Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại chi nhánh Petec Đà Nẵng thuộc tổng công ty thương mại kỹ thuật và đầu tư.

Kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiếu trong tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu về hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động.. Do đó, công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

PHAN THỊ VÂN ANH

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG

VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG

THUỘC TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI

KỸ THUẬT VÀ ĐẦU TƯ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng – Năm 2013

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

PHAN THỊ VÂN ANH

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG

VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG

THUỘC TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI

KỸ THUẬT VÀ ĐẦU TƯ

Chuyên ngành: KẾ TOÁN

Mã ngành: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI

Đà Nẵng – Năm 2013

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

PHAN THỊ VÂN ANH

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục của đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 6

1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 8

1.1.3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 9

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 21

1.2.1 Nội dung của chu trình bán hàng và thu tiền 21

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 21

1.2.3 Các rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền 24

1.2.4 Quá trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 26

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 33

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG 34

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG 34

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 34

2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh 35

2.2 GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CHI

NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG 36

2.2.1 Môi trường kiểm soát 36

2.2.2 Hoạt động đánh giá rủi ro 41

2.2.3 Đặc điểm hệ thống kế toán 41

2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG 44

2.3.1 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát bán hàng và thu tiền 44

2.3.2 Đặc điểm kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh PETEC Đà Nẵng 48

2.3.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng 53

2.3.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với khoản nợ phải thu khách hàng 65

2.4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG 74

2.4.1 Những kết quả đạt được 74

2.4.2 Những hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại chi nhánh PETEC Đà Nẵng 75

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 78

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG 79

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG 79

3.2 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG 81 3.2.1 Tăng cường các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh PETEC Đà Nẵng 81 3.2.2 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 91 3.2.3 Hoàn thiện công tác kế toán phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Chi nhánh PETEC Đà Nẵng 93 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 96

KẾT LUẬN 97 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (BẢN SAO)

PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong tình hình kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc kiệt và gay gắt trên thị trường Để thành công trong lĩnh vực kinh doanh, ngoài chiến lược kinh doanh hiệu quả, đội ngũ quản lý tốt thì các doanh nghiệp còn phải làm tốt công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm hạn chế rủi

ro, sai sót làm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiếu trong tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu về hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát bằng những quy định rõ ràng, cụ thể để đạt được các mục tiêu đề ra

Chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình khá phức tạp vì liên quan đến nhiều chỉ tiêu như: số lượng, chất lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các khoản giảm trừ,… và được xem là chu trình cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh của một đơn vị Nó không những đánh giá hiệu quả của các chu trình trước đó như chu trình tiền, cung ứng, tiếp nhận, hoàn trả vốn,…mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đồng thời phản ánh khả năng bù đắp các khoản chi phí và tiếp tục đầu

tư mở rộng qui mô sản xuất của công ty

Sự phối hợp của nhiều bộ phận, phòng ban trong chu trình bán hàng và thu tiền là một khâu vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào Tuy nhiên, đây cũng là khâu có nhiều rủi ro và gian lận nhất nếu doanh nghiệp không có một hệ thống kiểm soát hữu hiệu Do tính chất phức tạp nên khả năng tồn tại nhiều rủi ro là rất lớn Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại doanh nghiệp tuy đã thực hiện nhưng trên thực tế cho thấy còn rất nhiều nhược điểm cần phải khắc phục để công tác bán hàng, thu tiền và quản

lý công nợ tại doanh nghiệp được tốt hơn

Chi nhánh PETEC Đà Nẵng là một đầu mối phân phối xăng dầu tại khu vực miền Trung thuộc Tổng công ty Thương mại Kỹ thuật và Đầu tư, với mạng lưới khách hàng rộng khắp Do đó, công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền rất đáng được quan tâm trong hoạt động kinh doanh của Chi nhánh nhằm giảm thiểu các sai sót, gian lận cũng như tăng

hiệu quả hoạt động của đơn vị Vì vậy việc nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện hệ

thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh PETEC Đà Nẵng thuộc Tổng công ty Thương mại Kỹ thuật và Đầu tư” là

rất cần thiết và có ý nghĩa đối với đơn vị hiện nay

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của đề tài là khảo sát thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh PETEC Đà Nẵng nhằm phát hiện những vấn đề còn tồn tại, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh PETEC Đà Nẵng thuộc Tổng công ty Thương mại Kỹ thuật và Đầu tư – Công ty cổ phần

- Phạm vi nghiên cứu: Chi nhánh PETEC Đà Nẵng thuộc Tổng công ty Thương mại Kỹ thuật và Đầu tư – Công ty cổ phần

4 Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, tác giả sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát trực tiếp, nghiên cứu tài liệu Sau đó, phân tích, so sánh, tổng hợp để làm rõ thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh PETEC Đà Nẵng

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Hiện nay có nhiều đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Trong đó, tác giả đã tham khảo và tìm hiểu các đề tài nghiên cứu trong cùng lĩnh vực kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền Cụ thể:

Luận văn Thạc sĩ của tác giả Võ Thị Bích Phụng (2012) với đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Bắc Âu”

Trong luận văn này tìm hiểu về công ty cổ phần Bắc Âu là một công ty chuyên phân phối các loại dược phẩm và các thiết bị y tế Nhóm khách hàng

mà công ty này hướng đến đó là khách hàng đấu thầu, bán buôn và bán lẻ Tuy không cùng lĩnh vực kinh doanh, nhưng có thể thấy hai công ty đều là doanh nghiệp bán buôn Luận văn này đã đề xuất được những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý khá cồng kềnh, thành lập một bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập, xây dựng một đội ngũ nhân viên có năng lực và bố trí đúng chuyên môn để đáp ứng được tốt môi trường kiểm soát tại công ty Ngoài ra, xây dựng các chứng từ, báo cáo nhằm cung cấp thông tin tốt hơn cho nhà quản lý Luận văn mới chỉ đề xuất xây dựng một phần mềm quản lý chứ chưa trình bày cách thực hiện cụ thể, vai trò của phần mềm này đối với hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Luận văn Thạc sĩ của tác giả Dương Thị Thúy Liễu (2012) với đề tài

“Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần cao su

Đà Nẵng” Trong luận văn này, tác giả đã tìm hiểu về Công ty cổ phần cao su

Đà Nẵng là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và kinh doanh lốp các loại và các sản phẩm cao su kỹ thuật Với mạng lưới phân phối rộng khắp cả nước và chiếm lĩnh một thị phần lớn ở Việt Nam Với kinh nghiệm và mối quan hệ với các đối tác lớn ở trong và ngoài nước Có thể thấy chiến lược kinh doanh cũng như khâu quản lý bán hàng rất hiệu quả Công ty Cổ phần cao su Đà Nẵng đã xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 nhằm thực hiện chức năng kiểm soát hoạt động kinh doanh tại công ty Tuy nhiên, trong luận văn này chỉ mới mô tả về quy trình kiểm soát qua các giai đoạn trong chu trình bán hàng và thu tiền nhưng lại chưa nêu ra được những kết quả đạt được khi áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ theo tiêu chuẩn ISO Ngoài ra, công tác giám sát việc thực hiện hệ thống kiểm soát này cũng là một yếu tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ Nhằm đánh giá hệ thống trên có thực sự hữu hiệu đối với doanh nghiệp và đạt được những mục tiêu đã đề ra hay không

Luận văn Thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị Bích Trâm (2013) với đề tài

“Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần PETEC Bình Định” Trong luận văn này, tác giả tìm hiểu về Công ty Cổ

phần PETEC Bình Định là một công ty liên kết với Tổng công ty Thương mại

Kỹ thuật và đầu tư PETEC với tỷ lệ cổ phần Tổng công ty nắm giữ là 31,54%, chuyên phân phối chủ yếu các mặt hàng xăng dầu, xi măng Về tình hình hoạt động cũng như các quy chế thực hiện cũng khá tương đồng với nhau Trong luận văn này cũng nêu ra được những hạn chế của hệ thống như kiểm soát chưa toàn diện, chặt chẽ, phần lớn đi sâu về mảng kế toán, phần kiểm soát chưa được quy định thật đầy đủ, rõ ràng Công tác thẩm định khách hàng chưa kiểm tra thực hiện đầy đủ trước khi ký hợp đồng, nếu có kiểm tra cũng chỉ mang tính hình thức, không thực hiện nghiêm túc, không đánh giá được

năng lực tài chính của khách hàng, do đó dẫn đến rủi ro có một số khách hàng khi bán không thu được nợ Tác giả đã đưa ra được các giải pháp khắc phục tình trạng trên trong việc thiết kế các báo cáo nhằm kiểm soát chặt hơn tình hình công nợ khách hàng Tuy nhiên việc thẩm định khách hàng chỉ mang tính hình thức, chưa đi sâu vào phân tích cụ thể các yếu tố nào để có thể nắm rõ được năng lực tài chính, khả năng thanh toán của khách hàng

Qua quá trình tìm hiểu các tài liệu, tác giả đã đi sâu phân tích những thuận lợi và khó khăn về công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh PETEC Đà Nẵng Với mục đích xây dựng trong Chi nhánh một hệ thống quản lý khoa học và hiệu quả trong xu thế hội nhập kinh tế quốc

tế Tác giả đã dựa trên những luận chứng là nền tảng cơ sở lý luận của những

đề tài đã nghiên cứu và trên cở sở tham khảo từ nhiều nguồn tài liệu, sách tham khảo và giáo trình giảng dạy đối với lĩnh vực kiểm soát nội bộ để tiến hành nghiên cứu luận văn này đồng thời đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường

hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Nắm bắt được thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh PETEC Đà Nẵng, luận văn sẽ hướng đến xây dựng một

hệ thống kiểm soát nội bộ cho chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị một cách thông suốt Sẽ phân quyền cho những đối tượng quản lý từng phần hành Nhà quản lý sẽ theo dõi được tốt hơn và có thể đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị thực hiện như thế nào

Mặc dù, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là một đề tài được khá nhiều tác giả nghiên cứu Tuy nhiên, xét về mặt không gian lẫn thời

gian thì đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh PETEC Đà Nẵng thuộc Tổng công ty Thương mại Kỹ thuật và Đầu tư” là một

đề tài chưa được tác giả nào nghiên cứu trước đây

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Trong mọi hoạt động của một tổ chức, một doanh nghiệp thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Vì vậy, chất lượng của hoạt động kiểm soát không những ảnh hưởng đến tính trung thực của thông tin tài chính mà nó còn có khả năng chi phối các quyết định sản xuất kinh doanh hoặc duy trì hoạt động kinh doanh của một đơn vị Theo quan điểm của ủy ban COSO (Committed Of Sponsoring Organization) – là một ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ chống gian lận báo cáo tài chính – thì: Kiểm soát nội bộ là một tiến trình được thực hiện bởi HĐQT, ban quản lý và các nhân sự liên quan, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu:

- Sự hiệu quả và hiệu suất của hoạt động

- Sự tin cậy của các báo cáo tài chính

- Sự tuân thủ với các luật và các quy định liên quan

Kiểm soát nội bộ là một quá trình, chứ không phải là một sự kiện hay một tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Kiểm soát nội bộ

tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ bản nhất trong một doanh nghiệp chứ không phải là một hoạt động bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản

lý hay thủ tục hành chính Quá trình kiểm soát là một phương tiện giúp cho

các đơn vị đạt được mục tiêu

Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách thủ tục,… mà phải bao gồm cả những con người trong Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên Chính con người thiết lập các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát

ở mọi nơi và vận hành chúng Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi của con người Mọi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán Kiểm soát nội bộ sẽ tạo ra ý kiến ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức

Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Điều này liên quan đến các hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ Các hạn chế này bao gồm: sai sót của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền cả nhà quản lý và mối quan hệ giữa lợi ích và chí phí

Sai sót là những lỗi không cố ý ảnh hưởng đến thông tin trên báo cáo tài chính Các sai sót xảy ra do ba nguyên nhân chủ yếu sau: năng lực của nhân viên, áp lực công việc và quy trình xử lý nghiệp vụ kém, thiếu kinh nghiệm, không quan tâm đến các chỉ dẫn trong công tác, thiếu khả năng xét đoán hay không tuân thủ các quy định Sai sót cũng có thể xảy ra do mệt mỏi với công việc Ngoài ra một thái độ làm việc cẩu thả, thiếu thận trọng trong công việc

có thể dẫn đến sai sót Các sai sót xảy ra trong quá trình công tác không bao giờ có thể hạn chế hoàn toàn và không có một thủ tục kiểm soát nào ngăn chặn hay phát hiện tất cả các sai sót Các nhà quản lý cố gắng tuyển dụng các nhân viên giỏi và cố gắng sắp xếp quy trình thủ tục hạn chế tối đa các sai sót nghiêm trọng hay các sai sót phổ biến

Thông đồng là sự cấu kết giữa các nhân viên để lấy cấp tài sản của tổ chức Nó có thể được hình thành bưởi ba yếu tố sau: động cơ, cơ hội do hệ

thống kiểm soát nội bộ yếu kém và sự thiếu liêm khiết Các nhà quản lý cố gắng hạn chế sự thông đồng bằng cách tuyển chọn nhân viên trung thực và tạo điều kiện để nhân viên hài lòng với công việc Tuy nhiên, nếu các hành vi thông đồng xảy ra thì hệ thống kiểm soát khó có thể ngăn chặn được vì nó hình thành từ ý đồ và các hành vi che giấu

Lạm quyền của nhà quản lý là việc các nhà quản lý trong tổ chức có quyền hạn hơn các nhân viên ở bộ phận sản xuất hay nhân viên văn phòng khác Điều này làm cho chính sách nội bộ chỉ có hữu hiệu ở cấp quản lý thấp trong tổ chức và ít có hữu hiệu ở cấp quản lý cao hơn

Chi phí và lợi ích: Sự đảm bảo hợp lý ngụ ý rằng chi phí có kiểm soát phải nhỏ hơn các lợi ích đạt được Các nhà quản lý xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ bằng cách thực hiện các chính sách và thụ tục kiểm soát khả thi nhằm đạt được một hệ thồng kiểm soát nội bộ ngăn chặn hoàn toàn các sai sót và gian lận có thể rất tốn kém Đa số các nhà quản lý không muốn thực hiện các thủ tục kiểm soát mà chi phí lớn hơn lợi ích mà nó mang lại

1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị nếu không được bảo vệ bằng hệ thống kiểm soát phù hợp có thể bị đánh cắp, bị hư hại hoặc bị lạm dụng vào những mục đích cá nhân khác nhau

- Đảm bảo độ tin cậy các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy

kế toán thu thập, xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của nhà quản lý bên trong và ngoài đơn vị Vì vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính

- Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết

kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan

đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tuân thủ đúng mức

- Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: KSNB giúp đơn

vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị

1.1.3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo tổ chức COSO, hệ thống KSNB của một tổ chức được cấu thành bởi 5 yếu tố cơ bản đó là: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Hệ thống thông tin và truyền thông; Giám sát Trong các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, môi trường kiểm soát là thành phần quan trọng nhất có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của HTKSNB; nếu môi trường kiểm soát nội bộ yếu, thiếu thì chắc chắn HTKSNB sẽ không hiệu quả, kể cả các thành phần còn lại hoạt động tốt

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là một tập hợp các chuẩn mực, các quy trình và các cấu trúc làm cơ sở cho sự vận hành của KSNB trong tổ chức Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mỗi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các biện pháp của hệ thống KSNB

Các nguyên tắc của môi trường kiểm soát:

Nguyên tắc 1: Cam kết đối với các giá trị đạo đức và tính trung trực

Tính trung thực và giá trị đạo đức là kết quả của chuẩn mực về đạo đức

và cách cư xử trong một đơn vị Người lãnh đạo phải gương mẫu, có hành vi

cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc ra các quyết định quản lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan trọng để thiết lập nề nếp và văn hóa của doanh nghiệp Những hoạt động như vậy để làm giảm hay xoá bỏ những động cơ, sự

cám dỗ mà có thể khiến cho các nhân viên sẽ không trung thực, làm những chuyện phi pháp, hoặc có những hành động phi đạo đức Các giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân viên thông qua việc thiết lập các chính sách, điều lệ quản lý

Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hóa và lịch sử của tổ chức

và ngược lại nó lại ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên trong tổ chức đó Các đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu thường có các nhân viên đủ năng lực, được huấn luyện quan điểm về tính trung thực và ý thức về việc kiểm soát Quan điểm này do cấp quản lý cao nhất thiết lập thông qua xây dựng và ban hành các chính sách như bản Quy tắc ứng xử, trong đó đưa ra các giá trị đạo đức mà các thành viên phải tuân thủ để đạt được mục tiêu chung của đơn vị

Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập với Ban quản lý và thực hiện chức năng giám sát đối với sự phát triển và vận hành của KSNB

Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng đáng kể bởi Hội đồng quản trị và

Ủy ban kiểm toán Tính hữu hiệu của nhân tố này phụ thuộc vào sự độc lập của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán với Ban quản lý, kinh nghiệm và

vị trí của các thành viên trong Hội đồng quản trị, mức độ tham gia, mức độ giám sát và các hành động của hội đồng quản trị đối với hoạt động công ty

Sự hữu hiệu còn phụ thuộc vào việc liệu Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán có phối hợp với người quản lý trong việc giải quyết các khó khăn liên quan đến việc thực hiện kế hoạch hay không Ngoài ra, sự phối hợp giữa Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán với kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát

Do tầm quan trọng nêu trên, một hội đồng quản trị năng động và tận tâm, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện của người quản lý là nhân tố thiết yếu

để kiểm soát nội bộ hữu hiệu Do Hội đồng quản trị phải chất vấn, giám sát

các hoạt động quản lý, đưa ra quan điểm phản biện và có dũng khí đấu tranh với những hành vi sai trái nghiêm trọng của người quản lý, nên Hội đồng quản trị cần có thêm những người nằm ngoài ban điều hành Đương nhiên người trong ban quản lý là các thành viên quan trọng của hội đồng do họ hiểu biết tường tận và tham gia trực tiếp vào hoạt động của công ty, nhưng phải có

sự cân đối giữa hai nhóm người này Ngay cả trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (vốn khó thu hút và đồng thời phải gánh chịu chi phí để có một hội đồng

mà một số thành viên hội đồng không phải là quản lý) thì điều này cũng được thực hiện, ít nhất phải có một người trong hội đồng không phải là người quản

lý trực tiếp doanh nghiệp

Nguyên tắc 3: Ban quản lý thiết lập cấu trúc, các tuyến báo cáo, quyền hạn và trách nhiệm phù hợp trong việc thực hiện các mục tiêu

Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của doanh nghiệp được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát Để thiết lập cơ cấu tổ chức thích hợp, cần chú ý các nội dung như: xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động, xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp Nhìn chung, cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và bản chất hoạt động của doanh nghiệp Tuy nhiên, dù tổ chức như thế nào, nó cũng phải giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược đã hoạch định để đạt được mục tiêu

đề ra

Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề , trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan Việc phân định thường thể hiện qua chính sách trong đó mô tả kiến thức và kinh nghiệm của những nhân viên chủ chốt, nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các hoạt động kinh doanh

Một xu hướng phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp là tăng quyền lực

cho các cấp dưới để họ ra quyết định nhanh chóng Muốn vậy, tổ chức cần xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm để khuyến khích sự chủ động của các

cá nhân nhưng phải trong mức độ giới hạn Nói cách khác, cần ủy quyền ở mức độ thích hợp để đảm bảo đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Tuy nhiên, điều này đòi hỏi phải cân nhắc cái được và cái mất trong việc ủy quyền Việc gia tăng ủy quyền thường đưa đến đơn giản hóa cơ cấu tổ chức của đơn vị nhờ đó khuyến khích sự sáng tạo, chủ động và có các phản ứng kịp thời góp phần thúc đẩy năng lực cạnh trạnh và đáp ứng yêu cầu khách hàng Tuy nhiên, việc gia tăng ủy quyền như vậy có thể dẫn đến các yêu cầu cao hơn về năng lực nhân viên cũng như trách nhiệm lớn hơn Khi đó, đòi hòi người quản lý phải có các thủ tục giám sát hữu hiệu đối với kết quả Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, việc gia tăng ủy quyền có nhược điểm là có thể dẫn đến các quyết định không thích hợp

Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng bởi ý thức về trách nhiệm của mỗi

cá nhân trong đơn vị Trước tiên, đó là giám đốc điều hành, người chịu trách nhiệm cuối cùng về mọi hoạt động của đơn vị, kế đến là các nhân viên Cần làm cho các nhân viên hiểu rõ mục tiêu của tổ chức để họ biết rằng hành động

và mức đóng góp của họ ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu chung của toàn đơn vị

Nguyên tắc 4: Cam kết đối với việc tuyển dụng, phát triển và lưu giữ nhân sự có năng lực phù hợp với việc thực hiện mục tiêu

Năng lực phản ánh kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định Kiến thức và kỹ năng cần có đối với từng nhiệm vụ phụ thuộc vào sự xét đoán của nhà quản lý về các mục tiêu của doanh nghiệp, về chiến lược và kế hoạch để đạt được mục tiêu đó Nhà quản lý cần xác định yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng Còn các kiến thức và kỹ năng của từng nhân

viên lại phụ thuộc vào sự thông minh, sự đào tạo và kinh nghiệm của mỗi cá nhân Khi xác định năng lực cần thiết, nhà quản lý cần cân nhắc giữa việc giám sát và yêu cầu về năng lực của các nhân viên, đồng thời cân nhắc giữa năng lực và chi phí

Chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên Chính sách này biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật Đội ngũ nhân viên cần được chuẩn bị cho các thách thức mới vì doanh nghiệp phải đối mặt với sự thay đổi và ngày càng trở nên phức tạp, một phần

so sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ và do sự cạch tranh ngày càng tăng Giáo dục và đạo tạo, cho dù là hình thức gì, học tập trên lớp, tự đào tạo hay nghề dạy nghề, phải giúp các cá nhân theo kịp và xử lý tốt với môi trường xung quanh Tuyển dụng các cá nhân có năng lực và đào tạo một lần là không

đủ Quá trình đào tạo phải tiếp diễn liên tục

Nguyên tắc 5: Bảo đảm sự chịu trách nhiệm của các cá nhân trong việc đảm trách các trách nhiệm KSNB trong quá trình thực hiện các mục tiêu

Sự chịu trách nhiệm liên quan đến mức độ sở hữu và cam kết đối với việc thực hiện KSNB trong quá trình thực hiện mục tiêu HĐQT giao trách nhiệm về KSNB cho quản lý cấp cao trong việc thực hiện mục tiêu BQL và HĐQT thiết lập cơ chế để truyền đạt và đảm bảo các cá nhân chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện các trách nhiệm KSNB trong tổ chức và thực hiện các hành động khắc phục kịp thời Sự chịu trách nhiệm liên hệ chặt chẽ với sự lãnh đạo và được chi phối bởi sắc thái chung tạo ra từ lãnh đạo cấp cao và được hỗ trợ bởi các cam kết đối với các giá trị đạo đức và tính chính trực, năng lực, cấu trúc tổ chức, và các yếu tố khác của KSNB, tạo ra các tác động tổng hợp đến vận hành kiểm soát của tổ chức

BQL và HĐQT thiết lập các chỉ tiêu đo lường thành tích, các hình thức thù lao, động viên và khen thưởng phù hợp với các cấp độ trách nhiệm trong

tổ chức, có xem xét đến việc đạt được mục tiêu ngắn hạn và dài hạn

Việc thiết lập các mục tiêu tạo ra áp lực phải hoàn thành Các áp lực này

có thể tạo ra tác động tiêu cực do việc thiết lập các chỉ tiêu hoạt động không thực tế, sự mâu thuẫn giữa các mục tiêu, sự mất cân bằng giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn Như vậy có thể sẽ dẫn đến các hành vi sai trái Mặt khác,

để đảm bảo các mục tiêu cá nhân, tập thể gắn kết với các mục tiêu của tổ chức, cần phải xem xét cách thức rủi ro được chấp nhận và đối phó như là cơ

sở để đưa ra các hình thức thù lao và khen thưởng phù hợp Các thay đổi trong hoạt động như thay đổi chiến lược, cơ cấu tổ chức, các hoạt động giải thể, sát nhập cũng có thể tạo ra áp lực BQL và HĐQT cần hiểu rõ các áp lực này để có sự điều chỉnh cân bằng với các hình thức thù lao và khen thưởng Đánh giá thành tích và khen thưởng: Cùng với việc các mục tiêu tổ chức được thiết lập từ HĐQT đến các cấp quản lý trong tổ chức, việc đánh giá thành tích cũng được thực hiện theo ở các cấp quản lý này: cấp cao hơn đánh giá cấp thấp hơn Kết quả đánh giá được truyền đạt trong tổ chức và các hình thức khen thưởng được áp dụng phù hợp

b Đánh giá rủi ro

Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán Đánh giá rủi ro

là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng

và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này

Tất cả các đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc, bản chất hay ngành nghề kinh

doanh đều phát sinh rủi ro ở tất cả các mức độ Rủi ro ảnh hưởng đến sự tồn tại của mỗi đơn vị; đến sự thành công, tình hình tài chính, hình ảnh của đơn vị; đến sự duy trì chất lượng sản phẩm, dịch vụ và đến cả con người Trên thực tế không có cách nào để triệt tiêu rủi ro; chẳng hạn khi quyết định kinh doanh là đã tạo nên rủi ro Nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì rủi ro trong mức độ này

Để đánh giá rủi ro, trước tiên cần xác định mục tiêu Xác định mục tiêu không phải là một nhân tố của kiểm soát nội bộ, nhưng nó là một điều kiện tiên quyết để kiểm soát nội bộ có thể thực hiện được

(1) Xác định các mục tiêu rõ ràng để bảo đảm sự phát hiện và đánh giá các rủi ro liên quan đến các mục tiêu

Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó có khả năng không thực hiện được Do vậy cần xác định mục tiêu rõ ràng để bảo đảm sự phát hiện và đánh giá các rủi ra liên quan đến các mục tiêu: các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, các mục tiêu tuân thủ

- Mục tiêu hoạt động: phản ánh các lựa chọn của nhà quản lý trong bối cảnh nghề nghiệp và môi trường kinh tế mà tổ chức hoạt động Một doanh nghiệp có thể thiết lập các mục tiêu chú trọng vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực Thiết lập các mục tiêu hoạt động đảm bảo các nguồn lực được phân bổ một cách hợp lý, là một phần của việc thiết lập mục tiêu, BQL cũng xác định mức rủi ro chấp nhận

- Mục tiêu báo cáo tài chính: liên quan đến việc công bố báo cáo tài chính đáng tin cậy, bao gồm việc ngăn ngừa và phát hiện gian lận trong việc soạn thảo báo cáo tài chính Mục tiêu này chủ yếu xuất phát từ yêu cầu bên ngoài

- Mục tiêu tuân thủ: liên quan đến sự tôn trọng những luật lệ và quy định trong môi trường kinh doanh và pháp lý mà đơn vị đang hoạt động Các mục tiêu này thường phụ thuộc vào những nhân tố bên ngoài, như là quy định về môi trường, và thường tương tự nhau đối với các đơn vị trong nền kinh tế hoặc trong cùng một ngành kinh doanh

(2) Xác định các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu và phân tích các rủi ro như là cơ sở cho quản trị rủi ro

- Nhận diện rủi ro là một tiến trình liên tục lặp đi lặp lại được tiến hành

để tăng cường khả năng đạt được mục tiêu, được hỗ trợ bởi các loại hoạt động, các kỹ thuật và các cơ chế phù hợp với việc đánh giá rủi ro Quá trình nhận diện rủi ro phải toàn diện cần xem xét tất cả các mối quan hệ tương tác giữa sản phẩm, dịch vụ và thông tin cả bên trong và giữa tổ chức với các đối tác bên ngoài và môi trường bên ngoài

- Phân tích và đánh giá rủi ro: Sau khi đơn vị đã nhận dạng được rủi ro ở mức độ đơn vị và mức độ hoạt động, cần tiến hành phân tích rủi ro Có nhiều phương pháp phân tích ruit ro, tuy nhiên, quá trình phân tích nhìn chung thường bao gồm các bước sau:

+ Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro

+ Đánh giá khả năng (hay xác xuất) rủi ro có thể xảy ra

+ Xem xét phương pháp quản trị rủi ro – đó là, những hành động cần thiết cần thực hiện để giảm thiểu rủi ro

Phân tích rủi ro không phải là một vấn đề mang tính lý thuyết, nó quyết định sự thành công của đơn vị Sẽ hữu hiệu hơn khi trong quá trình phân tích rủi ro, người ta nhận dạng được tất cả quá trình kinh doanh chủ yếu làm phát sinh rủi ro Nói cách khác, cần phân tích các quá trình kinh doanh, nhận dạng các yếu tố chính, từ đó mới thiết lập các biện pháp kiểm soát thích hợp và xây dựng trách nhiệm báo cáo

c Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết

để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị Cần lưu ý rằng có hoạt động kiểm soát có thể giúp đạt được cả ba nhóm mục tiêu hoạt động, tài chính và tuân thủ Có những hoạt động kiểm soát chỉ giúp đạt được một mục tiêu cụ thể, nhưng cũng có hoạt động đáp ứng được nhiều mục tiêu Đơn vị có thể tận dụng điều này để nâng cao tính hiệu quả của toàn

hệ thống

- Phân chia trách nhiệm: Xuất phát từ thực tế là một hành vi sai sót hay

gian lận chỉ có thể xảy ra khi có những cơ hội hay điều kiện thuận lợi Do vậy, để hạn chế các sai sót và gian lận, cần phải hạn chế tối đa các cơ hội này Việc phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các chức năng trong doanh nghiệp vì vậy cần phải được xem xét một cách nghiêm túc và được coi như một loại kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện hiệu quả Bởi lẽ, phân chia trách nhiệm hợp lý sẽ làm giảm thiểu cơ hội dẫn đến sai sót và gian lận cũng như giúp phát hiện ra các sai sót, gian lận này trong doanh nghiệp Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp

vụ với chức năng bảo quản tài sản,…

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì cần

thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kiểm soát nói chung Các hệ thống thông tin ngày càng được xử lý phần lớn bằng các chương trình trên máy vi tính kết hợp với một số thủ tục được xứ lý thủ công bởi con người

+ Kiểm soát chung: Là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng để đảm bảo cho các hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định Cụ thể, kiểm soát chung bao gồm kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu, các phần mềm hệ thống, kiểm soát truy cập và kiểm soát các hệ thống ứng dụng

+ Kiểm soát ứng dụng: áp dụng cho từng hệ thống cụ thể, như quá trình mua hàng, bán hàng, quản lý công nợ hay chi phí Kiểm soát ứng dụng phải đảm bảo dữ liệu được nhập và xử lý một cách chính xác, đầy đủ cũng như phát hiện các dữ liệu không hợp lý hay chưa được sự xét duyệt của nhà quản

lý Cụ thể kiểm soát ứng dụng sẽ tập trung vào việc kiểm soát dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý và cuối cùng là kiểm soát dữ liệu đầu ra Giữa kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng có sự liên quan mật thiết và hỗ trợ lẫn nhau

- Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Đây là hoạt động kiểm soát

“cứng”, một loại kiểm soát thường được mọi người nghĩ tới nhất khi nói về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Cụ thể, kiểm soát vật chất là các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo cho tài sản của doanh nghiệp như máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hóa, các tài sản khác được bảo vệ một cách chặt chẽ Ví dụ, doanh nghiệp thường dùng két sắt để bảo vệ tiền, vàng hay séc, sử dụng nhà kho, camera theo dõi hay hệ thống tường rào bảo vệ hàng hóa, tài sản cố định Ngoài ra, hoạt động kiểm soát vật chất còn bao gồm việc định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu sổ sách Bất kỳ sự chên lệch nào cũng cần được giải trình và xử lý thỏa đáng Kiểm soát vật chất nhằm đảm bảo cho sự tồn tại, chất lượng hay tình trạng của các tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh ổn định của doanh nghiệp

- Phân tích rà soát: xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách

so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước Đơn vị thường xuyên rà

soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp Doanh nghiệp có thể sử dụng các chỉ số hay tính ra các chênh lệch để phân tích rà soát, từ đó có thể để đưa

ra các biện pháp chỉnh sửa như là một hoạt động kiểm soát, ví dụ như: tỷ lệ hàng bán bị trả lại trên doanh thu, tỷ lệ nợ quá hạn, tỷ lệ lãi gộp, biếm động về giá mua nguyên vật liệu, biến động về doanh thu bán hàng…

d Thông tin và truyền thông

- Thông tin: là cần thiết cho tổ chức để thực hiện các trách nhiệm KSNB

nhằm hỗ trợ việc đạt được mục tiêu

Mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có những thông tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình Vì vậy, những thông tin cần thiết cần phải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp Một thông tin có thể được dùng cho nhiều mục tiêu khác nhau, như để lập báo cáo tài chính, để xem xét việc tuân thủ pháp luật và các quy định hay được dùng để điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

- Truyền thông: là các tiến trình liên tục, lặp đi lặp lại của việc cung cấp,

chia sẻ, và thu thập thông tin cần thiết Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp Bản thân mỗi

hệ thống thông tin đểu có chức năng truyền thông, bởi có như vậy thì những thông tin đã được thu thập và xử lý mới có thể đến được với các đối tượng có nhu cầu để giúp họ thực hiện được trách nhiệm của mình

Các nguyên tắc của Thông tin và Truyền thông:

- Tổ chức thu thập hoặc tạo ra và sử dụng các thông tin chất lượng, phù

hợp để hỗ trợ sự vận hành của các thành phần khác của KSNB

- Tổ chức trao đổi thông tin trong nội bộ bao gồm các mục tiêu và trách

nhiệm đối với KSNB cần thiết để hỗ trợ sự vận hành của các thành phần khác của KSNB

- Tổ chức trao đổi thông tin với bên ngoài liên quan đến các vấn đề ảnh

hưởng đến sự vận hành của các thành phần kiểm soát nội bộ

- Thông tin các dữ liệu được tổng hợp dựa trên sự phù hợp với các yêu

cầu thông tin

- Các yêu cầu thông tin được xác định bởi sự vận hành liên tục của các

thành phần khác của KSNB, trên cơ sở xem xét nhu cầu của tất cả người sử dụng, cả bên trong và bên ngoài

- Trao đổi thông tin giúp cho tổ chức chia sẻ thông tin chất lượng và phù

hợp trong nội bộ và với bên ngoài

bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện)

Giám sát thường xuyên được thực hiện ngay trong các hoạt động thường ngày và thường lặp đi lặp lại Nói cách khác, giám sát thường xuyên được tiến hành ngay trong các hoạt động thường nhật, do vậy sẽ hiệu quả hơn so với giám sát định kỳ Lý do là giám sát định kỳ được thực hiện sau khi sự việc đã xảy ra nên các vấn đề phát sinh thường được phát hiện nhanh chóng hơn trong

giám sát thường xuyên Một số đơn vị có hoạt động giám sát thường xuyên hiệu quả, thậm chí không cần thực hiện các cuộc đánh giá định kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ hoặc chỉ thực hiện vài năm một lần Ngược lại, một đơn vị nếu có nhu cầu kiểm soát định kỳ một cách thường xuyên hơn thì tốt nhất là nên tập trung việc đẩy mạnh các thủ tục giám sát thường xuyên thay vì tăng

cường giám sát định kỳ

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Nội dung của chu trình bán hàng và thu tiền

Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi tiền – hàng Với ý nghĩa như vậy, quá trình này được bắt nguồn từ một đơn đặt hàng của khách hàng và kết thúc bằng sự chuyển đổi hàng hóa thành một khoản phải thu và cuối cùng thành tiền mặt Thông thường, với một doanh nghiệp nói chung, các chức năng chính của chu trình bán hàng và thu tiền là xử lý đơn đặt hàng của người mua; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hóa; lập hóa đơn bán hàng; xử lý và ghi số các khoản thu tiền; lập sự phòng phải thu khó đòi; xóa sổ các khoản phải thu khó đòi

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

Mục tiêu tổng quát là phải đảm bảo các nghiệp vụ bán hàng hóa cho các khách hàng là có thật, tránh được tình trạng “khách hàng ma” Qua đó, doanh nghiệp xem xét khả năng của mình để đáp ứng được nhu cầu thị trường, hạn chế tối đa tình trạng cung vượt quá cầu hoặc ngược lại Tạo nên hiệu quả của việc bán hàng, tiết kiệm chi phí và giúp nhà quản lý kiểm soát được khoản nợ của người mua

Trong công tác kiểm soát đối với bán hàng và thu tiền thì yêu cầu quan trọng của nhà quản lý là phải đạt được mục tiêu cụ thể trong từng nghiệp vụ của chu trình thông qua các thủ tục cần thiết để thực hiện những mục tiêu đó

a Mục tiêu kiểm soát nội bộ với nghiệp vụ bán hàng

- Doanh thu bán hàng đã ghi sổ phải có căn cứ hợp lý (tính có thật), đó là căn cứ vào các chứng từ như chứng từ vận chuyển (nếu có) và đơn đặt hàng

đã được phê chuẩn; các hợp đồng bán hàng được đánh số và được theo dõi chặt chẽ Cơ cấu KSNB không cho phép việc ghi gian lận những nghiệp vụ không tồn tại vào sổ bán hàng hay sổ kế toán

- Các nghiệp vụ tiêu thụ phải được phê chuẩn và cho phép một cách đúng đắn (sự cho phép) Sự phê chuẩn này hướng vào ba trọng điểm chính: Phê chuẩn phương thức trước khi giao hàng; Gửi hàng; Giá bán, phương thức thực hiện một nghiệp vụ kinh tế chưa được phê chuẩn thì sẽ dẫn đến rủi ro (nghiệp vụ lừa đảo) làm ảnh hưởng đến hiệu quả của đơn vị

- Các nghiệp vụ tiêu thụ đều được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ) Các chứng từ vận chuyển, hóa đơn, phiếu xuất kho đều được đánh số theo thứ tự

và ghi chép đầy đủ bởi nhân viên kế toán để đảm bảo là chúng được tính tiền nhằm ngăn ngừa các nghiệp vụ bị gạch bỏ ra ngoài sổ sách

- Doanh thu đã được tính toán đúng và ghi sổ chính xác (sự đánh giá) Thông qua kiểm soát độc lập quy trình lập hóa đơn, quy trình ghi sổ doanh thu bán hàng theo giá cả của từng loại hàng tại thời điểm bán Kiểm tra các phép tính và số tiền trước khi ghi sổ và phê duyệt nhằm tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ các nghiệp vụ

- Các nghiệp vụ tiêu thụ được phân loại đúng đắn (sự phân loại) Quá trình phân loại đúng đắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của doanh nghiệp, thể hiện trên sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng Cơ cấu KSNB sẽ đối chiếu ngay trên chứng từ được thực hiện trên sổ nhật ký, đảm bảo cho báo cáo tài chính được trình bày đúng đắn

- Doanh thu được ghi sổ đúng lúc (tính kịp thời) Cần phải có quy định về việc tính tiền và vào sổ doanh thu hàng ngày, đặc biệt là trước và sau kỳ khóa sổ

kế toán Kiểm tra đối chiếu nội bộ với việc ghi sổ chậm trễ xảy ra vào cuối kỳ kế toán thì sẽ ảnh hưởng đến các thông tin trên báo cáo tài chính bị sai lệch

- Các nghiệp vụ tiêu thụ được tính toán cộng dồn đúng đắn (tính chính xác cơ học) Nhà quản lý cần phân định trách nhiệm và kiểm tra chéo công việc ghi sổ nhật ký bán hàng với sổ chi tiết các khoản phải thu Nhà quản lý thỉnh thoảng phải kiểm tra lại việc quản lý

b Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với các nghiệp vụ thu tiền

Trên thực tế, tiền là phương tiện giao dịch nhanh nhất và theo quan điểm

về rủi ro thì nó là một mặt hàng dễ gặp rủi ro nhất Vì vậy càng dễ gặp rủi ro thì càng phải bảo vệ và kiểm soát

- Đảm bảo cho các khoản tiền đã ghi sổ là đã thực tế nhận được (tính có thật) Căn cứ vào nhật ký thu tiền, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản phải thu, thường xuyên đối chiếu nhật ký thu tiền với các sao kê ngân hàng Đồng thời xem xét bằng chứng các khoản tiền đã thu được như phiếu thu, giấy báo Nợ

- Chắc chắn tiền mặt thu được đã được ghi đầy đủ vào sổ quỹ và nhật ký thu tiền (tính đầy đủ) Kiểm soát nội bộ kiểm tra việc phân tích trách nhiệm với người giữ tiền và người ghi sổ, trực tiếp xác nhận séc thu tiền Sử dụng giấy báo nhận tiền hay bảng kê tiền mặt được đánh số trước

- Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu được đối chiếu và ký duyệt (sự phê chuẩn) Thông qua việc nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước thời hạn, cách thức duyệt các khoản chiết khấu Bộ phận kiểm soát đối chiếu chứng từ gốc với ký duyệt phiếu thu

- Các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá bán hàng (sự đánh giá) Theo dõi chi tiết các khoản thu và đối chiếu với chứng từ bán hàng thu tiền, đối chiếu với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng

- Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng (sự phân loại): rà soát, đối

chiếu nội bộ việc phân loại, chú ý các điều khoản đặc biệt Quy định cụ thể các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền

- Các khoản thu tiền ghi đúng thời hạn (tính kịp thời) Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và vào sổ Kiểm soát nội bộ độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ

- Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ quỹ, sổ cái và tổng hợp đúng (tính chính xác cơ học) Phân trách nhiệm vụ ghi sổ quỹ với theo dõi thanh toán tiền hàng Lập cân đối thu chi và gửi cho người mua đều đặn, tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ và cộng sổ

Tóm lại, các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và phải được tổng hợp chính xác Dù sử dụng phương pháp nào để nhập và tổng hợp các nghiệp vụ thì quá trình kiểm soát đầy đủ đều cần thiết để đảm bảo quá trình tổng hợp là chính xác

1.2.3 Các rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền

Trong quá trình xử lý nghiệp vụ bán hàng và thu tiền, bộ phận kiểm tra cần phải chú ý các rủi ro thường gặp như sau:

(1) Rủi ro về bán hàng

- Rủi ro về đơn đặt hàng: Rủi ro xảy ra trong trường hợp doanh nghiệp

chấp nhận những đơn đặt hàng mà những hàng hóa, dịch vụ đó doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp cho khách hàng

- Xuất hàng bán khi không được phép: Nhân viên bán hàng có thể thông

đồng với thủ kho xuất hàng bán cho khách khi không được sự phê chuẩn của cấp thẩm quyền phê duyệt hoặc xuất hàng vượt mức phê duyệt làm cho hạn mức tín dụng tăng, làm cho Công ty chịu rủi ro về tín dụng quá mức

- Rủi ro về bán chịu: Do nhân viên bán hàng có thể chấp nhận quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để bán được hàng và đẩy nhanh doanh số bán hàng do đó làm cho doanh nghiệp phải chịu rủi ro tín dụng quá mức dẫn

đến bán hàng nhưng không thu được tiền; Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chiết khấu do nhân viên bán hàng cố ý thông đồng với khách hàng để gian lận Do đó Công ty cần quy định rõ ràng bộ phận bán hàng và bộ phận phê duyệt bán chịu cần có sự tách biệt rõ ràng, đồng thời quy định ai là người có thẩm quyền quyết định giá bán, giảm giá, chiết khấu cho khách hàng

- Rủi ro giao hàng: Giao hàng cho khách hàng không đúng số lượng và

chủng loại hàng hóa ghi trên phiếu xuất; Chuyển giao hàng hóa trước khi có yêu cầu hoặc đồng ý chuyển giao, chuyển hàng không đúng địa điểm và không đúng khách hàng dẫn đến những chi phí phát sinh không cần thiết như chi phí vận chuyển tăng thêm Do vậy, khi giao hàng, bộ phận giao hàng phải căn cứ vào phiếu đặt hàng đã được phê chuyệt theo đúng số lượng, chủng loại

để lập phiếu giao nhận hàng, đồng thời thủ kho căn cứ vào phiếu giao nhận hàng để xuất hàng chính xác Khi giao hàng, khách hàng phải ký vào phiếu giao hàng để nhận hàng

- Xuất hoá đơn bán hàng không đúng giá, tính sai chiết khấu: Nhân viên viết hóa đơn có thể do vô tình hay cố ý thông đồng với khách hàng để gian lận, viết sai giá bán hoặc tính chiết khấu cho lô hàng Do vậy khi viết hóa đơn cần có các hồ sơ như: Phiếu giao hàng đã được 2 bên xác nhận, đơn đặt hàng

đã được đối chiếu với phiếu giao hàng, Đồng thời cần có bảng giá bán đã được phê duyệt để giúp cho việc kiểm tra chính xác giá bán trên hóa đơn

- Bán hàng nhưng không thu được tiền do khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc có tiền nhưng không chịu thanh toán: Việc bán hàng trả chậm luôn có thể xảy ra rủi ro không thu được tiền, điều này có thể do công tác đánh giá uy tín của khách hàng không được tốt Do vậy cần thiết phải tăng cường công tác thẩm định uy tín khách để giảm thiểu rủi ro do không thu hồi được nợ

(2) Rủi ro về thu tiền

- Người được giao nhiệm vụ thu tiền của khách hàng bằng tiền mặt nhưng không nộp về Công ty: Nhân viên bán hàng thu tiền của khách hàng nhưng chiếm dụng sử dụng cho mục đích cá nhân mà không nộp tiền kịp thời

về Công ty Do vậy cần tách biệt chức năng bán hàng và thu tiền Nhân viên bán hàng không được thu tiền của khách hàng, đồng thời khuyến khích khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua Ngân hàng cũng sẽ giúp làm giảm bớt rủi ro và các chi phí liên quan đến bán hàng thu tiền mặt

(3) Rủi ro về ghi sổ kế toán

Các nghiệp vụ bán hàng không được ghi chép đầy đủ, dẫn đến phản ánh thiếu doanh thu và các khoản phải thu: Doanh thu phải được ghi nhận đầy đủ vào số kế toán, tránh trường hợp bỏ sót Trường hợp này Công ty cần đảm bảo tất cả hóa đơn bán hàng phải được cập nhật đầy đủ bằng cách đối chiếu hóa đơn đã cập nhật vào sổ với số hóa đơn đã sử dụng

1.2.4 Quá trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

a Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

Những đơn đặt hàng của khách hàng được nhận theo nhiều phương thức khác nhau có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại Đơn đặt hàng thông thường được viết theo mẫu của người mua hoặc của công ty Tuy nhiên, đơn đặt hàng phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu

về số lượng, mẫu mã, chủng loại sản phẩm, hàng hóa, ngày tháng giao hàng, địa điểm, phương thức tạm ứng, thanh toán Sau đó là hợp đồng về mua bán hàng hóa, dịch vụ Về pháp lý đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra những quyết định bán và lập hóa đơn bán hàng

Các thủ tục kiểm soát bao gồm:

- Tất cả các ĐĐH phải được đánh số thứ tự, có chữ ký, con dấu hợp pháp của người có thẩm quyền bao gồm cả người mua hàng và người bán hàng

- Hệ thống thông tin kế toán phải cung cấp kịp thời chính xác về tình hình tồn kho

- Sự phê chuẩn bán hàng của cấp có thẩm quyền về chủng loại, số lượng, giá cả, phương thức giao hàng… Khi đã chấp nhận ĐĐH hoặc không chấp nhận với các điều kiện trong Đơn đặt hàng thì cần báo cho khách hàng để tránh tranh chấp

- Xây dựng mẫu đơn đặt hàng

b Xét duyệt bán chịu

Do bán hàng gắn liền với thu tiền nên ngay thỏa thuận từ đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết địn bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng Nếu Đơn đặt hàng nhận từ một khách hàng uy tín và có quan hệ lâu dài với doanh nghiệp, thông thường doanh nghiệp sẽ có sẵn tài liệu đánh giá tín dụng của khách hàng Nếu Đơn đặt hàng là khách hàng mới mà có ý muốn mua chịu, doanh nghiệp sẽ kiểm tra tình hình tài chính của khách hàng có thể trả nợ được không hoặc tham khảo ý kiến của tổ chức tín dụng Việc xét duyệt

có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ chiết khấu thanh toán nhanh Việc bán chịu dẫn đến khá nhiều rủi ro cho doanh nghiệp khi khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc cố ý không thanh toán vì vậy nên việc kiểm tra tín dụng, xét duyệt bán chịu là rất quan trọng Vì lý do đó nên trong thực tế các doanh nghiệp đều rất chú trọng bước này, mỗi doanh nghiệp đều xây dựng cho mình một chính sách bán chịu phù hợp Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế

Các thủ tục kiểm soát bao gồm:

- Các nghiệp vụ bán chịu đều được xét duyệt bởi cấp có thẩm quyền

- Cung cấp thông tin định kỳ phục vụ cho việc đánh giá xếp hạng uy tín khách hàng

- Cung cấp thông tin phục vụ phân loại công nợ theo thời hạn, kiểm soát chặt chẽ công nợ quá hạn, khó đòi

- Xây dựng hạn mức tín dụng cụ thể cho từng khách hàng

- Phê duyệt bán chịu có dựa trên chính sách bán hàng của công ty, có quy định cụ thể được cấp có thẩm quyền phê duyệt bán chịu, các chính sách bán chịu phải cụ thể, rõ ràng

c Xuất kho và chuyển giao hàng hóa

Sau khi Đơn đặt hàng đã được chấp nhận thì bộ phận giao hàng phải chuẩn bị hàng về số lượng, mẫu mã, quy cách theo đúng như trong Đơn đặt hàng để giao cho khách hàng Ngay khi có lệnh bán hàng, phiếu xuất kho thì hàng mới được xuất Nếu giao hàng theo phương thức tại kho người mua thì doanh nghiệp phải chuẩn bị các chứng từ vận chuyển và vận chuyển hàng đến, nếu giao hàng tại kho của doanh nghiệp thì người mua phải đến nhận hoặc ủy quyền cho người vận chuyển đến nhận và phải có xác thực, có chữ ký của đơn vị mua

Các thủ tục kiểm soát bao gồm:

- Ghi nhận thông tin về ĐĐH, số lượng chất lượng thời gian giao hàng, địa điểm, thông tin phải được đồng bộ xuyên suốt qua tất cả các khâu, các bộ phận

- Kiểm tra kỹ trước khi giao hàng cho khách hàng

- Xác định phương thức vận chuyển hàng

- Ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý theo chu trình cho phép hệ thống tự động kiểm soát hoạt động của toàn bộ chu trình, giảm thiểu truờng

hợp nhầm lẫn, bỏ sót nghiệp vụ

- Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng Các phiếu giao hàng cần được đánh số trước và cần được lập dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt

- Khi giao hàng đề nghị khách hàng ký nhận đã nhận hàng

d Lập và kiểm tra hóa đơn

Việc xuất hóa đơn cho khách hàng thường phải đợi đến khi hàng hóa đã nằm trong quyền sở hữu của người mua Nếu không, dễ có sai sót và phải sửa chữa Khi hàng đã được giao cho khách hàng, thì người có trách nhiệm lập hóa đơn sẽ phải lập hóa đơn và giao cho khách hàng Hóa đơn trước khi được giao phải được kiểm tra và được ký duyệt của người có thẩm quyền Hóa đơn chính là căn cứ để khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp Vì vậy, đây chính là chứng từ quan trọng nhất trong chu trình bán hàng và thu tiền này, nó cung cấp thông tin về tổng giá trị giao dịch và phục vụ cho việc ghi sổ doanh thu, khoản nợ phải thu của kế toán Vậy nên cần kiểm soát quá trình lập hoá đơn Biện pháp này giúp hạn chế được khả năng sai sót trong quá trình lập và vào sổ các chứng từ, đồng thời hạn chế gian lận cố tình lập hoá đơn khống

Các thủ tục kiểm soát bao gồm:

- Lập hoá đơn chính xác về tên, số luợng, giá trị

- Ứng dụng phần mềm kế toán cho phép tự động cập nhật đơn giá, tỷ lệ chiết khấu khi lập hoá đơn

- Định kỳ đối chiếu giữa chứng từ vận chuyển với hóa đơn bán hàng liên quan

- Xây dựng bảng giá

e Ghi sổ doanh thu bán hàng

Quá trình ghi sổ doanh thu phải được căn cứ bằng các minh chứng cụ thể như hoá đơn bán hàng, chứng từ vận chuyển, các đơn đặt hàng đã được phê

chuẩn của khách hàng Các nghiệp vụ bán hàng cần được ghi sổ doanh thu đúng đắn, trung thực và hợp lý, đúng với quy định

Các thủ tục kiểm soát bao gồm:

- Đánh số liên tục phiếu giao hàng và hóa đơn

- Tách biệt giữa bộ phận ghi nhận doanh thu và bộ phận kiểm tra việc ghi nhận

- Định kỳ đối chiếu lượng hàng bán ra giữa bộ phận bán hàng và bộ phận

f Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu

Mặc dù trước khi giao hàng cho khách hàng doanh nghiệp đều xem xét các điều kiện về hàng trong Đơn đặt hàng Tuy nhiên, vẫn không tránh khỏi trường hợp khách hàng không hài lòng với hàng hóa doanh nghiệp giao và sẽ đòi trả lại hoặc đòi giảm giá cho số hàng đã bán Các khoản làm giảm trừ doanh thu cũng có thể là các khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp

áp dụng cho khách hàng Để tránh gian lận sai sót trong trường hợp này như nhân viên bán hàng đã biển thủ khoản chiết khấu thương mại của khách hàng, nhân viên gian lận biển thủ số tiền giảm giá hàng bán cho khách hàng, kế toán hoặc bộ phận bán hàng không ghi sổ các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu, người không có thẩm quyền tự ý duyệt các khoản giảm trừ doanh thu, không có hóa đơn hàng trả lại nhưng kế toán vẫn ghi

Các thủ tục kiểm soát bao gồm:

- Phân quyền hạn trách nhiệm trong việc xét duyệt các khoản giảm trừ doanh thu

- Định kỳ đối chiếu số lượng hàng tồn kho giữa bộ phận kho và bộ phận

kế toán

- Xây dựng chính sách chiết khấu giảm giá hàng bán và thông tin rộng rãi đến khách hàng

g Theo dõi thanh toán

· Đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay:

Khi tiền được thu trực tiếp tại doanh nghiệp thì tất nhiên đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải có những thủ tục kiểm soát nội bộ liên quan đến khoản tiền thu được này Bởi vì, tiền rất quan trọng đối với doanh nghiệp việc quản lý tiền sao cho tốt, không bị thất thoát, gian lận biển thủ là yêu cầu đối với doanh nghiệp Việc theo dõi các khoản tiền thu được từ bán hàng cũng rất quan trọng, nó phản ánh số tiền doanh nghiệp thu được từ việc bán hàng khi khách hàng thanh toán ngay

Các thủ tục kiểm soát bao gồm:

- Tách biệt chức năng giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt

- Bố trí nhân viên trực tiếp giám sát hoặc lắp đặt hệ thống theo dõi camera 24/24 tại những địa điểm thu tiền của khách hàng

- Không để luợng tiền mặt tồn quỹ quá cao

- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng

· Đối với nghiệp vụ bán chịu:

Khi xảy ra nghiệp vụ bán chịu ở doanh nghiệp thì sẽ hình thành nên khoản phải thu khách hàng, doanh nghiệp theo dõi thanh toán ở nghiệp vụ này tức là theo dõi và quản lý các khoản phải thu Các khoản phải thu thể hiện trên bảng cân đối là tài sản của doanh nghiệp do đó doanh nghiệp phải có biện pháp quản lý để tránh thất thoát Việc quản lý và theo dõi các khoản phải thu hình thành khi phát sinh các khoản phải thu và cho đến khi nó được khách hàng thanh toán Vì các khoản phải thu rất quan trọng đối với doanh nghiệp,