Tổ chức thông tin kế toán quản trị phục vụ ra quyết định kinh doanh ở công ty cổ phần An Hưng

Ra quyết định kinh doanh là việc lựa chọn từ nhiều phương án khác nhau như: sản xuất sản phẩm nào, nên tự sản xuất hay mua ngoài, nên giải thể hay tiếp tục sự tồn tại một bộ phận…Và tron

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

VÕ THỊ THÚY HẰNG

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN AN HƢNG

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng – 2015

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS Ngô Hà Tấn

Đà Nẵng – 2015

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng đươc công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Võ Thị Thúy Hằng

Chữ viết tắt Diễn giải

BH&CCDV Bán hàng và cung cấp dịch vụ

CP NVL TT Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CP NCTT Chi phí nhân công trực tiếp

Số hiệu

2.1 Dự toán số lượng sản phẩm tiêu thụ sản phẩm năm 2014 45 2.2 Dự toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm năm 2014 46 2.3 Dự toán sản xuất sản phẩm năm 2014 47

2.5 Báo cáo doanh thu bán tại các chi nhánh, đại lý, cửa

2.12 Bảng quy định bán nợ của Công ty 62 2.13 Quy định bán nợ theo từng đối tượng khách hàng 63 2.14 Dự toán chi phí sản xuất áo sơ mi 64 2.15 Phân tích chênh lệch giữa hai phương án gia công và tự

3.6 Báo cáo trách nhiệm gắn với trung tâm trách nhiệm 81 3.7 Báo cáo trách nhiệm tại trung tâm đầu tư 82 3.8 Báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh theo cách ứng xử

(Phụ lục 6)

83

3.9 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 85 3.10 Báo cáo trách nhiệm tại trung tâm lợi nhuận 85 3.11 Báo cáo tình hình tiêu thụ của Công ty 87 3.12 Báo cáo tình hình tiêu thụ của Công ty 88 3.13 Bảng phân tích chi phí theo hai phương án 93

Số hiệu hình Tên sơ đồ Trang

2.1 Sơ đồ tổ chức quản lý ở Công ty 37 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty 40 2.3 Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung 42 2.4 Sơ đồ tổ chức báo cáo KTQT tại Công ty 48 3.1 Sơ đồ xử lý thông tin của bộ phận KTQT ở

Công ty

71

3.2 Sơ đồ qui trình thu thập, xử lý, cung cấp

thông tin ra quyết định về giá bán áo sơ mi

72

3.3 Sơ đồ cung cấp và phản hồi thông tin giữa

các bộ phận

76

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Câu hỏi nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Bố cục của luận văn 3

7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 4

8 Tổng quan tài liệu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 9

1.1 KHÁI QUÁT VỀ QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 9

1.1.1 Khái niệm quyết định kinh doanh 9

1.1.2 Đặc điểm của quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp 10

1.1.3 Trình tự ra quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp 11

1.2 THÔNG TIN KTQT VÀ KỸ THUẬT XỬ LÝ THÔNG TIN KTQT PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 13

1.2.1 Vai trò của thông tin KTQT trong việc ra quyết định kinh doanh 13

1.2.2 Các loại thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh 16

1.2.3 Tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh 18

1.2.4 Các kỹ thuật xử lý thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh 21

1.3 MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP RA QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH DỰA VÀO THÔNG TIN KTQT 23

doanh 288

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KTQT PHỤC

VỤ RA QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN AN HƯNG 33

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN AN HƯNG 33 2.1.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần An Hưng 33 2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty cổ phần An Hưng 36 2.1.3 Tổ chức công tác kế toán của Công ty cổ phần An Hưng 40 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KTQT PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN AN HƯNG 42 2.2.1 Tổ chức thông tin KTQT tại Công ty cổ phần An Hưng 42 2.2.2 Các tình huống ra quyết định kinh doanh và việc tổ chức thông tin KTQT cho các tình huống này ở Công ty cổ phần An Hưng 55 2.2.3 Đánh giá công tác tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định tại Công ty cổ phần An Hưng 65

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KTQT PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN AN HƯNG 70

3.1 HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN KTQT PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN AN HƯNG 70 3.1.1 Đối với quy trình thu thập, xử lý thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh 70

3.2 HOÀN THIỆN THÔNG TIN KTQT THÔNG QUA VIỆC LẬP DỰ TOÁN SẢN XUẤT KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN AN HƯNG 77 3.2.1 Phân loại chi phí theo cách ứng xử phục vụ lập dự toán 77 3.2.2 Lập bổ sung dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 77 3.3 HOÀN THIỆN THÔNG TIN KTQT QUA CÁC BÁO CÁO PHỤC VỤ

RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SXKD Ở CÔNG TY CỔ PHẦN AN HƯNG 80 3.3.1 Trung tâm trách nhiệm và các báo cáo gắn với trung tâm trách nhiệm 80 3.3.2 Xây dựng báo cáo KTQT gắn với các trung tâm trách nhiệm 82 3.4 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KTQT PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH ĐỐI VỚI CÁC TÌNH HUỐNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN AN HƯNG 89 3.4.1 Đối với thông tin KTQT phục vụ ra quyết định giá bán sản phẩm 89 3.4.2 Đối với thông tin KTQT phục vụ ra quyết định tự sản xuất hay thuê ngoài gia công 93 3.4.3 Đối với thông tin KTQT phục vụ ra quyết định về mức tín dụng khách hàng 94

KẾT LUẬN CHUNG 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO 99 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ra quyết định kinh doanh là một trong những chức năng của nhà quản trị, các quyết định kinh doanh được đưa ra nhằm thỏa mãn mục tiêu kinh doanh của đơn vị Ra quyết định kinh doanh là việc lựa chọn từ nhiều phương

án khác nhau như: sản xuất sản phẩm nào, nên tự sản xuất hay mua ngoài, nên giải thể hay tiếp tục sự tồn tại một bộ phận…Và trong mỗi phương án được xem xét bao gồm rất nhiều thông tin của KTQT, đòi hỏi các nhà quản trị phải xem xét cân nhắc để ra quyết định kinh doanh đúng đắn nhất Vì vậy cần phải

có một phương pháp khoa học tổng hợp, phân tích và báo cáo ngắn gọn, nhanh chóng những thông tin cần thiết đảm bảo tính khoa học cho việc đưa ra các quyết định kinh doanh

Công ty cổ phần An Hưng chuyên sản xuất kinh doanh sản phẩm may mặc, không những tiêu thụ sản phẩm trong nước mà còn vươn ra thị trường các nước Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc….Công ty luôn phải đối mặt với nhiều thách thức cạnh tranh gay gắt Để đứng vững trên thị trường, các nhà quản trị của Công ty đã có nhiều quyết định quan trọng trong hiện tại cũng như hướng đến tương lai như: quyết định giá bán sản phẩm, quyết định sản lượng sản xuất, quyết định mức tín dụng cho khách hàng… Các nhà quản trị Công ty phải biết nắm bắt cơ hội kinh doanh, đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời và đúng đắn Và để đi đến quyết định kinh doanh, nhà quản trị phải cần đến thông tin KTQT, việc tổ chức thông tin KTQT một cách khoa học sẽ bảo đảm thông tin làm cơ sở cho các quyết định kinh doanh được hữu ích hơn Hiện tại, Công ty cổ phần An Hưng chưa chú trọng đến công tác tổ chức thu thập cũng như xử lý thông tin KTQT, Công ty còn gặp khó khăn trong việc lập các báo cáo chi phí, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo hàng bán điều này đã

có ảnh hưởng lớn đến quá trình ra quyết định kinh doanh của Công ty

Xuất phát từ thực trạng tổ chức thông tin KTQT và tầm quan trọng của thông tin KTQT cho việc ra quyết định kinh doanh tại Công ty cổ phần An Hưng, tôi chọn đề tài:"Tổ chức thông tin kế toán quản trị phục vụ ra quyết định kinh doanh ở Công ty cổ phần An Hưng" để làm đề tài nghiên cứu của luận văn.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Về lý luận: Đề tài khái quát những vấn đề cơ bản về KTQT và đặc biệt

là nghiên cứu sâu về tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp sản xuất

Về thực tiễn: Khảo sát thực trạng tổ chức thông tin KTQT tại Công ty

cổ phần An Hưng, chỉ ra những mặt đạt được và hạn chế trong việc tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh ở Công ty Trên cơ sở đó, trình bày các giải pháp về tổ chức thông tin KTQT bảo đảm thông tin được đầy đủ cho các quyết định kinh doanh ở Công ty

3 Câu hỏi nghiên cứu

- Thông tin KTQT có vai trò như thế nào trong việc ra quyết định kinh doanh của nhà quản trị?

- Những dạng ra quyết định mà các cấp quản lý tại Công ty cổ phần An Hưng đã và đang thực hiện? Cơ sở thông tin và kĩ thuật xử lí thông tin để ra quyết định trong các trường hợp đó như thế nào?

- Tổ chức thông tin KTQT tại Công ty cổ phần An Hưng như thế nào

để đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ phục vụ ra quyết định kinh doanh ở Công ty?

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu những nội dung cơ bản

về KTQT, trong đó tập trung vào tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh

- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh ở Công ty cổ phần An Hưng

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp quan sát thực tế: Trên cơ sở những vấn đề đặt ra, tiến hành thu thập các dữ liệu cần thiết để đánh giá thực trạng công tác KTQT nói chung và công tác KTQT hướng vào việc cung cấp thông tin cho các quyết định kinh doanh tại Công ty

- Phương pháp suy luận: Sử dụng phương pháp suy luận để giải thích

và đi đến kết luận về các vấn đề đặt ra

- Phương pháp so sánh, đối chiếu:

+ So sánh giữa lý thuyết về thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh với thực tiễn áp dụng tại Công ty cổ phần An Hưng

+ So sánh giữa yêu cầu đặt ra về thông tin KTQT với kết quả thực hiện

để đánh giá mức độ đạt được về thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh tại Công ty

Ngoài ra, luận văn còn sử dụng các mô hình, các công thức vận dụng trong KTQT để tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh tại Công ty cổ phần An Hưng

6 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được chia thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh trong DN

Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh tại Công ty cổ phần An Hưng

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh tại Công ty cổ phần An Hưng

7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Khẳng định vai trò quan trọng của thông tin KTQT đối với việc ra quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp

- Triển khai tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh

ở một DN cụ thể là Công ty cổ phần An Hưng, nhằm bảo đảm cho các quyết định kinh doanh ở Công ty có cơ sở thông tin được đầy đủ

- Từ kết quả nghiên cứu của đề tài có thể tham khảo cho các DN cùng ngành trong việc tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh

8 Tổng quan tài liệu

Ở nước ta đã có những nghiên cứu nhất định về tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh trong các doanh nghiệp:

- Giáo trình “Kế toán quản trị” (2009), tập thể tác giả TS Đoàn Ngọc

Quế, TS Lê Đình Trực và Th.S Đào Tất Thắng, Nhà xuất bản Lao Động Các tác giả đã trình bày một cách hệ thống những vấn đề chung về KTQT; nhận diện chi phí; phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng- lợi nhuận; các quyết định về giá bán; các thông tin thích hợp cho việc ra quyết định kinh doanh Đặc biệt, trong phần thông tin thích hợp cho quyết định kinh doanh, đã trình bày nhận diện các thông tin thích hợp và ứng dụng thông tin thích hợp cho các quyết định kinh doanh như: quyết định nên tiếp tục kinh doanh hay ngừng kinh doanh một bộ phận, quyết định nên sản xuất hay mua ngoài, quyết định nên bán hay tiếp tục chế biến rồi bán Đồng thời, đối với quyết định đầu tư dài hạn tác giả đã giới thiệu các quyết định đầu tư dài hạn và các phương pháp tính toán các chỉ tiêu để đo lường, đánh giá phương án đầu tư dài hạn

- Giáo trình “Kế toán quản trị” (2009), tập thể tác giả TS Trần Đình

Phụng, Th.S Phạm Ngọc Toàn và Th.S Trần Văn Tùng , Nhà xuất bản Lao Động đã trình bày:

+ Khái quát về KTQT, chi phí và phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm

+ Phân tích mối quan hệ chi phí - sản lượng - lợi nhuận; dự toán ngân sách; kiểm soát chi phí bằng dự toán linh hoạt và định mức chi phí; phân tích chi phí và quyết định giá; hệ thống kế toán trách nhiệm

+ Thông tin thích hợp cho các quyết định kinh doanh; sử dụng thông tin trên các báo cáo tài chính; kế toán quản trị chiến lược

Các tác giả đã khái quát đặc điểm của các quyết định kinh doanh; qui trình ra quyết định kinh doanh; nhận diện được các thông tin thích hợp và ứng dụng các thông tin thích hợp cho các quyết định kinh doanh như: chấp thuận hay không một đơn hàng đặc biệt; ngừng hay không một ngành hàng hay một dây chuyền SX; xác định cơ cấu SX để tối đa hóa lợi nhuận; bán hay tiếp tục hoàn chỉnh rồi mới bán

- Thông tư 53 - Hướng dẫn áp dụng KTQT trong doanh nghiệp Thông

tư này trình bày những vấn đề chung khi áp dụng KTQT trong doanh nghiệp;

tổ chức thực hiện KTQT; một số nội dung KTQT chủ yếu như KTQT chi phí

và giá thành sản phẩm, KTQT bán hàng và kết quả kinh doanh, phân tích mối quan hệ giữa chi phí- khối lượng - lợi nhuận, lựa chọn thông tin cho việc ra quyết định kinh doanh, lập dự toán ngân sách sản xuất - kinh doanh; kế toán tài sản cố định, hàng tồn kho, tiền lương, các khoản nợ; tổ chức bộ máy KTQT và người làm kế toán quản trị; các bảng biểu báo cáo kế toán quản trị

- Bài viết “ Ứng dụng kế toán quản trị vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp” (2013) của TS Võ Khắc Thường, Tạp chí Phát triển & Hội nhập đã đưa ra cái nhìn tổng quát về thực trạng áp dụng KTQT tại các doanh

nghiệp Việt Nam; nêu ra một số ứng dụng KTQT trong việc ra quyết định tại các doanh nghiệp căn cứ vào các đặc trưng cơ bản của từng loại quyết định, từ

đó đưa ra một số giải pháp để phát huy vai trò thông tin KTQT trong các doanh nghiệp Việt Nam

- Bài viết “ Mô hình tổ chức kế toán quản trị của một số nước trên thế giới – Bài học kinh nghiệm đối với các doanh nghiệp Việt Nam” (2011) của tác giả Huỳnh Lợi trong Tạp chí Nghiên Cứu Khoa Học Kiểm Toán Trong bài viết, tác giả nêu một số giải pháp áp dụng KTQT tại Việt Nam như: Tổ chức phân loại chi phí , xây dựng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kiểm soát chi phí Tuy nhiên, tác giả chưa đi sâu nghiên cứu cụ thể việc áp dụng thông tin KTQT trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Tổ chức thông tin kế toán quản trị tư vấn cho các tình huống quyết định ngắn hạn trong các doanh nghiệp” (2012) của GS.TS Đoàn Xuân Tiên và tập thể giảng viên Học viện Tài chính

thuyết Tuy nhiên, đề tài cũng là tài liệu tham khảo hữu ích cho các nghiên cứu về KTQT tại các DN sau này

- Đề tài luận văn “ Kế toán quản trị phục vụ ra quyết định ngắn hạn trong các doanh nghiệp thương mại – Trường hợp Công ty cổ phần ô tô Trường Hải Đà Nẵng” của Nguyễn Thị Thu Đến (năm 2012) đã nghiên cứu thực trang công tác KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Công ty cổ phần Ô tô Trường Hải và đưa ra các đánh giá như sau:

+ Tổ chức thông tin kế toán ở Công ty chủ yếu chú trọng thông tin KTTC, ít chú trọng đến thông tin KTQT

+ Chất lượng dự báo, hoạch định chỉ mang tính kế hoạch và thường xuyên thay đổi gây bất lợi cho công tác ra quyết định

+ Báo cáo KTQT còn thiếu thông tin, việc phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận chưa được quan tâm, quyết định lượng tồn kho chỉ dựa trên kinh nghiệm, chưa xây dựng các tiêu chí cụ thể cho các quyết định ngắn hạn… làm ảnh hưởng không nhỏ đến tính kịp thời, đúng đắn của các quyết định quản trị tại công ty

Trên cơ sở các tồn tại này, tác giả đã đưa ra các giải pháp xây dựng quy trình tổ chức cung cấp thông tin KTQT thông qua các báo cáo đảm bảo thông tin cho các quyết định ngắn hạn ở Công ty

- Đề tài luận văn “ Kế toán quản trị phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Công ty cổ phần công nghiệp hóa chất Đà Nẵng” của Đoàn Thị Thanh Thảo (năm 2013) đã nghiên cứu tình hình tổ chức KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Công ty cổ phần công nghiệp hóa chất Đà Nẵng và đưa ra các đánh giá về thực trạng thông tin KTQT tại Công ty cổ phần công nghiệp hóa chất Đà Nẵng: Báo cáo KTQT đang áp dụng còn thiếu thông tin và phân tích chưa sâu để hỗ trợ hữu ích cho quyết định quản trị ở công ty, chưa có bảng phân tích so sánh các nhân tố ảnh hưởng đến việc hoàn thành kế hoạch, chưa

xác định rõ các trung tâm trách nhiệm, chưa phân loại chi phí theo cách ứng

xử của chi phí, do đó không thể vận dụng để phân tích CVP… Từ đó tác giả

đã đưa ra một số các giải pháp để hoàn thiện quy trình xử lý và cung cấp thông tin phục vụ ra quyết định ngắn hạn; hoàn thiện hệ thống báo cáo KTQT phục vụ cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và đưa ra các ứng dụng thông tin KTQT để quyết định giá bán theo phương pháp trực tiếp; ứng dụng thông tin KTQT trong việc ra các quyết định ngắn hạn khác…

Nhìn chung, các đề tài trên đã nêu được những vấn đề cơ bản về thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh, xác định đặc điểm và tình hình

tổ chức thông tin KTQT trong các DN phục vụ ra quyết định như tổ chức thu nhận và quy trình xử lý thông tin; tổ chức các báo cáo KTQT Từ đó đánh giá

ưu và nhược điểm về tình hình tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh tại các doanh nghiệp Xây dựng các giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin KTQT nhằm đảm bảo cơ sở phục vụ ra quyết định kinh doanh của

DN

Việc tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh tại mỗi

DN là không giống nhau, nó tùy thuộc vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và các tình huống đặt ra tại mỗi DN Dựa trên cơ sở lý luận KTQT và các quyết định trong kinh doanh, tham khảo những công trình nghiên cứu có

liên quan, luận văn “Tổ chức thông tin kế toán quản trị phục vụ ra quyết

định kinh doanh ở Công ty cổ phần An Hưng” sẽ làm rõ hơn mối quan hệ

giữa quyết định kinh doanh và thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh; xây dựng quy trình thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin và hoàn thiện

hệ thống báo cáo KTQT nhằm bảo đảm thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh ở Công ty cổ phần An Hưng được đầy đủ

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA

QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT VỀ QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm quyết định kinh doanh

Ra quyết định kinh doanh là một trong những chức năng của nhà quản trị Những nhà quản trị phải thường xuyên đương đầu với các quyết định về sản lượng sản xuất, nên tự sản xuất hay thuê ngoài gia công, quyết định về giá bán Các quyết định ngày càng khó khăn và phức tạp trước sự gia tăng và biến động phức tạp của những thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh

Quyết định kinh doanh là sự lựa chọn phương án kinh doanh thích hợp nhất từ nhiều phương án khác nhau, để thực hiện phương án có hiệu quả về mặt kinh tế và phù hợp với điều kiện kinh doanh của đơn vị [6, tr278]

Quyết định kinh doanh thường ảnh hưởng đến nhu cầu tài chính khác nhau, ảnh hưởng đến chu kỳ kinh doanh khác nhau Nếu căn cứ vào thời gian hiệu lực, thời gian ảnh hưởng và thực thi quyết định kinh doanh, có thể chia quyết định kinh doanh thành hai loại:

- Quyết định kinh doanh ngắn hạn: Đây chính là quyết định kinh doanh

mà thời gian hiệu lực, thời gian ảnh hưởng và thực thi thường dưới 1 năm Ví

dụ như quyết định về sự tồn tại hay giải thể một bộ phận kinh doanh trong kỳ

kế hoạch, quyết định về sự chọn lựa các phương án kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp [5, tr.274]

- Quyết định kinh doanh dài hạn: Đây chính là quyết định kinh doanh

mà thời gian hiệu lực, thời gian ảnh hưởng và thực thi thường trên 1 năm Ví

dụ như quyết định đầu tư TSCĐ, xây dựng các phương án kinh doanh dài hạn [7, tr.195]

Sắp xếp các quyết định kinh doanh nào là quyết định kinh doanh ngắn hạn, quyết định kinh doanh nào là quyết định kinh doanh dài hạn chỉ mang tính chất tương đối Bởi lẽ, để đo lường thời gian ảnh hưởng, thời gian hiệu lực và thực thi của quyết định kinh doanh rất khó khăn Vì vậy, khi gặp khó khăn và phức tạp về đo lường thời gian, chúng ta thường xem xét điều kiện phụ của quyết định kinh doanh, đó chính là nguồn tài trợ Một quyết định kinh doanh ngắn hạn thường gắn liền với nguồn tài chính tài trợ ngắn hạn hoặc chúng ta có thể sử dụng nguồn tài chính hiện thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh để trang trải cho quyết định này

Trong hoạt động quản trị, để đi đến một quyết định kinh doanh nhà quản trị phải thu thập, xem xét từ nhiều nguồn thông tin khác nhau Mỗi một nguồn thông tin sẽ giúp cho nhà quản trị có nhận thức khác nhau trong từng tình huống quản trị và ngược lại mỗi tình huống quản trị lại cần phải có những nguồn thông tin tương ứng Chính vì vậy, sẽ luôn luôn xuất hiện nhu cầu thông tin thích hợp trong các quyết định quản trị

1.1.2 Đặc điểm của quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp

Đặc điểm của quyết định kinh doanh là gắn liền với các hành động và thành quả kinh doanh trong tương lai Quyết định kinh doanh sẽ không bao giờ thay đổi được quá khứ Chính đặc điểm này nên quyết định kinh doanh chỉ được kiểm định, chứng minh trong tương lai và vì vậy quyết định của nhà quản trị điều hành hiện tại chính là kết quả hoặc hệ quả cho những nhà quản

trị kế thừa [11, tr.169]

Khi tiến hành một quyết định kinh doanh, nhà quản trị phải xem xét đến nhiều mục tiêu khác nhau như cần đạt được sự cực đại về lợi nhuận, cực đại về doanh số, giảm thiểu chi phí, tăng chất lượng phục vụ, sự tồn tại, ổn định của DN…Tuy nhiên, xét về phương diện kinh tế tốt nhất phải tạo nên một sự gia tăng lợi nhuận hay tăng thu nhập, giảm thiểu chi phí

1.1.3 Trình tự ra quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp

Vai trò của KTQT trong quá trình ra quyết định kinh doanh là cung cấp những thông tin thích hợp cho các nhà quản trị trong việc ra các quyết định kinh doanh khác nhau Để cung cấp những thông tin thích hợp cho mỗi tình huống quyết định, KTQT cần phải hiểu rõ quy trình ra quyết định kinh doanh Quá trình ra quyết định kinh doanh bao gồm 6 bước:

Bước 1 Xác định vấn đề cần ra quyết định

Quá trình ra quyết định phải bắt đầu từ việc xác định vấn đề, nhưng không phải bao giờ vấn đề cũng được xác định một cách rõ ràng và chính xác Tùy theo mức độ nghiên cứu những vấn đề mới xuất hiện, giải quyết những vấn đề này có ảnh hưởng nhiều hay ít đến kết quả của quyết định Vì

1 Xác định vấn đề cần ra quyết định

2 Lựa chọn tiêu chuẩn

3 Xác định các phương án có thể xảy

ra

4 Xây dựng mô hình ra quyết định

5 Thu thập thông tin

6 Ra quyết định

thế, trong quá trình ra quyết định, phải làm rõ thêm vấn đề là gì và DN đang mong muốn gì Đối với việc xác định vấn đề, nếu ở những tình huống tương tự như đã gặp thì nhà quản trị có thể sử dụng kinh nghiệm đã có được mức độ chính xác cao Khi quyết định những vấn đề có nội dung mới, bước đầu nhà quản trị lại xem xét các mục tiêu đề ra và thực hiện phân tích tình huống để dần làm rõ vấn đề

Bước 2 Lựa chọn tiêu chuẩn

Sau khi đã xác định được vấn đề cần ra quyết định, nhà quản trị cần xác định tiêu chuẩn ra quyết định Các tiêu chuẩn để ra quyết định có thể là tiêu chuẩn định tính và cũng có thể là các tiêu chuẩn định lượng

Các tiêu chuẩn để ra quyết định có thể xung đột nhau, chẳng hạn như chi phí sản xuất cần được cắt giảm trong khi chất lượng sản phẩm cần phải được duy trì Trong những trường hợp này, một tiêu chuẩn sẽ được lựa chọn làm mục tiêu và tiêu chuẩn kia sẽ là tiêu chuẩn ràng buộc

Bước 3 Xác định phương án

Ra quyết định là việc lựa chọn một trong nhiều phương án khác nhau Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình ra quyết định Nhà quản trị cần xác định các phương án có thể xảy ra, từ đó lựa chọn ra phương án tối ưu

Bước 4 Xây dựng mô hình ra quyết định

Mô hình ra quyết định là một hình thức thể hiện đơn giản hóa bài toán

ra quyết định, nó sẽ liên kết các yếu tố được liệt kê ra ở trên như tiêu chuẩn ra quyết định, các ràng buộc và các phương án ra quyết định

Bước 5 Thu thập thông tin

Chỉ có thể giải quyết đúng đắn một vấn đề nào đó nếu như có thông tin đầy đủ và chính xác Lượng thông tin cần thiết phụ thuộc vào tính phức tạp của nhiệm vụ được xét và phụ thuộc vào trình độ thành thạo, kinh nghiệm của người ra quyết định Các thông tin thu thập phải đảm bảo được các tính

chất sau:

Tính thích hợp: Tính thích hợp của thông tin cho từng bài toán ra

quyết định là rất quan trọng Những tình huống ra quyết định khác nhau cần những thông tin khác nhau Hơn nữa, thông tin được thu thập phải là thông tin phù hợp với vấn đề đang cần ra quyết định và có thể sử dụng để so sánh giữa các phương án khác nhau cần lựa chọn

Tính chính xác: Thông tin phục vụ cho việc ra quyết định phải chính

xác, khách quan Thông tin phải được thu thập từ các nguồn số liệu đáng tin cậy và được đánh giá một cách khách quan dựa trên điều kiện và các nhân tố tác động

Tính nhanh chóng: Thông tin là thích hợp và chính xác, nhưng sẽ

vô dụng nếu không kịp thời cho việc ra quyết định Do vậy, ngoài yếu tố chính xác và thích hợp thì thông tin cần được cung cấp nhanh để kịp thời cho các quyết định

Bước 6 Ra quyết định

Mỗi khi bài toán ra quyết định được xác định, các tiêu chuẩn được lựa chọn, các phương án so sánh được nhận diện, các số liệu liên quan đến việc ra quyết định được thu thập, nhà quản trị sẽ tiến hành phân tích và lựa chọn một phương án tốt nhất Việc này gọi là ra quyết định

1.2 THÔNG TIN KTQT VÀ KỸ THUẬT XỬ LÝ THÔNG TIN KTQT PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Vai trò của thông tin KTQT trong việc ra quyết định kinh doanh

a Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch

Để quá trình sản xuất kinh doanh của DN có thể tiến hành một cách thường xuyên, liên tục, các DN phải thiết lập các kế hoạch Mọi hoạt động

của DN đều được tiến hành theo kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn theo

kế hoạch đã xây dựng Trong đó việc lập dự toán giữ vai trò hết sức quan trọng, và là cơ sở định hướng và chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh cũng như phối hợp các chương trình hành động ở các bộ phận Dự toán giúp DN liên kết các mục tiêu và chỉ rõ cách huy động, sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả và đạt mục tiêu đề ra

Thực hiện chức năng này, kế toán quản trị phải tổ chức việc thu thập các thông tin cần thiết (cả nguồn thông tin quá khứ và thông tin tương lai), để lập dự toán gồm thông tin về tổ chức, về định mức, về chi phí tiêu chuẩn, các thông tin kế toán tài chính, thống kê cũng như kỹ thuật tính toán, ước tính phục vụ cho việc lập dự toán ở DN Qua các dự toán này, nhà quản trị dự tính được những gì sẽ xảy ra trong tương lai kể cả những điều bất lợi, thuận lợi cho DN trong quá trình thực hiện dự toán

b Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện

Với chức năng tổ chức thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết các yếu tố giữa tổ chức, con người và nguồn lực lại với nhau một cách hiệu quả Để thực hiện tốt chức năng này nhà quản trị cần nhiều đến thông tin KTQT Nhờ có thông tin do KTQT cung cấp, nhà quản trị mới có thể đưa ra quyết định đúng đắn trong quá trình lãnh đạo hoạt động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung

c Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra, đánh giá

Nhà quản trị sau khi lập kế hoạch đầy đủ và tổ chức thực hiện kế hoạch thì phải kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện Kiểm tra là quá trình so sánh kết quả thực hiện với dự toán được lập nhằm điều chỉnh dự toán và đánh giá việc thực hiện Thông qua kết quả so sánh cho thấy sự khác nhau giữa thực hiện với dự toán đã lập, tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng để có thể điều chỉnh quá trình thực hiện cũng như đánh giá được kết quả, thành tích của từng cá

nhân Trên cơ

động đến các nhân viên, các bộ phận trong DN

d Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định kinh doanh

Ra quyết định là công việc có ảnh hưởng đến mọi hoạt động của DN, quá trình này rất cần các thông tin cụ thể từ nhiều nguồn khác nhau trong đó chủ yếu là thông tin từ KTQT Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt mà là sự kết hợp cả ba chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá Phần lớn những thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục

vụ chức năng ra quyết định kinh doanh

Để có thông tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu của quản lý, KTQT sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn, vì những thông tin này thường không có sẵn KTQT sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất, và giải thích quá trình phân tích đó cho các nhà quản trị

KTQT giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất

Các DN thường đứng trước nhiều phương án khác nhau Mỗi phương

án gắn với mỗi tình huống, với số lượng, chủng loại, các khoản mục chi phí, thu nhập khác nhau nhưng đều có liên quan, và đều cần đến các thông tin kế toán Quá trình ra quyết định của nhà quản trị thường là việc xem xét, cân nhắc lựa chọn từ các phương án khác nhau để có được phương án tối ưu với hiệu quả cao nhất mà rủi ro nhỏ nhất Với chức năng này KTQT phải có công

cụ thích hợp giúp các nhà quản trị phân biệt được các thông tin hợp lý và bất hợp lý nhằm xác định thông tin phù hợp theo từng phương án

1.2.2 Các loại thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh

Những thông tin mà KTQT cần tổ chức và thu nhận là những thông tin quá khứ và thông tin dự đoán tương lai Những thông tin đó có thể có thông tin được thu thập lần đầu cho một mục đích cụ thể nào đó hoặc là những thông tin đã có từ trước được sử dụng cho những mục đích nào đó

a Thông tin quá khứ và thông tin dự đoán tương lai

Thông tin quá khứ: là thông tin được thu nhận từ các sự kiện kinh tế đã phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN Thông tin này được thu nhận, xử lý và tổng hợp qua các phương pháp của kế toán Chẳng hạn, thông tin về doanh thu hoặc thông tin về chi phí của từng trung tâm, từng bộ phận Thông tin quá khứ mà kế toán cung cấp có tính tin cậy đáng kể vì được thu nhận, xử lý và cung cấp dựa trên số liệu hạch toán ban đầu của kế toán Thông tin cũng là cơ sở để KTQT tiến hành so sánh với dự đoán, xác định chênh lệch và tìm ra nguyên nhân để nhà quản trị có hành động khắc phục, điều chỉnh kịp thời Mặt khác, thông tin quá khứ còn là cơ sở

để xây dựng dự đoán sản xuất kinh doanh và quá trình thu nhận, cung cấp thông tin quá khứ giúp ngăn chặn, kiểm tra phát hiện những sai sót, đánh giá trách nhiệm trong việc thực hiện ở từng cấp độ quản lý, từng bộ phận, khắc phục sai sót, hạn chế để đạt hiệu quả cao hơn [10, tr.26]

Thông tin tương lai: Trong một số tình huống sản xuất kinh doanh, nhà quản trị không thể chỉ dựa vào thông tin quá khứ để ra quyết định lựa chọn phương án nào đó do tính cố định (không thay đổi) của nó Lúc này, nhà quản trị phải sử dụng thông tin tương lai Thông tin tương lai là thông tin có được nhờ chức năng dự toán của KTQT như: dự toán chi phí, dự toán thu nhập Một trong những thông tin tương lai quan trọng mà KTQT cung cấp là chi phí định mức, chi phí tính trước, từ đó xác định được chi phí mong muốn Sau khi

so sánh chi phí mong muốn với chi phí thực tế phát sinh tìm ra chênh lệch và

phát hiện nguyên nhân thì đây là thông tin thực sự hữu ích, thích hợp cho nhà quản trị để ra quyết định Thông tin tương lai được sử dụng rộng rãi trong quá trình ra quyết định ngắn hạn do có nhiều ưu điểm: dự toán linh hoạt giúp nhà quản trị rút kinh nghiệm trong dự đoán thông qua việc phân tích chênh lệch giữa thông tin quá khứ với thông tin tương lai, giúp nhà quản trị có cơ sở giải quyết nhanh các tình huống xảy ra [10, tr.28]

b Thông tin thích hợp và thông tin không thích hợp

Thông tin thích hợp: Xét về mặt kinh tế thì tiêu chuẩn để lựa chọn trong quyết định ngắn hạn là phương án có thu nhập cao nhất hoặc chi phí thấp nhất Do đó, thông tin thích hợp cho các quyết định kinh doanh là các thông tin về thu nhập và chi phí thỏa mãn các điều kiện sau:

- Thông tin đó phải liên quan đến tương lai: Điều này xuất phát từ các quyết định thường liên quan đến tương lai Vì vậy, để thích hợp cho việc ra quyết định kinh doanh, các thông tin về chi phí và thu nhập phải liên quan đến

sự kiện trong tương lai

- Thông tin phải có sự khác biệt giữa các phương án đang xem xét lựa chọn: Ra quyết định là sự so sánh giữa các phương án, do đó, thông tin thích hợp cho việc ra quyết định phải có sự khác biệt giữa các phương án

Tóm lại, thông tin thích hợp là thông tin thỏa mãn cả hai điều kiện trên Việc xác định các thông tin thích hợp giúp KTQT tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí trong suốt quá trình thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho nhà quản trị; mặt khác nhà quản trị cũng dễ dàng hơn trong việc ra các quyết định chính xác do ít bị nhiễu thông tin và chiếm lĩnh lợi thế cạnh tranh [10, tr.29]

Thông tin không thích hợp: Các thông tin không thỏa mãn một trong hai điều kiện của thông tin thích hợp là thông tin không thích hợp đối với các quyết định kinh doanh Cụ thể:

- Thông tin không liên quan đến tương lai (thông tin quá khứ): Một khoản thu nhập, chi phí đã phát sinh trong quá khứ và sẽ không thay đổi dù lựa chọn phương án nào Chẳng hạn những khoản chi phí đã chi ra trong quá khứ và không thể tránh được cho dù nhà quản trị lựa chọn phương án nào, gọi

là chi phí chìm Do đó, khi so sánh chi phí của các phương án thì khoản chi phí này sẽ bị triệt tiêu Nên nó luôn là thông tin không thích hợp

- Thông tin không có sự khác biệt giữa các phương án đang xem xét, lựa chọn: Các thông tin về thu nhập, chi phí có liên quan đến tương lai, nhưng không có sự khác biệt giữa các phương án sẽ bị triệt tiêu khi so sánh dòng chi phí và thu nhập của các phương án nên không có ý nghĩa so sánh Vì vậy, chúng là những thông tin không thích hợp cho việc ra các quyết định kinh doanh [10, tr.29]

1.2.3 Tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh

a.Tổ chức thông tin quá khứ (thông tin thực hiện)

Thông tin quá khứ là thông tin về hiện tượng, sự kiện đã xảy ra, đã phát sinh Thông tin này cho thấy tình hình hoạt động trong thời gian qua của DN giúp nhà quản trị đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ kiểm soát các hoạt động của nhà quản trị và có cơ sở để

hoạch định các chính sách mới trong tương lai [10, tr.32]

Tổ chức thu nhận thông tin quá khứ có thể thực hiện theo quy trình sau:

Sự kiện kinh tế phát sinh: Các sự kiện được phân thành hai nhóm: bên

trong (quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN) và bên ngoài (giao dịch giữa DN với ngân hàng, khách hàng…) Tất cả các sự kiện kinh tế này đều được KTQT thu thập thông qua các chứng từ kế toán có các nội dung phù

Sự kiện

kinh tế

phát sinh

Phân tích ảnh hưởng và hạch toán

Phân loại và tổng hợp

Báo cáo theo yêu cầu quản lý

hợp với thông tin KTQT cần thu nhận làm căn cứ cho các bước tiếp theo của qui trình tổ chức thông tin

Phân tích ảnh hưởng và hạch toán: Đây là giai đoạn tiếp theo của tổ

chức thông tin Sau khi thu nhận các sự kiện kinh tế, KTQT tiến hành phân tích ảnh hưởng của các sự kiện đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của DN

và ghi chép đầy đủ, chính xác các sự kiện kinh tế phát sinh thông qua việc lập chứng từ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích và kịp thời

Để phục vụ cho các tình huống ra quyết định, KTQT phải sử dụng rộng rãi các chứng từ phù hợp để thu nhận thông tin quá khứ chi tiết theo từng mục tiêu quản lý và ra quyết định

Phân loại và tổng hợp: KTQT sử dụng hệ thống tài khoản chi tiết, sổ

kế toán chi tiết theo dõi từng đối tượng kế toán để đảm bảo phân loại các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản trị và đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết và thông tin tổng hợp của các đối tượng kế toán

Báo cáo theo yêu cầu quản lý: Trên cơ sở toàn bộ thông tin đã tập hợp,

KTQT thiết lập hệ thống bao gồm: báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất…đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin KTQT cho từng tình huống cụ thể

b Tổ chức thông tin dự đoán tương lai

Thông tin dự đoán tương lai là những thông tin về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy ra Để ra được quyết định, nhà quản trị cần rất nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, đồng thời cũng được thu thập theo nhiều cách khác nhau

Thông tin dự đoán tương lai có thể được thu thập theo quy trình sau:

Thu thập thông tin

Phân tích thông tin thu thập được

Báo cáo kết quả và

tư vấn ra quyết định

Phát hiện vấn đề và xác định: Giai đoạn đầu tiên KTQT phải quan tâm

là hoạch định mục tiêu Nhà quản trị muốn có thông tin đem lại lợi ích thì thông tin đó phải có quan hệ trực tiếp đến vấn đề đặt ra của DN và đòi hỏi phải giải quyết

Lựa chọn các nguồn thông tin: Trong giai đoạn này, KTQT phải xác

định loại thông tin mà nhà quản trị quan tâm và phương pháp thu thập thông tin có hiệu quả nhất

Thu thập thông tin:

- Thu thập thông tin sơ cấp: rất nhiều thông tin tương lai được thu thập

từ đầu mà chưa có ở bất cứ đâu Để thu thập thông tin sơ cấp phải có kế hoạch thu thập, nghiên cứu Kế hoạch này phải thể hiện những nội dung cụ thể như: phương pháp thu thập, công cụ thu thập, mẫu thu thập, cách thức liên hệ…

Tùy theo nội dung cần thu thập, KTQT sử dụng các phương pháp thu thập và trình bày khác nhau Các phương pháp thu thập thông tin ban đầu là: quan sát, thực nghiệm, thăm dò dư luận…Các kỹ thuật được sử dụng khi thu thập là: phân tích, chọn mẫu, tổng hợp và ước tính

- Thu thập thông tin thứ cấp: Thông tin thứ cấp là thông tin đã có ở đâu

đó và trước đây đã thu thập cho mục tiêu khác, thông tin này KTQT có thể thu thập từ các báo cáo quản trị nội bộ, báo cáo tài chính, cũng có thể thu thập

từ bên ngoài

Thu thập thông tin thứ cấp có ưu điểm là chi phí thấp và dễ tìm kiếm, song không phải lúc nào cũng có được các thông tin mà nhà quản trị cần và cũng có khi thông tin, số liệu không đầy đủ và lạc hậu không đáng tin cậy cho việc ra quyết định Trong trường hợp đó, KTQT sẽ phải phân bổ thêm chi phí

và tốn thời gian để thu thập thông tin từ đầu, các số liệu gốc và điều đó sẽ cập nhật và chính xác hơn

Phân tích thông tin thu thập được: Thông tin sau khi thu thập sẽ được

KTQT tiến hành phân tích, xử lý thành những thông tin kế toán hữu ích cho mục tiêu và quyết định của nhà quản trị bằng các phương pháp: chứng từ, tính giá, tài khoản, tổng hợp cân đối, kết hợp với so sánh, đối chiếu…

Báo cáo kết quả và tư vấn ra quyết định: Sau khi phân tích thông tin

thu thập được, KTQT tiến hành lập báo cáo dưới nhiều hình thức khác nhau

và đưa ra những tư vấn cho quyết định của nhà quản trị

1.2.4 Các kỹ thuật xử lý thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh

a Phân loại chi phí [6,tr.28 –tr.47]

Phân loại CP theo chức năng hoạt động, gồm:

- Chi phí sản xuất: là những khoản chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp Chi phí sản xuất bao gồm ba khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung

- Chi phí ngoài sản xuất: là những khoản chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm, các khoản chi phí này liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tác quản lý chung toàn doanh nghiệp Khoản chi phí này bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN

Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí, gồm :

- Chi phí khả biến (Biến phí): là những chi phí thay đổi về tổng số khi

có sự thay đổi mức độ hoạt động của DN

- Chi phí bất biến (Định phí): là những chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động của DN

- Chi phí hỗn hợp: là loại chi phí mà bản thân nó gồm cả các yếu tố của định phí và biến phí

Phân loại chi phí sử dụng trong kiểm tra và ra quyết định, gồm:

- Chi phí kiểm soát được: là những chi phí mà các nhà quản trị ở một cấp quản lý nào đó xác định được lượng phát sinh của nó, có thẩm quyền quyết định về sự phát sinh chi phí đó, cấp quản lý đó kiểm soát được chi phí này

- Chi phí không kỉểm soát được: là những chi phí mà nhà quản trị ở một cấp quản lý nào đó không thể dự đoán chính xác sự phát sinh của nó và không

có thẩm quyền quyết định đối với khoản chi phí đó

b Phân tích Chi phí – Sản lượng – Lợi nhuận (CVP) [6, tr.63]

Phân tích mối quan hệ Chi phí – Sản lượng – Lợi nhuận là xem xét mối quan hệ giữa giá bán, số lượng sản phẩm tiêu thụ, kết cấu hàng bán, biến phí, định phí và lợi nhuận nhằm khai thác khả năng tiềm tàng của DN và là cơ sở

để nhà quản trị đưa ra các quyết định như lựa chọn dây chuyền sản xuất, định giá bán sản phẩm, hoạch định chiến lược bán hàng

Kỹ thuật phân tích mối quan hệ chi phí – sản lượng – lợi nhuận được sử dụng để đánh giá ảnh hưởng của những thay đổi về chi phí, giá bán và sản lượng đối với lợi nhuận của DN

Chi phí sử dụng trong nội dung phân tích này được phân loại theo cách ứng xử, chia làm 2 loại: chi phí bất biến (định phí) và chi phí khả biến (biến phí) Sản lượng là chỉ tiêu phán ánh số lượng tiêu thụ hay doanh thu tiêu thụ của DN Lợi nhuận theo kỹ thuật này thay đổi tùy theo yêu cầu ra quyết định của nhà quản trị, chỉ tiêu lợi nhuận có thể là lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh hoặc lợi nhuận kế toán sau thuế

Trong quá trình phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận

sử dụng các khái niệm cơ bản sau:

Số dư đảm phí đơn vị = Giá bán đơn vị - Biến phí đơn vị SDĐP = Doanh thu - Chi phí biến đổi

Lợi nhuận = SDĐP - Chi phí cố định

c Phân tích thông tin thích hợp [11, tr.170]

Để có được những thông tin thích hợp, những thông tin thật sự cần thiết

và hữu ích cho từng tình huống quyết định, quá trình thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin thích hợp được tiến hành theo những nội dung và trình tự cơ bản sau:

c 1: Tập hợp tất cả thông tin về các khoản thu và chi có liên quan với các phương án kinh doanh được xem xét, so sánh lựa chọn Điều cần quan tâm ở đây là thu nhập chi phí được tập hợp không những bao gồm thu nhập, chi phí thực tế ước tính mà còn cần phải bao gồm thu nhập, chi phí tiềm ẩn, chi phí cơ hội

Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những khoản chi phí không thể tránh được ở mọi phương án đầu tư xem xét

án đang xem xét

: Những thông tin còn lại sau khi loại bỏ ở bước 2 và bước 3 là những thông tin thích hợp cho việc lựa chọn quyết định phương án kinh doanh Hay nói cách khác đây chính là thông tin chênh lệch, thông tin khác biệt giữa các phương án kinh doanh cần thiết để xem xét đưa ra quyết định lựa chọn phương án kinh doanh

1.3 MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP RA QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH DỰA VÀO THÔNG TIN KTQT

1.3.1 Một số quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp

a Quyết định về giá bán sản phẩm [10, tr.99]

Giá bán sản phẩm là nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của DN Trong nền kinh tế thị trường, giá bán sản phẩm chịu tác động bởi nhiều yếu tố: cung – cầu, cạnh tranh Tuy nhiên, trong phạm vi nhất

định, DN có thể chủ động xác định giá bán sản phẩm của mình để đạt được mục tiêu lợi nhuận hoặc những mục tiêu khác Cụ thể như sau:

LN: Lợi nhuận; ĐP: Định phí; p : Giá bán đơn vị DT: Doanh thu; b : Biến phí đơn vị;

CP: Chi phí; Q : Sản lượng tiêu thụ;

Vậy giá bán được xác định theo công thức:

Giá bán = Biến phí đơn vị + Định phí phân bổ + LN mong muốn

Từ công thức trên, để xác định giá bán, KTQT cần thu thập các thông tin về: biến phí đơn vị, mức sản lượng tiêu thụ dự kiến, định phí, mức lợi nhuận mong muốn Việc xác định giá bán để đạt được lợi nhuận mong muốn giúp nhà quản trị có thể so sánh với giá thị trường để đánh giá khả năng cạnh tranh cũng như điều chỉnh chiến lược kinh doanh trong tương lai

- Xác định giá bán để đạt mục tiêu hòa vốn:

Khi DN muốn dự kiến trước khối lượng sản phẩm tiêu thụ để đạt được mục tiêu hòa vốn thì phải xác định mức giá cần thiết để đạt được mục tiêu hòa vốn Lúc này giá bán tối thiểu được xác định theo công thức (2), cụ thể như sau:

p = b + (LN + ĐP)/Q

Vì mục tiêu là hòa vốn nên LN = 0

Do đó: p = b + ĐP/Q h (Q h : Sản lượng hòa vốn)

Vậy: Giá bán = Biến phí đơn vị + Định phí phân bổ

Để xác định giá bán cho mục tiêu hòa vốn, KTQT cần xác định được các thông tin như: biến phí đơn vị, định phí, mức sản lượng dự kiến hòa vốn Từ các thông tin trên, DN sẽ xác định mức giá bán để đạt được mục tiêu hòa vốn

b Quyết định tự sản xuất hay thuê ngoài gia công

Quyết định này thường gặp trong các DN sản xuất Những sản phẩm này DN tự sản xuất hay thuê ngoài gia công Khi DN có thể thuê ngoài gia công với giá thấp hơn chi phí tự sản xuất ra sản phẩm đó thì nhà quản trị sẽ phải đối mặt với quyết định nên tự sản xuất hay thuê ngoài gia công?

Để ra quyết định trong trường hợp này nhà quản trị thường quan tâm đến hai vấn đề:

- Chất lượng của sản phẩm: đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật dù tự sản xuất hay thuê ngoài gia công

- Giá cả (chi phí): chi phí chênh lệch giữa tự sản xuất và thuê ngoài gia công của sản phẩm

Mặt khác, nhà quản trị còn phải xem xét đến các chi phí cơ hội nếu không tự sản xuất thì bộ phận hiện đang sản xuất sản phẩm đó sẽ như thế nào?

Bộ phận này có được sử dụng nữa hay không? Nếu bộ phận đó sẽ được chuyển sang sản xuất mặt hàng khác, cho thuê hoặc sử dụng cho các mục đích khác thì lợi nhuận hàng năm mang lại cho DN là bao nhiêu? So sánh chi phí tiết kiệm được của tự sản xuất với lợi nhuận mang lại cho việc sử dụng bộ phận sản xuất vào việc khác và thuê ngoài gia công sản phẩm Nếu số lợi nhuận này cao hơn số chi phí tiết kiệm của việc tự sản xuất thì chọn phương

án tự sản xuất sản phẩm Như vậy, chi phí thích hợp để sản xuất sản phẩm là

chi phí sản xuất và chi phí cơ hội của nguồn lực dùng để tự sản xuất Khi đó,

để ra quyết định trong trường hợp này nhà quản trị so sánh như sau:

- Nếu CP thích hợp < giá thuê ngoài gia công: Tự sản xuất

- Nếu CP thích hợp > giá thuê ngoài gia công: Thuê ngoài gia công

Khi một DN đang hoạt động với công suất bình thường, sẽ có thể có một đơn đặt hàng đặc biệt để gia tăng hoạt động sản xuất kinh doanh với một mức giá đặc biệt Nếu giá của đơn hàng là giá thông thường hay cao hơn giá thường lệ, DN dễ dàng chấp nhận đơn đặt hàng này, vì nó sẽ làm tăng lợi nhuận của DN Tuy nhiên, khi giá của đơn hàng thấp hơn giá thường lệ thì việc ra quyết định sẽ rất khó khăn cho nhà quản trị (đặc biệt sẽ khó khăn hơn khi đơn đặt hàng này nằm trong cùng một thị trường với các khách hàng thường xuyên của DN) Khi chấp nhận đơn hàng đặc biệt này, lợi nhuận trong ngắn hạn có thể sẽ giảm; hơn nữa nếu khách hàng này là một khách hàng mới trong cùng một thị trường với các khách hàng truyền thống thì lợi ích trong tương lai sẽ bị giảm khi các khách hàng này biết được thông tin và họ cũng đòi giảm giá

Do đó, khi có một đơn hàng đặc biệt với giá thấp hơn giá thường lệ nhà quản trị phải căn cứ vào các điều kiện sau để quyết định:

- Khách hàng phải nằm ngoài thị trường truyền thống: có nghĩa là đơn hàng không ảnh hưởng đến thị trường hiện tại và tương lai của DN

- Máy móc thiết bị chưa hoạt động hết công suất: Đơn hàng được nhận trong trường hợp này xem như “ tận dung” năng lực sản xuất dư thừa Lúc này, chi phí cố định thường là không đổi và chỉ cần đơn hàng có giá cao hơn chi phí khả biến tăng thêm là có thể chấp nhận được, vì nó sẽ góp phần làm tăng lợi nhuận của DN

- Đơn đặt hàng phải có lợi nhuận: doanh thu từ đơn hàng phải đảm bảo

bù đắp được biến phí sản xuất (do chi phí cố định không đổi) sẽ góp phần gia tăng lợi nhuận của DN

d Quyết định tiếp tục hay ngừng kinh doanh một bộ phận hay một mặt hàng

Để phân tán rủi ro, hầu hết các DN sản xuất đều đa dạng hóa sản phẩm Cuối mỗi kỳ kinh doanh, loại sản phẩm nào bị thua lỗ (kém hiệu quả) sẽ phải

có quyết định nên tiếp tục duy trì sản xuất hay ngừng lại?

Lúc này, nhà quản trị phải cân nhắc xem loại sản phẩm này khi ngừng sản xuất có làm ảnh hưởng đến kết quả chung của DN hay không? Mặt khác, nếu ngừng sản xuất thì cơ sở vật chất dùng để sản xuất sản phẩm này sẽ sử dụng như thế nào ? Nếu không sử dụng cơ sở vật chất này cho mục đích khác thì nhà quản trị phải xem xét đầy đủ các thông tin có liên quan Cụ thể:

Định phí trực tiếp: là những khoản định phí phát sinh ở từng ngành hàng sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như tiền lương theo thời gian của nhân viên quản lý từng bộ phận, chi phí khấu hao TSCĐ của từng bộ phận, chi phí quảng cáo từng bộ phận, Định phí trực tiếp ở từng ngành hàng là khoản chi phí có thể tránh được, nghĩa là chi phí có thể giảm trừ toàn bộ nếu không tiếp tục duy trì hoạt động của ngành hàng đó Do đó, định phí trực tiếp là thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngừng hay không ngừng sản xuất kinh doanh một ngành hàng [5, tr.286]

- Định phí gián tiếp (hay còn gọi là định phí chung): là các khoản định phí phát sinh nhằm phục vụ cho hoạt động chung của toàn DN như: tiền lương theo thời gian của nhân viên quản lý ở các phòng ban chức năng của

DN, chi phí khấu hao cho nhà văn phòng và các TSCĐ khác, Định phí chung thường được phân bổ cho các ngành hàng theo các tiêu thức phân bổ phù hợp

và là chi phí không thể tránh được; tức là không làm thay đổi tổng số chi phí

phát sinh khi quyết định ngừng hay không ngừng sản xuất kinh doanh một ngành hàng Phần chi phí chung trước đây phân bổ cho ngành hàng đó, nay không còn tiếp tục sản xuất kinh doanh nữa sẽ được tính toán phân bổ hết cho các ngành hàng còn lại Như thế, định phí chung là chi phí không thích hợp trong trường hợp này [5, tr.286]

- Sau khi phân tích tính chất của các loại định phí, KTQT tiến hành lập bảng phân tích lợi nhuận của toàn DN theo hai phương án ngừng hay không ngừng sản xuất kinh doanh một ngành hàng (thông tin về số dư đảm phí, định phí trực tiếp và định phí gián tiếp) để thấy rõ tác động của từng phương án đến kết quả kinh doanh chung của toàn DN Từ đó, KTQT sẽ nhận diện được thông tin thích hợp phục vụ ra quyết định ngừng hay không ngừng sản xuất kinh doanh một ngành hàng

Tuy nhiên, việc xem xét ngừng hay không ngừng sản xuất kinh doanh một ngành hàng cũng cần chú ý đến các phương án có thể tận dụng đối với các cơ sở vật chất của ngành hàng bị loại bỏ, tức là chi phí cơ hội trong mỗi phương án là một yếu tố luôn cần được chú ý tới trong quyết định này

1.3.2 Xử lý thông tin KTQT liên quan quan đến một số quyết định kinh doanh

Mỗi nhân tố có mức độ ảnh hưởng khác nhau đến quá trình định giá, ví

dụ sự ảnh hưởng của chi phí sản xuất và tiêu thụ (chi phí được phân loại theo biến phí và định phí) trong quá trình định giá như sau:

- Các thông tin được sử dụng cho việc định giá bao gồm:

+ Sản lượng tiêu thụ dự kiến

+ Lợi nhuận mong muốn

+ Vốn hoạt động bình quân

+ Các chi phí sản xuất kinh doanh ( CP NVLTT, CP NCTT, CPSXC,

CP BH, CP QLDN) Các chi phí này có thể dựa theo mức độ hoạt động phân thành biến phí, định phí và được lấy ở tài liệu kế hoạch và tài liệu thực tế

- Mô hình phân tích và xử lý thông tin:

Khi xác định lợi nhuận thì công thức chung là lấy doanh thu – chi phí (Chi phí được phân loại thành biến phí và định phí)

Tùy theo mục tiêu của DN mà việc định giá có thể có các trường hợp sau: + Xác định giá bán để đạt lợi nhuận mục tiêu, giá bán được xác định theo công thức:

Giá bán = Biến phí đơn vị + Định phí phân bổ + LN mong muốn + Xác định giá bán để đạt mục tiêu hòa vốn, lúc này giá bán được xác định theo công thức:

Giá bán = Biến phí đơn vị + Định phí phân bổ

b Quyết định tự sản xuất hay thuê ngoài gia công

Trong thực tế, nhà quản trị có thể phải ra quyết định liên quan đến việc nên tự sản xuất hay thuê ngoài gia công với chi phí thấp hơn

Nếu DN tự sản xuất sẽ có thuận lợi nhất định như: chất lượng sản phẩm được đảm bảo Tuy nhiên, DN có thể phải cân nhắc lựa chọn khi có những đơn đặt hàng thuê ngoài gia công với giá thấp hơn giá sản xuất Chính vì vậy,

để giúp nhà quản trị trong trường hợp này, KTQT phải thu thập các thông tin:

- Các thông tin định tính: Chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm

có đảm bảo theo quy định của DN hay không?

- Các thông tin định lượng: Mức chênh lệch giữa hai phương án tự sản xuất và thuê ngoài gia công

Sau khi có tất cả các thông tin này, KTQT sẽ tiến hành tập hợp chi phí, tính giá thành và phân tích để có được thông tin thích hợp cho quyết định kinh doanh thể hiện qua bảng phân tích và nhận diện thông tin thích hợp như sau:

Khoản mục Tự sản xuất Gia công Chênh lệch

CP NVL TT

CP NC TT

Biến phí SXC

Định phí SXC

Chi phí gia công

c Quyết định chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng mới

Đối với các đơn đặt hàng liên quan đến việc tăng khối lượng sản xuất của DN, KTQT cần quan tâm đến các thông tin cơ bản sau:

- Khả năng, công suất của máy móc thiết bị có thể đáp ứng nhu cầu của các đơn đặt hàng mới hay không

- Xác định giá thành theo phương pháp trực tiếp để cung cấp thông tin

về phạm vi linh động của giá bán, giúp nhà quản trị linh hoạt đưa ra các quyết định nhanh chóng cho các đơn đặt hàng đặc biệt Cụ thể: