ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẮC YÊN Số: 2643/QĐ-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Bắc Yên, ngày 23 tháng năm 2016 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành quan nhà nước địa bàn huyện Bắc Yên ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẮC YÊN Căn Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Căn Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005; Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ ứng dụng Công nghệ thông tin hoạt động quan Nhà nước; Căn Quyết định số 05/2016/QĐ-UBND ngày 07/3/2016 UBND tỉnh Sơn La ban hành Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành quan nhà nước địa bàn tỉnh Sơn La; Xét đề nghị Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện Tờ trình số /TTr-VP ngày /9/2016 QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành quan nhà nước địa bàn huyện Bắc Yên Điều Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện; Trưởng phòng Văn hóa Thơng tin; Thủ trưởng quan, ban, ngành cấp huyện; Chủ tịch UBND xã, thị trấn tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./ Nơi nhận: - Văn phòng UBND tỉnh; - Sở Thơng tin Truyền thơng; - Trung tâm Công báo tỉnh; - Thường trực huyện ủy; - Thường trực HĐND huyện; - Thường trực UBND huyện; - Như Điều 2; - Lưu: VT TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Lê Văn Kỳ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẮC YÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Quản lý, vận hành, sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành quan nhà nước địa bàn huyện Bắc Yên (Ban hành kèm theo Quyết định số 2643/QĐ-UBND ngày 23 tháng năm 2016 Ủy ban nhân dân huyện Bắc yên) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng Quy chế quy định quản lý, vận hành sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành quan nhà nước địa bàn huyện Bắc Yên (sau gọi chung quan, đơn vị) Quy chế áp dụng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (sau gọi tắt cán bộ, công chức) tham gia quản lý, khai thác sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành quan, đơn vị Điều Giải thích từ ngữ Phần mềm quản lý văn điều hành phần mềm tin học hố quy trình hoạt động tác nghiệp, hình thức gửi, nhận, lưu trữ, tìm kiếm văn bản, xử lý thông tin, giải công việc quan, đơn vị Văn điện tử văn thể dạng thông điệp liệu Thông điệp liệu thông tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện điện tử Tài khoản tên (user name) mật (password) đăng nhập cấp cho cán bộ, công chức để truy cập sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn điều hành Điều Định dạng văn điện tử trao đổi phần mềm Quản lý văn điều hành Thể thức kỹ thuật trình bày văn điện tử Thể thức kỹ thuật trình bày văn thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành luật ban hành văn quy phạm pháp luật văn quy phạm pháp luật khác có liên quan a) Ký tự thể văn điện tử thực theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 Thủ tướng Chính phủ việc thống dùng phơng chữ Unicode, Bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Bộ mã Unicode) trao đổi thông tin điện tử tổ chức Đảng Nhà nước b) Ngôn ngữ sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành ngôn ngữ tiếng Việt có dấu Định dạng tệp liệu văn điện tử Văn điện tử bao gồm văn điện tử chỉnh sửa văn điện tử khơng thể chỉnh sửa, có định dạng tệp liệu quy định sau: a) Văn điện tử chỉnh sửa sử dụng định dạng tệp liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật txt, odt, rtf, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx định dạng tương tự khác theo quy định pháp luật b) Văn điện tử chỉnh sửa văn dạng ảnh quét, số hóa từ văn gốc (có chữ ký Thủ trưởng quan dấu quan, đơn vị) sử dụng định dạng tệp liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf) định dạng tương tự khác theo quy định pháp luật c) Văn điện tử nén từ nhiều tệp văn nhằm giảm thiểu dung lượng Sử dụng định dạng nén liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.zip) định dạng tương tự khác theo quy định pháp luật Dung lượng văn điện tử sử dụng để đính kèm phần mềm quản lý văn điều hành không 25MB Điều Chuẩn trao đổi thông tin Tất thông tin trao đổi qua phần mềm quản lý văn điều hành huyện phải đảm bảo tuân thủ theo yêu cầu, tiêu chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) quan nhà nước Chính phủ, quan quản lý chuyên ngành ban hành Điều Giá trị pháp lý văn điện tử Giá trị pháp lý văn điện tử phần mềm quản lý văn điều hành thực theo Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước, cụ thể: a) Văn điện tử phù hợp với pháp luật giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với giấy giao dịch quan nhà nước b) Văn điện tử gửi đến quan nhà nước không thiết phải sử dụng chữ ký điện tử văn có thơng tin người gửi, bảo đảm tính xác thực nguồn gốc toàn vẹn văn Điều Cách thức trao đổi văn phần mềm quản lý văn điều hành Trao đổi hoàn toàn dạng điện tử a) Trong phạm vi nội quan, đơn vị: văn đạo, điều hành; lịch cơng tác; chương trình, kế hoạch; giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn để biết, để báo cáo, xin ý kiến; thông báo chung quan, đơn vị; tài liệu cần trao đổi q trình xử lý cơng việc a) Giữa quan, đơn vị: văn tham gia ý kiến, góp ý; văn để biết, để báo cáo; lịch công tác; giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp Ngoài loại văn trên, Ủy ban nhân dân huyện bổ sung danh mục loại văn trao đổi hoàn toàn dạng điện tử theo giai đoạn, áp dụng cho quan, đơn vị sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành huyện Trao đổi dạng hỗn hợp (gửi văn giấy văn điện tử) Các loại văn không thuộc quy định Khoản Điều này, phát hành văn bắt buộc phải gửi kèm văn điện tử qua phần mềm quản lý văn điều hành tương ứng nội dung văn giấy Điều Quy định bắt buộc việc sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành Văn bản, hồ sơ có tính mật, tối mật tuyệt mật thuộc Danh mục bí mật nhà nước, đơn thư khiếu nại, tố cáo, thông tin nhạy cảm (những thông tin liên quan đến lĩnh vực dân tộc, tôn giáo, đối ngoại chưa có kết luận quan có thẩm quyền) tài liệu mang tính chất đồi trụy không cập nhật, lưu trữ xử lý phần mềm quản lý văn điều hành Phần mềm quản lý văn điều hành phải thống triển khai cho quan, đơn vị địa bàn huyện Riêng quan, đơn vị đủ điều kiện để cài đặt, quản lý, vận hành phần mềm quản lý văn điều hành cài đặt phân tán phải tự chịu trách nhiệm an toàn liệu liên thông với trục liên thông với phần mềm quản lý văn điều hành tỉnh triển khai Điều Lưu trữ văn điện tử Việc lưu trữ văn điện tử phải đảm bảo theo Điều Điều Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ việc quy định tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ văn quy phạm pháp luật khác có liên quan Điều Quy định sử dụng chữ ký số Phần mềm quản lý văn điều hành tích hợp chứng thư số chữ ký số chuyên dùng tổ chức, cá nhân để xác định tính pháp lý văn điện tử trao đổi quan, đơn vị Văn điện tử ký số phải tiếp nhận xử lý quy trình để đảm bảo tính kịp thời, an tồn, bảo mật, tin cậy xác thực Chữ ký số chứng thư số chuyên dùng sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp Phòng Văn hóa Thơng tin tham mưu UBND huyện triển khai thực chữ ký số chứng thư số chuyên dùng sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành có đạo UBND tỉnh, sở Thơng tin truyền thông Điều 10 Trường hợp phần mềm quản lý văn điều hành gặp cố kỹ thuật Trong trường hợp xảy cố kỹ thuật dẫn tới phần mềm quản lý văn điều hành tạm ngừng hoạt động khơng bảo đảm tính an tồn văn điện tử cán bộ, cơng chức quan, đơn vị có trách nhiệm: Phối hợp với Văn phòng HĐND-UBND huyện để có thông báo cho Thủ trưởng người sử dụng quan, đơn vị biết cố, thời gian tạm dừng, thời gian bắt đầu sử dụng lại, biện pháp tạm thời áp dụng thời gian tạm dừng, biện pháp cập nhật văn vào phần mềm quản lý văn điều hành bắt đầu sử dụng lại Tiến hành biện pháp cần thiết khả nhằm nhanh chóng khắc phục, giải cố, phục hồi phần mềm quản lý văn điều hành Chương II TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRIỂN KHAI, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH Điều 11 Trách nhiệm quan, đơn vị việc sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành Sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành để đạo, điều hành, xử lý công việc hàng ngày quan, đơn vị Ban hành quy định sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành nội quan, đơn vị để đạo, điều hành, xử lý văn hàng ngày Tổ chức thực Quy chế quy định khác có liên quan Quản lý sử dụng chứng thư số, chữ ký số chun dùng (nếu có) tích hợp phần mềm quản lý văn điều hành theo quy định Điều 12 Trách nhiệm cán bộ, công chức, đơn vị tham gia sử dụng, quản trị phần mềm quản lý văn điều hành Trách nhiệm cán bộ, công chức a) Thường xuyên sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành theo tài khoản cấp để giải công việc giao; xử lý theo quy trình quan, đơn vị quy định, chịu trách nhiệm thông tin trao đổi phần mềm qua tài khoản sử dụng cá nhân b) Cán bộ, cơng chức có trách nhiệm bảo mật tài khoản cấp, thay đổi mật đăng nhập, không để lộ cung cấp tài khoản cho người khác biết Trách nhiệm văn thư quan, đơn vị Sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành để tiếp nhận, số hóa, khai báo thơng số văn đến nhận từ nguồn; số hóa, khai báo thơng số văn quan, đơn vị ban hành, thực ký số (nếu có) văn chuyển cho quan, đơn vị liên quan; phát hành văn theo đạo thủ trưởng quan, đơn vị Thực đăng ký văn đến sở liệu văn đến máy tính đăng ký văn sở liệu văn máy tính theo quy định Khoản Điều Khoản Điều Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Trách nhiệm đơn vị quản trị mạng, quản trị phần mềm (Văn phòng HĐND-UBND huyện) a) Đề xuất với Chủ tịch UBND huyện việc cấp phát, thu hồi, sửa đổi, bổ sung tài khoản phân quyền sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành b) Liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm đề nghị tạo lập, quản lý tài khoản người sử dụng; quản trị hệ thống danh mục phần mềm quản lý văn điều hành, trực tiếp sửa đổi, bổ sung tên người dùng có thay đổi (thơng tin quan, đơn vị sử dụng cung cấp) c) Hỗ trợ, hướng dẫn cán bộ, công chức sử dụng, vận hành phần mềm quản lý văn điều hành; phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm khắc phục cố (nếu có) cập nhật, nâng cấp phần mềm quản lý văn điều hành d) Thực chế độ báo cáo UBND huyện (qua phòng Văn hóa Thơng tin) định kỳ, đột xuất việc sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành Điều 13 Trách nhiệm quan quản lý, vận hành phần mềm quản lý văn điều hành Đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm quản lý văn có trách nhiệm: - Tổ chức tập huấn, hướng dẫn quy định tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan đến triển khai sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành, đồng thời hỗ trợ quan, đơn vị khai thác, sử dụng phần mềm quy trình, mục đích có hiệu - Đẩm bảo vận hành phần mềm quản lý văn điều hành thông suốt mạng diện rộng tỉnh, mạng internet mạng truyền số liệu chuyên dùng phục vụ quan Nhà nước - Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật cho phần mềm quản lý văn điều hành; kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục cố, trì hệ thống vận hành thơng suốt; đảm bảo an tồn, bảo mật thơng tin theo chế độ quy định; thực chế độ lưu trữ dự phòng liệu hệ thống; thông báo văn cho đơn vị, cá nhân sử dụng phần mềm trước tiến hành bảo trì, bảo dưỡng nâng cấp, cập nhật phiên phần mềm quản lý văn điều hành 2 Phòng Văn hóa Thơng tin - Tham mưu UBND huyện đạo, tổ chức triển khai thực theo yêu cầu Chính phủ, Bộ Thông tin Truyền thông, UBND tỉnh, sở Thông tin Truyền thông quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành để tăng cường sử dụng văn điện tử địa bàn huyện - Phối hợp xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác triển khai, nhân rộng phần mềm quản lý văn điều hành cho quan, đơn vị địa bàn huyện - Tổ chức theo dõi, kiểm tra, đôn đốc quan, đơn vị sử dụng quản lý hoạt động phần mềm quản lý văn điều hành theo quy định Quy chế này; đề xuất xử lý vi phạm theo quy định pháp luật Chương III ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 14 Khen thưởng xử lý vi phạm Trên sở kết tra, kiểm tra tổng hợp báo cáo, phòng Văn hóa Thơng tin phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu UBND huyện hình thức khen thưởng quan, đơn vị cá nhân ứng dụng có hiệu phần mềm quản lý văn điều hành Việc sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành quan, đơn vị tiêu chí đánh giá bình xét hình thức thi đua, khen thưởng cấp tỉnh, cấp huyện hàng năm Các hành vi vi phạm quy định Quy chế này, tùy theo mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định pháp luật Điều 15 Tổ chức thực Phòng Văn hóa Thơng tin chủ trì tổ chức triển khai, hướng dẫn thực Quy chế này; theo dõi, kiểm tra định kỳ báo cáo UBND huyện tình hình triển khai quan, đơn vị Phòng Tài - Kế hoạch tham mưu, trình UBND huyện phê duyệt kinh phí hàng năm cho cơng tác quản lý, trì, vận hành kinh phí để đầu tư, nâng cấp, mở rộng phần mềm quản lý văn điều hành quan, đơn vị địa bàn huyện Phòng Nội vụ tham mưu, trình UBND huyện đưa việc sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành vào tiêu chí thi đua hàng năm lồng ghép vào tiêu đánh giá cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức quan, đơn vị địa bàn huyện Thủ trưởng quan, đơn vị chị trách nhiệm trước UBND huyện việc tổ chức triển khai thực Quy chế phạm vi quản lý Trong trình thực hiện, gặp vướng mắc, phát sinh quan, đơn vị phản ánh Văn phòng HĐND-UBND huyện để tổng hợp, báo cáo UBND huyện xem xét, định./ TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Lê Văn Kỳ ... (Ban hành kèm theo Quy t định số 2643/ QĐ-UBND ngày 23 tháng năm 2016 Ủy ban nhân dân huyện Bắc yên) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng Quy chế quy định quản lý,... chi tiết số điều biện pháp thi hành luật ban hành văn quy phạm pháp luật văn quy phạm pháp luật khác có liên quan a) Ký tự thể văn điện tử thực theo Quy t định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002... cho quan, đơn vị địa bàn huyện - Tổ chức theo dõi, kiểm tra, đôn đốc quan, đơn vị sử dụng quản lý hoạt động phần mềm quản lý văn điều hành theo quy định Quy chế này; đề xuất xử lý vi phạm theo quy