Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần gạch men COSEVCO Đà Nẵng.

1 MỞ ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Trong kinh tế thị trường nay, doanh nghiệp muốn đứng vững thị trường trước hết phải khẳng định vai trò sản phẩm Điều thể qua khối lượng sản phẩm tiêu thụ, doanh số bán, lợi nhuận…Từ đó, thấy tiêu thụ hàng hóa hoạt động quan trọng Hoạt động tiêu thụ có vai trò lớn khơng doanh nghiệp mà kinh tế quốc dân, khẳng định hiệu kinh doanh thành bại doanh nghiệp thương trường Công tác kiểm soát nội thực hầu hết hoạt động doanh nghiệp, việc bán hàng thu tiền xảy thường xuyên sai sót, gian lận làm thay đổi chi phí dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết kinh doanh Do để hoạt động diễn theo chiến lược, mục tiêu phát triển doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có hệ thống kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền nói riêng tổ chức thực tốt Xuất phát từ vấn đề quan trọng trên, thơng qua q trình tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền nói riêng Công ty cổ phần gạch men Cosevco, em định chọn đề tài “Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty cổ phần gạch men Cosevco” để làm luận văn tốt nghiệp, với mong muốn đóng góp ý kiến nhằm nâng cao chất lượng, hiệu kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Nghiên cứu lý luận kiểm soát nội bộ, kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần gạch men Cosevco Đề xuất giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty cổ phần gạch men Cosevco ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGIÊN CỨU Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần gạch men Cosevco Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần gạch men Cosevco PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Dựa phương pháp cụ thể như: quan sát, thu thập tài liệu, so sánh đối chiếu, tổng hợp, bình luận phân tích Kết nghiên cứu dựa hồ sơ tài liệu, vấn trực tiếp kế toán trưởng, kế tốn viên phận chức có liên quan đến số liệu doanh nghiệp Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI Luận văn với đề tài: “Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần gạch men Cosevco” đã: - Đề tài luận văn luận giải có sở khoa học giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần gạch men Cosevco - Tạo sở để hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần gạch men Cosevco - Kiến nghị giải pháp thực cụ thể, khả thi nhằm góp phần đưa hoạt động kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần gạch men Cosevco đạt kết tốt KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn kết cấu thành chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty cổ phần gạch men Cosevco Chương 3: Một số biện pháp nhằm hồn thiện chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần gạch men Cosevco CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN 1.1 Giới thiệu chung kiểm soát nội 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Kiểm sốt ln khâu quan trọng qui trình quản trị Do đó, tổ chức hoạt động đơn vị, bên cạnh việc xếp sở vật chất, nhân sự, nhà quản lý ln phải lồng vào kiểm sốt phương diện thông qua thủ tục quy định Công việc thực công cụ chủ yếu hệ thống kiểm sốt nội (internal control system) doanh nghiệp Có nhiều quan niệm định nghĩa KSNB song kể đến vài định nghĩa sau: - Theo Liên đồn Kế tốn Quốc tế (IFAC): Kiểm sốt nội hệ thống sách thủ tục thiết lập nhằm đạt bốn mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản đơn vị; bảo đảm độ tin cậy thông tin; bảo đảm việc thực chế độ pháp lý bảo đảm hiệu hoạt động [5, tr.85] Theo đó, kiểm sốt nội chức thường xuyên đơn vị, tổ chức sở xác định rủi ro xảy khâu cơng việc để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu tất mục tiêu đặt đơn vị - Theo định nghĩa COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch Uỷ ban tổ chức tài trợ): KSNB quy trình chịu ảnh hưởng Hội đồng quản trị, nhà quản lý nhân viên khác tổ chức [5, tr.87], thiết lập đơn vị nhằm đảm bảo thực mục tiêu sau: + Bảo vệ tài sản đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận khơng hiệu + Cung cấp liệu kế tốn xác đáng tin cậy + Thúc đẩy đánh giá chấp hành sách đơn vị + Đánh giá hiệu hoạt động đơn vị - Theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400: Kiểm soát nội tồn sách thủ tục Ban giám đốc đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ hiệu hoạt động khả Các thủ tục đòi hỏi việc tn thủ sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa phát sai sót hay gian lận, tính xác đầy đủ ghi chép kế toán đảm bảo lập báo cáo thời gian mong muốn - Theo chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam (VAS 400) [5, tr.87] thì: Kiểm sốt nội quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý, sử dụng có hiệu tài sản đơn vị Các định nghĩa cho thấy kiểm soát nội nhà quản lý thiết lập để điều hành nhân viên, hoạt động không giới hạn chức tài kế tốn, mà phải kiểm sốt chức khác hành chính, quản lý sản xuất…Do KSNB hệ thống nhằm huy động thành viên đơn vị tham gia kiểm sốt hoạt động, họ nhân tố định thành chung tổ chức 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ kiểm soát nội Hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp có chức năng, nhiệm vụ [5, tr 86]: - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cách có hiệu - Bảo đảm định chế độ quản lý thực thể thức giám sát mức hiệu chế độ định - Phát kịp thời vấn đề kinh doanh để đề biện pháp giải - Ngăn chặn, phát sai phạm gian lận hoạt động, phận doanh nghiệp - Ghi chép kế tốn đầy đủ, xác thể thức nghiệp vụ hoạt động kinh doanh - Đảm bảo việc lập báo cáo tài kịp thời, hợp lệ tuân theo yêu cầu pháp định có liên quan - Bảo vệ tài sản thơng tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục đích 1.1.3 Mục tiêu kiểm sốt nội 1.1.3.1 Mục tiêu tổng quát KSNB - Bảo vệ tài sản đơn vị [7, tr 136 – 137]: Tài sản đơn vị bao gồm tài sản hữu hình tài sản vơ hình, chúng bị đánh cắp, lạm dụng vào mục đích khác bị hư hại không bảo vệ hệ thống kiểm sốt thích hợp] - Đảm bảo độ tin cậy thông tin [7, tr 136-137]: Thơng tin kinh tế tài máy kế toán xử lý tổng hợp quan trọng cho việc định nhà quản lý Như vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính xác, tính kịp thời thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan nội dung chủ yếu hoạt động kinh tế tài - Đảm bảo việc thực chế độ pháp lý [7, tr 136 – 137]: HTKSNB doanh nghiệp thiết kế phải đảm bảo thực chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị, cụ thể: + Duy trì kiểm tra việc tuân thủ sách có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp + Ngăn chặn phát kịp thời xử lý sai phạm gian lận hoạt động doanh nghiệp + Đảm bảo việc ghi chép kế tốn đầy đủ, xác việc lập BCTC trung thực khách quan - Đảm bảo hiệu hoạt động lực quản lý [7, tr 136 – 137]: Các trình kiểm soát đơn vị thiết lập nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết tác nghiệp gây lãng phí hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ nhà quản lý thường đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp thực với chế giám sát hệ thống KSNB nhằm nâng cao khả quản lý, điều hành máy quản lý doanh nghiệp 1.1.3.2 Mục tiêu cụ thể KSNB chu trình bán hàng thu tiền Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót sổ sách kế tốn quy trình bán hàng thu tiền, cấu kiểm soát nội doanh nghiệp phải đầy đủ để thực mục tiêu: - Các nghiệp vụ ghi sổ phải có hợp lý : phản ánh vào sổ sách phải dựa vào chứng từ gốc hợp lệ: hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho… - Các nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn : số tài khoản, dấu, chữ kí hợp lý bên có liên quan Nếu nghiệp vụ kinh tế khơng phê chuẩn xảy ra, nghiệp vụ gian lận, có ảnh hưởng làm lãng phí phá hoại tài sản doanh nghiệp - Các nghiệp vụ kinh tế có phải ghi sổ: thủ tục kiểm soát nội phải đảm bảo ngăn ngừa việc bỏ nghiệp vụ kinh tế sổ sách - Các nghiệp vụ kinh tế phải đánh giá đắn : cấu kiểm soát nội đầy đủ phải bao gồm thể thức để ngăn ngừa sai số tính tốn ghi sổ số tiền nghiệp vụ giai đoạn khác trình ghi sổ - Các nghiệp vụ kinh tế phải phân loại đắn: bảo đảm số liệu phân loại theo sơ đồ tài khoản ghi nhận đắn vào sổ sách kế toán liên quan - Các nghiệp vụ kinh tế phải phản ánh lúc: doanh nghiệp có thủ tục quy định việc ghi sổ nghiệp vụ sớm tốt nhận chứng từ hợp lệ nhằm đáp ứng thông tin kịp thời cho đối tượng quan tâm - Các nghiệp vụ phải chuyển sổ tổng hợp xác : việc ghi sổ, tổng hợp, chuyển sổ phải thực cách xác nhằm đem lại nguồn thông tin đáng tin cậy *Cụ thể: - Nghiệp vụ bán hàng: Các nghiệp vụ bán hàng ghi nhận thực tế phát sinh thuộc đơn vị (Phát sinh) Mọi nghiệp vụ bán hàng đềy ghi nhận (Đầy đủ) Doanh thu bán hàng tính tốn xác thống sổ chi tiết sổ (Ghi chép xác) Doanh thu bán hàng phản ánh số tiền (Đánh giá) Doanh thu bán hàng trình bày đắn khai báo đầy đủ (Trình bày cơng bố) [7, tr 137] - Nghiệp vụ thu tiền: Các khoản thu tiền ghi sổ số tiền doanh nghiệp thực tế nhận khoản chiết khấu phê chuẩn (Phát sinh) Tiền thu từ bán hàng vào sổ nhật kí thu tiền (Đầy đủ) Doanh nghiệp có quyền sở hữu mặt pháp lý khoản tiền thu (Quyền sở hữu) Các khoản tiền ghi sổ theo số tiền nhận được, số liệu sổ chi tiết tiền tổng cộng phù hợp với tài khoản tiền sổ (Ghi chép xác) Các khoản tiền thu vào phân loại đắn (Trình bày) [7, tr 137] 1.2 Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội Hệ thống KSNB chia làm phận, mơi trường kiểm sốt (control environment), hệ thống kế toán (accounting system) thủ tục kiểm sốt (control procedures) Các phận thiết kế thực nhằm cung cấp đảm bảo hợp lý đạt mục tiêu hệ thống kiểm soát [2, tr 20-24], [4, tr.68-74], [5, tr 87- 93], [6, tr 91-95] 1.2.1 Môi trường kiểm soát Mức độ hữu hiệu kiểm soát nội tuỳ thuộc chủ yếu nhà quản lý nhiều yếu tố khác, chúng gọi môi trường kiểm sốt Như mơi trường kiểm sốt bao gồm toàn nhân tố bên bên doanh nghiệp có ảnh huởng đến q trình thiết kế, vận hành tính hữu hiệu kiểm sốt nội bộ, nhân tố chủ yếu nhận thức hành động nhà quản lý đơn vị Ta mơ hình họa yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội qua sơ đồ sau: HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ Mơi trường kiểm soát Hệ thống kế toán Đặc thù quản lý Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân Kế hoạch dự toán Bộ phận kiểm toán nội Chứng từ kế toán Thủ tục kiểm soát Kiểm toán nội - Nguyên tắc phân công phân nhiệm - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Sổ sách Kế toán Báo cáo kế tốn MỤC TIÊU TỔNG QT 1.Tính có thật Chuyển sổ tổng 2.Sự phê chuẩn hợp xác 3.Tính đầyđủ Sự phân loại Tính kỳ Uỷ ban kiểm tốn Các nhân tố bên ngồi Hình 1.1: Sơ đồ yếu tố cấu thành hệ thống KSNB doanh nghiệp 1.2.1.1 Đặc thù quản lý Sự kiểm soát hữu hiệu đơn vị phụ thuộc nhiều vào nguyên tắc quan điểm nhà quản lý Nếu người quản lý cấp cao theo đuổi quan điểm muốn chống đỡ rủi ro cho kiểm soát vấn đề quan trọng thành viên cảm thấy điều tơn trọng quy định kiểm sốt Ngược lại nhà quản lý không thực tâm ý hay chấp nhận rủi ro để đạt mức lợi nhuận cao, mục tiêu kiểm soát chắn không đạt Phong cách điều hành nhà quản trị có ảnh hưởng lớn đến mơi trường kiểm soát tổ chức Ban giám đốc tập thể thống điều hành hay thực chất cá nhân nắm quyền Nếu đơn vị tồn tình trạng độc quyền quản lý hoạt động kiểm sốt nội khó có hiệu Mơi trường kiểm sốt nội không chặt chẽ Ban giám đốc giao phó tồn quyền hành, trách nhiệm cho nhân viên quyền Mặc khác, đặc thù quản lý vấn đề phân bổ quyền lực đơn vị Về nguyên tắc, quyền lực phân chia hợp lí cho nhiều người mơi trường kiểm sốt tốt Tuy nhiên, việc đánh giá cụ thể tùy thuộc vào thực tế đơn vị 1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức máy thực hoạt động để đạt mục tiêu tổ chức Một cấu hợp lý giúp cho q trình thực phân cơng phân nhiệm, uỷ quyền, trình xử lý nghiệp vụ ghi chép sổ sách kiểm soát nhằm ngăn ngừa dạng vi phạm Một doanh nghiệp tổ chức thành nhiều cấp mức độ sai lệch thơng tin cao điều hiển nhiên hệ thống KSNB thiết lập mức độ lớn tương ứng để thực chức kiểm sốt tồn hoạt động đơn vị Để thiết lập cấu tổ chức thích hợp có hiệu nhà quản lý phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Thiết lập điều hành kiểm soát tất hoạt động doanh nghiệp, khơng bỏ sót lĩnh vực không bị chồng chéo, giẫm chân lên quyền hạn chức phận + Giữa phận phải có độc lập tương đối Vì làm để sai sót gian lận xảy quy trách nhiệm dễ dàng cho phận nhân cụ thể +Phải cụ thể chức cho phận xử lí phản ánh nghiệp vụ lên sổ sách hay bảo quản tài sản 1.2.1.3 Chính sách nhân Khía cạnh quan trọng hệ thống kiểm soát người Sự phát triển doanh nghiệp gắn liền với đội ngũ cán nhân viên; họ luôn nhân tố quan trọng KSNB, yếu tố đảm bảo cho mơi trường kiểm sốt mạnh Nếu lực lượng đơn vị yếu mặt lực, tinh thần làm việc đạo đức, đơn vị có thiết kế trì 10 hệ thống kiểm sốt nội đắn chặt chẽ phát huy hiệu Ngược lại đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt giúp giảm bớt hạn chế vốn có hệ thống KSNB 1.2.1.4 Cơng tác kế hoạch dự toán Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…Đặc biệt kế hoạch tài bao gồm ước tính cân đối tình hình tài chính, kết hoạt động ln chuyển tiền tương lai Nếu việc lập thực kế hoạch tiến hành khoa học nghiêm túc, trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu Do đó, nhà quản lí cần phải quan tâm mức đến vấn đề 2.1.5 Bộ phận kiểm toán nội Bộ phận kiểm toán nội thực giám sát đánh giá thường xuyên toàn hoạt động đơn vị( thực kiểm sốt hoạt động) có hệ thống kiểm sốt nội Vì vậy, kiểm toán nội nhân tố quan trọng mơi trường kiểm sốt Một đơn vị có phận kiểm sốt nội hữu hiệu có thơng tin kịp thời tình hình hoạt động nói chung, chất lượng cơng tác kiểm sốt nói riêng để đối chiếu bổ sung thủ tục cho phù hợp hữu hiệu Để đạt mục tiêu này, phận kiểm toán nội phải đảm bảo yêu cầu sau: - Về tổ chức: phải trực thuộc cấp cao đủ để không giới hạn hoạt động Đồng thời phải giao quyền hạn tương đối rộng rãi bảo đảm tính độc lập tương phận kiểm tra - Về nhân sự: phải có nhân viên có khả đủ để thực nhiệm vụ Bộ phận thực chất công cụ quản lý nhà lãnh đạo doanh nghiệp để kiểm soát, đánh giá, phân tích tình hình hoạt động đơn vị mà cụ thể hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Đây phận chức độc lập thiết lập tổ chức nhằm kiểm tra đánh giá hoạt động tổ chức với mục tiêu đề biện pháp cải tiến, hồn thiện Chính mà Kiểm tốn nội có mối quan hệ khăng khít đối tượng doanh nghiệp *.Nhiệm vụ phận kiểm toán nội : 85 + loại 1.899 + loai Tổng cộng 24.220 + Bộ phận kế toán: Lập báo cáo tình hình cơng nợ, khả tốn theo khách hàng Theo mẫu sau: Bảng 3.6: Bảng đánh giá tình hình tài chính, tốn nợ khách hàng ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH, THANH TỐN NỢ CỦA KHÁCH HÀNG Tháng: 10 năm 2011 Khách hàng: CTy TNHH Hoài Nam Địa chỉ: Hoà Khánh-Đà Nẵng Số điện thoại: 05113.843233 Số Fax: 05113.843434 - Số tiền kí quỹ: 30.000.000 đồng - Dư nợ cho phép: 39.000.000 đồng - Dư nợ tại: 12.223.200 đồng Trong đó: + Nợ hạn: đồng + Nợ hạn : 12.223.200 đồng tháng tháng 12.223.200 - Mức vượt nợ cho phép: - Đánh giá chung: Mức độ đánh giá Chỉ tiêu Tốt Trung bình Xấu Tình hình tài  Khả tốn  Uy tín tốn  Ngày tháng năm 20 Người lập - Ký kết hợp đồng: + Thực trạng: Sau việc xét duyệt ĐĐH khách hàng thơng qua, khách hàng Cơng ty kí kết hợp đồng mua bán Đối với hàng người tiêu dùng trực tiếp khơng cần phải kí kết hợp đồng, + Hạn chế: 86 Thực tế công ty cho thấy, TP kinh doanh người lập hợp đồng mua bán đồng thời người xét duyệt hợp đồng Đây khe hở để TP kinh doanh người mua cấu kết để thực hành vi gian lận giá bán, phương thức toán… + Giải pháp: Việc lập duyệt hợp đồng phải tách rời Chẳng hạn: PGĐ kinh doanh Bảng giá PGĐ kinh doanh HĐ k tế Xét duyệt TP kinh doanh Gửi kèm Bảng giá, ĐĐH duyệt Mơ hình giải thích sau: Đầu tháng, PGĐ kinh doanh lập Bảng giá quy định Công ty giá bán áp dụng cho loại khách hàng, sau gửi xuống TP kinh doanh để TP kinh doanh có thực thoả thuận với khách hàng giá bán Ngoài ra, số trường hợp đặc biệt TP kinh doanh lập Bảng giá đề nghị mới, sau đưa lên PGĐ kinh doanh để PGĐ kinh doanh xét duyệt Dựa Bảng giá xét duyệt, tháng khách có đơn đặt hàng (ĐĐH) gửi tới Cơng ty TP kinh doanh thực việc xét duyệt ĐĐH theo giải pháp đưa phần Tiếp theo, TP kinh doanh thực thoả thuận với khách hàng điều khoản Hợp đồng kinh tế lập Hợp đồng kinh tế Sau đó, TP kinh doanh gửi Hợp đồng kinh tế lập, kèm theo ĐĐH, Bảng giá xét duyệt trước lên PGĐ KD để PGĐ KD thực việc đối chiếu tiến hành kí duyệt Hợp đồng kinh tế - Cơng ty kí hợp đồng mua bán, đặc biệt khách hàng nước ngồi nên có luật sư tư vấn việc kí kết hợp đồng cơng ty 87 tuyển chọn nhân viên am hiểu vấn đề nhằm tránh rủi ro không hiểu tập quán thưong mại quốc tế mà bị qua mặt - Hồn thiện biện pháp kiểm sốt khâu xuất kho chuyển giao hàng: + Thực trạng: Tại công ty, thủ kho người thực việc xuất kho hàng hóa dựa hóa đơn GTGT phòng bán hàng chuyển xuống Khi lái xe vận chuyển hàng khỏi Cơng ty phải xuất trình hóa đơn GTGT đỏ (liên 2) để bảo vệ kiểm tra tính hợp pháp chuyến hàng + Hạn chế: Khi xuất kho hàng hố có tham gia thủ kho khách hàng lái xe thực, khơng có kiểm sốt bên thứ ba (chẳng hạn nhân viên bán hàng) mặt số lượng chủng loại hàng hóa, mà quy định Cơng ty việc xuất kho hàng hố phải có tham gia người nhân viên bán hàng, thủ kho, khách hàng lái xe Do khâu nhân viên Công ty không tuân thủ quy định quy trình xuất kho hàng hố Bảo vệ không kiểm tra mặt số lượng hay chủng loại hàng hóa lái xe vận chuyển cổng Cơng ty Đây khe hở xảy rủi ro khách quan chủ quan mà Công ty khơng kiểm sốt + Giải pháp: Ban kiểm sốt tiến hành kiểm tra đột xuất việc tuân thủ quy định Cơng ty quy trình xuất kho hàng hoá, phát nhân viên khơng tn thủ tiến hành xử phạt cảnh cáo, trừ lương Việc làm nhằm nâng cao trách nhiệm nhân viên, đảm bảo có tham gia bên thứ ba thực việc xuất kho hàng hóa - nhân viên bán hàng nhằm tránh sai sót rủi ro xảy cấu kết lái xe thủ kho… Khi hàng muốn xuất khỏi Cơng ty bảo vệ phải kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa - Hồn thiện biện pháp kiểm sốt nội việc thu tiền: 88 Hoàn thiện KSNB khoản thu tiền đại lý + Thực trạng: Khách hàng Công ty chủ yếu đại lý Trong số 300 đại lý, số đại lý nằm khu vực miền Trung Huế, Quảng Trị, Quảng Bình, Quảng Nam, Đà Nẵng chiếm khoảng 150 đại lý Các đại lý thường tốn thơng qua CBTT Còn thị trường khác tốn chủ yêu qua ngân hàng, trường hợp họ không tốn hạn CBTT thị trường thu nợ +Hạn chế: Thực tế quản lý tiền lỏng lẻo, cuối tháng nộp nên số CBTT chiếm dụng tiền nhiều CBTT thu tiền đại lý cuối tháng nộp về, dẫn đến xảy trường hợp tháng có đại lý tốn hết khoản nợ, hết thời hạn thực hơp đồng, muốn gia hạn hợp đồng tiếp kí kết hợp đồng khơng thể thực Cơng ty chưa nhận khoản toán đại lý, CBTT chưa nộp + Giải pháp: Đối với CBTT khu vực miền Trung Huế, Quảng Bình, Quảng Trị, Đà Nẵng… thời gian di chuyển chiếm nhiều nửa ngày, nên thay để CBTT thu tiền nộp vào cuối tháng Cơng ty nên quy định lại định kì vào ngày thứ tuần Nếu lượng tiền lần thu lớn 50 triệu đồng phải chuyển khoản qua tài khoản Cơng ty mở ngân hàng địa phương ngày Còn tổng tiền thu nhiều lần lớn 50 triệu đồng 89 CBTT tập hợp lại chuyển khoản lần Công ty vào ngày thứ định kì tuần để giảm bớt phí chuyển tiền, thay để cuối tháng nộp Công ty nhằm hạn chế CBTT chiếm dụng tiền tạm thời Cơng ty đưa thủ tục kiểm sốt dựa “Sổ chi tiết cơng nợ khách hàng” thiết kế lại để quản lý tiền hiệu (kèm bảng mẫu) Mỗi CBTT phải giữ mở sổ theo dõi theo đại lý phụ trách Bảng 3.7: Sổ theo dõi chi tiết cơng nợ khách hàng Năm 2011 Đại lí : Minh Sâm Địa chỉ: 128-Nguyễn Lương Bằng –Hòa khánh-Đà Nẵng Dư nợ cho phép: 130.000.000đ Điện thoại : Đại lí Ngày (1) Dư nợ đàu kì (2) Thủ quỹ Phát sinh kì(3) Mã Số Đơn lượng giá Thành tiền Phát sinh có (4) Dư Xác Ngày nợ nhận (7) cuối (6) kì (5) Tiền CBTT thu hộ từ đại lí nộp (8) Tiền Tổng tiền phạt nộp CBTT (10) nộp chậm(9) Xác nhận (11) 23.200.000 Thứ 1/10/2011 Thứ 17/10/2011 841XL1 100 50.000 5.000.000 XN 5.000.000 XN Thứ 5.000.000 3.333,3 24/10/2011 Chú thích: (*) Giả sử lãi suất ngân hàng 1%/1Tháng Số tiền phạt CBTT nộp chậm ngày :5.000.000*2*1%/30=3.333,3 đồng 5.003.333,3 XN 90 Cách theo dõi sau: Trước tiên, CBTT nhận hàng công ty giao cho đại lý, Cty cần yêu cầu CBTT phải ghi chép đầy đủ, trung thực, có xác nhận cụ thể đại lý giao dịch vào “Sổ theo dõi chi tiết công nợ khách hàng” cột 1;2;3 Khi CBTT thu tiền phải ghi nhận ngày thu vào cột số tiền thu cột bảng theo dõi Đại lý xác nhận thứ, ngày thu số tiền thu vào cột ngược lại CBTT phải ký nhận tiền cho đại lý Sự xác nhận đảm bảo lợi ích hai bên xảy trường hợp CBTT làm tiền thu, dẫn đến việc đại lý cho trả nợ công ty đơn đốc thu hồi nợ đại lý Đồng thời, với lượng tiền thu khách hàng lần 50 triệu, CBTT phải nộp công ty ngày, nên chuyển khoản qua ngân hàng, ngân hàng hết làm việc vào thứ nộp qua bưu điện (lệ phí chuyển tiền công ty chịu) Ngược lại, tiền thu 50 triệu, CBTT tập hợp lại nộp thủ quỹ công ty vào chậm cuối ngày thứ tuần không 01 ngày hôm sau với thị trường Đà Nẵng (Quảng Nam, Quảng Bình, Huế 02 ngày) Nếu nộp trễ cơng ty tính tiền phạt: Tiềnphạt = Số tiền CBTT thu * lãi suất công ty vay ngân hàng NN&PTNT tính ngày*số ngày trễ Khi thủ quỹ thu tiền cần ghi thứ, ngày thu tiền thu vào cột 7,8 xác nhận cho CBTT ngày nộp sổ theo dõi công nợ khách hàng theo đại lý Sau đó, thủ quỹ so sánh ngày hạn nộp thứ sáu định kì tuần với ngày nộp thủ quỹ thực tế CBTT cột có chênh lệch hạn tính tiền phạt phản ánh số tiền vào cột Công ty thu tiền cách trừ vào lương tháng, thu trực tiếp CBTT nộp tiền Cuối tháng, CBTT phải nộp “Sổ theo dõi chi tiết công nợ khách hàng” cho kế toán nợ phải thu, KT xem xét lại ngày nộp tiền số tiền thu cột 7,8,9,10 có 91 với nội dung phiếu thu thủ quỹ viết khơng? Tiền lãi tính có không? Kiểm tra lại xác nhận đại lý, tránh trường hợp CBTT ký giả Sau đó, kế tốn lập bảng kê danh sách CBTT chưa nộp trả tiền phạt nộp chậm, chuyển cho phòng tổ chức trừ lương Tuy nhiên, có trường hợp CBTT liên kết với thủ quỹ tức thủ quỹ lập phiếu thu ký xác nhận vào “sổ theo dõi chi tiết công nợ khách hàng” CBTT thực tế khơng thu tiền nhập quỹ, khoản tiền bị chiếm dụng để sử dụng cho mục đích tư lợi cá nhân hay cho vay nóng Để khắc phục nhược điểm trên, biện pháp xử lý cụ thể là: Ban kiểm soát kiểm tra đột xuất số tiền thực tế tồn quỹ số tiền phản ánh sổ sách có khớp khơng? Kế tốn công nợ theo dõi CBTT tiến độ chuyển tiền thu đại lý, định kì đến ngày thứ tuần mà CBTT sau tiến hành thu hồi nợ đại lý mà chưa chuyển tiền phải làm rõ nguyên nhân để tìm cách giải Có thể nguyên nhân sau: Do đại lý thu hồi nợ chậm - bán hàng chậm CBTT hay thủ quỹ chiếm dụng tiền cơng ty Định kỳ, phòng bán hàng KT cơng nợ cần hỏi thăm tình hình tiêu thụ SP, khả chuyển tiền thời gian tới Đồng thời, tham khảo ý kiến đại lý cơng việc CBTT như: CBTT có thường làm việc, góp ý để đại lý bán hàng Cty nhanh khơng? Có giải đáp thắc mắc rõ ràng khơng? có khuyến khích đại lý chuyển tiền khơng?… Có hoán đổi CBTT để thường xuyên kiểm tra giám sát lẫn nhau, tăng cường tính tự giác trung thực CBTT Hoàn thiện KSNB khoản thu tiền Chi nhánh: + Thực trạng: Qua nghiên cứu tìm hiểu thấy, chi nhánh hoạt động bán lẻ thu tiền mặt với khối lượng lớn, việc kiểm soát tiền thu từ hoạt động bán hàng cần thiết Cơng ty chủ yếu kiểm sốt hoạt động chi nhánh thông qua công văn điện thoại, fax 92 + Hạn chế: Công ty biện pháp kiểm sốt cụ thể việc kiểm soát thu tiền mặt đơn vị trực thuộc Các chi nhánh bán hàng thu tiền khách hàng khơng xuất hóa đơn kịp thời trường hợp bán lẻ, người mua lẻ khơng nhận hố đơn, thu tiền khơng nộp vào tài khoản Ngân hàng Công ty theo quy định, mà để quỹ Chi nhánh để chi phí, việc Cơng ty khơng biết khơng có quy định chế độ báo cáo bán hàng thu tiền Chi nhánh để kiểm tra Do thu tiền mặt từ hoạt động bán hàng Chi nhánh có rủi ro cao + Giải pháp: Cần thiết phải tăng cường cơng tác kiểm sốt, có quy định chế độ báo cáo định kì ngày, tuần… hoạt động bán hàng thu tiền, cuối ngày fax Công ty Trên sở báo cáo mà chi nhánh nộp về, Phòng kế tốn kiểm tra tổng doanh thu hàng bán với lượng tiền chuyển tài khoản Cơng ty xem có phù hợp, đầy đủ, xác khơng Kiểm tra đột xuất tiền mặt quỹ tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép nhằm hạn chế sai sót, gian lận xảy Cần có quy định xử phạt trường hợp thu tiền không nộp Công ty mà để lại quỹ Chi nhánh, chiếm dụng tiền tạm thời…và trường hợp gian lận khác phát - Hoàn thiện biện pháp kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn máy tính: + Hạn chế: Chưa có dự án phát triển hệ thống thơng tin tin học hố cơng tác kế tốn thời gian dài Dữ liệu phòng ban chưa có kết nối dẫn đến thơng tin cung cấp thiếu kịp thời, thống xác Các liệu kế toán dạng đĩa cứng CD cất giữ phòng kế tốn nên dẫn đến rủi ro cắp cao 93 Các thiết bị lưu trữ lâu năm lại kiểm tra, thay đổi thiết bị lưu trữ liệu nên thiết bị tác động môi trường mà không sử dụng dẫn đến liệu + Giải pháp: Để đáp ứng kịp thời việc cung cấp thơng tin kế tốn việc theo kịp lộ trình phát triển dài hạn cơng ty, Cơng ty cần lập dự án phát triển hệ thống thơng tin tin học hóa cơng tác kế tốn kế hoạch phát triển cơng nghệ thơng tin thời gian dài, lịch trình xử lí, lưu trữ giữ liệu… Đặc biệt Công ty nên trang bị sử dụng phần ứng dụng thống nhất, hay gọi phần mềm quản lý ERP (Enterprise Resource Planning – ERP) ERP loại bỏ hệ thống máy tính riêng lẻ phận doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho ERP thay chúng chương trình phần mềm hợp phân chia theo phân hệ phần mềm khác tạo nên mối quan hệ thống với Các liệu kế toán cần phải lưu dự phòng, bao gồm liệu, chương trình nhằm đề phòng xảy mát liệu nguyên nhân khách quan hay chủ quan Các thiết bị lưu trữ liệu, tài liệu kế toán dạng đĩa phải cất giữ cẩn thẩn, phân tán nhiều nơi khơng đơn phòng kế tốn nhằm giảm thiểu rủi ro mát liệu Các thiết bị lưu trữ liệu cũ gần hết hạn dùng cần thay thiết bị lưu trữ thông qua việc kiểm tra định kì thay Còn thiết bị lưu trữ khơng sử dụng cần phải hủy nhằm hạn chế khả lộ bí mật Cơng ty nên mua bảo hiểm trang thiết bị nhằm hạn chế rủi ro xảy 94 KẾT LUẬN CHƯƠNG Trên sở hạn chế cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty cổ phần gạch men Cosevco, chương tác giả đưa số giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Từ góp phần giúp Cơng ty đạt mục tiêu: tránh thất thoát doanh thu, tiền thu từ hoạt động bán hàng, thực quy định Nhà nước, quy định Công ty quản lý, hạch toán doanh thu thu tiền bán hàng, nhằm nâng cao hiệu quản lý Công ty 95 KẾT LUẬN Trong bối cảnh kinh tế gặp nhiều khó khăn nay, lạm phát cao, Nhà nước dùng biện pháp mạnh cắt giảm đầu tư công, sách tài khóa, đầu tư vào cơng trình bất động sản, hạ tầng sở bị giảm nhiều Do đó, doanh nghiệp ngành công nghiệp, Công ty cổ phần gạch men Cosevco chịu ảnh hưởng khó khăn chung kinh tế Vì để khắc phục tình trạng trên, thân Doanh nghiệp phải tự tìm cho giải pháp phù hợp Ngồi việc Doanh nghiệp trơng chờ việc vào liệt Chính phủ bộ, ngành, địa phương, thân Doanh nghiệp phải có giải pháp phù hợp vời tình hình Doanh nghiệp Trong đó, khâu kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền có vai trò, ý nghĩa quan trọng, giúp Doanh nghiệp kiểm sốt, quản lý chặt chẽ q trình tiêu thụ hàng hóa, thực sách bán hàng, nhằm giảm thất xảy nội Doanh nghiệp tứ thúc đẩy lượng hàng hóa tiêu thụ nhanh hơn, giảm thiểu lượng tồn kho, tránh gian lận, sai sót Doanh thu, nợ phải thu thu tiền Doanh nghiệp Khi tìm hiểu thực tế Cơng ty cổ phần gạch men Cosevco, tác giả sâu, nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tiễn, theo tìm giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty cổ phần gạch men Cosevco Trong phạm vi mục đích nghiên cứu, luận văn đặt giải vấn đề sau: - Đề tài luận văn luận giải có sở khoa học giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty cổ phần gạch men Cosevco - Tạo sở để hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần gạch men Cosevco 96 - Kiến nghị giải pháp thực cụ thể, khả thi nhằm góp phần đưa hoạt động kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty cổ phần gạch men Cosevco đạt kết tốt Tác giả mong kết nghiên cứu luận văn áp dụng nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý hoạt động kinh doanh đơn vị 97 MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục ký hiệu, chữ viết tắt Danh mục bảng Danh mục hình MỞ ĐẦU CHƯƠNG - NHỮNG VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN 1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ kiểm soát nội 1.1.3 Mục tiêu kiểm soát nội 1.1.3.1 Mục tiêu tổng quát KSNB 1.1.3.2 Mục tiêu cụ thể KSNB chu trình bán hàng thu tiền 1.2 CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ 1.2.1 Mơi trường kiểm soát 1.2.1.1 Đặc thù quản lý 1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức 1.2.1.3 Chính sách nhân 1.2.1.4 Cơng tác kế hoạch dự tốn 10 2.1.5 Bộ phận kiểm toán nội 10 1.2.1.6.Ủy ban kiểm toán 11 1.2.1.7 Các nhân tố bên 11 1.2.2 Hệ thống thơng tin kế tốn 12 1.2.3 Các thủ tục kiểm soát hệ thống KSNB 14 1.2.4 Kiểm toán nội 16 1.3 KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN 17 1.3.1 Khái quát chung chu trình bán hàng-thu tiền 17 1.3.1.1 Chức chu trình bán hàng thu tiền 17 1.3.1.2 Chứng từ sổ sách dùng chu trình bán hàng thu tiền 19 1.3.2 Xây dựng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền 21 1.3.2.1 Sự cần thiết việc xây dựng KSNB chu trình bán hàng thu tiền 21 1.3.2.2 Các rủi ro thường xuất chu trình bán hàng-thu tiền 21 1.3.2.3 Mục tiêu hệ thống kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền 23 1.3.3 Tổ chức kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền .24 1.3.3.1 Kiểm tra đơn đặt hàng khách hàng 24 1.3.3.2 Phê chuẩn việc bán chịu 25 98 1.3.3.3 Xuất kho hàng hóa chuyển hàng cho người mua 26 1.3.3.4 Lập hóa đơn 26 1.3.3.5 Theo dõi toán 27 1.3.3.6 Chuẩn y hàng bán bị trả lại, giảm giá chiết khấu thương mại 28 1.3.3.7 Trích lập dự phòng khoản nợ phải thu khó đòi 28 1.3.3.8 Cho phép xóa sổ khoản nợ không thu hồi 29 KẾT LUẬN CHƯƠNG 30 CHƯƠNG - THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH MEN COSEVCO 31 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH MEN COSEVCO 31 2.1.1 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty gạch men Cosevco 31 2.1.1.1 Quá trình hình thành phát triển 31 2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Công ty 32 2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty Cổ phần gạch men Cosevco 34 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG 35 THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH MEN COSEVCO 35 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 35 2.2.1.1 Đặc thù quản lý 35 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy Công ty khâu bán hàng công ty 36 2.2.1.3 Chính sách nhân 39 2.2.2 Hệ thống kế toán 40 2.2.2.1 Tổ chức máy kế toán 40 2.2.2.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán 41 2.2.3 Thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty .44 2.2.3.1 Các quy định sách liên quan đến tiêu thụ sản phẩm 44 2.2.3.2 Chu trình chung trình bán hàng thu tiền 48 2.2.3.3 Quy trình thủ tục kiểm sốt hình thức bán hàng (Bán lẻ, đại lý thông qua chi nhánh) 51 2.2.3.4 Thủ tục kiểm sốt chung liên quan đến sách tín dụng, hoạt động thu hồi nợ việc xử lí sản phẩm nhập trả, nhập đối ba hình thức bán hàng 64 2.2.3.5 Tình hình tin học hóa cơng tác kế tốn vào việc kiểm sốt hệ thống thông tin 67 KẾT LUẬN CHƯƠNG 69 99 CHƯƠNG - MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH MEN COSEVCO 70 3.1 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH MEN COSEVCO 70 3.1.1 Những mặt đạt 70 3.1.1.1 Đối với môi trường kiểm sốt Cơng ty 70 3.1.1.2 Đối với hệ thống kế toán 71 3.1.1.3 Đối với thủ tục kiểm soát 72 3.1.2 Những hạn chế 72 3.2 CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN 74 3.2.1 Hồn thiện cơng tác lập kế hoạch hoạt động tiêu thụ .74 3.2.2 Hồn thiện sách bán hàng 75 3.2.3 Hoàn thiện hệ thống thơng tin chu trình bán hàng thu tiền .78 3.2.4 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền .81 KẾT LUẬN CHƯƠNG 94 KẾT LUẬN 95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao) ... nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần gạch men Cosevco 31 CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH MEN COSEVCO 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG... QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH MEN COSEVCO 2.1.1 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty gạch men Cosevco 2.1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty cổ phần gạch men Cosevco, tên... nội chu trình bán hàng thu tiền Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần gạch men Cosevco Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện chu trình bán hàng thu