của các bộ phận chức năng. Liên quan đến điều hàng công việc hàng ngày.Theo thời gian  Quyết định dài hạn. Quyết định trung hạn. Quyết định ngắn hạn Hơn một chu kỳ hoạt động Trong một chu kỳ Ngắn hơn một chu kỳ.Theo chức năng quản trị Quyết định tổ chức. Quyết định điêu khiển. Quyết định kiểm soát. Liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động. Bộ máy tổ chức, phân quyền. Cách thức lãnh đạo và động viên. Tiêu chuân kiểm soát và hình thức kiểm soát.Theo cách soạn thảo Quyết định chương trình có sẵn. Quyết định không theo chương trình. Các hoạt động lặp lại, ít thay đổi, gắn với kế hoạch chuẩn. Những vấn đề biến động phức tạp, không chắc chắn, không lặp lại, quyết định có tính rủi ro cao. Thường gắn với quản trị viên cấp cao, thích hộp với loại kế hoạch chuyên biệt.Nhóm thực hiện: 07 Trang: 1 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘIII.2 Khái niệm ra quyết địnhRa quyết định liên quan đến giải quyết vấn đề và giải quyết vấn đề cần phải ra quyết định. Vì vậy không cần thiết phải tách hai từ này ra. Chúng ta sẽ đồng thời xem xét việc giải quyết vấn đề về việc ra quyết định.* Khái niệm: Ra quyết định là sự lựa chọn một giải pháp tốt nhất (hợp lý nhất) cho vấn đề đã xác định.Nhà quản trị luôn luôn ra quyết định, và ra quyết định là một trong những kỹ năng chủ yếu của nhà quản trị. Bạn luôn luôn được mời ra quyết định và thực hiện quyết định. Chất lượng và kết quả của quyết định của bạn có khả năng ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến nhân viên và tổ chức của bạn. Điều chủ yếu là bạn phải biết tối đa hóa khả năng ra quyết định của bạn nếu bạn muốn trở thành một thà quản trị thực sự có hiệu quả.– Kỹ năng ra quyết định là một loạt các kết luận và hoạt động của bản thân để đưa ra một quyết định đảm bảo đạt được một kết quả nào đó theo mong muốn của bản thân – Tính chất: • Tính khoa học & nghệ thuật• Nội dung & tác nghiệp cơ bản của nhà quản trị• Gắn liền với quá trình thông tin• Ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của tổ chức– Phân loại:• Quyết định theo chuẩn: các quyết định có tính hằng ngày, dựa vào qui trình có sẵn, đã hình thành tiền lệ.• Quyết định cấp thời.• Quyết định có chiều sâu: cần suy nghĩ, ra kế hoạch.Quyết định theo chuẩnQuyết định theo chuẩn bao gồm những quyết định hàng ngày theo lệ thường và có tính chất lặp đi lặp lại. Giải pháp cho những quyết định loại này thường là những thủ tục, luật lệ và chính sách đã được quy định sẵn. Quyết định loại này tương đối đơn giản do đặc tính lặp đi lặp lại của chúng. Bạn có khuynh hướng ra những quyết định này bàng cách suy luận logic và tham khảo các qui định có sẵn. Vấn đề có thể phát sinh nếu bạn không thực hiện theo đúng các qui tắc sẵn có.Dĩ nhiên là có những quyết định theo chuẩn không được trực tiếp giải quyết bằng những qui trình của tổ chức. Nhưng bạn vẫn có khuynh hướng ra những quyết định loại này gần như một cách tự động. Vấn đề thường chỉ nẩy sinh nếu bạn không nhạy cảm và không biết tác động đúng lúc. Một lời cảnh giác cho bạn: không nên để những quyết định theo chuẩn trở thành những chứng cứ biện hộ cho những quyết định cẩu thả hoặc tránh né.Nhóm thực hiện: 07 Trang: 2 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘIVí dụ: Mua 1 máy in cho cô thư ký đánh máy vi tính. (theo chuẩn)Quyết định cấp thờiQuyết định cấp thời là những quyết định đòi hỏi tác động nhanh và chính xác và cần phải được thực hiện gần như tức thời. Đây là loại quyết định thường nảy sinh bất ngờ không được báo trước và đòi hỏi bạn phải chú ý tức thời và trọn vẹn. Tình huống của quyết định cấp thời cho phép rất ít thời gian để hoạch định hoặc lôi kéo người khác vào quyết định.Ví dụ: Chuyến bay đến trễ. Giám đốc hãng hàng không Vietnam Airlines phải gặp hành khách và quyết định xem nên để họ chờ / cho họ về nhà. (cấp thời)Quyết định có chiều sâuQuyết định có chiều sâu thường không phải là những quyết định có thể giải quyết ngay và đòi hỏi phải có kế hoạch tập trung, thảo luận và suy xét. Đây là loại quyết định thường liên quan đến việc thiết lập định hướng hoạt động hoặc thực hiện các thay đổi. Chúng cũng là những quyết định gây ra nhiều tranh luận, bất đồng và xung đột. Những quyết định có chiều sâu thường đòi hỏi nhiều thời gian và những thông tin đầu vào đặc biệt. Điểm thuận lợi đối với quyết định loại này là bạn có nhiều phương án và kế hoạch khác nhau để lựa chọn.Quyết định có chiều sâu bao gồm quá trình chọn lọc, thích ứng, và sáng tạo hoặc đổi mới. Việc chọn lọc từ những phương án của quyết định cho phép đạt được sự thích hợp tốt nhất giữa quyết định sẽ được thực hiện và một số giải pháp đã được đem thực nghiệm. Tính hiệu quả của bạn tùy thuộc vào việc bạn chọn quyết định, quyết định này phải được chấp thuận nhiều nhất, sinh lợi và hiệu quả nhất.Ví dụ: Mua 10 máy vi tính cho các nhân viên gồm 6 kỹ sư & 4 cô thư ký. (có chiều sâu) Ngoài ra, còn có cách phân loại theo các tiêu chí sau:Cách phân loại Loại quyết định Nhận xétTheo tính chất• Chiến lược• Chiến thuật.• Tác nghiệp• Liên quan mục tiêu tổng quát, dài hạn• Liên quan mục tiêu hẹp, như mục tiêu của bộ phận chức năng• Liên quan điều hành công việc hàng ngàyTheo thời gian• Dài hạn• Trung hạn• Ngắn hạn• Hơn một chu kỳ hoạt động• Trong một chu kỳ hoạt động• Ngắn hơn một chu kỳNhóm thực hiện: 07 Trang: 3 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘICách phân loại Loại quyết định Nhận xétTheo chức năng quản trị• Quyết định kế hoạch• Quyết định tổ chức• Quyết định điều khiển• Quyết định kiểm soát• Mục tiêu và phương thức hoạt động• Bộ máy tổ chức, phân quyền• Cách thức lãnh đạo và động viên• Tiêu chuẩn và hình thức kiểm soátTheo cách soạn thảo• Quyết định theo chương trình có sẵn• Quyết định không theo chương trình• Các hoạt động lặp lại, ít thay đổi, gắn với kế hoạch chuẩn• Những vấn đề biến động phức tạp, không chắc chắn, không lặp lại, rủi ro cao. Thường gắn với quản trị viên cấp cao, hợp vói loại kế hoạch chuyên biệt– Chức năng:• Đinh hướng: Gắn với mục tiêu chung của doanh nghiệp• Bảo đảm: Có đủ nguồn lực để thực hiện • Phối hợp: Xác định rõ chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị • cá nhân tham gia vào việc thực hiện quyết định.• Cưỡng bức & động viên: Buộc đối tượng bị quản trị phải thi hành* Để thực hiện được những chức năng đó, cần có các yêu cầu sau:• Tính khoa học: Nhận thức đúng quy luật và dựa vào nguồn thông tin chính xác, đầy đủ. • Tính thống nhất: Không có sự mâu thuẩn & xung đột với các quyết định khác.• Đúng thẩm quyền: Nằm trong phạm vi quyền hạn & trách nhiêm• của cấp bật quản trị. • Cụ thể về thời gian: Thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. • Có địa chỉ rõ ràng: Đối tượng phải thi hành là ai? Nơi ra quyết định & nơi thực hiện quyết định.• Đúng lúc: Phù hợp với những điều kiện bên trong và bên ngoài.– Yêu cầu:• Khách quan & thực tếNhóm thực hiện: 07 Trang: 4 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI• Thống nhất• Đúng thẩm quyền• Đinh hướngo Rõ ràngo Dễ hiểu• Cụ thể về thời gian• Kip thờiII. Tại sao chúng ta phải ra quyết định?II.1 Tầm quan trọng của việc ra quyết định:Trong cuộc sống cũng như trong công việc, mỗi người trong chúng ta hàng ngày đều phải đối mặt với rất nhiều vấn đề khó khăn từ dễ đến khó. Đó có thể chỉ đơn giản là quyết định mua một món hàng mình thích, ăn một món ăn lạ, …Hay nhiều khi là một quyết định có tính trọng đại ảnh hưởng đến không chỉ chính cá nhân của người ra quyết định mà còn rất nhiều người khác, thậm chí mang tính quốc gia hoặc quốc tế. Có thể việc 1 chàng trai đắn đo lựa chọn con đường học vấn sẽ theo không phải là 1 chuyện gì ghê gớm, đơn giản nó chỉ có thể ảnh hưởng đến chính cuộc sống của người ra quyết định, hay hơn nữa là gia đình và những người có liên quan. Nhưng nếu suy nghĩ rộng ra và đặt ra giả định cụ thể, ta mới có thể thấy hết được tầm quan trọng của việc ra quyết định và ảnh hưởng to lớn của nó đối với cuộc sống.• Tầm quan trọng của việc ra quyết định• Ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức, doanh nghiệp và gián tiếp đến xã hội, quốc gia, quốc tế,…Vậy quyết định có ảnh hưởng dây chuyền, vì vậy mỗi Nhà Quản trị phải thận trọng và chịu trách nhiệm trong quyết định của mìnhII.2 Tại sao phải ra quyết địnhCuộc sống là một chuỗi các sự kiện, các vấn đề xảy ra hàng ngày mà ta phải đối mặt. Mỗi một vấn đề thường có rất nhiều cách giải quyết từ nhiều góc độ khác nhau. Vì vậy, việc đưa ra quyết định cho riêng mình, riêng một tổ chức nào đó là cách duy nhất mà chúng ta phải chịu trách nhiệm với cuộc sống và thành công của mình. Chúng ta thường ra quyết định khi:- Khi có một hay hiều vấn đề đang tồn tại đòi hỏi việc đưa ra quyết định để giải quyết.- Có nhiều phương pháp khác nhau để giải quyết cùng giải quyết một vấn đề, chọn ra giải pháp cho phép đạt hiệu quả cao nhất.- Khuyến khích sự sáng tạo và làm phát sinh nhiều giải pháp sáng tạo hơn.III. Thực hiện ra quyết định như thế nào?III.1. Các phương pháp ra quyết địnhNhóm thực hiện: 07 Trang: 5 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘIQuyết định là sản phẩm của nhà quản trị trong hoạt động thực tiễn. Cũng như mọi sản phẩm hang hoá dịch vụ khác, các quyết định đều có thể được sản xuất theo các phương pháp khác nhau. Trên phương diện lí thuyết cũng như thực tế, kết qủa của ra quyết định phụ thuộc rất lớn vào phương pháp ra quyết định nào đựoc sử dụng. Thông thường mỗi nhà quản trị đều ưa thích một số phương pháp ra quyết định nào đó, nhưng nhìn chung có một số phương pháp sau:• Phương pháp độc đoán • Phương pháp phát biểu cuối cùng • Phương pháp nhóm tinh hoa • Phương pháp cố vấn • Phương pháp luật đa số • Phương pháp nhất trí III.1.1. Phương pháp độc đoánNội dung: + Phương pháp độc đoán là khi bạn tự quyết định hoàn toàn và sau đó công bố cho nhân viên. + Khi bạn ra một quyết định không được ưa thích bạn có thể cố gắng thuyết phục nhân viên về quyết định này, mà không đề nghị đối thoại hoặc thử thách.- Ưu điểm • Tiết kiệm thời gian.• Thuận lợi đối với quyết định theo chuẩn.• Lãnh đạo có kinh nghiệm - Nhược điểm • Nhân viên ít quyết tâm.• Nhân viên dễ bất mãn.• Công việc liên quan đến 1 người. III.1.2. Phương pháp phát biểu cuối cùngNội dung:+ Trong phương pháp phát biểu cuối cùng bạn cho phép nhân viên thảo luận và đề nghị giải pháp cho vấn đề. + Bạn có thể lưu ý hoặc không lưu ý đến những đề nghị này khi ra quyết định. + Bạn có thể cho phép tình huống được thảo luận theo cách thật cởi mở nhưng ở cuối cuộc thảo luận bạn tự ra quyết định.- Ưu điểm • Sử dụng một số nguồn lực của nhóm.• Cho phép một số sáng kiến Nhóm thực hiện: 07 Trang: 6 / 18 [...]... định Ra quyết định liên quan đến giải quyết vấn đề và giải quyết vấn đề cần phải ra quyết định. Vì vậy khơng cần thiết phải tách hai từ này ra. Chúng ta sẽ đồng thời xem xét việc giải quyết vấn đề về việc ra quyết định. * Khái niệm: Ra quyết định là sự lựa chọn một giải pháp tốt nhất (hợp lý nhất) cho vấn đề đã xác định. Nhà quản trị luôn luôn ra quyết định, và ra quyết định là một trong những kỹ. .. sinh nhiều giải pháp sáng tạo hơn. III. Thực hiện ra quyết định như thế nào? III.1. Các phương pháp ra quyết định Nhóm thực hiện: 07 Trang: 5 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI IV.2 Phẩm chất cần thiết của người ra quyết định Vậy khả năng ra quyết định của các quản trị viên được hình thành từ đâu? Phải chăng đó là khả năng bẩm sinh (tố chất có sẳn) của anh ta hay là... quản trị thì mọi người rất rộng lượng chia sẽ các vấn đề cùng với bạn, và nếu có thể, họ sẽ cất dỡ gánh nặng của những vấn đề ấy! Nhóm thực hiện: 07 Trang: 9 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI MỤC LỤC I. Ra quyết định là gi? 1 I.1 Khái niệm quyết định quản trị 1 I.2 Khái niệm ra quyết định 2 II. Tại sao chúng ta phải ra quyết định? 5 II.1 Tầm quan trọng của việc ra. .. Đưa ra các giải pháp 11 III.2.4.1 Suy nghĩ sáng tạo 12 III.2.4.2 Sử dụng phương thức động não 12 III.2.5 Chọn giải pháp tối ưu: 14 III.2.6. Thực hiện quyết định và đánh giá quyết định 14 III.2.6.1 Thực hiện quyết định 15 III.2.6.2 Đánh giá quyết định 15 IV. Người ra quyết định trong quản trị, họ cần những kỹ năng gì? IV.1 Người ra quyết định trong quản trị 16 IV.2 Phẩm chất cần thiết của người ra quyết. .. của các quyết định nhằm đạt đến mức tối đa hóa mục tiêu trong những điều kiện có thể. Mơ hình ra quyết định bắt đầu bằng bước xác định và nhận diện vấn đề, và qua nhiều bước trung gian để đến bước cuối cùng là kiểm sốt và tiếp tục một quy trình mới. IV. Người ra quyết định trong quản trị, họ cần những kỹ năng gì? IV.1 Người ra quyết định trong quản trị Trong một doanh nghiệp, tất cả mọi quản trị viên... xác định yêu cầu về việc sử dụng phương pháp ra quyết định Bước 2: xác định hoàn cảnh và các yếu tố ra quyết định Bước 3: phân tích mặt mạnh, yếu của từng phương pháp khi áp dụng Bước 4: lựa chọn phương pháp ra quyết định III.2 Quy trình ra quyết định. CÁC BƯỚC CỦA QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH VẤN ĐỀ CẦN CHÚ Ý Bước 1: Xác định vấn đề cần quyết định  Nội dung vấn đề quyết định?  Mục tiêu của quyết định? Bước... quyền ra quyết định. Tuỳ vị trí, chức năng và nhiệm vụ của mình mà mỗi quyết định của các quản trị viên có ảnh hưởng nhất định đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Vị trí, trách nhiệm trong doanh nghiệp càng cao thì các quyết định có mức ảnh hưởng càng lớn. Nhóm thực hiện: 07 Trang: 16 / 18 Quản trị viên cao cấp Quản trị viên cấp giữa Quản trị viên cấp cơ sở Các quyết định chiến lược Các quyết định. .. trong những kỹ năng chủ yếu của nhà quản trị. Bạn luôn luôn được mời ra quyết định và thực hiện quyết định. Chất lượng và kết quả của quyết định của bạn có khả năng ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến nhân viên và tổ chức của bạn. Điều chủ yếu là bạn phải biết tối đa hóa khả năng ra quyết định của bạn nếu bạn muốn trở thành một thà quản trị thực sự có hiệu quả. – Kỹ năng ra quyết định là một loạt... hiện quyết định: Nếu bạn muốn thành công ở giai đoạn quan trọng này thì bạn phải cần triển khai ít nhất là một số trong những kỹ năng sau đây: - Làm rõ - Thiết lập cấu trúc để thực hiện - Trao đổi thơng tin - Xác định tiến trình - Đưa ra ví dụ chuẩn - Chấp nhận rủi ro - Tin tưởng Nhóm thực hiện: 07 Trang: 14 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI II.2 Khái niệm ra quyết. .. mỗi phương án) Bước 6: Chọn phương án tốt nhất và ra quyết định  Phương án có số điểm tổng hợp cao nhất III.2.1. Xác định vấn đề Giai đoạn đầu tiên khi ra quyết định là phải nhận ra được rằng vấn đề đang tồn tại đòi hỏi một quyết định. Trước khi bạn bắt đầu quá trình ra quyết định, hãy chắc chắn là quyết định mà bạn sắp đưa ra thật sự là quyết định mà bạn phải làm. Nếu không là như vậy thì bạn . pháp...................................................................................................................................................17 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘIKỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊChẳng ai có quyết định đúng. hơn.III. Thực hiện ra quyết định như thế nào?III.1. Các phương pháp ra quyết địnhNhóm thực hiện: 07 Trang: 5 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ