Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật Bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng..
Trang 1TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH 5S
1 Khái niệm chung về 5S
Ngày nay, khái niệm Chất lượng và Quản lý Chất lượng toàn diện không còn xa
lạ với các doanh nghiệp Việt Nam Muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường thì mỗi doanh nghiệp chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách thức quản lý Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại thiết bị máy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp
Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật Bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng 5S giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi cho tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng.Vậy 5S là gì?
5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt là “Sàng Lọc”, “Sắp xếp”, Sạch sẽ, “Săn Sóc”, “Sẵn Sàng” Từ ý nghĩa của các từ bắt đầu bằng 5 chữ S, các nguyên tắc chung của thực hành 5S được hiểu như sau:
SERI (Sàng lọc): Sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng
SEITON (Sắp xếp): Là sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện lợi khi sử dụng
SEICO (Sạch sẽ): Vệ sinh mọi chỗ tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi bẩn tại nơi làm việc (kể cả trên nền nhà, máy móc và thiết bị)
SEIKETSU (Săn sóc): Luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seri, Seiton, Seico
SHITSUKE (Sẵn sàng): Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện
2 Nguyên tắc áp dụng 5S trong một tổ chức
Trang 2Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong
tổ chức/doanh nghiệp Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất
Nguyên tắc của Thực hành 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện Thành công trong thực hành sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn thông qua:
• Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp
• Mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhận thấy rõ kết quả
• Tăng cường phát huy sáng kiến
• Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan
• Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn
• Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc
• Xây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh…
3 Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình thực hành 5S
Cũng như đối với việc áp dụng công cụ nâng cao năng suất chất lượng, việc áp dụng thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian
Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/công ty hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện Từ đó mỗi phòng ban/phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của mình
Sự tham gia của tất cả mọi người - Bí quyết thành công của chương trình thực hành 5S là tạo một môi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi và an toàn
Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong tổ chức/doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh
Thực hành 5S có thể áp dụng tại bất kỳ đơn vị/doanh nghiệp nào: sản xuất, dịch
vụ, thương mại
4 Các bước triển khai thực hành 5S tại tổ chức/doanh nghiệp
Để triển khai thực hiện 5S, tổ chức/doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước như sau:
• Thành lập Ban chỉ đạo và xây dựng kế hoạch thực hiện: Trước hết, tổ chức cần xác định mục tiêu của dự án 5S và thành lập ban chỉ đạo 5S Ban chỉ đạo thông thường
Trang 3gồm có các thành viên trong ban Lãnh đạo công ty, đại diện từ các phòng ban và là những người có uy tín và ảnh hưởng tới nhân viên trong các phòng ban Thông thường, ban chỉ đạo 5S có thể chia thành 3 nhóm để thực hiện các chức năng: Quảng bá về 5S, Đào tạo 5S và Đánh giá 5S (Xem sơ đồ trang sau)
• Các thành viên trong ban chỉ đạo 5S cần hiểu nắm rõ vai trò trách nhiệm của mình, hiểu rõ các nguyên tắc 5S để có thể truyền đạt cho các cán bộ nhân viên trong tổ chức của mình
• Cũng như việc áp dụng hệ thống chất lượng, vai trò của lãnh đạo là yếu tố quan trọng để dẫn đến thành công Đối với việc thực hiện 5S cũng vậy, cam kết của lãnh đạo cần được thể hiện ngay từ giai đoạn ra quyết định, sau đó tới việc cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện cũng như duy trì trong tương lai
• Thông báo chính thức của Ban lãnh đạo và các hoạt động tuyên truyền quảng
bá về 5S trong công ty
• Chính sách và mục tiêu áp dụng 5S cần được thông báo tới toàn tổ chức Thông thường ban lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định chính thức việc áp dụng 5S cũng như quyết định thành lập Ban chỉ đạo Từ đó sẽ có các nhóm 5S tại các bộ phận/phòng ban được hình thành nhằm triển khai một cách có hiệu quả tại từng đơn vị Các nhóm 5S sẽ chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện tại đơn vị của mình và làm nòng cốt để thúc đẩy phong trào thực hiện và thi đua
• Tổ chức cũng cần thực hiện việc đào tạo nội bộ về khái niệm cũng như yêu cầu của 5S Có thể mời chuyên gia hoặc giảng viên bên ngoài nếu cần thiết
• Các hoạt động tuyên truyền quảng bá thường được thực hiện thông qua các biểu ngữ, pa nô, áp phích
• Tổ chức ngày tổng vệ sinh trong toàn tổ chức Đây là phương thức hữu hiệu để bắt đầu cho một chương trình 5S Tất cả các cán bộ nhân viên từ cấp cao nhất sẽ tham gia Để thực hiện ngày tổng vệ sinh có hiệu quả, Ban chỉ đạo thực hiện 5S cần đưa ra những phân công cụ thể cũng như cung cấp các dụng cụ vệ sinh cần thiết để tiến hành
vệ sinh, chuẩn bị kho, giá, tủ để sắp xếp và chứa những đồ vật sau khi tiến hành sàng lọc
• Các tổ chức nên duy trì việc tổng vệ sinh 2 lần trong 1 năm
4.1 Thực hiện bước “Sàng Lọc”
Trang 4Để thực hiện bước “Sàng lọc”, mỗi bộ phận/đơn vị cần đưa ra các tiêu chí để xác định những loại vật dụng/tài liệu/hồ sơ nào cần loại bỏ Sau bước sàng lọc sơ bộ, có thể phân loại các vật dụng thành những loại như sau:
• Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên cần được để thuận tiện cho việc
sử dụng dễ dàng
• Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng
• Những vật dụng không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý
4.2 Thực hiện bước “Sắp xếp”
Dựa trên nguyên tắc này, từng bộ phận/phòng ban cần thống nhất trong nội bộ hình thức sắp xếp các đồ vật, máy móc, tài liệu sao cho mọi thứ có thể dễ dàng sử dụng
Các đồ vật nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần thiết
để có thể dễ dàng nhận biết
4.3 Thực hiện bước “Sạch sẽ”
Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua ngày tổng vệ sinh cũng như lịch làm
vệ sinh hàng ngày tại nơi làm việc Luôn kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sạch sẽ, không bị bụi bẩn Tốt nhất là dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh trước và sau giờ làm việc, tạo thói quen ngăn nắp và sạch sẽ
4.4 Thực hiện bước “Săn sóc”
Yêu cầu của bước này là thực hiện đúng theo qui định các hoạt động Serri – Seiton – Seiso Nơi làm việc nhờ vậy sẽ trở nên sạch sẽ và ngăn nắp Để duy trì và nâng cao 5S, nên sử dụng các phương pháp hiệu quả như sau:
• Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật
• Tiến hành hoạt động đánh giá 5S
• Tạo sự thi đua giữa các bộ phận/phòng ban
4.5 Thực hiện bước “Sẵn sàng”
Việc thực hiện các bước trên một cách tự giác và tạo thành thói quen cũng như văn hoá của toàn tổ chức Khi đó chúng ta đã đạt được bước Shitsuke - Sẵn sàng
Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban cần gương mẫu
và đi đầu trong việc thực hiện 5S Mọi nhân viên tuân thủ các qui định chung, thực hiện
tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung Việc rèn luyện ý thức tự giác cần phải
có thời gian và cố gắng của mọi thành viên trong tổ chức
Trang 55 Kỹ thuật đánh giá thực hành 5S tại doanh nghiệp
Một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào việc duy trì và cải tiến hoạt động 5S là Đánh giá 5S Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khuyến khích các hoạt động 5S Mục đích chính của việc đánh giá là:
• Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S
• Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S
• Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến
• Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến thích hợp
Để có thể thực hiện công tác đánh giá 5S, công ty/tổ chức cần có một đội ngũ cán bộ đảm nhiệm vai trò là các chuyên gia đánh giá Các chuyên gia đánh giá cần được đào tạo về kỹ năng đánh giá, các yêu cầu của thực hành 5S, cách thức tiến hành đánh giá, lập báo cáo Các yêu cầu đối với một chuyên gia đánh giá bao gồm:
• Hiểu được ý nghĩa và các hoạt động 5S
• Nắm được các nội dung và yêu cầu của thực hành 5S
• Nắm rõ các qui định, nội qui của công ty về hoạt động 5S
• Hiểu được cách thức đánh giá cũng như các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực/bộ phận
Nhiệm vụ của nhóm chuyên gia đánh giá là lên kế hoạch đánh giá định kỳ, xây dựng các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực, phòng ban, chuẩn bị các nguồn lực và thời gian cần thiết để tiến hành đánh giá Một trong những phương pháp quan trọng nhất trong đánh giá 5S là sử dụng những hình ảnh trực quan, thông qua việc chụp ảnh những khu vực được đánh giá Đây cũng chính là cách để cung cấp những bằng chứng khách quan khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở để theo dõi và so sánh quá trình cải tiến sau này
Bằng cách quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia đánh giá tập trung vào các nội dung trọng tâm như sau:
• Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có hỗ trợ cho chương trình 5S hay không?
• Mọi người có tự hào về nơi làm việc của mình hay không?
• Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?
Trang 6• Nơi làm việc có an toàn không?
• Máy móc và thiết bị có được vệ sinh và bảo dưỡng không?
• Mọi thứ có được sắp xếp hợp lý để dễ tìm và dễ lấy hay không?
• Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng không?
• Các hồ sơ có được lưu giữ để dễ truy tìm không?
• Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không?
• Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?
• Các cán bộ nhân viên có mặc đồng phục/quần áo sạch sẽ, gọn gàng theo qui định hay không?
• Mọi người có ý thức về việc tạo và giữ gìn hình ảnh tốt đẹp của công ty/tổ chức của mình không?
Đối với mỗi phòng ban/bộ phận được đánh giá, nhóm chuyên gia đánh giá lập danh mục/bảng hỏi đánh giá, thang điểm và cách thức chấm điểm Thang điểm đánh giá
có thể từ 1-5 hoặc từ 1-10 Cách cho điểm đánh giá thường được qui định theo mức độ
áp dụng 5S tại từng bộ phận và kết quả đạt được (Ví dụ về cách chấm điểm - bảng 1; Ví
dụ về lập phiếu hỏi và tính điểm - bảng 2)
Mỗi chuyên giá đánh giá sẽ cho điểm theo danh mục câu hỏi và dựa trên thang điểm đã được thống nhất Tổng số điểm đạt được tại mỗi phòng ban/bộ phận được đánh giá sẽ được so sánh với nhau và với điểm tối đa có thể đạt được Trên cơ sở đó nhóm chuyên gia đánh giá đưa ra những khuyến nghị cải tiến, đề xuất thưởng đối với những đơn thực hiện tốt
Việc thực hiện 5S chỉ có thể đạt kết quả tốt khi có sự tham gia của tất cả cán bộ nhân viên trong tổ chức Bí quyết đem lại thành công trong việc huy động nguồn nhân lực cũng là yếu tố tạo nên năng suất và chất lượng của doanh nghiệp