Tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP tại công ty cổ phần vận tải đa phương thức

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ NGỌC QUỲNH \ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng- Năm 2015 BỘ GIÁO DỤC VÀ ÐÀO TẠO ÐẠI HỌC ÐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ NGỌC QUỲNH \ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN MẠNH TOÀN Ðà Nẵng – Năm 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan công trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa cơng bố cơng trình khác Tác giả Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài Tổng quan tài liệu nghiên cứu CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 1.1.1 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn 1.1.2 Mối quan hệ hệ thống thơng tin kế tốn với hệ thống thơng tin doanh nghiệp 1.2 HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 10 1.2.1 Khái niệm ERP 10 1.2.2 Đặc điểm ERP 11 1.2.3 Chức ERP 12 1.2.4 Lợi ích ERP 13 1.2.5 Các phân hệ ERP 16 1.3 TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 18 1.3.1 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 18 1.3.2 Tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền 19 1.3.3 Tổ chức thông tin kế tốn chu trình mua hàng tốn 20 1.3.4 Tổ chức thơng tin kế tốn chu trình sản xuất 22 1.3.5 Tổ chức thơng tin kế tốn chu trình tài 24 1.3.6 Tổ chức sở liệu mã hóa liệu 25 1.3.7 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 31 KẾT LUẬN CHƯƠNG 33 CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC 34 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC 34 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty 34 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ mạng lưới kinh doanh Công ty 36 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý 37 2.1.4 Cơ cấu tổ chức máy kế toán 39 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC 41 2.2.1 Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền 41 2.2.2 Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình mua hàng toán 44 2.2.3 Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình sản xuất 47 2.2.4 Thực trạng trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình tài chính53 2.2.5 Thực trạng tổ chức liệu mã hóa liệu Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức 54 2.2.6 Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo 57 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC 58 2.3.1 Ưu điểm 58 2.3.2 Nhược điểm 59 KẾT LUẬN CHƯƠNG 60 CHƯƠNG GIẢI PHÁP TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC 61 3.1 HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP 61 3.1.1 Tổ chức thông tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền theo định hướng ERP 61 3.1.2 Tổ chức thông tin kế tốn chu trình mua hàng tốn theo định hướng ERP 69 3.1.3 Tổ chức thông tin kế tốn chu trình sản xuất theo định hướng ERP 76 3.1.4 Tổ chức thông tin kế tốn chu trình tài theo định hướng ERP 85 3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT NHẰM THỰC HIỆN TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP 93 3.3 CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP 96 KẾT LUẬN CHƯƠNG 99 KẾT LUẬN 100 TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao) PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BC : Báo cáo BP : Bộ phận CBCNV : Cán cơng nhân viên CP : Chi phí DL : Dữ liệu DV : Dịch vụ EER : Mô hình liên kết thực thể mở rộng ERP : Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp GTVT : Bộ Giao Thông Vận Tải HĐ : Hoạt động KH : Khách hàng KTVT : Phòng Kỹ thuật – Vật tư NH : Ngân hàng NL : Nguyên liệu NVL : Nguyên vật liệu NXT : Nhập xuất tồn PT : Phụ tùng TB : Thiết bị TCKT : Phòng Tài kế tốn TCLĐ : Phịng Tổ chức lao động TGNH : Tiền gửi ngân hàng TNCN : Thuế Thu nhập cá nhân TSCĐ : Tài sản cố định SXKD : Sản xuất kinh doanh VT : Vật tư DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU : Bắt đầu, kết thúc : Chứng từ, báo cáo : Chứng từ, báo cáo có nhiều liên : Số, thẻ, chương trình : Điểm tiếp nối lưu đồ : Công việc xử lý máy tính : Nhập thủ cơng liệu vào hệ thống : Dữ liệu : Công việc xử lí thủ cơng : Điều kiện rẻ nhánh : Lưu trữ thủ công chứng từ, tài liệu : Đường DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng Tên bảng Trang 3.1 Bảng thực thể thuộc tính thực thể chu trình bán hàng thu tiền 65 3.2 Bảng tập tin sở liệu chu trình bán hàng thu tiền 66 3.3 Bảng thực thể thuộc tính thực thể chu trình mua hàng tốn 72 3.4 Bảng tập tin sở liệu chu trình mua hàng tốn 73 3.5 Bảng thực thể thuộc tính thực thể quy trình Quản lý nhân - tiền lương 80 3.6 Bảng tập tin sở liệu quy trình Quản lý nhân - tiền lương 81 3.7 Bảng thực thể thuộc tính thực thể chu trình sản xuất 82 3.8 Bảng tập tin sở liệu chu trình sản xuất 83 3.9 Bảng thực thể thuộc tính thực thể quy trình quản lý TSCĐ 89 3.10 Bảng tập tin sở liệu quy trình quản lý TSCĐ 90 3.11 Bảng thực thể thuộc tính thực thể quy trình cập nhật liệu lập báo cáo 91 3.12 Bảng tập tin sở liệu quy trình cập nhật liệu lập báo cáo 92 DANH MỤC CÁC HÌNH Số hiệu hình Tên hình Trang 1.1 Mối quan hệ hệ thống thơng tin kế tốn với hệ thống thơng tin khác doanh nghiệp 10 1.2 Sơ đồ dòng liệu chu trình bán hàng thu tiền 20 1.3 Sơ đồ dịng liệu chu trình mua hàng tốn 22 1.4 Sơ đồ dịng liệu chu trình sản xuất 23 1.5 Sự thu thập liệu chia sẻ liệu môi trường ERP 27 2.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý 37 2.2 Sơ đồ tổ chức máy kế tốn 39 2.3 Lưu đồ mơ tả chu trình bán hàng thu tiền 42 2.4 Lưu đồ mơ tả thực trạng quy trình mua vật tư, phụ tùng, nhiên liệu 45 2.5 Lưu đồ mô tả quy trình tốn cho nhà cung cấp 46 2.6 Lưu đồ mơ tả quy trình xuất kho ngun, nhiên liệu, vật liệu 48 2.7 Lưu đồ mơ tả quy trình quản lý nhân sự, tiền lương 50 2.8 Lưu đồ mơ tả quy trình tập hợp chi phí, tính giá thành dịch vụ vận tải 51 3.1 Lưu đồ hoàn thiện quy trình bán hàng 62 3.2 Lưu đồ hồn thiện quy trình thu tiền khách hàng 63 3.3 Sơ đồ mơ tả mối liên kết chu trình bán hàng thu tiền 66 3.4 Lưu đồ hoàn thiện quy trình mua vật tư, nhiên liệu 70 3.5 Lưu đồ hồn thiện quy trình tốn cho nhà cung cấp 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt [1] Nguyễn Văn Ba (2003), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB đại Học Quốc Gia Hà Nội [2] TS Phạm Thị Thanh Hồng, ThS Phạm Minh Tuấn (2006), Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật Hà Nội [3] Nguyễn Thị Bích Liên ( 2012), Xác định kiểm soát nhân tố ảnh hưởng chất lượng thơng tin kế tốn mơi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp( ERP) doanh nghiệp Việt Nam, Luận án Tiến sĩ kinh tế, Thành phố Hồ Chí Minh [4] Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013), Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng [5] TS Vũ Trọng Phong (2010), Bài giảng mơn hệ thống thơng tin kế tốn, Học viện Cơng nghệ bưu viễn thơng [6] Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng, Phạm Quang Huy (2008), Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Thống Kê [7] Trần Thanh Thúy (2011), Tình hình ứng dụng ERP tác động ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp Việt Nam, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Đại học Thành phố Hồ Chí Minh [8] TS Nguyễn Mạnh Toàn, Ths Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), “Tổ chức liệu kế toán điều kiện tin học hóa”, Tạp chí Kế tốn Kiểm toán, Số: 91, Trang: 31-34 36 [9] TS Nguyễn Mạnh Tồn (2011), “Tiếp cận theo chu trình – sở để nâng cao hiệu hệ thống thông tin kế tốn”, Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn, số 92, trang 20-23 Tiếng Anh [10 ] Abeer N Al_Nafjan, Dr Abdullah S Al-Mudimigh, 2005, “ The impact of change management in ERP system: A case study of madar”, Journal of Theoretical and Applied Information Technology , Vol23No2, p91 [11] Marnewick, C & Labuschagne, L, 2005, “ A conceptual model for enterprise resource planning (ERP)”, Information Management & Computer Security, 13 No.2, pp.144 [12]Mishra Alok, 2008, Achieving Business Benefits From ERP Systems In: Salim, R & Ferran, C, ed 2008 Enterprise Resource Planning for Global Economies: Managerial Issues and Challenges IGI Global, p77-93 [13] James A Hall (2004), Accounting information Systems, 4th Ed, SouthWestern Publishing Company [14] Jignesh Chheda (2008), Information Systems Control, The Institute of Chartered Accountants of India, p253 [15] Qingling Liu (2012), The Research on the Enterprise Accounting Process Reengineering Based on the ERP Environment, in: Journal of software, Vol.7, No.10 [16] Romney, M & Steinbart, P., 2006, “Accounting Information System”, United States of American, Pearson Prentice Hall [17] Shehab, E M., Sharp, M W., Supramaniam, L & Spedding, T A, 2004 “ Enterprise resource planning: An integrative review”, Business Process Management Journal, 10 No.4, 359-386 [18] Sutton, S G., 2006, “Enterprise systems and the re-shaping of accounting systems: A call for research”, International Journal of Accounting Information Systems 7, p 1-6 [19]Sylvestre Uwizeyemungu, characteristics of an Louis ERP Raymond, system: 2005, “Essential conceptualization and operationalization”, Journal of information and organizational sciences, Volume 29, Number Các trang website [20] www.itgvietnam.com [21] www.igi-global.com [22] www.pcworld.com [23] www.ssg.vn [24] www.swlearning.com [25] www.wirc-icai.org PHỤ LỤC [1] Phiếu yêu cầu [2] Phiếu giao nhiệm vụ [3] Giấy đề nghị mua vật tư, phụ tùng, thiết bị [4] Danh sách tổng hợp nhà cung ứng [5] Báo cáo thông tin thu nhận từ khách hàng [6] Bảng theo dõi báo giá, dự thầu [7] Bảng theo dõi bàn giao chứng từ nội [8] Bảng tổng hợp kết hồn thành cơng việc [9] Bảng tổng hợp tiền lương phụ cấp CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC P TÀI CHÍNH - KẾ TỐN BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ HỒN THÀNH CƠNG VIỆC PHỊNG TÀI CHÍNH - KẾ TỐN CƠNG TY MẸ Tháng 3/2014 A- Kết hồn thành cơng việc cá nhân Cơng việc Điểm KQHTCV Xếp hạng kết hồn thành cơng việc Hhcn1 Phó TGĐ Kế tốn trưởng cơng ty Phó phịng KT Cv kế tốn chuyên quản –Tổng hợp Cv tổ thu hồi công nợ Cv công nợ khách hàng Cv kế toán chuyên quản Thủ quỹ Cv kế toán TSCĐ 10 Cv kế toán tổng hợp 11 Cv kế toán vật tư 12 CV kế toán tiền mặt 13 Cv cơng nợ, tốn, tiền lương 1.05 1.05 0.97 1.05 1.05 0.98 1.05 1.05 0.98 1.05 0.95 0.95 0.97 Hhcn2 1.1 1.1 Hhcn3 1.1 1.1 1.1 1 1.1 1 Hhcn5 Ghi Hhcn6 Tổng GĐ đánh giá Nt Nt Lãnh đạo phòng đánh giá Nt Nt B- Kết hồn thành cơng việc tập thể - Đơn vị, phòng ban tự kiểm điểm nhận hạng hồn thành cơng việc tập thể + Hồn thành tốt cơng việc Hhtt1 = 1.05 + Hồn thành tốt cơng việc có số Hhtt2 = 1.00 thiếu sót nhỏ + Chưa hồn thành cơng việc H = 0.95 htt3 Tổng GĐ/GĐ xét duyệt hạng hoàn thành cơng việc + Hồn thành tốt cơng việc + Hồn thành tốt cơng việc có số thiếu sót nhỏ + Chưa hồn thành cơng việc Hhtt1 = 1.05 Hhtt2 = 1.00 X - Hhtt3 = 0.95 Đà Nẵng, ngày 31 tháng 03 năm 2014 TỔNG GIÁM ĐỐC / GIÁM ĐỐC (ký, ghi rõ họ tên) TRƯỞNG ĐƠN VỊ (ký, ghi rõ họ tên) TRƯỞNG BỘ PHẬN (ký, ghi rõ họ tên) ( Nguồn Phịng Tài kế toán) ... tải đa phương thức 1, Chi nhánh Công ty Cổ phần Vận tải đa phương thức (tại Hà Nội) Miền Trung: - Công ty Cổ phần Vận tải đa phương thức, Công ty Vận tải đa phương thức 2, Công ty Vận tải đa phương. .. hướng ERP doanh nghiệp Chương Thực trạng tổ chức thông tin kế tốn Cơng ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức Chương Giải pháp tổ chức thông tin kế tốn theo định hướng ERP Cơng ty Cổ phần Vận tải Đa phương. .. 28/05/2010, Bộ Trưởng Bộ Giao Thông Vận Tải ban hành định 1454/QĐ-BGTV việc phê duyệt phương án chuyển công ty mẹ - Công ty Vận tải đa phương thức thành Công ty Cổ phần Vận tải đa phương thức 36 2.1.2