Hệ thống phần mềm Quản Lý Nguồn Nhân Lực – FPT.HCM bao gồm các phân hệ chính sau: + Quản lý hồ sơ thông tin nhân viên + Quản lý hợp đồng lao động
Phân tích và thiết kế hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực NỘI DUNG 1. Phạm vi tài liệu .2 1.1 Phạm vi tài liệu .2 1.2 Thuật ngữ và víêt tắt .2 1.3 Ý nghĩa các hình trên hình vẽ .4 2. Các quy trình nghiệp vụ 5 2.1 RC – Quản lý tuyển dụng .5 2.2 HR – Quản lý thông tin nhân viên 7 2.3 BH – Quản lý bảo hiểm 9 2.4 TK – Quản lý chấm công 11 2.5 PR – Quản lý tính lương .13 2.6 DT – Quản lý đào tạo .15 2.7 DG – Quản lý Đánh giá CBNV 17 2.8 CP – Quản lý cấp phát 19 Nhóm I – CNTT47 1 Phân tích và thiết kế hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực 1. PHẠM VI TÀI LIỆU 1.1 Phạm vi tài liệu Hệ thống phần mềm Quản Lý Nguồn Nhân Lực – FPT.HCM bao gồm các phân hệ chính sau: + Quản lý hồ sơ thông tin nhân viên + Quản lý hợp đồng lao động + Quản lý Bảo hiểm + Quản lý chấm công + Quản lý tuyển dụng + Quản lý Đào tạo + Quản lý đánh giá + Chương trình tính lương, thưởng + Website khai thác thông tin + Quản trị hệ thống + Quản lý cấp phát 1.2 Thuật ngữ và víêt tắt STT Thuật ngữ/ Từ viết tắt Diễn giải 2 TBCĐTKDA Trưởng ban chỉ đạo triển khai dự án 3 QTDA Quản trị viên dự án 4 PTTK Phân tích thiết kế 5 PQA Người kiểm soát qui trình 6 SQA Người kiểm soát chất lượng 7 URD Tài liệu phân tích yêu cầu người sử dụng 8 NSD Người sử dụng 9 BGD Ban giám đốc 10 V Phiên bản 11 TD Phân hệ Quản lý tuyển dụng 12 HR Phân hệ Quản lý nhân viên 13 BH Phân hệ Quản lý bảo hiểm 14 CC Phân hệ Quản lý chấm công Nhóm I – CNTT47 2 Phân tích và thiết kế hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực STT Thuật ngữ/ Từ viết tắt Diễn giải 15 PR Phân hệ quản lý Tính lương 16 DT Phân hệ Quản lý đào tạo 17 CP Phân hệ Quản lý đánh giá 18 SYS Hệ thống 19 CT Chương trình 20 CNTT Công nghệ thông tin 21 HĐLĐ Hợp đồng lao động 22 CSDL Cơ sở dữ liệu 23 BHXH Bảo hiểm xã hộiu 24 BHYT Bảo hiểm y tế 25 TCHC-NS Tổ chức hành chánh - nhân sự 26 FPT.HCM Hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực Nhóm I – CNTT47 3 Phân tích và thiết kế hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực 1.3 Ý nghĩa các hình trên hình vẽ Nhóm I – CNTT47 4 Phân tích và thiết kế hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực 2. CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ 2.1 RC – Quản lý tuyển dụng Mô tả yêu cầu: Nhóm I – CNTT47 5 Phân tích và thiết kế hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực STT Nhóm người thực hiện Thông tin đầu vào Mô tả chi tiết công việc Thông tin đầu ra 1 Người phụ trách quản lý các bộ phận. Nhập thông tin các yêu cầu tuyển dụng. TD.01: Các bộ phận nhập thông tin yêu cầu tuyển dụng của bộ phận mình vào hệ thống.Sau đó người có thẩm quyền sẽ phê duyệt các yêu cầu đó. Danh sách các yêu cầu được phê duyệt hoặc chưa được phê duyệt. 2 Bộ phận quản lý tuyển dụng Nhập thông tin về đợt tuyển. TD.02: Cán bộ tuyển dụng tạo đợt tuyển mới. Sau đó nhập các thông tin liên quan về đợt tuyển bao gồm (Thông tin chung đợt tuyển, Danh sách hội đồng tuyển dụng, Danh sách các môn thi, Danh sách ứng viên tham gia tuyển) Bao gồm toàn bộ thông tin của đợt tuyển (Thông tin về đợt tuyển,số lượng ứng viên tham gia…) 3 Bộ phận quản lý tuyển dụng Cập nhật kết quả sơ tuyển, thông báo kết quả sơ tuyển. TD.03: Danh sách ứng viên sau khi được nhập vào chương trình sẽ được sơ loại để tuyển những nhân viên đạt yêu cầu.Sau đó thông báo kết quả cho ứng viên. Danh sách ứng viên qua vòng sơ tuyển và ứng viên không qua sơ tuyển. 4 Bộ phận quản lý tuyển dụng Cập nhật kết quả thi tuyển vòng 2, thông báo kết quả thi tuyển. TD.04: Ứng viên sau khi qua sơ tuyển sẽ được vào tiếp vòng trong đề thi tuyển. Sau khi thi tuyển cho ra một danh sách để có thể loại bớt ứng viên. Sau đó thông báo kết quả thi tuyển. Danh sách ứng viên không qua thi tuyển và Danh sách ứng viên đã qua thi tuyển. 5 Bộ phận quản lý tuyển dụng Cập nhật kết quả thi tuyển vòng 3 , thông báo kết quả thi tuyển. TD.05: Cập nhật kết quả phỏng vấn của ứng viên.Hệ thống sẽ tự động loại bỏ những ứng viên không đạt ở vòng thi này khỏi vòng thi tiếp theo. Danh sách ứng viên qua phỏng vấn và trượt phỏng vấn. 6 Bộ phận quản lý tuyển dụng Cập nhật kết quả khám sức khoẻ, thông báo kết quả TD.06: Sau khi qua tất cả các vòng thi tuyển ứng viên sẽ phải trải qua một đợt khám sức khoẻ. Sau khi kết thúc sẽ lọc tiếp ra những ứng viên đạt yêu cầu. Thông báo kết quả cho ứng viên. Danh sách bị loại vòng khám sức khoẻ và Danh sách trúng tuyển. 7 Bộ phận quản lý tuyển dụng Danh sách trúng tuyển và phân bổ TD.07: Nhập ngày nhập học của ứng viên sau khi trúng tuyển và phân bổ của ứng viên tới phòng ban. - Danh sách ứng viên nhập học và trúng tuyển vào các phòng ban. Nhóm I – CNTT47 6 Phân tích và thiết kế hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực 2.2 HR – Quản lý thông tin nhân viên Mô tả quy trình: STT Nhóm người thực hiện Thông tin đầu vào Mô tả chi tiết công việc Thông tin đầu ra 1 Nhóm quản lý nhân sự Hồ sơ nhân sự HR.01: Khi có sự thay đổi thông tin về hồ sơ nhân viên hoặc có thêm nhân viên mới. Nếu CBNV đã tồn tại trong hệ thống: Cập nhật các thay đổi ngược lại thêm mới hồ sơ nhân sự. Nhóm I – CNTT47 7 Phân tích và thiết kế hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực STT Nhóm người thực hiện Thông tin đầu vào Mô tả chi tiết công việc Thông tin đầu ra 2 Nhóm quản lý nhân sự Hồ sơ nhân sự HR.02: Nhập mới hồ sơ nhân sự. Thông tin hồ sơ nhân sự 3 Nhân viên tự cập nhật, qua 02 cấp xác nhận là CBQL trực tiếp và CB nhân sự. Các thay đổi trong hồ sơ nhân sự HR.03: Cập nhật các thông tin thay đổi Hồ sơ chi tiết về mức đóng bảo hiểm của nhân viên được cập nhật. 4 Nhóm quản lý nhân sự Các thông tin khác: bằng cấp, chứng chỉ, hợp đồng, người thân, . HR.04: Nhập các thông tin liên quan đến nhân viên -Thông tin người thân -Thông tin hợp đồng -Thông tin bằng cấp,chứng chỉ -Thông tin khen thưởng,kỷ luật -Thông tin nghỉ,đi nước ngoài -Thông tin thuyên chuyển -Thông tin quá trình công tác -Thông tin khám sức khoẻ định kỳ Các thông tin khác của CBNV 5 Nhóm quản lý nhân sự Quyết định thôi việc đã được duyệt Cập nhật trạng thái thôi việc cho nhân viên. Sẽ không tiếp tục quản lý nhân viên này Thông tin thôi việc CBNV. Nhóm I – CNTT47 8 Phân tích và thiết kế hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực 2.3 BH – Quản lý bảo hiểm Mô tả quy trình Nhóm I – CNTT47 9 Phân tích và thiết kế hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực STT Nhóm người thực hiện Thông tin đầu vào Mô tả chi tiết công việc Thông tin đầu ra 1 Bộ phận quản lý Bảo hiểm Hợp đồng lao động chính thức và thông tin về BH BH.01: Khi có một nhân viên được ký hợp đồng chính thức thì cán bộ quản lý bảo hiểm lập mới hồ sơ bảo hiểm (BHYT + BHXH) cho nhân viên đó. Hồ sơ BHYT và BHXH. 2 Bộ phận quản lý Bảo hiểm Thông tin về hồ sơ BHYT + BHXH BH.02: Khi có thay đổi về lương cơ bản hoặc mức đóng và thông tin nghỉ phép có ảnh hưởng tới việc đóng bảo hiểm của nhân viên. Cập nhật lại hồ sơ BHYT + BHXH cho nhân viên. Hồ sơ chi tiết về mức đóng bảo hiểm của nhân viên được cập nhật. 3 Bộ phận quản lý Bảo hiểm Thông tin về BHYT + BHXH BH.03: Lên các danh sách báo cáo bảo hiểm phục vụ cho việc nộp bảo hiểm với cơ quan nhà nước Thông tin chi tiết về cấp phát Nhóm I – CNTT47 10