HÀNH VI TỔ CHỨC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP.HCM KHOA QTKD & DL TIỂU ḶN ĐỀ TÀI: THƠNG TIN Mơn: HÀNH VI TỞ CHỨC Họ và tên MSSV Ngũn Q́c Thanh 2013150130 Phạm Thái Dùng 2013150 Lê Thị Cẩm Tiên 2013150123 Vũ Quế Thanh 2013150113 Thứ: Tư Mức độ đóng góp (%) TP.HCM, tháng 10 năm 2017 MỤC LỤC Tiết: 1,2 Ký tên xác nhận CHƯƠNG 1.MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Thông tin xem máu tổ chức , mạch gắn phận phụ thuộc tổ chức lại với Tổ chức hệ thống ổn định hoạt động nơi người làm việc với để đạt tới mục tiêu chung thông qua thứ bậc vai trò việc phân công lao động Những hoạt động phụ thuộc vào thơng tin để hợp tác hợp Nếu dòng thơng tin bị gỡ bỏ tổ chức tổ chức tồn Những hoạt động tổ phụ thuộc lớn vào việc trao đổi thơng tin Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu , phân tích mức độ ảnh hưởng vai trò chức thông tin tổ chức Nghiên cứu trách nhiệm lãnh đạo đòi hỏi người lãnh đạo chí phải thơng tin nhiều làm để truyền tải thông tin đến với người tổ chức cách hiệu Phạm vi nghiên cứu Q trình thơng tin phân tích ba cấp độ khác : thông tin qua lại cá nhân , thơng tin nhóm thông tin tổ chức Ý nghĩa đề tài CHƯƠNG LÝ THUYẾT VÀ THỰC TIỄN THÔNG TIN QUA LẠI GIỮA CÁC CÁ NHÂN Quá trình thông tin Từ “ thông tin “ xuất phát từ tiếng Latin : communis, có nghĩa “ chung “ Người truyền thông tin cố gắng thiết lập hiểu biết chung với người nhận Hiểu biết chung đạt thông qua việc sử dụng biểu tượng chung Sự tương tác mang tính biểu tượng Năng lực việc sử dụng biểu tượng cho phép học từ kinh nghiệm người khác Con người sống cách nhiều kỷ thơng tin cách biểu tượng cho kinh nghiệm họ văn hay tranh vẽ Mặc dù người nhận không trải qua kiện với người gửi người gửi có khó khăn việc phát triển thơng điệp xác , song thơng điệp có phức tạp cao thông tin hiệu lực việc sử dụng biểu tượng Các yếu tố thơng tin trình bày qua sơ đồ 1.1 Sơ đồ 1.1 Q trình thơng tin Q trình bắt đầu chủ thể ( người gửi ) – người có thơng điệp dự định cho giao tiếp Thơng điệp tín hiệu mà nguồn truyền cho người nhận Nó bao gồm biểu tượng thiết kế để truyền ý nghĩa dự định Phần lớn thông điệp chứa đựng ngôn ngữ lời nói chữ viết, song có nhiều hành vi phi ngơn ngữ sử dụng để thơng tin thơng điệp, ví dụ ngơn ngữ thể nhăn mặt , mỉm cười, lắc đầu, Quá trình chuyển thơng điệp dự định thành biểu tượng mà biểu tượng sử dụng để truyền gọi q trình mã hóa Phương tiện truyền thơng nơi thơng điệp di chuyển từ người gửi đến người nhận thông qua kênh truyền thơng đại chúng tivi, radio, tạp chí , báo, Khi người nhận nhận thông tin có trách nhiệm giải mã Phản hồi từ người nhận tới người gửi thực thông điệp khác thể hiệu việc thơng tin Mơ hình thông tin qua lại cá nhân Ảnh hưởng bên Phong cách thông tin Kết cục đồng đồng nhân vật trung tâm • • • • • Truyền tin cẩn thận Cởi mở hai chiều Ngay thẳng Lắng nghe cẩn thận Phi thức • • Đáng tin cậy Giàu thơng tin • • Sự rõ ràng vai trò Thỏa mãn với nhân vật trung tâm • Thỏa mãn chung cơng việc • Hiệu nhóm làm Thông tin thuyết phục Thay đổi thái độ tác động đến quan điểm cộng đồng vấn đề quan trọng tổ chức Vì thông tin thuyết phục nhà nghiên cứu quan tâm khám phá nhiều năm Aristole người xây dựng bối cảnh bả cho thơng tin thuyết phục Ơng cho có ba khía cạnh quan trọng việc phân tích thông tin thuyết phục : nguồn , thông điệp người nghe • Những đặc tính nguồn Rất nhiều nghiên cứu hiệu thông điệp bị ảnh hưởng mạnh mẽ nhận thức người nhận đáng tin cậy nguồn Khi thay đổi thái độ , người thông tin( nguồn) có độ tin cậy cao có hiệu người có độ tin cậy thấp Những người thơng tin đạt độ tin cậy có hai đặc tính : thành thạo chuyên môn đáng tin cậy Tuy nhiên độ tin cậy người thông tin bị phá hủy người thơng tin có động giữ kín , kiến nghị lợi ích họ Một số yếu tố khác liên quan tới nguồn giống khác nguồn với người nghe Con người (người nhận) bị thuyết phục nhiều người thơng tin (nguồn) có chung kiến thức , kinh nghiệm đặc tính cá nhân.Người thơng tin có sức thuyết phục cao hay khơng tương đồng kiến thức họ phụ thuộc vào việc vấn đề giá trị hay thật • Những đặc tính thơng điệp Nói chung , thông tin thuyết phục bao gồm trình bày logic, có lý cao thể hình thức trình bày tốt hùng biện Để thuyết phục người khác thông điệp cần hợp lý logic.Tuy nhiên , có nhiều nhân tố khác ảnh hưởng tới thuyết phục thơng điệp , ví dụ có số thái độ khó thay đổi cách dễ dàng sở logic hợp lý dựa cảm xúc cảm giác Những thông điệp tạo cho người nghe có cảm giác tốt có sức thuyết phục Những thông điệp gây cảm giác vui vẻ , liên tưởng hài lòng thường hấp dẫn ý tạo phản ứng tốt từ người nghe Những chung quanh u thích góp phần làm tăng tính thuyết phục , ví dụ ăn ngon, địa điểm đẹp hay nhạc, thấy rõ ảnh hưởng xem chương trình quảng cáo tivi Những thơng tin có xu hướng thuyết phục mạnh gây nỗi lo sợ cho người nghe Tuy nhiên , mức độ khuấy động tạo sợ hãi gây tình trạng căng thẳng người nghe cho thấy cảnh tượng mạnh mẽ tai nạn, thảm họa , hình ảnh bệnh tật.Quan hệ mức độ sợ hãi mức độ thay đổi thái độ xuất chữ U lộn ngược Khi mức độ sợ hãi tăng lên , ban đầu có tăng lên việc thay đổi thái độ Khi mức độ sợ hãi trở nên căng thẳng , người đương đầu với vấn đề, phản ứng việc né tránh từ chối thông tin • Những đặc tính người nhận Hiệu thông tin thuyết phục bị giới hạn lực để hiểu biết thông điệp người nhận Những người nghe có trình độ cao hi vọng phản ứng dạng khác tranh luận người có trình độ thấp Những thái độ ban đầu người nhận ảnh hưởng đến hiệu thông tin thuyết phục Con người có xu hướng miền chấp nhận bao gồm khoảng thái độ nhiều hay thuận lợi thái độ riêng họ Miền từ chối bao gồm thái độ khác biệt lớn với quan điểm họ Những thông tin thuyết phục thành cơng biện hộ cho vị trí nằm miền chấp nhận người nghe Khi thơng điệp nằm ngồi vị trí miền chấp nhận, người nghe phản ứng việc thay đổi thái độ họ theo hướng ngược lại • • • • • • Thông tin hỗ trợ Thông tin mô tả Thơng tin mơ tả gồm ba yếu tố: • Mơ tả kiện khách quan tốt • Mô tả cảm giác bạn kiện kết cục kiện • Đề nghị giải pháp dễ chấp nhận với bạn Thông tin định hướng vấn đề Thông tin ủng hộ tập trung vào vấn đề cụ thể tính cách địa vị người khác Tập trung vào vấn đề giải pháp thảo luận đặc tính cá nhân đổ lỗi cho cá nhân Năng động Năng động nghĩa người thông tin sẵn lòng chấp nhận thơng tin kiến thức bổ sung mà giải pháp khác tồn Năng động không đồng nghĩa với không vững dễ bị ảnh hưởng , mà sẵn lòng học tập phát triển việc quan tâm đến đóng góp người khác Trách nhiệm Thơng tin ủng hộ xảy người thông tin chịu trách nhiệm họ nói Lắng nghe Lắng nghe thấu cảm Nhận thức đắn nội dung thông điệp hiểu yếu tố cảm xúc ý nghĩa thông điệp Hai cấp độ lắng nghe thấu cảm : • Cấp độ rõ ràng thấu cảm: người nghe phản ánh lại , tóm tắt lại nội dung thơng tin • Cấp độ ngầm hiểu thấu cảm : ý đến thông tin phơi bày thông tin ẩn ý , thông tin Kỹ lắng nghe hiệu Những tình khác đòi hỏi cách nghe khác Trong lớp học, sinh viên lắng nghe để đặt thông tin phát triển khái niệm quan trọng Trong bầu cử, cử tri lắng nghe để hiểu quan điểm ứng cử viên chương trình hành động họ Trong việc xây dựng quan hệ, người lắng nghe thấu cảm cố gắng hiểu nội dung cảm giá thông điệp để tăng cường phát triển cá nhân cho người thông tin lẫn người nghe Mười nguyên tắc cho việc lắng nghe hiệu phát triển tóm tắt bảng Những nguyên tắc nhận dạng khác biệt chủ yếu người biết nghe người nghe Tìm kiếm vùng lợi ích Khơng trọng vào lỗi phát biểu Không vội phán xét Lắng nghe ý tưởng Ghi chép Phản ứng tích cực Chống lại lơ đãng Làm tăng hiểu biết với tích cực nghe Giúp đỡ khuyến khích người nói Thơng tin phi ngơn ngữ Thơng tin trực diện không ngôn ngữ mà sử dụng Thông tin miệng (bằng lời) thực bao gồm phần nhỏ thông điệp Những cách thức ngơn ngữ đặt, trình bày – bao gồm giọng nói, tốc độ, thay đổi giọng nói, ngừng lại, nét mặtthực sụ đưa phần lớn nội dung thông điệp cho người nghe Ngơn ngữ tự khơng đứng độc lập mà phụ thuộc vào thành tố phi ngơn ngữ để thể nghĩa xác Những nghiên cứu thơng tin phi ngơn ngữ nhận dạng năm biến chủ yếu ảnh hưởng đến ý nghĩa thông điệp là: gần gũi, dáng điệu, nét mặt, giọng nói ngoại hình • Sự gần gũi Sự gần gũi không gian thời gian người thông tin người nhận ảnh hưởng mạnh mẽ tới q trình thơng tin, tới diễn đạt điều nhận Con người có xu hướng thích đứng gần nói với người mà ưa thích, tránh xa khơng nói với người mà khơng thích Bắt tay, siết chặt, đụng chạm thể cách thức mà người thường biểu thân thiện quý mến người mà tiếp chuyện Sự gần gũi thể địa vị người, phần lớn người muốn giữ khoảng cách gần gũi với người có địa vị cao • Dáng điệu, cử − − − − − − − − − Dáng điệu, cử - ngơn ngữ thể - sử dụng để diễn đạt nhiều thứ, bao gồm thân thiện, quý mến hay địa vị, quyền lực Con người có xu hướng thoải mái tiếp xúc với người u thích, họ ngồi dựa lưng sau ghế, hai cánh tay có xu hướng dang ra, nhìn thẳng vào mặt người mà tiếp xúc Trái lại, tiếp xúc với người có địa vị cao người mà cảm thấy có đe dọa, người có xu hướng căng thẳng Dáng điệu, cử người có địa vị cao ung dung thư thả người có địa vị thấp Khi tiếp xúc với người khác, thể phản ứng dáng điệu, cử nhún vai, lắc đầu, nhìn chổ khác, lắc tay, vỗ vai, tiến đến gần hay lùi xa Nét mặt Mặc dù người có mức độ khác việc thể cảm xúc song nói chung người thường thể suy nghĩ, thái độ, tình cảm qua nét mặt Chúng ta có xu hướng nói chuyện mắt nhiều với người mà ta yêu thích, quý trọng né tránh nhìn tới người mà ta khơng thích Trong giao tiếp, người có địa vị cao có xu hướng nói chuyện mắt người có địa vị thấp Mỉm cười, chăm chú, mắt mở to thể nét mặt khác mức độ quan tâm người thơng tin • Giọng nói Những đặc tính giọng nói cao độ, nhịp điệu, cường độ ln thể thơng điệp định Khi bạn nói với giọng điệu hài lòng với tốc độ bình thường thể bạn muốn giao tiếp với người khác Bạn nghĩ người nói to, la lớn, với tốc độ nhanh người nói chậm, thấp nhỏ Những người có địa vị thấp thường có xu hướng nói với giọng nhỏ so với người có địa vị cao Ngoại hình Những biểu ngoại hình đặc biệt đầu tóc, quần áo ln thể thông điệp phi ngôn ngữ Hãy để ý cách ăn mặc, đầu tóc người xung quanh bạn thấy điều mà họ muốn diễn đạt • song họ để ý tới biểu phi ngôn ngữ Nhiều nghiên cứu giới phụ nữ giỏi nam giới việc giao tiếp phi ngơn ngữ - mã hóa lẫn giải mã Nếu thông điệp phi ngôn ngữ hỗ trợ thơng điệp ngơn ngữ củng cố ý nghĩa thông điệp dự định hỗ trợ người nghe việc giải mã Tuy nhiên, có mâu thuẫn thơng điệp ngơn ngữ phi ngơn ngữ người nghe có xu hướng để ý nhiều đến thông điệp phi ngôn ngữ THƠNG TIN TRONG NHĨM Chúng ta nghiên cứu q trình thơng tin, song bàn thơng tin nhóm người thơng tin người nhận, có diện người khác bị ảnh hưởng cách thức mà nhóm hình thành Các nhân tố ảnh hương tới thông tin Nhiều biến số nhóm ảnh hưởng tới tần số phù hợp thông tin, nhóm ln tổ chức theo cách phù hợp với cách thức thơng tin nhóm Ví dụ, người lãnh đạo nhóm nghiên cứu ln có xu hướng kê bàn ghế gắn thành viên để nắm thơng tin khuyến khích thành viên sáng tạo; thầy giáo thường có xu hướng bố trí bục giảng bàn xa với sinh viên Những biến số ảnh hưởng tới tần số phương hướng thơng tin nhóm hội tương tác, địa vị, vững nhóm • Cơ hội tương tác Thơng tin bị chi phối hội tương tác Khi nhà quản trị muốn tăng thông tin với người quyền ơng ta có xu hướng gỡ bỏ tường, bàn ghế xếp gần với nhân viên, hệ thống thơng tin máy tính, thư điện tử lắp đặt hội gặp gỡ tổ chức nghỉ giải lao, ăn trưa Cơ hội tương tác ảnh hưởng mạnh tới tần số phù hợp thông tin • Địa vị Cách thức mà người thông tin bị chi phối mạnh mẽ địa vị người tham gia thông tin quan hệ cấp giao tiếp với cấp hay người cấp giao tiếp với điều kiện có diện cấp Trong thảo luận nhóm, thành viên nhóm hướng phần lớn thơng tin họ tới người có địa vị cao hơn, người người lãnh đạo thảo luận Cuộc nói chuyện người đồng khác có diện người có địa vị cao Con người thường thích giao tiếp với người giống người có địa vị cao Lý giải thích cho việc người thích giao tiếp với người có địa vị cao họ tin giao tiếp với người có địa vị cao làm tăng vị trí họ mắt người khác Nói chuyện với tổng giám đốc cơng ty, với nghệ sỹ tiếng, với nhà trị tầm cỡ có xu hướng làm tăng cảm giác tầm quan trọng người nhóm Những người có địa vị cao thường có lực đưa phần thưởng nhận dạng, khen ngợi, dạng khác củng cố • Sự vững Khi nhóm trở nên vững hơn, thành viên phát triển hấp dẫn qua lại mạnh mẽ hơn, họ cảm thấy thông tin dễ dàng hơn, thích thú hơn, thỏa mãn Hơn nữa, thông tin trở nên tự hơn, hấp dẫn qua lại thành viên tăng lên nhóm trở nên vững Vì vậy, quan hệ thơng tin vững nhóm quan hệ hai chiều’ vững làm tăng thông tin; đồng thời thông tin làm tăng vững Mạng thông tin Mạng thông tin dạng kênh thông tin thành viên nhóm vị trí thành viên tổ chức Các tổ chức tạo mạng thơng tin thức việc đòi hỏi thành viên tuân thủ kênh thông tin quy định Điều thực việc tạo rào cản việc lắp đặt phương tiện truyền nhận thông tin computer, telephone, báo cáo tổ chức Trong tổ chức tồn mạng thơng tin phi thức Mạng tạo quan hệ thân thiện cá nhân cản trở tổ chức, nhân tố giới hạn thông tin khác Những mạng thông tin phi thức ảnh hưởng tới việc hoạt động nhóm Nhiều nghiên cứu giới tiến hành đánh giá ảnh hưởng tới tốc độ giải vấn đề, xác truyền tin thỏa mãn thành viên nhóm • Những nghiên cứu mạng thông tin Những nghiên cứu mạng thông tin năm 1940 từ nghiên cứu nhóm nhỏ Những biến độc lập quy mơ nhóm, cấu trúc mạng mức độ phức tạp hay đơn giản nhiệm vụ Ảnh hưởng quy mơ nhóm thơng tin rõ ràng: nhóm lớn làm giảm tốc độ xác thông tin, làm cho thông tin trở nên khó khăn Tuy nhiên, ảnh hưởng cấu trúc mạng tính phúc tạp nhiệm vụ phức tạp thú vị Những kết luận nghiên cứu cho mạng tập trung tuyệt vời tốc độ xác việc giải vấn đề Tập trung hóa làm tăng hiệu nhóm, đòi hỏi thông điệp việc giải vấn đề việc thông tin cho tất thành viên nhóm giải pháp Mạng tập trung kiểu bánh xe nhanh cho việc tổ chức người giữ vị trí trung tâm trở thành người lãnh đạo có nhiệm vụ thu thập thơng tin từ thành viên khác; giải vấn đề; thông tin cho thành viên giải pháp Những mạng phân tán, trái lại khơng hiệu Ví dụ mạng vòng chậm việc tổ chức, chuyển nhiều thơng điệp nhất; tạo sai sót nhiều có xu hướng làm chậm việc giải vấn đề so với tất mạng khác Mặc dù mạng tập trung hiệu khơng tạo thỏa mãn cao Mức độ thoải mãn thành viên phụ thuộc vào tập trung vị trí mạng Sự tập trung vị trí đo số lượng mối liên hệ mà vị trí đòi hỏi việc thơng tin với tất vị trí khác Ví dụ mạng bánh xe, tập trung vị trí thứ nằm bốn người vị trí thơng tin trực tiếp với bốn người lại Sự tập trung vị trí lại bảy hai mối liên hệ thơng tin đòi hỏi thơng tin với ba người mối liên hệ thông tin đòi hỏi thơng tin với người lãnh đạo Cá nhân chiếm giữ vị trí trung tâm bao gồm thảo luận nhóm, có mức độ thỏa mãn cao có xu hướng nhận dang lãnh đạo nhóm • Những ảnh hưởng phức tạp nhiệm vụ Mặc dù nghiên cứu mạng thông tin mạng tập trung có xác hiệu cao hơn, song nghiên cứu sau sử dụng nhiệm vụ phức tạp cho kết khác biệt Với nhiệm vự phức tạp việc giải toán phức tạp, vấn đề thảo luận nhóm điểm ưu việt tập trung khơng mạng phân tán lại thường tốt Những nhiệm vụ phức tạp ln đòi hỏi việc thơng tin chia lượng giá thông tin Nếu tất thông tin truyền thơng qua vị trí người vị trí trở nên bị tải hành động tắc nghẽn việc thực nhiệm vụ Tóm lại, mạng tập trung hiệu việc giải nhiệm vụ đơn giản, mạng phân tán hiệu việc giải nhiệm vụ phức tạp Mạng tập trung đòi hỏi thơng điệp cho việc thực nhiệm vụ, mạng phân tán tạo mức độ thỏa mãn cao Những hiểu biết giúp hiểu biết cấu trúc tổ chức phức tạp đòi hỏi cấu trúc quyền lực phân tán để giúp xử lý thơng tin Vai trò thơng tin Những nghiên cứu mạng thông tin bị phê phán điều kiện thực nghiệm phòng thí nghiệm khơng phản ánh đặc tính sống thật Những nghiên cứu cố gắng khắc phục nhược điểm cách nghiên cứu mạng thông tin tổ chức thực Phương pháp sử dụng nghiên cứu phân tích mạng bao gồm việc tạo ma trận để thể nói với Sự phân tích tương tác ma trận thơng tin thể bốn loại vai trò thơng tin khác mạng thơng tin nhóm Chức bốn nhóm vai trò thể thông qua sơ đồ sau: Những người giữ cửa: Những cá nhân kiểm sốt dòng thơng tin thơng qua kênh thông tin Những người liên lạc: Cá nhân nối hai nhiều nhóm tổ chức khơng thuộc nhóm Những người lãnh đạo tư tưởng: Những người ảnh hưởng cách khơng thức tới thái độ hành vi thành viên nhóm Người liên lạc đường biên: Người thông tin với môi trường tổ chức Tổ chức Người giữ cửa Là người kiểm sốt dòng thơng tin hai người hai nhóm cấu trúc tổ chức Người giữ cửa mạng thông tin hành động van vòi nước Một chức người giữ cửa làm giảm qusa tải thông tin việc lọc bớt thơng tin từ nhóm sang nhóm khác Một ví dụ trường hợp nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm thu thập thông tin ngày chất lượng sản phẩm, tổng kết chúng sau báo cáo lên giám đốc nhà máy Người liên lạc Là người nối hai hay nhiều nhóm hệ thống khơng thuộc nhóm Người liên lạc chất keo hay nối kết làm cho nhóm tổ chức gắn với Người liên lạc có điểm giống người giữ cửa, người giữ cửa vị trí cấu trúc tổ chức nơi họ kiểm sốt dòng thông tin từ lên, người giữ cửa vị trí hai nhóm mà khơng nhóm bố trí có vị trí cao Người lãnh đạo tư tưởng Là người có lực ảnh hưởng cách phi thức tới thai độ hành vi thành viên khác Người lãnh đạo tư tưởng có vai trò quan trọng mơ hình hai bước việc thay đổi thái độ Những thông tin thuyết phục từ phương tiện thông tin truyền tới người lãnh đạo tư tưởng, làm sáng tỏ thông tin chuyển tới khán giả cộng đồng Trong nhóm người lãnh đạo tư tưởng có khả ảnh hưởng tới thái độ thành viên nhóm việc giúp đỡ họ làm sáng tỏ thơng tin xác định tình Người liên lạc đường biên Là người thông tin với môi trường bên tổ chức Những người thường người lãnh đạo cao tổ chức, họ thực việc liên lạc với tổ chức khác Những người làm cho tổ chức đạt chấp nhận môi trường cảm giác thay đổi mơi trường có ảnh hưởng tới tổ chức Một mặt, người liên lạc đường biên dạng đặc biệt người giữ cửa họ kiểm sốt dòng thơng tin theo ý tưởng vào tổ chức Mặt khác, họ làm cho tổ chức thích ứng với mơi trường dự đốn thay đổi tương lại 3 THƠNG TIN TRONG TỔ CHỨC Tổ chức là gì? Tổ chức tập hợp gồm người số nguồn tài nguyên khác hình thành để đạt tập mục tiêu Tổ chức hệ thống tạo từ cá thể để dễ dàng đạt mục tiêu hợp tác phân công lao động Trong tổ chức thông tin thực chức quan trọng việc hội nhập hợp tác phận khác tổ chức thâm nhập tất hoạt động tổ chức Nếu thông tin bị loại trừ, tổ chức tồn Những ảnh hưởng cấu trúc tổ chức Nhiều người cho phần lớn vấn đề thông tin thông tin bị hạn chế không phù hợp Quan niệm hướng tới gọi “ Tự thông tin” Thể khó khăn thơng tin dường ủng hộ cho quan điểm để tổ chức hoạt động có hiệu quả, thơng tin phải tự không hạn chế tổ chức Sự thạt chức quan trọng cấu trúc tổ chức để hạn chế dòng thơng tin làm giảm khó khăn tải thông tin Một số vấn đề tổ chức giải việc làm tăng mà ngược lại cách giảm dòng thơng tin cụ thể hóa rõ ràng cách thức thu thập, xử lý phân tích thơng tin Vai trò hệ thống thơng tin Có thể nói rằng, hệ thống thơng tin hệ thống đóng vai trò làm vật trung gian công ty, doanh nghiệp với mơi trường, xã hội Nó hệ thống nằm trung tâm doanh nghiệp, giúp cho trình thu thập, xử lý cung cấp thơng tin cách thuận lợi Vai trò hệ thống thông tin thể qua hai mặt bên bên doanh nghiệp Về bên ngoài: Hệ thống thơng tin có vai trò thu thập liệu từ mơi trường bên ngồi, đưa thơng tin từ doanh nghiệp bên ngồi Các loại thơng tin thu thập cung cấp bên bao gồm thông tin giá cả, sức lao động, thị hiếu người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, sách phủ, … Về mặt nội bộ: Hệ thống thông tin nội doanh nghiệp đóng vai trò cầu, liên kết phận doanh nghiệp với Nó thu thập, cung cấp thơng tin cho đơn vị cần thiết để thực mục đích khác mà doanh nghiệp đề Ví dụ thơng tin hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp năm; thơng tin trình độ quản lý doanh nghiệp; thơng tin sách nội doanh nghiệp; thông tin mua sắm, xuất nhập hàng hóa; thơng tin bán hàng, doanh thu, tài chính… Tác động hệ thống thơng tin doanh nghiệp Hệ thống thơng tin có ba tác động doanh nghiệp: Hỗ trợ, cải thiện khả cạnh tranh cho doanh nghiệp: Hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp điều hành hiệu hơn, cắt giảm chi phí làm giảm giá thành, từ giúp tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm bán Hơn nữa, hệ thống thông tin giúp rút ngắn liên kết khoảng cách doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp Hỗ trợ việc định doanh nghiệp: Một hệ thống thông tin đầy đủ giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp có tranh tồn cảnh tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính… doanh nghiệp, từ định kinh doanh phù hợp, đắn có hiệu Hỗ trợ nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh: Hệ thống thông tin cho phép lưu trữ khối lượng lớn thông tin cần thiết thông tin khách hàng, nhà cung cấp, thông tin sản phẩm, giá bán, nhãn mác, chi phí,… giúp cho việc thực nghiệp vụ hoạt động kinh doanh diễn trơn tru tiết kiệm thời gian Có thể nói, hệ thống thơng tin công cụ đắc lực, cánh tay phải giúp danh nghiệp phát triển, tạo giá trị thương hiệu vị cạnh tranh tối ưu thị trường khơng Việt Nam mà thị trường quốc tế Chính thế, đóng vai trò quan trọng, khơng thể thiếu doanh nghiệp 2.3.4 Hướng dòng thơng tin 2.3.4.1 Thơng tin thức và khơng thức: Thơng tin thức: thơng tin theo cấp hệ, chẳng hạn nhà quản trị lệnh cho nhân viên cấp hay nhân viên thuộc cấp báo cáo kết lên cho nhà quản trị Thơng tin khơng thức: thông tin nhân viên tạo giao lưu thành nhóm, phe Thơng tin khơng thức thường khơng quản trị chấp nhận phải ý ln tồn tổ chức nhu cầu nhân viên 2.3.4.2 Chiều thông tin: Thông tin chiều từ xuống: Thông tin từ cấp xuống cấp thấp Dạng phổ biến: thủ tục, dẫn, giải thích, phản hồi cho người quyền việc thực nhiệm vụ họ Hay nói thơng tin lời, giáp mặt hay bút lệnh thư Vd: Các thị, văn cấp trên, phát biểu Hạn chế: thông tin dạng “ tam thất bản”, thơng tin bị sai lệch, rơi rớt chuyển qua nhiều cấp Thông tin chiều từ lên: thông tin phản hồi hoạt động tổ chức Giúp theo dõi trình thực nhiệm vụ tổ chức thực hoạt động điều chỉnh hợp lý VD: Thường báo cáo cấp sáng kiến cơng việc Hạn chế: thơng tin bị thiên vị bị lượt bỏ Vấn đề khác, thay thu thập thơng tin cách chủ động phân phối thông tin, nhà quản trị lại áp dụng chiều hông tin từ lên cho người có điều cần phát biểu tự bày tỏ Thông tin theo chiều ngang: Là thông tin thành viên nhóm, phận ngang cấp nhau… khơng diễ theo cấu trúc thức tổ chức Cấu trúc hành chính thức tổ chức không tạo thông tin theo chiều ngang Một vấn đề khó khăn việc hình thành tổ chức có hiệu chấp nhận thông tin theo chiều ngang Tôn trọng cách nghiêm ngặt dòng thơng tin thức khơng khơng hiệu mà tạo tải cho lãnh đạo cấp cao Tuy nhiên, thông tin theo chiều ngang không hạn ché làm giảm hiệu tổ chức Vì vậy, phải tạo kênh thông tin theo chiều ngang cần thiết hạn chế thông tin không cần thiết Thông tin theo chiều ngang giúp người lao động tạo hỗ trợ cảm xúc xã hội cho người, góp phần phát triển quan hệ bạn bè nhóm khơng thức Vd: đồng nghiệp làm hỏi han, quan tâm sức khỏe, trao đổi kỹ làm việc tốt Thơng tin phi thức: - Là tự nhiên tổ chức loại trừ - Thông tin truyền qua kênh phi thức có tốc độ nhanh kênh thức - Thơng tin phi thức tự nhiên có sức thuyêt phục cao hơn, dễ tin cậy thơng tin thức - Trong tình thơng tin bị kiểm duyệt bị lọc, thơng tin phi thức có sức thuyết phục cao - Thường dẽ bị bóp méo  Thơng tin phi thức mang lại lợi ích cho tổ chức, nhà quản trị thường dùng thông tin phi thức bổ sung cho thơng tin thức Trong tổ chức có khơng tin tưởng người quản trị nhà lao động thơng tin phi thức tạo khó khăn cho tổ chức 2.3.5 Nâng cao hiệu thông tin Thông tin hiệu phụ thuộc vào chất lượng q trình thơng tin hai cấp độ: quan hệ qua lại cá nhân tổ chức Làm tăng phản hồi Sử dụng phản hồi : Trong tiến trình thơng tin, đế tránh hiểu sai khơng xác, nhà quản trị sử dụng vòng phản hồi để đánh giá tác dụng thông tin đến người nhận: hiểu lầm giảm trình phản hồi thích hợp sử dụng Người đưa tin sữa chữa sai sót haycos thơng điệp dễ hiểu Đơn giản hoá ngôn ngữ : ngôn ngữ phức tạp, thuật ngữ chuyên môn ẩn ý làm người nghe khó hiểu Phần lớn thơng điệp diễn đạt cách đơn giản, người hiểu Cách tớt để đơn giản hóa là đưa các ví dụ minh họa VD: Trọng lực lực hút trái đất tác dụng lên vật( kể chúng ta) Có phương thẳng đứng chiều từ xuống, với đơn vị Niu tơn (N) Khi đứng gần tâm trái đất bị hút sâu hơn, trọng lực hút nhửng vật lớn với cường độ lớn ,vật nhỏ với cường độ nhỏ Nói đơn giản: trọng lực lức giúp ta đứng mặt đất Tuy nhiên, thuật ngữ chuyên môn từ ẩn ý hay phù hợp người nghe hiểu chúng Sắp đặt dòng thơng tin: Sắp đặt dòng thơng tin việc thiết lập kênh thông tin rõ ràng, tránh việc tải thông tin Thông tin cần truyền đạt cho người Sự lặp lại thơng tin: Giúp người nghe hiểu thông điệp tối ngĩa, không rõ ràng lần nghe đàu tiên Giúp người nghe ghi nhớ thông điệp Đúng lúc: Sẽ lãng phí người nói bắt đầu nói người nghe chưa sẵn sàng nghe, người nghe không nắm bắt thông tin Vì vầy truyền đạt thơng tin thời điểm chiến lược hiệu Tích cực lắng nghe : Đòi hỏi tập trung cao độ nghe, phải đặt vị trí người phát biểu Khi lắng nghe cách tích cực ta dễ dàng nắm bắt, hiểu hết vấn đề người truyền tin muốn truyền đạt Hạn chế cảm xúc: Hạn chế cảm xúc việc tạo thông tin, cảm xúc cá nhân hóa thơng tin, làm hiểu sai lệch, bóp méo thơng tin Sử dụng dư ḷn: Nhà quản trị cần sử dụng dư luận vào lợi ích dự luận vốn chứa đựng nhân tố bất lợi cần loại bỏ 2.3.6 Những cản trở cuả thông tin hiệu Do phức tạp q trình thơng tin cản trở cho việc thơng tin có hiệu lên ba cấp độ: cá nhân, nhóm, tổ chức Những cản trở chủ yếu là: Sự bỏ sót thơng tin: hầu hết thơng tin truyền khơng hồn chỉnh hạn hẹp thời gian phương pháp truyền đạt thông tin Người gửi chỉ truyền đạt thông tin bật Sự lược bỏ thông tin: lược bỏ khai thác thông tin, đặc biệt tin bất lợi bị loại bỏ trước truyền đạt, lược bỏ rât phổ biến truyền thông tin theo chiều từ lên Những biệt ngữ: biệt ngữ gồm từ ngắn gọn đoạn văn đơn giản để diễn tả khái niệm phức tạp để chuyển tải thơng tin nhanh chóng nhóm phát triển Nhưng lại rào cản cho người khơng thuộc nhóm Sự qua tải thơng tin:thơng tin ngập tràn khiến nhà quản trị dễ rối, nhầm lẫn, họ thường than phiền chiềm ngập bể thơng tin Ngồi có số cản trở khác: phán giá trị, khác biệt hệ tham chiếu, nghe có lựa chọn, vấn đề ngữ nghĩa khoa học  ... kênh thông tin thành vi n nhóm vị trí thành vi n tổ chức Các tổ chức tạo mạng thơng tin thức vi c đòi hỏi thành vi n tuân thủ kênh thông tin quy định Điều thực vi c tạo rào cản vi c lắp đặt phương... tin thành vi n nhóm, phận ngang cấp nhau… khơng diễ theo cấu trúc thức tổ chức Cấu trúc hành chính thức tổ chức khơng tạo thơng tin theo chiều ngang Một vấn đề khó khăn vi c hình thành tổ chức. .. vào tổ chức Mặt khác, họ làm cho tổ chức thích ứng với mơi trường dự đốn thay đổi tương lại 3 THƠNG TIN TRONG TỔ CHỨC Tổ chức là gì? Tổ chức tập hợp gồm người số nguồn tài nguyên khác hình thành