Tổ chức thông tin kế toán quản trị phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại công ty cổ phần Pymepharco

4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TRONG DOANH NGHIỆP .... Tính cấp thiết của đề tài Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ NGUYỆT THU

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2015

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ NGUYỆT THU

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Ngô Hà Tấn

Đà Nẵng - Năm 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Nguyệt Thu

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục của luận văn 3

6 Tổng quan tài liệu 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TRONG DOANH NGHIỆP 9

1.1 QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN: ĐẶC ĐIỂM VÀ QUI TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TRONG DOANH NGHIỆP 9

1.1.1 Khái quát về quyết định kinh doanh ngắn hạn 9

1.1.2 Đặc điểm của quyết định ngắn hạn 10

1.1.3 Quy trình ra quyết định ngắn hạn 11

1.2 CÁC QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TRONG DOANH NGHIỆP 14

1.2.1 Chấp nhận hay từ chối một đơn hàng đặc biệt 14

1.2.2 Ngừng hay không ngừng sản xuất kinh doanh một ngành hàng 15

1.2.3 Tự sản xuất hay mua ngoài một bộ phận, chi tiết của sản phẩm 17

1.2.4 Bán ngay nửa thành phẩm hay tiếp tục sản xuất 18

1.2.5 Quyết định giá bán 18

1.3 THÔNG TIN KTQT PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TRONG DOANH NGHIỆP 21

1.3.1 Các loại thông tin KTQT 21

1.3.2 Tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn 24

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 35

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 36

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 36

2.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Pymepharco 36

2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty cổ phần Pymepharco 39

2.1.3 Tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Pymepharco 45

2.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KTQT PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 48

2.2.1 Tổ chức thông tin KTQT tại Công ty cổ phần Pymepharco 48

2.2.2 Quyết định ngắn hạn dựa vào thông tin kế toán quản trị tại Công ty cổ phần Pymepharco 57

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 68

2.3.1 Những kết quả đạt được 68

2.3.2 Những mặt hạn chế 69

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 70

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 71

3.1 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 71

3.1.1 Hoàn thiện qui trình xử lý thông tin KTQT ở Công ty 71

3.1.2 Hoàn thiện các báo cáo cung cấp thông tin KTQT ở Công ty 75

3.2 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHO MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 863.2.1 Sử dụng giá thành kế hoạch theo phương pháp trực tiếp và quyết định giá bán 863.2.2 Tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định tự sản xuất hay thuê ngoài gia công đơn đặt hàng 90 3.2.3.Tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định về tín dụng đối với khách hàng 92KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 97

KẾT LUẬN 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CPBH & QLDN Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

CP NCTT Chi phí nhân công trực tiếp

CP NVLTT Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CP QLDN Chi phí quản lý doanh nghiệp

CP SXC Chi phí sản xuất chung

DANH MỤC CÁC BẢNG

Số hiệu

2.2 Báo cáo tình hình thực hiện doanh thu 55 2.3 Bảng phân tích tình hình thực hiện doanh thu 55

2.6 Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 60 2.7 Định mức chi phí nhân công trực tiếp 61 2.8 Dự toán chi phí sản xuất chung 62

2.10 Dự toán CPBH và chi phí QLDN 64 2.11 Kế hoạch giá bán sản phẩm năm 2013 65 2.12 Bảng quy định bán nợ năm 2013 66 2.13 Bảng quy định bán nợ theo từng đối tượng khách hàng

2.14 Bảng dự toán chi phí sản xuất 67

3.2 Báo cáo trách nhiệm tại trung tâm đầu tư 79 3.3 Báo cáo trách nhiệm trung tâm lợi nhuận 80

3.5 Báo cáo tình hình tiêu thụ của công ty 83

3.7 Bảng phân tích tình hình biến động chi phí nguyên vật

3.8 Giá thành kế hoạch theo phương pháp trực tiếp Quý IV

3.10 Bảng phân tích chi phí theo 2 phương án 92 3.11 Bảng phân tích công nợ đến ngày 31/12/2013 93 3.12 Bảng phân tích khả năng thanh toán 96

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Số hiệu

1.1 Sơ đồ ra quyết định quản trị ngắn hạn 112.1 Quy trình sản xuất thuốc viên 382.2 Quy trình sản xuất thuốc tiêm 382.3 Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty cổ phần

2.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty 452.5 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty 473.1 Qui trình xử lý và cung cấp thông tin KTQT ở Công

3.2 Sơ đồ cung cấp và phản hồi thông tin giữa các đơn vị

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhà quản trị thường xuyên phải đương đầu với các quyết định về sản xuất những sản phẩm nào, sử dụng phương pháp sản xuất nào, nên tự sản xuất hay mua ngoài, nên dừng hay tiếp tục một hoạt động nào đó…Các nhà quản trị phải dựa vào các thông tin bên ngoài và thông tin trong nội bộ doanh nghiệp làm cơ sở cho các quyết định của mình Trong đó, thông tin KTQT là những thông tin có liên quan đến hoạt động quản lý trong nội bộ doanh nghiệp như nguồn lực sản xuất, trách nhiệm của từng cấp quản lý, đối thủ cạnh tranh, điều kiện thị trường có vai trò hết sức quan trọng trong việc ra các quyết định ngắn hạn nhằm gia tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Công ty cổ phần Pymepharco là công ty chuyên sản xuất, kinh doanh dược phẩm và vật tư y tế, có hệ thống phân phối sản phẩm trên khắp cả nước phải đối mặt với nhiều thách thức cạnh tranh khốc liệt Để hòa nhập và đứng vững trên thị trường dược phẩm, các nhà quản trị của Công ty đã có nhiều quyết định quan trọng ảnh hưởng đến hiện tại và tương lai của Công ty, như đầu tư đổi mới dây chuyền công nghệ, cải tiến mẫu mã, mở rộng các chi nhánh, mở rộng đến các thị trường tiềm năng trên thế giới…Trong quá trình này, các nhà quản trị của Công ty cần phải biết chớp lấy thời cơ kinh doanh,

ra các quyết định đúng đắn và kịp thời Thực hiện những công việc này phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng thông tin KTQT trong công ty Tuy nhiên, hiện tại công tác tổ chức thu thập và cung cấp các thông tin KTQT tại Công ty cổ phần Pymepharco chưa được quan tâm đúng mức Công ty có nhiều hệ thống phân phối với hàng trăm mặt hàng dược phẩm ở khắp các tỉnh thành trong cả nước, nhưng việc lập các báo cáo bán hàng, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo chi

phí… gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến việc ra các quyết định trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty

Từ thực trạng tổ chức KTQT và nhu cầu về thông tin KTQT phục vụ ra quyết định sản xuất kinh doanh tại Công ty, tôi chọn đề tài “Tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Công ty cổ phần Pymepharco” để làm đề tài nghiên cứu của luận văn

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Về lý luận: Nghiên cứu cơ sở lý luận về tổ chức thông tin KTQT vận dụng trong việc ra các quyết định ngắn hạn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Về thực tiễn: Nghiên cứu đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn trong hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Pymepharco Từ đó chỉ ra các ưu điểm, nhược điểm và

đề ra các giải pháp hoàn thiện về tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Công ty

* Câu hỏi nghiên cứu

- Thông tin KTQT đóng vai trò như thế nào trong việc ra quyết định ngắn hạn của nhà quản trị?

- Tổ chức hệ thống thông tin KTQT tại Công ty cổ phần Pymepharco như thế nào để đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ ra quyết định ngắn hạn ở Công ty ?

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu những nội dung cơ bản

về KTQT, trong đó tập trung vào việc tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn

- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh tại Công ty cổ phần Pymepharco

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp quan sát thực tế: Trên cơ sở các vấn đề đặt ra liên quan đến thông tin KTQT, tiến hành thu thập các dữ liệu cần thiết để đánh giá thực trạng công tác KTQT cung cấp thông tin cho quản trị tại Công ty cổ phần Pymepharco

- Phương pháp suy luận: sử dụng phương pháp suy luận để giải thích và

đi đến kết luận về các vấn đề đặt ra

- Phương pháp so sánh, đối chiếu:

+ So sánh giữa lý thuyết về thông tin KTQTphục vụ ra quyết định ngắn hạn với thực tiễn áp dụng tại Công ty cổ phần Pymepharco

+ So sánh giữa yêu cầu đặt ra về thông tin KTQT với kết quả thực hiện

để đánh giá mức độ đạt được về thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Công ty

Ngoài ra, luận văn còn sử dụng các mô hình, các công thức vận dụng trong KTQT để tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Công ty cổ phần Pymepharco

5 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được chia thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết

định ngắn hạn trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định

ngắn hạn tại Công ty cổ phần Pymepharco

Chương 3: Hoàn thiện tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định

ngắn hạn tại Công ty cổ phần Pymepharco

* Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Khẳng định vai trò quan trọng của thông tin KTQT đối với việc ra quyết định ngắn hạn trong doanh nghiệp

- Triển khai tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn ở một doanh nghiệp cụ thể là Công ty cổ phần Pymepharco nhằm bảo đảm cho các quyết định ngắn hạn ở Công ty có cơ sở thông tin được đầy đủ

- Từ kết quả nghiên cứu của đề tài có thể tham khảo cho các doanh nghiệp cùng ngành trong việc tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn

6 Tổng quan tài liệu

Ở nước ta đã có những nghiên cứu nhất định về tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh trong các doanh nghiệp:

- Giáo trình “Kế toán quản trị” (2009), tập thể tác giả TS Đoàn Ngọc

Quế, TS Lê Đình Trực và Th.S Đào Tất Thắng , Nhà xuất bản Lao Động Tác giả đã trình bày một cách hệ thống những vấn đề chung về KTQT; nhận diện chi phí ; phân tích mối quan hệ chi phí - sản lượng- lợi nhuận; các quyết định

về giá bán; các thông tin thích hợp cho việc ra quyết định kinh doanh Đặc biệt, trong phần thông tin thích hợp cho quyết định kinh doanh ngắn hạn, tác giả đã trình bày nhận diện các thông tin thích hợp và ứng dụng thông tin thích hợp cho các quyết định kinh doanh ngắn hạn như: quyết định nên tiếp tục kinh doanh hay ngừng kinh doanh một bộ phận, quyết định nên sản xuất hay mua ngoài, quyết định nên bán hay tiếp tục chế biến rồi bán

- Giáo trình “Kế toán quản trị” (2009), tập thể tác giả TS Trần Đình

Phụng, Th.S Phạm Ngọc Toàn và Th.S Trần Văn Tùng , Nhà xuất bản Lao Động đã trình bày:

+ Khái quát về KTQT, chi phí và phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm

+ Phân tích mối quan hệ chi phí - sản lượng - lợi nhuận; dự toán ngân sách; kiểm soát chi phí bằng dự toán linh hoạt và định mức chi phí; phân tích chi phí và quyết định giá; hệ thống kế toán trách nhiệm

+ Thông tin thích hợp cho các quyết định ngắn hạn; quyết định dài hạn;

sử dụng thông tin trên các báo cáo tài chính; kế toán quản trị chiến lược Tác giả đã khái quát đặc điểm của các quyết định ngắn hạn; qui trình ra quyết định ngắn hạn; nhận diện được các thông tin thích hợp và ứng dụng các thông tin thích hợp cho các quyết định ngắn hạn như: chấp thuận hay không một đơn hàng đặc biệt; ngừng hay không một ngành hàng hay một dây chuyền sản xuất; xác định cơ cấu sản xuất để tối đa hóa lợi nhuận; bán hay tiếp tục sản xuất hoàn chỉnh rồi mới bán

- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Tổ chức thông tin kế toán quản trị

tư vấn cho các tình huống quyết định ngắn hạn trong các doanh nghiệp” của GS.TS Đoàn Xuân Tiên và tập thể giảng viên Học viện Tài chính năm 2012

Đề tài chưa gắn nội dung nghiên cứu với một doanh nghiệp cụ thể nên các giải pháp còn mang nặng lý thuyết Tuy nhiên, đề tài cũng là tài liệu tham khảo hữu ích cho các nghiên cứu về kế toán quản trị tại các doanh nghiệp sau này

- Bài viết “ Ứng dụng kế toán quản trị vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp” của TS Võ Khắc Thường, Tạp chí Phát Triển & Hội Nhập (năm 2013) đã đưa ra cái nhìn tổng quát về thực trạng áp dụng KTQT tại các doanh nghiệp Việt Nam; nêu ra một số ứng dụng KTQT trong việc ra quyết định tại các doanh nghiệp căn cứ vào các đặc trưng cơ bản của từng loại quyết định, từ đó đưa ra một số giải pháp để phát huy vai trò thông tin KTQT trong các doanh nghiệp Việt Nam

- Bài viết “ Mô hình tổ chức kế toán quản trị của một số nước trên thế giới – Bài học kinh nghiệm đối với các doanh nghiệp Việt Nam” của tác giả Huỳnh Lợi trong Tạp chí Nghiên Cứu Khoa Học Kiểm Toán (năm 2011) Trong bài viết, tác giả nêu một số giải pháp áp dụng KTQT tại Việt Nam như:

Tổ chức phân loại chi phí , xây dựng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kiểm soát chi phí Tuy nhiên, tác giả chưa đi sâu nghiên cứu cụ thể việc áp dụng thông tin KTQT trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Đề tài luận văn “Kế toán trách nhiệm tại Công ty cổ phần Pymepharco“ của Nguyễn Sĩ Hiếu (năm 2013) đã chỉ ra những tồn tại trong công tác KTQT phục vụ đánh giá trách nhiệm và đưa ra các giải pháp hoàn thiện Nghiên cứu chỉ mới đưa ra nội dung hoàn thiện KTQT liên quan đến đánh giá trách nhiệm , chưa đề cập đến thông tin KTQT phục vụ cho các quyết định kinh doanh ngắn hạn tại công ty Tuy nhiên, tác giả đã kế thừa được các nghiên cứu về thực trạng thông tin KTQT tại Công ty cổ phần Pymepharco làm nền tảng cho việc tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Công ty

- Đề tài luận văn “ Kế toán quản trị phục vụ ra quyết định ngắn hạn trong các doanh nghiệp thương mại – Trường hợp Công ty cổ phần ô tô Trường Hải

Đà Nẵng” của Nguyễn Thị Thu Đến (năm 2012) đã nghiên cứu thực trang công tác KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Công ty cổ phần Ô tô Trường Hải và đưa ra các đánh giá như:

+ Tổ chức thông tin kế toán ở Công ty chủ yếu chú trọng thông tin KTTC, ít chú trọng đến thông tin KTQT

+ Chất lượng dự báo, hoạch định chỉ mang tính kế hoạch và thường xuyên thay đổi gây bất lợi cho công tác ra quyết định

+ Báo cáo KTQT còn thiếu thông tin, việc phân tích mối quan hệ chi phí – sản lượng – lợi nhuận chưa được quan tâm, quyết định lượng tồn kho chỉ dựa trên kinh nghiệm, chưa xây dựng các tiêu chí cụ thể cho các quyết định ngắn hạn… làm ảnh hưởng không nhỏ đến tính kịp thời, đúng đắn của các quyết định quản trị tại công ty

Trên cơ sở các tồn tại này, tác giả đã đưa ra các giải pháp xây dựng quy trình tổ chức cung cấp thông tin KTQT thông qua các báo cáo đảm bảo thông tin cho các quyết định ngắn hạn ở Công ty

- Đề tài luận văn “ Kế toán quản trị phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Công ty cổ phần công nghiệp hóa chất Đà Nẵng” của Đoàn Thị Thanh Thảo (năm 2013) đã nghiên cứu tình hình tổ chức KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Công ty cổ phần công nghiệp hóa chất Đà Nẵng và đưa ra các đánh giá về thực trạng thông tin KTQT tại Công ty: Báo cáo KTQT đang áp dụng còn thiếu thông tin và phân tích chưa sâu để hỗ trợ hữu ích cho quyết định quản trị ở công ty, chưa có bảng phân tích so sánh các nhân tố ảnh hưởng đến việc hoàn thành kế hoạch, chưa xác định rõ các trung tâm trách nhiệm, chưa phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí, do đó không thể vận dụng để phân tích mối quan hệ chi phí - sản lượng - lợi nhuận… Từ đó

tác giả đã đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện quy trình xử lý và cung cấp thông tin phục vụ ra quyết định ngắn hạn; hoàn thiện hệ thống báo cáo KTQT phục vụ cung cấp thông tin ra quyết định và đưa ra các ứng dụng thông tin KTQT để quyết định giá bán theo phương pháp trực tiếp; ứng dụng thông tin KTQT trong việc ra các quyết định ngắn hạn khác…

Nhìn chung, các đề tài trên đã nêu được những vấn đề cơ bản về thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn, xác định đặc điểm và tình hình tổ chức thông tin KTQT trong các doanh nghiệp phục vụ ra quyết định như tổ chức thu nhận và quy trình xử lý thông tin; tổ chức các báo cáo KTQT Từ đó đánh giá ưu và nhược điểm về tình hình tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại các doanh nghiệp Xây dựng các giải pháp hoàn thiện

tổ chức thông tin KTQT nhằm đảm bảo cơ sở cho việc ra quyết định kinh doanh của doanh nghiệp

Tuy nhiên, việc vận dụng thông tin KTQT để ra quyết định tại mỗi doanh nghiệp là khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản trị và nhu cầu về thông tin KTQT tại doanh nghiệp Dựa trên cơ sở lý luận KTQT và các quyết định ngắn hạn trong kinh doanh, tham

khảo những công trình nghiên cứu có liên quan, luận văn “Tổ chức thông tin

kế toán quản trị phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Công ty cổ phần Pymepharco” sẽ làm rõ hơn mối quan hệ giữa quyết định ngắn hạn và thông

tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn; xây dựng quy trình thu nhận, xử lý thông tin và hoàn thiện hệ thống báo cáo KTQT nhằm bảo đảm thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh ở Công ty cổ phần Pymepharco được đầy đủ hơn

1.1.1 Khái quát về quyết định kinh doanh ngắn hạn

Ra quyết định là một chức năng cơ bản của các nhà quản trị doanh nghiệp, nó được vận dụng liên tục trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp Quyết định kinh doanh là sự lựa chọn phương án kinh doanh thích hợp nhất từ nhiều phương án khác nhau, để thực hiện phương

án có hiệu quả về mặt kinh tế và phù hợp với điều kiện kinh doanh của đơn

1.1.2 Đặc điểm của quyết định ngắn hạn

Thông thường mỗi tình huống quyết định ngắn hạn liên quan đến vấn đề

sử dụng năng lực sản xuất hiện có, không cần thiết phải mua sắm hoặc xây dựng thêm tài sản cố định để tăng thêm năng lực sản xuất Vai trò của kế toán lúc này là giúp nhà quản trị xác định phương cách có khả năng sinh lời nhất trong việc xác định năng lực sản xuất hiện có Vì mỗi tình huống trong quyết định ngắn hạn ảnh hưởng chủ yếu đến thu nhập trong ngắn hạn, cho nên phương án lựa chọn thích hợp hơn trong mỗi quyết định là lợi nhuận mà doanh nghiệp sẽ thu được trong vòng một năm Cách tiếp cận mà ta thường sử dụng là xác định các phương án để soạn thảo dự toán về thu nhập cho mỗi phương án rồi lựa chọn phương án tối ưu

Tóm lại, các quyết định ngắn hạn có những đặc điểm sau: [8, tr.274]

- Giải quyết những vấn đề cụ thể như: quyết định giá bán, quyết định tự sản xuất hay thuê ngoài gia công, quyết định mức tín dụng cho khách hàng Những quyết định này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp

- Khai thác năng lực sản xuất hiện có: các quyết định ngắn hạn không đòi hỏi đầu tư tài sản, máy móc và các tài sản dài hạn khác nên năng lực sản xuất của doanh nghiệp không thay đổi

- Mục tiêu lợi nhuận: quyết định ngắn hạn tận dụng năng lực sản xuất hiện có để giảm chi phí, tăng thu nhập và cuối cùng tăng lợi nhuận của doanh nghiệp

- Thời gian thực hiện ngắn: quyết định ngắn hạn thường tác động đến các tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp nên thời gian đầu tư ngắn thường là

1 năm

1.1.3 Quy trình ra quyết định ngắn hạn [3, tr.139-140]

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ ra quyết định quản trị ngắn hạn

Vai trò của KTQT trong quá trình ra quyết định là cung cấp những thông tin thích hợp cho các nhà quản trị ra các quyết định quản trị khác nhau Để cung cấp được những thông tin thích hợp cho mỗi tình huống quyết định, KTQT cần phải hiểu rõ qui trình ra quyết định cụ thể như sau:

Bước 1: Xác định vấn đề cần ra quyết định KTQT sẽ cung cấp các

thông tin (dữ liệu) cho quá trình ra quyết định Các thông tin này cần phải là thông tin phù hợp, chính xác và kịp thời

Do đó, các nhân viên KTQT phải am hiểu các quyết định của nhà quản

lý Vai trò chủ yếu của nhân viên KTQT trong quá trình ra quyết định là cung cấp thông tin phù hợp cho các nhà quản trị ở các lĩnh vực, các cấp quản lý trong tổ chức để ra các quyết định

Ví dụ: Các vấn đề ra quyết định có thể là vấn đề đã rõ ràng, chẳng hạn như: Công ty nhận được một đơn hàng đặc biệt với mức giá thấp hơn mức giá

Nhiệm vụ của kế toán quản trị

bình thường, vấn đề ra quyết định ở đây là chấp nhận hoặc từ chối đơn hàng Tuy nhiên, nhiều trường hợp vấn đề ra quyết định lại là vấn đề chưa rõ ràng và khá mơ hồ, chẳng hạn như: Khi nhu cầu về sản phẩm của công ty bị giảm sút Điều gì đã gây ra vấn đề này? Do sự gia tăng cạnh tranh, hay do chất lượng sản phẩm của công ty giảm, hay do sự xuất hiện loại sản phẩm mới trên thị trường?

Bước 2: Lựa chọn tiêu chuẩn

Sau khi đã xác định được vấn đề cần ra quyết định, nhà quản trị cần xác định tiêu chuẩn ra quyết định Các tiêu chuẩn để ra quyết định có thể là tiêu chuẩn định tính và cũng có thể là các tiêu chuẩn định lượng

Ví dụ:

- Tối đa hóa lợi nhuận

- Tăng thị phần

- Giảm thiểu chi phí

- Cải thiện hình ảnh của công ty trước công chúng

- …

Điều cần lưu ý là các tiêu chuẩn để ra quyết định có thể xung đột nhau, chẳng hạn như chi phí sản xuất cần được cắt giảm trong khi chất lượng sản phẩm cần phải được duy trì Trong những trường hợp này, một tiêu chuẩn sẽ được lựa chọn làm mục tiêu và tiêu chuẩn kia sẽ là tiêu chuẩn ràng buộc

Bước 3: Xác định phương án

Ra quyết định là việc lựa chọn một trong nhiều phương án khác nhau Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình ra quyết định Nhà quản trị cần xác định các phương án có thể xảy ra từ đó lựa chọn cho mình phương án tối ưu

Ví dụ: Khi thiết bị sản xuất bị hỏng, có 2 phương án để lựa chọn ra quyết định:

- Phương án 1: Sữa chữa thiết bị

- Phương án 2: Thay thế thiết bị

Bước 4: Xây dựng mô hình ra quyết định

Mô hình ra quyết định là một hình thức thể hiện đơn giản hóa bài toán ra quyết định, nó sẽ liên kết các yếu tố được liệt ra ở trên như tiêu chuẩn ra quyết định, các ràng buộc, và các phương án ra quyết định

Bước 5: Thu thập dữ liệu

Việc thu thập số liệu để phục vụ cho phân tích và ra quyết định của nhà quản trị có vai trò rất quan trọng đối với nhân viên KTQT Nhân viên KTQT cung cấp thông tin hữu ích cần thiết cho việc ra quyết định cần phải đảm bảo các yêu cầu:

×Thích hợp: Tính thích hợp của thông tin cho từng bài toán ra quyết

định là rất quan trọng Những tình huống ra quyết định khác nhau cần những thông tin khác nhau cho phù hợp

×Chính xác: Thông tin phục vụ cho việc ra quyết định phải chính xác

Nếu thông tin không chính xác, quyết định sẽ dẫn đến sai lầm

×Kịp thời: Thông tin là thích hợp và chính xác, nhưng sẽ không ý nghĩa

nếu không kịp thời cho việc ra quyết định Do vậy, ngoài yếu tố chính xác và thích hợp thì thông tin cần được cung cấp nhanh để kịp thời cho các quyết định

Bước 6: Ra quyết định

Mỗi khi bài toán ra quyết định được xác định, các tiêu chuẩn được lựa chọn, các phương án so sánh được nhận diện, và các số liệu liên quan đến việc ra quyết định được thu thập, nhà quản trị sẽ tiến hành phân tích và lựa chọn một phương án khả thi và tốt nhất Việc này gọi là ra quyết định

· Phân tích định lượng và phân tích định tính:

Tiêu chuẩn khi lựa chọn các phương án để ra quyết định nhà quản trị

phải căn cứ vào các số liệu kế toán để tối đa hóa lợi nhuận hoặc tối thiểu hóa chi phí Ngoài ra, các nhà quản trị còn căn cứ vào các tiêu chuẩn không thể biểu diễn bằng con số cụ thể

· Phân tích thông tin thích hợp:

Không phải tất cả các thông tin KTQT đều được sử dụng để phục vụ việc

ra quyết định của nhà quản trị Thông tin được sử dụng để ra quyết định phải đạt được các tiêu chuẩn sau: thích hợp, chính xác, kịp thời và đầy đủ

1.2 CÁC QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TRONG DOANH NGHIỆP

Hầu hết các quyết định ngắn hạn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đều nhằm vào mục tiêu chính là lợi nhuận, làm thế nào để đạt được lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất Vậy muốn giảm chi phí trong kinh doanh thì doanh nghiệp cần phải giảm các yếu tố nào trong sản xuất và mức

độ giảm là bao nhiêu, bằng cách nào để tối đa hóa lợi nhuận trong ngắn hạn?

Để làm rõ vấn đề này chúng ta sẽ tìm hiểu một số quyết định kinh doanh ngắn hạn của doanh nghiệp [8], [9], [10], [12]

1.2.1 Chấp nhận hay từ chối một đơn hàng đặc biệt

Trong thực tế, nhà quản trị có thể phải ra quyết định liên quan đến việc nên chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng với giá thấp hơn bình thường Đơn đặt hàng này gọi là đơn đặt hàng đặc biệt

Khi một doanh nghiệp đang hoạt động với công suất bình thường, sẽ có thể có một đơn đặt hàng đặc biệt để gia tăng hoạt động sản xuất kinh doanh với một mức giá đặc biệt Nếu giá của đơn hàng là giá thông thường hay cao hơn giá thường lệ, doanh nghiệp dễ dàng chấp nhận đơn đặt hàng này, vì nó

sẽ làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp Tuy nhiên, khi giá của đơn hàng thấp hơn giá thường lệ thì việc ra quyết định sẽ rất khó khăn cho nhà quản trị ( đặc biệt sẽ khó khăn hơn khi đơn đặt hàng này nằm trong cùng một thị trường với các khách hàng thường xuyên của doanh nghiệp) Khi chấp nhận đơn hàng

đặc biệt này lợi nhuận trong ngắn hạn có thể sẽ giảm; hơn nữa nếu khách hàng này là một khách hàng mới trong cùng một thị trường với các khách hàng truyền thống của đơn vị thì lợi ích trong tương lai sẽ bị giảm khi các khách hàng này biết được thông tin và họ cũng đòi giảm giá

Do đó, khi có một đơn hàng đặc biệt với giá thấp hơn giá thường lệ, nhà quản trị phải căn cứ vào các điều kiện sau để ra quyết định:

× Khách hàng phải nằm ngoài thị trường truyền thống: có nghĩa là đơn

hàng không ảnh hưởng đến thị trường hiện tại và tương lai của doanh nghiệp Như vậy, việc doanh nghiệp chấp nhận đơn hàng không gây ra sự cạnh tranh,

so sánh giá cả giữa các đối tác và các khách hàng cũ đòi giảm giá, mất khách hàng làm ảnh hưởng đến lợi nhuận trong dài hạn của doanh nghiệp

× Máy móc thiết bị chưa hoạt động hết công suất: đơn hàng được nhận

trong trường hợp này xem như "tận dụng" năng lực sản xuất dôi thừa Lúc này, chi phí cố định thường là không đổi và chỉ cần đơn hàng có giá cao hơn chi phí khả biến tăng thêm là có thể chấp nhận được, vì nó sẽ góp phần làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp

× Đơn đặt hàng phải có lợi nhuận: doanh thu từ đơn hàng phải đảm

bảo bù đắp được biến phí sản xuất (do chi phí cố định không đổi) sẽ góp phần gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp

1.2.2 Ngừng hay không ngừng sản xuất kinh doanh một ngành hàng

Để phân tán rủi ro, hầu hết các doanh nghiệp sản xuất đều đa dạng hóa sản phẩm Cuối mỗi kỳ kinh doanh, các doanh nghiệp sẽ lập báo cáo kết quả kinh doanh theo loại sản phẩm để xem loại sản phẩm nào bị thua lỗ, loại nào

có hiệu quả Loại sản phẩm bị thua lỗ (kém hiệu quả) sẽ phải có quyết định nên tiếp tục duy trì sản xuất hay ngừng lại?

Lúc này, nhà quản trị sẽ cân nhắc xem loại sản phẩm này khi ngừng sản xuất có làm ảnh hưởng đến kết quả chung của doanh nghiệp hay không? Mặt

khác, nếu ngừng sản xuất thì cơ sở vật chất dùng để sản xuất sản phẩm này sẽ

sử dụng như thế nào? Nếu không sử dụng cơ sở vật chất này cho mục đích khác thì nhà quản trị phải xem xét đầy đủ các thông tin có liên quan Cụ thể:

- Định phí trực tiếp: là những khoản định phí phát sinh ở từng ngành hàng sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như tiền lương theo thời gian của nhân viên quản lý từng bộ phận, chi phí khấu hao TSCĐ của từng bộ phận, chi phí quảng cáo từng bộ phận, v.v Định phí trực tiếp ở từng ngành hàng là khoản chi phí có thể tránh được, nghĩa là chi phí có thể giảm trừ toàn bộ nếu không tiếp tục duy trì hoạt động của ngành hàng đó Do đó, định phí trực tiếp là thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngừng hay không ngừng sản xuất kinh doanh một ngành hàng

- Định phí gián tiếp (hay còn gọi là định phí chung) là các khoản định phí phát sinh nhằm phục vụ cho hoạt động chung của toàn doanh nghiệp như tiền lương theo thời gian của nhân viên quản lý ở các phòng ban chức năng của doanh nghiệp, chi phí khấu hao nhà văn phòng và các TSCĐ khác, v.v Định phí chung thường được phân bổ cho các ngành hàng theo các tiêu thức phân bổ khác nhau và là chi phí không thể tránh được; tức là không làm thay đổi tổng số chi phí phát sinh khi quyết định ngừng hay không ngừng sản xuất kinh doanh một ngành hàng Phần chi phí chung trước đây phân bổ cho ngành hàng đó, nay không còn tiếp tục sản xuất kinh doanh nữa sẽ được tính toán phân bổ hết cho các ngành hàng còn lại Như thế, định phí chung là chi phí không thích hợptrong trường hợp này

- Sau khi phân tích tính chất của các loại định phí, KTQT tiến hành lập bảng phân tích chênh lệch lợi nhuận của toàn doanh nghiệp theo hai phương

án ngừng hay không ngừng sản xuất kinh doanh một ngành hàng (thông tin về

số dư đảm phí, định phí trực tiếp và định phí gián tiếp) để thấy rõ tác động của từng phương án đến kết quả kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp Từ

đó, KTQT sẽ nhận diện được thông tin thích hợp phục vụ ra quyết định ngừng hay không ngừng sản xuất kinh doanh một ngành hàng

Tuy nhiên, việc xem xét ngừng hay không ngừng sản xuất kinh doanh một ngành hàng cũng cần chú ý đến các phương án có thể tận dụng đối với các cơ sở vật chất của ngành hàng bị loại bỏ, tức là chi phí cơ hội trong mỗi phương án là một yếu tố luôn cần được chú ý tới trong quyết định này

1.2.3 Tự sản xuất hay mua ngoài một bộ phận, chi tiết của sản phẩm

Quyết định này thường gặp trong các doanh nghiệp sản xuất mà sản phẩm sản xuất bao gồm nhiều chi tiết Những chi tiết này có thể mua từ các nhà cung cấp hoặc do một bộ phận trong doanh nghiệp tự sản xuất Khi doanh nghiệp có thể mua một chi tiết từ bên ngoài với giá thấp hơn chi phí sản xuất

ra chi tiết đó thì nhà quản trị sẽ phải đối mặt với quyết định nên tự sản xuất hay mua ngoài chi tiết đó?

Để ra quyết định trong trường hợp này nhà quản trị thường quan tâm đến hai vấn đề:

×Chất lượng của bộ phận, chi tiết của sản phẩm: đảm bảo đúng yêu cầu

kỹ thuật dù tự sản xuất hay mua ngoài

× Giá cả (chi phí): chi phí chênh lệch giữa tự sản xuất và mua ngoài một

bộ phận, chi tiết của sản phẩm

Mặt khác, nhà quản trị còn phải xem xét đến các khoản chi phí cơ hội nếu không tự sản xuất thì bộ phận hiện đang sản xuất các bộ phận, chi tiết đó sẽ như thế nào? Bộ phận này có được sử dụng nữa hay không? Nếu bộ phận đó sẽ được chuyển sang sản xuất mặt hàng khác, cho thuê hoặc sử dụng cho các mục đích khác thì lợi nhuận hàng năm mang lại cho doanh nghiệp là bao nhiêu? So sánh chi phí tiết kiệm được của tự sản xuất với lợi nhuận mang lại của việc sử dụng

bộ phận sản xuất vào việc khác và mua ngoài bộ phận, chi tiết của sản phẩm Nếu số lợi nhuận này cao hơn số chi phí tiết kiệm của việc tự sản xuất thì chọn

phương án mua ngoài bộ phận, chi tiết của sản phẩm Như vậy, chi phí thích hợp

để sản xuất một bộ phận, chi tiết của sản phẩm là chi phí sản xuất và chi phí cơ hội của nguồn lực dùng để tự sản sản xuất Khi đó, để ra quyết định trong trường hợp này nhà quản trị so sánh như sau:

- Nếu chi phí thích hợp < giá mua : Tự sản xuất

- Nếu chi phí thích hợp > giá mua : Mua ngoài

1.2.4 Bán ngay nửa thành phẩm hay tiếp tục sản xuất

Khi doanh nghiệp sản xuất một loại sản phẩm trải qua nhiều giai đoạn công nghệ, đến giai đoạn bán thành phẩm có thể bán ra bên ngoài thì doanh nghiệp phải cân nhắc giữa quyết định bán hay tiếp tục sản xuất Để có thông tin phục vụ cho quyết định này, KTQT phải nhận diện các chi phí phát sinh đến thời điểm phân chia là những chi phí chìm và không phù hợp cho việc ra quyết định; chỉ có những chi phí phát sinh sau thời điểm phân chia mới là những chi phí phù hợp

Nguyên tắc chung để quyết định là dựa vào kết quả so sánh giữa thu nhập tăng thêm với chi phí tăng thêm do tiếp tục sản xuất Cụ thể:

- Nếu thu nhập tăng thêm lớn hơn chi phí tăng thêm do tiếp tục sản xuất thì quyết định tiếp tục sản xuất

- Nếu thu nhập tăng thêm nhỏ hơn chi phí tăng thêm do tiếp tục sản xuất thì quyết định bán sản phẩm tại điểm phân chia

1.2.5 Quyết định giá bán

Giá bán sản phẩm là nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường, giá bán sản phẩm chịu tác động bởi nhiều yếu tố: cung - cầu, cạnh tranh, Tuy nhiên, trong phạm vi nhất định doanh nghiệp có thể chủ động xác định giá bán sản phẩm của mình

để đạt được mục tiêu lợi nhuận, mục tiêu hòa vốn, mục tiêu thu hồi chi phí trực tiếp Cụ thể:

a Xác định giá bán để đạt lợi nhuận mục tiêu

Lợi nhuận giữ vị trí quan trọng, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Lợi nhuận là một chỉ tiêu cơ bản để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh, là mục tiêu mà tất cả các doanh nghiệp đều theo đuổi

Thông thường muốn tối đa hóa lợi nhuận thì doanh nghiệp phải phấn đấu giảm chi phí để hạ giá thành sản phẩm, hoặc phải tăng thêm khối lượng sản phẩm tiêu thụ đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm Tuy nhiên, trong một

số trường hợp doanh nghiệp có thể đặt ra mức lợi nhuận mục tiêu và phải xác định giá bán để đạt được lợi nhuận mục tiêu đó như: doanh nghiệp đang có nhiều lợi thế trong chiếm lĩnh thị trường tiêu thụ, doanh nghiệp có những đơn đặt hàng phụ trội, sản phẩm của doanh nghiệp là sản phẩm mới trên thị trường

Lúc này, lợi nhuận của doanh nghiệp phụ thuộc vào doanh thu bán hàng

và chi phí cho khối lượng sản phẩm tiêu thụ, lợi nhuận được xác định theo công thức sau:

Do đó, KTQT cần thu thập các thông tin về: biến phí đơn vị, mức sản lượng tiêu thụ dự kiến, định phí, mức lợi nhuận mục tiêu Mặt khác, việc xác định giá bán để đạt được lợi nhuận mong muốn giúp nhà quản trị có thể so sánh với giá thị trường để đánh giá khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp cũng như điều chỉnh chiến lược kinh doanh trong tương lai

b Xác định giá bán để đạt mục tiêu hòa vốn

Điểm hòa vốn là điểm mà tại đó doanh thu vừa đủ để bù đắp chi phí Thông thường khi xác định điểm hòa vốn là xác định sản lượng hòa vốn, doanh thu hòa vốn hoặc công suất hòa vốn Tuy nhiên, khi doanh nghiệp muốn dự kiến trước khối lượng sản phẩm tiêu thụ để đạt được mục tiêu hòa vốn thì phải xác định được mức giá cần thiết để đạt được mục tiêu hòa vốn Lúc này giá bán tối thiểu của doanh nghiệp được xác định theo công thức (2) như sau:

g = bp + (ĐP + LN) / SL (2)

Vì mục tiêu là hòa vốn nên LN = 0

Do đó: g = bp + ĐP/ SLh (3)

Trong đó: SLh : Sản lượng hòa vốn

Theo công thức (3), giá bán = Biến phí đơn vị + Định phí phân bổ

Để xác định giá bán cho mục tiêu hòa vốn, KTQT cần xác định được các thông tin như: Biến phí đơn vị, định phí, mức sản lượng dự kiến đạt mục tiêu hòa vốn Từ các thông tin trên, nhà quản trị doanh nghiệp xác định được với sản lượng sản phẩm dự kiến tiêu thụ và chi phí thực tế đã xác định thì doanh nghiệp cần phải bán với mức giá bao nhiêu để đạt được mục tiêu hòa vốn

c Xác định giá bán với mục tiêu thu hồi chi phí trực tiếp

Trong thực tế có những trường hợp doanh nghiệp phải tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh để giải quyết những vật tư tồn đọng với mục đích thu hồi lại vốn hoặc để khai thác hết công suất máy móc thiết bị Lúc này, giá

bán của doanh nghiệp phải bù đắp được các chi phí sản xuất trực tiếp ở khâu sản xuất mà không cần quan tâm các chi phí khác và lợi nhuận Do đó, giá bán của doanh nghiệp được xác định theo công thức như sau:

g = bp

Tức là:

Giá bán = biến phí (chi phí trực tiếp) Trong trường hợp này, KTQT chỉ cần thu thập các thông tin về biến phí đơn vị là đã có cơ sở cho quyết định giá bán của nhà quản trị với mục tiêu thu hồi vốn

1.3 THÔNG TIN KTQT PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TRONG DOANH NGHIỆP

1.3.1 Các loại thông tin KTQT

Những thông tin mà kế toán quản trị cần tổ chức và thu nhận là thông tin quá khứ và thông tin dự đoán tương lai Những thông tin đó có thể có thông tin được thu thập lần đầu cho một mục đích cụ thể nào đó hoặc là những thông tin đã có từ trước được sử dụng cho những mục đích nào đó

a Thông tin quá khứ và thông tin tương lai [8],[12]

* Thông tin quá khứ

Thông tin quá khứ là thông tin được thu nhận từ các sự kiện kinh tế đã phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Thông tin này được thu nhận, xử lý và tổng hợp qua các phương pháp của kế toán Chẳng hạn, thông tin về doanh thu hoặc thông tin về chi phí của từng trung tâm, từng bộ phận Thông tin quá khứ mà kế toán cung cấp có tính tin cậy đáng kể vì được thu nhận, xử lý và cung cấp dựa trên số liệu hạch toán ban đầu của kế toán Thông tin này cũng là cơ sở để kế toán quản trị tiến hành so sánh với dự toán, xác định chênh lệch và tìm ra nguyên nhân để nhà quản trị

có hành động khắc phục, điều chỉnh kịp thời Mặt khác, thông tin quá khứ còn

là cơ sở để xây dựng dự toán sản xuất kinh doanh và quá trình thu nhận, cung cấp thông tin quá khứ giúp ngăn chặn, kiểm tra phát hiện những sai sót, đánh giá trách nhiệm trong việc thực hiện ở từng cấp độ quản lý, từng bộ phận, khắc phục sai sót, hạn chế để đạt hiệu quả cao hơn

* Thông tin tương lai

Trong một số tình huống sản xuất kinh doanh, nhà quản trị không thể chỉ dựa vào thông tin quá khứ để ra quyết định lựa chọn phương án nào đó do tính cố định (không thay đổi) của nó Do đó, nhà quản trị sẽ sử dụng thông tin tương lai.Thông tin tương lai là thông tin có được nhờ chức năng dự toán của KTQT như: dự toán chi phí, dự toán thu nhập…Một trong những thông tin tương lai quan trọng mà KTQT cung cấp là chi phí định mức, chi phí tính trước, từ đó xác định được chi phí mong muốn Sau khi so sánh chi phí mong muốn với chi phí thực tế phát sinh, tìm ra chênh lệch và phát hiện nguyên nhân thì đây là thông tin thực sự hữu ích, thích hợp cho nhà quản trị để ra quyết định Thông tin tương lai được sử dụng rộng rãi trong quá trình ra quyết định ngắn hạn do có nhiều ưu điểm: dự toán linh hoạt, giúp nhà quản trị rút

kinh nghiệm trong dự đoán thông qua việc phân tích chêch lệch giữa thông tin

quá khứ với thông tin tương lai, giúp nhà quản lý có cơ sở giải quyết nhanh các tình huống xảy ra…

b Thông tin thích hợp và thông tin không thích hợp

* Thông tin thích hợp:

Xét về mặt kinh tế thì tiêu chuẩn để lựa chọn trong quyết định ngắn hạn

là phương án có thu nhập cao nhất hoặc chi phí thấp nhất Do đó, thông tin thích hợp cho các quyết định ngắn hạn là các thông tin về thu nhập và chi phí thỏa mãn các điều kiện sau:

× Thông tin đó phải liên quan đến tương lai: các quyết định thường liên quan đến tương lai Vì vậy, để thích hợp cho việc ra quyết định, các thông tin

về chi phí và thu nhập phải liên quan đến sự kiện trong tương lai

× Thông tin phải có sự khác biệt giữa các phương án đang xem xét lựa chọn: ra quyết định là sự so sánh giữa các phương án Do đó, thông tin thích hợp cho việc ra quyết định phải có sự khác biệt giữa các phương án

Tóm lại, thông tin thích hợp là thông tin thỏa mãn cả hai điều kiện trên Việc xác định các thông tin thích hợp giúp KTQT tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí trong suốt quá trình thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho nhà quản trị; mặt khác nhà quản trị cũng dễ dàng hơn trong việc ra các quyết định chính xác do ít bị nhiễu thông tin và chiếm lĩnh lợi thế cạnh tranh [8], [9], [12]

* Thông tin không thích hợp:

Các thông tin không thỏa mãn một trong hai điều kiện của thông tin thích hợp là thông tin không thích hợp đối với các quyết định ngắn hạn Cụ thể:

× Thông tin không liên quan đến tương lai (thông tin quá khứ): một khoản thu nhập, chi phí đã phát sinh trong quá khứ và sẽ không thay đổi dù lựa chọn phương án nào Chẳng hạn những khoản chi phí đã chi ra trong quá khứ và không thể tránh được cho dù nhà quản trị lựa chọn phương án nào và gọi là chi phí chìm Do đó, khi so sánh chi phí của các phương án thì khoản chi phí này sẽ triệt tiêu nên nó luôn là thông tin không thích hợp

× Thông tin không có sự khác biệt giữa các phương án đang xem xét

lựa chọn: các thông tin về thu nhập và chi phí có liên quan đến tương lai, nhưng không có sự khác biệt giữa các phương án sẽ bị triệt tiêu khi so sánh dòng chi phí và thu nhập của các phương án nên không có ý nghĩa so sánh Vì vậy, chúng là những thông tin không thích hợp cho việc ra các quyết định ngắn hạn [8], [9], [12]

1.3.2 Tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn [12, tr.32-40]

Trong việc tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn gồm

cả thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) và thông tin dự đoán tương lai Cụ thế như sau:

a Tổ chức thông tin quá khứ (thông tin thực hiện)

Thông tin quá khứ là thông tin về hiện tượng, sự kiện đã xảy ra, đã phát sinh Thông tin này cho thấy tình hình hoạt động trong thời gian qua của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ kiểm soát các hoạt động của nhà quản trị và

có cơ sở để hoạch định các chính sách mới trong tương lai

Tổ chức thu nhận thông tin quá khứ có thể thực hiện theo quy trình sau:

* Sự kiện kinh tế phát sinh: Các sự kiện được phân thành hai nhóm: bên

trong ( quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp) và bên ngoài ( giao dịch giữa doanh nghiệp với ngân hàng, khách hàng, ) Tất cả các sự kiện kinh tế này đều được KTQT thu thập thông qua các chứng từ kế toán có các nội dung phù hợp với thông tin KTQT cần thu nhận làm căn cứ cho các bước tiếp theo của qui trình tổ chức thông tin

* Phân tích ảnh hưởng và hạch toán: Đây là giai đoạn tiếp theo của tổ

chức thông tin Sau khi thu nhận các sự kiện kinh tế, KTQT tiến hành phân tích ảnh hưởng của các sự kiện đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và ghi chép đầy đủ, chính xác các sự kiện kinh tế phát sinh thông qua việc lập chứng từ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích và kịp thời

Phân tích ảnh hưởng

và hạch toán

Phân loại và tổng hợp

Báo cáo theo yêu cầu quản lý

Sự kiện

kinh tế

Để phục vụ cho các tình huống ra quyết định, KTQT không chỉ sử dụng

hệ thống chứng từ bắt buộc mà còn sử dụng rộng rãi các chứng từ hướng dẫn

để thu nhận thông tin quá khứ chi tiết theo từng mục tiêu quản lý và ra quyết định

* Phân loại và tổng hợp: KTQT sử dụng hệ thống tài khoản chi tiết, sổ

kế toán chi tiết theo dõi từng đối tượng kế toán để đảm bảo phân loại các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản trị và đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết và thông tin tổng hợp của các đối tượng kế toán

* Báo cáo theo yêu cầu quản lý: Trên cơ sở toàn bộ thông tin đã tập hợp,

KTQT thiết lập hệ thống báo cáo bao gồm: báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin KTQT cho từng tình huống cụ thể

b Tổ chức thông tin dự đoán tương lai

Thông tin dự đoán tương lai là những thông tin về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy ra Để ra được quyết định, nhà quản trị cần rất nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, đồng thời cũng được thu thập theo nhiều cách khác nhau

Thông tin dự đoán tương lai có thể được thu thập theo quy trình sau

* Phát hiện vấn đề và xác định: Giai đoạn đầu tiên KTQT phải quan tâm

là hoạch định mục tiêu Nhà quản trị muốn có thông tin đem lại lợi ích thì thông tin đó phải có quan hệ trực tiếp đến vấn đề đặt ra của doanh nghiệp và đòi hỏi phải giải quyết

Lựa chọn các nguồn thông tin

Thu thập thông tin

Phân tích thông tin thu thập

và tư vấn

ra quyết định

* Lựa chọn các nguồn thông tin: Trong giai đoạn này, KTQT phải xác

định loại thông tin mà nhà quản trị quan tâm và phương pháp thu thập thông tin có hiệu quả nhất

* Thu thập thông tin: Tuỳ theo đó là thông tin sơ cấp hay thứ cấp hoặc cả

hai mà kế toán thu thập, ghi chép và trình bày phù hợp

+ Thu thập thông tin thứ cấp: thông tin thứ cấp là thông tin đã có ở đâu

đó và trước đây đã thu thập cho mục tiêu khác, thông tin này kế toán có thể thu thập từ các báo cáo quản trị nội bộ, báo cáo tài chính, cũng có thể thu thập

từ bên ngoài (như ấn phẩm của cơ quan Nhà nước, tạp chí, sách, dịch vụ tư vấn )

Thu thập thông tin thứ cấp có ưu điểm là chi phí thấp và dễ tìm kiếm, song không phải lúc nào cũng có được các thông tin mà nhà quản trị cần và cũng có khi thông tin, số liệu không đầy đủ và lạc hậu không đáng tin cậy cho việc ra quyết định Trong trường hợp đó, KTQT sẽ phải phân bổ thêm chi phí

và tốn thời gian để thu thập thông tin từ đầu, các số liệu gốc và điều đó sẽ cập nhật và chính xác hơn

+ Thu thập thông tin sơ cấp: rất nhiều thông tin tương lai được thu thập

từ đầu mà chưa có ở bất cứ đâu Để thu thập thông tin sơ cấp phải có kế hoạch thu thập, nghiên cứu Kế hoạch này phải thể hiện những nội dung cụ thể như: phương pháp thu thập, công cụ thu thập, mẫu thu thập, cách thức liên hệ Tuỳ theo nội dung cần thu thập, KTQT sử dụng các phương pháp thu thập và trình bày khác nhau Các phương pháp thu thập thông tin ban đầu là: quan sát, thực nghiệm, thăm dò dư luận Các kỹ thuật được sử dụng khi thu thập là: phân tích, chọn mẫu, tổng hợp và ước tính

* Phân tích thông tin thu thập: Thông tin sau khi thu thập sẽ được KTQT

tiến hành phân tích, xử lý thành những thông tin kế toán hữu ích cho mục tiêu

và quyết định của nhà quản trị bằng các phương pháp: chứng từ, tính giá, tài

khoản, tổng hợp cân đối, kết hợp với so sánh, đối chiếu

* Báo cáo kết quả và tư vấn ra quyết định: Sau khi phân tích thông tin

thu thập được, KTQT tiến hành lập báo cáo dưới nhiều hình thức khác nhau

và đưa ra những tư vấn cho quyết định của nhà quản trị

c Xử lý thông tin KTQT liên quan một số quyết định ngắn hạn

* Quyết định chấp nhận hay từ chối một đơn hàng đặc biệt

Đối với các đơn đặt hàng liên quan đến việc tăng khối lượng sản xuất của doanh nghiệp, KTQT cần quan tâm đến các thông tin cơ bản sau:

- Khả năng, công suất của máy móc thiết bị có thể đáp ứng thêm nhu cầu của các đơn đặt hàng mới hay không

- Xác định giá thành theo phương pháp trực tiếp để cung cấp thông tin về phạm vi linh động của giá bán, giúp cho nhà quản trị linh hoạt đưa ra các quyết định nhanh chóng cho các đơn hàng đặt biệt Cụ thể:

+ Đơn đặt hàng chỉ một lần:

Nếu khách hàng cần mua: giá bán ≥ (biến phí đơn vị + CP tăng thêm) Nếu khách hàng không cần mua, doanh nghiệp cần bán: giá bán> Biến phí đơn vị

+ Nhận đơn đặt hàng khi năng lực nhàn rỗi: doanh nghiệp bán được sản phẩm với giá bán > biến phí đơn vị thì đã có được khoản số dư đảm phí để bù đắp phần định phí chưa được bù đắp, hoặc tăng lợi nhuận khi định phí đã được bù đắp

+ Nhận đơn đặt hàng khi doanh nghiệp gặp khó khăn: doanh nghiệp bán được sản phẩm với giá bán ≥ biến phí đơn vị cũng được xem là tốt, vì doanh nghiệp sẽ bị lỗ phần định phí nhưng giữ được khách hàng, duy trì hoạt động

Để đưa ra các quyết định, kế toán quản trị có thể lập bảng sau:

Khoản mục Không chấp nhận

đơn đặt hàng mới

Chấp nhận đơn đặt hàng mới

Chênh lệch hai phương án Doanh thu

Chi phí biến đổi

* Ngừng hay không ngừng sản xuất kinh doanh một ngành hàng

Để phân tán rủi ro, hầu hết các doanh nghiệp sản xuất đều đa dạng hóa sản phẩm Cuối mỗi kỳ kinh doanh những doanh nghiệp này sẽ lập báo cáo kết quả kinh doanh theo loại sản phẩm để xác định loại sản phẩm, ngành hàng nào sinh lợi, loại sản phẩm nào bị thua lỗ, làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ tiếp theo

Khi đứng trước quyết định ngừng hay không một ngành hàng, nhà quản trị sẽ cần các loại thông tin:

- Các thông tin về chi phí, thu nhập của từng phương án sau khi loại bỏ chi phí chìm, các chi phí và thu nhập giống nhau

- Các thông tin, dự toán ở các bộ phận quản lý nhân sự, bộ phận bán hàng, bộ phận thị trường…

Các thông tin này rất linh hoạt theo từng tình huống quyết định, do đó KTQT phải dựa vào các thông tin của kế toán chi tiết, thu thập thông tin cần thiết từ các bộ phận có liên quan để phân tích, tính toán số liệu theo mục đích

sử dụng thông tin Ngoài ra, KTQT có thể còn phải thu thập thông tin từ bên

ngoài như giá cả thị trường, nhu cầu thị trường…KTQT có thể thiết lập bảng sau:

- Tiền lương nv quản lý

- Chi phí quảng cáo

- Tiền thuê nhà

- Chi phí bảo hiểm sản phẩm

- Chi phí khác

5 Lợi nhuận thuần

Sau đó, kế toán quản trị sẽ lập bảng so sánh chênh lệch giữa số dư đảm phí của mặt hàng bị thua lỗ với định phí liên quan đến mặt hàng này, thể hiện qua bảng:

Khoản mục Tiếp tục KD mặt

hàng bị lỗ

Loại bỏ mặt hàng

bị lỗ Chênh lệch Doanh số

* Tự sản xuất hay mua ngoài một loại chi tiết sản phẩm

Các nhà quản trị thường thực hiện quyết định này khi doanh nghiệp sản xuất sản phẩm được lắp ráp từ nhiều chi tiết Những chi tiết này doanh nghiệp

có thể tự sản xuất hoặc mua ngoài Nếu doanh nghiệp tự sản xuất sẽ có những thuận lợi nhất định như: không phụ thuộc nguồn cung cấp, chất lượng sản phẩm được đảm bảo, có lợi nhuận Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi không đủ năng lực sản xuất Chính vì vậy, để giúp nhà quản trị ra quyết định trong trường hợp này, KTQT phải thu thập các thông tin:

- Các thông tin định tính: chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng mua ngoài có đảm bảo theo quy định của doanh nghiệp hay không?

- Các thông tin định lượng: mức chênh lệch chi phí giữa hai phương án

tự sản xuất và mua ngoài, bao gồm cả chi phí cơ hội có thể phát sinh khi doanh nghiệp mua ngoài…

Sau khi có tất cả các thông tin này, kế toán quản trị sẽ tiến hành tập hợp chi phí, tính giá thành và phân tích để có được thông tin thích hợp cho quyết

định quản trị thể hiện qua các bảng sau:

Bảng phân tích và nhận diện thông tin thích hợp Khoản mục Tự sản xuất Mua ngoài Chênh lệch

- Biến phí

NVL trực tiếp

Nhân công trực tiếp

Biến phí sản xuất chung

- Định phí

Lương NV quản lý hoạt

động sản xuất linh kiện

- Chi phí cơ hội (nếu có)

Giá mua ngoài linh kiện

Chi phí chênh lệch