CÔNG TY CỔ PHẦN VINAM Địa chỉ: Số 23, ngõ 262b Nguyễn Trãi, P Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP Hà Nội Tel: (04) 3974.9793 - Fax: (04) 3974.9794 QUY CHẾ LÀM VIỆC TẠI CUỘC HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2017 Điều 1: Nguyên tắc chung Tất cổ đông đến tham dự Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) phải mặc trang phục chỉnh tề, lịch sự, xuất trình đầy đủ giấy tờ tùy thân giấy tờ liên quan đến việc xác minh tư cách đại biểu bàn đón tiếp Ban Kiểm tra tư cách cổ đông Cổ đơng vào phòng Đại hội phải ngồi vị trí khu vực Ban Tổ chức Đại hội quy định, tuân thủ xếp vị trí Ban Tổ chức Không hút thuốc phòng đại hội Giao tiếp hòa nhã, thân thiện, giữ trật tự thái độ nghiêm túc họp Khơng nói chuyện riêng, khơng sử dụng điện thoại lúc diễn Đại hội Tất máy điện thoại di động phải tắt không để chng (nếu có nhu cầu sử dụng điện thoại di động xin mời q cổ đơng trao đổi bên ngồi phòng họp) Các đại biểu tham gia họp phải tuân theo điều khiển Chủ tọa, tạo điều kiện cho họp diễn cách thuận lợi, nhanh chóng, hợp lệ Điều 2: Điều kiện tiến hành Đại hội đồng cổ đông Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ tiến hành có số cổ đơng dự họp đại diện 51% tổng số cổ phần có quyền biểu (Theo Luật doanh nghiệp số: 68/2014/QH13 Quốc hội thông qua ngày 26/11/2014 Điều lệ Công ty cổ phần Vinam) Điều 3: Điều kiện tham dự quy định ủy quyền Cổ đông cá nhân người đại diện theo ủy quyền cổ đông tổ chức có tên danh sách cổ đơng Cơng ty cổ phần Vinam vào ngày chốt danh sách cổ đông quyền tham dự ĐHĐCĐ Thường niên năm 2017 Các cổ đơng có quyền tham dự ĐHĐCĐ trực tiếp tham dự ủy quyền cho người đại diện tham dự Người ủy quyền không ủy quyền tiếp cho người khác tham dự ĐHĐCĐ Trường hợp có nhiều người đại diện theo ủy quyền cử phải xác định cụ thể số cổ phần số phiếu bầu đại diện Việc ủy quyền cho người khác phải lập thành văn theo quy định pháp luật hành Công ty Điều 4: Quyền nghĩa vụ cổ đông/người đại diện theo ủy quyền hợp lệ tham dự ĐHĐCĐ Tất cổ đông, đại diện cổ đông làm thủ tục đăng ký tham dự quyền tham gia, phát biểu ý kiến nội dung chương trình Đại hội đồng cổ đông thông qua, biểu họp Đại hội đồng cổ đông Tất cổ đông đủ điều kiện tham dự Đại hội có quyền nghĩa vụ theo quy định Điều lệ Tổ chức hoạt động Công ty Mỗi cổ đông/đại diện cổ đông phải xuất trình giấy tờ tùy thân (CMND hộ chiếu), Thư mời tham dự, Giấy ủy quyền (nếu có) Giấy giới thiệu (nếu đại diện cho cổ đông pháp nhân) với Ban Kiểm tra tư cách cổ đông để đăng ký nhận Phiếu biểu quyết, Phiếu bầu cử theo quy định Công ty Điều 5: Chủ tọa Đại hội Hội đồng quản trị đề cử nhân Đoàn Chủ tịch, Chủ tọa Đại hội đồng cổ đơng Cơng ty Chủ tọa chủ trì, điều khiển ĐHĐCĐ Thường niên năm 2017 giải vấn đề phát sinh (nếu có) q trình diễn Đại hội Quyết định Chủ tọa Đại hội trình tự, thủ tục kiện phát sinh ngồi chương trình Đại hội mang tính phán cao Chủ tọa tiến hành công việc cần thiết để điều khiển Đại hội cách hợp lệ, có trật tự hiệu nhất, phản ánh mong muốn đa số người tham dự Đại hội Chủ tọa Đại hội có quyền nghĩa vụ theo quy định pháp luật Công ty Điều 6: Quyền nghĩa vụ Ban Kiểm tra tư cách cổ đông Ban Kiểm tra tư cách cổ đông gồm 01 Trưởng Ban ủy viên Ban tổ chức Đại hội lựa chọn Ban Kiểm tra tư cách cổ đơng có quyền thành lập phận giúp việc để hoàn thành nhiệm vụ Ban Ban Kiểm tra tư cách cổ đơng có chức kiểm tra tư cách cổ đông đại diện ủy quyền đến dự họp ĐHĐCĐ làm thủ tục đăng ký cổ đông/đại diện cổ đông tham dự họp, phát Thẻ biểu quyết, Phiếu bầu cử cho cổ đông/đại diện cổ đông Báo cáo trước ĐHĐCĐ kết kiểm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội Điều 7: Quyền nghĩa vụ Ban Thư ký Đại hội Ban Thư ký Chủ tọa đề cử ĐHĐCĐ thông qua, chịu trách nhiệm trước Chủ tọa ĐHĐCĐ nhiệm vụ Nhiệm vụ Ban Thư ký Đại hội: - Ghi chép trung thực nội dung vấn đề cổ đông/đại diện cổ đông thông qua lưu ý Đại hội - Lập Biên Đại hội Hỗ trợ Chủ tọa công bố dự thảo văn kiện, kết luận, thông báo gửi đến - cổ đông yêu cầu Tiếp nhận phiếu đăng ký phát biểu cổ đông/đại diện cổ đơng (nếu có) - Thực nhiệm vụ khác theo phân công Chủ tọa Điều 8: Quyền nghĩa vụ Ban kiểm phiếu biểu bầu cử Ban Kiểm phiếu biểu bầu cử Chủ tọa đề cử ĐHĐCĐ thông qua với số lượng 03 (ba) thành viên Ban Kiểm phiếu biểu bầu cử có quyền thành lập phận giúp việc để hoàn thành nhiệm vụ Ban Ban Kiểm phiếu biểu bầu cử có nhiệm vụ: - Thơng báo quy chế bầu cử thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát; - Hướng dẫn cách sử dụng Phiếu bầu cử tiến hành bầu cử Ban kiểm phiếu đếm số Phiếu tán thành, số Phiếu không tán thành số Phiếu khơng có ý kiến; Xác định kết kiểm phiếu, bầu cử - Báo cáo trước Đại hội kết biểu quyết, bầu cử Chịu trách nhiệm tính trung thực, xác cơng việc thực kết biểu quyết, bầu cử Điều 9: Quyền nghĩa vụ Ban Tổ chức Đại hội Ban Tổ chức Đại hội cổ đông lớn Công ty định thành lập Ban Tổ chức Đại hội nhận giấy tờ đăng ký cổ đông đến dự họp, phát tài liệu thực công tác tổ chức khác Điều 10: Thơng qua định ĐHĐCĐ Hình thức biểu quyết: a Cổ đông Đại diện cổ đông thực quyền biểu Đại hội đồng cổ đông Thường niên năm 2017 Công ty cổ phần Vinam hình thức sử dụng Thẻ biểu b Thẻ biểu phiếu in sẵn theo mẫu Ban tổ chức, có đóng dấu Cơng ty cổ phần Vinam, phát cho Cổ đông tham dự Đại hội Trong Thẻ có thơng tin mã số cổ đông, số cổ phần Cổ đông Đại diện cổ đông tham dự Đại hội c Đại hội biểu theo vấn đề nội dung chương trình Với vấn đề cần biểu ĐHĐCĐ, Đoàn Chủ tịch Đại hội đề nghị thực biểu 03 lần theo trình tự sau: - Lần thứ : Biểu tán thành - Lần thứ hai - Lần thứ ba : Biểu không tán thành : Biểu khơng có ý kiến Mỗi Cổ đông Đại diện cổ đông (01 người) biểu 01 lần (tán thành không tán thành khơng có ý kiến) vấn đề cần biểu ĐHĐCĐ Những cổ đông không giơ Thẻ biểu 03 lần Chủ tọa hỏi ý kiến nội dung (Tán thành, Khơng tán thành, Khơng có ý kiến) xem Tán thành nội dung Quyết định Đại hội đồng cổ đông liên quan đến việc sửa đổi bổ sung Điều lệ thông qua số cổ đơng đại diện 75% tổng số phiếu biểu tất cổ đông dự họp tán thành Các Quyết định định khác Đại hội đồng cổ đông thông qua họp số cổ đơng đại diện 65% tổng số phiếu biểu tất cổ đông dự họp tán thành Điều 11: Phát biểu ý kiến Đại hội Cổ đông/đại diện cổ đông tham dự Đại hội muốn phát biểu ý kiến thảo luận phải đồng ý Chủ tọa Cổ đông/đại diện cổ đông phát biểu ngắn gọn, tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung chương trình Đại hội thông qua Thời gian phát biểu cổ đông tối đa phút Chủ tọa xếp cho cổ đông phát biểu theo thứ tự đăng ký, đồng thời giải đáp thắc mắc cổ đông Điều 12: Biên Nghị Đại hội Nội dung họp Đại hội đồng cổ đông Ban thư ký đại hội ghi chép đầy đủ vào Biên họp thông qua trước bế mạc Đại hội Biên họp sở để soạn thảo Nghị Đại hội đồng cổ đông Biên họp ĐHĐCĐ Nghị ĐHĐCĐ thông qua tài liệu có liên quan lưu giữ trụ sở Cơng ty BAN TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ...Việc ủy quy n cho người khác phải lập thành văn theo quy định pháp luật hành Công ty Điều 4: Quy n nghĩa vụ cổ đông/người đại diện theo ủy quy n hợp lệ tham dự ĐHĐCĐ Tất... tham dự quy n tham gia, phát biểu ý kiến nội dung chương trình Đại hội đồng cổ đông thông qua, biểu họp Đại hội đồng cổ đông Tất cổ đơng đủ điều kiện tham dự Đại hội có quy n nghĩa vụ theo quy định... mời tham dự, Giấy ủy quy n (nếu có) Giấy giới thiệu (nếu đại diện cho cổ đông pháp nhân) với Ban Kiểm tra tư cách cổ đông để đăng ký nhận Phiếu biểu quy t, Phiếu bầu cử theo quy định Công ty Điều