Giải pháp phát triển hoạt động đại lý tàu biển của chi nhánh falcon hải phòng

CHƯƠNG I : CƠ SƠ LÝ LUẬN VỀ HOẠT DỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN 1.1 KHÁI NIệM, PHÂN LOạI, ĐặC ĐIểM VÀ VAI TRÕ CủA ĐạI LÝ TÀU BIểN 1.1.1 Khái niệm đại lý tàu biển Đại lý tàu biển là dịch vụ mà n

LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường thì mỗi doanh nghiệp được coi là một tế bào kinh tế, hạch toán độc lập, tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh để tạo ra sản phẩm hay dịch vụ đáp ứng cho nhu cầu ngày càng phát triển của xã hội để thực hiện mục tiêu về lợi nhuận Để làm được như vậy doanh nghiệp phải nắm được các nhân

tố ảnh hưởng, mức độ ảnh hưởng và xu hướng phát triển của các nhân tố tới kết quả kinh doanh, điều này chỉ được thực hiện dựa trên cơ sở phân tích hoạt động kinh

doanh

Là một trong những doanh nghiệp có truyền thống của ngành vận tải và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, Công ty Cổ phần Vận tải Dầu Khí Việt Nam (FALCON SHIPPING) kinh doanh đa lĩnh vực, trong đó lĩnh vực đại lý tàu biển là mảng hoạt động quan trọng, lâu đời và phần nào gắn liền với hình ảnh công ty Qua thời gian làm việc, em đã rất may mắn được tìm hiểu, nghiên cứu và phần nào bước vào thực tế hoạt động của công ty nhằm tổng hợp, phân tích, đánh giá về lĩnh vực đại

lý tàu biển mà mình vốn quan tâm Đó là lý do em đã chọn đề tài «GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN CỦA CHI NHÁNH FALCON HẢI PHÕNG»

Với cơ hội được tìm hiểu, nghiên cứu và phần nào bước vào thực tế hoạt động của công ty, vận dụng các kiến thức hoạt động kinh doanh, tài chính và các môn học

có liên quan để phân tích và nhận dạng những điểm yếu, điểm mạnh, những thuận lợi cũng như khó khăn về thực trạng của Chi nhánh Falcon Hải Phòng Tìm hiểu giải thích nguyên nhân đứng sau thực trạng đó và đề xuất những biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh ở chi nhánh Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, chuyên đề được trình bàyvới những nội dung sau :

DANH MỤC CÁC BẢNG

1 CƠ CẤU TÀI SẢN VÀ NGUỒN VỐN TỪ NĂM 2012-2015 39

2 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN NĂM 2012 40

3 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN NĂM 2013 41

4 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN NĂM 2014 42

5 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN NĂM 2015 43

DANH MỤC CÁC HÌNH

1 BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CHI NHÁNH HẢI PHÕNG 36

MỤC LỤC :

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I : CƠ SƠ LÝ LUẬN VỀ HOẠT DỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN 5

1.1 KHÁI NIệM, PHÂN LOạI, ĐặC ĐIểM VÀ VAI TRÕ CủA ĐạI LÝ TÀU BIểN 5

1.2 CHứC NĂNG VÀ NGHIệP Vụ CƠ BảN CủA ĐạI LÝ TÀU BIểN 9

1.3 QUY ĐỊNH CỦA VIỆT NAM VỀ HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN14 1.4 KINH NGHIệM PHÁT TRIểN CÔNG TÁC ĐạI LÝ TÀU BIểN TạI CảNG HảI PHÕNG 16

CHƯƠNG 2 : THựC TRạNG Về HOạT ĐộNG DạI LÝ TAU BIểN TạI FALCON HP 33

2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI DẦU KHÍ VIỆT NAM – CHI NHÁNH HẢI PHÕNG (FALCON HẢI PHÕNG) 33

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 33

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động 34

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự 35

2.1.4 Cơ cấu tài sản và nguồn vốn 38

2.1.5 Tình hình hoạt động của Chi nhánh giai đoạn 2012 - 2015 39

II TÌNH HÌNH HOạT ĐộNG ĐạI LÝ TÀU BIểN TạI CHI NHÁNH FALCON HảI PHÕNG GIAI ĐOạN 2012 - 2015 40

2.2.1 Nhận xét, đánh giá về tính mùa vụ của dịch vụ đại lý tàu biển trong thời gian qua 44

2.2.2 Phân tích chỉ tiêu tổng doanh thu đại lý 46

2.2.3 Phân tích chỉ tiêu tổng chi phí đại lý 48

2.2.4 Phân tích chỉ tiêu tổng lợi nhuận đại lý 49

2.2.5 Các đối thủ cạnh tranh chủ yếu 50

2.2.6 Đánh giá hoạt động đại lý tại công ty Falcon Hải Phòng giai đoạn

2012-2015 51

CHƯƠNG 3 62

MỘT SỐ BIỆN PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN 62

CỦA CHI NHÁNH FALCON HẢI PHÕNG 62

3.1 Định hướng phát triển của Chi nhánh đến năm 2020 62

3.2 Các biện pháp phát triển hoạt động đại lý tàu biển của công ty Falcon Hải Phòng 63

3.2.1 Biện pháp nhằm tăng cường công tác Marketing 63

3.2.2 Các biện pháp giữ vững và nâng cao uy tín của đại lý tàu biển với chủ tàu, chủ hàng, người thuê tàu: 69

3.3 Biện pháp nhằm tăng cường công tác đào tạo và tuyển nhân viên đại lý 74

3.3.1 Quy trình tuyển nhân viên 74

3.4 Công tác đào tạo và phát triển doanh nghiệp 77

KẾT LUẬN 80

CHƯƠNG I : CƠ SƠ LÝ LUẬN VỀ HOẠT DỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN

1.1 KHÁI NIệM, PHÂN LOạI, ĐặC ĐIểM VÀ VAI TRÕ CủA ĐạI LÝ TÀU BIểN

1.1.1 Khái niệm đại lý tàu biển

Đại lý tàu biển là dịch vụ mà người đại lý tàu biển nhân danh chủ tàu hoặc người khai thác tàu tiến hành các dịch vụ liên quan đến tàu biển hoạt động tại cảng, bao gồm: việc thực hiện các thủ tục tàu biển đến, rời cảng; ký kết hợp đồng vận chuyển, hợp đồng bảo hiểm hàng hải, hợp đồng bốc dỡ hàng hóa, hợp đồng thuê tàu, hợp đồng thuê thuyền viên; ký phát vận đơn hoặc chứng từ vận chuyển tương đương; cung ứng vật tư, nhiên liệu, thực phẩm, nước sinh hoạt cho tàu biển; trình kháng nghị hàng hải; thông tin liên lạc với chủ tàu hoặc người khai thác tàu; dịch vụ liên quan đến thuyền viên; thu, chi các khoản tiền liên quan đến hoạt động khai thác tàu; giải quyết tranh chấp về hợp đồng vận chuyển hoặc về tai nạn hàng hải và dịch vụ khác liên quan đến tàu biển

Người đại lý tàu biển

Người đại lý tàu biển là người được người ủy thác chỉ định làm đại diện để tiến hành dịch vụ đại lý tàu biển theo ủy thác của người ủy thác tại cảng biển

Người đại lý tàu biển có thể thực hiện dịch vụ đại lý tàu biển cho người thuê vận chuyển, người thuê tàu hoặc những người khác có quan hệ hợp đồng với chủ tàu hoặc người khai thác tàu, nếu được chủ tàu hoặc người khai thác tàu đồng ý

Hợp đồng đại lý tàu biển

Hợp đồng đại lý tàu biển là hợp đồng được giao kết bằng văn bản giữa người

ủy thác và người đại lý tàu biển, theo đó người ủy thác ủy thác cho người đại lý tàu biển thực hiện các dịch vụ đại lý tàu biển đối với từng chuyến tàu hoặc trong một thời hạn cụ thể

Trách nhiệm của người đại lý tàu biển

Người đại lý tàu biển có trách nhiệm tiến hành các hoạt động cần thiết để bảo

vệ chu đáo quyền và lợi ích hợp pháp của người ủy thác; phải chấp hành các yêu cầu

và chỉ dẫn của người ủy thác; nhanh chóng thông báo cho người ủy thác về các sự kiện liên quan đến công việc được ủy thác; tính toán chính xác các khoản thu, chi liên quan đến công việc được ủy thác

Người đại lý tàu biển có trách nhiệm bồi thường cho người ủy thác thiệt hại

do lỗi của mình gây ra

Trách nhiệm của người ủy thác

Người ủy thác có trách nhiệm hướng dẫn người đại lý tàu biển thực hiện dịch

vụ đã ủy thác khi cần thiết và phải ứng trước theo yêu cầu của người đại lý tàu biển khoản tiền dự chi cho dịch vụ được ủy thác

Trường hợp người đại lý tàu biển có hành động vượt quá phạm vi ủy thác thì người ủy thác vẫn phải chịu trách nhiệm về hành động đó, nếu ngay sau khi nhận được thông tin này mà người ủy thác đã không thông báo cho những người liên quan biết là mình không công nhận hành động này của người đại lý tàu biển

Giá dịch vụ đại lý tàu biển

Giá dịch vụ đại lý tàu biển do các bên thỏa thuận, trừ trường hợp pháp luật

có quy định khác

Thời hiệu khởi kiện về việc thực hiện hợp đồng đại lý tàu biển

Thời hiệu khởi kiện về việc thực hiện hợp đồng đại lý tàu biển là 02 năm kể

từ ngày phát sinh tranh chấp

Phân loại các loại hình đại lý tàu biển

Căn cứ vào đối tượng mà tàu làm đại lý phục vụ:

- Đại lý tàu chợ (Liner‟s agent): phục vụ cho những tàu chạy trên những tuyến đường nhất định và theo một lịch trình cụ thể Vì vậy công tác đại lý cho loại tàu này là khá ổn định và mang tính kế hoạch cao

- Đại lý cho tàu chuyến (Tramp‟s agent): tàu không chạy theo một lịch trình cụ thể, không cập cảng nhất định, vì vậy công tác đại lý cho loại tàu này phức tạp hơn so với đại lý tàu chợ

- Đại lý tàu khách, tàu quân sự: tàu khách, tàu quân sự đến cảng với mục đích du lịch, giao lưu văn hóa, chính trị, xã hội

Căn cứ vào người chỉ định

- Đại lý tàu biển do người thuê tàu chỉ định (shipagent nominated by charterer)

- Đại lý tàu biển do chủ tàu chỉ định (shipagent nominated by shipower)

- Đại lý tàu biển là chức năng bảo hộ (protecting Agent): bảo vệ quyền lợi của chủ tàu khi mà quyền chỉ định đại lý phục vụ thuộc về người thuê tàu

- Đại lý phụ (sub Agent): do đại lý chính chỉ định làm đại lý hiện trường

Đặc điểm của đại lý tàu biển

Đại lý tàu biển là một nghề trong các nhóm nghề kinh doanh dịch vụ hàng hải,

nó khác với các ngành sản xuất vật chất khác và mang tính đặc thù riêng Một số đặc điểm cơ bản của đại lý tàu biển như sau:

- Kinh doanh dịch vụ hàng hải đặc biệt là dịch vụ đại lý tàu biển là một loại hình kinh doanh không cần vốn đầu tư ban đầu lớn (so với đội tàu và cảng biển), không đòi hỏi công nghệ cao, cán bộ công nhân viên ít nhưng tỷ suất lợi nhuận cao nên các nước trong khu vực và hầu hết các nước trên thế giới không cho phép nước ngoài hoạt động kinh doanh loại hình dịch vụ này trong thị trường nước đó Mặt khác

kinh doanh dịch vụ đại lý tàu biển thường trực tiếp làm việc với người nước ngoài nên cũng cần đảm bảo an ninh kinh tế của mỗi nước

- Do không cần đầu tư ban đầu lớn nên hiện nay đang được phát triển mạnh tạo nên một thị trường sôi động và cạnh tranh gay gắt ở các nước có hệ thống cảng biển tương đối phát triển (có Việt Nam)

- Đại lý tàu biển là loại hình xuất khẩu tại chỗ mang hiệu quả cao, thu về cho đất nước nguồn ngoại tệ lớn, giải quyết công ăn việc làm

- Đại lý tàu biển là loại hình phụ thuộc nhiều vào đội ngũ đại lý viên chứ không phụ thuộc nhiều và tiềm năng tài chính Vì thêc yêu cầi nghiệp vụ của đại lý viên tương đối cao như các đại lý viên phải có kiến thức hàng hải, kiến thức ngoại thương, anh văn thương mại, bảo hiểm hàng hải, luật chuyên chở hàng hải, thực tiễn kinh doanh hàng hải, thông lệ quốc tế Hơn nữa người đại lý tàu biển phải hành động đúng với sự ủy quyền của thân chủ-chủ tàu Họ phải có trung thành, chăm chỉ,và khéo léo trong việc thi hành nhiệm vụ được giao

Vai trò và lợi ích của dịch vụ đại lý tàu biển trong ngành hàng hải và thương mại quốc tế

Đại lý tàu biển là một dịch vụ quan trọng trong ngành hàng hải, vì vậy nó cũng mang nhiều đặc điểm, vai trò, lợi ích của ngành hàng hải Tuy vậy, đại lý cũng là một ngành mang tính đặc thù riêng Sự phát triển của ngành hàng hải là sơ sở tất yếu khách quan để hình thành loại hình kinh doanh dịch vụ đại lý tàu biển, ngược lại dịch

vụ đại lý tàu biển lại tác động trở lại giúp cho dây chuyền sản xuất vận tải biển được thông suốt, từ đó thúc đẩy ngành hàng hải phát triển hơn nữa, mang lại nhiều lợi ích cho các quốc gia có cảng biển

-Nhờ có người đại lý tàu biển mà hiệu quả kinh tế của hoạt động ngoại thương được nâng cao hơn.Người đại lý tàu biển giúp cho ngườ chủ tàu tận dụng được khả năng khai thác con tàu, giúp cho quá trình ngoại thương diễn ra nhanh chóng hơn, tránh việc người chủ tàu phải tự mình làm quá nhiều việc vừa làm cho quá trình

chuyên chở hàng hóa bằng tàu biển sẽ diễn ra chậm chạp, tàu hàng bị ùn tắc vừa tạo

ra sự kém hiệu quả do một mình người chủ tàu không thể thông thạo hết tất cả các nghiệp vụ đi biển.Người đại lý tàu biển góp phần đáng kể trong việc đẩy nhanh tốc độ lưu thông hàng hóa giữa các nước, các khu vực trên thế giới, giúp cho mậu dịch quốc

tế diễn ra một cách thuận tiện và dễ dàng hơn, giảm bớt được những khiếu nại và xung đột pháp lý xảy ra giữa người chủ tàu với chủ hàng, cơ quan cảng sở tại và các

tổ chức có liên quan

- Các đại lý tàu biển giúp cho việc đẩy mạnh chuyên môn hóa sâu sắc trong quá trình phân công lao động xã hội Thật vậy, nhờ có người đại lý tàu biển mà người chủ tàu có thể tập trung nỗ lực vào thời gian quản trị tàu để chuyên chở hàng hóa nâng cao năng lực khai thác con tàu và nâng cao hiệu quả kinh tế

- Thông qua người đại lý tàu biển, Nhà nước có thể nắm được hoạt động xuất nhập khẩu của các tàu ra vào cảng, nắm được khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu Quả đúng như vậy vì đại lý tàu biển là dịch vụ xuất khẩu tại chỗ nên việc nhà nước thu thập số liệu, nắm tình hình trở nên đơn giản, dễ dàng hơn Nhà nước thức hiện tốt được chức năng quản lý vĩ mô không những trong lĩnh vực vận tải biển mà còn trong lĩnh vực ngoại thương Đồng thời trên cơ sở dữ liệu thông tin của các đơn vị kinh doanh dịch vụ đại lý tàu biển mà Nhà nước định ra các chính sách phát triển hàng hải như: kế hoạch đầu tư cho đội tàu, xây dựng các cảng biển, đào tạo đội ngũ cán bộ hàng hải

1.2 CHứC NĂNG VÀ NGHIệP Vụ CƠ BảN CủA ĐạI LÝ TÀU BIểN

1.2.1 Chức năng

Hầu hết các công ty đại lý tàu biển đều là các công ty làm chức năng nhiệm vụ

về giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam tư vấn, đại lý cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước hoạt động trên lĩnh

vực vận chuyển, giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hóa Do đó các công ty đại lý tàu biển có các chức năng sau:

- Làm mọi thủ tục với các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền cho tàu rời cảng và rời cảng theo đúng quy định của pháp luật

- Thu xếp tàu lai dắt, hoa tiêu dẫn tàu, bố trí tàu bến, nơi neo đậu để thực hiện việc xếp dỡ hàng, đưa đón hành khách lên xuống

- Thu xếp và điều đình các công tác thương vụ hàng hóa như:

+ Xếp dỡ, giao nhận chuyển tải hàng hóa

+ Thu gom, chia lẻ hàng hóa

+ Kiểm tra, giám sát cân đo hàng hóa

+ Thu xếp việc gửi hàng vào kho

+ Bảo quản hàng hóa

+ Thu xếp việc đóng gói sửa chữa bao bì hư hỏng rách nát

+ Điều đình việc bồi thường hàng hóa bị hư hỏng, mất mát nhầm lẫn

- Ký kết các hợp đồng vận chuyển hàng hóa , hợp đồng thuê tàu, hợp đồng xếp

dỡ hàng hóa, làm thủ tục giao nhận tàu,cho thuê, làm thủ tục gửi hàng, lưu khoang tàu, nhận hàng, mua bảo hiểm cho hàng hóa

- Giải quyết các thủ tục hải quan có liên quan đến tàu và các thủ tục xếp dỡ hàng hóa

- Thực hiện việc thu hộ, trả hộ tiền cước, tiền bồi thường, thanh toán tiền thưởng phạt xếp dỡ giải phóng tàu và các khoản tiền khác

- Môi giới thuê tàu, mua tàu và bán tàu

- Thu xếp các hoạt động cung ứng cho tàu biển tại cảng:

+ Thu xếp sửa chữa khám nghiệm tàu

+ Kiểm nghiệm khoang tàu cho việc xếp hàng

+ Làm thủ tục khử trùng vệ sinh hầm hàng

+ Môi giới cung cấp lương thực, thực phẩm, nước ngot, nhiên liệu, dầu nhờn, vật tư dụng cụ hàng hải trên tàu trong trường hợp cần thiết

- Môi giới bán vé hành khách, làm thủ tục chở hành khách và hành lý xuất nhập khẩu

- Công tác phục vụ thuyền viên:

+ Làm thủ tục cho thuyền viên lên bờ tham quan, chữa bệnh

+ Làm thủ tục hồi hương, thay đổi chức danh, thuyên chuyển thủy thủ

+ Chuyển thư tư, điện tín, bưu kiện, quà cho thủy thủ

- Điều đình công tác cứu trợ cứu nạn cho tàu biển và thanh toán tiền thủ lao cứu trợ cứu nạn

- Thực hiện các thủ tục liên quan đến các tranh chấp hàng hải

- Giúp mọi giao dịch giữa tàu với cảng và các chủ hàng trong thời gian tàu đỗ tại cảng

- Đại diện cho chủ tàu giao dịch với các chủ hàng, các cơ quan Nhà nước và với cảng để giải quyết mọi vấn đề cần thiết của hãng tàu

- Làm công việc đại lý vận tải với các hợp đồng trọn gói từ cửa đến cửa (door

to door) trong đó có những công việc kế tiếp của vận tải đa phương thức

- Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh XNK theo ủy quyền của Tổng giám đốc Đại lý hàng hải Việt Nam

- Liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trong lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, kho bãi, thuê tàu

Ngoài ra theo yêu cầu của người ủy nhiệm đại lý tàu biển có thể nhận làm những công việc khác có liên quan đến hoạt động của tàu theo những điều kiện mà hai bên đã thỏa thuận với nhau

Do nhận sự ủy thác của chủ tàu nên ngoài việc tiến hành các hoạt động liên quan đến việc kinh doanh hàng hải của chủ tàu ủy thác, người đại lý tàu biển còn có trách nhiệm tiến hành các hoạt động cần thiết để chăm sóc và bảo vệ chu đáo cho

quyền lợi của chủ tàu, phải chấp nhận các yêu cầu và chỉ dẫn của chủ tàu về công việc

đã được ủy thác, nhanh chóng thông báo cho chủ tàu về các sự kiện liên quan đến công việc được ủy thác, tính toán chính xác các khoản thu và chi liên quan đến công việc được ủy thác

Tóm lại vận tải phát triển đến đâu thì đại lý tàu biển phát triển đến đó Nhờ những kinh nghiệm tĩnh lũy được, cộng với những phương tiện thông tin hiện đại mà các đại lý tàu biển ở các cảng đã góp phần đáng kể vào việc phát triển ngoại thương, đem lại sự phồn vinh về kinh tế cho các nước Công tác đại lý tàu biển mang tính chất phục vụ, môi giới không đòi hỏi đầu tư vốn nhiều nhưng lại có hiệu quả nên chúng rất phát triển

1.2.2 Nghiệp vụ cơ bản

Nghiệp vụ đại lý tàu biển đối với hàng hóa nhập khẩu

Nghiệp vụ đại lý đối với hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm các bước sau:

- Bước 1: Nhận bộ chứng từ và dự kiến thời gian tàu đến tứ đại lý của cảng xếp hàng

- Bước 2: Gửi “thông báo tàu đến” ( notice of arrival) cho khách hàng

- Bước 3: Làm thủ tục cho tàu nhập cảnh

- Bước 4: Thu xếp cho tàu vào cảng và dỡ hàng xuống bãi nhập

- Bước 5: Lập sơ đồ vị trí hàng và biên bản kết toán nhận hàng với tàu,

- Bước 6: Khách hàng đổi B/L lấy “ Lệnh giao hàng “ (Delivery order)

- Bước 7: Khách hàng làm thủ tục hải quan và đăng ký rút hàng với bộ phận kho bãi

- Bước 8: Giao hàng cho chủ hàng

- Bước 9: Hoàn thành thủ tục

1.2.3 Nghiệp vụ đại lý tàu biển đối với hàng hóa xuất khẩu

Nghiệp vụ đại lý tàu biển đối với hàng xuất khẩu bao gồm các bước sau:

- Bước 1: Bộ phận Marketing tiến hành tìm kiếm khách hàng

- Bước 2: Khách hàng gửi chi tiết về hàng hóa (Cargo List)

- Bước 3: Thông qua bộ phận quản lý container, bộ phận marketing gửi “ lệnh cấp container rỗng „ cho khách hàng

- Bước 4: Khách hàng nhận Seal và mẫu Packing List từ bộ phận phụ vụ tải cảng

- Bước 5: Khách hàng tiến hành đóng hàng, thanh lý hàng hóa và hạ bãi chờ xuất

- Bước 6: Bộ phận phục vụ tại cảng lập danh sách hàng xuất và giám sát việc vận chuyển container lên tàu

- Bước 7: Kết toán tàu và làm thủ tục xuất cho hàng hóa

- Bước 8: Làm thủ tục xuất cảnh và báo cáo rời cảng

- Bước 9: Bộ phận lập chứng từ tiến hành lập B/L và khách hàng cùng đại lý ký B/L

- Bước 10: Bộ phận lập chứng từ lập Cargo Manifest cho từng vận đơn

- Bước 11: Hoàn chỉnh các chứng từ

1.2.4 Nghiệp vụ đại lý tàu biển trong quản lý container

Nghiệp vụ đại lý tàu biển trong quản lý container bao gồm:

- Quản lý container dỡ từ tàu vào bãi

- Theo dỡi các container giao cho khách hàng đến lấy hàng

- Theo dõi số container rỗng khách hàng trả

- Cấp container rỗng cho khách hàng đóng hàng xuất

- Theo dõi tình hình container hạ bãi chờ bỗc lên tàu

- Quản lý tình hình container được bốc lên tàu

- Chuyển bãi container

- Làm báo cáo tổng hợp (roroc)

1.3 QUY ĐỊNH CỦA VIỆT NAM VỀ HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN

2 Có đăng ký kinh doanh ngành nghề dịch vụ đại lý tàu biển

3 Doanh nghiệp phải có cán bộ chuyên trách thực hiện khai thác dịch vụ đại lý tàu biển và pháp chế doanh nghiệp

4 Người được bổ nhiệm giữ vị trí phụ trách lĩnh vực đại lý tàu biển phải có kinh nghiệm trong hoạt động đại lý tàu biển tối thiểu 02 (hai) năm

5 Nhân viên đại lý tàu biển phải là công dân Việt Nam, có bằng đại học một trong các chuyên ngành hàng hải, ngoại thương, thương mại hoặc kinh tế

6 Người phụ trách pháp chế doanh nghiệp phải có bằng đại học chuyên ngành luật và phải có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực pháp luật tối thiểu 02 (hai) năm

2 Có ưu thế tốt, có uy tín và năng lực trong nghề đại lý tàu biển, ví dụ đuợc

ít nhất 2 đại lý tàu biển cùng loại và đáng tin cậy trong cùng khu vực công nhận và đánh giá tốt

3 Đã qua việc sát hạch các tiêu chuẩn về chuyên môn mà cơ quan quản lý hàng hải và hiệp hội đại lý mô giới sở tại tiến hành

4 phải có một số vốn tối thiểu, đồng thời phải mua bảo hiểm cho các trách nhiệm của mình thông qua các công ty bảo hiểm có tín nhiệm hoặc các hội bảo trợ nghề nghiệp

Theo tiêu chuẩn ISO 9002

Trong ISO 9002 (International Standard Organization) qui định những yêu cầu chung về chuẩn mực trong nghành Công nghiệp dịch vụ, trong đó có cả đại lý tàu biển 1 công ty đại lý tàu biển muốn có giấy chứng nhận đã đạt tiêu chuẩn ISO9002 thì phải chứng minh rằng công việc trong công ty đã điều hành công việc ra sao và trong nội bộ công ty đã có một hệ thống tự kiểm tra chất lượng công việc như thế nào Tất nhiên những quy trình quy phạm do công ty xây dựng lên phải phù hợp với các luật lệ hiện hành của nhà nước và thông lệ quốc tế, và chúng phải đuợc cơ quan giám định chất lượng có thẩm quyền kiểm tra xem xét và công nhận Định kỳ 2-3 năm những cơ quan giám định lại tiến hành kiểm tra các nhân viên trong công ty, kể cả cán

bộ lãnh đạo có chấp hành đầy đủ các quy trình qui phạm nghề nghiệp hay không, khách hàng có kêu ca phàn nàn hay không Cơ quan giám định sẽ kiến nghị những biện pháp thay đổi, sửa chữa trong các quy trình quy phạm cũng như trình độ của nhân viên thừa hành, nếu thấy đáp ứng thì gia hạn giấy chứng nhận Như vậy các chuẩn mực quy phạm không phải do nguời ngòai công ty đề ra mà do chính nội bộ công ty soạn ra

Một khi được cấp giấy chứng nhận ISO 9002 thì khách hàng sẽ yên tâm làm ăn với ta Đó là công cụ để nâng cao uy tín trên thương trừơng quốc tế, tạo thêm công ăn việc làm

1.3.2 Điều kiện kinh doanh dịch vụ đại lý tàu biển

Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đại lý tàu biển tại Việt Nam phải được thành lập theo quy định của pháp luật; trường hợp là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài phải bảo đảm phần vốn góp theo quy định

Có người chuyên trách thực hiện khai thác dịch vụ đại lý tàu biển và người chuyên trách công tác pháp chế

Nhân viên đại lý tàu biển phải là công dân Việt Nam và có chứng chỉ chuyên môn về đại lý tàu biển

Chính phủ quy định chi tiết Điều này

Đại lý tàu biển đối với tàu công vụ, tàu cá, tàu ngầm, tàu lặn, kho chứa nổi, giàn di động, thủy phi cơ và tàu quân sự nước ngoài đến Việt Nam

Các quy định về đại lý tàu biển tại Mục này được áp dụng đối với tàu công

vụ, tàu cá, tàu ngầm, tàu lặn, kho chứa nổi, giàn di động, thủy phi cơ và tàu quân sự nước ngoài đến Việt Nam

1.4 KINH NGHIệM PHÁT TRIểN CÔNG TÁC ĐạI LÝ TÀU BIểN TạI CảNG HảI PHÕNG

1.4.1 Cơ sở pháp lý của hoạt động đại lý tàu biển tại cảng Hải Phòng

Trong nghị định 239/HĐBT thành lập cục hàng hải Việt Nam, Bộ Giao thông vận tải đã cho phép cục Hàng hải Việt Nam quản lý nhà nước đối với hoạt động dịch

vụ hàng hải nói chung và dịch vụ đại lý tàu biển nói riêng trong phạm vi cả nước Tuy nhiên việc quản lý này vẫn chưa thống nhất giữa các bộ ngành và địa phương liên quan

05/01/1994 quyết định 50/KTN của Chính phủ cho phép thành lập Hiệp Hội đại

lý và môi giới hàng hải Việt Nam (VISABA – Vietnam Ship Agents and Brokers

Association) Đây là tổ chức duy nhất ở Việt Nam trở thành hội viên đầy đủ và chính thức của Fonasba (Federation of National Association of Ship‟s Brokers and Agents)-Liên đoàn các Hiệp hội đại lý và môi giới hàng hóa quốc tế Tổ chức này có chức năng tư vấn giúp các cơ quan trong chuyên quản lý hoạt động đại lý tàu biển

Công tác đại lý tại cảng Hải Phòng hoạt động dựa trên các luật, nghị định quyết định của Chính phủ, Bộ như sau:

 Luật hàng hải Việt Nam ban hành 25/11/2015

 Nghị định số 48/2011/NĐ-CP ngày 21/06/2011 của Chính phủ về việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hàng hải

 Nghị định số 104/2012/NĐ-CP ngày 05/12/2012 của chính phủ về hoạt động của tàu quân sự nước ngoài vào thăm nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

 Quyết định số 01/2016/QĐ-BTC ngày 05/01/2016 của Bộ tài chính ban hành Biểu mức thu phí, lệ phí hàng hải và giá dịch vụ cảng biển

 Hướng dẫn số 7757 / TC – TCDN ngày 28/07/2003 của Bộ tài chính hướng dẫn thực hiện quyết định số 61,62/2003/ QĐ-BTC

 Nghị định số: 57/2010/NĐ-CP ngày 25 tháng 05 năm 2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành pháp lệnh thủ tục bắt giữ tàu biển

 Nghị định số 87/2009/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ về vận tải đa phương thức

 Nghị định số 86/2011/NĐ-CP ngày 22/9/2011 của Chính phủ về Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thanh tra

 Quyết định số 102/QĐ-TTg ngày 18/01/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc giao kế hoạch vốn đầu tư phát triển nguồn ngân sách nhà nước năm 2012

 Nghị định 21/2012/NĐ-CP ngày 21/3/2012 của Chính phủ của Chính phủ về quản lý cảng biển và luồng hàng hải

 Nghị định số 46/2006/NĐ-CP ngày 16/5/2006 của Chính phủ về xử lý hàng hóa do người vận chuyển lưu giữ tại cảng biển Việt Nam

 Nghị định số: 104/2012/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ Quy định đối với tàu quân sự nước ngoài đến nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

 Nghị định số 128/2013/NĐ-CP ngày 15/10/2013 của Chính phủ về xử lý tài sản chìm đắm trên tuyến đường thủy nội địa, vùng nước cảng biển và vùng biển Việt Nam

 Nghị định số 93/2013/NĐ-CP ngày 20/8/2013 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông hàng hải, đường thủy nội địa

 Nghị định số 146/2013/NĐ-CP về việc công bố tuyến hàng hải và phân luồng giao thông trong lãnh hải Việt Nam và Quyết định số 3304/QĐ-BGTVT phê duyệt Đề

án Nâng cao hiệu quả, khai thác cảng biển Nhóm 5 và bến cảng thuộc khu vực Cái Mép-Thị Vải

 Nghị định số 162/2013/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trên các vùng biển, đảo và thềm lục địa của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

 Nghị định số 161/2013/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ về

đăng ký và mua, bán, đóng mới tàu biển

 Nghị định số 165/2013/NĐ-CP ngày 12/11/2013 của Chính phủ Quy định việc quản lý, sử dụng và danh mục các phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ được

sử dụng để phát hiện vi phạm hành chính về trật tự, an toàn giao thông và bảo vệ môi trường

 Nghị định số 30/2014/NĐ-CP của Chính phủ : Về điều kiện kinh doanh vận tải biển và dịch vụ hỗ trợ vận tải biển

 Nghị định số 109/2014/NĐ-CP ngày 20/11/2014 của Chính phủ về quy chế

bảo vệ công trình cảng biển và luồng hàng hải

 Nghị định số 51/2014/NĐ-CP ngày 21/5/2014 của Chính phủ quy định việc giao các khu vực biển nhất định cho tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài nguyên biển

 Nghị định số 121/2014/NĐ-CP ngày 24/12/2014 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Công ước Lao động hàng hải năm 2006 về chế độ lao động của thuyền viên làm việc trên tàu biển

 Nghị định số 24/2015/NĐ-CP ngày 27/02/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành một số điều của Luật Giao thông Đường thủy nội địa và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật giao thông đường thủy nội địa

1.4.2 Kinh nghiệm phát triện hoạt động đại lý tàu biển tại cảng Hải Phòng, Quảng Ninh

Hải Phòng là cảng lớn nhất miền Bắc Việt nam, là một trong những cái nôi đầu

tiên của dịch vụ cảng biển Ngay từ khi Hải Phòng giải phóng (12/05/1945), tàu các nước xã hội chủ nghĩa như Ba Lan, Liên Xô Trung Quốc) đã vào cảng Hải Phòng xếp

dỡ hàng hóa và dịch vụ đại lý tàu biển đã ra đời

Trong nhiều năm hoạt động, dịch vụ đại lý tàu biển đã không ngừng được mở rộng và phát triển Ngoài các thị trường truyền thống như ASEAN và Châu Âu còn

mở rộng sang các thị trường mới như Châu Phi…không ngừng tạo lập các mối quan

hệ tốt với các hãng đại lý tàu và vận tải nước ngoài để làm đại lý cho họ tại Việt Nam

và ngược lại Rất nhiều công ty tham gia kinh doanh dịch vụ đại lý tàu biển tại cảng Hải Phòng, Hiện nay chỉ tính riêng trên thị trường đại lý tại Hải Phòng có khoảng 30 doanh nghiệp làm đại lý hàng hải điển hình như: Vosa, viconship HaiPhong, Viconship Sai Gon, Vietfracht, Vietrans, Germadept HaiPhong, Gematrans Haiphong, Vosco, Vinaship, Inlaco, Falcon,…Trong đó có khá nhiều các công ty lớn như: Công

ty vận tải biển III (VINASHIP -Vietnam Shipping Company), Công ty Vận tải biển Việt Nam (VOSCO - Vietnam Ocean Shipping Company), công ty cổ phần đại lý

hàng hải Việt Nam VOSA, Công ty cổ phần Vận tải và thuê tàu (tên viết tắt là

“VIETFRACHT”- The Transport and Chartering Corporation ), Công ty giao nhận

kho vận ngoại thương (VIETRANS – The Vietnam national foreign trade warding and warehousing corporation)

- VINASHIP thành lập công ty ngày 21 tháng 12 năm 2006 VINASHIP kinh

doanh các dịch vụ như vận tải biển, đại lý vận tải, dịch vụ hàng hóa Dịch vụ Hàng Hải bao gồm: đại lý tàu biển, khai thác kho bãi Công ty vận tải biển Vinaship có hệ thống các chi nhánh của Công ty đặt tại Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hạ Long

- VOSCO được thành lập ngày 1 tháng 7 năm 1970 là Công ty thành viên của

Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam (VINALINES) Đây là doanh nghiệo có lịch sử lâu đời và rất mạnh ở Hải Phòng Kể từ ngày thành lập, VOSCO đã không ngừng phát triển và hiện có đội tàu hiện đại đa dạng hoá về chủng loại, quy mô và hoạt động khắp thế giới Các tàu của VOSCO được các Hội đăng kiểm đáng tin cậy như NKK, GL,

LR, DNV, VR và ABS phân cấp.VOSCO kinh doanh các ngành nghề : Kinh doanh vận tải biển, Đại lý hàng hải, Môi giới hàng hải, Kinh doanh kho bãi, khai thác cầu cảng, xếp dỡ hàng hoá: Đại lý vận tải, giao nhận, thu gom hàng hoá Công tác đại lý tàu cũng đem lại doanh thu cao.VOSCO chủ yếu làm nhiệm vụ đại lý cho tàu của công ty để tiết kiệm chi phí.VOSCO có rất nhiều chi nhánh: Chi nhánh tại Quảng Ninh, Chi nhánh tại Hà Nội, Chi nhánh tạị Đà Nẵng, Chi nhánh tại Nha Trang, Chi nhánh tại Quy Nhơn, Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh, Chi nhánh tại Vũng Tàu, Chi nhánh tại Cần Thơ, Đại lý dầu nhờn Shell ( Hải Phòng), Đại lý sơn Interpaint ( Hải Phòng), Đại lý vòng bi SKF&ZKL&ZVL ( Hải Phòng), Đại lý Vận tải đa phương thức HP, Chi nhánh Đại lý vận tải đa phương thức TP HCM, Xí nghiệp Sửa chữa tàu

- VOSA thành lập 1957, là thành viên của ổng Công ty Hàng Hải Việt Nam

(VINALINES) Ngành nghề kinh doanh của Vosa là: Đại lý tàu biển, Đại lý vận tải (giao nhận kho vận, kho ngoại quan), Đại lý kiểm đếm hàng hóa, Môi giới và dịch vụ hàng hải, Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị kỹ thuật giao thông vận tải, Nhập khẩu tàu cũ

để phá dỡ và xuất khẩu sắt thép phế liệu, Vận tải container bằng đường bộ, Sản xuất các loại miếng đệm kỹ thuật.Trong các lĩnh vực hoạt động này, đại lý vận tải và đại lý liner (đại lý vận tải container) là 2 dịch vụ mang lại nhiiều hiệu quả nhất Cụ thể, trong tổng số 235 tỷ đồng doanh thu 2005 của Vosa thì doanh thu từ dịch vụ đại lý vận tải đạt 102 tỷ đồng, chiếm hơn 40% và doanh thu của dịch vụ đại lý liner đạt khoảng 40 tỷ đồng chiếm gần 20%.Dịch vụ đại lý tàu biển, tuy có doanh thu không cao bằng 2 dịch vụ trên nhưng cũng chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng doanh thu của Vosa với 32 tỷ đồng doanh thu, tương đương 14% tổng doanh thu của Vosa Các dịch

vụ khác đạt hơn 56 tỷ đồng chiếm tỷ trọng khoảng 20% tổng doanh thu

Các đại lý chi nhánh, văn phòng đại diện: Đại lý hàng hải Quảnh Ninh, Đại lý hàng hải Hà Nội, Đại lý hàng hải Hải Phòng, Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc, Công ty kiểm kiện Hải Phòng, Đại lý hàng hải Bến Thủy, Đại lý hàng hải Đà Nẵng, Đại lý hàng hải Quy Nhơn, Đại lý hàng hải Nha Trang, Đại lý hàng hải Vũng Tàu, Đại lý hàng hải Cần Thơ, Công ty Đại lý dịch vụ hàng hải & thương mại, Công ty kiểm kiện và thương mại dịch vụ hàng hải Sài Gòn

- VIETFRACHT thành lập ngày 18 tháng 2 năm 1963 (khi mới thành lập tên

là “Tổng công ty Vận tải ngoại thương”, 100% vốn sở hữu của nhà nước) Trước đây, công ty trực thuộc Bộ Ngoại thương, Bộ Giao thông vận tải và trở thành công ty cổ phần từ cuối năm 2006

VIETFRACHT là thành viên của nhiều tổ chức quốc tế như: Tổ chức Hàng hải quốc tế và Ban-tích (BIMCO), Liên đoàn quốc tế những Hiệp hội giao nhận (FIATA), Liên đoàn những Hiệp hội quốc gia về đại lý và môi giới hàng hải (FONASBA), Hiệp hội Chủ tàu các nước thuộc Hội các nước Đông Nam Á (FASA), Diễn đàn Chủ tàu châu Á (ASF), và là một trong những thành viên sáng lập của nhiều tổ chức quốc gia như: Hiệp hội Chủ tàu Việt Nam (VSA), Hiệp hội Đại lý và môi giới hàng hải Việt Nam (VISABA), Hiệp hội Giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS) và Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI)

VIETFRACHT có trụ sở chính tại Hà Nội và có rất nhiều các chi nhánh tại Quảng Ninh, Hải Phòng, Vinh, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Quy Nhơn, Hồ Chí Minh, Vũng Tàu, Cần Thơ

VIETFRACHT đang là tổng đại lý cho nhiều hãng tàu trên thế giới (tàu chuyên tuyến và tàu chuyến) với các chủng loại tàu : tàu chở công-te-nơ, tàu chở hàng khô, hàng rời, hàng đông lạnh, dầu sản phẩm, dầu thô, tàu rô-rô, tàu chở khách Nhiệm vụ chủ yếu của VIETFRACHT là môi giới VIETFRACHT cung cấp mọi dịch vụ đại lý cho tàu ghé vào các cảng Việt Nam bao gồm : làm thủ tục cho tàu ra, vào cảng, thu xếp việc bốc dỡ hàng, sửa chữa tàu, cung cấp thông tin, tìm hàng cho tàu, đại lý bảo

vệ quyền lợi của chủ tàu, thay đổi thuyền viên, cung ứng tàu biển…

- Vietrans là một trong những doanh nghiệp nhà nước đầu tiên được phép kinh

doanh trong lĩnh vực giao nhận kho vận Nhiệm vụ chủ yếu của Vietrans là làm đại lý hàng hóa Công ty là tổ chức Việt Nam đầu tiên tham gia vào Hiệp hội FIATA, có uy tín tương đối cao trên thị trường quốc tế Nghiệp vụ gom hàng là một trong những điểm mạnh của công ty Hiện nay, Vietrans đã được chỉ định làm đại lý cho nhiều hãng vận tải biển nước ngoài như: DFS Singapore, IBF Hongkong, IBF singapore, IBF bangkik, M&M Đức Tuy nhiên bộ máy hoạt động của công ty còn khá cồng kềnh dẫn đến khó mở rộng hoạt động để chiếm lĩnh thêm thị phần

Đó là một số tổ chức hoạt động dịch vụ đại lý trên thị trường Hải Phòng hiện nay được xem là có thị phần trên thị trường đại lý hàng hải tại Hải Phòng

Nền kinh tế Việt Nam và nền kinh tế thế giới đang ngày càng phát triển, Việt Nam đang trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế nhu cầu đại lý tàu biển của Việt Nam cũng tăng lên nhưng các đại lý tàu biển nước ngoài cũng sẽ có mặt ở Việt Nam

Vì vậy mà yêu cầu khả năng cạnh trạnh ngày càng cao đặt các công ty các doanh nghiệp Việt Nam trước những khó khăn phait đương đầu

1.4.3 Nhiệm vụ chung của đại lý tàu biển tại cảng Hải Phòng

Nhiệm vụ chung:

Đại lý tàu biển là một tổ chức chuyên ngành về hàng hải họat động liên quan đến vận tải trong và ngoài nước Để thực hiện chức năng đó của mình , đại lý tàu biển của cảng Hải Phòng có một số nhiệm vụ chung sau:

Làm thủ tục cho tàu ra vào cảng theo luật lệ của nước Việt Nam

-Thu xếp hoa tiêu đưa tàu ra vào cảng,thuê tàu lai dắt nếu cần,thu xếp cầu bến cho tàu neo đậu làm hàng

-Đại diện cho hãng tàu giải quyết mọi công việc cần thiết của hãng với cơ quan nhà nước,cảng và chủ hàng.Ngoài ra ,tuỳ theo yêu cầu của người uỷ nhiệm , đại diện

có thể làm mọi việc khác liên quan đến hoạt động của tàu và hai bên thoả thuận với nhau

-Làm công tác môi giới bao gồm:Môi giới thuê tàu,mua và bán tàu, đại diện cho chủ hãng tàu ký kết các hợp đồng thuê tàu,vận chuyển ,xếp dỡ hàng hoá,gửi hàng lưu khoang tàu…;các công tác môi giới bán vé hành khách,làm thủ tục chở hành khách và hành lý xuất nhập khẩu;công tác môi giới cung ứng cho tàu…

-Các công tác phục vụ tàu,phục vụ thuyền viên

-Công tác thanh toán:thu hộ và trả hộ tiền cước vận chuyển,thanh toán tiền thưởng phạt do xếp dỡ hàng nhanh,chậm

1.4.4.Sự uỷ nhiệm đại lý

Nhiệm vụ của người uỷ nhiệm

* Uỷ nhiệm đại lý có hai hình thức ngắn hạn ,dài hạn tương ứng áp dụng với

tàu chạy từng tuyến và thường xuyên

- Đối với tàu chạy từng tuyến:Gửi chậm nhất 10 ngày trước khi tàu đến cảng Hải Phòng.Người uỷ nhiệm cần phải cung cấp các thông tin sau:

+ Về tàu:tên tàu,ký hiệu cờ,chỉ số IMO và quốc tịch tàu, đặc tính,nhu cầu của tàu

+ Về hàng hoá và chứng từ liên quan đến hàng hoá:Trong trường hợp chở khách,người uỷ nhiệm phải gửi cho đại lý danh sách hành khách

+ Về thuyền trưởng,thuyền viên:tên,quốc tịch

+ Cảng đi,cảng đến,ngày dự tính đến cảng…

Trường hợp điều kiện không cho phép tàu gửi trước 10 ngày thì người uỷ nhiệm phải tìm cách cung cấp cho đại lý các tài liệu đó bằng các nhanh nhất.Nếu có khó khăn thiệt hại do người uỷ nhiệm vì thiếu thời gian chuẩn bị gây ra thì đại lý không chịu trách nhiệm

- Đối với tàu chạy thường xuyên:

Trước 20 ngày mỗi tháng phải gửi cho đại lý kế hoạch vận chuyển của tháng sau gồm các số liệu về tàu và hàng hoá như đã quy định

+ Nếu có sự thay đổi trong kế hoạch vận chuyển,người uỷ nhiệm phải thông báo ngay cho người đại lý bằng thông tin nhanh nhất trước 5 ngày trước khi tàu đến cảng.Nếu không,người uỷ nhiệm phải chịu trách nhiệm về phí tổn do sự thay đổi kế hoạch gây ra

* Quy định thông báo tàu đến cảng:

Người uỷ nhiêm hoặc thuyền trưởng báo cho đại lý biết ngày,giờ tàu,mớn nước

để hoa tiêu có kế hoạch dẫn tàu vào luồng.Nếu có sự thay đổi giờ tàu,người uỷ nhiệm phải báo chậm nhất 6 giờ trước khi tàu đến trạm hoa tiêu

1.4.5.Trách nhiệm cuả đại lý

-Đại diện thường trực của chủ tàu tại một cảng hay một khu vưc đại lý xác định

-Chủ tàu và đại lý ký kết hợp đồng theo từng chuyến hoặc cho một thời gian cụ thể theo hình thức hai bên thỏa thuận

-Trên cơ sở hợp đồng,nhân danh chủ tàu, đại lý tiến hành mọi hoạt động cần thiết liên quan đến kinh doanh hàng hải

-Người đại lý phục vụ quyền lợi của người thuê tàu,người thuê vận chuyển hoặc về tai nạn hàng hải

-Người đại lý phải thông tin nhanh chóng cho chủ tàu những thông tin liên quan đến công việc uỷ thác,và tiến hành các hoạt động liên quan đến công việc uỷ thác theo

1.4.6.Công tác xếp tàu ra vào cảng

1.4.6.1 Xếp tàu vào cảng

Chuẩn bị cho tàu vào cảng:

24 giờ trước khi tàu tới trạm hoa tiêu,người đại lý thu xếp thủ tục và gửi ORDER(ghi rõ tên tàu,hàng và địa điểm xin thủ tục,ngày tháng….),tờ khai đến các bên hữu quan

-Thông báo Cảng vụ xin phép làm thủ tục tàu đến cảng và nhận từ cảng vụ dự kiến thời gian tàu được làm thủ tục,bố trí cầu làm hàng

-Thông báo cho hoa tiêu đưa tàu vào cảng và nhận từ hoa tiêu thời gian hoa tiêu lên tàu để đưa tàu vào cảng

-Thông báo cho tàu các kế hoạch điều độ,Cảng vụ ,hoa tiêu để tàu làm thủ tục

-Bản khai sức khoẻ tàu đến

-Bản khai kiểm dịch động ,thực vật (nếu có)

Ngoài ra, nếu cảng vụ yêu cầu thì phải có thêm:giấy chứng nhận đi biển,giấy phép các đài tàu biển, đơn bảo hiểm,giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận cấp tàu, giấy phép rời cảng cuối cùng……

+Trình công an biên phòng:hộ chiếu ,sổ thuyền viên,giấy chứng chỉ,giấy phép

rời cảng cuối cùng, bản khai súng đạn

+Trình Hải quan:vận tải đơn ,bản lƣợc khai hàng hoá khi hàng nhập,bản khai

đồ dùng dụng cụ thuyền viên,bản khai các kho của tàu,bản khai ngoại tệ…

+Trình lên bác sỹ kiểm dịch:Sổ tiêm chủng,giấy chứng nhận diệt chuột,giấy chứng nhận khử trùng,giấy chứng nhận sức khoẻ

*Nếu tàu đến cảng mà theo bệnh truyền nhiễm thì bác sỹ kiểm dịch yêu cầu cho tàu cách ly và đƣa ra biện pháp điều trị, đến khi có kết quả mới cho tàu vào cảng

+Trình đại lý:Đại lý nhận ở tàu

*Cargo plan:5 bản

*Hatch list:3 bản

Đại lý nên ghi nhớ chức danh các cán bộ trong đoàn liên hiệp kiểm tra

1.4.6.4 Giao các giấy tờ cho các cơ quan pháp lý trong đoàn liên hiệp kiểm tra

+Tất cả các vận đơn,lược khai hàng hoá sau khi đóng dấu xong,Hải quan giữ lại

2 bản,1 bản tàu lưu,còn lại đại lý cầm về

*Với các tàu Tư bản chủ nghĩa yêu cầu gửi cho hải quan các giấy tờ sau:

+Bản khai đồ dùng cá nhân:2 bản

+Bản khai các kho dự trữ của tàu:2 bản

+Bản khai ngoại tệ của tàu:2 bản

+Cấp giấy đi bờ cho thuyền viên tàu nước ngoài

+Với tàu Tư bản chủ nghĩa cần kiểm tra sổ đăng ký thuyền viên

-Bác sỹ kiểm dịch:

+Giấy chứng nhận sức khoẻ tàu đến:1 bản

+Bản khai kho thực phẩm

+Bản khai nước ngọt trên tàu

+Giấy chứng nhận diệt chuột ,giấy chứng nhận khử trùng…

+Bác sỹ đưa cho tàu khai giấy chứng nhận sức khoẻ

-Đại lý:Giữ lại:

1.4.6.5 Giải quyết hồ sơ sau khi làm thủ tục nhập cảnh

-Đại lý phải giao lại cho tàu các hồ sơ gồm:

+Những tài liệu thuộc về con tàu như: giấy phép rời cảng cuối cùng, giấy chứng nhận đăng ký, giấy chứng nhận quốc tịch, giấy chứng nhận thiết bị an toàn, giấy chứng nhận mớn nước…

+Giấy lược khai hàng nhập, vận đơn, sơ đồ luồng hàng, sơ đồ xếp hàng, giấy lược khai chất độc, chất nổ, giấy chứng nhận khử trùng…

+Giấy chứng nhận phẩm chất hàng,lược khai hàng quá cảnh

-Những tài liệu đại lý phải lấy về:ngoài hồ sơ về con tàu , đại lý phải lấy đầy đủ những tài liệu về hàng hoá như:thông báo sẵn sàng,bản sao vận đơn ,bản lược khai hàng hoá,các đơn thư của tàu…

- Các giấy tờ giao cho các cơ quan có liên quan

+Ngay sau khi làm xong thủ tục nhập cảnh,giao cho điều độ cảng sơ đồ xếp hàng để điều độ cảng có thể tiến hành nghiên cứu và chuẩn bị kế hoạch bốc xếp hàng nhanh chóng

+Trao cho Kiểm kiện một sơ đồ xếp hàng và một giấy tờ yêu cầu thuê kiểm đếm hàng

+Giao cho chủ hàng thông báo sẵn sàng để ký chứng nhận

+Những tài liệu còn lại giao cho phòng hàng hoá để gửi tới các cơ quan hữu quan

-Điện báo cho chủ tàu,người thuê về ngày giờ tàu đến, địa chỉ lấy hoa tiêu,ngày giờ tàu xong thủ tục, lượng nhiên liệu, dầu nhờn, nước ngọt còn lại trên tàu, dự kiến thời gian tàu cập cầu, thời gian làm hàng và thời gian tàu chạy……

-Nộp hồ sơ

1.4.6.6 Thủ tục cho tàu rời cảng

Các công việc phải giải quyết trước khi tàu rời cảng

Đại lý phải theo dõi tình hình làm hàng và chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau trước khi làm thủ tục xuất cảnh cho tàu:

-Hồ sơ thanh toán:yêu cầu thuyền trưởng phải ký và đóng dấu vào những giấy

tờ liên quan như:cảng phí,hoa tiêu phí ,phí thuê nhân công san hàng,chi phí cung cấp nước ngọt,các dịch vụ phục vụ thuỷ thủ,tiền giám định hàng hoá,kiểm đếm hàng hoá…

-Tài liệu về hàng hoá:

*Đối với tàu chở hàng nhập, đại lý phải cung cấp cho tàu các chứng từ sau: +Bản ghi thực trạng thời gian dỡ hàng

+Thông báo sẵn sàng đã được người nhận hàng ký nhận

+Biên bản hàng đổ vỡ ,hư hỏng

+Biên bản kết toán nhận hàng,biên bản hàng thừa thiếu

*Đối với tàu lấy hàng xuất:

+Bản khai lược hàng hoá

+Sơ đồ xếp hàng

+Biên lai thuyền phí

+Bản ghi thực trạng thời gian xếp hàng

+Thông báo sẵn sàng

+Một số giấy tờ khác

-Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, đại lý tiến hành báo cho các ngành, phòng ban có liên quan, cụ thể:

+Báo cho cảng vụ đến xin thủ tục cho tàu chạy

+Báo cho công ty kiểm kên,kho hàng để ký kết toán hàng hoá

+Báo cáo với chủ hàng xuất: đại lý yêu cầu chủ hàng xuất chuẩn bị đầy đủ vận đơn và ký sơm sau khi lô hàng đã được xếp xong

+Báo cho phòng hàng hoá giờ tàu chạy để kịp đánh bản lược khai

* Tiến hành làm thủ tục cho tàu rời cảng Việt Nam

-Khi tiến hành làm thủ tục cho tàu rời cảng,nhân viên đại lý thay mặt tàu nộp

cho đoàn liên hiệp kiểm tra những giấy tờ:

+Đối với Cảng vụ:nộp bản tờ khai tàu đi

+Đối với Công an biên phòng:nộp giấy đi bờ và hộ chiếu thuyền viên để đối chiếu và kiểm tra

+Đối với Hải quan:nộp cho Hải quan tài liệu về hàng hoá để lấy giấy xuất cảnh -Ngoài ra thu hồi những giấy phép kiểm diên thuỷ thủ như:

+Thu hồi giấy phép đi bờ

+Thu hồi giấy khai tư trang của thuyền viên khi vào thành phố

+Các giấy phép khác

-Các giấy tờ đoàn liên hiệp kiểm tra phải giao lại cho tàu gồm:

+Giấy chứng nhân rời cảng do cảng vụ đóng dấu

+Bản lược khai hàng xuất có đóng dấu xuất cảnh chứng tỏ hàng được phép thông qua

+Giấy chứng nhận sức khỏe tàu do Y tế đóng dấu để chứng tỏ tàu đủ tư cách về mặt vệ sinh

Những công việc sau khi tàu rời cảng

-Ngay sau khi tàu rời cảng, đại lý tiến hành điện ngay cho hãng tàu thông báo:thời gian tàu xếp hàng xong,thời gian tàu rời cảng,khối lượng hàng xếp,mớn nước mũi,lái và dự kiến thời gian tàu sẽ tới cảng đến…

-Giao tài liệu hàng xuất (Nhập) cho bộ phân làm hàng xuất(Nhập) của phòng thương vụ

-Làm bản báo cáo đại lý phục vụ tàu gồm:

+Tình hình tàu đến trạm hoa tiêu

+Thời gian chờ cầu,cập cầu

+Thời gian trao thông báo sẵn sàng và thời gian chấp nhân NOR

+Tình hình làm hàng

+ Các vi phạm về luật lệ của thuyền viên

Trong trường hợp có vấn đề lớn cần làm báo cáo riêng

* Phục vụ theo yêu cầu tàu

Để phục vụ mọi hoạt động của tàu và giúp tàu đến cảng Việt Nam, đại lý có thể điện hỏi các yêu cầu của tàu trong thời gian tàu đến cảng Đại lý phải nghiên cứu hợp đồng để biết công việc phải làm,các điều khoản thoả thuận giữa chủ tàu và người thuê,các khoản chi phí do bên nào có nghĩa vụ thanh toán

Trong thời gian tàu làm thủ tục, đại lý có thể đưa các giấy yêu cầu lập sẵn cho thuyền trưởng ký hoặc lập yêu cầu

+yêu cầu sử dụng cần cẩu làm hàng

+yêu cầu đóng mở hầm hàng trong thời gian tàu làm hàng

+yêu cầu kiểm đếm hàng

+yêu cầu mua nước ngọt và nhiên liệu

+yêu cầu vay tiền

+yêu cầu thuê cần cẩu nổi hoặc bờ

+yêu cầu thuê ca nô đi bờ

+yêu cầu làm sẵn NOR nếu tàu chưa có…

CHƯƠNG 2 : THựC TRạNG Về HOạT ĐộNG DạI LÝ TAU BIểN TạI FALCON

Điện thoại: (08) 8.9300997 / Fax: (08) 8.9300995 – (08) 8.9300996

Email: falcon@falconship.com / Website: http://www.falconship.com

Năm 2006, Công ty đã tiến hành cổ phần hoá, và chọn phương án cổ phẩn hoá theo khoản 2, điều 3, Nghị định 187/2004/NĐ-CP là “Bán một phần vốn Nhà nước tại doanh nghiệp, phát hành thêm cổ phiếu thu hút vốn” Giấy chứng nhận ĐKKD số

4103005764 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 21/12/2006

Sự ra đời của Công ty góp phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu dầu khí, một trong những thế mạnh của nền kinh tế Việt Nam Chức năng chính của công ty là vận tải dầu thô bằng đường biển, ngoài ra Công ty còn tham gia vào các hoạt động hàng hải như đại lý tàu biển, thuê tàu và môi giới hàng hải, cung ứng nhiên liệu cho tàu biển, dịch vụ giao nhận - vận chuyển hàng hoá bằng đường biển…

Vừa phát triển về phương thức kinh doanh, Công ty cũng đã không ngừng phát triển hệ thống các chi nhánh và đại lý của mình, hiện nay công ty đã phát triển được 8 chi nhánh rộng khắp và hoạt động hiệu quả trên cả nước: Chi nhánh Hà Nội (Falcon

Hà Nội) / Chi nhánh Hải Phòng (Falcon Hải Phòng) / Chi nhánh Hải Dương (Falcon Hải Dương) / Chi nhánh Quảng Ninh (Falcon Quảng Ninh) / Chi nhánh Đà Nẵng

(Falcon Đà Nẵng) / Chi nhánh Quảng Ngãi (Falcon Quảng Ngãi) / Chi nhánh Nha Trang (Falcon Nha Trang) / Chi nhánh Vũng Tàu (Falcon Vũng Tàu)

Chi nhánh Falcon Hải Phòng là một trong 8 chi nhánh phát triển mạnh nhất của Công ty hoạt động đa dạng trong nhiều lĩnh vực như: giao nhận, đại lý, vận tải, tàu lai, môi giới hàng hải, sửa chữa tàu biển, cung ứng nguyên liệu… đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của cả Công ty trong thời gian vừa qua

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động

Tính tới năm 2014, Chi nhánh đã có thâm niên hoạt động là 19 năm Với sự nhanh nhạy về nắm bắt nhu cầu của thị trường, trong suốt 19 năm hoạt động này, Chi nhánh đã không ngừng đầu tư và mở rộng thị trường, bổ sung ngành nghề kinh doanh của mình, mở rộng hoạt động kinh doanh sang ngành xuất nhập khẩu thuyền viên, vật

tư, thiết bị, phụ tùng và đại lý vận tải đầu tư đa phương thức Hiện nay, các dịch vụ của Falcon Hải Phòng bao gồm: Kinh doanh vận tải biển (vận tải dầu khí, vận tải container và các loại hàng hóa khác bằng đường biển); Đại lý hàng hải; Môi giới hàng hải và thuê tàu; Sửa chữa tàu biển; Cung ứng nguyên liệu cho tàu biển; Lai dắt và cứu hộ; Nghiên cứu khoa học và cung cấp dịch vụ kỹ thuật; Xuất nhập khẩu vật tư và thiết

bị hàng hải chuyên dụng; Vệ sinh tàu dầu, bồn chứa dầu và xử lý bùn dầu; Dịch vụ lặn và kỹ thuật dưới nước; Đại lý giao nhận vận tải đa phương thức; Đầu tư, xây dựng, quản lý và khai thác kinh doanh cảng, bến phao, kho bãi

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự

* Sơ đồ bộ máy quản lý

HÌNH 1: BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CHI NHÁNH HẢI PHÕNG

+ Giám đốc chi nhánh là người đại diện cho chi nhánh theo quyết định của Công ty,

có quyền điều hành cao nhất trong Chi nhánh và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan chủ quản về mọi hoạt động của công ty

+ Điều hành mọi hoạt động của chi nhánh sao cho kinh doanh đạt hiệu quả cao, thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội của Đảng và Nhà Nước đề ra; Giám Đốc có quyền

đề nghị công ty ra các quyết định về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật Phó giám đốc, Kế toán trưởng và các chức danh lãnh đạo khác trong chi nhánh; Giám Đốc có trách nhiệm xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của chi nhánh; Trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế, lập kế hoạch liên doanh, liên kết

Phó giám đốc

P.Kỹ

thuật

P.Kế toán

P.Kế hoạch tổng hợp

P Vật

tư

với các thành phần kinh tế; Chỉ đạo, lãnh đạo trực tiếp các phòng nghiệp vụ để phối hợp thực hiện các chức năng và nhiệm vụ được giao; Giám đốc có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh cho Công ty

về mọi hoạt động của chi nhánh trong thời gian này

* Phòng kế hoạch tổng hợp

- Có nhiệm vụ lập kế hoạch từng kỳ, từng năm Lập hồ sơ đấu thầu, lập kế hoạch cung cấp vật tư cho các công trình Quản lý và theo dõi việc ký kết hợp động thi công, hợp đồng kinh tế, thống kê, tổ chức đấu thầu và theo dõi việc thực hiện kế hoạch; Tiếp thị

và mở rộng mối quan hệ; Thống kê thông tin kinh tế, giá cả thị trường; Có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc chi nhánh trong kế hoạch thực hiện các hoạt động kinh doanh của Chi nhánh

* Phòng Vật Tư

- Có nhiệm vụ theo dõi, cung ứng vật tư dùng trong các hoạt động sửa chữa

* Phòng kỹ thuật

- Chia làm 3 bộ phận: chuyên về vỏ tàu, chuyên về máy tàu và chuyên về phần điện

- Phòng kỹ thuật có trách nhiệm tiếp nhận sự phân công công việc của Giám đốc chi nhánh trong việc thực hiện các hợp đồng sửa chữa, theo dõi và giám sát công việc sửa chữa tại hiện trường, có trách nhiệm báo cáo tiến độ sửa chữa và kết quả công việc cho giám đốc chi nhánh

* Phòng kế toán tài chính

- Có chức năng quản lý và sử dụng các nguồn vốn của chi nhánh, lập kế hoạch tài chính để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và phân phối cho hoạt động sản xuất Thông qua nguồn vốn tổ chức hoạt động tài chính, lập quan hệ với các đối tác tổ chức thu chi, thực hiện giám sát việc sử dụng vật tư, tiền vốn Tính toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh để báo cáo lên Giám đốc và các bên liên quan

Ngoài các phòng ban thuộc về cơ cấu tổ chức, Chi nhánh còn có 4 phòng nghiệp vụ:

* Phòng tổ chức cán bộ lao động - tiền lương

- Có chức năng đề xuất biện pháp tổ chức thực hiện các biện pháp thông tư, chỉ thị của Nhà nước, của ngành và của chi nhánh về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương và mọi chế độ khác có liên quan đến quyền lợi của người lao động; Trực tiếp đề xuất biện pháp tổ chức thực hiện các quy định, nội quy của cơ quan, chế độ khen thưởng kỷ luật, đào tạo đối với công nhân viên Chế độ xét tăng lương, nâng bậc lương theo hướng dẫn của Nhà nước và phân cấp quản lý của chi nhánh

* Phòng khai thác

- Có chức năng đề xuất biện pháp tổ chức thực hiện các biện pháp thông tư, chỉ thị của Nhà Nước, của ngành và của chi nhánh về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương và mọi chế độ khác có liên quan đến quyền lợi của người lao động; Trực tiếp đề xuất biện pháp tổ chức thực hiện các quy định, nội quy của cơ quan, chế độ khen thưởng kỷ luật, đào tạo đối với công nhân viên Chế độ xét tăng lương, nâng bậc lương theo hướng dẫn của Nhà nước và phân cấp quản lý của chi nhánh

* Phòng đại lý tàu

- Thay mặt chi nhánh thực hiện các dịch vụ làm đại lý tàu biển cho các tàu của Chi nhánh và các khách hàng có yêu cầu

* Phòng giao nhận

- Chủ yếu tham gia các hoạt động giao nhận ngoại thương, mang lại một phần thu nhập cho Chi nhánh

* Tình hình nhân sự

Với nhân sự gồm 23 cán bộ công nhân viên, trong đó trình độ thạc sĩ chiếm tỉ lệ 4.3%, trình độ đại học chiếm 69.56%, còn lại là trình độ cao đẳng và trung cấp

2.1.4 Cơ cấu tài sản và nguồn vốn

Nguồn: Bảng cân đối kế toán năm 2012-2015

BẢNG 1: CƠ CẤU TÀI SẢN VÀ NGUỒN VỐN TỪ NĂM 2012-2015

2.1.5 Tình hình hoạt động của Chi nhánh giai đoạn 2012 - 2015

Giai đoạn từ năm 2012 đến năm 2015, Falcon Hải Phòng trải qua nhiều biến động sâu sắc làm ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh Đại lý tàu biển

và Giao nhận vận chuyển là hai mảng hoạt động mang lại nguồn lợi nhuận chủ yếu của chi nhánh thì cả hai mảng đều có nhiều thay đổi về mặt nhân sự cũng như thay đổi lớn về khách hàng

Tháng 10 năm 2009, một khách hàng truyền thống và lâu năm là Ben Line Agencies quyết định tách ra hoạt động độc lập Trước hết ở mảng giao nhận, Ben Line Agencies tách toàn bộ các Hãng tàu mà họ làm đại lý ra thành một công ty con và tự

họ làm đại lý (Falcon Hải Phòng làm đại lý cho Ben Line Agencies từ năm 1995) và đến tháng 3/2012, Ben Line Agencies tiếp tục tách mảng đại lý là một trong những biến động lớn nhất của hoạt động kinh doanh của Chi nhánh trong giai đoạn này Đây

là khách hàng đem lại cho Falcon Hải Phòng nguồn doanh thu lớn

II TÌNH HÌNH HOạT ĐộNG ĐạI LÝ TÀU BIểN TạI CHI NHÁNH FALCON

HảI PHÕNG GIAI ĐOạN 2012 - 2015

cả năm Tổng