Quản lí công việc của thư kí văn phòng tại công ty TNHH một thành viên phước yến lào cai

LỜI CẢM ƠN Trong năm học tập nghiên cứu khoa Hệ thống thông tin kinh tế trường Đại học Công Nghệ Thông Tin Truyền Thông Thái Nguyên, giúp đỡ tận tình thầy cô giáo, em trang bị nhiều kiến thức quý báu Và gần tháng thực tập Công ty TNHH thành viên Phước Yến Lào Cai, em có hội mang kiến thức học tập nghiên cứu trường Đại học vận dụng vào thực tiễn Sau thời gian thực tập Cơng ty em hồn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài: ”Nâng cao hiệu quản lý lịch làm việc Công ty TNHH thành viên Phước Yến” Là đề tài mang tính thực tế cao, em nâng cao phát triển lên khóa tốt nghiệp với đề tài: ”Quản lí cơng việc thư kí văn phòng Cơng ty TNHH thành viên Phước Yến - Lào Cai” Đề tài phần đưa nhận xét, đánh giá tổng thể vai trò quản lí người thư kí văn phòng cơng ty từ giúp nâng cao hiệu quản lí chất lượng cơng việc Để hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp mình, trước hết em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu, Ban chủ nhiệm khoa, thầy cô giáo Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn tới cô giáo TS Nguyễn Lệ Nhung người trực tiếp hướng dẫn đưa ý kiến, hướng dẫn q báu để em hồn thiện khóa luận tốt nghiệp Bên cạnh đó, khóa luận em hồn thành nhờ có giúp đỡ tạo điều kiện hướng dẫn tận tình từ Ban giám đốc, cô chú, anh chị Công ty TNHH thành viên Phước Yến Lào Cai Em xin chân thành cảm ơn Thái Nguyên, ngày … tháng … năm 2017 Sinh viên Vũ Thị Mỹ Linh i LỜI CAM ĐOAN Khóa luận tốt nghiệp sản phẩm tích lũy kiến thức học trình học tập rèn luyện trường năm qua Vì để hồn thành khóa luận để hồn thành khóa luận tốt nghiệp đúg thời gian quy định đáp ứng yêu cầu đặt ra, thời gian qua, nỗ lực cố gắng thân em không ngừng học hỏi trau dồi kiến thức cho để có kết ngày hơm khóa luận sản phẩm nỗ lực, tinh thần làm việc nghiêm túc, tự giác lao động miệt mài thân với hướng dẫn tận tình giáo TS Nguyễn Lệ Nhung, em hồn thành khóa luận Em xin cam đoan: Khố luận tốt nghiệp sản phẩm thân em nghiên cứu, tìm hiểu, xây dựng hồn thiện, khơng chép hình thức nào, thơng tin sai sót em xin hồn tồn chịu trách nhiệm trước hội đồng Thái Nguyên, ngày … tháng … năm 2017 Người cam đoan Vũ Thị Mỹ Linh ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH ẢNH v LỜI MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÍ CƠNG VIỆC CỦA THƯ KÍ VĂN PHỊNG VÀ GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL 1.1 Tổng quan quản lí cơng việc thư kí văn phòng 1.1.1 Khái niệm vị trí nhiệm vụ người thư kí văn phòng 1.1.2 Các yêu cầu người thư kí văn phòng 1.1.3 Phân loại thư kí văn phòng 1.1.4 Vai trò người thư kí văn phòng 1.1.5 Những lực cần thiết 10 1.1.6 Những phẩm chất cần thiết 11 1.1.7 Ngun tắc xây dựng quản lí cơng việc thư kí văn phòng 11 1.1.8 Những việc cần tiến hành xây dựng công việc 13 1.1.9 Mô tả công việc cụ thể người thư kí văn phòng Công ty 14 1.2 Giới thiệu Microsoft Excel 17 1.2.1 Giới thiệu Microsoft Excel 17 1.2.2 Tìm hiểu công cụ Ribbon Microsoft Excel 22 Chương KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY, KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÍ CƠNG VIỆC CỦA THƯ KÍ VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN PHƯỚC YẾN 24 2.1 Khái quát Công ty TNHH thành viên Phước Yến 24 2.1.1 Giới thiệu chung Công ty TNHH thành viên Phước Yến 24 2.1.2 Mục tiêu, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động Công ty 26 2.2 Khảo sát thực trạng quản lý Công ty TNHH thành viên Phước Yến 30 2.2.1 Vị trí, vai trò của thư kí văn phòng 30 2.2.2 Quản lý quản lí cơng việc thư kí văn phòng vai trò 30 2.2.3 Tổ chức quản lý cơng việc thư kí văn phòng 31 iii 2.2.4 Quy trình nghiệp vụ quản lý cơng việc thư kí văn phòng 32 2.2.5 Nhận xét thực trạng quản lý cơng việc thư kí văn phòng Công ty TNHH thành viên Phước Yến 35 2.2.6 Biện pháp khắc phục 36 Chương ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL VÀO XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÍ CƠNG VIỆC CỦA THƯ KÍ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN PHƯỚC YẾN 39 3.1 Mơ tả tốn 39 3.2 Xây dựng chương trình quản lí cơng việc thư kí văn phòng cơng ty TNHH thành viên Phước Yến 40 3.2.1 Giao diện chương trình 40 3.2.2 Giao diện soạn thảo tiếp nhận xử lí văn bản, hợp đồng kinh doanh 42 3.2.3 Giao diện tổ chức họp, hội thảo 44 3.2.4 Giao diện quản lý lưu tữ tài liệu, văn 46 3.2.5 Giao diện xây dựng kế hoạch lịch làm việc cho quan người lãnh đạo 48 3.2.6 Giao diện tiếp nhận, xử lý cung cấp thông tin 50 3.2.7 Giao diện đón tiếp khách hàng, ghi nhận chuyển điện thoại khách hàng 51 3.2.8 Giao diện tổ chức chuyến công tác cán quan người lãnh đạo 53 3.2.9 Giao diện đánh giá hiệu công việc 55 3.2.10 Giao diện báo cáo kết công việc cho cấp 57 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Cây Workbook 19 Hình 1.2: Giao diện Excel 2010 19 Hình 1.3: Các lệnh thực đơn Office 20 Hình 1.4: Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh 21 Hình 1.5: Hộp thoại để chế biến lệnh truy cập nhanh 21 Hình 1.6: Thanh Ribbon 22 Hình 1.7: Đơn ngữ cảnh 23 Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH thành viên Phước Yến 29 Hình 2.2: Quy trình nghiệp vụ quản lý cơng việc thư kí văn phòng 32 Hình 3.1: Giao diện chương trình 41 Hình 3.2: Demo cơng việc 42 Hình 3.3: Giao diện soạn thảo tiếp nhận xử lí văn bản, hợp đồng kinh doanh 43 Hình 3.4: Demo cơng việc 44 Hình 3.5: Giao diện tổ chức họp, hội thảo 45 Hình 3.6: Demo công việc 46 Hình 3.7: Giao diện quản lý lưu tữ tài liệu, văn 47 Hình 3.8: Demo cơng việc 48 Hình 3.9: Giao diện xây dựng kế hoạch lịch làm việc cho quan người lãnh đạo 49 Hình 3.10: Demo cơng việc 50 Hình 3.11: Giao diện tiếp nhận, xử lý cung cấp thơng tin 51 Hình 3.12: Demo công việc 52 Hình 3.13: Giao diện đón tiếp khách hàng, ghi nhận chuyển điện thoại khách hàng 52 Hình 3.14: Demo cơng việc 53 Hình 3.15: Giao diện tổ chức chuyến công tác cán quan người lãnh đạo 54 Hình 3.16: Demo cơng việc 55 Hình 3.17: Giao diện đánh giá hiệu cơng việc 56 Hình 3.18: Demo công việc 57 Hình 3.19: Giao diện báo cáo kết công việc cho cấp 58 v LỜI MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Sự bùng nổ cơng nghệ thơng tin nói riêng khoa học cơng nghệ nói chung tác động mạnh mẽ vào phát triển ngành đời sống xã hội Nền khoa khọc máy tính ngày giữ vị trí trung tâm hầu hết lĩnh vực xã hội Với lợi ích cơng nghệ thơng tin mang lại, từ giúp đảm bảo cho cơng tác quản lí cơng việc thư kí văn phòng quan, đơn vị, cơng ty có hiệu quả, cần đề giải pháp hợp lí ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào quản lí giúp nâng cao chất lượng, hiệu cơng việc Bài tốn “Quản lí cơng việc thư kí văn phòng Cơng ty TNHH thành viên Phước Yến - Lào Cai” nhằm giải đáp ứng cách hiệu nhu cầu mặt quản lý công việc cơng ty, người thư kí có vai trò quan trọng việc xây dựng đánh giá công cơng việc Tin học hố cơng tác quản lí cơng việc thư kí văn phòng nhằm giảm bớt sức lao động người, tiết kiệm thời gian, độ xác cao, nâng cao chất lượng hiệu cơng việc, giúp q trình giải cơng việc gọn nhẹ tiện lợi nhiều so với việc làm thủ công quản lý giấy tờ bị phân bố giải rác phận trước Tin học hố giúp thu hẹp khơng gian lưu trữ, tránh thất lạc liệu, tự động hệ thống hố cụ thể hố thơng tin theo nhu cầu người Là đề tài mang tính thực tế cao, em chọn đề tài: ”Quản lí cơng việc thư kí văn phòng Cơng ty TNHH thành viên Phước Yến - Lào Cai” Đề tài phần đưa nhận xét, đánh giá tổng thể từ đưa phương pháp xây dựng hệ thống quản lí cơng việc thư kí văn phòng chức thêm, nhập, tìm kiếm, đánh giá hiệu chất lượng công việc xem, sửa, xố, mơ tả, hướng dẫn, ghi …dưới quản lí người thư kí văn phòng dựa hỗ trợ máy tính, cơng nghệ thơng tin Mục đích nghiên cứu Từ nghiên cứu thực tiễn, ứng dụng công nghệ thông tin vào nâng cao hiệu làm việc thư kí văn phòng cơng ty, giúp cho hiệu làm việc công ty thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, giúp nâng cao hiệu cơng việc Giúp phát huy vai trò quan trọng thư kí văn phòng cơng ty Quản lí cơng việc thư kí văn phòng cơng ty quản lý tất cơng việc công ty, hướng dẫn đạo thư kí văn phòng, cánh tay đắc lực giám đốc.Trong có tất lịch làm việc, công việc, hoạt động, hồ sơ, văn đế, lịch họp, công tác … giám đốc, phận nhân viên lên kế hoạch, theo dõi quản lí chặt chẽ linh hoạt, kịp thời phát sai sót nhằm đề phương hướng giải khắc phục hậu quả, giúp đảm bảo chất lượng cơng việc Xây dựng chương trình quản lí cơng việc thư kí văn phòng nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý thời gian, hoạt động, buổi họp Bài toán đặt xây dựng chương trình quản lý để cơng việc có hiệu quả, xác, tiết kiệm thời gian cho nhân viên nâng cao chất lượng, hiệu công việc Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu ứng dụng quản lí cơng việc thư kí văn phòng Microsoft Excel Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH thành viên Phước Yến, xây dựng kế hoạch công việc thời gian định, công việc cụ thể, cách xếp, mô tả công việc,… giúp cho việc quản lí cơng việc thư kí văn phòng cơng ty thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, giúp nâng cao hiệu công việc Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu cơng tác quản lí cơng việc thư kí văn phòng cơng ty Khảo sát thực tế để áp dụng vào quản lí cơng việc cơng ty Xây dựng chương trình quản lí công việc đạo hướng dẫn cấp quản lí, thực thư kí văn phòng, giúp nâng cao hiệu chất lượng công việc Ý nghĩa khoa học thực tiễn Xây dựng chương trình, cơng cụ quản lí công việc hướng dẫn đạo thư kí văn phòng giúp cho cơng tác quản lí cơng việc thư kí văn phòng tra tìm cách đầy đủ, xác, dễ dàng, nhanh chóng tiện lợi giải công việc xác, kịp thời hiểu hơn, rút ngắn thời gian tìm kiếm thơng tin cơng việc, đánh giá hiệu công việc tốt Ứng dụng máy tính cơng nghệ thơng tin vào cơng tác lên kế hoạch, xây dựng, tìm kiếm, thực đánh giá hiệu công việc dễ dàng nhanh chóng thuận tiện Việc xây dựng, thêm bớt, bổ sung, hướng dẫn, đạo thực hiện, lưu trữ đơn giản, không gây nhiều thời gian, tiết kiệm công sức mà thông tin công việc cần giải nhanh chóng Xây dựng chương trình, phần mềm giúp giảm bớt chi phí thời gian, cơng sức, nâng cao hiệu quản lí người thư kí văn phòng Ngồi ra, ứng dụng phần mềm giúp cho việc quản lý, cập nhật thông tin, nhắc nhở, thay đổi công việc cơng ty thuận lợi nhanh chóng giúp công tác đánh giá hiệu làm việc cá nhân, phận quan, giúp lãnh đạo nắm bắt công việc tốt Bố cục Đề tài gồm phần: Chương 1: Tổng quan quản lí cơng việc thư kí văn phòng giới thiệu Microsoft Excel Chương 2: Khái quát Công ty, khảo sát đánh giá thực trạng quản lí cơng việc thư kí văn phòng Công ty TNHH thành viên Phước Yến Chương 3: Ứng dụng Microsoft Excel vào xây dựng chương trình quản lí cơng việc thư kí văn phòng Cơng ty TNHH thành viên Phước Yến Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÍ CƠNG VIỆC CỦA THƯ KÍ VĂN PHÒNG VÀ GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL 1.1 Tổng quan quản lí cơng việc thư kí văn phòng 1.1.1 Khái niệm vị trí nhiệm vụ người thư kí văn phòng  Khái niệm thư kí Thư ký(tiếng Anh Secretary) từ dùng phổ biến giới Việt Nam Tuy nhiên thực tế, từ thư ký dùng hiểu với nhiều nghĩ khác nhau: - Thứ nhất, thư kí người giao làm công việc liên quan đến văn thư, liên lạc thư tín thủ tục hành văn phòng quan, tổ chức - Thứ hai, thư kí người giao việc ghi chép soạn thảo văn bản, giấy tờ quan trọng họp hay hội nghị - Thứ ba, thư kí người đại diện giao nhiệm vụ điều hành công việc hàng ngày số tổ chức đồn thể - Thứ tư, thư kí người giúp việc cho người lãnh đạo cao quan nhân vật cao cấp công việc giấy tờ, giao thiệp, xếp chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày - Như vậy, thư kí trợ lí, giúp việc, đồng thời người đram nhận cơng việc có tính chất tổ chức, điều hành Mặc dù có nhiều cách định nghĩa khác nhau, dù vị trí cơng việc người thư kí gắn liền với giấy tờ, văn bản, thông tingiao tiếp hay nói cách khác cơng việc mang tính chất hành  Khái niệm thư kí văn phòng:  Bất quan, tổ chức doanh nghiệp nào, muốn trì hoạt động phải có văn phòng phận để thức chức văn phòng Văn phòng hiểu phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ quan bao gồm nhiều công việc cụ thể sau: tổ chức văn thư, đản bảo thông tin liên lạc, bảo đảm sở vật chất phương tiện làm việc cho phận quản lý lãnh đạo Trong khoảng chục năm trở lại đây, Việt Nam xuất nhiều sách dạng giáo trình cẩm nang, sổ tay nghề thư ký văn phòng.Tuy nhiên hầu hết sách dịch từ nước viết Việt Nam chưa đưa định nghĩa thức khái niệm thư ký văn phòng Vì cách hiểu thư ký văn phòng chưa hoàn toàn thống nhất.Trong nghiệp vụ thư ký văn phòng (Nhà xuất trị quốc gia, 1997) không đưa định nghĩ thư ký văn phòng, qua việc trình bày thấy tác giả quan niệm rằng, thư ký văn phòng người giúp việc trực tiếp cho thủ trưởng (hoặc lãnh đạo) quan Cách hiểu dễ làm cho người ta hiểu thư ký văn phòng thư ký riêng người lãnh đạo Vì vậy, muốn có định nghĩa thư ký văn phòng, cần phải xuất phát từ khái niệm thư ký Mặc dù có nhiều cách hiểu, thư ký thư ký văn phòng, mà thư ký cơng việc họ liên quan trực tiếp đến lĩnh vực chun mơn văn phòng gọi thư ký văn phòng Có thể tạm thời đưa khái niệm sau đây: Là người giao đảm nhận phần tồn cơng việc có liên quan đến lĩnh vực chun mơn văn phòng, cơng ty như: quản lí văn bản, giấy tờ, sổ sách, tài liệu quan trọng, đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp, tổ chức xếp công việc hàng ngày, quản lí lịch làm việc, xếp quản lí hội nghị hội thảo … nhằm phục vụ cho hoạt động người lãnh đạo, quan, tổ chức, doanh nghiệp Thư ký văn phòng hiểu thư ký riêng người lãnh đạo quan, tổ chức, doanh nghiệp, công việc chủ yếu họ phải liên quan dến đề hành chính, văn phòng Các thư ký riêng khác (thư ký chun mơn lĩnh vực ngồi văn phòng) khơng phải thư ký văn phòng  Nhiệm vụ người thư kí văn phòng: Đối với thủ trưởng quan, doanh nghiệp, số nhân vật cao cấp khác, hoạt động lãnh đạo, quản lý, tổ chức điều hành phức tạp, chiếm nhiều thời gian, nên họ cần có nhiều thư ký văn phòng để giúp việc tổ chức văn bản, cung cấp thông tin, giải thủ tục hành chính, xếp cơng việc Đối với người lãnh đạo, công việc thuộc lĩnh vực hành thường giao trực tiếp cho Sau hồn tất q trình nhập thơng tin, ta có bảng thơng tin quản lý lưu trữ tài liệu, văn công ty hiển thị sau: Hình 3.7: Giao diện quản lý lưu tữ tài liệu, văn 47 3.2.5 Giao diện xây dựng kế hoạch lịch làm việc cho quan người lãnh đạo Giao diện xây dựng kế hoạch lịch làm việc cho quan người lãnh đạo gồm nội dung sau - Số thứ tự - Tên kế hoạch, lịch làm việc - Thời gian thực - Bộ phận thực - Nội dung - Kết cần đạt - Ghi Hình 3.8: Demo cơng việc 48 Sau hồn tất q trình nhập thơng tin, ta có bảng thơng tin xây dựng kế hoạch lịch làm viêc cho quan người lãnh đạo công ty hiển thị sau: Hình 3.9: Giao diện xây dựng kế hoạch lịch làm việc cho quan người lãnh đạo 49 3.2.6 Giao diện tiếp nhận, xử lý cung cấp thông tin Giao diện tiếp nhận, xử lý cung cấp thông tin gồm nội dung sau - Số thứ tự - Thời gian - Nội dung công việc - Bộ phận liên quan - u cầu - Ghi Hình 3.10: Demo cơng việc 50 Sau hồn tất q trình nhập thơng tin, ta có bảng thơng tin tiếp nhận, xử lý cung cấp thông tin công ty hiển thị sau: Hình 3.11: Giao diện tiếp nhận, xử lý cung cấp thông tin 3.2.7 Giao diện đón tiếp khách hàng, ghi nhận chuyển điện thoại khách hàng Giao diện đón tiếp khách hàng, ghi nhận chuyển điện thoại khách hàng gồm nội dung sau: - Số thứ tự - Thông tin khách hàng, gọi - Thời gian - Nội dung công việc - Yêu cầu - Ghi 51 Hình 3.12: Demo cơng việc Sau hồn tất q trình nhập thơng tin, ta có bảng thơng tin đón tiếp khách hàng, ghi nhận chuyển điện thoại khách hàng công ty hiển thị sau: Hình 3.13: Giao diện đón tiếp khách hàng, ghi nhận chuyển điện thoại khách hàng 52 3.2.8 Giao diện tổ chức chuyến công tác cán quan người lãnh đạo Giao diện tổ chức chuyến công tác cán quan người lãnh đạo bao gồm nội dung: - Số thứ tự - Thời gian - Bộ phận, người thực - Địa điểm - Nội dung công việc - Ghi Hình 3.14: Demo cơng việc 53 Sau hồn tất q trình nhập thơng tin, ta có bảng thơng tin tổ chức chuyến công tác cán quan người lãnh đạo công ty hiển thị sau: Hình 3.15: Giao diện tổ chức chuyến cơng tác cán quan người lãnh đạo 54 3.2.9 Giao diện đánh giá hiệu công việc Giao diện đánh giá hiệu công việc gồm nội dung sau: - Số thứ tự - Tên công việc - Nội dung công việc - Bộ phận thực - Kết đạt - Đánh giá - Ghi Hình 3.16: Demo cơng việc 55 Sau hồn tất q trình nhập thơng tin, ta có bảng thông tin đánh giá hiệu công việc cơng ty hiển thị sau: Hình 3.17: Giao diện đánh giá hiệu công việc 56 3.2.10 Giao diện báo cáo kết công việc cho cấp Giao diện báo cáo kết công việc cho cấp gồm nội dung sau - Số thứ tự - Tên công việc - Nội dung - Bộ phận thực - Đánh giá TKVP - Yêu cầu giám đốc - Ghi Hình 3.18: Demo cơng việc 57 Sau hồn tất q trình nhập thơng tin, ta có bảng thơng tin báo cáo kết công việc cho cấp hiển thị sau: Hình 3.19: Giao diện báo cáo kết công việc cho cấp 58 KẾT LUẬN Quản lý cơng việc thư kí văn phòng vấn đề quan trọng đơn vị, tổ chức, quan, cơng ty cần có hệ thống quản lý cơng việc thư kí văn phòng thật hiệu quả, xác, cụ thể dễ dàng quản lý Làm để xây dựng quản lý cơng việc thư kí văn phòng cách hiệu quả, tiệt kiệm thời gian, trợ giúp cho trình giải công việc đánh giá hiệu làm việc Từ nghiên cứu thực tiễn, ứng dụng công nghệ thông tin vào nâng cao hiệu làm việc thư kí văn phòng cơng ty, giúp cho hiệu làm việc công ty thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, giúp nâng cao hiệu cơng việc Giúp phát huy vai trò quan trọng thư kí văn phòng cơng ty Việc ứng dụng tin học hóa vào cơng tác quản lí cơng việc thư kí văn phòng giúp cho việc quản lý ngày trở nên nhanh chóng, dễ dàng, đại thúc đẩy phát triển công tác quản lý làm việc công ty, giúp cho công tác làm việc đạt hiệu cao tiết kiệm thời gian, cơng sức Quản lí cơng việc thư kí văn phòng cơng ty quản lý tất công việc công ty, hướng dẫn đạo thư kí văn phòng, cánh tay đắc lực giám đốc Trong có tất lịch làm việc, công việc, hoạt động, hồ sơ, văn đế, lịch họp, công tác … giám đốc, phận nhân viên lên kế hoạch, theo dõi quản lí chặt chẽ linh hoạt, kịp thời phát sai sót nhằm đề phương hướng giải khắc phục hậu quả, giúp đảm bảo chất lượng công việc Xây dựng chương trình quản lí cơng việc thư kí văn phòng nhằm hỗ trợ cho cơng tác quản lý thời gian, hoạt động, buổi họp Bài toán đặt xây dựng chương trình quản lý để cơng việc có hiệu quả, xác, tiết kiệm thời gian cho nhân viên nâng cao chất lượng, hiệu công việc đạt hiệu cáo, nâng cao chất lượng kết thực cơng việc Xây dựng chương trình, cơng cụ quản lí công việc hướng dẫn đạo thư kí văn phòng giúp cho cơng tác quản lí cơng việc thư kí văn phòng tra tìm cách đầy đủ, xác, dễ dàng, nhanh chóng tiện lợi giải công việc xác, kịp thời hiểu hơn, rút ngắn thời gian tìm kiếm thơng tin cơng việc, đánh giá hiệu công việc tốt hơn.Ứng dụng máy tính cơng nghệ thơng tin vào cơng tác lên kế hoạch, xây dựng, tìm kiếm, thực 59 đánh giá hiệu công việc dễ dàng nhanh chóng thuận tiện Việc xây dựng, thêm bớt, bổ sung, hướng dẫn, đạo thực hiện, lưu trữ đơn giản, không gây nhiều thời gian, tiết kiệm công sức mà thông tin công việc cần giải nhanh chóng Xây dựng chương trình giúp giảm bớt chi phí thời gian, cơng sức, nâng cao hiệu quản lí người thư kí văn phòng Ngồi ra, ứng dụng chương trình giúp cho việc quản lý, cập nhật thông tin, nhắc nhở, thay đổi công việc công ty thuận lợi nhanh chóng giúp cơng tác đánh giá hiệu làm việc cá nhân, phận quan, giúp lãnh đạo nắm bắt công việc tốt Là sinh viên ngành quản trị văn phòng, qua việc nghiên cứu đề tài em trao dồi thêm nhiều kiến thức cơng tác quản lý Em cố gắng tìm hiểu nghiên cứu sâu để nâng cao hệ thống quản lý cơng việc thư kí văn phòng hồn thiện Bài khóa luận tốt nghiệp đạt kết đáng kể, song bên cạnh tồn số vấn đề Em có định hướng phát triển thêm để khóa luận hoàn thiện, đầy đủ hiệu 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Vũ Thị Phụng, (2007), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội [2] Nguyễn Hữu Tri, (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội [3] Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân Lự, (1999), Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính, Nhà xuất Thống kê [4] Nguyễn Hữu Thân, (2001), Giáo trình quản trị nhân sự, Nhà xuất Thống kê [5] Vương Đình Quyền, (2005), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội [6] TS Đoàn đức Hải, ThS Nguyễn Thị Hằng, ThS Phan Thị Thanh Huyền, (2015), Bài giảng nghiệp vụ thư kí văn phòng, Tài liệu lưu hành nội Khoa HTTT Kinh tế - Trường Đại học CNTT&TT [7] Trần Ngọc Kh, (2001), Giáo trình tâm lí học lãnh đạo quản lí, NXB Học viện trị Quốc gia Hồ Chí Minh [8] Lương Minh Việt, (2005), Nghiệp vụ thư kí, NXB Hà Nội [9] Nghiêm Kì Hồng, Lê Văn In, (2009), Nghiệp vụ thư kí văn phòng đại, NXB Lao động 61 ... trình quản lí cơng việc thư kí văn phòng Cơng ty TNHH thành viên Phước Yến Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÍ CƠNG VIỆC CỦA THƯ KÍ VĂN PHÒNG VÀ GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL 1.1 Tổng quan quản lí cơng việc. .. chun mơn, thư kí văn phòng phân thành - Thư kí phụ trách văn thư - Thư kí phụ trách cơng việc tổng hợp thơng tin biên tập văn - Thư kí phụ trách lưu trữ hồ sơ - Thư kí kế tốn - Thư kí phụ trách... KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY, KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÍ CƠNG VIỆC CỦA THƯ KÍ VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN PHƯỚC YẾN 2.1 Khái quát Công ty TNHH thành viên Phước Yến 2.1.1 Giới