Hoàn thiện quy trình kiểm toán HTK trong kiểm toán BCTC tại Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán (AFC Sài Gòn

Kiểm toán là một ngành nghề còn khá mới mẻ ở Việt Nam nhưng đ• phát triển rất nhanh chóng không những ở số lượng loại hình dịch vụ ngày càng đa dạng mà cả chất lượng của các cuộc kiểm toán ngày càng được nâng cao nhằm thoả m•n nhu cầu đa dạng của khách hàng. Để đáp ứng nhu cầu thị trường dịch vụ kiểm toán đồng thời tạo sự cạnh tranh thúc đẩy sự phát triển thị trường dịch vụ Kiểm toán_Kế toán, năm 1995, Công ty Kiểm toán và tư vấn Tài chính Kế toán Sài Gòn đ• ra đời và tới nay đ• trở thành một trong những Công ty kiểm toán độc lập hàng đầu ở Việt Nam. Trong gần 10 năm hoạt động, Công ty đ• đóng góp không nhỏ vào sự thành công cũng như hoạt động hiệu quả của các doanh nghiệp, tạo được niềm tin đối với khách hàng. Để đạt được những thành công như vậy Công ty đ• liên tục cố gắng hoàn thiện mình và nâng cao chất lượng dịch vụ để khẳng định vị trí của mình trong môi trường cạnh tranh và quá trình hội nhập kinh tế thế giới. Trên BCTC của các doanh nghiệp, HTK thường là một khoản mục có giá trị lớn. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến HTK thường khá phong phú và phức tạp, có thể gây khó khăn trong công tác tổ chức hạch toán nói chung cũng như trong việc ghi chép hàng ngày. Hơn nữa các nhà quản trị doanh nghiệp thường có xu hướng phản ánh tăng giá trị HTK so với thực tế nhằm tăng giá trị tài sản của doanh nghiệp do đó khả năng sai phạm đối với HTK là lớn. Các sai phạm xảy ra đối với HTK ảnh hưởng tới nhiều chỉ tiêu quan trọng trên BCTC như các chỉ tiêu: GVHB, Doanh thu thuần, L•i gộp từ đó ảnh hưởng đến quá trình tiêu thụ, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Sau thời gian thực tập tại Công ty Kiểm toán và tư vấn Tài chính Kế toán Sài Gòn được vận dụng những kiến thức đ• học vào thực tế và nhờ có sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo hướng dẫn và các anh chị trong Công ty, em đ• có điều kiện hiểu biết hơn về Công ty và hoạt động kiểm toán, từ đó em đi sâu nghiên cứu về vấn đề Kiểm toán đối với HTK, em đ• chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình kiểm toán HTK trong kiểm toán BCTC tại Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán (AFC Sài Gòn)” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.

Lời nói đầu Kiểm toán là một ngành nghề còn khá mới mẻ ở Việt Nam nhng đã phát triển rất nhanh chóng không những ở số lợng loại hình dịch vụ ngày càng đa dạng mà cả chất lợng của các cuộc kiểm toán ngày càng đợc nâng cao nhằm thoả mãn nhu cầu đa dạng của khách hàng. Để đáp ứng nhu cầu thị trờng dịch vụ kiểm toán đồng thời tạo sự cạnh tranh thúc đẩy sự phát triển thị trờng dịch vụ Kiểm toán_Kế toán, năm 1995, Công ty Kiểm toán và t vấn Tài chính Kế toán Sài Gòn đã ra đời và tới nay đã trở thành một trong những Công ty kiểm toán độc lập hàng đầu ở Việt Nam. Trong gần 10 năm hoạt động, Công ty đã đóng góp không nhỏ vào sự thành công cũng nh hoạt động hiệu quả của các doanh nghiệp, tạo đợc niềm tin đối với khách hàng. Để đạt đợc những thành công nh vậy Công ty đã liên tục cố gắng hoàn thiện mình và nâng cao chất lợng dịch vụ để khẳng định vị trí của mình trong môi trờng cạnh tranh và quá trình hội nhập kinh tế thế giới. Trên BCTC của các doanh nghiệp, HTK thờng là một khoản mục có giá trị lớn. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến HTK thờng khá phong phú và phức tạp, có thể gây khó khăn trong công tác tổ chức hạch toán nói chung cũng nh trong việc ghi chép hàng ngày. Hơn nữa các nhà quản trị doanh nghiệp thờng có xu hớng phản ánh tăng giá trị HTK so với thực tế nhằm tăng giá trị tài sản của doanh nghiệp do đó khả năng sai phạm đối với HTK là lớn. Các sai phạm xảy ra đối với HTK ảnh hởng tới nhiều chỉ tiêu quan trọng trên BCTC nh các chỉ tiêu: GVHB, Doanh thu thuần, Lãi gộp từ đó ảnh hởng đến quá trình tiêu thụ, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Sau thời gian thực tập tại Công ty Kiểm toán và t vấn Tài chính Kế toán Sài Gòn đợc vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế và nhờ có sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo hớng dẫn và các anh chị trong Công ty, em đã có điều kiện hiểu biết hơn về Công ty và hoạt động kiểm toán, từ đó em đi sâu nghiên cứu về vấn đề Kiểm toán đối với HTK, em đã chọn đề tài: Hoàn thiện quy trình kiểm toán HTK trong kiểm toán BCTC tại Công ty kiểm toán và t vấn tài chính kế toán (AFC Sài Gòn) cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Nội dung chuyên đề bao gồm ba phần: Phần I: Lý luận chung về kiểm toán HTK trong kiểm toán BCTC Phần II: Thực trạng kiểm toán HTK trong kiểm toán BCTC tại Công ty kiểm toán và t vấn tài chính kế toán Sài Gòn Phần III: Định hớng và giải pháp hoàn thiện kiểm toán HTK trong kiểm toán BCTC tại Công ty AFC Sài Gòn Do phạm vi nghiên cứu và trình độ còn hạn chế, bài viết của em không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận đợc sự quan tâm đóng góp ý kiến của các thầy cô để bài viết của em đợc hoàn thiện hơn. Một lần nữa em chân thành cảm ơn cô giáo hớng dẫn Ths.Nguyễn Thị Hồng Thuý và Ban giám đốc Công ty kiểm toán và t vấn tài chính kế toán Sài Gòn cùng các anh chị phòng nghiệp vụ 1 đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. 1 Phần 1: Lý luận chung về kiểm toán hàng tồn kho Trong kiểm toán tài chính. I/ Khái quát chung về kiểm toán tài chính. 1.Khái niệm, đối tợng và mục tiêu của kiểm toán tài chính. 1.1.Khái niệm về kiểm toán tài chính Kiểm toán là ngành nghề còn khá mới mẻ ở nớc ta nhng nó đã tồn tại và phát triển rất lâu dài trên thế giới. Có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm toán, nhng ta có thể tổng quát chung nh sau: Kiểm toán đợc hiểu là hoạt động xác minh và bày tỏ ý kiến về các vấn đề cần kiểm toán trớc hết và chủ yếu là thực trạng hoạt động tài chính bằng các phơng pháp kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ do các KTV có trình độ nghiệp vụ tơng ứng tiến hành trên cơ sở pháp lý có hiệu lực Kiểm toán tài chính là một trong các hình thức của kiểm toán, là hoạt động đặc trng của kiểm toán bởi nó chứa đựng đầy đủ, cụ thể và sinh động nhất các đặc trng cơ bản của kiểm toán ngay từ khi mới ra đời cũng nh trong quá trình phát triển. Đối tợng của kiểm toán tài chính là các Bảng khai tài chính, nh vậy Kiểm toán tài chính là xác minh về Bảng khai tài chính đã lập so với những chuẩn mực chung đợc chấp nhận để kết luận về tính trung thực của thông tin trong các Bảng khai tài chính cùng tính pháp lý của biểu mẫu chứa đựng các thông tin đó. Trong kiểm toán tài chính, KTV thờng sử dụng các cách tiếp cận khác nhau đối với mỗi đối tợng kiểm toán, về cơ bản có 2 cách tiếp cận các Bảng khai tài chính: phân theo khoản mục hoặc phân theo chu trình: Kiểm toán theo khoản mục: là cách phân chia máy móc từng khoản mục hoặc nhóm khoản mục theo thứ tự trong Bảng khai tài chính vào một phần hành. Cách chia này đơn giản song không hiệu quả do tách biệt những khoản mục ở các vị trí khác nhau nhng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Kiểm toán theo chu trình: Là cách phân chia căn cứ vào mối quan hệ chặt chẽ lẫn nhau giữa các khoản mục, các quá trình cấu thành, các yếu tố trong một chu trình chung của hoạt động tài chính. Theo cách phân chia này, kiểm toán tài chính bao gồm những chu trình sau: Kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền. Kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán. Kiểm toán tiền. Kiểm toán chu trình tiền lơng - nhân viên. Kiểm toán chu trình HTK. 2 Kiểm toán chu trình huy động và hoàn trả. Sơ đồ 1: Mối quan hệ giữa các chu trình kiểm toán. 1.2.Đối tợng của kiểm toán tài chính. Đối tợng của kiểm toán tài chính là Bảng khai tài chính trong đó bộ phận quan trọng của các Bảng khai này là BCTC (Bảng CĐKT, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng lu chuyển tiền tệ và thuyết minh BCTC). Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 200: BCTC là hệ thống báo cáo đợc lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán đợc chấp nhận rộng rãi, phản ánh những thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu của đơn vị. Ngoài ra Bảng khai tài chính còn bao gồm các bảng kê khai tài sản cá nhân, bảng kê khai tài sản đặc biệt (kể cả các bảng kê khai tài sản của doanh nghiệp phá sản hoặc bán đấu giá), các bảng dê khai tài chính theo yêu cầu của Ngân hàng hoặc chủ đầu t đợc lập ra tại một thời điểm cụ thể trên cơ sở các tài liệu kế toán tổng hợp và chi tiết theo các quy tắc nhất định. Nh vậy, để xác minh và bày tỏ ý kiến về Bảng khai tài chính, kiểm toán tài chính không thể tách rời các tài liệu kế toán, các hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý của đơn vị nhằm xác minh cụ thể độ tin cậy của các thông tin, các chỉ tiêu phản ánh trong các Bảng khai tài chính. 1.3.Mục tiêu của kiểm toán tài chính. Chức năng cơ bản của kiểm toán tài chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về các Bảng khai tài chính, ý kiến hay kết luận kiểm toán đợc đa ra không phải phục vụ cho bản thân ngời lập hay ngời xác minh mà là cho những ngời quan tâm tới các thông tin đợc đa ra trên BCTC do đó các kết luận đa ra phải dựa trên những bằng chứng đầy đủ và có hiệu lực, đáng tin cậy. Vốn bằng tiền Bán hàng thu tiền Tiếp nhận và hoàn trả vốn Hàng tồn kho Tiền lư ơng và nhân viên Mua hàng thanh toán 3 Chuẩn mực kiểm toán 200, khoản 11 xác định: Mục tiêu kiểm toán BCTC là giúp cho KTV và Công ty kiểm toán đa ra ý kiến xác nhận rằng BCTC có đợc lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc đ- ợc chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính trên các khía cạnh trọng yếu hay không. Mục tiêu tổng quát: Mục tiêu tổng quát của kiểm toán tài chính là tìm kiếm bằng chứng kiểm toán để đ- a ra ý kiến về tính trung thực, hợp lý của thông tin đợc trình bày trên Bảng khai tài chính. Mục tiêu kiểm toán chung: Là việc xem xét đánh giá tổng thể số tiền ghi trên các khoản mục, trên cơ sở các cam kết chung về trách nhiệm của nhà quản lý về những thông tin thu đợc qua khảo sát thực tế ở đơn vị đợc kiểm toán (đồng thời xem xét cả tới các mục tiêu chung khác). Mục tiêu kiểm toán chung đ - ợc chia thành hai loại: Mục tiêu hợp lý chung: Đòi hỏi phải có sự nhạy cảm, nhạy bén, khả năng phán đoán cùng với việc tìm hiểu kỹ lỡng về khách thể kiểm toán. Mục tiêu chung khác: Bao gồm nhiều mục tiêu đợc xây dựng tơng ứng với các cam kết, giải trình của nhà quản lý. Mục tiêu có thực: Hớng xác minh vào tính có thật của số tiền, tài sản, công nợ, nguồn vốn ghi ở trên Bảng khai tài chính thực sự tồn tại. Nghiệp vụ đã ghi nhận phải đợc đảm bảo bằng sự tồn tại của nghiệp vụ ấy. Mục tiêu đầy đủ (trọn vẹn): Hớng xác minh các nghiệp vụ, TS, NV trên Bảng khai tài chính đợc ghi chép đầy đủ, không bỏ sót. Nói cách khác là xác minh tính đầy đủ về số tiền của các bộ phận cấu thành nên nghiệp vụ. Mục tiêu về tính chính xác cơ học: Hớng xác minh vào tính chính xác về mặt số học trong của việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ, cộng sang trangvà tuân theo các quy định kế toán Mục tiêu về định giá: Hớng xác minh vào tính đúng đắn trong việc định giá thành tài sản, giá phí trên cơ sở nguyên tắc hoạt động liên tục, là giá thực tế mà đơn vị phải chi ra để mua hoặc thực hiện các hoạt động khác của mình. Mục tiêu phân loại và trình bày: Hớng xác minh vào tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các thông tin ở trên các Bảng khai tài chính. Các nghiệp vụ đợc xắp xếp vào các tài khoản theo đúng bản chất kinh tế không, cùng với cách ghi, cách thuyết trình về số d hoặc số phát sinh ở trên Bảng khai tài chính có tuân thủ theo các chuẩn mực chung không. Mục tiêu về quyền và nghĩa vụ: Hớng xác minh lại quyền (đối với TS) và nghĩa vụ (đối với NV) của doanh nghiệp. Số liệu đợc ghi nhận và phản ánh trên BCTC phải thực sự thuộc quyền sở hữu hoặc sử dụng lâu dài của doanh nghiệp, còn vốn và công nợ phải phản ánh đúng nghĩa vụ của doanh nghiệp mình. 2.Phơng pháp kiểm toán trong kiểm toán tài chính. Kiểm toán tài chính là hoạt động đặc trng của hoạt động kiểm toán nói chung do đó để thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến, kiểm toán tài chính cũng sử dụng các phơng pháp kiểm toán chứng từ (kiểm toán các quan hệ cân đối, đối chiếu trực tiếp, đối chiếu logic) và kiểm toán ngoài chứng từ (Kiểm kê, thực nghiệm, điều tra). 4 Do mỗi loại kiểm toán có chức năng cụ thể khác nhau, đối tợng kiểm toán khác nhau và quan hệ chủ thể, khách thể kiểm toán khác nhau nên cách thức kết hợp các phơng pháp kiểm toán cơ bản trên cũng khác nhau. Trong kiểm toán tài chính, các phơng pháp kiểm toán cơ bản đợc triển khai theo hớng kết hợp lại hoặc chi tiết hơn tuỳ tình huống cụ thể trong suốt quá trình kiểm toán. Trong quá trình thực hiện kiểm toán, ngời ta chia các phơng pháp kiểm toán thành hai loại: Kiểm toán cơ bản (các thử nghiệm cơ bản): Đây là việc thẩm tra lại các thông tin biểu hiện bằng tiền phản ánh trên các bảng tổng hợp thông qua việc thực hiện các phơng pháp kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ theo trình tự xác định. Kiểm toán tuân thủ: Là phơng pháp dựa vào kết quả của hệ thống KSNB khi hệ thống này tồn tại và có hiệu lực (để biết đợc hệ thống KSNB tồn tại có hiệu lực thì phải khảo sát và đánh giá hệ thống này). Do đối tợng cụ thể của kiểm toán tài chính là các Báo cáo kế toán và các bảng tổng hợp tài chính đặc biệt khác, các bảng tổng hợp này vừa chứa đựng các mối quan hệ kinh tế tổng quát vừa phản ánh cụ thể từng loại TS, NV với những biểu hiện về kinh tế, pháp lý và đợc lập theo trình tự xác định. Kiểm toán tài chính phải hình thành những trắc nghiệm đồng thời kết hợp với việc sử dụng các phơng pháp kiểm toán cơ bản để đa ra ý kiến đúng đắn về các bảng tổng hợp này. Trong kiểm toán tài chính có ba loại trắc nghiệm: Trắc nghiệm công việc: Là cách thức và trình tự rà soát các nghiệp vụ hoặc các hoạt động cụ thể trong quan hệ với sự tồn tại và có hiệu lực của hệ thống KSNB, trớc hết là hệ thống kế toán. Trắc nghiệm công việc bao gồm hai loại: Trắc nghiệm độ vững chãi: Đây là cách thức, trình tự rà soát những thông tin về giá trị trong hệ thống kế toán, hớng tới độ tin cậy của thông tin của hệ thống KSNB. Trắc nghiệm đạt yêu cầu: Là cách thức, trình tự rà soát những thủ tục kế toán hoặc thủ tục quản lý có liên quan đến đối tợng kiểm toán. Trắc nghiệm đạt yêu cầu đợc sử dụng tơng đối đa dạng, tập trung chủ yếu vào việc đánh giá sự hiện diện của hệ thống KSNB và hớng tới mục tiêu là đảm bảo sự tuân thủ của hệ thống KSNB. Trắc nghiệm trực tiếp số d: Là cách thức kết hợp các phơng pháp cân đối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê, điều tra thực tế để xác định độ tin cậy của các số d cuối kỳ ở sổ cái ghi vào Bảng CĐKT hoặc Báo cáo KQKD. Đây là cách thức chủ yếu KTV thu thập bằng chứng từ các nguồn độc lập, bằng chứng kiểm toán thu thập theo cách này có độ tin cậy cao. Trắc nghiệm phân tích (thủ tục phân tích): Là cách thức xem xét các mối quan hệ kinh tế và xu h ớng biến động của chỉ tiêu kinh tế thông qua việc kết hợp các phơng pháp đối chiếu trực tiếp, đối chiếu logic, cân đối giữa trị số bằng tiền của cùng một chỉ tiêu trong những điều kiện khác hoặc giữa chỉ tiêu tổng hợp với bộ phận cấu thành. Trắc nghiệm phân tích đợc sử dụng ở nhiều giai đoạn trong quá trình kiểm toán. 3.Khái quát quy trình kiểm toán BCTC. Quy trình thực hiện một cuộc kiểm toán thờng đợc thiết kế gồm 3 giai đoạn: Lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế các phơng pháp kiểm toán; Thực hiện kế hoạch kiểm toán; Kết thúc kiểm toán và công bố Báo cáo kiểm toán. Giai đoạn 1: Lập kế hoạch kiểm toán: 5 Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán, có vai trò quan trọng chi phối chất lợng cũng nh hiệu quả chung của toàn bộ cuộc kiểm toán. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300: KTV và Công ty kiểm toán phải lập kế hoạch kiểm toán trong đó mô tả phạm vi dự kiến và cách thức tiến hành công việc kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán phải đầy đủ, chi tiết làm cơ sở để lập chơng trình kiểm toán. Từ th mời (hoặc lệnh) kiểm toán, KTV tìm hiểu khách hàng với mục đích hình thành hợp đồng hoặc kế hoạch chung cho cuộc kiểm toán. Tiếp đó KTV tiến hành thu thập các thông tin về khách hàng, tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB của đơn vị đợc kiểm toán để xây dựng kế hoạch cụ thể và chuẩn bị phơng tiện cùng lực lợng chuẩn bị triển khai kế hoạch và chơng trình kiểm toán đã xây dựng. Giai đoạn 2: Thực hiện kế hoạch kiểm toán. Đây là quá trình sử dụng các phơng pháp kỹ thuật tơng ứng với từng đối tợng kiểm toán cụ thể để thu thập bằng chứng kiểm toán. Trong giai đoạn này, kế hoạch kiểm toán sẽ đợc triển khai thực hiện nhằm thu thập những bằng chứng cần thiết và tin cậy để đa ra ý kiến xác thực về tính trung thực và hợp lý của các thông tin trên BCTC. KTV sử dụng các trắc nghiệm vào việc xác minh các thông tin hình thành và phản ánh trên Bảng khai tài chính. Trình tự kết hợp giữa các trắc nghiệm tuỳ thuộc vào kết quả đánh giá hệ thống KSNB, nếu hệ thống KSNB đợc đánh giá là không có hiệu lực thì các trắc nghiệm độ vững chãi sẽ đ ợc thực hiện với số l- ợng lớn, ngợc lại nếu hệ thống KSNB đợc đánh giá là có hiệu lực thì trớc hết KTV sẽ sử dụng các trắc nghiệm đạt yêu cầu để xác định khả năng sai phạm và tiếp đó là trắc nghiệm độ vững chãi đợc sử dụng (với số lợng ít) để xác minh những sai sót có thể có. Giai đoạn 3: Kết thúc kiểm toán. Để đa ra đợc kết luận kiểm toán và phát hành Báo cáo kiểm toán, KTV phải dựa vào kết quả công việc thực hiện trong giai đoạn 2 đồng thời phải xem xét trong quan hệ hợp lý chung và kiểm nghiệm trong quan hệ với các sự việc bất thờng, những nghiệp vụ phát sinh sau ngày lập Bảng khai tài chính, thu thập th giải trình của Ban giám đốc đơn vị. Trên cơ sở những bằng chứng và những tài liệu thu thập đợc, KTV tiến hành tổng hợp kết quả kiểm toán và lập Báo cáo kiểm toán. II.HTK với vấn đề kiểm toán. 1.Vị trí, vai trò của HTK * Khái niệm HTK HTK là tài sản lu động của doanh nghiệp biểu hiện dới hình thái vật chất, có thể đợc mua từ bên ngoài hoặc do doanh nghiệp tự sản xuất để dùng vào mục đích sản xuất kinh doanh. HTK có rất nhiều loại khác nhau, tuỳ thuộc vào bản chất của từng loại hình doanh nghiệp. HTK trong doanh nghiệp thơng mại bao gồm hàng hoá dự trữ cho lu thông (kể cả số hàng gửi bán và hàng hoá đang trong quá trình vận chuyển), trong doanh nghiệp sản xuất bao gồm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dự trữ cho quá trình sản xuất, thành phẩm, sản phẩm dở dang, hàng gửi bán, hàng đang đi đờng. Theo chuẩn mực Kế toán quốc tế và chuẩn mực Kế toán Việt Nam HTK bao gồm những tài sản: 6 _ Đợc giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thờng; _ Đang trong quá trình kinh doanh dở dang; _ Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. * Vị trí, vai trò của HTK HTK đóng một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, luôn là trung tâm chú ý trong cả lĩnh vực kế toán và kiểm toán. HTK là khoản mục thờng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lu động của doanh nghiệp, công việc bảo quản, kiểm soát và xác định chất lợng, giá trị HTK luôn là công việc khó khăn và phức tạp hơn các tài sản khác. 2.Bản chất và chức năng của HTK 2.1.Đặc điểm HTK ảnh hởng tới kiểm toán Thực hiện kiểm toán đối với HTK luôn là một chu trình kiểm toán quan trọng trong kiểm toán tài chính, nguyên nhân khiến cho HTK trở nên đặc biệt quan trọng trong các cuộc kiểm toán xuất phát từ đặc điểm của HTK: HTK thờng chiếm một tỉ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lu động của doanh nghiệp và rất dễ xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớn. Khi các KTV tiến hành kiểm toán khoản mục này luôn đòi hỏi phải có trình độ, kinh nghiệm và phải có sự thận trọng. Trong kế toán có rất nhiều phơng pháp lựa chon để định giá HTK và đối với mỗi loại HTK, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phơng pháp khác nhau nhng phải đảm bảo tình thống nhất giữa các kỳ, mỗi phơng pháp khác nhau sẽ đem lại kết quả khác nhau. Khi tiến hành kiểm toán, KTV phải nắm bắt đ ợc các phơng pháp tính giá HTK của doanh nghiệp đối với từng loại HTK. Việc xác định giá trị HTK ảnh hởng trực tiếp đến GVHB và do vậy có ảnh hởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm. Công việc xác định chất lợng, tình trạng và giá trị HTK luôn là công việc khó khăn và phức tạp hơn hầu hết các loại tài sản khác, nhiều khoản mục HTK rất khó phân loại và định giá nh: các linh kiện điện tử phức tạp, các công trình xây dựng dở dang, các tác phẩm nghệ thuật, kim khí quýViệc đánh giá giá trị những HTK này thờng mang tính chất chủ quan đòi hỏi KTV phải có kiến thức về lĩnh vực này hoặc phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia. HTK đợc bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, lại do nhiều ngời quản lý, mặt khác do tính đa dạng của HTK nên điều kiện bảo quản cũng rất khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu bảo quản của từng loại HTK. Do đó công việc kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng HTK sẽ gặp nhiều khó khăn, đôi khi có sự nhầm lẫn, sai sót và dễ bị gian lận. HTK thờng đa dạng và chịu ảnh hởng của hao mòn vô hình và hao mòn hữu hình nh bị h hỏng trong thời gian nhất định, bị lỗi thờido đó với mỗi loại HTK, doanh nghiệp phải xây dựng định mức hao hụt và KTV phải kiểm tra xem xét mức độ hợp lý của các định mức này đối với từng loại HTK. 2.2.Chức năng của HTK Các chức năng vật chất chủ yếu của HTK bao gồm: Chức năng mua hàng, nhận hàng, l u kho, xuất kho, sản xuất và vận chuyển hàng đi tiêu thụ; Bên cạnh đó còn có chức năng ghi sổ trong đó bao gồm ghi sổ đối với chi phí sản xuất và ghi sổ về hàng lu kho. Chức năng mua hàng: 7 Một nghiệp vụ mua bắt đầu bằng việc bộ phận kho hoặc bộ phận có nhu cầu hàng hoá hoặc dịch vụ thiết yếu cần mua. Bộ phận đó phải lập phiếu yêu cầu mua và phiếu này phải đợc kiểm tra và thông qua bởi cấp có thẩm quyền về sự hợp lý và tính có thật của nhu cầu mua. Phòng thu mua sẽ căn cứ vào phiếu yêu cầu mua để lập Đơn đặt mua hàng, trong đó phải nêu rõ số lợng, chủng loại, quy cách sản phẩm hàng hoá hoặc dịch vụ yêu cầu. Một liên đặt mua hàng cần đợc gửi tới phòng kế toán, một liên đợc chuyển tới phòng nhận hàng để làm căn cứ đối chiếu. Để có một hệ thống KSNB thích đáng đối với các nghiệp vụ mua hàng đòi hỏi đơn vị phải tổ chức một phòng riêng biệt chuyên thực hiện nghiệp vụ mua hàng, bộ phận này không đợc quyền quyết định mua hàng. Các chức năng mua hàng, nhận hàng và ghi sổ HTK phải đợc tách ly trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban. Chức năng nhận hàng Hàng hoá vật t đợc mua về trớc khi nhập kho phải giao cho phòng nhận hàng kiểm tra. Phòng nhận hàng hoạt động độc lập với phòng mua hàng, bộ phận lu hàng, phòng vận chuyển. Phòng nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá về chủng loại, chất lợng, khối lợng có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng hay không và loại bỏ hàng bị lỗi, hỏng hóc. Bộ phận này sẽ lập biên bản nhận hàng và chuyển hàng tới bộ phận kho. Phiếu nhận hàng là chứng từ minh chứng cho việc kiểm tra và nhận hàng. Chức năng lu kho Tất cả hàng hoá chuyển tới kho sẽ đợc kiểm tra một lần nữa về cả số lợng và chất lợng rồi đợc nhập vào kho. Mỗi khi nhập hàng hoá vào kho, thủ kho phải lập Phiếu nhập kho trong đó ghi rõ số lợng hàng nhập, chất lợng, quy cách của hàng hoá thực nhập. Một liên Phiếu nhập kho sẽ đợc chuyển cho Phòng kế toán để thông báo cho Phòng kế toán về số lợng hàng nhận và cho nhập kho. Chức năng xuất kho vật t, hàng hoá Hàng hoá sau khi nhập kho sẽ do bộ phận kho quản lý và bộ phận này phải chịu trách nhiệm về số hàng hoá mà mình quản lý. Trong bất cứ trờng hợp nào, bộ phận kho đều phải đỏi hỏi có Phiếu yêu cầu sử dụng vật t, hàng hoá đã đợc phê duyệt thì mới đợc xuất hàng. Phiếu yêu cầu này đợc lập làm 3 liên, đơn vị có yêu cầu sử dụng vật t giữ một liên, một liên giao cho bộ phận kho làm căn cứ xuất và hạch toán tại kho, một liên sẽ chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Các phiếu yêu cầu phải đợc lập dựa trên một đơn đặt hàng sản xuất hoặc đơn đặt hàng của khách hàng, việc này nhằm tránh tình trạng xuất vật t hàng hoá sử dụng vào những mục đích không rõ ràng. Chức năng sản xuất Sản xuất là giai đoạn quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi phải đợc kiểm soát chặt chẽ bằng kế hoạch và lịch trình sản xuất đã đợc xây dựng trớc căn cứ vào các ớc đoán về nhu cầu đối với sản xuất và tình hình thực tế HTK. Việc lập các kế hoạch sản xuất sẽ giúp cho doanh nghiệp sản xuất hàng hoá đáp ứng đợc nhu cầu của khách hàng và tránh đợc tình trạng ứ đọng hàng hoá, hàng hóa sản xuất ra không tiêu thụ đợc và đảm bảo việc chuẩn bị đầy đủ các yếu tố nh nguyên vật liệu và nhân công phục vụ cho sản xuất, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Trách nhiệm quản lý hàng hoá trong giai đoạn sản xuất thuộc về những ngời giám sát sản xuất (quản đốc, quản lý phân xởng) do đó ngời quản lý phải kiểm soát và nắm chắc đợc tình hình sản xuất kể từ khi nguyên vật liệu đợc chuyển tới phân xởng cho tới khi sản phẩm đợc sản xuất ra và chuyển vào kho. Sản 8 phẩm hoàn thành luôn phải chuyển qua khâu kiểm định chất lợng trớc khi cho nhập kho hoặc chuyển đi tiêu thụ. Việc kiểm soát đợc thực hiện nhằm phát hiện những sản phẩm hỏng, lỗi hoặc không đạt những thông số kỹ thuật theo yêu cầu, đồng thời giúp cho việc ghi giá trị HTK đợc chính xác. Chức năng lu kho thành phẩm Sản phẩm sau khi qua khâu kiểm định nếu không chuyển thẳng đi tiêu thụ thì sẽ đợc nhập kho để chờ bán. Quá trình kiểm soát thành phẩm này đợc xem nh một phần của chu trình bán hàng - thu tiền. Chức năng xuất thành phẩm đi tiêu thụ Hàng hoá, thành phẩm của doanh nghiệp chỉ đợc xuất khỏi kho khi đã có sự phê chuẩn hay căn cứ để xuất kho thành phẩm mà cụ thể là Đơn đặt mua hàng của khách hàng đã đợc phòng kiểm soát tín dụng phê chuẩn. Khi xuất kho thành phẩm, thủ kho phải lập phiếu xuất kho. Bộ phận vận chuyển sẽ lập phiếu vận chuyển hàng có đánh số thứ tự từ trớc và chỉ rõ hàng hoá đợc vận chuyển. Phiếu vận chuyển hàng đợc lập thành ba liên, liên thứ nhất đợc lu ở phòng tiếp vận để làm chứng từ minh chứng về việc vận chuyển, liên thứ hai sẽ đợc gửi tới phòng tiêu thụ hoặc bộ phận tính tiền kèm theo đơn đặt hàng của khách hàng để làm căn cứ ghi hoá đơn cho khách hàng, liên thứ ba đợc đính kèm bên ngoài bao kiện của hàng hoá trong quá trình vận chuyển. Hoạt động này sẽ giúp cho khách hàng kiểm tra số hàng nhận đợc có khớp với yêu cầu theo đơn đặt hàng hay không. Trờng hợp hàng hoá đợc vận chuyển thuê bởi một Công ty tiếp vận thì phiếu vận chuyển sẽ đợc lập thêm liên thứ t, liên này giao cho bên cung cấp dịch vụ vận chuyển để làm căn cứ tính cớc phí. 3.Phơng pháp hạch toán HTK 3.1.Trình tự hạch toán * Chứng từ hạch toán HTK: Chứng từ nhập mua hàng hoá bao gồm: Phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT của nhà cung cấp, phiếu kiểm nhận hàng mua, phiếu nhập kho và thẻ kho, biên bản kiểm nghiệm vật t hàng hoá. Chứng từ xuất kho sản xuất bao gồm: Phiếu yêu cầu lĩnh vật t, phiếu xuất kho vật t, phiếu xuất kho theo hạn mức, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và thẻ kho. Chứng từ xuất bán thành phẩm, vật t hàng hoá: Hợp đồng kinh tế, cam kết mua hàng hoặc đơn đặt mua của khách hàng, vận đơn, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT và thẻ kho. * Ph ơng pháp luân chuyển chứng từ Chơng trình luân chuyển phiếu nhập kho. Sơ đồ 2 Chơng trình luân chuyển phiếu xuất kho. Sơ đồ 3 Sơ đồ 2: Chơng trình luân chuyển phiếu nhập kho. 9 Sơ đồ 3: Chơng trình luân chuyển phiếu xuất kho * Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản đợc sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới HTK bao gồm: TK151, TK152, TK153, TK154, TK155, TK155, TK156, TK157, TK159, TK611, TK621, TK622, TK627, TK631, TK632. Trong đó TK611 và TK631 đợc sử dụng trong trờng hợp doanh nghiệp hạch toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ. Trình tự hạch toán HTK: Sơ đồ 4: Hạch toán HTK theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Sơ đồ 5: Hạch toán HTK theo phơng pháp kiểm kê định kỳ Ban kiểm nghiệm Đề nghị nhập kho Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Ký duyệt Nhập kho và ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán Cán bộ cung ứng Thủ kho Phụ trách phòng cung tiêu Bảo quản và lưu trữ Kế toán HTK Người nhập kho Nghiệp vụ nhập kho Giám đốc, kế toán trư ởng Đề nghị xuất kho Duyệt xuất kho Phiếu xuất kho Xuất kho và ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán Cán bộ cung ứng Thủ kho Bảo quản và lưu trữ Kế toán HTK Người đề nghị xuất kho Nghiệp vụ xuất kho Những người có liên quan Các bước công việc và chứng từ kèm theo 10 Những ngời có liên quan Các bớc công việc và chứng từ kèm theo