nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng hđnd ubnd huyện như xuân, tỉnh thanh hóa

Trang 1

iS HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BAO CAO THUC TAP TOT NGHIEP DE TAI:

NANG CAO HIEU QUA HOAT DONG CUA VAN PHONG HDND-UBND HUYEN NHU XUAN, TINH THANH HOA

Ho va tén : Hà Thị Thủy (23/11/1990

Lớp : KHI0 - HCH2

Chuyên ngành : Hành chính học

Khóa : 2009 — 2013

Địa điểm thựctập — : Văn phòng HĐND-UBND

Huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa Thời gian thực tập : 18/3 đến 10/5/2013

GV hướng dẫn : ThS Phạm Thị Diễm

Trang 2

Báo cáo thực tập GVHD Th.s Pham Thi Diém

MUC LUC

BAO CAO TONG QUAN can nga 24iág1uixosesglfiisudaoedadsagiese | L,KEHGẠCGH THỤC TẤ Ga an doi go tuidGsutbdticssbekgqtagik I 2 NHUNG CONG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP 2 BAO CAO CHUYEN DB ái cccocccácoit u22 boua Gan G i22 n2 cài gu68g 16x646202 0538 4 LCN NHI ĐI LÍ lau¿coa càng t0 00 0410100i000L1ả03800605ã380ã010981085160/5086156 k3 ng dư ác uak 4 CHƯƠNG | NHUNG VAN DE CHUNG VE VAN PHONG VA HIEU QUA HOAT DONG CUA VAN PHONG sssissccsisicsissccsiscussccntascscwissieasscacisasissncnesiussteis 6

i TONG QUAN VỆ VẤN PHÒNG aisiicsssscsicrcssetsvencnsasssstensssvaaunecsinccontoswinaton 6

LES) RRO Vt BOING ceageeekoootiaaoaaadidcoreoitiisodebiaovgienassegassyes 6

1 1.2: CHG HANS, TNE VU CUR VER DIGG sencesosecsnsevenconnsassasennonssnsnnsnanassnenevannexsas 6

1.1.3 Cac nghiép vu chur yéu ctla van phOng c.scssesscssessesessesssscesessessessersesessens I1

1.2 NANG CAO HIEU QUA HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 10 1.2.1 Một số khái niệm ¿- - © ©S S343 S93 k3 vkgkcgce ve 10 1.2.2 Các yếu tô ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của văn phòng 10

1.2.3 Cac tiéu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng 12

I.2.4 Ý nghĩa của việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng 13

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐÔNG NHAN DAN - UY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHƯ XUÂN, TÌNH THANH

A a 18

2.1 TONG QUAN VE VAN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN NHƯ XUÂN

0/0/9092 aa Iiañ 15

2.1.1 Giới thiệu về đơn vị thyrc tap cccsscssscsssesscssssessecesseecccsesessecescessteseceseeaeens 15

3:1 Cơ cầu lô CÏNỨOG xá c¿ntciaatgoiabtiostsbiosuGiivdig2ixùesitoxogiaasusgi 16

2.1.3 Phan cong trach nhiém trong Van phon Q csccsesscssecessecesecssceesseseecees 18

2.1.4 Các mối quan hệ của Văn phòng HĐND - UBND huyện với các cơ 19 2.2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND- UBND

HUYẾN IU KIA xa kntatiicicoaiiiiiieiodicoiiadiicgdbiobiiddcbisg4g8020406/8á2 20

Pikes Ee TET GHH-G GẦN G0 QƯN Geeeaaoakobodadooiaadaoaooadaoasoaeyoanae 20

Trang 3

9:7.5, Nhữt kết dua đạt Gun đề cáo sua ccuiibiiiiiGLicbiaocccsuicaiugsadssade 20 #:3/ĐHANH GIÁ CHỦ No cá nõ non ciiinkcktdicciu00L010-giac0i02-03001al683080868240 26

“ó1 0 IDDG ĐIEDN GỨC ¡ca cácbkc0ocbccbiiicaccici6011104200ã40606002966656606955063/6866uá 26 PES PU HT GỐI Na THẾ aiiiiaaioiooenrodaooaoasaaoteaesaose 27

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế - sex k+S£ ££xSe+xzxzx+ 28 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP VÀ KIÊN NGHI CUA BAN THAN DE NANG CAO HIỆU QUÁ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN

NHƯ XUẨN TDNE THANH HỒ ki caáeceiciiooceiieooiioaaiiooaasuaaye 29 3,1 GIẢI PHÁP ĐỀ NÂNG CAO HIỆU QUÁ CỦA VĂN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN NHƯ XUÂN TỈNH THANH HÓA - 5-5-5 5 s5: 29

3.1.1 Nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công chức VI TH - HỘ cua cac kcbiciibccuraiticcabiikdicicigig8660i0/523)ia00A665::30486665196ã5604626 29 3.1.2 Nâng cao và hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ . <-+- 30 3.1.3 Từng bước hoàn thiện hơn nữa công tác cải cách hành chính một cửa 30 3.1.4 Cần triên khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Văn

DI TH ngereeekennnntetinitt0090403160090066006604e690166444880615/3499/07400364596461524096016100601/154 30 3.1.5 Tăng cường công tác thanh, kiểm tra - s- c2 xxx: 3]

3.2 KIÊN NGHỊ CỦA BẢN THÂN , - 2 sxe+Sk+EEEEvEExeEEeESzcExecvezS 32 4 009/.\0WƯddẳắẮẶẮẶẮẶẮẶ 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO ° se + 6E e£ ke seEse se EscEeevse se 35

Trang 4

Báo cáo thực lập GVHD Th.s Pham Thi Diém

LOI CAM ON

Thực tập là điều kiện và cơ hội để sinh viên bố sung, nâng cao những kiến

thức bên ngoài ghế nhà trường và làm quen với môi trường làm việc mới từ đó

rèn luyện cho mình những kiến thức, kỹ năng cân thiết cho cuộc sống cũng như

cong viéc sau nay

Trong suốt thời gian thực tập em đã nhận được sự giúp đỡ của các cả

nhân, tổ chức đề hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài:

“Nang cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND — UBND huyện Như Xuân tỉnh Thanh Hóa'' em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới:

Các thây, các cô Khoa Văn bản và công nghệ hành chính, Học viện Hành

chính, đặc biệt là cô Phạm Thị Diễm đã tận tình hướng dân, giúp đỡ em thực

hiện bài báo cáo này, cô cũng là người đã luôn theo sát, dìu dắt chúng em trong

suốt quá trình học tập tại trường

Xin gửi lời cảm ơn tới các cô chú, anh chị trong Văn Phòng HĐND - UBND huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và giúp đỡ em trong suốt quá trình thu thập tài liệu, tìm hiểu nghiệp vụ cũng như những

kỹ năng chun mơn để hồn thành bài báo cáo và quá trình thực tập ở phòng

Đông thời, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè đã giúp đỡ, động

vién em trong suot qua trinh hoc tap, thuc tap va hoan thanh dé tai bai bdo cao

Mặc dù đã có gắng nhưng vẫn không tránh được những sai xót, khuyết

điềm, trong học tập cũng như thực tập rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng

góp ý kiến của các cô chú, anh chị trong Văn phòng HĐND —UBND huyện Như Xuân tỉnh Thanh Hóa và các quý thây cô trường Học viện Hành chính để đề tài

báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chan thành cảm ơn!

Trang 5

Báo cáo thực tập GVHD Th.s Phạm Thị Diễm BAO CAO TONG QUAN

1 KE HOACH THUC TAP

1.1 Thời gian thực tập: 2 tháng, từ ngày 18/03/2013 đến ngày 10/05/2013

1.2 Địa điểm thực tập: Văn phòng HĐND và UBND huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa Địa chỉ: Khu phố 2, Thị trấn Yên Cát, huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa Điện thoại: 0373546826 1.3 Kế hoạch thực tập: THỜI GIAN NỘI DUNG CÔNG VIỆC

Báo cáo với cơ quan về tình hình thực tập

- Tìm hiểu và học quy chế của Văn phòng HĐND và

Tuần 1, 2 UBND huyện Như Xuân

Từ ngày -_ Làm quen với cô chú, anh chị trong phòng

18/03/2013 dén | - Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn và quy

ngày 29/03/2013 chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND

huyện Như Xuân

` ỄÈ +, x * + ˆ `

- Làm việc theo sự hướng dân của cán bộ trong phòng

a ss ees z r a A

va viét bao cao chuyén dé

Tuan 3, 4 - Tham khảo tài liệu báo cáo, đề án, số liệu, công văn

Từ ngày được lưu trữ tại phòng

01/04/2013 đến | - Trao đổi với các chuyên viên quản lý của phòng về

ngày 12/04/2013 các nghiệp vụ quản lý

-_ Thực hành soạn thảo một số văn bản

Trang 6

Báo cáo thực tập GVHD Th.s Pham Thị Diễm

Tuan 5, 6 Chọn lọc tông hợp các sô liệu cân thiết làm cơ sở cho

Từ ngày việc viết báo cáo chuyên đề

15/04/2013 đến Thu thập thêm số liệu có liên quan

ngày 26/04/2013 Tiến hành viết báo cáo

Tuân 7 Tiếp tục thực hiện công việc theo sự phân công của Từ ngày lãnh đạo phòng

20/04/2013 đến Tiến hành viết và hoàn chỉnh báo cáo thực tập

ngày 03/05/2013 Trình giảng viên hướng dẫn xem báo cáo và hướng

dẫn sửa báo cáo thực tập

Tuân 8 Xin ý kiến nhận xét, đánh giá của lãnh đạo cơ quan về

Từ ngày quá trình thực tập

06/05/2013 đến Trình giảng viên hướng dẫn xem báo cáo thực tập ngày 10/05/2013 Nộp báo cáo thực tập

2 NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP

chính văn phòng

NHỮNG CÔNG GHI

STT | VIEC DA LAM KET QUA CHU | |Linh vực hành |- Đánh văn bản mà cụ thê là quy chê

nội quy của Phòng

- Đánh máy, làm báo cáo giúp cô chú, anh chị trong Phòng

- Hằng ngày xuống Phòng văn thư lấy sách báo và những giấy tờ gửi về cho

lãnh đạo và các bộ phận của Văn phòng 2 | Lĩnh vực tô chức nhân sự - Đi kiêm tra đột xuất với lãnh đạo Phòng về tình hình làm việc của cán

bộ, công chức các cơ quan, phòng ban, don vi su nghiệp trong huyện

- Tim hiéu thue trang vé cán bộ công

Trang 7

Bảo cáo thực tập GVHD Th.s Pham Thi Diém

chức đang hoạt động ở Văn phòng

của huyện trên các tài liệu mà các

anh chị, cô chú cung cấp

Lĩnh vực tôn giáo,

dân tộc

Đọc và tìm hiểu các Công văn, Quyết

định về tôn giáo và cách quản lý nhà

nước và tôn giáo trên địa bàn huyện

Tìm hiểu và thống kê một số nội dung về vấn đề tôn giáo như: đất tôn giáo, số linh mục hay tăng ni phật tử

Lĩnh vực Tư pháp

và cải cách hành

chính

Được làm việc tại Phòng giao dịch một cửa và một cửa liên thông của Văn phòng huyện

Được tham khảo một số tài liệu liên

quan đến công tác Tư pháp và Cải

cách Hành chính của huyện

Lĩnh vực khoa học

công nghệ thông tin

Tìm hiểu và thực hành trên máy vi

tính, máy in, may photocoppy

Tim hiéu céng théng tin dién tr

Thanh Hoa (THO)

Linh vực tài

nguyên, môi trường Được tìm hiểu thêm về tài nguyên và môi trường qua các số liệu và giới

thiệu của các chuyên viên phòng Tài

nguyên - Môi trường

Trang 8

BAO CAO CHUYEN DE

LOI MO DAU

Việt Nam đang bước vào giai đoạn đây mạnh cơng nghiệp hố - hiện đại

hoá, với mục tiêu đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại Đề thực hiện được mục tiêu này, cũng như là sự chuyển đối nền

kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa

và hội nhập nèn kinh tế thế giới Trong những năm qua dưới sự lãnh đạo của

Đảng, Việt Nam đang từng bước tiến hành cải cách nền hành chính trên các lĩnh

vực Đặc biệt là cải cách tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ công chức hành

chính Việc đổi mới và hoàn thiện phương thức tổ chức, điều hành hoạt động

của các cơ quan hành chính Nhà nước giữ một vai trò hết sức quan trọng, nó góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ và thúc đây sự phát triển kinh tế - xã hội của đất

nước Đây được coi là một trong những chủ trương lớn của Việt Nam trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia Đề thực hiện tốt chủ trương này chúng ta

không thẻ không ngừng cải tiễn và hoàn thiện hoạt động của các bộ phận chức

năng đặc biệt là bộ phận văn phòng

Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần

của mỗi cơ quan Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ

quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo Chính vì vậy việc xây dựng tô chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan cần đựơc quan tâm đặc biệt Tuy nhiên cho đến nay, vẫn còn có những nhận thức chưa đây đủ, thống nhất về

vai trò vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng như chưa quan tâm đúng mức việc chăm lo xây dựng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng, chỉ

đạo công tác và tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp

lãnh đạo cơ quan điều hành mọi công việc Vì vậy, việc nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ thực trạng làm cơ sở đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng các cấp nói chung và hoạt động của Văn phòng

Trang 9

Báo cáo thực tập GVHD Th.s Phạm Thị Diễm

HĐND- UBND huyện Như Xuân nói riêng là một vân đề cơ bản và cấp thiết

hiện nay Xuất phát từ tầm quan trọng của những vấn đề trên và sau 2 tháng thực tập tại cơ quan em đã chọn đề tài "Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn

phòng HĐND- UBND huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa" làm báo cáo thực

tập của mình

eee

Trang 10

Báo cáo thực tập GVHD Th.s Pham Thi Diễm

CHUONG 1

NHUNG VAN DE CHUNG VE VAN PHONG VA HIEU QUA HOAT DONG CUA VAN PHONG

1.1 TONG QUAN VE VAN PHONG

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Khái niệm văn phòng có thê bao gồm các nội dung sau:

Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tông hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thâm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, các cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính

Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó

Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tông giám doc

Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tô chức, trong

đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản lưu trữ các loại giấy tờ,tức là công việc liên

quan đến công tác văn thư

Như vậy có thê thấy về nội dung hoạt động của văn phòng là một hoạt động nhằm đảm bảo thông tin, vật chất, kỹ thuật cho cơ quan, cho lãnh đạo Về hình

thức văn phòng là một tập hợp có tô chức, có trụ sở, có con người, có phương

tiện vật chất

Từ cách hiểu trên về văn phòng ta có thể đưa ra khái niệm văn phòng như

sau: Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tô chức có trách nhiệm thu thập, xử lý

và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo

các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tô chức đó

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

V† trí, chức năng

Chức năng tham mưu tổng hợp: Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tông hợp trong việc tham vấn vẻ mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo,

Trang 11

chỉ đạo và tô chức sự làm việc của lãng đạo cơ quan tô chức Như vậy tham mưu

bao hàm nội dung tham vấn còn tông hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ

hoạt động quản lý Như vậy, tham mưu cần có sự tông hợp và tong hop la dé tham muu

Chức năng hậu cần: Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện trang

thiết bị, tài chính là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành

bình thường công việc của mọi cơ quan, tổ chức Chúng phải được quản lý sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tô chức đó Đó chính là chức năng hậu cần của văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan tô chức Nguyên tắc hoạt động này là phải áp

dụng phương thức quản lý sao cho chỉ phí thấp nhất mà đạt hiệu quả cao nhất

Nhiém vụ, quyền hạn của Văn phòng

Xây dựng và trình lãnh đạo chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và cả năm của cơ quan

Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành lãng đạo cơ quan Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ,

đột xuất được giao theo quy định của pháp luật

Trình lãnh đạo quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng

Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản lãnh đạo cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành

Thực hiện công tác văn thư- lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư và tờ trình đó

Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tô chức giao tiếp đối nội, đối ngoại,

Trang 12

chung.T6 chire va thy hién công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an toàn cơ quan

Quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao thuộc cơ

quan theo quy định của pháp luật, thực hiện quyền tự chủ về tô chức và kinh phí

hoạt động theo quy định của pháp luật; đảm bảo trật tự, an toàn trong cơ quan Mua sắm trang thiết bị xây dưng cơ bản sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kỹ

thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt

động và công tác của cơ quan

Thường xuyên kiên toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn

khi cần thiết

Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo cơ quan giao 1.1.3 Các nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng

Công tác tham mưu tông hợp về chế độ thông tỉn biên chế

- Tham mưu cho UBND huyện ban hành chương trình công tác năm, quý,

tháng, các quyết định, chỉ thị và các văn bản hành chính khác và giúp lãnh đạo thực hiện các chương trình, kế hoạch đó

- Tham mưu cho UBDN huyện chỉ đạo các phòng chức năng soạn thảo văn

bản cho UBND huyện đề tiến hành các hoạt động của cơ quan

- Tham mưu cho các phòng, ban, ngành tổ chức triển khai thực hiện các

nhiệm vụ do Chủ tịch UBND tỉnh giao

- Duy trì và thực hiện tốt chế độ thông tin báo cáo theo yêu cầu của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành và UBND huyện

Công tác văn thư - lưu trữ và quản ly van bản hành chính

Trang 13

Bảo cáo thực tập GVHD Th.s Phạm Thị Diễm

- Phân loại, thông kê, chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ Céng tac thong tin tin hoc

- Đảm bảo cung cấp tốt thông tin cho cơ quan thông qua mạng máy tính

- Theo dõi, xử lý văn bản đến và phát hành văn bản đi được thực hiện qua

mạng máy tính

Công tác của bộ phận một cưa

- Tiếp nhận và xử lý tốt các hồ sơ của tỏ chức, cá nhân đến giao dịch tại phòng một cửa

Công tác của Hội chữ thập đo

- Tổ chức các phong trào của Hội được giao Công tác giao tiếp đối nội, đối ngoại

- Tiếp khách là một trong những nghỉ lễ, một công cụ quan trọng để Nhà nước tiếp xúc với cá nhân, tổ chức trong và ngồi nước, khơng chỉ đề giao tiếp xã hội thuần túy, đảm bảo hoạt động thông suốt đối với các hệ quả của quá trình

quản lý, mà còn tạo cho các nhà quản lý có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả của công việc từ phía bên ngoài

Công tác hội họp

Đây là hình thức hoạt động của cơ quan để tiếp xúc với các cán bộ, công chức trong cơ quan, và đề thảo luận các công việc nhăm đạt được hiệu quả cao

Công tác hậu cân

- Tổ chức bố trí phương tiện, cơ sở vật chất kỹ thuật và con người phục vụ hoạt động của lãnh đạo và toàn cơ quan

- Mua sắm, quản lý, bảo vệ các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho

hoạt động của cơ quan được tiền hành liên tục

- Quản lý chỉ tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách Nhà nước quy

định

- Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập được diện mạo

của cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại

Trang 14

Trên đây là những nghiệp vụ mang tính đặc thù của văn phòng Làm tốt các công tác này văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả

hoạt động của cơ quan

1.2 NANG CAO HIEU QUA HOAT DONG CUA VAN PHONG 1.2.1 Một số khái niệm

Hiệu quả là việc sử dụng tôi thiêu các nguồn lực nhưng vẫn đảm bảo đạt

được các mục tiêu đề ra Có nghĩa là kết quả được tạo ra nhiều hơn so với mục tiêu, mục đích hoặc kế hoạch nhưng vẫn sử dụng đúng nguồn lực đã được xác

định, hoặc kết quả tạo ra đúng như mục tiêu, mục đích, kế hoạch nhưng nguồn lực lại sử dụng ít hơn

Hoạt động văn phòng là những công việc những chức năng, nhiệm vụ của văn phỏng thực hiện trong quá trình thực thi công vụ

Hiệu quả hoạt động của văn phòng là việc văn phòng sử dụng tối thiểu các nguồn lực của cơ quan nhưng vẫn đạt được các mục tiêu mà cơ quan đã đề ra Có nghĩa là chỉ phí bỏ ra thấp nhưng vẫn đạt hiệu quả cao trong công việc, sử dụng nguồn lực hợp lý nhưng hiệu quả mang lại cao

1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của văn phòng

Các yếu tô ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của văn phòng bao gồm các yêu tố như:

Môi trường tự nhiên

Môi trường tự nhiên bao gồm đất đai, vị trí địa lý, khí hậu, cơ sở vật chat,

khung cảnh làm việc của cán bộ công chức Môi trường tự nhiên có ảnh hưởng

rất cao,vị trí khung cảnh nơi làm việc của cán bộ công chức bao gồm các yếu tố

nghỉ ngơi, giải trí, làm việc ảnh hưởng đến tâm lý, thể trạng, thể lực và năng

suất lao động của cán bộ công chức Nếu bồ trí nơi làm việc của cán bộ công

chức không hợp lý thì năng suất lao động của tổ chức sẽ bị hạn chế ngược lại

nếu nơi làm việc của công chức, nhân viên nhà nước được bố trí hợp lý thì sẽ

kích thích tỉnh thần và thái độ làm việc của cán bộ công chức Làm cho công

chức găn bó hơn với cơ quan

Trang 15

Báo cáo thực tập — GVHD Th.s Pham Thi Diém-

Môi trường xã hội

Môi trường xã hội cũng là một trong những yêu tố ảnh hưởng đến chất lượng hiệu quả làm việc của cán bộ công chức trong văn phòng Môi trường xã hội gồm các yếu tổ xã hội, văn hóa, con người

Yếu tố xã hội :Trong quá trình giao dịch của công sở với công dân thì các

quan hệ xã hội sẽ phát sinh và ngày càng phong phú thêm, người dân ngày càng

có cơ hội để đóng góp nhiều hơn cho nhà nước, cán bộ công chức được gọi là công bộc của nhân dân, là người phục vụ cho nhân dân, tạo ra niềm tin cho nhân dân

Yếu tố văn hóa : Văn hóa trong cơ quan hành chính nhà nước xuất phát từ chính vai trò của các cơ quan hành chính nhà nước trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy nhà nước

Yếu tố con người : Con người là nguồn lực vô cùng quan trọng, ảnh hưởng

trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả làm việc của công sở cũng như mục tiêu

chung của tô chức, nếu cán bộ công chức nam bắt tốt công việc thì công việc

của tổ chức sẽ được thực hiện thuận lợi nhanh chóng Ngược lại nếu có nhiều

cán bộ công chức ở các bộ phận khác không năm rõ yêu cầu của công việc hoặc

không có thái độ đúng đắn với công việc thì công việc của cơ quan sẽ gap rat

nhiều khó khăn

Môi trường pháp lý

Đề cập tới vấn đề này trước hết cần nói đến pháp luật, tức là những quy

đỉnh của pháp luật liên quan đến cán bộ công chức Ảnh hưởng của môi trường pháp lý đến cán bộ công chức chính là những văn bản quy phạm pháp luật quy định Quyền và nghĩa vụ của những người đang giữ chức vụ trong cơ quan nhà nước Quan hệ công tác, phối hợp trong cơ quan khi giải quyết công việc

Năng lực và đạo đức của đội ngũ cán bộ công chức

Chất lượng của cán bộ công chức trong thực hiện công việc là nhân tố

quan trọng đề tạo nên hiệu quả Mỗi nhân viên nhà nước phải có trình độ chuyên

môn vững chắc đáp ứng được những yêu câu trong giải quyết công việc Bên

Trang 16

cạnh đó, cần phải có phẩm chất đạo đức tốt trong lối sông, làm việc, giao tiếp

với công dân, tạo lòng tin, đoàn kết giữa công dân với Nhà nước

Như vậy với sự tác động của các yếu tố trên đây ảnh hưởng đến văn phòng trong mỗi cơ quan Vì vậy cần vận dụng những điều kiện thuận lợi, tác động tích

cực, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của văn phòng được hiệu quả tốt nhất mà vẫn đảm bảo tiết kiệm chỉ phí hoạt động

1.2.3 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng Thời hạn hồn thành cơng việc được giao

Khối lượng công việc phải hoàn thành sau một năm theo chỉ tiêu kế hoạch được cấp có thâm quyền giao và khối lượng cơng việc đã hồn thành được duyệt

hoặc ký nhận

Tình hình chấp hành chính sách, pháp luật, chế độ, kỷ luật lao động của cán bộ công chức và quy định về tài chính

Có sự chuyên biến về nhận thức, ý thức, trách nhiệm công vụ của cán bộ,

công chức trong quá trình thực thi nhiệm vụ

Sự chuyên biến về việc tô chức triển khai, thi hành pháp luật

Đảm bảo thực hiện đầy đủ các chế độ đối với người lao động, đảm bảo

quyền lợi cho tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong toàn cơ quan phù hợp với những công hiến, đóng góp của họ đối với cơ quan

Tình hình chỉ tiêu kinh phí của cơ quan

Xử lý nghiêm mỉnh đối với những trường hợp vi phạm làm ảnh hưởng tới

cơ quan,nhân dân và đất nước

Công tác tham mưu tông hợp về chế độ thông tin biên chế

Đánh giá việc thực hiện công tác tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo và các phòng ban, ngành trong toàn cơ quan

Đánh giá việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo

Đánh giá hoạt động của cơ quan nhằm đảm bảo cho những hoạt động đó

được thực hiện liên tục, thống nhat, đúng mục đích và yêu cầu đặt ra

Trang 17

Đánh giá việc thực hiện công tác văn thư - lưu trữ và quản lý văn bản hành chính

Thực hiện việc giải quyết và quản lý văn bản đên, văn bản đi, văn bản mật, sử dụng con dâu một cách có hiệu quả và đúng quy định

Đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ thông qua việc tổ chức tốt việc

bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu của cơ quan, sử dụng có hiệu quả và

đúng mục đích tài liệu

Thực hiện công tac thong tin, tin hoc

Đánh giá việc sử dụng công nghệ thông tin trong quá trình thực thi công vụ của cơ quan

Tình hình hoạt động của bộ phận một cửa

Đánh giá quá trình tiếp nhận và giải quyết đơn thư của công dân thông qua

bộ phận một cửa

Thực hiện công tác hội họp

Đánh giá kết quả việc thực hiện các mục tiêu nhiệm vụ của cơ quan đã đề

ra trong quá trình hội họp

Bảo đảm nhtu cầu hậu cần, tổ chức tốt công tác đối nội, đối ngoại của cơ quan

Đánh giá thông qua việc cung cấp cơ sở vật chất, kỹ thuật đảm bảo các điều kiện làm việc cho cơ quan

Đảm bảo các nhu cầu cần thiết cho cơ quan hoạt động có hiệu quả Thông qua tô chức tốt công tác đối nội, đối ngoại

Trên đây là các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng đối với quá trình hoạt động của cơ quan, thông qua các tiêu chí đánh giá này sẽ đánh giá được mức độ hoàn thành các nhiệm vụ của văn phòng để từ đó tìm ra được

những giải pháp tháo gỡ những hạn chế và phát huy những mặt đã đạt được để

hiệu quả hoạt động của văn phòng được nâng cao

1.2.4 Ý nghĩa của việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng

Nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí

thời gian, công sức, giảm chỉ phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất

lượng công việc hàng ngày

Trang 18

Giúp các nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tinh

chất sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ, công chức văn

phòng, giúp họ có thời gian tập trung hoàn thành tốt những nhiệm vụ chính của

mình, tìm kiếm các giải pháp tối ưu đề điều hành công việc đạt hiệu quả cao

nhất

Nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng góp phần chuyên dân chế độ

làm việc cũ sang chế độ làm việc chuyên nghiệp, chịu trách nhiệm trực tiếp tránh nhiều cấp trung gian

Giúp giải quyết mọi công việc của cơ quan một cách nhanh chóng và chính xác, có năng suất và chất lượng đúng đường lỗi nguyên tắc và chế độ

Đảm bảo cung cấp các thông tin can thiết phục vụ cho hoạt động của cơ

quan một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp

phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ công cuộc đổi mới hiện nay

Chương l đã trình bày những lý luận chung về văn phòng và nâng cao hiệu

quả của văn phòng Trên cơ sở lý luận này thì chương 2 sẽ làm rõ các vấn đề đã

được nêu ra ở chương l1

Trang 19

Báo cáo thực lập GVHD Th.s Phạm Thị Diễm CHUONG 2

THUC TRANG HOAT DONG CUA VĂN PHÒNG

HOI DONG NHAN DAN - UY BAN NHAN DAN HUYEN NHU XUAN,

TINH THANH HOA

2.1 TONG QUAN VE VAN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN NHƯ XUÂN TĨNH THANH HÓA

2.1.1 Giới thiệu về đơn vị thực tập

Như Xuân là một huyện miễn núi thuộc tỉnh Thanh Hóa, Bắc Trung Bộ

Việt Nam, cách thành phố Thanh Hóa 57 km về phía Tây Nam Dân cư song doc

theo quốc lộ 45 và đường Hồ Chí Minh (đoạn Quốc lộ 15 cũ) Tổng diện tích tự nhiên khoảng 860 km”, dân số khoảng 65.385 người (31/12/2010) Trên địa bàn huyện có 5 dân tộc anh em sinh sống gồm : Kinh, Thái, Thổ, Mường, Tày

Huyện Như Xuân có 18 đơn vị hành chính trong đó có | thi tran và 17 xã bao

gồm: Thị trấn Yên Cát, và các xã Bãi Trành, Yên Lễ, Xuân Hòa, Xuân Bình,

Hóa Quỳ, Xuân Quỳ, Cát Vân, Cát Tân, Tân Bình, Bình Lương, Thanh Quân, Thanh Xuân, Thanh Hòa, Thanh Phong, Thanh Lâm, Thanh Sơn, Thượng Ninh

- Huyện Như Xuân nam ở phía Nam của tỉnh Thanh Hóa

- Phía Bắc — Đông bắc giáp huyện Triệu Sơn và Như Thanh - Phía Tây —- Tây Nam giáp huyện Thường Xuan

- Phía Nam giáp tỉnh Nghệ An

Như Xuân là huyện miền núi của tỉnh Thanh Hóa, thuộc l trong 62 huyện

nghèo của cả nước Tuy nhiên huyện năm ở phía Nam tỉnh Thanh Hóa và giáp

với tỉnh Nghệ An, có trục đường Hồ Chí Minh chạy qua nên có vị trí rất quan

trọng trong phát triển kinh tế, giao thông đường bộ và an ninh, quốc phòng của

tỉnh nói riêng và của cả nước nói chung

Đất đai chủ yếu là đất pheralit đồi núi, ở vùng phía nam của huyện giáp với Tây bắc Nghệ An nên có hệ thống đất đỏ Bazan, có địa hình đồi núi thấp nên rất

thuận lợi cho trông mía, cao su, chè

Trang 20

Sông ngòi Như Xuân chỉ có 1 hệ thông sông Chàng nằm ở phía nam của

huyện chảy qua rừng quốc gia Bên En có độ dốc cao nên rất có tiêm năng cho

phát triển thủy đện và tưới tiêu ở các vùng đồng bằng Ngoài ra trên địa bàn

huyện còn có hệ thống các khe suối nhỏ chảy theo các đồng bằng nhỏ, tạo nguồn

nước tưới tiêu cho cây trông các loại cây công nghiệp như cao su, cà phê, chè, mía

Tăng trưởng kinh tế năm 2012 đạt 17,55%, đạt 100,05 % kế hoạch, tăng 0,25% so với cùng kỳ; tổng giá trị sản xuất đạt 733.28 tỷ đồng, dat 100,05% kế

hoạch, trong đó nông - lâm - thuỷ sản đạt 290,13 ty đồng, đạt 100,22 kế hoạch,

chiếm 39,6%; công nghiệp - xây dựng đạt 231,41 tỷ đồng = 100,02% kế hoạch, chiếm 31,6%; thương mại, dịch vụ, vận tải đạt 211,74 tỷ đồng =99,59% kế

hoạch, chiếm 28,8% trong cơ câu kinh tế

Bình quân thu Bình quân thu nhập đầu người đạt 11,05 triệu

đồng/người/năm, đạt 96,9%4kế hoạch Cơ cấu kinh tế tiếp tục chuyên dịch đúng hướng; trong đó nông - lâm - thuỷ sản = 39,5%, giảm 0,9% so với năm 201 l đạt 99.7% kế hoạch; công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp - xây dựng = 31,5%, tăng

0,7% so với năm 201 1, đạt 99,3% kế hoạch

2.1.2 Cơ cầu tô chức

Căn cứ pháp lý về tổ chức hoạt động văn phòng HĐND- UBND huyện Như Xuân tỉnh Thanh Hóa

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND-UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của

Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân

huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

Căn cứ Quyết định số 1074/QĐ-UBND ngày 27 tháng 3 năm 2009 của Ủy

ban nhân dân huyện Như Xuân về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ câu tô chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Như Xuân;

Theo đề nghị của Trưởng phòng Nội vụ

Cơ câu tô chức:

Trang 21

Van phong HDND-UBND huyén Nhu Xuan là cơ quan chuyên môn có

nhiệm vụ tham mưu, tông hợp phục vụ sự lãnh đạo,chỉ đạo điều hành quản lý

Nhà nước trên các lĩnh vực công tác của HĐND-UBND huyện Văn phòng chịu

sự chỉ đạo trực tiếp, toàn diện của UBND huyện

Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng,tô chức Văn phòng gom co: |

déng chi Chaénh Van phong, 2 déng chi pho Chanh Van phong, I Schuyén vién

Cac cán bộ, công chức đều đảm bảo yêu cầu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ đối với các lĩnh vực do mình phụ trách

SO PO CO CAU TO CHUC CUA VAN PHÒNG

HĐND- UBND HUYỆN NHU XUAN CHÁNH VĂN PHÒNG P.chánh văn phòng P.chánh văn phòng ¥ BP quản trị - tài vụ Phòng một cửa ft BP tông hợp Ni Hội chữ thập đỏ BP văn thư-lưu trữ BP CNTT i

Bộ phận quản trị - tài vụ: Làm công tác quản lý tài sản, kiểm kho Đảm bảo

các điều kiện vật chất cho anh em cơ quan

Quản lý tài sản công, ngân sách của cơ quan theo chế độ về tài chính nhà nước

Bộ phận văn thư - lưu trữ: Quản lý, cập nhật công văn, giấy tờ đến, đi Tổ

chức lưu trữ có hệ thống bảo đảm quy trình quy định

Trang 22

Bộ phan thong tin tong hop: Lam céng tac tông hợp tình hình, xây dựng

các dự thảo báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ kinh tế- xã hội tháng,quý, năm và báo cáo đột xuất phục vụ sự chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện

Bộ phận một cửa: tiếp nhận các giao dịch hành chính đối với các cơ quan,

tô chức.Bộ phận công nghệ thông tin: Đảm bảo công nghệ thông tin luôn được tốt phục vụ hoạt động của cơ quan

Hội chữ thập đỏ: Tô chức thực hiện nhiệm vụ do Hội chữ thập đỏ tỉnh giao

và các nhiệm vụ do UBND huyện giao

2.1.3 Phân công trách nhiệm trong văn phòng

Chánh Văn phòng phụ trách, điều hành các hoạt động của Văn phòng và

phụ trách những công tác trọng tâm Thực hiện đúng chế độ trách nhiệm đối với

người đứng đầu cơ quan trong thi hành nhiệm vụ, công vụ theo quy định của

Chính phủ; có trách nhiệm tô chức thực hiện Luật cán bộ, công chức, Luật

Phòng chống tham những và Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí tại cơ quan đúng theo quy định của pháp luật

Phó Chánh Văn phòng phụ trách những lĩnh vực công tác do Chánh Văn phòng phân công và trực tiếp giải quyết những công việc chuyên môn Khi giải quyết công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách có liên quan đến nội dung chuyên môn của Phó Chánh Văn phòng khác, các Phó Chánh Văn phòng chủ động bàn bạc thống nhất hướng giải quyết Các vấn đề chưa nhất trí hoặc những vấn đề mới phát sinh mà chưa có chủ trương, kế hoạch và biện pháp giải quyết thì phải

báo cáo Chánh Văn phòng quyết định

Trong trường hợp Chánh Văn phòng trực tiếp yêu cầu cán bộ, chuyên viên giải quyết công việc thuộc phạm vi thâm quyền của Phó Chánh Văn phòng, cán

bộ, công chức phải thực hiện và báo cáo lại Phó Chánh Văn phòng trực tiếp phụ

trách biết

Cán bộ, công chức Văn phòng đều có chức danh, nhiệm vụ cụ thê, có bản tên đặt tại phòng làm việc và phải đeo thẻ công chức khi thực hiện nhiệm vụ: phải thực hiện đúng các thủ tục hành chính khi giải quyết công việc và tận tuy

Trang 23

Với công viéc; chấp hành nghiêm túc giờ giác làm việc theo đúng quy định; có thái độ lịch sự, khiêm tốn với khách đến liên hệ công tác; tôn trọng và lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp và lãnh đạo Văn phòng

2.1.4 Các mối quan hệ của văn phòng HĐND - UBND huyện với các cơ quan Đối với Văn phòng UBND tỉnh, các Sở ban ngành cấp tỉnh có liên quan:

Văn phòng HĐND-UBND huyện thường xuyên giữ môi quan hệ với Văn phòng

UBND tỉnh để tiếp nhận thông tin, chủ trương chính sách đồng thời chịu sự

hướng dẫn của Văn phòng UBND tỉnh về nghiệp vụ công tác văn phòng Bảo

đảm chế độ thông tin, báo cáo với Văn phòng UBND tỉnh theo định kỳ hoặc đột

xuất về tình hình chung cũng như việc thực hiện các chủ trương chính sách của

chính quyền địa phương

Đối với Hội đồng nhân dân huyện: Văn phòng có trách nhiệm tham mưu đảm bảo các điều kiện phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân huyện, Thường trực Hội đông nhân dân theo đúng quy định của pháp luật

Đối với Uỷ ban nhân dân huyện: Văn phòng chịu sự lãnh đạo trực tiếp và

toàn điện của Uỷ ban nhân dân huyện về tồn bộ cơng tác theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Chánh Văn phòng trực tiếp nhận sự chỉ đạo và nội dung công tác từ Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch và phải thường xuyên báo cáo với Thường trực Liỷ ban nhân dân huyện về những mặt công tác được phân công

Đối với Văn phòng Huyện uỷ: Văn phòng HĐND-UBND huyện quan hệ

chặt chẽ với Văn phòng Huyện uỷ để xây dựng chương trình làn việc, lịch công

tác, cung cấp thông tin, trao đôi kết quả xử lý công việc của huyện phục vụ cho

hoạt động của Huyện uỷ, HĐND, UBND huyện

Đối với các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện:

Thực hiện tốt mối quan hệ bình đăng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ theo quy

định của pháp luật Khi phối hợp giải quyết công việc với các phòng, đơn vị sự

nghiệp, nêu chưa nhất trí với ý kiến của các phòng, đơn vị sự nghiệp thì Chánh

Văn phòng báo cáo Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phụ trách khối quyết định

Trang 24

Đối với Mặt trận Tô quốc, các Đoàn thê huyện và các cơ quan, ban, ngành

cấp huyện: Khi các cơ quan, tô chức trên có yêu cầu, kiến nghị những vấn đề

thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng thì Chánh Văn phòng hoặc Phó

Chánh Văn phòng có trách nhiệm trình bày, giải quyết hoặc trình Chủ tịch hoặc

Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện giải quyết các yêu cầu đó theo đúng quy định của pháp luật

Đối với Văn phòng LBND các xã, thị trấn: Có quan hệ thường xuyên chặt tré

với Văn phòng UBND các xã, thị trần đề đảm bảo chế độ thông tin báo cáo 2 chiều

về tình hình kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh Thường xuyên hướng dẫn, đôn

đốc, kiêm tra hoạt động chuyên môn của Văn phòng UBND các xã, thị tran

2.2 THUC TRANG HOAT DONG CUA VAN PHONG HDND- UBND

HUYEN NHU XUAN TINH THANH HOA

2.2.1 Tình hình chung của cơ quan

Năm 2012 mặc dù gặp rất nhiều khó khăn, thách thức do tình hình thời tiết

diễn biến phức tạp, nắng nóng kéo dài, thiệt hại do mưa lũ gây ra, giá cả một số

mặt hàng thiết yếu phục vụ sản xuất và đời sống tăng cao Tuy nhiên bám sát

vào sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực HĐND& UBND huyện, tập thể

CBCC, viên chức Văn phòng HĐND và UBND đã chủ động xây dựng kế hoạch

và tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ trên các lĩnh vực như tổng hợp thông tin kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh hàng tháng, quý, năm; quản lý quy trình soạn thảo và phát hành văn bản của HĐND-UBND huyện phục vụ sự chỉ đạo

điều hành; điều hành và quản lý tài sản, các phương tiện, cơ sở vật chất, quản lý

hồ sơ tài liệu theo đúng quy định; đảm bảo kinh phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, UBND, co quan va CBCC theo đúng quy chế đã góp phần vào thành tích chung của cơ quan UBND huyện

2.2.2 Những kết quả đạt được

eCông tác tham mưu tổng hợp và chế độ thông tin báo cáo

Tham mưu kịp thời cho UBND huyện ban hành chương trình công tác năm,

quý, tháng, các Quyết định, Chỉ thị và các loại văn bản hành chính khác nhằm

Trang 25

,

triển khai thực hiện thắng lợi Nghị quyết của Huyện uỷ, HĐND huyện trên các

lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh

Tham mưu ban hành Quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND

huyện, thông báo phân công và điều chỉnh công tác của lãnh đạo Văn phòng; tham mưu tốt cho UBND huyện chỉ đạo các phòng chức năng kịp thời soạn thảo

đễ UBND huyện tiến hành tổng kết Đề án phát triển lâm nghiệp gắn với kinh tế trang trại trên đất lâm nghiệp giai đoạn 2006-2010, Đề án phát triển chăn nuôi

giai đoạn 2006-2010, hội nghị tơng kết cơng tác xố đói giảm nghèo giai đoạn

2006 - 2010, hội nghị biểu dương người có uy tín tiêu biểu trong đồng bào dân

tộc thiểu số giai đoạn 2009 —- 2011 Chủ động đấu mối với các phòng, ban ngành cấp huyện chuẩn bị tốt nội dung các báo cáo, Tờ trình, phương án, kế hoạch, Đề

án phục vụ các kỳ họp và tiếp xúc cử tri của đại biêu HĐND huyện và các hội nghị của UBND huyện

Chủ động đôn đốc các phòng, ban, ngành tham mưu cho UBND huyện tô

chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ do Chủ tịch UBND tỉnh giao, qua theo

đõi, các nhiệm vụ được Chủ tịch UBND tỉnh giao cho huyện, đã tham mưu giúp

UBND huyện triển khai thực hiện nghiêm túc theo yêu cầu về thời gian và tiền

độ của tỉnh

Duy trì và thực hiện tốt chế độ thông tin báo cáo tuần, tháng, quý, năm và

các báo cáo đột xuất khác theo yêu cầu của UBND tỉnh và các Sở, ban, ngành

cấp tỉnh Số lượng, chất lượng báo cáo đạt yêu cầu về nội dung và đảm bảo thời gian phục vụ công tác lãnh, chỉ đạo của UBND, Chủ tịch UBND huyện trên các

lĩnh vực

Trong hoạt động quản lý, hiệu quả chính là tiêu chí đánh giá các hoạt động quản lý của các chủ thể có thẩm quyền Đối với văn phòng, hoạt động tham mưu tư vấn là

hoạt động mang tính đặc thù, hoạt động này không trực tiếp sáng tạo ra các giá trị vật

chất nhưng bản thân nó có ảnh hưởng nhất định đến quá trình hoạt động khác của cơ

quan một cách nhanh chóng hay chậm chạp Do đó hiệu quả của công tác tham mưu tư vấn có ảnh hưởng tới các quá trình khác của toàn cơ quan

Trang 26

«Cơng tác văn thư - lưu trữ và quản lý văn bản hành chính

Công tác văn thư lưu trữ là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý cơ quan Các văn bản đến, văn bản đi, các loại công văn giấy tờ

đè được bộ phạn văn thư quản lý

Công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng HĐND- UBND huyện trong những

năm qua luôn hoạt động đạt kết quả cao

Văn phòng HĐND - UBDN huyện đã áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, các phần mềm về văn thư lưu trữ đã được ứng dụng và mang

lại hiệu quả cao trong quá trình hoạt động, giúp cho áp lực công việc lên các thủ trưởng giảm đi

Thâm định tốt các loại văn bản của HĐND, UBND huyện trước khi phát hành tránh tình trạng văn bản sai thê thức, thâm quyền; thực hiện tốt quy trình quản lý công văn đi - đến đúng quy định Chỉ đạo bộ phận lưu trữ thực hiện

phân loại các loại tài liệu của các phòng thuộc UBND huyện

Thực hiện tốt nghiệp vụ lưu trữ, xử lý hoàn chỉnh các loại hồ sơ vào kho

lưu trữ một cách ngăn nắp, khoa học, gọn gàng theo quy định

Đê nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng thì việc ứng dụng những tiến bộ của khoa học công nghệ vào trong công tác văn thư là một điều tất yếu, đồng thời là biện pháp có tính khả thi trong công tác văn thư Đó là yêu cầu tất yêu bởi lẽ đó là tiền đề cho hoạt động quản lý đạt được hiệu quả cao, giảm nhẹ sức lao động mà lại nâng cao năng suất lao động của cán bộ, công chức làm công tác văn thư

seCông tác thông tin tin học

Chỉ đạo và sử dụng có hiệu quả mạng tin học diện rộng tại cơ quan UBND

huyện Trong năm 2012 tỉnh đã hỗ trợ 13 máy tính, huyện đã hỗ trợ mua 08 máy tính nâng tông số máy tính cơ quan lên 65 bộ, cơ bản đã đáp ứng cho CBCC hoạt

động Nhìn chung hệ thông máy tính cơ quan hoạt động tốt Thực hiện tốt chế độ

gửi và nhận văn bản qua mạng tin học Xây dựng Quy chế hoạt động của Trang thông tin điện tử và đưa Trang thông tin điện tử vào hoạt động từ 01/8/2012

Trang 27

Khi các phương pháp và phương tiện quản lý truyền thống tỏ ra lạc hậu và

không còn phù hợp với tình hình mới thì việc nam giữ kịp thời các thông tin là

nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan Nhà nước hiện nay Vì vậy để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng thì đòi hỏi bộ phận thông tin, tin học của văn phòng phải được tô chức tỉnh gọn hoạt động có hiệu quả, cán bộ công chức phải

có trình độ, được đào tạo chuyên sâu thì mới có thê tiếp nhận và sử dụng thông

tin vào thực hiện công việc của cơ quan giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý và chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của cơ quan một cách có hiệu quả nâng cao chất lượng công việc

Bên cạnh đó cũng cần phải tích cực triển khai áp dụng đề án tin học hóa

quản lý hành chính Nhà nước để góp phần xây dựng một Chính phủ điện tử vững mạnh trong tương lai

eCông tác hậu cần

Văn phòng đã thực hiện tốt chế độ công khai tài chính, phân bố kinh phí và

thanh quyết toán theo đúng quy định đảm bảo cho hoạt động thường xuyên của cơ quan cũng như của Văn phòng Tổ chức mua sắm tài sản thường xuyên và

sửa chữa các loại tài sản theo đúng quy định của nhà nước

Thực hiện tốt công tác phục vụ Thường trực HĐND và UBND huyện như chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất làm việc, phương tiện cho lãnh đạo đi công

tác, đón tiếp các đoàn khách tận tình chu đáo, và đảm bảo an ninh trật tự cũng

như vệ sinh cơ quan Quản lý tài sản cơ quan có hiệu quả, đúng quy định

Bố trí kịp thời phương tiện, kinh phí phục vụ các cuộc tiếp xúc cử tri và các kỳ

họp đảm bảo theo đúng quy định

Đảm bảo tốt điều kiện làm việc cho cơ quan

Trước những yêu cầu ngày càng cao phục vụ cho nhiều hoạt động của đơn vị, bộ phận, văn phòng cần đáp ứng đầy đủ và kịp thời các điều kiện, phương tiện trang thiết bị văn phòng cần nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác này nâng cao năng suât lao động cho toàn cơ quan, đồng thời vẫn đảm bảo tiết kiệm

Trang 28

se Hoạt động bộ phận I cwa

Tại bộ phận 1 cửa đã tổ chức thực hiện đúng quy định, quy trình và tiếp

nhận giải quyết, trả kết quả thủ tục hành chính cho các tô chức, công đân được niêm yết công khai

Bộ phận 1 cửa thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện tiếp tục hoạt động

có hiệu quả hoàn thành nhiệm vụ được giao

Đến nay các lĩnh vực đưa vào hoạt động đã đi vào nên nếp Thủ tục, hồ sơ

các loại công việc công khai đề các tổ chức và cá nhân đến giao dịch Trong

năm 2012, đã tiếp nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh là 42 hồ sơ, lĩnh vực tư pháp

19 ho so, dau tu xay dung co ban 65 hồ sơ; lao động thương binh và xã hội 49

hồ sơ: nội vụ 28 hồ sơ; văn hoá 16 hồ sơ, chứng thực 2.930 hồ sơ Tống lệ phí

thu được 4.566.000đ, nộp ngân sách Nhà nước 1.543.200đ, trích lại Văn phòng

3.022.000đ

Tập trung thực hiện các quy chế phối hợp công tác các nội dung, nhiệm vụ

chuyên môn, cải tiến phương pháp công tác và phối hợp tốt với tất cả các phòng

ban chức năng nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng trong việc giải quyết các thủ

tục hành chính theo yêu cầu, phục vụ công tác cải cách hành chính theo cơ chế

một cửa

Do yêu cầu cải cách hành chính nhằm xây dựng một nền hành chính dân

chủ, trong sạch vững mạnh từng bước hiện đại Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nước trong đó có cải cách hành chính theo cơ chế

một cửa, một cửa liên thông là một yêu cầu bức thiết trong giai đoạn hiện nay

đảm bảo cung cấp một dịch vụ công tốt nhất, đáp ứng nhu cầu của một nền hành chính hiện đại trong giai đoạn hiện nay

e€Công tác của Hội Chữ thập đỏ

Tiếp tục phát động và tô chức tốt phong trào “ Tết vì người nghèo, người

khuyết tật, nạn nhân chất độc màu đa cam” và cuộc vận động “ Mỗi tô chức, cá nhân gắn với 01 địa chỉ nhân đạo” Đã vận động các cấp Hội trong huyện ủng hộ được 313 xuất quả với trị giá 50,6 triệu đồng Hỗ trợ các gia đình gặp rủi ro như

Trang 29

Bảo cáo thực tập GVHD Th.s Pham Thi Diém

hoá hoạn, cháy nhà, đuối nước trị giá 36,5 triệu đồng Phối hợp với Hội Chữ

thập đỏ tỉnh, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh làm 02 nhà

tình nghĩa trị giá 200 triệu cho 02 hộ nghèo bị chất độc da cam; Phối hợp với Hội Chữ thập đỏ tỉnh hỗ trợ 100 con bò cái sinh sản do Trung ương Hội chữ

thập đỏ Việt Nam trao tặng cho 100 hộ nghèo 02 xã Yên Lễ, Thượng Ninh với

trị giá 700 triệu đông

eCông tác tô chức hội nghị, tiếp khách

Hội họp,tiếp khách là những hoạt động không thê thiếu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào Đối với UBND huyện Như Xuân thì hội họp, tiếp khách là hoạt

động rất quan trọng

Hội họp giúp lãnh đạo có thể phổ biến những mục tiêu, nhiệm vụ công tác,

chương trình kế hoạch và bàn bạc tháo gỡ những khó khăn, phổ biến những

quan điểm mới về một lĩnh vực kinh tế- xã hội, an ninh quốc phòng của huyện

trong thời gian trước mắt cũng như lâu dài

Việc tô chức thành công các hội nghị, các cuộc họp văn phòng phải có sự

chuẩn bị về điều kiện cơ sơ vật chất như giấy mời, bàn, ghế, nước uống

Việc cuối cùng là văn phòng phải có nhiệm vụ thanh quyết toán các khoản

chỉ tiêu và tiến hành lập hồ sơ đưa vào lưu trữ để báo cáo với thủ trưởng cơ quan

cũng như tiên cho công tác kiểm tra sau này

Trong những năm qua văn phòng đã thực hiện tốt cơng tác tƠ chức hội

nghị, các cuộc hội nghị đã đạt hiệu quả thiết thực nhưng vẫn hết sức tiết kiệm

Hội nghị đã tông kết đánh giá kinh nghiệm hoạt động của cơ quan trong thời gian qua chỉ ra được những mặt hạn chế cần tháo gỡ cũng như phát huy được những sáng kiến, phát hiện nhân tố mới để nhân rộng trong hoạt động đề thúc

đây công tác ngày càng tiến bộ hơn đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được

thông suốt đối với các hệ quả của quá trình quản lý, đảm bảo từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng theo hướng hiện đại Vì thé nang cao chat lượng hội họp là một trong những điều kiện tiên quyết đến hiệu quả hoạt động của văn phòng

Trang 30

Báo cáo thực tap GVHD Th.s Pham Thi Diém

Trong công tác đối nội, đối ngoại, trong những năm qua văn phòng đã tơ chức tiếp các đồn công tác của các cơ quan ban, ngành trong địa bàn huyện, các đồn cơng tác của tỉnh về kiêm tra tình hình hoạt động của cơ quan một cách

chu đáo đảm bảo an toàn, hiệu quả không làm ảnh hưởng tới công việc chung

cua co quan

Văn phòng cũng tô chức tiếp nhận và giải quyết khiếu nại tố cáo của công

dân đúng thời gian quy định của pháp luật, đúng thâm quyền được giao

2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG

2.3.1 Những mặt tích cực

Các nghiệp vụ của văn phòng đều có văn bản hướng dẫn cụ thê nên được thực hiện chính xác, đúng quy trình và đảm bảo theo yêu cầu về nghiệp vụ

Với chức năng tham mưu tổng hợp văn phòng đã xây dựng kế hoạch phôi

hợp với các phòng, ban, tiến hành kiêm tra việc thi hành các quyết định, chỉ thị

tại các phòng, ban đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo UBND huyện

Văn phòng đã thực hiện chế độ thông tin báo cáo tương đối đây đủ, chính

xác kịp thời theo đúng yêu câu tạo điều kiện sửa chữa kịp thời các sai lệch

Cơ sở vật chất, các quy định pháp lý và mối liên hệ trong giải quyết công việc liên quan đến công việc hành chính ngày được bố sung, củng cố và hoàn

thiện hơn

Hầu hết hồ sơ thủ tục được thực hiện ở bộ phận một cửa đều được giải

quyết đúng thời hạn quy định, thời gian giải quyết ngày càng được rút ngăn; Thực hiện nghiêm túc quy định về cơng khai hố các thủ tục, lệ phí, phí và

thời gian giải quyết các thủ tục hành chính tạo điều kiện thuận lợi cho các tô

chức và công dân, từng bước nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính Tạo được sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ giữa các phòng, ban chuyên môn nghiệp vụ, giữa các phòng, ban của huyện với UBND các xã, thị trần đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc

Công tác đối nội, đối ngoại luôn được chú trọng, văn phòng luôn thấy được

tầm quan trọng của công tác này và luôn ý thức được rằng nên tiếp khách nhu thế nào để “vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”

Trang 31

2.3.2 Những mặt còn hạn chế

Bên cạnh những kết quả đạt được là cơ bản văn phòng HĐND- UBND huyện vẫn còn những hạn chế, yếu kém cần khắc phục đó là:

- Công tác tham mưu tông hợp thông tin, số liệu, báo cáo phục vụ sự chỉ

đạo điều hành của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện có lúc chưa chính xác,

kịp thời, chất lượng của các thông tin cung cấp cho lãnh đạo còn hạn chế vẫn

mang tính chung chung không sát với tình hình và điều kiện mới

- Nhận thức của cán bộ, công chức trong cơ quan về vai trò, vị trí của công

tác thông tin tông hợp còn hạn chế mặc dù đã có những lớp tập huấn, bồi dưỡng

nghiệp vụ, nhưng một số đồng chí vẫn còn xem nhẹ, chưa có cái nhìn đúng đắn

về công tác này

- Cơng tác kiểm sốt về văn bản vẫn còn nhiều hạn chế

- Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng huyện còn mỏng, trình độ còn hạn chế Cùng với nhân tố con người thì cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác lưu trữ còn nhiều lạc hậu, cũ kỹ, đồng thòi với nó là kho chứa còn nhiều bất cập đó không phải là kho chứa chuyên dụng

không đủ điều kiện về độ thống mát, khơ và rộng rãi

- Việc xây dựng kế hoạch chỉ tiết, dự toán và cung cấp kinh phí cho việc

thực hiện nghiệp vụ văn thư lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức

- Bộ phận quản trị mạng tin học hoạt động chưa thực sự hiệu quả, thiếu trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ:

- Công tác bảo vệ và vệ sinh môi trường, công tác phục vụ đã được tăng

cường nhưng có lúc chưa thực sự đảm bảo, chưa đáp ứng được yêu cầu;

- Tỉnh thần phê và tự phê bình trong lãnh đạo và CBCC chưa cao, còn nề

nang né tránh;

- Chế độ hội họp chưa duy trì thường xuyên; một số CBCC chưa chấp hành tốt nội quy, quy chế cơ quan như chấp hành tốt thời gian làm việc

- Nhận thức của cán bộ công chức về nâng cao hiệu quả hoạt động của văn

phòng đối với sự phát triển kinh tế - xã hội còn rất nhiều hạn chế

Trang 32

- Trong điều kiện hội nhập quốc tế, có nhiều yếu tố ảnh hưởng và biến

động

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế

Ngoài những nguyên nhân như khối lượng công việc phát sinh ngày càng nhiều, cơ sở vật chất còn lạc hậu cũ kỹ,đồng thời với nó là kho chứa còn nhiều bất cập các kho chứa không đủ các điều kiện về độ thống mát,khơ và rộng rãi thì những hạn chế yếu kém chủ yếu do có lúc lãnh đạo Văn phòng chưa thường

xuyên sâu sát, đôn đốc công việc của các bộ phận chuyên môn

CBCC còn thiếu, một sơ còn chưa chủ động tham mưu và ý thức trách nhiệm chưa cao trong thực hiện nhiệm vụ, hạn chế về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tác phong làm việc chưa nghiêm,chưa sử dụng đúng trang phục và theo thẻ được trang bị khi làm nhiệm vụ

Bên cạnh đó việc thực hiện cơ chế một cửa sẽ đụng chạm tới quyền lợi của

một sô không ít cán bộ, công chức, nên việc giải quyết khiếu nại tố cáo, đơn thư

nhiều khi không khách quan, trung thực, chính xác,kịp thời

Chất lượng kết quả thủ tục hành chính còn chưa được đồng đều, quy trình chưa rút gọn giảm thời gian quy định, thái độ giao tiếp, giải quyết các thủ tục

hành chính còn chưa linh hoạt

Công tác soạn thảo văn bản tại cơ quan còn nhiều sai phạm nhưng chưa

được chấn chỉnh kịp thời Từ đó dẫn đến những sai phạm về thê thức, nội dung

chưa phù hợp với quy định làm cho tính hiệu lực, hiệu quả của các quyết định quản lý của lãnh đạo bị giảm sút

Việc xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về công tác văn thư lưu trữ và

thực hiện kế hoạch tuy đã được chú trọng hơn nhưng vãn chưa được làm thường

xuyên

Chương 2 đã nêu lên thực trạng công tác văn phòng HDND- UBND

huyện Như Xuân tỉnh Thanh Hóa Trên cơ sở các thực trạng đó sẽ là căn cứ để

đưa ra các giải pháp và kiến nghị để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng

ở chương 3

Trang 33

CHƯƠNG 3

GIẢI PHÁP VÀ KIÊN NGHỊ CỦA BẢN THÂN ĐỀ NÂNG CAO HIỆU QUÁ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN

NHƯ XUÂN, TĨNH THANH HÓA

3.1 GIẢI PHÁP ĐỀ NÂNG CAO HIỆU QUA CUA VAN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN NHƯ XUÂN TÍNH THANH HÓA

3.1.1 Nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công

chức Văn phòng

Với công cuộc đổi mới toàn diện về kinh tế-xã hội như hiện nay thì đòi hỏi đội ngũ cán bộ,công chức làm việc trong những cơ quan hành chính Nhà nước cần phải được nâng cao hơn cả về chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chat

đạo đức Văn phòng HĐND-UBND huyện Như Xuân - Thanh Hóa cần xây

dựng kế hoạch đào tạo bôi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ,công chức

trong toàn cơ quan đặc biệt quan tâm đối với những cán bộ giữ vị trí quan trọng trong cơ quan như Chánh Văn phòng, phó Chánh Văn phòng, trưởng các phòng, ban, ngành, trong cơ quan Đồng thời cũng cử cán bộ,công chức đi học tập, bồi dưỡng, đào tạo để không ngừng nâng cao hiệu quả, năng suất công việc

Văn phòng cũng nên chú trọng tới việc sắp xếp lại đội ngũ cán bộ,công chức một cách công phu có tính toán theo cơ cấu ngành nghè, độ ti Ngồi ra

còn đây mạnh,coi trọng công tác nghiên cứu khoa học phục vụ quản lý, đề xuất

các giải phá kiến coi đây là nhiệm vụ thường xuyên của cơ quan

Cán bộ tham mưu tổng hợp của văn phòng hiện nay làm việc theo hình

thức chuyên viên, hình thức này bên cạnh những ưu điểm thì còn bộc lộ những

hạn chế như nhiệm vụ bị chia cắt ai làm việc gì thì biết việc đó, do vậy văn

phòng cân phải tổng hợp thành những chuyên đè,đề tài tô chức nghiên cứu đúc rút và xây dựng thành những lý luận chung phục vụ cho nhiệm vụ chính tri ca co quan

Trang 34

3.1.2 Nâng cao và hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ

Văn thư - lưu trữ là một bộ phận rất quan trọng của cơ quan vì vậy văn phòng cần tiếp tục củng cô về tô chức, bô sung cán bộ chuyên trách làm công tác này Đưa cán bộ công chức làm công tác văn thư- lưu trữ đi đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và ứng dụng những công nghệ mới vào công tác quản lý và lưu trữ tài liệu

Xây dựng kế hoạch chỉ tiết, định toán và cấp kinh phí cho việc thực hiện

các nghiệp vụ tập huấn, thu thập chỉnh lý bảo quản, ứng dụng công nghệ thông

tin vào khai thác tài liệu lưu trữ

Cần mở rộng quan hệ giao lưu học hỏi chuyên môn nghiệp vụ từ các phong lưu trữ tỉnh và các huyện, thị xã trong toàn tỉnh Cần đưa ra những đề xuất kiến nghị với UBND huyện bố sung trang thiết bị máy móc, nhà kho cho việc bảo quản hỗ sơ tài liệu được hơn

3.1.3 Từng bước hoàn thiện hơn nữa công tác cải cách hành chính một cửa Hiện nay ở bộ phận một cửa đang bố trí cán bộ làm việc không đúng vị trí với chuyên môn đào tạo ảnh hưởng tới năng suất và chất lượng công việc Do vậy để khắc phục tình trạng này và nhằm nâng cao chất lượng tiếp dân, huyện cần bô sung đội ngũ cán bộ.công chức đủ chuyên môn nghiệp vụ, năng động

sáng tạo có phẩm chất đạo đức tốt làm việc ở phòng

Bên cạnh với việc bô sung nhân sự thì UBND huyện cần phải đầu tư hơn nữa trang thiết bị, ghế ngồi và mở rộng không gian cho phòng tiếp dân, phòng một cửa để hoạt động ở đây đạt kết quả cao đáp ứng được sự mong mỏi của nhân dân

3.1.4 Cần triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Văn

phòng

Trong điều kiện phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin như hiện nay các cơ quan, tô chức cần phải ứng dụng những thành quả của nó mang lại vào trong quá trình hoạt động của mình, nhằm nâng

Trang 35

cao hiệu quả, chất lượng công việc, đồng thời tiết kiệm tối đa nhân lực và vật

lực

Thực hiện sự chỉ đạo của Chính phủ phê duyệt đề án tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước và đưa hệ thống thông tin điện tử cả Chính phủ vào trong hoạt động Bám sát mục tiêu của chương trình cải cách thủ tục hành chính Nhà

nước Văn phòng HĐND- UBND huyện đã thúc đây mạnh mẽ việc hiện đại hóa

công nghệ hành chính, thực hiện tin học hóa các quy trình phục vụ nhân dân trong các lĩnh vực dịch vụ công, nâng cao năng lực các phòng, ban trong việc cung cấp các dich vu công cho công dân và doanh nghiệp được thuận tiện, nhanh gọn và đạt chất lượng cao

Văn phòng cần tiến hành đào tạo tin học cho cán bộ, công chức tạo khả

năng tiếp cận và sử dụng công nghệ mới trong các công việc thường xuyên, nhằm đáp ứng yêu cầu cao về hiệu quả và chất lượng công việc

3.1.5 Tăng cường công tác thanh, kiểm tra

Hoạt động của các cơ quan, tô chức nói chung và Văn phòng nói riêng cần

phải có sự kiểm tra giám sát thường xuyên của lãnh đạo cơ quan và của cơ quan

chức năng

Tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Như Xuân công tác kiểm tra cũng cần phải được đây mạnh hơn nữa để giúp cho các bộ phận thực hiện theo đúng

mục tiêu, nhiệm vụ được giao, đồng thời phát hiện kịp thời các thiết sót sai phạm từ đó có những giải pháp đề xuất giải quyết kịp thời Cần tăng cường cơ chế thanh tra kiểm tra chéo giữa các phòng, ban, công khai hóa các hoạt động để công dân có thê tham gia giám sát đóng góp ý kiến cho hoạt động của cơ quan

Đi liền với công tác thanh, kiểm tra là công tác thi đua khen thưởng ,Văn phòng cần tiễn hành các phong trào thi đua giữa các phòng, ban, ngành và chế

độ khen thưởng nhằm khích lệ động viên cán bộ, công chức hăng say cơng tác

và phần đấu hồn thành tốt nhiệm vụ được giao

LLL

Trang 36

3.2 KIEN NGHI CUA BAN THAN

Van phong can xây dựng một quy chế làm việc thật cụ thể rõ ràng cho từng phòng,ban,bộ phận chuyên môn Phân giao nhiệm vụ,quyền hạn và quy định

trách nhiệm cụ thê cho từng cán bộ,công chức của Văn phòng để họ có thể giải

quyết công việc một cách linh hoạt, nhanh chóng,chính xác Cần quan tâm hơn nữa đời sống tỉnh thần cũng như đời sống vật chất cho các cán bộ, công chức làm việc trong cơ quan, thường xuyên có những buỗi giao ban, gặp gỡ giữa lãnh đạo với nhân viên các phòng ban Thường xuyên tô chức các buôi tham quan du

lịch vào các địp nghỉ lễ cho cán bộ, nhân viên cơ quan

Tăng cường công tác quản lý cán bộ công chức và đề cao trách nhiệm của người lãnh đạo cơ quan Tăng cường các biện pháp nhằm giữ gìn đoàn kết nội bộ, củng cô các mối quan hệ trong các phòng ban Cần thường xuyên tô chức

các cuộc gặp gỡ và tiếp xúc với nhân dân để lắng nghe ý kiến đóng góp của

nhân dân với quá trình hoạt động của cơ quan, lắng nghe tâm tư nguyện vọng

của nhân dân về những thái độ làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức

Trong quá trình thực tập ở Văn phòng HDND-UBND huyện Như Xuân tỉnh Thanh Hóa em nhận thấy một vấn đề rất đáng quan tâm đó là vấn đề sử

dụng tài sản công một cách không hiệu quả còn nhiều lãng phí, ý thức tiết kiệm

của công của một số cán bộ công chức còn chưa cao Vì vậy Văn phòng cần có

biện pháp tuyên truyền pho bién giao duc vẻ việc sử dụng của công một cách tiết

kiệm và hiệu quả đến toàn bộ đội ngũ cán bộ,cơng chức trong tồn cơ quan

Trang 37

KET LUAN

Văn phòng giữ một vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động của

các cơ quan, tô chức nói chung và của UBND huyện Như Xuân nói riêng Nó có

ảnh hưởng không nhỏ tới sự phát triển ôn định, bền vững của cơ quan Trong những năm qua Văn phòng HĐND- UBDN huyện Như Xuân đã phát huy được

vai trò to lớn của mình, thực hiện tốt chức năng tham mưu tông hợp vả hậu cần

của mình phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND huyện

Bên cạnh những kết quả đã đạt được thì hoạt động của Văn phòng HDNID- UBND huyện vẫn tôn tại những yếu kém sai phạm cần được khắc phục Đó là công tác thông tin tống hợp chưa kịp thời chính xác, việc ban hành các văn bản

còn nhiều sai phạm, thiếu sót về nội và thê thức Nguyên nhân của những vấn

đẻ trên có thê nhiều song có thê thấy nôi bật lên những nguyên nhân cơ bản sau,

do cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ hoạt động còn thiếu thốn, cũ kỹ

lac hậu, cùng với đó là là sự yếu kém về chuyên môn,nghiệp vụ, thiếu tinh than

trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức và đặc biệt là tâm lý giải quyết công

việc mang tính sự vụ của một số cán bộ lãnh đạo cơ quan

Đề giải quyết những tồn tại yếu kém đó cần phải có những phương hướng biện pháp cụ thé đó là nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tính thần

trách nhiệm cho đội ngũ cán bộ, công chức Đầu tư trang thiết bị hiện đại cho cơ

quan Để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng theo hướng hiện đại có

hiệu quả nhất cần rất nhiều sự nỗ lực của cán bộ, công chức Nhà nước, sự ủng

hộ của nhận dân để công cuộc thực hiện Cải cách hành chính nói chung và nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng nói riêng đạt hiệu quả tốt nhất góp phần

vào việc xây dựng một Nhà nước ngày càng hoàn thiện, hiện đại và vững mạnh

hơn, phục vụ nhân dân ngày một tốt hơn Tăng cường củng có mối quan hệ giữa Nhà nước và nhân dân, tăng cường sự tham gia quản lý Nhà nước của nhân dân

Sau 2 tháng thực tập và tìm hiểu thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND- UBND huyện Như Xuân tỉnh Thanh Hóa em mạnh dạn đóng góp một

Trang 38

Báo cáo thực lập — - GVHD Th.s Pham Thi Diém

a eS ee ST me nr | V2

số giải pháp,kiến nghị mang tính chất chủ quan của bản thân nhằm hoàn thiện công tác Văn phòng HĐND- UBND huyện Như Xuân nói riêng và Văn phòng

cơ quan hành chính nhà nước nói chung Do hạn chế về mặt kiến thức cũng như kinh nghiệm nên trong báo cáo không thê tránh khỏi những khuyết điểm và thiếu sót

Kính mong nhận được sự chỉ bảo đóng góp tận tình của Thầy,Cô Một lần

nữa em xin chân thành cảm ơn toàn thê cán bộ, công chức trong Văn phòng HĐND - UBND huyện Như Xuân tỉnh Thanh Hóa cùng các Thầy, Cô giáo và các bạn đã tận tình giúp em hoàn thiện bài báo cáo

———_—_—_—$_ —_—_$_$_—————————————————————

Trang 39

Báo cáo thực tap GVHD Th.s Pham Thi Diém

TAI LIEU THAM KHAO

Quyết định số 1074/QĐ-UBND ngày 27 tháng 3 năm 2009 của Uy ban

nhân dân huyện Như Xuân về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HDNID-UBND huyện Như Xuân tỉnh Thanh Hóa

Quy chế làm việc của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Như Xuân tỉnh Thanh Hóa

Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội quốc phòng - an ninh năm 2012, phương

hướng, nhiệm vụ năm 2013 của huyện Như Xuân tỉnh Thanh Hóa

Báo cáo tổng kết công tác văn phòng HĐND- UBND huyện Như Xuân tỉnh

Thanh Hóa năm 2012

Ciiáo trình hành chính văn phòng - Học Viện Hành Chính

—=TTTï————TmTyETFƑT—Ïì— F F TK —ETEcEcTEFTFTFT=T‡ễ=Ỷ-F-Ỳ-FỲ-F-ỲF-FỶ-ỶŸF->-ỲF-F-Ỷ-YỶ-ỶỲỶ-rnỶ-rỶ-rỶ-r-Ỷ-r-r-r

Trang 40

UY BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN NHƯ XUÂN Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc

VĂN PHÒNG

Như xuân ngày10 tháng 60 năm 2013

Ý KIÊN NHẬN XÉT

Kết quả thực tập của sinh viên Kính gửi: Trường học viện hành chính

Ngày 08 tháng 01 năm 2013 Văn phòng HĐND&UBND huyện như xuân có tiếp nhận sinh viên Hà Thị Thuỷ Sinh ngày 23/11/1990 hiện là sinh viên lớp KHI0-

HCH2 thuộc học viện hành chính về thực tập tại văn phòng HĐND&UBND huyện

Như Xuân

Thời gian thực tập từ ngày 18/3/2013 đến ngày 10/5/2013

Nội dung thực tập : Chuân bị báo cáo " Nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND&UBND huyện Như Xuân"

Trong quá trình thực tập sinh viên đã được cơ quan cử cán bộ có kinh nghiệm

trực tiếp hướng dẫn tận tình trách nhiệm,tuy nhiên vì thời gian thực tập ngắn, sinh

viên lại phải tiêp cận với công việc mới nhưng nhìn chung bước đâu chúng tôi nhận thấy em thuỷ có khả năng tiếp cận công việc tốt để có cơ sở cho việc đánh giá kết quả thực tập chúng tôi xin được đánh giá nhận xét như sau:

1 Có ý thức châp hành kỹ luật lao động cũng như quy chế của cơ quan

2 Chăm chỉ, nhiệt tình trách nhiệm trước công việc được giao

3 Có tính sáng tạo trong công việc

Căn cứ kêt quả trên chúng tôi dé nghị nhà trường tiếp tục bồi đưỡn giúp đỡ em thuỷ

Định dạng
Số trang	41
Dung lượng	4,29 MB