CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI BĐS AN DƯƠNG THẢO ĐIỀN Địa chỉ: Số 81-83-85, Tòa nhà Fideco, Hàm Nghi, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TP.HCM ĐT: (84-8) 6275 4816 Fax: (84-8) 3844 2194 Website: http://adtdgroup.com/ DỰ THẢO QUY CHẾ LÀM VIỆC TẠI ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN (NĂM 2016) CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI BẤT ĐỘNG SẢN AN DƯƠNG THẢO ĐIỀN Căn cứ: - Luật Doanh nghiệp Quốc hội Nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014; - Điều lệ Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Bất động sản An Dương Thảo Điền Đại hội cổ đông thường niên năm 2016 Công ty cổ phần Đầu tư Thương mại Bất động sản An Dương Thảo Điền tổ chức thực theo Quy chế làm việc sau đây: Điều Cổ đông tham dự Đại hội cổ đông Các cổ đông Công ty theo danh sách chốt đến hết ngày 22/03/2016 (ngày đăng ký cuối cùng) có quyền tham dự Đại hội cổ đông Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Bất động sản An Dương Thảo Điền; Cổ đơng/hoặc đại diện theo ủy quyền vào phòng Đại hội phải có mặt thời gian quy định làm thủ tục đăng ký với Ban tổ chức Đại hội; ngồi vị trí khu vực Ban tổ chức Đại hội quy định; cổ đông/hoặc đại diện theo ủy quyền hội trường phải thông báo cho Ban thư ký đồng ý Chủ tịch đoàn; Trong thời gian diễn Đại hội cổ đông, cổ đông/hoặc đại diện theo ủy quyền phải tuân thủ theo hướng dẫn Chủ tịch đoàn, ứng xử văn minh, lịch giữ trật tự Đại hội; Người ủy quyền tham dự Đại hội không ủy quyền lại cho người thứ ba tham dự Đại hội; Khơng hút thuốc phòng Đại hội; Khơng nói chuyện riêng, khơng sử dụng điện thoại di động lúc diễn Đại hội Tất máy điện thoại di động phải tắt không để chuông; Trường hợp Cổ đông/hoặc đại diện theo ủy quyền không tuân thủ quy định kiểm tra biện pháp, quy định nói trên, Đồn chủ tịch sau xem xét cách cẩn trọng, từ chối trục xuất đại biểu nói khỏi nơi diễn Đại hội để đảm bảo Đại hội diễn cách bình thường theo chương trình kế hoạch Tài liệu Đại hội cổ đông thường niên năm 2016 Quy chế Tổ chức ĐHCĐ thường niên năm 2016 Điều Đoàn Chủ tịch Đoàn Chủ tịch gồm 03 người, bao gồm 01 Chủ tịch 02 thành viên Chủ tịch Hội đồng quản trị Chủ tịch Đoàn Chủ tịch người Chủ tọa Đại hội cổ đơng Chủ tịch đồn điều hành cơng việc Đại hội theo nội dung, chương trình mà Hội đồng quản trị (HĐQT) dự kiến thông qua trước Đại hội Nhiệm vụ Đoàn Chủ tịch: - Điều hành hoạt động Đại hội cổ đơng Cơng ty theo chương trình dự kiến HĐQT Đại hội cổ đông thông qua; - Hướng dẫn đại biểu Đại hội thảo luận nội dung có chương trình; - Trình dự thảo, kết luận vấn đề cần thiết để Đại hội biểu quyết; - Trả lời vấn đề Đại hội yêu cầu; - Giải vấn đề phát sinh suốt trình Đại hội Nguyên tắc làm việc Đoàn Chủ tịch: Đoàn Chủ tịch làm việc theo nguyên tắc tập thể, tập trung dân chủ, định theo đa số Điều Ban Thư ký Đại hội Ban thư ký Đại hội bao gồm 02 người (01 người làm thư ký 01 người làm trợ lý thư ký) Đoàn Chủ tịch giới thiệu, Đại hội biểu tín nhiệm; Chịu trách nhiệm trước Đồn Chủ tịch, Đại hội cổ đơng nhiệm vụ điều hành Đoàn Chủ tịch Nhiệm vụ Ban Thư ký: - Giúp Đoàn Chủ tịch kiểm tra tư cách cổ đông đông/hoặc đại diện theo ủy quyền dự họp (khi cần thiết); - Hỗ trợ Đồn Chủ tịch cơng bố dự thảo văn kiện, kết luận, Nghị Đại hội thơng báo Đồn Chủ tịch gửi đến cổ đông yêu cầu; - Tiếp nhận, rà soát phiếu đăng ký phát biểu ý kiến cổ đông/hoặc đại diện theo ủy quyền, chuyển Đoàn Chủ tịch định - Ghi chép đầy đủ trung thực toàn nội dung diễn biến Đại hội vấn đề cổ đơng thơng qua lưu ý vào Biên họp Đại hội; - Soạn thảo Nghị vấn đề thông qua Đại hội Điều Ban thẩm tra tư cách cổ đông Ban thẩm tra tư cách cổ đông Đại hội gồm 03 người, bao gồm 01 Trưởng Ban 02 thành viên, Đoàn Chủ tịch giới thiệu, chịu trách nhiệm trước Đồn Chủ tịch, Đại hội cổ đơng nhiệm vụ Tài liệu Đại hội cổ đơng thường niên năm 2016 Quy chế Tổ chức ĐHCĐ thường niên năm 2016 Nhiệm vụ Ban thẩm tra tư cách cổ đông: Ban thẩm tra tư cách cổ đông Đại hội có trách nhiệm kiểm tra tư cách tình hình cổ đơng, đại diện cổ đơng đến dự họp Trưởng Ban thẩm tra tư cách cổ đông báo cáo với Đại hội cổ đơng tình hình cổ đơng dự họp Nếu họp có đủ số lượng cổ đơng có quyền dự họp đại diện 51% số cổ phần có quyền biểu tham dự họp Đại hội cổ đơng Cơng ty tổ chức tiến hành Điều Ban kiểm phiếu Ban kiểm phiếu Đại hội gồm 03 người, bao gồm 01 Trưởng Ban 02 thành viên Chủ tọa giới thiệu Đại hội biểu tín nhiệm Nhiệm vụ Ban kiểm phiếu: - Ban kiểm phiếu phải lập Biên kiểm phiếu chịu trách nhiệm trước Đồn Chủ tịch, Đại hội cổ đơng thực nhiệm vụ mình; - Xác định xác kết biểu vấn đề xin biểu Đại hội; - Nhanh chóng thơng báo kết biểu cho thư ký; - Xem xét báo cáo Đại hội trường hợp vi phạm thể lệ biểu đơn thư khiếu nại kết biểu Điều Thảo luận Đại hội Nguyên tắc: - Việc thảo luận thực thời gian quy định thuộc phạm vi vấn đề trình bày chương trình nội dung Đại hội cổ đông; - Cổ đông đại diện theo ủy quyền có ý kiến đăng ký nội dung vào Phiếu đặt câu hỏi chuyển cho thư ký Đại hội; - Thư ký Đại hội xếp Phiếu đặt câu hỏi cổ đông theo thứ tự đăng ký chuyển lên cho Đoàn chủ tịch; - Cổ đông/hoặc đại diện theo ủy quyền cần phát biểu tranh luận giơ tay, Chủ tịch đồn trí phát biểu Mỗi cổ đông phát biểu không 03 phút, nội dung cần ngắn gọn, tránh trùng lặp Giải đáp ý kiến cổ đông: - Trên sở Phiếu đặt câu hỏi Cổ đông/hoặc đại diện theo ủy quyền, chủ tọa thành viên chủ tọa định giải đáp ý kiến Cổ đông/hoặc đại diện theo ủy quyền; - Trường hợp giới hạn thời gian tổ chức, câu hỏi chưa trả lời trực tiếp Đại hội Công ty cập nhật lên website http://www.adtdgroup.com/ Tài liệu Đại hội cổ đông thường niên năm 2016 Quy chế Tổ chức ĐHCĐ thường niên năm 2016 Điều Biểu thông qua vấn đề Đại hội: Các quy định chung: Mỗi đại biểu đến tham dự Đại hội Ban tổ chức phát trực tiếp: - Một (01) “Thẻ biểu quyết” có ghi mã đại biểu, số cổ phần sở hữu và/hoặc đại diện, có đóng dấu treo cơng ty Phương thức dùng để thông qua vấn đề khác trừ báo cáo tờ trình Đại hội - Một (01) “Phiếu biểu quyết” có ghi mã đại biểu, số cổ phần sở hữu và/hoặc đại diện, có đóng dấu treo công ty Phương thức dùng để thông qua báo cáo tờ trình Đại hội Cách thức biểu quyết: Từng vấn đề đưa trước Đại hội thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ xin ý kiến theo trình tự sau: - Tán thành với nội dung vừa đề trình; - Khơng tán thành với nội dung vừa đề trình; - Khơng có ý kiến với nội dung vừa đề trình Khi tiến hành biểu Đại hội, đại biểu tiến hành biểu thông qua nội dung hai hình thức sau: - Đại biểu biểu hình thức giơ thẻ biểu quyết: Khi biểu hình thức giơ thẻ biểu quyết, đại biểu giơ cao Thẻ biểu quyết, mặt trước Thẻ biểu phải giơ cao hướng phía Chủ tọa Thành viên Ban kiểm phiếu ghi nhận mã đại biểu số phiếu biểu tương ứng đại biểu Tán thành, Khơng tán thành, Khơng có ý kiến Phương thức dùng để thông qua vấn đề khác trừ Báo cáo Tờ trình Đại hội - Đại biểu biểu hình thức điền vào Phiếu biểu quyết: Đối với nội dung, đại biểu lựa chọn 01 03 phương án “Tán thành”, “Không tán thành”, “Khơng có ý kiến” in sẵn phiếu biểu Sau hoàn tất nội dung cần biểu Đại hội, đại biểu gửi phiếu biểu thùng phiếu niêm phong Đại hội Phương thức dùng để thông qua Báo cáo Tờ trình Đại hội Tính hợp lệ phiếu biểu quyết: - Phiếu biểu hợp lệ: phiếu theo mẫu in sẵn Ban tổ chức phát ra, khơng tẩy xóa, cạo sửa, khơng viết thêm nội dung khác quy định cho phiếu này, phải có chữ ký họ tên đầy đủ viết tay đại biểu tham dự - Trên phiếu biểu quyết, nội dung biểu (báo cáo, tờ trình) hợp lệ đại biểu đánh dấu chọn 01 03 ô vuông biểu Nội dung biểu không hợp lệ nội dung không theo quy định nội dung biểu hợp lệ Tài liệu Đại hội cổ đông thường niên năm 2016 Quy chế Tổ chức ĐHCĐ thường niên năm 2016 - Phiếu biểu khơng hợp lệ: phiếu biểu có ghi thêm nội dung khác, phiếu không theo mẫu in sẵn Ban tổ chức phát ra, khơng có dấu cơng ty, phiếu có tẩy xóa, cạo sửa, khơng có chữ ký họ tên đầy đủ đại biểu Khi đó, tất nội dung biểu phiếu biểu không hợp lệ Thể lệ biểu quyết: - Cứ 01 (một) cổ phần tương đương với quyền biểu Mỗi Cổ đông/hoặc đại diện theo ủy quyền cổ đông tham dự đại diện cho nhiều quyền biểu cấp 01 (một) phiếu biểu (01) thẻ biểu - Tại ngày chốt danh sách cổ đông (ngày 22/03/2016) tổng số cổ phần Công ty là: 96.776.535 cổ phần tương đương với 96.776.535 quyền biểu Ghi nhận kết biểu quyết: - Tại Đại hội, Đại hội đồng cổ đông thơng qua Ban Kiểm phiếu - Ban kiểm phiếu có nhiệm vụ thu, ghi nhận trả phiếu biểu quyết/thẻ biểu - Ban Kiểm phiếu kiểm tra số phiếu tán thành, khơng tán thành, khơng có ý kiến nội dung chịu trách nhiệm ghi nhận báo cáo kết kiểm phiếu biểu Đại hội đồng cổ đông Tỷ lệ tối thiểu cần đạt biểu quyết: - Đối với định loại cổ phần tổng số cổ phần loại quyền chào bán; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; tổ chức lại, giải thể cơng ty; đầu tư bán tài sản có giá trị lớn 35% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần công ty: phải số đại biểu đại diện 65% tổng số quyền biểu tất đại biểu dự họp chấp thuận - Đối với vấn đề lại, phải số đại biểu đại diện 51% tổng số quyền biểu tất đại biểu dự họp chấp thuận Điều Thi hành Quy chế Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền tham dự họp Đại hội phải chấp hành nghiêm chỉnh Quy chế làm việc Đại hội cổ đông Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền vi phạm Quy chế tùy theo mức độ cụ thể Đồn Chủ tịch xem xét có hình thức xử lý theo Điều lệ Cơng ty Luật Doanh nghiệp Quy chế có hiệu lực sau Đại hội cổ đông Công ty biểu thơng qua TP Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 04 năm 2016 TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH HĐQT (đã ký) NGUYỄN NHÂN BẢO Tài liệu Đại hội cổ đông thường niên năm 2016 ... năm 2016 Quy chế Tổ chức ĐHCĐ thường niên năm 2016 Điều Biểu thông qua vấn đề Đại hội: Các quy định chung: Mỗi đại biểu đến tham dự Đại hội Ban tổ chức phát trực tiếp: - Một (01) “Thẻ biểu quy t”... biểu không hợp lệ Thể lệ biểu quy t: - Cứ 01 (một) cổ phần tương đương với quy n biểu Mỗi Cổ đông/hoặc đại diện theo ủy quy n cổ đông tham dự đại diện cho nhiều quy n biểu cấp 01 (một) phiếu... đông, người đại diện theo ủy quy n tham dự họp Đại hội phải chấp hành nghiêm chỉnh Quy chế làm việc Đại hội cổ đông Cổ đông, người đại diện theo ủy quy n vi phạm Quy chế tùy theo mức độ cụ thể