Kỹ năng ra quyết định trong quản trị

Chẳng ai có quyết định đúng đắn ở tất cả mọi lúc. Nhưng nếu bạn có các kỹ năng ra quyết định và biết cách phát triển các kỹ năng đó, bạn có thể làm cho cơ hội thành công trong cuộc sống củ

TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ HỌC

MỤC LỤC

I Ra quyết định là gi? 1

I.1 Khái niệm quyết định quản trị 1

I.2 Khái niệm ra quyết định 2

II Tại sao chúng ta phải ra quyết định? 5

II.1 Tầm quan trọng của việc ra quyết định 5

II.2 Tại sao phải ra quyết định? 5

III Thực hiện ra quyết định như thế nào? 5

III.1 Các phương pháp ra quyết định 5

III.1.1 Phương pháp độc đoán 6

III.1.2 Phương pháp phát biểu cuối cùng 6

III.1.3 Phương pháp nhóm tinh hoa 6

III.1.4 Phương pháp cố vấn 7

III.1.5 Phương pháp luật đa số 7

III.1.6 Phương pháp nhất trí 8

III.2 Quy trình ra quyết định 9

III.2.1 Xác định vấn đề 9

III.2.2 Liệt kê các yếu tố ảnh hưởng 11

III.2.3 Thu thập thông tin về các yếu tố 11

III.2 4 Đưa ra các giải pháp 11

III.2.4.1 Suy nghĩ sáng tạo 12

III.2.4.2 Sử dụng phương thức động não 12

III.2.5 Chọn giải pháp tối ưu: 14

III.2.6 Thực hiện quyết định và đánh giá quyết định 14

III.2.6.1 Thực hiện quyết định 15

III.2.6.2 Đánh giá quyết định 15

IV Người ra quyết định trong quản trị, họ cần những kỹ năng gì? IV.1 Người ra quyết định trong quản trị 16

IV.2 Phẩm chất cần thiết của người ra quyết định 16

V Bài tập tình huống 17

V.1 Tình huống 17

V.2 Giài pháp 17

KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

Chẳng ai có quyết định đúng đắn ở tất cả mọi lúc Nhưng nếu bạn có các kỹ năng ra quyếtđịnh và biết cách phát triển các kỹ năng đó, bạn có thể làm cho cơ hội thành công trongcuộc sống của bạn tăng lên Vậy kỹ năng ra quyết định là gì? Các bước để thực hiện quyếtđịnh của bạn như thế nào? Chúng ta sẽ cùng nhau đề cập về vấn đề này

I Ra quyết định là gì?

I.1 Khái niệm Quyết định quản trị

− Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình

và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi, trên cơ

sở sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việcphân tích các thông tin về hiện tượng của hệ thống đó

− Phân loại quyết định quản trị:

GÓC ĐỘ

TIẾP CẬN

CÁC LOẠI QUYẾT ĐỊNH

NHẬN XÉT

Theo tính chất  Quyết định chiến

lược

 Quyết định chiếnthuật

 Quyết định tácnghiệp

 Liên quan mục tiêu tổng quát, hoặc dàihạn

 Liên quan mục tiêu hẹp như mục tiêu củacác bộ phận chức năng

 Liên quan đến điều hàng công việc hàngngày

Theo thời gian  Quyết định dài hạn

 Quyết định trunghạn

 Quyết định kiểmsoát

 Liên quan đến mục tiêu và phương hướnghoạt động

 Bộ máy tổ chức, phân quyền

 Cách thức lãnh đạo và động viên

 Tiêu chuân kiểm soát và hình thức kiểmsoát

Theo cách soạn

thảo  trình có sẵn. Quyết định chương

 Quyết định khôngtheo chương trình

 Các hoạt động lặp lại, ít thay đổi, gắn với

kế hoạch chuẩn

 Những vấn đề biến động phức tạp, khôngchắc chắn, không lặp lại, quyết định có tínhrủi ro cao Thường gắn với quản trị viên cấpcao, thích hộp với loại kế hoạch chuyên biệt

II.2 Khái niệm ra quyết định

Ra quyết định liên quan đến giải quyết vấn đề và giải quyết vấn đề cần phải ra quyết định

Vì vậy không cần thiết phải tách hai từ này ra Chúng ta sẽ đồng thời xem xét việc giảiquyết vấn đề về việc ra quyết định

* Khái niệm: Ra quyết định là sự lựa chọn một giải pháp tốt nhất (hợp lý nhất) cho vấn

đề đã xác định

Nhà quản trị luôn luôn ra quyết định, và ra quyết định là một trong những kỹ năng chủ yếucủa nhà quản trị Bạn luôn luôn được mời ra quyết định và thực hiện quyết định Chấtlượng và kết quả của quyết định của bạn có khả năng ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cựcđến nhân viên và tổ chức của bạn Điều chủ yếu là bạn phải biết tối đa hóa khả năng raquyết định của bạn nếu bạn muốn trở thành một thà quản trị thực sự có hiệu quả

• Tính khoa học & nghệ thuật

• Nội dung & tác nghiệp cơ bản của nhà quản trị

• Gắn liền với quá trình thông tin

• Ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của tổ chức

• Quyết định có chiều sâu: cần suy nghĩ, ra kế hoạch

Quyết định theo chuẩn

Quyết định theo chuẩn bao gồm những quyết định hàng ngày theo lệ thường và có tínhchất lặp đi lặp lại Giải pháp cho những quyết định loại này thường là những thủ tục, luật

lệ và chính sách đã được quy định sẵn Quyết định loại này tương đối đơn giản do đặc tính

lặp đi lặp lại của chúng Bạn có khuynh hướng ra những quyết định này bàng cách suyluận logic và tham khảo các qui định có sẵn Vấn đề có thể phát sinh nếu bạn không thựchiện theo đúng các qui tắc sẵn có.

Dĩ nhiên là có những quyết định theo chuẩn không được trực tiếp giải quyết bằng nhữngqui trình của tổ chức Nhưng bạn vẫn có khuynh hướng ra những quyết định loại này gầnnhư một cách tự động Vấn đề thường chỉ nẩy sinh nếu bạn không nhạy cảm và không biếttác động đúng lúc Một lời cảnh giác cho bạn: không nên để những quyết định theo chuẩntrở thành những chứng cứ biện hộ cho những quyết định cẩu thả hoặc tránh né

Ví dụ: Mua 1 máy in cho cô thư ký đánh máy vi tính (theo chuẩn)

Ví dụ: Chuyến bay đến trễ Giám đốc hãng hàng không Vietnam Airlines phải gặp hành

khách và quyết định xem nên để họ chờ / cho họ về nhà (cấp thời)

Quyết định có chiều sâu

Quyết định có chiều sâu thường không phải là những quyết định có thể giải quyết ngay vàđòi hỏi phải có kế hoạch tập trung, thảo luận và suy xét Đây là loại quyết định thường liênquan đến việc thiết lập định hướng hoạt động hoặc thực hiện các thay đổi Chúng cũng lànhững quyết định gây ra nhiều tranh luận, bất đồng và xung đột Những quyết định cóchiều sâu thường đòi hỏi nhiều thời gian và những thông tin đầu vào đặc biệt Điểm thuậnlợi đối với quyết định loại này là bạn có nhiều phương án và kế hoạch khác nhau để lựachọn

Quyết định có chiều sâu bao gồm quá trình chọn lọc, thích ứng, và sáng tạo hoặc đổi mới.Việc chọn lọc từ những phương án của quyết định cho phép đạt được sự thích hợp tốt nhấtgiữa quyết định sẽ được thực hiện và một số giải pháp đã được đem thực nghiệm Tínhhiệu quả của bạn tùy thuộc vào việc bạn chọn quyết định, quyết định này phải được chấpthuận nhiều nhất, sinh lợi và hiệu quả nhất

Ví dụ: Mua 10 máy vi tính cho các nhân viên gồm 6 kỹ sư & 4 cô thư ký (có chiều sâu)

Ngoài ra, còn có cách phân loại theo các tiêu chí sau:

• Chiến lược

• Chiến thuật

• Liên quan mục tiêu tổng quát, dài hạn

• Liên quan mục tiêu hẹp, như mục tiêucủa bộ phận chức năng

Cách phân loại Loại quyết định Nhận xét

Theo tính chất

• Tác nghiệp

• Liên quan điều hành công việc hàng ngày

Theo thời gian

• Dài hạn

• Trung hạn

• Ngắn hạn

• Hơn một chu kỳ hoạt động

• Trong một chu kỳ hoạt động

• Ngắn hơn một chu kỳ

Theo chức năng

quản trị

• Quyết định kếhoạch

• Quyết định tổ chức

• Quyết định điềukhiển

• Quyết định kiểmsoát

• Mục tiêu và phương thức hoạt động

• Bộ máy tổ chức, phân quyền

• Quyết định khôngtheo chương trình

• Các hoạt động lặp lại, ít thay đổi, gắn với

kế hoạch chuẩn

• Những vấn đề biến động phức tạp, khôngchắc chắn, không lặp lại, rủi ro cao.Thường gắn với quản trị viên cấp cao, hợpvói loại kế hoạch chuyên biệt

c năng:

• Đinh hướng: Gắn với mục tiêu chung của doanh nghiệp

• Bảo đảm: Có đủ nguồn lực để thực hiện

• Phối hợp: Xác định rõ chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị

• cá nhân tham gia vào việc thực hiện quyết định

• Cưỡng bức & động viên: Buộc đối tượng bị quản trị phải thi hành

* Để thực hiện được những chức năng đó, cần có các yêu cầu sau:

• Tính khoa học: Nhận thức đúng quy luật và dựa vào nguồn thông tin chính xác, đầy

đủ

• Tính thống nhất: Không có sự mâu thuẩn & xung đột với các quyết định khác

• Đúng thẩm quyền: Nằm trong phạm vi quyền hạn & trách nhiêm

• của cấp bật quản trị

• Cụ thể về thời gian: Thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc

• Có địa chỉ rõ ràng: Đối tượng phải thi hành là ai? Nơi ra quyết định & nơi thực hiệnquyết định.

• Đúng lúc: Phù hợp với những điều kiện bên trong và bên ngoài

II Tại sao chúng ta phải ra quyết định?

II.1 Tầm quan trọng của việc ra quyết định:

Trong cuộc sống cũng như trong công việc, mỗi người trong chúng ta hàng ngày đều phảiđối mặt với rất nhiều vấn đề khó khăn từ dễ đến khó Đó có thể chỉ đơn giản là quyết địnhmua một món hàng mình thích, ăn một món ăn lạ, …Hay nhiều khi là một quyết định cótính trọng đại ảnh hưởng đến không chỉ chính cá nhân của người ra quyết định mà còn rấtnhiều người khác, thậm chí mang tính quốc gia hoặc quốc tế Có thể việc 1 chàng trai đắn

đo lựa chọn con đường học vấn sẽ theo không phải là 1 chuyện gì ghê gớm, đơn giản nóchỉ có thể ảnh hưởng đến chính cuộc sống của người ra quyết định, hay hơn nữa là giađình và những người có liên quan Nhưng nếu suy nghĩ rộng ra và đặt ra giả định cụ thể, tamới có thể thấy hết được tầm quan trọng của việc ra quyết định và ảnh hưởng to lớn của

nó đối với cuộc sống

• Tầm quan trọng của việc ra quyết định

• Ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức, doanh nghiệp và gián tiếp đến xã hội, quốc gia,quốc tế,…

Vậy quyết định có ảnh hưởng dây chuyền, vì vậy mỗi Nhà Quản trị phải thận trọng vàchịu trách nhiệm trong quyết định của mình

II.2 Tại sao phải ra quyết định

Cuộc sống là một chuỗi các sự kiện, các vấn đề xảy ra hàng ngày mà ta phải đối mặt Mỗimột vấn đề thường có rất nhiều cách giải quyết từ nhiều góc độ khác nhau Vì vậy, việcđưa ra quyết định cho riêng mình, riêng một tổ chức nào đó là cách duy nhất mà chúng taphải chịu trách nhiệm với cuộc sống và thành công của mình Chúng ta thường ra quyếtđịnh khi:

- Khi có một hay hiều vấn đề đang tồn tại đòi hỏi việc đưa ra quyết định để giảiquyết.

- Có nhiều phương pháp khác nhau để giải quyết cùng giải quyết một vấn đề, chọn

ra giải pháp cho phép đạt hiệu quả cao nhất

- Khuyến khích sự sáng tạo và làm phát sinh nhiều giải pháp sáng tạo hơn

III Thực hiện ra quyết định như thế nào?

III.1 Các phương pháp ra quyết định

Quyết định là sản phẩm của nhà quản trị trong hoạt động thực tiễn Cũng như mọi sảnphẩm hang hoá dịch vụ khác, các quyết định đều có thể được sản xuất theo các phươngpháp khác nhau Trên phương diện lí thuyết cũng như thực tế, kết qủa của ra quyết địnhphụ thuộc rất lớn vào phương pháp ra quyết định nào đựoc sử dụng

Thông thường mỗi nhà quản trị đều ưa thích một số phương pháp ra quyết định nào đó,nhưng nhìn chung có một số phương pháp sau:

Phương pháp độc đoán

Phương pháp phát biểu cuối cùng

Phương pháp nhóm tinh hoa

• Tiết kiệm thời gian

• Thuận lợi đối với quyết định theo chuẩn

• Lãnh đạo có kinh nghiệm

- Nhược điểm

• Nhân viên ít quyết tâm

• Nhân viên dễ bất mãn

• Công việc liên quan đến 1 người

III.1.2 Phương pháp phát biểu cuối cùng

Nội dung:

+ Trong phương pháp phát biểu cuối cùng bạn cho phép nhân viên thảo luận và đềnghị giải pháp cho vấn đề

+ Bạn có thể lưu ý hoặc không lưu ý đến những đề nghị này khi ra quyết định + Bạn có thể cho phép tình huống được thảo luận theo cách thật cởi mở nhưng ởcuối cuộc thảo luận bạn tự ra quyết định

- Ưu điểm

• Sử dụng một số nguồn lực của nhóm

• Cho phép một số sáng kiến

- Nhược điểm: Nhân viên ít quyết tâm

III.1.3 Phương pháp nhóm tinh hoa

Nội dung:

+ Phương pháp nhóm tinh hoa có sự tham gia của bạn và ít nhất một người khácvào việc ra quyết định mà không cần tham khảo ý kiến của những người khác + Bạn tranh luận và đưa ra giải pháp, đưa ra quyết định và trình bày quyết định cho

số nhân viên còn lại

+ Bạn thậm chí có thể thảo luận về cơ sở của quyết định của bạn trước các nhânviên

- Ưu điểm

• Tiết kiệm thời gian

• Thảo luận cởi mở

• Phát triển nhiều ý tưởng

+ Thường bạn sẽ đi tới quyết định đầu tiên và trình bày quyết định này trước nhóm

để thảo luận Bạn phải có đầu óc cởi mở và cho phép chí trich bạn thay đổi donhững lý lẽ mà nhân viên đưa ra Bạn cũng cho phép người khác cải tiến một cáchchi tiết quyết định ban đầu của bạn hoặc, ngược lại, đưa ra đề nghị và ủng hộ chocác quan điểm khác Quyết định cuối cùng là do bạn đưa ra, có xem xét cẩn thận

và một cách cởi mở các quan điểm khác

- Ưu điểm

• Sử dụng nguồn lực cả nhóm.

• Thảo luận cởi mở

• Phát triển nhiều ý tưởng

- Nhược điểm

• Ai là chuyên gia ?

• Lãnh đạo phải cởi mở

III.1.5 Phương pháp luật đa số

Nội dung:

+ Phương pháp luật đa số có sự tham gia của mọi thành viên của nhóm trong quátrình ra quyết định bằng cách cho phép mỗi thành viên có một lá phiếu bình đẳng.+ Nhóm biểu quyết về việc chọn quyết định nào

+ Quyết định nhận được từ đại đa số phiếu sẽ thắng và trở thành quyết định cuốicùng

- Ưu điểm

• Tiết kiệm thời gian

• Cho phép kết thúc các cuộc thảo luận

- Ưu điểm

• Kích thích sáng tạo.

• Nhân viên quyết tâm

• Sử dụng mọi khả năng

- Nhược điểm

• Tốn nhiều thời gian

• Các thành viên phải cĩ kỹ năng, làm việc theo ê kíp cao

* Để lựa chọn những phương pháp tốt nhất, chúng ta cĩ thể thực hiện theo các bước

sau:

Bước 1: xác định yêu cầu về việc sử dụng phương pháp ra quyết định

Bước 2: xác định hồn cảnh và các yếu tố ra quyết định

Bước 3: phân tích mặt mạnh, yếu của từng phương pháp khi áp dụng

Bước 4: lựa chọn phương pháp ra quyết định

III.2 Quy trình ra quyết định.

CÁC BƯỚC CỦA QUÁ TRÌNH

RA QUYẾT ĐỊNH

VẤN ĐỀ CẦN CHÚ Ý

Bước 1: Xác định vấn đề cần quyết định  Nội dung vấn đề quyết định?

 Mục tiêu của quyết định?

Bước 2: Liệt kê tất cả các yếu tố ảnh

hưởng đến việc ra quyết định

 Phải xác định xem vấn đề cần quyết định phụ thuộc vào những yếu tố

nào?

Bước 3: Thu thập thông tin về các yếu tố  Xác định xem cần phải có những thông tin gì ? Nguồn thông tin ở đầu?Bước 4: Phát hiện các khả năng lựa chọn  Phải đề xuất nhiều phương án cho vấn đề

cần quyết định.

Bước 5: Đánh giá các phương án.

 Định tính (Xác định ưu – nhược điểm của mỗi phương án).

 Định lượng (So sánh giữa lợi ích & chi phí của mỗi phương án)

Bước 6: Chọn phương án tốt nhất và ra

quyết định

 Phương án có số điểm tổng hợp cao nhất

III.2.1 Xác định vấn đề

Giai đoạn đầu tiên khi ra quyết định là phải nhận ra được rằng vấn đề đang tồn tạiđòi hỏi một quyết định

Trước khi bạn bắt đầu quá trình ra quyết định, hãy chắc chắn là quyết định mà bạnsắp đưa ra thật sự là quyết định mà bạn phải làm Nếu không là như vậy thì bạn hãy đểmặc vấn đề

Bạn thường nghĩ rằng đã là một nhà quản trị thì mọi người rất rộng lượng chia sẽcác vấn đề cùng với bạn, và nếu có thể, họ sẽ cất dỡ gánh nặng của những vấn đề ấy!

Nếu người ra quyết định không nhận thức về vấn đề và nguyên nhân của chúng mộtcách đúng đắn, thì không thể đưa ra những quyết định đúng đắn

Có ba kỹ năng thường được áp dụng để xác định và nhận diện vấn đề là nhận diện,làm sáng tỏ và hợp nhất

- Nhận diện là người ra quyết định theo dõi và ghi chép về tất cả mọi ảnh hưởngcủa nội bộ và môi trường bên ngoài, để rồi quyết định mấu chốt của vấn đề cầngiải quyết

- Làm sáng tỏ nghĩa là người ra quyết định đánh giá các liên quan đã được nhậnbiết và xác định nguyên nhân thực sự của vấn đề, cũng như những ảnh hưởngkhông chính xác mà đã được xác định ở bước nhận diện

- Hợp nhất nghĩa là người ra quyết định liên kết những hiểu biết của mình với mụctiêu hiện tại và tương lai của tổ chức, doanh nghiệp

Nếu ba kĩ năng này không được thực hiện một cách đúng đắn khi nhận diện vấn đề thìngười ra quyết định sẽ chọn sai giải pháp

Bởi vậy việc xác định đúng nguyên nhân của vấn đề có ý nghĩa rất quan trọng Có thể đặt

ra những câu hỏi bắt đầu bằng “Ai, cái gì, khi nào, ở đâu, như thế nào và tại sao” để xácđịnh và nhận diện vấn đề

a Nhận biết vấn đề

• Tìm xem có những khác biệt nào giữa thực tế đang tồn tại và điều mà bạn cho là

“tiêu biểu”

• Xem xét nối quan hệ nhân - quả

• Hỏi ý kiến những người trong cương vị để đưa ra được những triển vọng khác nhauhoặc để hiểu biết đúng bản chất của tình huống ra quyết định

• Xem xét tình huống từ những góc độ khác nhau

• Phải cởi mở khi chấp nhận rằng thậm chí bạn có thể là một phần của nguyên nhângây ra vấn đề

• Quan tâm theo dõi kết quả công việc nếu như nó không diễn ra như kế hoạch

• Chú ý các vấn đề xảy ra có tình chất lặp đi lặp lại Điều này thường cho thấy làchúng ta chưa hiểu vấn đề một cách đầy đủ

Vấn đề có thể được nhận biết sớm hơn nhờ:

• Lắng nghe và quan sát nhân viên để biết được những lo ngại của họ đối với côngviệc, công ty và những cảm nghĩ của họ đối với các đồng nghiệp và ban quản lý