Tin văn phòng - Tran Manh Tuan TLU Bai 5

Trang 1

TIN VAN PHONG

IN AN VA TRON TAI LIEU

TS Tran Manh Tuan

Bo mon Hé thong thong tin, Khoa CNTT Truong dai hoc Thuy Loi

Trang 2

NOI DUNG

° In an

Trang 3

IN AN TAI LIEU

> Quy trinh dé in an

> Tinh nang Page Setup

> Tiéu dé dau, tiéu dé cudi trang

Trang 5

IN ẤN - Thiết lập trang in ¢ Mo hop thoai Page Setup:

— Vao ribbon Page Layout > An vao biểu

tượng góc bên phải phần Page Setup

Trang 6

Tạo tiêu đề đầu, tiêu đề cuối

° Tạo tiêu đề đầu E323 3š4=:==

—Vao ribbon Insert > Chon Header |Ƒ |

Trang 7

Tạo tiêu đề đầu, tiêu đề cuối

°Ò Tạo tiêu đề cuỗi a

Trang 8

Thêm các trường

¢ Them ngày tháng hiện tại:

— Ấn chọn Header hay Footer cần thêm trường

— Vào ribbon Design > chon Date & Time — Chon dinh dang thoi gian/ngay thang

¢ Thêm số thứ tự trang:

Trang 9

XEM TÀI LIỆU TRƯỚC KHI IN

¢ Vao File @ Print:

— Bén phai sé nhin thay trang in hién thi ¢ An Ctrl +P: Add-Ins Home Insert Page Layout References Mailings Review View Developer ba] save Print (A Save As ¬ - : Copie: 1 = ¿ý Open op Print fj Close Info Printer ¡ HP LaserJet P2035 ~ Recent DQ offline Printer Properties New Settings Save & Send Help [zg Add-ins ~ Options E3} Exit

Print All Pages Print the entire document Pages:

"| Print One Sided

L Only print on one side of the page EEI _— ¬ 2 1,23 1,23 Portrait Orientation Letter 21,59 cm x 27,94 cm Normal Margins Left: 254cm Right: 2,54 cm 1 Page Per Sheet Page Setup PDF ProntoDoc

Bai giảng tin văn phòng

TIN HOC VAN PHONG

Trang 10

THIET LAP IN Settings In tất cả các trang Document

ra Print All Pages

| Ei Print the entire document

In vung dang chon

Print Selection

Only print the selected content

@)

©

In trang hién thoi

Print Current Page

Only print the current page 1 2 | 3 7 Xin 4 In các trang tự chọn 5 6 = @® @ | Ế Enter specific pages or sections to print Document Properties Document Properties Table of properties and values List of Markup List of markup only Styles List of styles used in document AutoText Entries List of AutoText available Key Assignments List of customized shortcut keys " Print Markup

@+ Only Print Odd Pages (6)— Only Print Even Pages

In cac trang le

Trang 11

3.In THIET LAP IN Home Insert Page Layout References 2.Chọn số bản in « 1.Chọn máy in Mailings Review V lel Save Print Gl Save As ep Copies: 1 eee Print oy Close Info Printer @ ,_ / HP LaserJet P2035 x Recent BE offline Printer Properties ew Settings aa

| mint 4 Print All Pages = Save & Send 4 Entire Document: odd pages only

ve en

Pages:

= E7 Print on Both Sides `

Trang 12

Vv Vv VV WV WV TRON TAI LIEU Khái niệm Chuẩn bị dữ liệu

Soạn mẫu tài liệu trộn

Chèn các trường tin lên tài liệu

Thực hiện trộn

Trang 13

TRON TAI LIEU

Muc dich

° Tạo nhiêu file văn bản giông nhau chỉ

khác một vài thông tin

Các kiểu trộn tài liệu

¢ Email ¢ Nhan

Trang 14

TRON TAI LIEU

Quy trình trộn tài liệu

1 Thiết lập file văn bản gốc trên word

2 Kết nối văn bản gốc với file dữ liệu trên

excel

3 Chèn dữ liệu vào văn bản

Trang 15

TRON TAI LIEU Thiết lập file văn bản gốc

¢ Tao 1 file văn bản mới

¢ Vao ribbon Mailings

¢ An vao Start Mail Merge dé chọn loại

văn bản cân trộn - Letter: Viét thu

° Email Message: Gui thw

¢ Enverlopes: Bi thu

Trang 16

TRON TAI uEU

Lựa chọn dữ liệu kết nỗi =

¢ Vao ribbon Mailings

r

¢ Kich vao Select Recipients, chon các |

lwa chon sau:

— Type New List: Nhap thông tin bằng tay

— Use Existing List: Chon file dé liéu có sẵn

— Select From Outlook Contacts: lay thông tin từ

Outlook

¢ Chinh sva lai danh sách dữ liệu

Trang 17

TRON TAI LIEU Sửa dữ liệu kết nồi

Checkbox: Chọn những dòng dữ liệu cần trộn

Sort: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự

Filter: Lọc dữ liệu theo điều kiện mong muôn

Find duplication: Tìm những dòng dữ liệu bị trùng

Find recipient: Tìm thông tin cụ thê

This is the list of recipients that will be used in your merge Use the options below to add to or change your list Use the checkboxes to add or remove recipients from the merge When your list is ready, click OK Data Source Jv |STT y |Mãsnh viên v | Họ và tên wiF4 wilép w Deere el ets | 1354010108

Trang 18

TRON TAI LIEU

Đưa các trường thông tin lên van ban

- Tạo mẫu văn bản cân trộn

° _ Chọn các trường thông tin hiễn thị: vào ribbon Mailings > Insert Merge Field

Trang 19

TRON TAI LIEU

Thém diéu kién hién thi

Trang 20

TRON TAI LIEU

Xem văn bản trước khi hoàn thiện

e Vao ribbon Mailings a

e Anvao nut Preview Result Preview

e Su dung mii tén dé xem cac van bản khác sinh ra

l 4 1 > bì

#3] Find Recipient 3 Auto Check for Errors

Trang 21

TRON TAI LIEU

Thực hiện tron

| a - es

¿3 Edit Individual Documents ¢ Vao ribbon Mailings

» An vao nut Finish & Merge ge

¢ Edit Individual Documents: Tao ra file van ban moi

¢ Print Documents: Thwc hiện In

- _ Send Email Messages: Cho phép gửi mail (dùng cho trộn đề

Trang 22

TRON BI THU’ Thao tac [Envelope Options IN (<2-jmmtm) ¢ Vao ribbon Mailings Envelope size: ° An vao nut Start Mail Merge sen een Ín From left

— Evelope size: lwa chon kich c& From top:

— Delivery address: chon font cht va From lft From top:

vị trí địa chỉ người nhận

— Return address: chọn font chữ va

Trang 23

Vi du

Cho mẫu Thông báo như sau

BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ Mẫu số 01-A

= (Ban hanh theo QD sé: 01/2010QD-BTC)

THONG BAO TIEN PHI DICH VU THANG

Ban Quan Ly Toa Nha SUEM Viét Nam

Trang 24

Vi du Cho danh sách người nhận:

SITL TênKH | Tang | Can Điện tích | Tháng thu | Phí dịch vụ | Thanh tiền `

| Phan Kim Thanh l Ol 88 02/2016 OOO —- 220.000

2 _| Tran Bình Minh 6 02 —- 96 02/2016 3.500 336.000 | 3 | Hoàng Hữu Thắng 7 03 102 02/2016 | 3.500 357.000 |

Hãy trộn tài liệu đề nhận được 3 Thông báo