PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài: Năm 2016 bổ nhiệm làm phó hiệu trưởng phụ trách mảng chuyên môn trường Trong vai trò cố gắng tìm tòi học hỏi, nhiên gặp không khó khăn, đặc biệt công tác quản lý lịch công tác cá nhân, phận chuyên môn nhà trường Để nắm lịch làm việc phải ghi chép cẩn thận vào sổ công tác mang theo để cần thiết lấy cập nhập tra cứu Việc lên lịch công tác tuần, công tác tháng cho giáo viên tốn nhiều thời gian Chính lí đòi hỏi phải có phương pháp quản lý lịch làm việc cho cập nhật, truy xuất, in ấn nhanh chóng, xác công nghệ thông tin giải pháp tối ưu để giải vấn đề Đồng thời góp phần công tác thực nhiệm vụ CNTT năm học 2016-2017 Sở GD&ĐT Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, đạo, điều hành; Ứng dụng công nghệ thông tin đổi nội dung, phương pháp dạy học; Bồi dưỡng kỹ ứng dụng công nghệ thông tin cho cán giáo viên Đó lí chọn đề tài “ Sử dụng CNTT công tác quản lý lịch công tác” 1.2 Mục đích nghiên cứu: Nhằm nâng cao hiệu công tác cá nhân, tự học nâng cao trình độ lực công tác 1.3 Phạm vi đối tượng áp dụng: Áp dụng công tác quản lý lịch, kế hoạch công tác phó hiệu trưởng tổ trưởng chuyên môn 1.4 Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Nghiên cứu thực trạng công tác quản lý năm học 2016-2017 Trang PHẦN 2: NỘI DUNG 2.1 Thiết kế file excel quản lý lịch công tác Sử dụng kiến thức excel để thiết lập file excel gồm sheet để nhập lịch công tác sheet phụ khác để xuất lịch công tác theo tháng, theo tuần, theo ngày Ngoài có thêm sheet khác lịch kiểm tra chung, lịch thao giảng, … 2.1.1 Sheet cập nhật lịch công tác Nhập thông tin vào sheet với nội dung cột sau (Hình 1): Cột thứ 1,2,3: nhập vào ngày tháng năm thực công việc, nhập ngày tháng năm cụ thể nhập ngày thứ tuần Cột thứ 4: Nhập tóm tắt nội dung của công việc Cột thứ 5: Nhập vào thông tin người thực công việc Cột thứ 6: Nhập tóm tắt nội dung cần chuẩn bị cho công việc Cột thứ 7: Nhập vào kết quả, công việc chưa thực để trống cột kết Khi nhập lịch công tác nhập tùy ý không theo thứ tự ngày tháng để thuận tiện theo dõi lịch công tác tác giả dùng macro sort liệu theo ngày tháng dùng chức Conditional formatting để xem đánh dấu công việc hết chứa hết thời gian thực 2.1.2 Sheet xuất lịch công tác hàng tháng Sheet xuất lịch công tác tháng (Hình 2) Muốn xuất lịch công tác tháng ta cần click vào Spin Button ( form control) cho tháng cần xuất Bên cạnh check vào ô điều khiển để xuất toàn lịch công tác, công tác thực hiện, công tác chưa thực để tiện theo dõi kiểm tra Có thể in lịch công tác để theo dõi dán thông báo cho giáo viên, nhân viên thực Trang (Hình 1) (Hình 2) Trang 2.1.3 Sheet xuất lịch công tác hàng tuần Sheet xuất lịch công tác hàng tuần ( Hình 3) Để có lịch công tác hàng tuần cần click vào Spin Button ( form control) chọn tuần thích hợp, đánh chữ “S” “C” tương ứng vào hàng cột F để xuất nội dung công việc mẫu (hình 3) theo buổi sáng buổi chiều, bỏ qua công việc bỏ qua những nội dung không cần truy xuất cách để trống cột F hàng tương ứng Tất thông tin bảng lịch công tác tuần xuất tự động từ ngày tháng đến nội dung công việc (Hình 3) Trang 2.1.4 Sheet tự xuất lịch công tác ngày tại, tra cứu nhanh lịch ngày (Hình 4,5) (Hình 4) (Hình 5) Trang Khi mở file excel lịch công tác sheet tự động xuất lịch công tác ngày để nhắc nhở công việc cho người sử dụng Bên cạnh để xếp hay lên kế hoạch công việc gõ vào ổ màu vàng (hình 4) để tra cứu nhanh ngày mà muốn lên kế hoạch công việc có bị cấn vơí lịch lên trước hay không? 2.1.5 Bên cạnh tạo sheet truy xuất thông tin khác lịch kiểm tra, lịch thao giảng,… Kinh nghiệm Với file excel nhỏ gọn việc nhập lịch công tác thuận tiện, việc truy xuất thông tin nhanh chóng xác, công tác in ấn nhanh chóng theo mẫu thống 2.2 Lưu file excel quản lý lịch công tác 2.2.1 Nếu lưu file laptop cá nhân máy tính để bàn phòng làm việc nhập xuất lịch công tác không thuận tiện, thực nơi lúc Để khắc phục nhược điểm lưu Google Drive tài khoản gmail cá nhân Khi cần cài Google Drive lên thiết bị cá nhân máy tính, Ipad, điện thoại cần có mạng internet ta nhập xuất lịch công tác cách nhanh chóng, linh hoạt, làm việc nơi lúc 2.2.2 Dữ liệu nhập vào file excel đồng tất thiết bị sử dụng, không cần thiết bị lưu trữ USB hay chuyển qua mail, 2.2.3 Không lưu file excel quản lý lịch công tác mà liệu khác kế hoạch, báo cáo, văn bản, định, …, nói chung file liệu chuyên môn lưu vào Google Drive ta làm việc máy tính đâu Kinh nghiệm Với việc dùng Google Drive để lưu trữ đồng liệu, công việc làm việc trường chưa xong nhà làm tiếp công tác xa làm tiếp tục để hoàn thành 2.3 Hướng phát triển đề tài Trang 2.3.1 Bên cạnh quản lý lịch công tác file excel kết hợp dùng lịch Google để thông báo lịch làm việc cho nhân, giáo viên điện thoại 2.3.2 Tạo Google Drive chung cho phó hiệu trưởng tổ trưởng chuyên môn để lưu kế hoạch, báo cáo, thống kê tổng hợp, … Thuận tiện cho việc lưu trữ tổng hợp chuyên môn việc tìm hiểu chia sẻ thông tin tổ trưởng chuyên môn nhà trường PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1- Sáng kiến: Tuy đề tài không mới, việc áp dụng CNTT không nhiều mang lại thuận tiện định công tác quản lý lịch công tác tác, tra cứu, nhập xuất thông tin lịch công tác 2- Kiến nghị: Các tổ trưởng chuyên môn, giáo viên xây dựng file lịch công tác cho cá nhânsử dụng Trên kinh nghiệm công tác quản lý lịch công tác chuyên môn đúc kết thực nghiệm có hiệu Song không tránh khỏi khiếm khuyết, mong chia sẻ góp ý đồng nhiệp Tôi xin trân trọng cảm ơn! Người viết sáng kiến kinh nghiệm Huỳnh Trung Đông Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC TRƯỜNG Trang XẾP LOẠI:………… TM HỘI ĐỒNG KHOA HỌC Trang Trang Trang 10 ... dụng CNTT không nhiều mang lại thuận tiện định công tác quản lý lịch công tác tác, tra cứu, nhập xuất thông tin lịch công tác 2- Kiến nghị: Các tổ trưởng chuyên môn, giáo viên xây dựng file lịch. .. DUNG 2.1 Thiết kế file excel quản lý lịch công tác Sử dụng kiến thức excel để thiết lập file excel gồm sheet để nhập lịch công tác sheet phụ khác để xuất lịch công tác theo tháng, theo tuần, theo... dung công việc (Hình 3) Trang 2.1.4 Sheet tự xuất lịch công tác ngày tại, tra cứu nhanh lịch ngày (Hình 4,5) (Hình 4) (Hình 5) Trang Khi mở file excel lịch công tác sheet tự động xuất lịch công tác