Tổ chức hành nghề công chứng theo pháp luật Việt Nam hiện nay

Qua đó tổng hợp lại để có những kết luận, những đề xuất mang tính khoa học, phù hợp với lý luận và thực tiễn công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng; 6.Ý nghĩa lý luận và thực

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

NGUYỄN THỊ KIM THƯ

TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG THEO PHÁP LUẬT VIỆT NAM HIỆN NAY

Chuyên ngành: LUẬT KINH TẾ

Mã số: 603801.07

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS NGUYỄN TRUNG TÍN

HÀ NỘI, 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu ghi trong luận văn là trung thực Những kết luận khoa học của luận văn chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

NGUYỄN THỊ KIM THƯ

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG… ….5

1.1 Khái niệm và đặc điểm công chứng 5

1.2 Tổ chức hành nghề công chứng …10

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG…… 19

2.1 Nguyên tắc chuyển đổi, thành lập, giải thể phòng công chứng… 19

2.2 Nguyên tắc thành lập, chuyển nhượng và chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng… … 27

2.3 Về hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng…… 38

2.4 Chuyển đổi văn phòng công chứng 40

2.5 Thực trạng pháp luật về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng… 43

2.6 Quản lý nhà nước về tổ chức hành nghề công chứng ….55

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG …63

3.1 Giải pháp hoàn thiện pháp luật về thành lập và giải thể tổ chức hành nghề công chứng…… 63

3.2 Giải pháp hoàn thiện pháp luật về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng… 69

KẾT LUẬN… 75

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO… 77

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khó XIII, kỳ họp thứ 7 ngày 19 tháng 06 năm 2014 đã thông qua Luật công chứng 2014, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2015 Đây là một bước tiến quan trọng trong việc xã hội hóa hoạt động công chứng của nước ta hiện nay Từ ngày 1/5/2015, Nghị định số 29/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng năm 2014 có hiệu lực thi hành Nghị định được ban hành với mục tiêu tiếp tục thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng; thực hiện công khai, minh bạch, dân chủ, khách quan hoạt động công chứng theo lộ trình quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Nghị định quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng về chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng; chính sách ưu đãi đối với Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn… Trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, vai trò của nhà nước trong việc cung ứng dịch vụ công là điều quan trọng của sự nghiệp đổi mới toàn diện đất nước Vai trò của nhà nước trong việc cung ứng dịch vụ công được nâng lên một tầm cao mới, không chỉ phát huy dân chủ tăng cường pháp chế mà còn nâng cao sức cạnh tranh khi đất nước đang tiến tới toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế Yêu cầu xã hội hóa dịch vụ công, trong đó có xã hội hóa công chứng một ngành dịch vụ pháp lý là hết sức cần thiết Song song với xã hội hóa các hoạt động như luật sư, giám định tư pháp thì xã hội hóa công chứng là chủ trương lớn của đảng và nhà nước trong chiến lược caỉ cách tư pháp đến năm 2020 Bước ngoặt lớn

đó là khi luật công chứng 2006 ra đời và cho đến nay là Luật công chứng

2014 đã cho phép thành lập nên các tổ chức hành nghề công chứng, một

mô hình mới nhằm đáp ứng được những nhu cầu của xã hội và xu hướng chung của thế giới Tuy nhiên việc ra đời của tổ chức hành nghề công chứng vẫn còn nhiều hạn chế mà luật công chứng chưa tiên liệu hết những vướng mắc, khó khăn và nhiều biến động, thêm vào đó là nhân thức của một số cán bộ và người dân về tổ chức này vẫn còn mơ hồ chưa hiểu rõ Chính vì vậy tôi chọn đề tài Tổ chức hành nghề công chứng theo pháp luật Việt Nam hiện nay làm đề tài luận văn kinh tế của mình

2 Tình hình nghiên cứu đề tài

Hiện nay ở nước ta đã có một số đề tài nghiên cứu về công chứng

dưới góc độ như quản lý nhà nước về công chứng, xã hội hóa công chứng,

thực trạng pháp luật về công chứng, hoạt dộng của công chứng, chứng thực Tuy nhiên chưa có công trình nghiên cứu nào nói về tổ chức hành nghề công chứng, là một tổ chức rất được quan tâm trong thời gian gần đây khi mà luật công chứng sửa đổi năm 2014 đã đi vào thực tế và đang còn gặp nhiều vướng mắc

Tổ chức hành nghề công chứng theo pháp luật Việt Nam hiện nay là đề

tài nghiên cứu tương đối hệ thống về tổ chức hành nghề công chứng thông qua những kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện hơn tổ chức hành nghề công chứng cũng như nâng cao hiệu quả thực hiện của Luật công chứng

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Phân tích những vẫn đề lý luận về cơ bản về tổ chức hành nghề công chứng

- Phân tích thực trạng pháp luật về Tổ chức hành nghề công chứng

- Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện pháp luật về tổ chức hành nghề

công chứng

4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Các quan hệ về tổ chức hành nghề công chứng

- Phạm vi nghiên cứu: Tổ chức hành nghề công chứng ra đời từ yêu cầu tất yếu của xã hội là hoạt động xã hội hóa công chứng từ khi nghị định của chính phủ về công chứng, chứng thực có hiệu lực và khi có Luật công chứng ra đời năm 2006 và cho đến này là Luật công chứng sửa đổi năm

2014

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận được sử dụng là phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin;

- Phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong đề tài gồm:

+ Phương pháp tìm hiểu tư liệu: Là nghiên cứu về lý luận thông qua những tài liệu có liên quan đến tổ chức và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng Qua đó xây dựng lý thuyết của đề tài

+ Phương pháp so sánh: Làm rõ sự giống và khác nhau, những điểm tiến bộ và phát triển của Luật công chứng 2014 so với Luật công chứng

2006 và các văn bản pháp luật quy định về công chứng từ trước tới này Từ

đó đánh giá những thuận lợi và hạn chế trong thực tế thi hành Luật công chứng 2014, đề ra những giải pháp phù hợp giải quyết những khúc mắc còn tồn đọng

+ Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đây là một phương pháp quan trọng trong quá trình nghiên cứu Trên cơ sở các tài liệu, thông tin và dữ liệu thu thập được, tác giả sẽ phân tích, đánh giá, xem xét trên các khía

cạnh Qua đó tổng hợp lại để có những kết luận, những đề xuất mang tính khoa học, phù hợp với lý luận và thực tiễn công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng;

6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

Về lý luận, luận văn đã hệ thống, phân tích, bổ sung những vấn đề có tính lý luận về công chứng và tổ chức hành nghề công chứng; chỉ ra những điểm khác trong tổ chức giữa phòng công chứng và văn phòng công chứng; những bất cập còn tồn tại trong Luật công chứng 2014 và đề xuất đưa ra những giải pháp phù hợp;

Về thực tiễn, các luận cứ và giải pháp của đề tài có thể sử dụng được cho việc hoàn thiện các chế định pháp luật có liên quan đến tổ chức hành nghề công chứng trên thực tế; luận văn còn là tài liệu tham khảo phục vụ cho nghiên cứu, đào tạo về luật học

7.Kết cấu của luân văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, kết cấu Luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận và pháp lý về tổ chức hành nghề công chứng;

Chương 2: Thực trạng pháp luật Việt Nam về tổ chức hành nghề công chứng;

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện pháp luật Việt Nam về tổ chức hành nghề công chứng

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC HÀNH

NGHỀ CÔNG CHỨNG 1.1 Khái niệm và đặc điểm công chứng

1.1.1 Khái niệm về công chứng

Trong những năm qua, hoạt động công chứng, chứng thực ở nước ta đã

có những bước phát triển, đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế -

xã hội của đất nước, khẳng định ngày càng rõ hơn vị trí, vai trò của công chứng trong đời sống xã hội, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của cá nhân, tổ chức trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, đồng thời là công cụ đắc lực phục vụ quản lý nhà nước có hiệu quả trong việc bảo đảm trật tự an toàn xã hội Bằng hoạt động, Công chứng nhà nước tạo ra những bảo đảm pháp lư để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, các cơ quan, tổ chức phù hợp với Hiến pháp và pháp luật của nước Cộng hoà xă hội chủ nghĩa Việt Nam, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, giúp cho việc giải quyết các tranh chấp được thuận lợi, góp phần tăng cường pháp chế xă hội chủ nghĩa.[1,tr77]

Hoạt động công chứng ở nước ta xuất hiện từ rất sớm Từ năm 1858 đến

1954, đã tồn tại thể chế công chứng Pháp tại Đông Dương, trong đó có Việt Nam và tập trung ở Sài Gòn Các công chứng viên là công chức người Pháp ở nhiều cơ quan khác nhau, với nhiệm vụ chủ yếu là công chứng hợp đồng mua bán bất động sản ở Pháp

Sau khi Cách mạng tháng Tám thành công và thiết lập nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa năm 1945, bằng việc Hồ Chủ tịch ban hành Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945 về việc ấn định thể lệ thị thực các giấy tờ và Sắc lệnh số 85/SL ngày 29/02/1952 quy định thể lệ trước bạ về việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất đã chính thức đặt nền móng cho hoạt động công chứng, chứng thực ở nước ta

Công chứng với tư cách là một thể chế pháp lý đa hình thành ở nước ta khá sớm, nhưng mãi đến năm 1987 thuật ngữ “ công chứng “ mới được sử dụng một cách rộng rãi Trong thời kỳ đầu đất nước bước vào giai đoạn đổi mới, hoạt động công chứng, chứng thực của nước ta được kiện toàn và phát triển với sự ra đời của các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng, chứng thực như: Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987 của Bộ Tư pháp hướng dẫn công tác công chứng nhà nước, Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/2/1991 về công chứng Nhà nước của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ), sau đó là Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước; Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 về công chứng, chứng thực Thời kỳ này, hai hoạt động công chứng và chứng thực luôn gắn liền với nhau và cùng được điều chỉnh chung trong cùng một văn bản quy phạm pháp luật

Thực hiện Nghị quyết số 48-NQ/TW ngày 24/5/2005 về Chiến lược Xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam đến năm 2010, định hướng đến năm 2020 và Nghị quyết số 49-NQ/TW ngày 02/6/2005 về Chiến lược Cải cách tư pháp đến năm 2020 của Bộ Chính trị, ngày 29/11/2006, xây dựng mô hình quản lý nhà nước về công chứng theo hướng Nhà nước chỉ tổ chức cơ quan công chứng thích hợp; có bước đi phù hợp để từng bước xã hội hóa công việc này [2,tr77], Quốc Hội đã thông qua Luật công chứng và sáu 6 năm triển khai thực hiện, ngày quốc hội lại thông qua luật công chứng sửa đổi nhằm hoàn thiện pháp luật về công chứng, đưa hoạt động công chứng phát triển theo hướng chuyên nghiệp, phù hợp với thông lệ quốc tế

Việc xác định khái niệm công chứng là vấn đề quan trọng có vai trò lý luận cũng như thực tiễn ảnh hưởng đến mô hình tổ chức cơ chế hoạt động của các phòng công chứng cũng như văn phòng công chứng Chúng ta có

những khái niệm khác nhau về công chứng trong các văn bản quy phạm pháp luật như:

- Nghị định số 31/CP ngày 18 tháng 5 năm 1996 của Chính phủ

về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước quy định: “ Công chứng là việc chứng nhân xác thực các hợp đồng và giấy tờ theo quy định của pháp luật, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân và cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội (sau đây gọi là các tổ chức) góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Các hợp đồng, giấy tờ đã được công chứng nhà nước chứng nhận hoặc UBND cấp có thẩm quyền chứng thực có giá trị chứng cứ, trường hợp bị TAND tuyên bố là vô hiệu”[9, tr.77] Khái niệm này bước đầu đã có sự phân biệt hành vi công chứng và hành vi chứng thực Tuy nhiên, ý nghĩa pháp lý của hành vi công chứng và hành vi chứng thực chưa được phân biệt

- Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 của chính phủ về công chứng chứng thực tại điều 2 quy định: “Công chứng là việc Phòng công chứng chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết hoạc giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân sự, thương mại và quan hệ xã hội khác (sau đây gọi là hợp đồng giao dịch) và thực hiện các việc khác theo quy định của nghị định này” [15, tr.78]Theo đó, chủ thể của hoạt động công chứng được xác định ở đây là Phòng công chứng, trong khi thực tiễn hoạt động công chứng cho thấy, công chứng là hoạt động của công chứng viên, công chứng viên phải chịu trách nhiệm cá nhân

về hành vi công chứng của mình

- Luật công chứng năm 2006 quy định: “ Công chứng là việc công

chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng giao dịch) bằng văn bản mà theo qui định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.[25, tr.79] Khái niệm này về cơ bản đã giải quyết được

những thiếu sót của Nghị định 31/CP và nghị định 75/2000/NĐ-CP về khái niệm công chứng

- Điều 2 khoản 1 Luật công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014 quy

định: “ Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề

công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”[26,tr79] Đây có thể

coi là khái niệm cơ bản và đầy đủ nhất về công chứng cho đến thời điểm hiện tại

Khái niệm này của Luật công chứng 2014 đã mở rộng phạm vi hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, của công chứng viên Cụ thể,công chứng viên thực hiện việc chứng nhận bản dịch giấy tờ nhằm tạo thuận tiện cho người dân cũng như giảm áp lực công việc cho các cơ quan hành chính Tuy nhiên, để bảo đảm tính chuyên môn hóa, chất lượng trong hoạt động công chứng, dịch thuật, phù hợp với năng lực và điều kiện thực tế của các tổ chức hành nghề công chứng, đồng thời bảo đảm tốt hơn cho người dân trong việc lựa chọn và tiếp cận dịch vụ chứng nhận bản dịch, Luật công chứng 2014 quy định công chứng viên cũng phải chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch và việc chứng nhận nội dung bản dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội (khoản 3 Điều 61) nhằm đề cao trách nhiệm của công chứng viên trong hoạt động này

Những khái niệm về công chứng nêu trên đều gắn với sự thay đổi của xã hội qua từng giai đoạn phát triển khác nhau có sự thay đổi nhất định Song xét về bản chất và mục đích của hành vi thì không thay đổi, qua

đó thấy được các đặc điểm rõ rệt của hoạt động công chứng

1.1.2 Đặc điểm của công chứng

Thứ nhất, công chứng là hành vi do công chứng viên thực hiện

Điều này phân biệt với chứng thực là hành vi do người đại diện của cơ quan hành chính công quyền thực hiện Công chứng viên do Bộ trưởng Bộ

Tư pháp bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm tiếp nhận hoặc lập các hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng đảm bảo cho các hợp đồng giao dịch sau khi được chứng nhận có giá trị chứng cứ Điều đó cho thấy, hoạt động công chứng là hoạt động cung cấp dịch vụ pháp lý mang tính chất đặc biệt, tức là vừa mang tính dịch vụ, vừa là một trong những hoạt động bổ trợ tư pháp Xét về khía cạnh lý luận chung, đó

là dịch vụ pháp lý cho cá nhân, tổ chức trong giao dịch của xã hội mà người công chứng viên phải chịu trách nhiệm cá nhân Hoạt động công chứng là hoạt dộng dịch vụ pháp lý chứ không phải là tư nhân hóa hoạt động công chứng, nhằm để tổ chức hành nghề công chứng góp phần chia

sẻ gành nặng với nhà nước, tránh việc độc quyền và góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật bảo vệ quyền lợi chính đáng của công dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

Thứ hai, nội dung cơ bản của công chứng là xác nhận tính đúng đắn,

hợp pháp của các giao dịch, hợp đồng; tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt theo yêu cầu của công dân,

tổ chức và chứng nhận các hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật Đây là đặc điểm quan trọng của hoạt động công chứng để phân biệt với hoạt động mang tính chất hành chính khác của cơ quan công quyền Các hợp đồng, giao dịch , bản dịch được công chứng viên xác nhận theo quy định của pháp luật chính là văn bản công chứng

Thứ ba, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và có hiệu lực thi

hành với các bên, những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng có giá

trị chứng cứ không phải chứng minh đã được Luật công chứng (Khoản Điều 5) và Bộ luật tố tụng dân sự (Điều 80, 83) quy định, trừ trường hợp văn bản công chứng bị Tòa án tuyên vô hiệu

3-Văn bản công chứng phải được công chứng viên xác nhận theo trình tự, thủ tục do pháp luật về công chứng quy định và chủ thể tham gia giao dịch

có đủ năng lực dân sự, nội dung thỏa thuận là hoàn toàn tự nguyện thì văn bản công chứng có hiệu lực thi hành với các bên có liên quan, buộc các bên phải thực hiện đúng các cam kết đã xác lập Trong pháp luật về tố tụng tài liệu, văn bản, giấy tờ được coi là chứng cứ khi hình thức và nội dung của các tài liệu, giấy tờ đó phản ảnh đúng nội dung thực tế cà phù hợp với quy định của pháp luât Vì vậy văn bản được công chứng viên xác nhận thông qua lời chứng của mình và nội dung của hợp đồng, giao dịch không trái đạo đức xã hội, phù hợp với quy định của pháp luật thì được coi làchứng cứ và không phải chứng minh, trừ trường hợp bị tòa án tuyên bố

vô hiệu

Từ những căn cứ phân tích nêu trên, có thể thấy công chứng là hoạt động không thể thiếu trong đời sống xã hội, là tài liệu chứng cứ khi có tranh chấp tại tòa án, là công cụ hữu hiệu để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, góp phần phòng ngừa rủi ro đảm bảo

an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự kinh tế, thương mại phát triển, tránh việc tranh chấp và vi phạm pháp luật tạo sự ổn định cho xã hội Hoạt động của các công chứng viên thông qua tổ chức hành nghề công chứng của mình đã góp phần quan trọng trong việc tạo cho người dân ý thức trách nhiệm tốt hơn khi sử dụng các công cụ pháp lý để bảo vệ mình

1.2 Tổ chức hành nghề công chứng

Tổ chức hành nghề công chứng là: phòng công chứng và văn phòng công chứng (Điều 23, Luật công chứng 2006)

Theo quy định tại Điều 19 Luật công chứng 2014, Phòng công chứng

do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng, trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tên gọi của Phòng công chứng bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập Phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy Phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Sở tư pháp nên kinh phí được nhà nước cấp và một phần kinh phí từ hoạt động công chứng được sử dụng tại đơn vị Phòng công chứng phải nộp 100% phí thu được cho nhà nước và được nhà nước trích lại 50% phí thu được để chi trả cho hoạt động của phòng

Theo quy định tại Điều 22 của luật công chứng 2014, Văn phòng công chứng là tổ chức dịch vụ công được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh; phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên, không

có thành viên góp vốn Tên của Văn phòng công chứng được lấy theo tên của Trưởng văn phòng Các quyền và nghĩa vụ của văn phòng công chứng được quy định trong Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật

có liên quan Ở đây có thể thấy được rằng nghề công chứng là nghề đòi hỏi

có đạo đức nghề nghiệp và sự tin tưởng rất cao vì vậy Luật công chứng mới có quy định rằng phải là loại hình công ty hợp danh chứ không theo loại hình góp vốn

1.2.2 Đặc điểm của tổ chức hành nghề công chứng

*Sự giống nhau giữa phòng công chứng và văn phòng công chứng

- Là tổ chức mang tính dịch vụ pháp lý Xét về bản chất, tổ chức hành nghề công chứng, là một loại hình doanh nghiệp cung cấp “dịch vụ công chứng” Hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng hướng đến 3 lợi ích: + Lợi ích của nhà nước: Hoạt động công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp và chịu sự quản lý chặt chẽ của Nhà nước do hoạt động công chứng gắn liền với việc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức khi tham gia các hợp đồng, giao dịch; hỗ trợ, bổ sung cho các hoạt động quản lý nhà nước và hoạt động tư pháp nên được xếp vào hoạt động

bổ trợ tư pháp Hoạt động công chứng là hoạt động mang tính dịch vụ pháp

lý đặc biệt Công chứng viên là “công lại” được nhà nước uỷ quyền, thay mặt cho nhà nước chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch nhằm bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của các bên khi giao kết hợp đồng, phòng ngừa rủi ro, tranh chấp nên các tổ chức hành nghề công chứng chịu sự quản lý, điều tiết chặt chẽ của nhà nước

+ Lợi ích của các bên tham gia giao dịch: Việc xã hội hóa công chứng

đã tạo điều kiện thuận tiện cho người dân trong việc thực hiện các yêu cầu công chứng, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức, góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội Đặc biệt, hoạt động công chứng đã góp phần quan trọng vào việc phòng ngừa các tranh

chấp, khiếu nại trong lĩnh vực đất đai, nhà ở - lĩnh vực vốn phức tạp và

tiềm ẩn nhiều nguy cơ tranh chấp Không thể phủ nhận công chứng là “lá chắn” phòng ngừa hữu hiệu, đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, tiết kiệm thời gian, chi phí cho xã hội, giảm thiểu công việc cho Tòa án trong việc giải quyết các tranh chấp dân sự

+ Lợi ích của phòng, văn phòng công chứng: được thu phí và thù lao công chứng theo quy định khi thực hiện các hoạt động công chứng, nhưng

chủ yếu không vì lợi nhuận mà là đảm bảo cho các giao dịch tuân thủ đúng pháp luật, đảm bảo an toàn cho các bên tham gia

*Sự khác nhau giưa phòng công chứng và văn phòng công chứng

- Công chứng viên thuộc Phòng công chứng là công chức, viên chức nhà nước được hưởng lương từ ngân sách

- Công chứng viên văn phòng công chứng không phải là công chức, viên chức nhà nước vì vậy lương và các khoản thu nhập khác được trích từ nguồn thu phí công chứng, thù lao công chứng và nguồn thu hợp pháp khác từ hợp đồng công chứng Nguồn tài chính của tổ chức hành nghề công chứng:

Đối với Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp có thu, tự chủ về tài chính

+ Kinh phí đóng góp của công chứng viên

+ Phí công chứng

+ Thù lao công chứng

+ Các nguồn thu khác: là các khoản tiền mà văn phòng công chứng thu

từ việc người yêu cầu công chứng muốn ký ngoài trụ sở, xác minh hoặc giám định

Nếu như trước đây chỉ có một hình thức tổ chức hành nghề công chứng duy nhất là Phòng công chứng nhà nước thì từ Luật công chứng

2006, có hai hình thức tổ chức hành nghề công chứng song hành hoạt động dưới sự quản lý, giám sát của Sở Tư pháp là Phòng Công chứng do Ủy ban

nhân dân cấp tỉnh thành lập và Văn phòng công chứng do các công chứng viên đứng ra thành lập, được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cho phép thành lập Hai tổ chức hành nghề công chứng này bình đẳng về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền ký văn bản công chứng Quan hệ giữa người yêu cầu công chứng với cả hai tổ chức hành nghề công chứng trên là quan hệ dân sự mang tính chất dịch vụ có thu phí theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền Nhà nước quy định mức phí chung cho cả hai mô hình tổ chức hành nghề công chứng Việc làm và thu nhập của công chứng viên phụ thuộc vào số lượng và chất lượng dịch vụ công chứng mà họ cung cấp cho người yêu cầu công chứng Nếu gây thiệt hại cho khách hàng thì công chứng viên phải bồi thường thông qua tổ chức hành nghề công chứng

Do đặc thù là tổ chức dịch vụ pháp lý nên cơ cấu tổ chức, hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng được quy định theo Luật công chứng; ngoài ra với hình thức hoạt động Văn phòng công chứng còn được quy định trong

cả Luật doanh nghiệp Điều này ứng với loại hình văn phòng công chứng Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình Công ty hợp danh, hoạt động trên cơ sở tự chủ tài chính, hạch toán độc lập, tuy nhiên lại chịu sự quản lý khắt khe và chặt chẽ hơn so với các công ty hợp danh thông thường khác Chẳng hạn như việc thành lập phải phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt hay việc xác định thuế, thuê lao động, kế toán… Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014, công ty hợp danh ngoài thành viên hợp danh còn có thể có thêm thành viên góp vốn Tuy nhiên, với quy định của Luật công chứng 2014, Văn phòng công chứng được thành lập ít nhất phải có 2 công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn Ở đây

có thể thấy được rằng nghề công chứng là nghề đòi hỏi có đạo đức nghề nghiệp và sự tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên rất cao vì vậy Luật Công chứng mới có quy định rằng phải là loại hình công ty hợp danh chứ

không có thành viên góp vốn Văn phòng công chứng thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp ( từ Điều 172, 173, 174, 175,

176, 177, 178, 179, 180, 181):

a) Phải có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung (sau đây gọi là thành viên hợp danh) Ngoài các thành viên hợp danh, công ty có thể có thêm thành viên góp vốn;

b) Thành viên hợp danh phải là cá nhân, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty;

c) Thành viên góp vốn chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty

– Về thành viên công ty hợp danh:

Công ty hợp danh có ít nhất hai thành viên là cá nhân thỏa thuận góp vốn với nhau, cùng chịu trách nhiệm vô hạn và liên đới (gọi là thành viên hợp danh)

– Về chế độ chịu trách nhiệm tài sản của các loại thành viên:

Thành viên hợp danh chịu trách nhiệm vô hạn và liên đới các thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của công ty Trách nhiệm này không bị giới hạn đối với bất kỳ thành viên nào Nếu họ có thỏa thuận khác, lập tức công ty sẽ chuyển sang thành công ty hợp vốn đơn giản

- Về quyền quản lý, đại diện của công ty hợp danh

Về cơ bản, các thành viên hợp danh có quyền thỏa thuận về việc quản lý, điều hành công ty Trong quá trình hoạt động công ty, các thành viên hợp danh đều có quyền đại diện theo pháp luật và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty Mọi hạn chế đối với thành viên hợp

danh trong thực hiện công việc kinh doanh hàng ngày của công ty chỉ có hiệu lực đối với bên thứ ba khi người đó biết hết về hạn chế đó

Theo quy định tại Điều 175 Luật doanh nghiệp 2014 thành viên hợp danh

bị hạn chế một số quyền đó là: Thành viên hợp danh không được làm chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh khác, trừ trường hợp được sự nhất trí của các thành viên hợp danh còn lại; Thành viên hợp danh không được quyền nhân danh cá nhân hoặc nhân danh người khác thực hiện kinh doanh cùng ngành, nghề kinh doanh của công ty đó để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác

– Về tư cách pháp lý: văn phòng công chứng có tư cách pháp nhân, có sự tách bạch rõ ràng giữa tài sản của văn phòng và tài sản của các thành viên trong văn phòng Các thành viên phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn sang văn phòng và tài sản hình thành trong quá trình văn phòng hoạt động là tài sản của văn phòng

Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện một số hoạt động có tính chịu trách nhiệm cao hơn Theo quy định của Luật công chứng 2014, công chứng viên có quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản liên quan đến việc thực hiện đối với bất động sản (Điều 42-Luật công chứng 2014); công chứng bản dịch (Điều 62-Luật công chứng 2014); các loại hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức

tự nguyện yêu cầu công chứng Theo đó, mục đích của công chứng là đảm bảo tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự; tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức, xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt

Nội dung xác thực bao gồm: thời gian, địa điểm, tư cách chủ thể, mục đích, nội dung thỏa thuận, ý chí tự nguyện Đồng thời, trình tự, thủ tục công chứng cũng được quy định chặt chẽ hơn, được thể hiện qua việc quá trình công chứng được thực hiện qua nhiều công đoạn, mỗi công đoạn được thực hiện qua nhiều bước nhỏ một cách tuần tự, không thêm bớt

Ngoài ra công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng được chứng thực chữ ký, bản sao, bản dịch, cấp bản sao từ sổ gốc theo căn cứ pháp lý như:

+ Luật Công chứng năm 2014 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2015);

+ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (có hiệu lực kể từ ngày 10 tháng 4 năm 2015);

+ Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng

08/2012/TTLT-BTC-Kết luận chương 1

Thông qua chương 1 tác giả đã chỉ ra được sự hình thành của nghề công chứng và sự phát triển theo từng giai đoạn lịch sử.Tiếp theo đó tác giả giới thiệu những khái niệm về công chứng và tổ chức hành nghề công chứng, ở đây có thể hiểu là hai mô hình phòng công chứng và văn phòng công chứng Cùng với những đặc điểm cụ thể trong việc hình thành, giải thể, chuyển nhượng…giúp người đọc hiểu về tổ chức này

Qua những cơ sở pháp lý đã nêu trong chương 1 cho thấy rằng ngành công chứng rất được Đảng và nhà nước quan tâm, với những quy định của Luật công chứng, của những nghị định hướng dẫn càng cho thấy vai trò rộng lớn của công chứng trong điều kiện kinh tế hiện nay.Từ những luận điểm trên có thể thấy rằng công chứng và tổ chức hành nghề công chứng

đã có những qui định cụ thể phù hợp với hoàn cảnh lịch sử hiện thời Điều

đó cho thấy một nền tảng vững chắc của công chứng được xây dựng và đến nay là tổ chức hành nghề công chứng đều có những qui định phù hợp với xu thế chung của toàn xã hội và trên thế giới

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TỔ CHỨC HÀNH

Tuy nhiên nguyên tắc thành lập áp dụng cho mỗi loại hình của phòng công chứng và văn phòng công chứng lại có những quy định riêng nhằm đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế, xã hội, phù hợp với cac quy định khác của pháp luật, phù hợp với thực tiễn đáp ứng nhu cầu xã hội hóa hoạt động công chứng đảm bảo phát huy tối đa yêu cầu cải cách hành chính, đáp ứng kịp thời yêu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân trong cac giao

dịch dân sự, kinh tế trong tình hình hội nhập quốc tế

2.1.Nguyên tắc thành lập, chuyển đổi, giải thể phòng công chứng

2.1.1 Nguyễn tắc thành lập

Trong xu thế hội nhập quốc tế, khắc phục những bất cập trước đây của hoạt động công chứng, chứng thực theo tinh thần các cơ quan nhà nước phải là người phục vụ nhân dân nhưng không có nghĩa là mọi việc đều phải

do cơ quan nhà nước thực hiện Thực tế đã chứng minh việc xã hội hóa hoạt động công chứng được thực hiện từ năm 2006 đã phát huy tác dụng

và đạt hiệu quả rất cao, thu hút được số đông lực lượng công chứng viên tham gia, các văn phòng công chứng tăng lên đáng kể và chứng tỏ được vị thế của mình trong hoạt động này ( phụ lục 01 kèm theo).Các tổ chức này

đã đáp ứng kịp thời yêu cầu công chứng của người dân, không còn cảnh xô đẩy, chen chúc, xếp hàng đi coogn chứng như những năm trước đây khi chưa có quy định về xã hội hóa hoạt động công chứng

Tuy nhiên xét trên phương diện toàn cục thì các phòng công chứng do nhà nước thành lập vẫn phát huy tính tích cực của nó trong bối cảnh điều kiện kinh tế hiện nay, nhất là những nơi có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, khi mà những nơi này kinh tế chưa phát triển thì các giao dịch dân sự kinh tế còn rất hạn chế Ở những nơi này việc phát triển các văn phòng công chứng là rất khó khăn, có nơi không có văn phòng công chứng việc

xã hội hóa công chứng ở những địa bàn này còn nhiều bất cập Nếu không

có giải pháp phù hợp về tổ chức hành nghề công chứng thì công chứng hợp đồng, giao dịch dân sự, kinh tế ở những nơi này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc ký kết hợp đồng giao dịch, việc phòng ngửa rủi ro trong giao dịch dân sự ở nơi đây sẽ không thực hiện được Vì vậy, việc duy trì và thành lập phòng công chứng ở những nơi này là cần thiết Mặt khác trong bối cảnh cần giảm bớt gánh nặng cho nhà nước về biên chế, kinh phí trong việc thành lập phòng công chứng tràn lan mà hoạt động công chứng vẫn đáp ứng được yêu cầu của người dân ở vùng kinh tế khó khăn Vì vậy luật quy định “ phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển văn phòng công chứng” ( điều 18) Quy định này thể hiện sự quan tâm của Đảng, Nhà nước đới với hoạt động công chứng, quan tâm đén vùng có điềukiện kinh tế khó khăn, phù hợp với ý chí nguyện vọng của người dân nơi đó

Để đảm bảo cho phòng công chứng hoạt động có hiệu quả sau khi thành lập, luật quy định Nhà nước sẽ cấp trụ sở, con dấu và tài khoản riêng

cho phòng công chứng đó ( Điều 19) Đối với những vùng có kinh tế, xã hội phát triển đủ điều kiện để xã hội hóa công chứng thì lúc này nhà nước

và chính phủ xem xét xem có thể thực hiện được chủ trương xã hội hóa hay chưa, từ đó chuyển đổi mô hình phòng công chứng sang một hướng khác vừa có lợi cho nhà nước vừa có lợi cho phòng công chứng

Theo điều 25 luật công chứng 2006 để thành lập được phòng công chứng thì cần có: Đề án nêu rõ về sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện để trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét Quết định bổ nhiệm công chứng viên Trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày

có quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi quyết định thành lập trong ba số liên tiếp

2.1.2 Chuyển đổi phòng công chứng

Theo quy định của Luật công chứng 2014, Phòng công chứng chỉ dược thành lập thại những địa bàn chưa có đủ điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng Điều này được hiểu là các địa bản không thuộc vùng

có điều kiện kinh tế khó khăn thì không được phép thành lập phòng công chứng Đây là chính sách ưu tiên cho việc xã hội hóa hoạt động công chứng, từng bước chuyển đổi hoạt động công chứng từ nhà nước cho xã hội đảm nhận Đây là một trong những điểm mới của Luật công chứng

2014 do với Luật công chứng 2006

Điều 21 Luật công chứng 2014 quy định trong trường hợp không cần thiết duy trì Phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng “Trường hợp không cần thiết” ở đây được hiểu là các trường hợp được quy định tại Điều 5, Mục 1, Chương

II, Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một

số điều của Luật công chứng, cụ thể:

- Các địa bản cấp huyện đã thành lập đủ số tổ chức hành nghề công chứng theo Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và số lượng Văn phòng công chứng nhiều hơn số lượng Phòng công chứng

- Các địa bàn cấp huyện chưa thành lập đủ số tổ chức hành nghề công chứng theo Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, nhưng có

ít nhất 02 Văn phòng công chứng đã hoạt động ổn định từ 02 năm trở lên, kể ngày đăng ký hoạt động

Sở tư pháp nơi có phòng công chứng đang dặt trụ sở sẽ lập đề án để trình ủy ban nhân dân xem xét xem có thể chuyển đổi phòng sang mô hình khác không Đây cũng là một hướng đi mới trong quá trình xã hội hóa hoạt động công chứng Tuy nhiên, với định hướng tăng cường xã hội hóa các tổ chức hành nghề công chứng, tiến tới chỉ còn một hình thức tổ chức hành nghề công chứng là Văn phòng công chứng, đồng thời tránh lãng phí ngân sách, chi phí, thời gian của cả cơ quan quản lý nhà nước và cá nhân trong việc thành lập mới các tổ chức hành nghề công chứng, khoản 1- Điều 21 Luật công chứng 2014 quy định về vấn đề chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng

Điều 21 Chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng

1 Trong trường hợp không cần thiết duy trì Phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định

Chính phủ quy định chi tiết việc chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng

“Chuyển đổi” - đây là một cách xã hội hóa hoạt động công chứng trển

cơ sở tổ chức công chứng của nhà nước, vừa giúp nhà nước trút bớt gánh nặng về tài chính và nhân sự, tất cả được có trong Chương II, Mục 1, Điều

4 của Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của luật công chứng

Về lý thuyết, việc quy định chuyển đổi Phòng công chứng như vậy sẽ giữ được sự ổn định trong hoạt động công chứng tại địa phương đồng thời cũng có thể thu về một nguồn kinh phí bổ sung cho ngân sách nhà nước từ việc chuyển đổi này Ngoài ra, đây cũng là một biện pháp tạo điều kiện đẩy mạnh xã hội hóa loại hình dịch vụ sự nghiệp công này trong điều kiện hiện nay, tận dụng được cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ, nhân viên sẵn có của các Phòng công chứng Việc chuyển đổi như thế nào thì cần phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng địa phương, từng Phòng công chứng và được thực hiện theo quy định của Chính phủ Đối với những Phòng công chứng không bảo đảm điều kiện để chuyển đổi hoặc không có người nhận tiếp quản thì vẫn thực hiện giải thể theo thủ tục bình thường [21, tr.78]

Tuy nhiên xoay quanh vấn đề chuyển đổi mô hình phòng công chứng sang văn phòng công chứng vẫn còn nhiều khó khăn, cụ thể như sau:

- Tâm lý của cán bộ, công nhân viên chức đang làm việc dưới chế độ bảo hộ của nhà nước và có mức thu nhập ổn định cùng với chế độ chính sách được ưu tiên về nhiều mặt Tuy nhiên, khi ra chuyển đổi mô hình dễ dẫn đến việc bị mất thương hiệu “ công chứng nhà nước”, một số nơi vẫn

có thái độ làm việc như thời bao cấp xin- cho dẫn đến việc người dân bức xúc và hộ thà bỏ ra nhiều tiền hơn để được phục vụ tốt hơn chứ không phải chờ đợi và bị kêu ca hoặc từ chối

- Khi chuyển đổi mô hình, phòng công chứng cũng gặp không ít khó khăn khi bước đầu tìm trụ sở mới, ổn định lại tổ chức và tìm kiếm thị trường Hơn nữa khi còn làm trong nhà nước họ vẫn bị khống chế mức thu tiền nộp nhà nước có khoản được trích lại có khoản nộp 100% như vậy gây khó khăn cho đời sống cán bộ và gây tâm lý cho các công chứng viên chịu trách nhiệm chính khi ký kết văn bản

- Vướng mắc về xử lý tài sản khi chuyển đổi, cụ thể: Căn cứ Nghị định

số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật quản lý, sử dụng tài sản nhà nước, đối chiếu với chủ trương chuyển đổi này thì việc xử lý tài sản được

thực hiện qua 02 cách “bán chỉ định”hoặc “bán đấu giá” [18,tr.78] Xem xét Điều 20 Nghị định số 52/2009/NĐ-CP quy định “việc bán tài sản nhà

nước thực hiện bằng phương thức đấu giá công khai theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước; trừ các trường hợp được bán chỉ định quy định tại khoản 2 Điều này”, Khoản 2 Điều 20 Nghị định

số 52/2009/NĐ-CP quy định phương thức bán chỉ định áp dụng trong

trường hợp “tổ chức hoặc cá nhân đăng ký mua tài sản trên đất, nhận

chuyển nhượng quyền sử dụng đất để sử dụng cho mục đích xã hội hóa thuộc lĩnh vực giáo dục, dạy nghề, y tế, văn hóa, thể dục thể thao, môi trường phù hợp với quy hoạch được duyệt” Qua các quy định trên, chúng

ta nhận thấy rằng phương thức bán đấu giá tài sản nhà nước được hiểu là phương thức xử lý tài sản duy nhất Và hệ quả trong trường hợp bán đấu giá này là việc tham gia đấu giá có thể có sự rất nhiều tổ chức, cá nhân tham gia Câu hỏi được đặt ra là trong trường hợp, các công chứng viên của Văn phòng công chứng mới không trúng đấu giá thì việc định giá trị tài sản vô hình được tính như thế nào, và cán bộ công chức, người lao động trong các Phòng công chứng chắc hẳn có những trăn trở nhất định nếu hiểu rằng việc xử lý tài sản của Phòng công chứng không tính đến các yếu tố khác ngoài yếu tố duy nhất là mức giá cao nhất do bất kỳ cá nhân, tổ chức nào trả giá cao nhất, không phụ thuộc vào chủ thể có xuất thân từ chính Phòng công chứng đang chuyển đổi thành Văn phòng công chứng Bên cạnh đó, tại điều 8 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP quy định quyền nhận

chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng Công chứng “được tổ

chức đấu giá trong trường hợp có giá trị lớn”, việc xử lý tài sản khi

chuyển đổi, đặc biệt là việc định giá trị những tài sản vô hình như thương hiệu của Phòng Công chứng khi chuyển đổi có/không được xem là tài sản

để định giá…việc hiểu và áp dụng nội hàm này đã tạo ra sự tranh cãi không nhỏ trong các Sở

- Về giải quyết chế độ chính sách cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động khi thực hiện đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng Tại khoản 3 Điều 4 và Điều 10 Nghị

định số 29/2015/NĐ-CP quy định “Văn phòng công chứng được thành lập

từ việc chuyển đổi Phòng công chứng phải ký hợp hợp đồng lao động với công chứng viên, viên chức, người lao động của phòng công chứng đó”.[11,tr.77] Tuy nhiên việc thực thi nội dung này không quy định điều

khoản chế tài trong trường hợp Trưởng Văn phòng công chứng không thực hiện hoặc thực hiện với ưu tiên hiệu quả kinh tế, cắt giảm tối đa chi phí khi

sử dụng người lao động Nếu điều này được áp dụng có thể có một bộ phận buộc phải mất việc khi chuyển đổi như các chức danh chuyên viên, văn thư, kế toán…gọi chung là bộ phận hỗ trợ, phục vụ việc tác nghiệp của công chứng viên, tuy họ không phải là công chứng viên tuy nhiên các công việc của họ, ít nhiều là nòng cốt làm nên thương hiệu của Phòng công chứng Trong một số trường hợp đằng sau những con người này là cả một gia đình, nhiều người trong số họ cả đời làm việc và gắn bó với Phòng công chứng, nay đã sắp hết tuổi lao động, hiệu quả công tác có mức độ, nên việc 1-2 năm bị mất việc làm là khả năng có thể xảy ra, việc này phần nào gây tâm tư, hoang mang cho viên chức, người lao động làm việc tại các Phòng công chứng khi buộc phải thực hiện chủ trương chuyển đổi này

2.1.3 Giải thể phòng công chứng

Đối với phòng công chứng, theo khoản 2- Điều 21 của luật công chứng

2014: “Trường hợp không có khả năng chuyển đổi Phòng công chứng

thành Văn phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án giải thể Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định

Phòng công chứng chỉ được giải thể sau khi thanh toán xong các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận

Ở những nơi hoạt động công chứng đã được xã hội hóa ở mức độ cao, không cần thiết duy trì phòng công chứng, thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét giải thể Do đó, có thể hiểu rằng, chỉ được giải thể Phòng công chứng khi không thể chuyển đổi sang Văn phòng công chứng Việc quy định về chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng là chủ trương của nhà nước nhằm xã hội hóa hoạt động công chứng, tuy nhiên, như đã phân tích ở phần trên, việc chuyển đổi này hiện còn nhiều bất cập chưa được giải quyết Do đó, việc đặt ra quy định về giải thể là điều cần thiết

Căn cứ quy định tại Điều 21 Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định số 55/2012/NĐ-CP ngày 28/6/2012 của Chính phủ quy định về thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị sự nghiệp công lập cũng như tình hình thực

tế hoạt động của Phòng Công chứng, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

xem xét quyết định giải thể Phòng công chứng tại địa bản tỉnh Theo đó,

những Phòng Công chứng sẽ tiến hành thủ tục giải thể do không đủ điều kiện để chuyển đổi thành Văn phòng công chứng theo quy định của Luật Công chứng ngày 20/6/2014 Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và các đơn vị, cá nhân liên quan thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến giải thể Phòng công chứng, đảm bảo chặt chẽ, đúng theo quy định của pháp luật Sở Tư pháp chỉ đạo, hướng dẫn Phòng Công chứng

số bị giải thể dừng tiếp nhận và xử lý dứt điểm các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận; chuẩn bị đầy đủ các nội dung và thực hiện việc chuyển giao theo

đúng quy định Phòng Công chứng số bị giải thể có trách nhiệm nộp lại con dấu cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật và chấm dứt hoạt động

Đây là bước chuyển biến cuối cùng của Đảng và Nhà nước nếu không thể thực hiện việc chuyển đổi phòng sang mô hình văn phòng Lúc này có thể thấy ở những nơi đó mọi điều kiện đã đủ chín muồi, sự phát triển kinh

tế xã hội đã đạt đến tầm cao mới và đó là thời điểm sẽ triệt tiêu phòng công chứng để giao lại cho văn phòng công chứng hay nói cách khác là giao lại cho dân làm

2.2 Nguyên tắc thành lập, chuyển nhượng và chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng

2.2.1 Nguyên tắc thành lập

Có thể thấy ở đây chủ trương xã hội hóa đang từng bước phát triển có hiệu quả, Chính phủ có những quy định và chính sách khuyến khích cho văn phòng công chứng thành lập và hoạt động, phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đồng thời, các Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn

có điều kiện kinh tế, xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn thì được hưởng chính sách ưu đãi Ngược lại, với Phòng công chứng thì chỉ được thành lập tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng Quy định này cho thấy rõ chính sách khuyến khích cho hoạt động

xã hội hóa hoạt động công chứng

Điều 18 luật công chứng 2014 quy định: “ Văn phòng công chứng

thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi theo quy định của Chính phủ” và

việc thành lập cũng phải “phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ

chức hành nghề công chứng do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.”

Đối với văn phòng công chứng được thành lập ở nơi dân cư ít, nền kinh tế phát triển chậm, những vùng khó khăn, nhằm giúp người dân có cơ hội tiếp xúc được với những giao dịch dân sự hay những quyền lợi mà mình được hưởng dưới sự bảo hộ của luật pháp và chính sách của nhà nước Với nguyên tắc dân làm được thì giao cho dân làm, nhà nước đã có chủ trương cho thành lập văn phòng ở những vùng kinh tế còn khó khăn, dân trí thấp, các giao dịch còn hạn chế thì được nhà nước hỗ trợ nhiều mặt

để đảm bảo hoạt động theo mục 3 điều 16 của Nghị định 29/2015 NĐ-CP

ngày 15/3/2015 quy định: được hưởng các ưu đãi về thuê theo quy định

của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, được thuê trụ sở với giá ưu đãi, được cho mượn trụ sở hỗ trợ về trang thiết bị, phương tiện làm việc trong 3 năm đầu hoạt động Ngoài ra còn được ủy ban nhân dân xem xét các biện pháp hỗ trợ khác.[11, tr.77]

Mặc dù không phải là tổ chức hoạt động vì lợi nhuận, song văn phòng công chứng cũng phải hoạt động và bỏ chi phí ra thuê nhân sự, trả lương vì vậy với những nơi mà giao dịch dân sự còn hạn chế thì việc lấy thu bù chi là khó khăn Hiểu được điều này nên nhà nước đã có chính sách

hỗ trợ hợp lý cho họ tạo điều kiện cho họ hoạt động nhằm đảm bảo mỗi nơi đều có ít nhất một văn phòng công chứng hay nói cách khác là đảm bảo cho pháp luật của nhà nước luôn được thực hiện một cách đầy đủ nhất Khác với Phòng công chứng, Điều 22 của Luật công chúng 2014 quy định về văn phòng công c hứng thì văn phòng công chứng muốn thành lập phải có từ 2 công chứng viên hợp danh trở lên, không có thành viên góp vốn Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên

Có đề án thành lập văn phòng đồng thời phải có trang thiết bị cùng trụ

sở làm việc theo chính phủ quy định mới đủ điều kiện để thành lập Hoạt động trên cơ sở tự chủ tài chính và tên gọi cũng phải mang tên trưởng văn phòng hoặc công chứng viên khác hợp danh của văn phòng tránh gây nhầm lẫn, trùng lặp giữa các văn phòng Con dấu tự khác và cũng không có hình quốc huy

Trình tự thủ tục thành lập văn phòng bao gồm các bước sau:

– Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm đơn

đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu

rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng

– Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do

– Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập

– Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có)

– Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có)

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do

Ngoài ra, Điều 8 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP cũng quy định về hồ sơ

đăng kí hoạt động văn phòng công chứng

+ Đơn đăng ký hoạt động theo mẫu;

+ Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 9 Nghị định này;

Trong trường hợp trụ sở là nhà thuê, mượn thì phải kèm theo hợp đồng thuê, mượn nhà có thời gian tối thiểu là năm năm kể từ ngày làm thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng;

+ Giấy tờ chứng minh nơi đăng ký thường trú tại địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở Văn phòng công chứng của công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng, công chứng viên là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng

do hai công chứng viên trở lên thành lập

+Số lượng hồ sơ là 01 bộ, được nộp trực tiếp hoặc thông qua hệ thống bưu chính đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp, ngoài bì ghi rõ Hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

– Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động

+ Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng theo mẫu TP-CC ((Quyết định số 01/2008/QĐBTP) ngày 20/02/2008 của Bộ Tư Pháp) đối với Văn

phòng công chứng do một công chứng viên thành lập hoặc Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TP-CC03 (Quyết định số 01/2008/QĐBTP ngày20/2/2008 của Bộ Tư pháp) đối với Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập

+Đề án thành lập, cần phải nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên Văn phòng công chứng có trụ sở riêng với địa chỉ cụ thể và phải đáp ứng các yêu cầu như phải đủ diện tích làm việc cho công chứng viên, nhân viên, tiếp người yêu cầu công chứng và lưu trữ hồ sơ theo quy định của pháp luật

+ Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên Sở Tư pháp là cơ quan giúp Uỷ ban nhân dân tiếp nhận, xem xét, kiểm tra hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng Sau khi được cấp phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương nơi cho phép thành lập trong thời hạn 90 ngày

Với văn phòng công chứng là sự tự chủ hoàn toàn theo mô hình xã hội hóa vì vậy khó khăn trong việc thành lập văn phòng, rất nhiều thủ tục đưa

ra, chờ đợi đề án được phê duyệt, số vốn bỏ vào không nhỏ, đấy là chưa kể đến việc phân bổ trên mặt bằng của một tỉnh hoặc một huyện cũng không

có sự đồng đều dẫn đến chỗ thì thừa thãi mà chỗ thì thiếu vắng, gây bất lợi cho chính văn phòng đó và cho người dân cần sử dụng dịch vụ công chứng

Thực tiễn cho thấy,loại hình văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập đã bộc lộ nhiều bất cập như: trường hợp công chứng viên chết, ốm đau dài ngày thì văn phòng phải ngừng hoạt động;những hợp đồng, giao dịch đã được văn phòng công chứng do một công chứng viên

thành lập chứng nhận trong trường hợp công chứng viên chết sẽ kéo theo một số hậu quả là hồ sơ, tài liệu đã công chứng phải chuyển cho tổ chức hành nghề công chứng khác Thực tế đã có 02 văn phòng công chứng (01 ở

Hà Nội, 01 ở Hà Giang) phải chấm dứt hoạt động do công chứng viên chết Đối với loại hình văn phòng công chứng hoạt động theo mô hình công ty hợp danh, đã có nhiều trường hợp do mâu thuẫn giữa các công chứng viên thành lập hay vì lý do nào khác nên họ không còn ý định là thành viên hợp danh nữa và muốn chuyển đổi qua mô hình doanh nghiệp tư nhân do một công chứng viên thành lập; hoặc ngược lại, một số văn phòng do một công chứng viên thành lập theo mô hình doanh nghiệp tư nhân nhưng nay do nhu cầu mở rộng, tăng vốn, tăng đầu tư nên muốn kết nạp thêm một số công chứng viên với tư cách là thành viên hợp danh nên muốn chuyển đổi qua loại hình công ty hợp danh

Việc góp vốn trong loại hình công ty hợp danh, theo quy định tại Điều

130 Luật Doanh nghiệp thì công ty hợp danh có hai loại thành viên: thành viên góp vốn và thành viên hợp danh Hai loại thành viên này có tư cách chủ thể và trách nhiệm pháp lý khác nhau Tuy nhiên, Luật Công chứng và Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 4/1/2008 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng không quy định loại hình văn phòng công chứng thành lập theo loại hình công ty hợp danh có thành viên góp vốn hay không, trách nhiệm cụ thể của từng loại thành viên này như thế nào nên thực tế đã xảy ra tình trạng tranh chấp tại văn phòng công chứng Đống Đa (ở Hà Nội) giữa thành viên góp vốn với Trưởng văn phòng công chứng Vấn đề này đã gây lúng túng vì Luật Công chứng không quy định nhưng Luật Doanh nghiệp thì cho phép có thành viên góp vốn trong loại hình công ty hợp danh, trong đó thành viên hợp danh chịu trách nhiệm

vô hạn, thành viên góp vốn chịu trách nhiệm hữu hạn Mặt khác, cơ chế giải quyết tranh chấp về quyền lợi và nghĩa vụ của hai loại thành viên này

cũng chưa được quy định một cách cụ thể mà tùy thuộc vào việc các thành viên tự quy định với nhau trong quy chế công ty hoặc trong hợp đồng góp vốn

2.2.2 Chuyển nhượng Văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, nhưng khác với doanh nghiệp khác, văn phòng công chứng phải hoạt động liên tục, không được ngắt quãng do các hợp đồng, di chúc, giấy tờ đã công chứng vẫn còn hiệu lực, nên không thể giải thể Trong trường hợp tổ chức nào đó

do thua lỗ, không thể tồn tại được, thì phải thực hiện chuyển nhượng

Theo đó, tại điều 29, Luật công chứng 2014 quy định về việc chuyển

nhượng Văn phòng công chứng: “Văn phòng công chứng được chuyển

nhượng cho các công chứng viên khác đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều này Văn phòng công chứng chỉ được chuyển nhượng khi đã hoạt động công chứng được ít nhất là 02 năm.Công chứng viên đã chuyển nhượng Văn phòng công chứng không được phép tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới trong thời hạn 05 năm kể từ ngày chuyển nhượng.Công chứng viên nhận chuyển nhượng Văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện sau đây: Đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên, cam kết hành nghề tại Văn phòng công chứng mà mình nhận chuyển nhượng; cam kết kế thừa quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng

Đây là quy định mới của Luật công chứng 2014 so với Luật công chứng 2006 Luật công chứng năm 2006 không có quy định về chuyển nhượng Văn phòng công chứng Tuy nhiên, thực tế hoạt động công chứng trong thời gian qua cho thấy có những trường hợp công chứng viên có nhu cầu chuyển nhượng Văn phòng công chứng hoặc Văn phòng cần được chuyển nhượng do không còn Trưởng Văn phòng, không còn công chứng

viên để hoạt động hoặc các công chứng viên khác không đủ điều kiện để

mở văn phòng công chứng mới Xuất phát từ quan điểm coi Văn phòng công chứng là “sản nghiệp” của công chứng viên nên Luật công chứng

2014 ghi nhận quyền chuyển nhượng Văn phòng công chứng của công chứng viên Đây cũng là một bước đột phá khi văn phòng công chứng cũ không làm ăn được, thì người khác sẽ mua lại văn phòng đó, như vậy vừa

đỡ mất thời gian mở văn phòng mới vừa giúp cho việc quản lý của nhà nước đối với hoạt động công chứng trở nên dễ dàng hơn Tuy nhiên, do hành nghề công chứng là hành nghề có điều kiện và yêu cầu đảm bảo tính

ổn định là rất cao, nên việc chuyển nhượng Văn phòng công chứng chỉ được thực hiện trong một số trường hợp thật sự cần thiết và phải tuân thủ trình tự chuyển nhượng riêng Việc thay đổi tên văn phòng, thay đổi trưởng văn phòng và các giấy phép kinh doanh khác đều theo qui định của luật doanh nghiệp Đồng thời, Luật công chứng 2014 cũng quy định về điều kiện chuyển nhượng, trình tự, thủ tục chuyển nhượng, thẩm quyền cho phép chuyển nhượng để bảo đảm chặt chẽ, tránh việc mua bán Văn phòng công chứng một cách tùy tiện Do Văn phòng công chứng được tổ chức với tính chất của một tổ chức “đối nhân” (công ty hợp danh), chứ không phải

“đối vốn”, các công chứng viên hoạt động trên cơ sở uy tín của mình chứ không phải trên số phần vốn góp; gắn liền với kỹ năng chuyên môn và khả năng chịu trách nhiệm toàn bộ của công chứng viên là thành viên, là nơi cung cấp dịch vụ công, phi lợi nhuận nên các điều kiện chuyển nhượng cũng cần phù hợp với yêu cầu bảo đảm chất lượng của tổ chức cung cấp dịch vụ công Người nhận chuyển nhượng tổ chức này cũng phải đáp ứng những điều kiện nhất định như phải là công chứng viên, có kinh nghiệm hành nghề nhất định, cam kết hành nghề tại địa phương và việc chuyển nhượng này phải được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cho phép Những quy định này một mặt đáp ứng nhu cầu chuyển nhượng để tiếp tục kế thừa, duy

trì hoạt động của Văn phòng công chứng, mặt khác giúp tiết kiệm tiền bạc, công sức của chính công chứng viên có nhu cầu thành lập Văn phòng công chứng cũng như ngân sách Nhà nước dành cho việc làm các thủ tục thành lập Văn phòng công chứng mới

Chuyển nhượng Văn phòng công chứng được tiến hành theo trình tự, thủ tục sau:

- Thứ nhất: Văn phòng công chứng có nhu cầu chuyển nhượng theo

quy định tại Điều 29 của Luật Công chứng 2014 nộp 01 (một) bộ hồ sơ chuyển nhượng tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động Hồ sơ bao gồm: + Hợp đồng chuyển nhượng Văn phòng công chứng, trong đó có nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng; tên, số Quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các công chứng viên nhận chuyển nhượng; giá chuyển nhượng, việc thanh toán tiền và bàn giao Văn phòng công chứng được chuyển nhượng; quyền, nghĩa vụ của các bên và các nội dung khác

có liên quan

Hợp đồng chuyển nhượng Văn phòng công chứng phải có chữ ký của công chứng viên hợp danh đại diện cho các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng, các công chứng viên nhận chuyển nhượng và phải được công chứng;

+ Văn bản cam kết của các công chứng viên nhận chuyển nhượng về việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, tiếp nhận toàn bộ yêu cầu công chứng đang thực hiện và hồ sơ đang được lưu trữ tại Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;

+ Biên bản kiểm kê hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;

+ Bản sao Quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các công chứng viên nhận chuyển nhượng; giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng

từ 02 năm trở lên đối với công chứng viên nhận chuyển nhượng dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng;

+ Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;

+ Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gần nhất đã được kiểm toán của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng

- Thứ hai: Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

theo quy định tại Khoản 1 Điều 15 Nghị định 29/2015/NĐ-CP, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở

Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do

- Thứ ba: Các công chứng viên nhận chuyển nhượng đề nghị thay đổi

nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng theo quy định tại Điều 24 của Luật Công chứng 2014

Hồ sơ đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động bao gồm: Đơn đề nghị, Quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng và giấy đăng ký hành nghề của các công chứng viên

- Thứ tư: Trong thời gian làm thủ tục chuyển nhượng, Văn phòng

công chứng được chuyển nhượng tiếp tục được hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng của các công chứng viên nhận chuyển nhượng được cấp lại giấy đăng ký hoạt động

- Thứ năm: Việc cung cấp thông tin, đăng báo nội dung đăng ký hoạt

động của Văn phòng công chứng sau khi được chuyển nhượng thực hiện theo quy định tại Điều 25, 26 của Luật công chứng 2014

Tuy nhiên, trên thực tế thì khi mua lại văn phòng nào đó thì người mua ngoài việc đăng ký lại tất quy trình và tên người chủ mới cũng sẽ mất khá nhiều thời gian để đi vào hoạt động

2.2.3 Về chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng

“Điều 31 Chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng

1 Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau đây:

a) Văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động;

b) Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập theo quy định tại Điều 30 của Luật này;

c) Văn phòng công chứng bị hợp nhất, bị sáp nhập

Tại hai điều trên có thể thấy nhiều điểm chung đó là văn phòng công chứng sẽ bị thu hồi giấy hoặc chấm dứt khi sáp nhập, hợp nhất hoặc khi hoạt động xảy ra nhiều sai phạm nghiêm trọng từ các hợp đồng giao dịch dân sự hoặc không có đủ công chứng viên như đăng ký hoạt động ban đầu Hiện nay, thực trạng một số thành phố lớn cho lập quá nhiều Văn phòng công chứng vượt chuẩn so với quy hoạch được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Nhiều bất ổn phát sinh, như chuyện thu phí dịch vụ theo thỏa thuận, vì cạnh tranh nên có chỗ cao ngất ngưởng, chỗ khác lại thấp đến bất ngờ, làm méo mó sự thống nhất và minh bạch cần phải có của hoạt động này Đáng chú ý hơn là chất lượng công chứng thấp do trình độ thẩm định, nghiệp vụ của một số công chứng viên yếu và không đồng đều Sự dễ dãi trong thẩm định hồ sơ dẫn tới tình trạng công chứng ẩu, công chứng sai Vấn đề đáng lo ngại nổi lên là nạn giả mạo giấy tờ để lừa đảo ngày càng gia tăng nhưng chưa có biện pháp ngăn chặn hiệu quả, thậm chí nhiều