Thẩm quyền ban hành các loại văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái. Căn cứ vào thẩm quyền ban hành văn bản thì Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái đã ban hành những loại văn bản sau: Quy trình soạn thảo văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái được quy định chi tiết tại Mục 1 Quyết định số 229QĐSNV ngày 15 tháng 9 năm 2016 của Sở Nội vụ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ (Phụ lục IV), theo đó quy trình soạn thảo văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái theo các bước như sau: 3.1. Trình tự giải quyết văn bản đi Đăng kí văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản như: số, kí hiệu, ngày, tháng, trích yếu nội dung của văn bản… vào những phương tiện đăng kí như: sổ đăng kí, máy tính. Nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và phục vụ cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng. 4.1. Trình tự quản lý và giải quyết văn bản đến Trình tự giải quyết văn bản đến được quy định cụ thể ở Điều 13 Quyết định số 229QĐSNV ngày 15 tháng 9 năm 2016 của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái về việc Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ (Phụ lục IV). Theo đó, trình tự giải quyết 5.2. Nguyên tắc quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái được quy định chi tiết tại Điều 18 Quyết định số 229QĐSNV ngày 15 tháng 9 năm 2016 của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái về việc Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ (Phụ lục IV). Theo đó, nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu được quy định như sau: 6.1. Các loại hồ sơ được hình thành tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Có 3 loại hồ sơ được hình thành tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái đó là: Hồ sơ nguyên tắc bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng phòng ban trong Sở, quy chế làm việc, nội quy làm việc,… dùng để làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết các công việc của
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO KIẾN TẬP Họ tên : Trần Thị Bích Ngọc Lớp : ĐHQTVP14C Tên quan : Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Giảng viên hướng dẫn : ThS Lâm Thu Hằng Hà Nội - 2017 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái .3 1.1.1 Chức .3 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 1.2.1 Chức .6 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .7 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái .10 CHƯƠNG II: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Ở SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 11 2.1 Thẩm quyền ban hành loại văn Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 11 2.2 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 11 2.2.1 Thể thức trình bày văn Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái ban hành .12 2.2.2 Kỹ thuật trình bày văn Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái .12 2.3 Quy trình soạn thảo văn 15 2.3 Nhận xét 17 CHƯƠNG III: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI .18 3.1 Trình tự giải văn 18 3.2 Nhận xét 21 CHƯƠNG IV: CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 22 4.1 Trình tự quản lý giải văn đến 22 4.2 Nhận xét 24 CHƯƠNG V: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TẠI SỞ NỘI VỤ .25 TỈNH YÊN BÁI .25 5.1 Các loại dấu Sở Nội vụ tình Yên Bái .25 5.2 Nguyên tắc quản lý, sử dụng bảo quản dấu .25 5.3 Nhận xét 26 CHƯƠNG VI: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 27 6.1 Các loại hồ sơ hình thành Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái .27 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ .27 6.3 Phương pháp lập hồ sơ 29 6.3.1 Các yêu cầu lập hồ sơ 29 6.3.2 Các bước lập hồ sơ .29 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 32 CHƯƠNG VII: NGHI THỨC NHÀ NƯỚC VÀ GIAO TIẾP TRONG CÔNG SỞ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 35 7.1 Các quy định hành Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái nghi thức nhà nước văn hóa cơng sở 35 7.2 Nhận xét 36 CHƯƠNG VIII: THIẾT BỊ VĂN PHÒNG VÀ CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 37 8.1 Các phần mềm ứng dụng loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 37 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng 37 PHẦN KẾT LUẬN 39 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .40 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan: Đây báo cáo cá nhân thực hướng dẫn trực tiếp Phó Trưởng phòng Phòng Cải cách hành chính, Sở Nội vụ Tỉnh Yên Bái – Chuyên viên NGUYỄN HỒNG NGUYÊN Tất số liệu, tài liệu, kết luận chưa cơng bố hình thức Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm báo cáo LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn đến Trưởng phòng Phòng Cải cách hành Hồng Quốc Việt Chánh văn phòng Phạm Thị Thọ tạo điều kiện cho em kiến tập Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái thuận lợi tốt Tiếp theo, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến người hướng dẫn em, Phó Trưởng phòng Phòng Cải cách hành – Chuyên viên Nguyễn Hồng Nguyên tận tình bảo, hướng dẫn cung cấp tài liệu, số liệu cho em hoàn thành báo cáo Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thầy cô giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình dạy kiến thức chuyên môn cần thiết, kinh nghiệm quý báu để em hoàn thành đợt kiến tập thuận lợi Đặc biệt cảm ơn cô Th.s Lâm Thu Hằng hướng dẫn em làm báo cáo, hướng dẫn sưu tầm tài liệu liên quan để em thuận lợi hồn thành mơn học Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn đến cô chú, anh chị Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện cho em hoàn thành báo cáo hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên viết báo cáo Trần Thị Bích Ngọc DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT UBND - Ủy ban nhân dân HĐND – Hội đồng nhân dân LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, việc kiến tập ngành nghề hành trang chuẩn bị cho sinh viên trước tốt nghiệp tiếp xúc với công việc thực tế, quan sát hoạt động quan để đúc rút kinh nghiệm, học hỏi kiến thức từ người làm chun mơn đó, sau vận dụng vào cơng việc sau thân Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục công lập thuộc Bộ Nội vụ, nôi đào tạo lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan Khoa Quản trị văn phòng đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, chuyên đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực lĩnh vực quản trị văn phòng, thư kí văn phòng, kế toán thống kê…Các sinh viên thuộc Khoa sau học đến năm thứ phải kiến tập quan nhà nước công ty để tiếp xúc thực tế với ngành nghề đào tạo trường, qua học hỏi kinh nghiệm thực tế, biết cách vận dụng sở lý luận học vào công việc thực tế để làm việc mắc sai xót, khơng bỡ ngỡ ngồi trau dồi kĩ mềm như: kĩ giao tiếp, kĩ thuyết trình, kĩ làm việc nhóm, cách sử dụng trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng… Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái quan chuyên môn chịu quản lý UBND tỉnh Yên Bái, quan ngành dọc Bộ Nội vụ quản lý Có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh Yên Bái quản lý về: Tổ chức máy, vị trí việc làm cán bộ, công chức, viên chức số lượng người làm việc quan, đơn vị nghiệp công lập; quản lý chế độ tiền lương, thi đua khen thưởng, tuyên giáo, văn thư lưu trữ; cải cách hành chính; cơng tác niên,… toàn tỉnh Yên Bái Em lựa chọn Sở Nội vụ tỉnh n Bái kiến tập mơi trường làm việc có cơng việc phù hợp với chuyên ngành đào tạo trường Ở nơi tốt để em trau dồi, học hỏi kiến thức thực tế, vận dụng kiến thức học vào công việc Sở Qua thời gian kiến tập em tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở phòng ban chun mơn thuộc quản lý Sở Ba tuần kiến tập Sở Nội vụ tỉnh n Bái, em gặp khơng khó khăn việc thu thập tài liệu để viết báo cáo bỡ ngỡ lần đầu tiếp xúc với công việc quan nhà nước cấp tỉnh Nhưng nhờ có bảo tận tình cô chú, anh chị Sở, đặc biệt hướng dẫn cô chú, anh chị phòng Cải cách hành Văn phòng Sở hướng dẫn em làm công việc quan sử dụng máy photocopy, máy scan văn bản,…và cung cấp tài liệu đầy đủ để em hoàn thiện báo cáo Bài báo cáo em gồm chương: Chương I: Khái quát chung Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Chương II: Công tác soạn thảo ban hành văn Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Chương III: Quy trình quản lý văn Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Chương IV: Công tác quản lý giải văn đến Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Chương V: Quản lý sử dụng dấu Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Chương VI: Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Chương VII: Nghi thức nhà nước kĩ giao tiếp Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Chương VIII: Các trang thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái quy định Quyết định số: 18/2015/QĐ-UBND ngày 01 tháng 10 năm 2015 UBND tỉnh Yên Bái quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái (Phụ lục I) Theo đó, Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức sau: 1.1.1 Chức Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh Yên Bái có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức máy, vị trí việc làm, biên chế, cấu ngạch công chức, viên chức quan, tổ chức hành chính; tiền lương cho cán bộ, cơng chức, viên chức, người lao động hợp đồng quan, tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp cơng lập; cải cách hành chính, cải cách chế độ cơng vụ, cơng chức; quyền địa phương, địa giới hành chính; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức, công chức cấp xã; người hoạt động không chuyên trách cấp xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo, thi đua – khen thưởng công tác niên 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái thực 27 nhiệm vụ, quyền hạn thể chi tiết Quyết định số 18/2015/QĐ-UBND ngày 01/10/2015 UBND tỉnh Yên Bái ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái (Phụ lục I) Một số nhiệm vụ Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái sau: Tổ chức máy, vị trí việc làm; quản lý biên chế ngạch công chức, viên chức quan nhà nước trưc thuộc UBND tỉnh Yên Bái; Xét khen thưởng, kỉ luật, tiền lương cán bộ, công chức, viên chức, người lao động quan nhà nước trực thuộc UBND tỉnh; 3 Cải cách hành chính, cải cách chế độ cơng vụ, cơng chức, quyền địa phương; địa giới hành chính; Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức, viên chức cán bộ, công chức cấp xã; người hoạt động không chuyên trách cấp xã; Tổ chức hội, tổ chức phi phủ; Thự chế độ, quy dịnh công tác văn thư, lưu trữ; quản lý chi cục văn thư lưu trữ tỉnh; Tổ chức, tuyên truyền, phổ biến chủ trương sách, pháp luật tơn giáo; giải vấn đề cụ thể tôn giáo; Chủ trì, phối hợp vói sở, ban, ngành quan, tổ chức có liên quan tỉnh việc tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật cho niên; thực sách niên công tác niên theo quy định; Thực nhiệm vụ khác UBND tỉnh Yên Bái giao theo quy định pháp luật 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái bao gồm phòng chức đơn vị trực thuộc, cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái sau: a STT Thơng tin lãnh đạo: Họ tên Ơng Hồng Văn Thuyên Ông Đỗ Đức Cảnh Ông Đinh Xuân Cường Ông Đặng Quang Hạnh Ông Dương Quốc Tiến Chức danh Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc (1) (2) (3) (4) (5) I VĂN PHÒNG SỞ II THANH TRA SỞ III PHÒNG CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH IV PHỊNG XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN VÀ CƠNG TÁC THANH NIÊN V PHỊNG TỔ CHỨC BIÊN CHẾ VÀ TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ VI PHỊNG CƠNG CHỨC VIÊN CHỨC Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức nhiệm vụ đơn vị: Số ký hiệu Hồ sơ Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (1) Thời hạn Đơn vị/ người bảo quản lập hồ sơ (3) (4) (2) Ghi (5) I VĂN PHÒNG SỞ Vấn đề chung Cơng tác tài nội Công tác thi đua - khen thưởng kỷ luật Công tác pháp chế … 6.3 Phương pháp lập hồ sơ 6.3.1 Các yêu cầu lập hồ sơ - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; công việc mà cá nhân chủ trì giải 27 - Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự, diễn biến vấn đề, việc trình tự giải cơng việc 6.3.2 Các bước lập hồ sơ - Bước 1: Mở hồ sơ + Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thơng tin ban đầu hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ + Mỗi cá nhân giải cơng việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc (theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) + Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản viết bút chì, kết thúc hồn chỉnh hồ sơ ghi thức bút mực + Trong năm, có cơng việc phát sinh cán bộ, cơng chức, viên chức phải mở hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm - Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ + Sau mở hồ sơ, cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm + Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc + Tránh đưa văn thuộc hồ sơ vào hồ sơ khác hay văn không liên quan trực tiếp, khơng thuộc trách nhiệm mà theo dõi, giải vào hồ sơ Ví dụ: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm quan” cần thu thập văn sau: Văn kế hoạch tổ chức hội nghị; Chương trình hội nghị; Lời khai mạc; 28 Dự thảo báo cáo tổng kết; Các báo cáo tham luận; Bài phát biểu lãnh đạo cấp trên; Nghị hội nghị; Biên hội nghị; Các văn liên quan khác (nếu có) - Bước 3: Kết thúc hồ sơ (hồn thiện hồ sơ) Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: + Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ + Xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo quan ý kiến góp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ + Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: Việc xếp văn bản, tài liệu hồ sơ nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi, giải công việc hàng ngày việc tra cứu, sử dụng cần thiết sau thuận tiện Phương pháp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: Văn bản, tài liệu loại hồ sơ xếp theo trình tự định, bảo đảm phản ánh diễn biến việc hay trình theo dõi, giải cơng việc thực tế Có thể xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo cách sau: Cách thứ nhất: Sắp xếp theo trình tự giải cơng việc (sắp xếp theo trình tự văn hình thành trình giải vấn đề, việc Văn hình thành trước để lên trên, văn hình thành sau xếp 29 xuống dưới) Thường áp dụng cho hồ sơ có q trình giải văn thư liên tục hồ sơ vụ án, hồ sơ hội nghị…cụ thể hoàn chỉnh; Cách thứ hai: Sắp xếp theo số thứ tự văn xếp văn có số nhỏ trước, đến số lớn Cách áp dụng hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả văn quan ban hành, đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian tập lưu văn quan (tập Quyết định, tập Chỉ thị…); Cách thứ ba: Sắp xếp theo theo vần ABC … tên gọi tác giả, tên gọi địa danh Cách thường áp dụng hồ sơ bao gồm văn nhiều tác giả; tác giả quan chủ quản hay tác giả quan cấp thuộc nhiều địa phương khác (tập đơn thư, tập khai cá nhân, tập báo cáo nhiều quan, địa phương cấp) Ví dụ: Tập báo cáo cơng tác văn thư, lưu trữ UBND huyện, thành phố thuộc tỉnh Yên Bái năm 2016 (Thứ tự văn hồ sơ xếp theo tên tác giả ban hành văn tức tên UBND huyện, thành phố xếp theo thứ tự sau: UBND huyện Lục Yên, UBND huyện Mù Cang Chải, UBND thị xã Nghĩa Lộ , UBND huyện Trạm Tấu, UBND huyện Trấn Yên, UBND huyện Văn Chấn, UBND huyện Văn Yên, UBND thành phố n Bái, UBND huyện n Bình) Ngồi có cách xếp khác theo mức độ quan trọng loại văn (ví dụ: Quyết định, Chỉ thị, Thông báo ), theo mức độ quan trọng tác giả văn (ví dụ: Chính Phủ, Bộ Nội vụ, UBND tỉnh…) Khi xếp văn bản, tài liệu hồ sơ, trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ + Nếu hồ sơ dày 3cm tách thành đơn vị bảo quản khác (không nên tách 01cm) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập, (ví dụ: Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật phân thành đơn vị bảo quản như: lần dự thảo, lần hội thảo, lần trình ) 30 + Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu hồ sơ) + Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (nếu cần) Nếu hết năm mà cơng việc chưa giải xong, chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau Khi đó, cột ghi Danh mục hồ sơ ghi hồ sơ chưa giải xong ghi chuyển tiếp vào Danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục theo dõi, giải Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan a Chi cục văn thư – lưu trữ tỉnh Yên Bái trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Yên 6.4 Bái, hàng năm cán lưu trữ Sở Nội vụ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn để nộp lưu vào kho lưu trữ quan, cụ thể: - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu - Phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập - Phối hợp, hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp lập “Mục lục hồ sơ, tài liêu nộp lưu” - Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ tài liệu - Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập biên giao nhận tài liệu b Hồ sơ, tài liệu Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ quan theo nguyên tắc, quy định pháp luật Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau: - Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu - Lập danh mục tài liệu hết giá trị c Văn phòng Sở có trách nhiệm tham mưu Giám đốc Sở ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái theo quy định Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: - Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể 31 - Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy d Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, quan phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo quy định Tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo yêu cầu sau - Các cá nhân, đơn vị không tự tiêu hủy tài liệu, hồ sơ hình thức bán tài liệu, hồ sơ tiêu hủy thị trường tự - Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị thủ trưởng quan định - Thủ tục hủy tài liệu hết giá trị Hội đồng xác định giá trị tài liệu thẩm định đề nghị Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có: + Quyết định thành lập hội đồng + Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình, thuyết minh tài liệu hết giá trị + Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài lieeuk, văn thẩm tra xác định tài liệu + Văn để nghị thẩm định, xin ý kiến quan có tài liệu hết giá trị + Văn thẩm định, cho ý kiến quan có thẩm quyền + Quyết định hủy tài liệu hết giá trị + Biên bàn giao tài liệu hủy + Biên hủy tài liệu hết giá trị Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản quan có tài liệu bị hủy 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu e Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử - Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu thực theo hướng dẫn Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ lịch sử cấp - Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, quan có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định - Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu biên giao nhận tài liệu lập thành hai bản, theo mẫu thống Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn 32 CHƯƠNG VII: NGHI THỨC NHÀ NƯỚC VÀ GIAO TIẾP TRONG CÔNG SỞ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 7.1 Các quy định hành Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái nghi thức nhà nước văn hóa cơng sở Các quy định hành Sở nghi thức nhà nước văn hóa cơng sở bao gồm: Quyết định số 33/QĐ-SNV ngày 11/7/2006 ban hành quy chế làm việc Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái (Phụ lục V); nội quy quan ngày 10 tháng 11 năm 2011 Theo đó, Sở quy định sau: Các cơng chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng theo quy định văn hóa cơng sở, tác phòng lịch sự, thái độ hòa nhã Khơng hút thuốc phòng làm việc Dưới nội quy Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 7.2 Nhận xét 33 Quy chế làm việc Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái thiếu quy định cụ thể nghi thức nhà nước văn hóa công sở như: - Tổ chức họp, hội nghị, hội thảo,… - Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Sở - Các quy định cụ thể trang phục đến quan, giao tiếp Sở - Các nghi lễ diễn kiện quan trọng Sở - Các quy định viếng thăm cán bộ, công chức người thân cán bộ, công chức làm việc Sở - Chưa có trang thơng tin điện tử riêng Sở, việc tìm kiếm tài liệu, văn cơng khai khó khăn Hiện tại, Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái bổ sung, chỉnh sửa quy chế làm việc để đầy đủ Hi vọng nhận xét em phần giúp quy chế làm việc Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái hoàn chỉnh 34 CHƯƠNG VIII: THIẾT BỊ VĂN PHÒNG VÀ CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG SỞ NỘI VỤ TỈNH N BÁI 8.1 Các phần mềm ứng dụng loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Trong công tác văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái, sử dụng trang thiết bị sau: - Máy tính - Máy in - Máy scan văn - Máy photocopy - Máy fax - Mạng internet Các trang thiết bị sử dụng tốt hoạt động hiệu quả, đáp ứng nhu cầu giải công việc Sở Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Yên Bái quản lý Do năm, Sở có khoảng 9000 văn bản, có khoảng 3000 văn 6000 văn đến Để quản lý số lượng văn đó, Sở Nội vụ sử dụng phần mềm “Quản lý văn điều hành” công ty Cổ phần tin học Tân Dân cài đặt quản lý công tác văn thư theo quy định ISO 9001-2008 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh n Bái có phòng: phòng văn thư đồng thời phòng tiếp cơng dân, phòng Chánh văn phòng phòng dành cho cán văn phòng làm việc Tài sản văn phòng trang bị mua sắm để phục vụ công tác chuyên môn cho phòng thuộc văn phòng giao trách nhiệm cho phòng quản lý sử dụng Các cán bộ, cơng chức, viên chức có ý thức bảo vệ tài sản chung Sở Không xảy việc lãng phí điện, nước quan, ln tiết kiệm sử dụng cẩn thận, cách Do đó, cơng việc Sở vận hành tốt, không gây chậm trễ 35 PHẦN KẾT LUẬN Trong thời gian 20 ngày kiến tập Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái, em truyền dạy nhiều kinh nghiệm làm việc; vận dụng kiến thức, sở lý luận học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào công việc thực tế Theo quan sát tiếp xúc em thấy cán bộ, công chức, viên chức quan có tinh thần trách nhiệm tốt công việc, thực nội quy, quy định Sở nhà nước Không có tình trạng cửa quyền, tham ơ, tham nhũng Khơng xảy tình trạng tiêu cức, chạy chức, chạy quyền Tất cán bộ, công chức, viên chức quan hòa đồng, vui vẻ, nhiệt tình, ln tạo điều kiện giúp đỡ nhau, có tinh thần đồn kết tốt giải công việc, không phân biệt giới tính, khơng phân biệt cấp trên, cấp thực tính chất hành mệnh lệnh, phục tùng Các cán bộ, công chức, viên chức người có trình độ cao, làm việc hiệu quả, đảm bảo cho công việc quản lý nhà nước UBND tỉnh Yên Bái tốt nhất, góp phần tạo nên hành nhà nước công bằng, công khai, minh bạch, hiệu quả, phục vụ tốt cho sống nhân dân tỉnh n Bái nói riêng nhân dân nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam nói chung Qua thời gian kiến tập Sở giúp em có hành trang tốt để tự tin làm việc tương lai Đây địa điểm kiến tập, thực tập tốt cho sinh viên với môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, hòa đồng tạo cho sinh viên có ý thức học hỏi, đúc rút kinh nghiệm 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Nghị định số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ quy định công tác văn thư Hướng dẫn số 882/HD-VTLTNN ngày 26/08/2015 Cục văn thư lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 Chính phủ quy định quản lý sử dụng dấu Quyết định số 18/2015/QĐ-UBND ngày 01/10/2015 UBND tỉnh Yên Bái định việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Quyết định số 308/QĐ-SNV ngày 23/11/2015 Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng, Thanh tra Sở phòng chun mơn thuộc Sở Nội vụ tỉnh n Bái Quyết định số 484/QĐ-SNV ngày 31/12/2016 Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái việc ban hành danh mục Thủ tục hành thực Bộ phận Tiếp nhận Trả kết Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Quyết định số 468/QĐ-SNV ngày 30/12/2016 Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái việc Ban hành quy chế thực chế cửa Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 10 Quyết định số 229/QĐ-SNV ngày 15/9/2016 Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái việc Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ 11 Quyết định số 33/QĐ-SNV ngày 11/7/2006 Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái việc Ban hành Quy chế làm việc Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 12 https://moha.gov.vn/gioi-thieu/so-noi-vu/so-noi-vu-tinh-yen-bai13510.html 13 http://yenbai.gov.vn/Pages/so-noi-vu.aspx MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 37 38 39 40 41 ... thành báo cáo hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên viết báo cáo Trần Thị Bích Ngọc DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT UBND - Ủy ban nhân dân HĐND – Hội đồng nhân dân LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, việc kiến tập. .. Bái kiến tập mơi trường làm việc có cơng việc phù hợp với chun ngành đào tạo trường Ở nơi tốt để em trau dồi, học hỏi kiến thức thực tế, vận dụng kiến thức học vào công việc Sở Qua thời gian kiến. .. - Quyết định - Công văn - Tờ trình - Thơng báo - Báo cáo - Kết luận - Giấy mời - Giấy đường - Và số loại văn hành khác có số lượng Qua thời gian kiến tập Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái em khảo sát số