Xây dựng HTTT quản lí bán hàng

Mục đích cao nhất của mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay là tối đa hoá lợi nhuận. Muốn tối đa hoá lợi nhuận chỉ có thể tăng doanh thu, giảm chi phí. Có nhiều cách khác nhau để tăng doanh thu giảm chi phí nhưng một trong những giải pháp quan trọng mà doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng đó là tin học hoá hệ thống thông tin (HTTT). Phải tuỳ theo tình hình tài chính, thời gian nguồn lực,nguồn lực... mà doanh nghiệp mà doanh nghiệp xây dựng phương án phát triển HTTT từ thủ công lên tin học hoá từng phần đến tin học hoá toàn bộ. Giải quyết vấn đề tăng doanh thu giảm chi phí là nguyên nhân cơ bản đồng thời còn có những nguyên nhân sau để dẫn tới phát triển một HTTT. - Những yêu cầu về quản lí dẫn đến sự cần thiết phải có một HTTT mới - Những vấn đề về quản lí, sự thay đổi về chủ trương chính sách, pháp luật cũng có thể dẫn đến phát triển một HTTT. - Sự xuất hiện của các công nghệ mới cũng đòi hỏi các doanh nghiệp phải phát triển theo để không bị lạc hậu đồng thời đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh. - Sự thay đổi sách lược chính trị cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến phát triển một HTTT đơn giản chỉ vì người quản lí muốn mở rộng quyền lực của mình mà chỉ có HTTT mói là phương tiện đắc lực để thực hiện mong muốn đó Qua một thời gian tìm hiểu hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thăng Long em đã có những hiểu biết nhất định về HTTT hiện tại của công ty và những yêu cầu đặt ra đối với HTTT này. Vì vậy em đã chọn đề tài “Xây dựng HTTT quản lí bán hàng” cho đề án của mình.

LỜI NÓI ĐẦU Mục đích cao nhất của mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay là tối đa hoá lợi nhuận. Muốn tối đa hoá lợi nhuận chỉ có thể tăng doanh thu, giảm chi phí. Có nhiều cách khác nhau để tăng doanh thu giảm chi phí nhưng một trong những giải pháp quan trọng mà doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng đó là tin học hoá hệ thống thông tin (HTTT). Phải tuỳ theo tình hình tài chính, thời gian nguồn lực,nguồn lực . mà doanh nghiệp mà doanh nghiệp xây dựng phương án phát triển HTTT từ thủ công lên tin học hoá từng phần đến tin học hoá toàn bộ. Giải quyết vấn đề tăng doanh thu giảm chi phí là nguyên nhân cơ bản đồng thời còn có những nguyên nhân sau để dẫn tới phát triển một HTTT. - Những yêu cầu về quản lí dẫn đến sự cần thiết phải có một HTTT mới - Những vấn đề về quản lí, sự thay đổi về chủ trương chính sách, pháp luật cũng có thể dẫn đến phát triển một HTTT. - Sự xuất hiện của các công nghệ mới cũng đòi hỏi các doanh nghiệp phải phát triển theo để không bị lạc hậu đồng thời đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh. - Sự thay đổi sách lược chính trị cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến phát triển một HTTT đơn giản chỉ vì người quản lí muốn mở rộng quyền lực của mình mà chỉ có HTTT mói là phương tiện đắc lực để thực hiện mong muốn đó Qua một thời gian tìm hiểu hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thăng Long em đã có những hiểu biết nhất định về HTTT hiện tại của công ty và những yêu cầu đặt ra đối với HTTT này. Vì vậy em đã chọn đề tài “Xây dựng HTTT quản lí bán hàng” cho đề án của mình. Em xin cảm ơn tới sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ nhân viên trong công ty đã cung cấp những tài liệu quý báu phục vụ cho đề án này. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo-tiến sĩ Trương Văn Tú đã đóng góp ý kiến để cho đề án của em sớm được hoàn thành PHẦN I 1 CÔNG TY TNHH THĂNG LONG VÀ HTTT QUẢN LÍ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY HIỆN NAY CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THĂNG LONG I-Đặc điểm của công ty Công ty TNHH Thăng Long có trụ sở tại 258 Quận Cầu Giấy Thành Phố Hà Nội, được thành lập 19/08/2000. Công ty là đơn vị chuyên kinh doanh về các mặt hàng điện tử, điện lạnh. Công ty đã có hai chi nhánh chi nhánh đặt tại Thành Phố HCM và Thành Phố Hẩi Phòng. Mỗi chi nhánh đều có nhiệm vụ giống nhau là tiêu thụ, phân phối sản phẩm tới người tiêu dùng hoặc các đơn vị có nhu cầu. Hiện nay công ty có nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh hơn nữa cụ thể là phải có 6 chi nhánh ở các vùng kinh tế còn lại của cả nước. II-Cơ cấu tổ chức của công ty - Giám đốc là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật và quản li mọi hoạt động kinh doanh của công ty -Phó giám đốc là người trợ giúp giám đốc ra các quyết định đồng thời phụ trách quản lí nguồn nhân lực, tài chính của công ty. -Công ty có bốn phòng ban: Phòng marketing, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức, phòng kinh doanh. Trong công ty hiện nay có 100 cán bộ công nhân viên, trong đó có 75 người làm ở phòng kinh doanh, còn 25 người làm ở các phòng còn lại. Công ty sẽ tuyển thêm người để đáp ứng nhu cầu công ty. CHƯƠNG II HTTT QUẢN LÍ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY HIỆN NAY I-Cơ chế hoạt động của hệ thống HTTT quản lí bán hàng có ba bộ phận chính là:bộ phận xuất hàng, bộ phận nhập hàng, bộ phận lên các báo cáo.Mỗi bộ phận có nhiệm vụ riêng cụ thể là: 1.Bộ phận xuất hàng Khi khách hàng gửi các đơn đặt hàng đến thì bộ phận có nhiệm vụ kiểm tra đơn đặt hàng có hợp lệ hay không nếu có thì tiếp tục kiểm tra kho hàng xem có đảm bảo hàng cho khách hay không. Nếu có đủ hàng có thể thoả thuận hợp đồng bán hàng nếu chưa đủ thì báo cho khách hàng đồng thời báo ngay cho bộ phận nhập hàng khi hàng về có thể hợp đồng với khách nếu khách hàng vẫn còn nhu cầu. Sau khi thoả thuận xong về các điều kiện giao bán hàng . thì xuất hàng 2 cho khách hàng đồng thòi phải thanh toán tiền hàng của khách hàng. Các thông tin về xuất bán hàng sẽ được ghi lại vào trong sổ xuất hàng. 2.Bộ phận nhập hàng Khi có thông báo thiếu hàng của bên xuất thí sẽ lập đơn đặt hàng nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp mang hàng tới thì bộ phận có trách nhiệm kiểm tra phiếu hàng mà nhà cung cấp đưa cho. Nếu phiếu hàng khớp với đơn đặt hàng thì chuyển sang kiểm tra hàng trên xe có đúng như trên phiếu nhập hàng hay không. Hàng đáp ứng đầy đủ yêu cầu đề ra thì cho nhập kho hàng. Sau khi hàng đã nhập kho xong thì thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Mọi thông tin về hàng nhập sẽ được ghi lại vào sổ nhập hàng. 3.Bộ phận lên báo cáo Nhiệm vụ của bộ phận là lấy các thông tin về hàng xuất, hàng nhập để lên báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết cho nhà quản lí. ♦Như vậy đầu vào của hệ thống là các đơn đặt hàng,phiếu nhập hàng.Đàu ra của hệ thống là các hoá đơn bán hàng (HDBH), phiếu nhập hàng (PNH) II-Đặc điểm của hệ thống Hệ thống hiện tại được thực hiện chủ yếu trên bảng tính excel, word do đó nó còn quá đơn giản và quá thô sơ không đáp ứng đựơc nhu cầu của công ty hiện nay đặc biệt là trong tương lai. Hầu hết mọi xử lí đều thực hiện một cách thủ công chính điều này đã làm chậm rất nhiều khâu của hệ thống trong khi đó đội ngũ cán bộ nhân viên trong công ty có tới 8 người trình độ chuyên ngành tin học và 25 người thành thạo tin học văn phòng. III-Các vấn đề đặt ra đối với hệ thống Như đã nói ở trên hầu hết các khâu đều làm thủ công nên dữ liệu có thể không chính xác. không đáng tin cậy chỉ riêng điều này thôi cũng đã ảnh hưởng lớn đến các báo cáo do đó sẽ ảnh hưởng tới các chiến lược, các quyết định của ban lãnh đạo công ty. Mặt khác nó còn làm chậm các khâu giải quyết các đơn đặt hàng của khách và phiếu nhập hàng của nhà cung cấp. Từ đó đã không phát huy được hết tính năng. mẫu mã, giá cả, chất lượng . của nhà cung cấp nói chung và công ty nói riêng đồng thời không đáp ứng được yêu cầu sở thích của khách hàng,việc khách hàng tìm đến một đối tác mới là chuyện đương nhiên Như vậy bộ phận đã bỏ lỡ rất nhiều cơ hội làm ăn của mình ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu và lợi nhuận của công ty đồng thời giảm khả năng cạnh tranh của công ty. Nhà quản lí phải theo dõi hoạt động của công ty thông qua sổ sách, chứng từ, phần mềm excel chứ không phải là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyên biệt như vậy sẽ gây ra rất nhiều khó khăn trong công tác quản lí chẳng hạn như muốn tra cứu theo tên khách hàng cũng mất rất nhiều thời gian. Việc lưu 3 trữ về đặc điểm của từng khách hàng, nhà cung cấp cũng gặp những khó khăn Những vấn đề đặt ra ở trên đã làm đau đầu các nhà quản lí cuối cùng họ đã đi đến quyết định xây dựng một HTTT mới với cơ chế hoạt động như cũ nhưng được tin học hoá ở nhiều giai đoạn PHẦN HAI XÂY DỰNG HTTT QUẢN LÍ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY TNHH THĂNG LONG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ HTTT I- Đĩnh nghĩa HTTT và các bộ phận cấu thành 1.Đĩnh nghĩa HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu .thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. 2.Các bộ phận cấu thành Như đã nói ở trên HTTT gồm năm thành phần cơ bản có thể biểu diễn bằng hình vẽ sau II-Cac giai đoạn và thành viên của dự án phát triển HTTT 1.Các giai đoạn phát triển HTTT -Đánh giá yêu cầu -Phân tích chi tiết -Thiết kế lôgic -Đề xuất các phương án giải pháp -Thiết kế vật lí ngoài -Triển khai kỹ thuật hệ thống 4 HTTT Con Người Phần Mềm Phần cứng Viễn Thôn g DữLiệ u -Cài đặt và khai thác hệ thống 2.Các thành viên của dự án phát triển HTTT -Người ra quyết định là bộ phận cao nhất có quyền kiểm soát mọi nguồn lực, tác động vào việc phát triển hệ thống. Họ có quyền lựa chọn mục tiêu hay thực hiện hệ thống mới. -Những nhà quản lí trông coi quá trình phát triển và vận hành hệ thống. Họ là đại diện thấp hơn của người ra quyết định lao động hợp tác với phân tích viên. -Phân tích viên và thiết kế viên phân tích thiết kế cài đặt hệ thống trong sự cộng tác với nhà ra quyết định và nhà quản lí. -Người sử dụng cuối tiếp xúc trực tiếp qua các giao diện vào ra của hệ thống. -Người sử dụng - thao tác viên có vai trò nhiệm vụ gắn liền với hệ thống. Họ tạo ra đầu vào hoặc nhận các đầu ra từ hệ thống để rồi đưa cho người sử dụng. -Những người sử dụng gián tiếp chịu trách nhiệm gián tiếp về hệ thống. -Các lập trình viên chịu trách nhiệm xây dựng các chi tiết của cấu trúc hệ thống -Các hướng dẫn viên hướng dẫn người sử dụng thao tác viên hoặc các nhóm người khác cách thức sử dụng hệ thống. CHƯƠNG II XÂY DỰNG HTTT QUẢN LÍ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY • Hệ quản trị CSDL và ngôn ngữ sử dụng 1.Hệ quản trị CSDL Visual FoxPro FoxPro là một phần mềm thiên về xử lý các mảng dữ liệu trong quản lí, kinh tế,được thâm nhập vào Việt Nam rất sớm. Foxpro được sử dụng rộng rãi như ở các cơ quan, trường học, công ty .Có thể nói FoxPro là một công cụ mạnh dùng để quản trị cơ sỏ dữ liệu an toàn,đa năng đáp ứng được nhu cầu của Việt Nam. Nhờ có nó mà ta có thể tìm kiếm. tính toán, sắp xếp một cách nhanh chóng và tiện lợi FoxPro đã trải qua nhiều thế hệ: FoxPro 1.02, FoxPro 2.0, FoxPro 2.5 . đến nay là Visual FoxPro 8.0 và 9.0.Visual Fox được nâng cấp từ FoxPro vì vậy vẫn duy trì những cách thiết kế truyền thống của FoxPro. Nhưng điểm mạnh của Visual FoxPro lại là những phương thức tổ chức, xử lý mới mang tính hiện đại như Microsoft Aceess. Visual FoxPro quản lí các bảng dữ liệu dưới dạng các tệp tin độc lập và hỗ trợ khả năng dùng chùng trên mạng. Mỗi một tệp CSDL của Visual FoxPro có thể chứa được tối đa 255 trường và 1 tỉ 5 bản ghi do đó sử dụng rất thoải mái đồng thời nó cho phép dễ dàng tạo các Form của ứng dụng thân thiện với người sử dụng. Vì thế có thể nói hệ quản trị CSDL Visual FoxPro có nhiều công cụ trợ giúp tổng hợp do đó được các nhà kinh tế hay dùng để quản lí và các trường đại học dùng để giảng dạy. 2.Ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro Visual FoxPro hỗ trợ khả năng lập trình tương tự như các ngôn ngữ lập trình khác, ngoài ra nó còn có nhiều công dụng sau. -Hỗ trợ một số lệnh phong phú để có thể quản li tốt các CSDL. -Hỗ trợ các tập lệnh SQL. -Hỗ trợ khả năng lập trình hướng đối tượng cho phép người dùng có thể đĩnh nghĩa các lớp thuận tiện cho việc phát triển ứng dụng CHI TIẾT CÁC GIAI ĐOẠN CỦA DỰ ÁN XÂY DỰNG HTTT QUẢN LÍ BÁN HÀNG I-Yêu cầu phát triển hệ thống Ban lãnh đạo đang muốn mở rộng quy mô hoạt động của công ty ra toàn việc sử dụng hệ thống quốc nhưng thông qua sự nghiên cứu và tìm hiểu thì hệ thống hiện tại không đáp ứng được nhu cầu và những vấn đề đặt ra đã của công ty. Căn cứ vào những thực tế trên cùng với tình hình tài chính, nhân lực, thời gian, công nghệ ban lãnh đạo công ty đã quyết định xây dựng phát triển một dự án HTTT quản lí bán hàng. Sỏ dĩ có quyết định đầu tư như vậy ngoài những lí do trên còn là vì hoạt động chủ yếu của công ty là nhập hàng và bán hàng chiếm tói 98% lợi nhuận công ty HTTT mới này phải được tự động ỏ nhiều khâu để giải quyết nhanh chóng các công việc mà các nhân viên đang rất bận rộn hiện nay như cập nhật,tra cứu,kiểm tra kho hàng, lên các báo cáo .Mục đích cuối cùng của naylà tăng hiệu quả công việc để rồi làm tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty. II-Phân tích chi tiết 1.Mục tiêu Đây là giai đoạn có tính sống còn,Tames Mckeen đã làm rõ tính sống còn của nó bằng nhận xét:”Những người có thành công nhất, nghĩa là những người tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, thời gian và đựơc sử dụng hài lòng nhất, cũng là những người dành nhiều thời gian nhất cho hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế lô gic. Mục tiêu của giai đoạn này là đưa ra các chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại và những mục tiêu cần đạt được, hướng tới của hệ thống nghiên cứu và đề xuất các phương án giải pháp 6 2.Phương pháp thu thập thông tin Có nhiều phưong pháp thu thập thông tin như phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, phiếu điều tra, quan sát. Do điều kiện thời gian và thực tế em xin trình bày hai phương pháp thu thập thông tin chủ yếu sau. a,Phương pháp phỏng vấn Phương pháp này giúp cho thu thập được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống thông qua người phỏng vấn đến người sử dụng cuối mà trong các tài liệu không thể tìm thấy. Kết quả 85% số người được phỏng vấn đồng ý với dự án phát triển HTTT và yêu cầu của họ là hệ thống phải đáp ứng nhanh chóng khi họ có nhu cầu tra cứu, kiểm tra về đối tượng nào đó, tránh được những sai sót thấp nhất mà do làm thủ công mắc phải, các dữ liệu phải được tổng hợp để lên các báo cáo một cách tự động đồng thời cũng phải được bảo mật an toàn thông qua việc phân quyền sử dụng. 15% số người không đồng ý với lý do đã quen làm việc với hệ thống cũ. b,Nghiên cứu tài liệu Phương pháp này cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khía cạnh khác nhau của tổ chức như tình hình tài chính, nhân lực hay vai trò nhiệm vụ của các cán bộ công nhân viên trong công ty,thủ tục quy trình làm việc của họ, các loại báo cáo,bảng biểu hệ thống hiện dùng Ví dụ mẫu của một HDBH như sau: HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG Số HĐ . Liên số: . Họ tên khách hàng: . Địa chỉ: . Số tài khoản: . Phương thức thanh toán: . STT Tên Hàng Đơn Vị Tính Đơn Giá S ố Lượng Thành Tiền 1 Máy tính IBM Dàn 9500000 2 19000000 2 Máy in HP11 Chiếc 4500000 1 4500000 . . . . . . Số tiền viết bằng chữ: . Cộng thành tiền: Người mua: VAT: . . Tiền trả: . Ngày . tháng . năm . 7 Người ký: 3.Mã hoá dữ liệu Mã hoá dữ liệu phải đảm bảo yêu cầu không nhầm lẫn các đối tượng. Nó mô tả nhanh chóng các đối tượng và nhận diện nhanh chóng các đối tượng. a,Định nghĩa Mã hiệu là một dạng biểu diễn theo quy ước ngắn gọn về mặt thuộc tính để mô tả hoặc biểu diễn thông tin về một đối tượng quản lí. Mã hoá là việc xây dựng tập hợp các mã hiệu để biểu diễn các thông tin về một đối tượng quản lí. b,Cac phương pháp mã hoá Có nhiều phương pháp mã hoá nhưng hệ thống ứng dụng các phương pháp sau, -Phương pháp mã hóa ghép nối: phương pháp này chia mã thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa tập hợp con khác nhau với đối tượng gán mã. VD Mã hàng TV0001 TV 0 0 0 0 Tên nhóm mặthàn Hãng sản xuất Kích thước Loại mànhìnhLô hàng -Phương pháp mã hóa gợi nhớ căn cứ vào đặc tính đối tượng để xây dựng.Chẳng hạn dùng mã của một khách hàng MBĐV0001 trong đó MB (miền Bắc), ĐV (đơn vị), 0001 (số thứ tự khách hàng theo MBĐV). -Phương pháp mã hoá liên tiếp nó được tạo ra bởi quy tắc tạo dãy nhất định ví dụ số hoá đơn trước là 078 thì số hoá đơn sau phải là 079 4.Các công cụ mô hình hoá Tồn tại một số công cú tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống. Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. a,Sơ đồ luồng thông tin Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: 8 Xử Lý Thủ công Giao tác người_máy Tin học hoá hoàn toàn Kho dữ liệu Thủ công Tin học hoá Dòng thông tin Điều khiển Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động quản lí bán hàng của hệ thóng mới 9 Thời ĐiểmKháchhàng-Nhàcungcấp NhânViên NhàQuảnLí Đơn đặt hàng 1ngày Đơn hàng đã kiểm tra Kiểm tra kho Hợp đồng bán hàng 1ngày Hoá đơn bán hàng Hàng xuất Đơn đặt hàng 1ngày Phiếu nhập hàng L Phiếu thanh toán 10 Kiểm tra đơn h ngà Thoả thuận Xuất h ngà Thu tiền Kiểm tra phiếu Kiểm tra h ngà Nhập h ngà Trả tiền Lên báo cáo In báocáo tổng hợp Inbáocáo chi tiết Đặt h ngà