Tổ chức hoạch toán kế toán

TRNG I HC S PHM K THUT HNG YấN KHOA KINH T CNG BI GING T CHC HOCH TON K TON (Ti liu lu hnh ni b) Hng Yờn Chng 1: KHI QUT CHUNG V T CHC HCH TON K TON 1.1 Khỏi nim v nhim v ca t chc hch toỏn k toỏn 1.1.1 Khỏi nim T chc hch toỏn k toỏn l mt nhng ni dung thuc v t chc qun lý doanh nghip T chc hch toỏn k toỏn thớch ng vi iu kin v quy mụ, v c im t chc sn xut kinh doanh cng nh gn vi yờu cu qun lý c th ti doanh nghip cú ý ngha ht sc quan trng v to ln vic nõng cao hiờu qu qun lý ti doanh nghip Vi chc nng thụng tin v kim tra tỡnh hỡnh v kt qu hot ng ca doanh nghip mt cỏch thng xuyờn, nhanh nhy v cú h thng nờn t chc hch toỏn k toỏn l mt cỏc mt quan trng c cỏc doanh nghip quan tõm T chc hch toỏn k toỏn khụng n thun l t chc mt b phn qun lý doanh nghip, m nú cũn bao hm c tớnh ngh thut vic xỏc lp cỏc yu t, iu kin cng nh cỏc mi liờn h qua li tỏc ng trc tip hoc tỏc ng giỏn tip n hot ng k toỏn, m bo cho k toỏn phỏt huy ti a cỏc chc nng cú ca mỡnh Nhng yu t quyt nh t chc k toỏn l i tng k toỏn, cỏc phng phỏp k toỏn, b mỏy k toỏn, vi nhng ngi am hiu ni dung v phng phỏp k toỏn cựng vi trang thit b thớch ng T chc hch toỏn k toỏn chớnh l s thit lp mi quan h qua li gia i tng k toỏn, phng phỏp k toỏn, b mỏy k toỏn, vi nhng ngi am hiu ni dung, phng phỏp k toỏn biu hin qua hỡnh thc k toỏn thớch hp mt n v c th, phỏt huy cao nht tỏc dng ca k toỏn cụng tỏc qun lý n v Nh vy t chc hch toỏn k toỏn c coi nh l mt h thng cỏc yu t cu thnh, bao gm t chc b mỏy k toỏn, t chc dng cỏc phng phỏp k toỏn thu nhn, x lý v cung cp cỏc thụng tin, t chc dng chớnh sach, ch , th l kinh t ti chớnh,k toỏn vo n v, nhm m bo cho cụng tỏc k toỏn phỏt huy ht vai trũ, nhim v ca mỡnh, giỳp cụng tỏc qun lý v iu hnh hot ng, sn xut kinh doanh cú hiu qu Tổ chức hạch toán kế toán khâu quan trọng trình quản lý nghiệp vụ hạch toán kế toán Tổ chức hạch toán hợp lý khoa học có ý nghĩa thiết thực: - Xây dựng quy trình hạch toán kế toán đơn vị khoa học, hợp lý - Xây dựng máy kế toán đơn vị gọn nhẹ, tiết kiệm lao động kế toán mà đảm bảo hiệu suất công tác kế toán - Cung cấp thông tin kinh tế rài nhanh xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ cho lãnh đạo đơn vị định quản lý xác - Góp phần giám sát, đôn đốc cá nhân, đơn vị hoàn thành nhiệm vụ theo kế hoạch, theo dự toán 1.1.2 Nhim v Cơ sở để tiến hành tổ chức hạch toán kế toán phải xác định đặc điểm tổ chức quản lý đơn vị, quy định luật pháp, chế độ tài Nhà nước, yêu cầu quản trị đơn vị Trên sở đặc điểm trên, nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán thường bao gồm: - Xác lập mô hình tổ chức máy kế toán phù hợp với đơn vị - Xây dựng hệ thống tài khoản dùng đơn vị phù hợp với hệ thống Tài khoản mà Bộ Tài ban hành - Xác định hình thức kế toán vận dụng xây dựng sổ kế toán dùng đơn vị - Xây dựng chứng từ kế toán dùng đơn vị, quy định quy trình luân chuyển chứng từ, cụ thể hoá chế độ bảo quản lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán sở quy định Nhà nước - Xây dựng quy trình kiểm tra kế toán - Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dương cán kế toán, kế hoạch trang thiết bị kỹ thuật cho hạch toán kế toán Tổ chức hạch toán kế toán cần tiến hành số nội dung sau đây: - Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán - Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán - Tổ chức vận dụng hình thức kế toán - Tổ chức mô hình máy kế toán - Tổ chức lập báo cáo kế toán - Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ tài liệu kế toán - Tổ chức công tác kiểm tra kế toán 1.2 i tng v nguyờn tc hch toỏn k toỏn 1.2.1 i tng ca t chc hch toỏn k toỏn i tng ca t chc hch toỏn k toỏn cng l ti sn phn ỏnh s bin ng ca ti sn, tng hp thụng tin v ti sn qun lý thỡ i tng c th ca t chc hch toỏn k toỏn phi nghiờn cu cỏc sau: a T chc hch toỏn k toỏn theo giai on (3 giai on) - Giai on 1: Giai on hch toỏn ban u: l gai on dng phng phỏp chng t ban hnh mt ch chng t v dng ch chng t ú vo n v hch toỏn c s Giai on thu thp thụng tin: phng tin l chng t gc Giai on x lý thụng tin Giai on trỡnh by thụng tin - Giai on 2: Giai on ghi s k toỏn: l giai on dng phng phỏp s k toỏn ban hnh h thng s k toỏn v dng h thng s k toỏn vo tng n v c s Bao gm s chi tit v s tng hp S l phng tin x lý thụng tin, phn ỏnh thụng tin mt cỏch h thng theo trỡnh t thi gian - Giai on 3: Giai on lp bỏo cỏo k toỏn v dng ch bỏo cỏo k toỏn ó ban hnh tng hp thụng tin v tỡnh hỡnh sn xut, tỡnh hỡnh ti chớnh ca n v phc v cho cỏc i tng qun lý b T chc hch toỏn k toỏn theo phn hnh Phn hnh k toỏn l tng i tng k toỏn c th, mi i tng k toỏn ng vi mt phn hnh k toỏn Trong mi phn hnh k toỏn li c phn ỏnh theo gia on: - Lp chng t - Ghi s k toỏn - Lp bỏo cỏo k toỏn Cỏc phn hnh k toỏn: vt liu, cụng c dng c, tin lng, ti sn c nh, chi phớ sn xut, giỏ thnh c T chc b mỏy k toỏn v phõn cụng lao ng k toỏn Tổ chức máy kế toán phân công lao động kế toán theo phận chuyên môn hoá nghiệp vụ kế toán (Theo phần hành) theo chu trình (Giai đoạn) hạch toán kế toán với quy định liên kết phận, thành viên tổ chức nhằm đảm bảo thực toàn công tác hạch toán kế toán đơn vị Như máy kế toán giống cỗ máy, bao gồm phần tử (từng cán kế toán), phận (từng tổ kế toán) Giữa phần tử, phận có mối liên kết chặt chẽ với (Theo trật tự hệ thống) quan hệ cung cấp số liệu, đối chiếu số liệu, quan hệ chặt trẽ với việc thực chức hạch toán kế toán Tuỳ theo đặc điểm loại hình kinh doanh, tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh, trình độ cán kế toán mà đơn vị thể lựa chọn mô hình tổ chức kế toán máy kế toán tương ứng với mô hình kế toán cho phù hợp Hoạt động máy kế toán có hiệu hay không phân công, tạo lập mối liên hệ chặt chẽ cán nhân viên kế toán công việc với tính chất khác Trong máy kế toán, kế toán phần hành kế toán tổng hợp có chức nhiệm vụ quyền hạn riêng công tác kế toán đơn vị Các kế toán phần hành thường chuyên môn hoá sâu theo phần hành Khi phân công phần hành kế toán nào, kế toán phải đảm nhiệm từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn kế toán như: ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu sổ theo thực tế, lập báo cáo phần hành giao Trong trình kế toán phần hành có mối quan hệ có tính chất tác nghiệp với Đồng thời kế toán phần hành có mối quan hệ với kế toán tổng hợp việc cung cấp số liệu đảm bảo cho kế toán tổng hợp thực chức tổng hợp Kế toán tổng hợp phân công công tác kế toán có liên quan đến tất phần hành kế toán, nhằm thực tổng hợp số liệu theo yêu cầu quản lý chung toàn đơn vị Trong trình này, kế toán tổng hợp thực ghi sổ tổng hợp cho tất phần hành lập báo cáo kế toán theo định kỳ theo yêu cầu đột xuất Bất kỳ máy kế toán tổ chức theo hình thức phải có người lãnh đạo có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất đạo đức tốt có lực tổ chức công tác kế toán phạm vi đảm nhiệm, chịu trách nhiệm đạo toàn công tác kế toán đơn vị Tuỳ theo loại hình đơn vị mà người lãnh đạo máy kế toán gọi kế toán trưởng trưởng phòng kế toán phụ trách kế toán Với chức tổ chức công tác kế toán đơn vị thuộc phạm vi phụ trách mình, người lãnh đạo máy kế toán người giúp việc cho thủ trưởng công tác chuyên môn thuộc lĩnh vực kế toán Đối với đơn vị không tổ chức hoạt động tài hoạt động độc lập, người lãnh đạo máy kế toán làm nhiệm vụ tổ chức đạo công tác tài Trên cương vị đó, người lãnh đạo máy kế toán chịu lãnh đạo trực tiếp hành thủ trưởng đơn vị, đồng thời chịu lãnh đạo nghiệp vụ chuyên môn người lãnh đạo máy kế toán cấp Quyền hạn người lãnh đạo máy kế toán gắn liền với trách nhiệm có quyền phổ biến chủ chương đạo thực chủ chương chuyên môn, có quyền yêu cầu phận chức khác máy quản lý đơn vị phối hợp thực công việc chuyên môn có liên quan đến phận chức Kế toán trưởng có quyền ký duyệt tất tài liệu kế toán có quyền từ chối ký duyệt vấn đề tài không phù hợp với chế độ quy định Nhà nước Với quyền hạn ký duyệt thể trách nhiệm to lớn kế toán trưởng việc giám sát, quản lý tài sản, vốn liếng doanh nghiệp Việc tổ chức máy kế toán đơn vị thực theo mô hình khác phù hợp với loại hình tổ chức công tác kế toán mà đơn vị lựa chọn Trong thực tế, mô hình tổ chức máy kế toán đa dạng, phụ thuộc vào nhiều yếu tố đơn vị, đặc điểm loại hình kinh doanh, tổ chức hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý, trình độ cán nhân viên kế toán mà yếu tố khác đơn vị * Các kiểu máy kế toán tương ứng với mô hình tổ chức kế toán - Mô hình tổ chức máy kế toán tập trung đơn vị có quy mô nhỏ quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung địa bàn đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán trang bị ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép tính toán thông tin đại, tổ chức quản lý tập trung thường lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung Khi máy kế toán đơn vị tổ chức theo mô hình phòng kế toán tập trung đơn vị, bao gồm phận cấu phù hợp với khâu công việc, phần hành kế toán Thực toàn công tác kế toán đơn vị nhân viên kinh tế phận phụ thuộc đơn vị làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động phận gửi chứng từ kế toán phòng kế toán tập trung đơn vị Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình phòng kế toán trung tâm đơn vị thể qua sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức máy kế toán tập trung Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán) đơn vị Bộ phận kế toán Bộ phận kiểm tra kế toán Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán vật liệu, TSCĐ Các nhân viên hạch toán phận phụ thuộc - Mô hình tổ chức máy kế toán phân tán đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, chưa trang bị ứng dụng kỹ thuật ghi chép, tính toán thông tin đại, có phân cấp quản lý tương đối toàn diện cho phận phụ thuộc thường lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán phân tán Khi máy kế toán đơn vị tổ chức theo mô hình phòng kế toán tập trung đơn vị phòng kế toán phận phụ thuộc đơn vị Phòng kế toán trung tâm đơn vị thực tổng hợp tài liệu kế toán từ phòng kế toán phận phụ thuộc đơn vị gửi lên, hạch toán kế toán hoạt động kinh tế tài có tính chất chung toàn đơn vị, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn, kiểm tra toàn công tác kế toán đơn vị Các phòng kế toán phận phụ thuộc bao gồm phận cấu phù hợp thực công tác kế toán thuộc phạm vi phận phụ thuộc theo phân cấp phòng kế toán trung tâm Mô hình máy kế toán đơn vị thể qua sơ đồ sau: Mô hình kế toán kiểu phân tán Kế toán trưởng đơn vị cấp Phó kế toán trưởng Bộ phận tài Bộ phận kiểm tra kế toán Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán chung Kế toán trưởng đơn vị cấp Bộ phận kế toán tiền lương Bộ phận kế toán chi phí Bộ phận kế toán toán Bộ phận kế toán Các nhân viên hạch toán phận phụ thuộc - Mô hình tổ chức máy kế toán hỗn hợp: đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn tổ chức hoạt động tập trung địa bàn, đồng thời có số phận phụ thuộc, đơn vị hoạt động phân tán số địa bàn khác nhau, chưa trang bị ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin đại công tác kế toán, có phân cấp quản lý tương đối toàn diện cho phận phụ thuộc hoạt động địa bàn phân tán thường lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán Khi đó, máy kế toán đơn vị, phòng kế toán phận phụ thuộc hoạt động phân tán nhân viên kinh tế phận phụ thuộc hoạt động tập trung Phòng kế toán trung tâm đơn vị thực hạch toán kế toán hoạt động kinh tế tài có tính chất chung toàn đơn vị hoạt động kinh tế tài phận phụ thuộc hoạt động tập trung, thực tổng hợp tài liệu kế toán từ phòng kế toán phận phụ thuộc hoạt động phân tán toàn đơn vị, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn, kiểm tra toàn công tác kế toán đơn vị Phòng kế toán phận phụ thuộc thực công tác kế toán thuộc phạm vi hoạt động phận phụ thuộc theo phân cấp phòng kế toán tập trung, nhân viên kinh tế phận phụ thuộc hoạt động tập trung địa bàn làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động phận phụ thuộc gửi chứng từ kế toán phòng kế toán trung tâm đơn vị Sơ đồ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán (kiểu tổ chức hỗn hợp) Kế toán trưởng đơn vị cấp Phó kế toán trưởng Bộ phận tài Bộ phận kiểm tra kế toán Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán chung Kế toán trưởng đơn vị cấp Bộ phận kế toán tiền lương Kế toán trưởng đơn vị trực thuộc Bộ phận kế toán tiền lương Bộ phận kế toán toán Bộ phận kế toán toán Bộ phận kế toán chi phí Bộ p toá Các nhân viên hạch toán phận phụ thuộc Bộ phận kế toán chi8phí Các nhân viên hạch toán phận phụ thuộc Bộ phận kế toán Phõn cụng lao ng k toỏn: Vic phõn cụng lao ng k toỏn b mỏy k toỏn phi m bo yờu cu sau: - La chn s lng lao ng k toỏn - m bo phõn cụng ỳng chuyờn mụn, trỡnh - To dng mi quan h gia cỏc loi lao ng b mỏy k toỏn (quan h ch o, quan h tỏc nghip) Quy nh thi gian hon thnh tng cụng vic ca tng loi lao ng b mỏy k toỏn 1.2.2 Nguyờn tc t chc hch toỏn k toỏn *) Nguyờn tc thng nht Theo nguyờn tc ny, k toỏn v qun lý phi thng nht vi vf k toỏn l mt phõn h h thng qun lý vi chc nawg thụng tin v kim tra v hot ng t chc ca cỏc n v hch toỏn Th hin cỏc ni dung sau: - Thng nht v khụng gian qun lý v t chc hch toỏn theo yờu cu qun lý - Thng nht mụ hỡnh t chc k toỏn vi mụ hỡnh t chc kinh doanh v t chc qun lý - m bo hot ng qun lý phi gn vi k toỏn v cỏc ch tiờu hch toỏn phi phự hp vi ch tiờu qun lý *) Nguyờn tc phự hp Theo nguyờn tc ny, h thng k toỏn n v k toỏn phi phự hp vi c thự ca n v k toỏn, i tng k toỏn (gia i tng vi phng phỏp), gia hỡnh thc v b mỏy k toỏn, theo ú mt n v k toỏn cn tụn trng nhng quan h cú tớnh thng nht nh: - mi phn hnh k toỏn cn t chc khộp kớn quy trỡnh k toỏn - Tựy tớnh cht phc ca i tng xỏc nh cỏc bc ca quy trỡnh k toỏn chn hỡnh thc k toỏn thớch hp - Tựy tớnh phc ca i tng, phng phỏp k toỏn la chn hỡnh thc k toỏn v b mỏy k toỏn *) Nguyờn tc hiu qu Theo nguyờn tc ny chi phớ cho b mỏy k toỏn phi l thp nht v thụng tin cung cp cho i tng qun lý phi y , chớnh xỏc giỳp cho vic quyt nh ca ch th qun lý