Giải pháp phát triển hoạt động đại lý tàu biển của chi nhánh falcon hải phòng

LỜI NÓI ĐẦU Trong kinh tế thị trƣờng doanh nghiệp đƣợc coi tế bào kinh tế, hạch toán độc lập, tham gia vào trình sản xuất kinh doanh để tạo sản phẩm hay dịch vụ đáp ứng cho nhu cầu ngày phát triển xã hội để thực mục tiêu lợi nhuận Để làm đƣợc nhƣ doanh nghiệp phải nắm đƣợc nhân tố ảnh hƣởng, mức độ ảnh hƣởng xu hƣớng phát triển nhân tố tới kết kinh doanh, điều đƣợc thực dựa sở phân tích hoạt động kinh doanh Là doanh nghiệp có truyền thống ngành vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, Công ty Cổ phần Vận tải Dầu Khí Việt Nam (FALCON SHIPPING) kinh doanh đa lĩnh vực, lĩnh vực đại lý tàu biển mảng hoạt động quan trọng, lâu đời phần gắn liền với hình ảnh công ty Qua thời gian làm việc, em may mắn đƣợc tìm hiểu, nghiên cứu phần bƣớc vào thực tế hoạt động công ty nhằm tổng hợp, phân tích, đánh giá lĩnh vực đại lý tàu biển mà vốn quan tâm Đó lý em chọn đề tài «GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN CỦA CHI NHÁNH FALCON HẢI PHÕNG» Với hội đƣợc tìm hiểu, nghiên cứu phần bƣớc vào thực tế hoạt động công ty, vận dụng kiến thức hoạt động kinh doanh, tài môn học có liên quan để phân tích nhận dạng điểm yếu, điểm mạnh, thuận lợi nhƣ khó khăn thực trạng Chi nhánh Falcon Hải Phòng Tìm hiểu giải thích nguyên nhân đứng sau thực trạng đề xuất biện pháp nâng cao hiệu kinh doanh chi nhánh Ngoài phần mở đầu phần kết luận, chuyên đề đƣợc trình bàyvới nội dung sau : DANH MỤC CÁC BẢNG Số bảng Tên bảng Trang CƠ CẤU TÀI SẢN VÀ NGUỒN VỐN TỪ NĂM 2012-2015 39 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN NĂM 2012 40 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN NĂM 2013 41 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN NĂM 2014 42 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN NĂM 2015 43 LUỒNG VÀO CẢNG HẢI PHÕNG 53 HỆ THỐNG CẦU BẾN TẠI CẢNG HẢI PHÕNG 54 HỆ THỐNG KHO BÃI TẠI CẢNG HẢI PHÕNG 54 QUY TRÌNH TUYỂN NHÂN VIÊN 75 10 TIÊU CHUẨN TUYỂN DỤNG 76 DANH MỤC CÁC HÌNH Số hình Tên hinh Trang BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CHI NHÁNH HẢI PHÕNG 36 TỔNG DOANH THU ĐẠI LÝ 46 TỔNG CHI PHÍ ĐẠI LÝ 49 TỔNG LỢI NHUẬN ĐẠI LÝ 50 MỤC LỤC : LỜI NÓI ĐẦU CHƢƠNG I : CƠ SƠ LÝ LUẬN VỀ HOẠT DỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN 1.1 KHÁI NIệM, PHÂN LOạI, ĐặC ĐIểM VÀ VAI TRÕ CủA ĐạI LÝ TÀU BIểN 1.2 CHứC NĂNG VÀ NGHIệP Vụ CƠ BảN CủA ĐạI LÝ TÀU BIểN 1.3 QUY ĐỊNH CỦA VIỆT NAM VỀ HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN14 1.4 KINH NGHIệM PHÁT TRIểN CÔNG TÁC ĐạI LÝ TÀU BIểN TạI CảNG HảI PHÕNG 16 CHƢƠNG : THựC TRạNG Về HOạT ĐộNG DạI LÝ TAU BIểN TạI FALCON HP 33 2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI DẦU KHÍ VIỆT NAM – CHI NHÁNH HẢI PHÕNG (FALCON HẢI PHÕNG) 33 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 33 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động 34 2.1.3 Cơ cấu tổ chức tình hình nhân 35 2.1.4 Cơ cấu tài sản nguồn vốn 38 2.1.5 Tình hình hoạt động Chi nhánh giai đoạn 2012 - 2015 39 II TÌNH HÌNH HOạT ĐộNG ĐạI LÝ TÀU BIểN TạI CHI NHÁNH FALCON HảI PHÕNG GIAI ĐOạN 2012 - 2015 40 2.2.1 Nhận xét, đánh giá tính mùa vụ dịch vụ đại lý tàu biển thời gian qua 44 2.2.2 Phân tích tiêu tổng doanh thu đại lý 46 2.2.3 Phân tích tiêu tổng chi phí đại lý 48 2.2.4 Phân tích tiêu tổng lợi nhuận đại lý 49 2.2.5 Các đối thủ cạnh tranh chủ yếu 50 2.2.6 Đánh giá hoạt động đại lý công ty Falcon Hải Phòng giai đoạn 20122015 51 CHƢƠNG 62 MỘT SỐ BIỆN PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN 62 CỦA CHI NHÁNH FALCON HẢI PHÕNG 62 3.1 Định hƣớng phát triển Chi nhánh đến năm 2020 62 3.2 Các biện pháp phát triển hoạt động đại lý tàu biển công ty Falcon Hải Phòng 63 3.2.1 Biện pháp nhằm tăng cƣờng công tác Marketing 63 3.2.2 Các biện pháp giữ vững nâng cao uy tín đại lý tàu biển với chủ tàu, chủ hàng, ngƣời thuê tàu: 69 3.3 Biện pháp nhằm tăng cƣờng công tác đào tạo tuyển nhân viên đại lý 74 3.3.1 Quy trình tuyển nhân viên 74 3.4 Công tác đào tạo phát triển doanh nghiệp 77 KẾT LUẬN 80 CHƢƠNG I : CƠ SƠ LÝ LUẬN VỀ HOẠT DỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN 1.1 KHÁI NIệM, PHÂN LOạI, ĐặC ĐIểM VÀ VAI TRÕ CủA ĐạI LÝ TÀU BIểN 1.1.1 Khái niệm đại lý tàu biển Đại lý tàu biển dịch vụ mà ngƣời đại lý tàu biển nhân danh chủ tàu ngƣời khai thác tàu tiến hành dịch vụ liên quan đến tàu biển hoạt động cảng, bao gồm: việc thực thủ tục tàu biển đến, rời cảng; ký kết hợp đồng vận chuyển, hợp đồng bảo hiểm hàng hải, hợp đồng bốc dỡ hàng hóa, hợp đồng thuê tàu, hợp đồng thuê thuyền viên; ký phát vận đơn chứng từ vận chuyển tƣơng đƣơng; cung ứng vật tƣ, nhiên liệu, thực phẩm, nƣớc sinh hoạt cho tàu biển; trình kháng nghị hàng hải; thông tin liên lạc với chủ tàu ngƣời khai thác tàu; dịch vụ liên quan đến thuyền viên; thu, chi khoản tiền liên quan đến hoạt động khai thác tàu; giải tranh chấp hợp đồng vận chuyển tai nạn hàng hải dịch vụ khác liên quan đến tàu biển Người đại lý tàu biển Ngƣời đại lý tàu biển ngƣời đƣợc ngƣời ủy thác định làm đại diện để tiến hành dịch vụ đại lý tàu biển theo ủy thác ngƣời ủy thác cảng biển Ngƣời đại lý tàu biển thực dịch vụ đại lý tàu biển cho ngƣời thuê vận chuyển, ngƣời thuê tàu ngƣời khác có quan hệ hợp đồng với chủ tàu ngƣời khai thác tàu, đƣợc chủ tàu ngƣời khai thác tàu đồng ý Hợp đồng đại lý tàu biển Hợp đồng đại lý tàu biển hợp đồng đƣợc giao kết văn ngƣời ủy thác ngƣời đại lý tàu biển, theo ngƣời ủy thác ủy thác cho ngƣời đại lý tàu biển thực dịch vụ đại lý tàu biển chuyến tàu thời hạn cụ thể Trách nhiệm người đại lý tàu biển Ngƣời đại lý tàu biển có trách nhiệm tiến hành hoạt động cần thiết để bảo vệ chu đáo quyền lợi ích hợp pháp ngƣời ủy thác; phải chấp hành yêu cầu dẫn ngƣời ủy thác; nhanh chóng thông báo cho ngƣời ủy thác kiện liên quan đến công việc đƣợc ủy thác; tính toán xác khoản thu, chi liên quan đến công việc đƣợc ủy thác Ngƣời đại lý tàu biển có trách nhiệm bồi thƣờng cho ngƣời ủy thác thiệt hại lỗi gây Trách nhiệm người ủy thác Ngƣời ủy thác có trách nhiệm hƣớng dẫn ngƣời đại lý tàu biển thực dịch vụ ủy thác cần thiết phải ứng trƣớc theo yêu cầu ngƣời đại lý tàu biển khoản tiền dự chi cho dịch vụ đƣợc ủy thác Trƣờng hợp ngƣời đại lý tàu biển có hành động vƣợt phạm vi ủy thác ngƣời ủy thác phải chịu trách nhiệm hành động đó, sau nhận đƣợc thông tin mà ngƣời ủy thác không thông báo cho ngƣời liên quan biết không công nhận hành động ngƣời đại lý tàu biển Giá dịch vụ đại lý tàu biển Giá dịch vụ đại lý tàu biển bên thỏa thuận, trừ trƣờng hợp pháp luật có quy định khác Thời hiệu khởi kiện việc thực hợp đồng đại lý tàu biển Thời hiệu khởi kiện việc thực hợp đồng đại lý tàu biển 02 năm kể từ ngày phát sinh tranh chấp Phân loại loại hình đại lý tàu biển Căn vào đối tượng mà tàu làm đại lý phục vụ: - Đại lý tàu chợ (Liner‟s agent): phục vụ cho tàu chạy tuyến đƣờng định theo lịch trình cụ thể Vì công tác đại lý cho loại tàu ổn định mang tính kế hoạch cao - Đại lý cho tàu chuyến (Tramp‟s agent): tàu không chạy theo lịch trình cụ thể, không cập cảng định, công tác đại lý cho loại tàu phức tạp so với đại lý tàu chợ - Đại lý tàu khách, tàu quân sự: tàu khách, tàu quân đến cảng với mục đích du lịch, giao lƣu văn hóa, trị, xã hội Căn vào người định - Đại lý tàu biển ngƣời thuê tàu định (shipagent nominated by charterer) - Đại lý tàu biển chủ tàu định (shipagent nominated by shipower) - Đại lý tàu biển chức bảo hộ (protecting Agent): bảo vệ quyền lợi chủ tàu mà quyền định đại lý phục vụ thuộc ngƣời thuê tàu - Đại lý phụ (sub Agent): đại lý định làm đại lý trƣờng Đặc điểm đại lý tàu biển Đại lý tàu biển nghề nhóm nghề kinh doanh dịch vụ hàng hải, khác với ngành sản xuất vật chất khác mang tính đặc thù riêng Một số đặc điểm đại lý tàu biển nhƣ sau: - Kinh doanh dịch vụ hàng hải đặc biệt dịch vụ đại lý tàu biển loại hình kinh doanh không cần vốn đầu tƣ ban đầu lớn (so với đội tàu cảng biển), không đòi hỏi công nghệ cao, cán công nhân viên nhƣng tỷ suất lợi nhuận cao nên nƣớc khu vực hầu hết nƣớc giới không cho phép nƣớc hoạt động kinh doanh loại hình dịch vụ thị trƣờng nƣớc Mặt khác kinh doanh dịch vụ đại lý tàu biển thƣờng trực tiếp làm việc với ngƣời nƣớc nên cần đảm bảo an ninh kinh tế nƣớc - Do không cần đầu tƣ ban đầu lớn nên đƣợc phát triển mạnh tạo nên thị trƣờng sôi động cạnh tranh gay gắt nƣớc có hệ thống cảng biển tƣơng đối phát triển (có Việt Nam) - Đại lý tàu biển loại hình xuất chỗ mang hiệu cao, thu cho đất nƣớc nguồn ngoại tệ lớn, giải công ăn việc làm - Đại lý tàu biển loại hình phụ thuộc nhiều vào đội ngũ đại lý viên không phụ thuộc nhiều tiềm tài Vì thêc yêu cầi nghiệp vụ đại lý viên tƣơng đối cao nhƣ đại lý viên phải có kiến thức hàng hải, kiến thức ngoại thƣơng, anh văn thƣơng mại, bảo hiểm hàng hải, luật chuyên chở hàng hải, thực tiễn kinh doanh hàng hải, thông lệ quốc tế Hơn ngƣời đại lý tàu biển phải hành động với ủy quyền thân chủ-chủ tàu Họ phải có trung thành, chăm chỉ,và khéo léo việc thi hành nhiệm vụ đƣợc giao Vai trò lợi ích dịch vụ đại lý tàu biển ngành hàng hải thƣơng mại quốc tế Đại lý tàu biển dịch vụ quan trọng ngành hàng hải, mang nhiều đặc điểm, vai trò, lợi ích ngành hàng hải Tuy vậy, đại lý ngành mang tính đặc thù riêng Sự phát triển ngành hàng hải sơ sở tất yếu khách quan để hình thành loại hình kinh doanh dịch vụ đại lý tàu biển, ngƣợc lại dịch vụ đại lý tàu biển lại tác động trở lại giúp cho dây chuyền sản xuất vận tải biển đƣợc thông suốt, từ thúc đẩy ngành hàng hải phát triển nữa, mang lại nhiều lợi ích cho quốc gia có cảng biển -Nhờ có ngƣời đại lý tàu biển mà hiệu kinh tế hoạt động ngoại thƣơng đƣợc nâng cao hơn.Ngƣời đại lý tàu biển giúp cho ngƣờ chủ tàu tận dụng đƣợc khả khai thác tàu, giúp cho trình ngoại thƣơng diễn nhanh chóng hơn, tránh việc ngƣời chủ tàu phải tự làm nhiều việc vừa làm cho trình chuyên chở hàng hóa tàu biển diễn chậm chạp, tàu hàng bị ùn tắc vừa tạo hiệu ngƣời chủ tàu thông thạo hết tất nghiệp vụ biển.Ngƣời đại lý tàu biển góp phần đáng kể việc đẩy nhanh tốc độ lƣu thông hàng hóa nƣớc, khu vực giới, giúp cho mậu dịch quốc tế diễn cách thuận tiện dễ dàng hơn, giảm bớt đƣợc khiếu nại xung đột pháp lý xảy ngƣời chủ tàu với chủ hàng, quan cảng sở tổ chức có liên quan - Các đại lý tàu biển giúp cho việc đẩy mạnh chuyên môn hóa sâu sắc trình phân công lao động xã hội Thật vậy, nhờ có ngƣời đại lý tàu biển mà ngƣời chủ tàu tập trung nỗ lực vào thời gian quản trị tàu để chuyên chở hàng hóa nâng cao lực khai thác tàu nâng cao hiệu kinh tế - Thông qua ngƣời đại lý tàu biển, Nhà nƣớc nắm đƣợc hoạt động xuất nhập tàu vào cảng, nắm đƣợc khối lƣợng hàng hóa xuất nhập Quả nhƣ đại lý tàu biển dịch vụ xuất chỗ nên việc nhà nƣớc thu thập số liệu, nắm tình hình trở nên đơn giản, dễ dàng Nhà nƣớc thức tốt đƣợc chức quản lý vĩ mô lĩnh vực vận tải biển mà lĩnh vực ngoại thƣơng Đồng thời sở liệu thông tin đơn vị kinh doanh dịch vụ đại lý tàu biển mà Nhà nƣớc định sách phát triển hàng hải nhƣ: kế hoạch đầu tƣ cho đội tàu, xây dựng cảng biển, đào tạo đội ngũ cán hàng hải 1.2 CHứC NĂNG VÀ NGHIệP Vụ CƠ BảN CủA ĐạI LÝ TÀU BIểN 1.2.1 Chức Hầu hết công ty đại lý tàu biển công ty làm chức nhiệm vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa cảnh qua lãnh thổ Việt Nam tƣ vấn, đại lý cho doanh nghiệp nƣớc hoạt động lĩnh vực vận chuyển, giao nhận xuất nhập hàng hóa Do công ty đại lý tàu biển có chức sau: - Làm thủ tục với quan quản lý Nhà nƣớc có thẩm quyền cho tàu rời cảng rời cảng theo quy định pháp luật - Thu xếp tàu lai dắt, hoa tiêu dẫn tàu, bố trí tàu bến, nơi neo đậu để thực việc xếp dỡ hàng, đƣa đón hành khách lên xuống - Thu xếp điều đình công tác thƣơng vụ hàng hóa nhƣ: + Xếp dỡ, giao nhận chuyển tải hàng hóa + Thu gom, chia lẻ hàng hóa + Kiểm tra, giám sát cân đo hàng hóa + Thu xếp việc gửi hàng vào kho + Bảo quản hàng hóa + Thu xếp việc đóng gói sửa chữa bao bì hƣ hỏng rách nát + Điều đình việc bồi thƣờng hàng hóa bị hƣ hỏng, mát nhầm lẫn - Ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa , hợp đồng thuê tàu, hợp đồng xếp dỡ hàng hóa, làm thủ tục giao nhận tàu,cho thuê, làm thủ tục gửi hàng, lƣu khoang tàu, nhận hàng, mua bảo hiểm cho hàng hóa - Giải thủ tục hải quan có liên quan đến tàu thủ tục xếp dỡ hàng hóa - Thực việc thu hộ, trả hộ tiền cƣớc, tiền bồi thƣờng, toán tiền thƣởng phạt xếp dỡ giải phóng tàu khoản tiền khác - Môi giới thuê tàu, mua tàu bán tàu - Thu xếp hoạt động cung ứng cho tàu biển cảng: + Thu xếp sửa chữa khám nghiệm tàu + Kiểm nghiệm khoang tàu cho việc xếp hàng + Làm thủ tục khử trùng vệ sinh hầm hàng 10 * Đa dạng hóa sản phẩm Sản phẩm đại lý dịch vụ Vì để thu hút khách hàng đại lý phải nâng cao chất lƣợng sản phẩm đại lý tàu biển khả đáp ứng nhu cầu nhƣ hoàn thành công việc mà ngƣời đại lý đƣợc giao Hay nói tóm lại, nhiệt tình, mẫn cán đại lý viên cho khách hàng hài lòng Ngoài ra, đại lý viên phải có trình độ nghiệp vụ cao chịu khó trau dồi kiến thức Mở rộng loại hình dịch vụ biện pháp thu hút khách hàng Thực tế cho thấy, mở rộng loại hình dịch vụ nhƣ kiểm kiện, đại lý vận tải, đại lý giao nhận, bán hàng loại hình dịch vụ mang lại mối quan hệ tốt với chủ hàng lẫn chủ tàu Do đó, đại lý phải nâng cao chất lƣợng sản phẩm đại lý biện pháp sau: - Nâng cao chất lƣợng phụcvụ đại lý viên văn phòng nhƣ trƣờng - Quan hệ với bạn hàng - Không ngừng đổi sở vật chất kĩ thuật, phƣơng tiện thông tin liên lạc đại * Các sách khuyến mại Các sách giảm giá hiểu sách giảm giá, tặng quà khách hàng…khi khách hàng mua sản phẩm họ hay khách hàng mua khối lƣợng hàng lớn đƣợc tặng thêm sản phẩm Chính sách khuyến mại công việc nhằm động viên tạo tình cảm với khách hàng 3.2.1.3 Quảng cáo giới thiệu dịch vụ Tuyên truyền - quảng cáo nội dung quan trọng công tác tiếp thị Muốn chủ tàu định làm đại lý cần làm cho họ biết ai, khả kinh nghiệm, kết kinh doanh Đây cách tiếp cận thị trƣờng hữu hiệu Công tác truyền thông khuyến mại gồm nội dung: - Quảng cáo (trên đài truyền hình, sách báo, mạng Internet…) với mục đích giới thiệu doanh mục cho đối tƣợng có nhu cầu biết đến để giao dịch 68 - Giới thiệu, tuyên truyền hoạt động công ty nhƣ lực, thành tích, kết tốt qua báo chí, truyền hình, Internet - phƣơng tiện thông tin cập nhật để tạo ấn tƣợng tốt cho chủ tàu, khiến họ nghiêng phía lựa chọn đối tác Việt Nam - Ngoài ra, thƣờng xuyên mở tiếp xúc, mời khách hàng tới dự buổi lễ, ngày thành lập công ty…để làm tăng hội tiếp xúc với khách hàng, thông qua giới thiệu với họ sách kinh doanh công ty - Nên chụp ảnh, ghi chép đầy đủ tàu hãng tàu lớn để làm tƣ liệu cho khách hàng 3.2.2 Các biện pháp giữ vững nâng cao uy tín đại lý tàu biển với chủ tàu, chủ hàng, ngƣời thuê tàu: 3.2.2.1 Biện pháp làm giảm thời gian đƣa tàu vào cảng * Đối với tàu Cung cấp cho thuyền trƣởng đầy đủ thông tin cảng mà tàu cập để xếp dỡ hàng hóa khu vực Hải Phòng Thƣờng xuyên cập nhật tình hình cầu bến cho thuyền trƣởng nhƣ yêu cầu thuyền trƣởng cập nhật thời gian dự kiến tàu đến trạm hoa tiêu Hải Phòng (ETA) Căn vào thời gian tàu đến, đại lý xây dựng kế hoạch tàu cập cầu, làm hàng để báo cho thuyền trƣởng * Đối với cảng vụ Gửi thông báo tàu đến qua cổng thông tin điện tử cảng vụ Hải Phòng để cập nhật lịch trình tàu theo quy định Cục Hàng Hải Khi có thời gian tàu đến cụ thể từ thuyền trƣởng, đại lý phải fax xác báo trƣớc tiếng cho cảng vụ để lên kế hoạch cho tàu vào cảng 69 * Đối với hoa tiêu Yêu cầu công ty hoa tiêu bố trí hoa tiêu chờ sẵn vị trí thuận tiện giữ liên lạc thƣờng xuyên với tàu qua VHF, cho tàu đến điểm đón Hoa tiêu lên tàu để đƣa tàu vào cầu/vùng neo quy định để làm hàng * Đối với chủ hàng Thông báo cho ngƣời nhận hàng trƣớc 7, 6, 5, 4, ngày 48, 24h tàu đến cảng yêu cầu ngƣời nhận hàng xuất trình B/L hay LOI (theo thị chủ tàu) để nhận D/O thu xếp thủ tục cần thiết hàng hóa sẵn sàng nhận hàng * Đối với điều độ Thƣờng xuyên liên lạc với điều độ cảng để thu xếp cầu cho tàu thông báo cho chủ tàu biết lịch trình tầu cảng kể ETC/D * Đối với ngƣời đại lý Ngay sau có xác tàu đƣợc phép vào cảng, đại lý viên phải báo cho tàu kế hoạch vào cầu, làm hàng thời gian cho hoa tiêu lên tàu Muốn hoàn thành công việc với hiệu cao đòi hỏi ngƣời đại lý phải biết rõ tình hình khí tƣợng, thủy văn, độ sâu luồng hàng hải từ trạm hoa tiêu tới cảng dỡ hàng với thông báo hàng hải khác đặc điểm riêng luật lệ, phong tục, tập quán, ngƣời Việt Nam Yêu cầu phải có kiến thức định pháp lý, ngƣời biết cách giao tiếp, nhanh nhẹn, linh hoạt đặc biệt có khả giao tiếp ngoại ngữ Ngƣời đại lý tàu biển phải đóng vai trò trung gian khôn khéo trình độ tổ chức đƣa tàu vào cảng cách an toàn, sớm hiệu Làm tốt yêu cầu giúp cho tàu rút ngắn tránh thời gian chờ đợi, vào cảng làm hàng đƣợc đem lại lợi ích kinh tế không cho đơn vị kinh doanh khai thác cảng mà đặc biệt chủ tàu tiết kiệm đƣợc chi phí tàu đến ngày hôm sau 70 3.2.2.2 Biện pháp làm giảm thời gian tàu nằm cảng Thời gian tàu nằm cảng gồm phần: * Thời gian tàu nằm cảng khoảng thời gian kể từ tàu đến vị trí đón hoa tiêu khu vực cảng (cùng đơn vị cảng vụ quản lý) tàu rời cảng trả hoa tiêu, rời vùng nƣớc khu vực cảng Theo quy định công ƣớc hợp đồng quốc tế: tàu đƣợc coi đến cảng thực đến vị trí hoa tiêu cho dù nó: - Đến vùng nƣớc cảng không - Ở cầu hay không - Đƣợc phép giao dịch với bờ hay không - Đã làm thủ tục hải quan hay chƣa Nhƣ biết công việc ngƣời đại lý tàu biển thu xếp cho tàu đến cảng làm hàng rời cảng cách an toàn, thuận tiện nhanh chóng nhất.Nên làm giảm đƣợc thời gian tàu nằm cảng biện pháp làm tăng chất lƣợng dịch vụ Thời gian tàu nằm cảng đƣợc chia làm giai đoạn: Giai đoạn 1: khoảng thời gian từ tàu đếnvị trí đón hoa tiêu tàu cập tới vùng neo đậu Giai đoạn 2: khoảng thời gian từ tàu cập cầu tới vùng neo đậu làm hàng kết thúc trình làm hàng Giai đoạn 3: khoảng thời gian từ kết thúc trình làm hàng tàu đến vị trí trả hoa tiêu rời vùng nƣớc cảng Vậy cần làm giảm giai đoạn giảm đồng thời giai đoạn đƣa đến kết làm giảm thời gian tàu cảng * Sau làm tốt giai đoạn 1, tức đưa tàu vào cảng trạng thái sẵn sàng làm hàng, bước phải giảm thời gian tàu làm hàng cảng Đây thời 71 gian quan trọng mục đích chủ yếu tàu đến cảng trả nhận hàng Trong giai đoạn này, sau tàu cập cầu thức làm thủ tục nhập cảnh cho tàu, thuyền viên hàng hóa tàu Sau hoàn thành thủ tục tàu đƣợc phép giao dịch với bên đƣợc phép làm hàng… tiến hành hoạt động cần thiết khác Thời gian tiến hành thủ tục kéo dài từ 30 phút tiếng Điều phụ thuộc vào chuẩn bị chủ tàu ngƣời đại lý Nhƣng không rút ngắn đƣợc thời gian giai đoạn tàu buộc phải chờ đợi đến ca sau (1 ca có tiếng) đƣợc làm hàng theo tập quán cảng Hải Phòng việc làm hàng bị hủy bỏ, công nhân tàu phải đợi nhƣ thủ tục nhập cảnh hoàn thành vào buổi sáng hay buổi chiều Để rút ngắn thời gian làm thủ tục, ngƣời đại lý phải làm tốt công việc sau quan cụ thể: * Đối với tàu Trong thời tàu cảng để lấy hàng, hàng ngày (ít lần/ngày) điện báo tình hình tàu cho chủ tàu bao gồm ETC/D Mỗi ngày nhân viên đại lý phải xuốg tàu lần để nắm tình hình tàu, làm SOF (Statement of fact) kiểm tra thuyền trƣởng có yêu cầu nƣớc ngọt, nhiên liệu cho chuyến tới Trƣớc xong hàng, tàu chạy ngày, yêu cầu chủ hàng cấp giấy tờ hàng hóa cần thiết để làm thủ tục chuyển cảng Ngay sau xong hàng, trƣớc tàu chạy, phải kí giấy tờ cần thiết (SOF), chứng nhận, hóa đơn với thuyền trƣởng * Đối với cảng vụ Ngƣời đại lý phải gửi giấy đề nghị thủ tục nhập cảnh tới cảng vụ trƣớc 6h trƣớc cập cầu để cảng vụ thu xếp cán thủ tục lên tàu để tránh gây chậm trễ Ngoài phải yêu cầu thuyền trƣởng thuyền viên, giai đoạn phải đặc biệt lƣu ý tới vấn đề ô nhiễm môi trƣờng, an toàn hàng hải giấy tờ liên quan 72 * Đối với hải quan Ngƣời đại lý phải gửi giấy đề nghị thủ tục nhập cảnh tới quan Hải quan trƣớc 6h tàu cập cầu dƣ kiến thời gian xác tàu cập cầu để quan Hải quan thu xếp cán thủ tục lên tàu tiến hành thủ tục kịp thời, phải chuẩn bị sẵn giấy từ liên quan đến hàng hóa nhƣ: Bản lƣợc khai hàng hóa (manifest), vận đơn (BL)… * Đối với công an biên phòng Ngƣời đại lý phai gửi giấy đề nghị thủ tục nhập cảnh tới trạm biên phòng cửa thời hạn nhƣ phải yêu cầu thuyền trƣởng chuẩn bị đầy đủ hộ chiếu thuyền viên, danh sách máy thông tin liên lạc, thiết bị cấm dùng cảng (vũ khí loại, chất nguy hiểm) * Đối với sỹ quan y tế Ngƣời đại lý phải thông tin đầy đủ cho quan kiểm dịch quốc tế địa phƣơng tình trạng sức khỏe, giấy chứng nhận đủ khả biển * Đối với ngƣời đại lý Phải đảm bảo thông suốt liên lạc với tàu trình tàu chạy từ trạm hoa tiêu đến cập cầu để biết rõ thời gian tàu cập cầu, tốt bố trí phƣơng tiện để đón đoàn thủ tục Việc làm tiết kiệm đƣợc khoảng thời gian đáng kể để thành viên đoàn thủ tục tự tìm kiếm phƣơng tiện lên tàu đến cách đồng thời gây chậm trễ, gây ảnh hƣởng tới thời gian ban đầu làm hàng tàu Ngƣời đại lý không ý đến công tác thủ tục nhập cảnh mà phải thông báo cho bên liên quan thu xếp cho hàng hóa tình trạng sẵn sàng dỡ khỏi tàu hàng nhập hàng tập kết sẵn bên mạn hàng xuất Một nhân tố bỏ qua công nhân phƣơng tiện giới phục vụ cho việc làm 73 hàng nhƣ cần cẩu tàu, cần cẩu bờ, xe nâng hàng…có thể sử dụng đƣợc nên có phƣơng tiện dự trữ 3.2.2.3 Giải pháp làm giảm thời gian tàu rời cảng Tức làm giảm thời gian từ tàu kết thúc trình làm hàng đón trả hoa tiêu rời vùng nƣớc cảng Trong giai đoạn cần thu xếp thủ tục xuất cảnh cho tàu, hàng hóa ngƣời, bố trí hoa tiêu cách nhanh chóng nhất, muốn quản lý tốt thời gian giai đoạn ngƣời đại lý cần phải nắm tiến độ làm hàng, dự kiến thời điểm xong hàng cách xác sở cân nhắc yếu tố Ngay sau tàu chạy, ngƣời đại lý điện báo cho chủ tàu thời gian xong hàng, thời gian tàu chạy ETA cảng đến, nhiên liệu, nƣớc ngọt, mớn nƣớc tàu chạy Đối với hàng xuất phải báo cho chủ tàu lƣợng hàng xếp lên tàu, fax scan giấy vận chuyển (BL), giấy tờ liên quan Đối với hàng nhập phải gửi ROROC, SOL cargo report cho chủ tàu Sau hoàn thành công việc phục vụ tàu từ lúc đến lúc tàu rời cảng, đại lý viên phải tiến hành làm Trip Account, Statement of account gửi chủ tàu, thiếu tiền yêu cầu chủ tàu gửi thêm tiền Ngƣợc lại, hỏi chủ tàu xem để lại tiền cho chuyến sau trả phần tiền thừa cho chủ tàu 3.3 Biện pháp nhằm tăng cƣờng công tác đào tạo tuyển nhân viên đại lý 3.3.1 Quy trình tuyển nhân viên * Quy trình tuyển nhân viên 74 BẢNG 9: QUY TRÌNH TUYỂN NHÂN VIÊN Xác định nhu cầu tuyển Phântích vị trí cần tuyển Xác định tiêu chuẩn Thăm dò nguồn Chí phí tuyển dụng Hòa nhập người vào Phỏng vấn trắc nghiệm Nhận hồ sơ sơ tuyển - Xác định nhu cầu tuyển dụng: Kinh tế nƣớc ta ngày phát triểncùng với sáchtăng cƣờng mở rộng với nƣớc giới Do khối lƣợng hàng hóa trao đổi Việt Nam nƣớc ngày nhiều Điều dẫn tới nhu cầu vận chuyển hàng hóa tàu biển từ Việt Nam tới nƣớc ngƣợc lại tăng, tất nhiên nhu cầu đại lý tăng lên theo khối lƣợng hàng hóa thị trƣờng - Phân tích vị trí cần tuyển: Trách nhiệm ngƣời đại lý đƣa lời khuyên, tiến hành hàng loạt công việc phục vụ cho tàu khoảng thời gian tàu nằm cảng Nói tóm lại, trách nhiệm ngƣời đại lý đƣợc đánh giá vô quan trọng đến tàu Do đại lý cần phải có đội ngũ đại lý viên với trình độ cao, với nhiệt tình hăng hái công việc mục tiêu đại lý tàu biển suốt trình xây dựng phát triển - Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng ngƣời đại lý tàu biển 75 BẢNG 10: TIÊU CHUẨN TUYỂN DỤNG Các tiêu chuẩn yêu Mức tiêu chuẩn cầu Trình độ: + Chuyên môn - Đại học hàng hải (chính quy) + Ngoại ngữ - Tiếng anh ( Bằng C, giao tiếp tốt) + Vi tính - Thành thạo vi tính văn phòng Kinh nghiệm Có năm làm đại lý tàu biển năm công tác lĩnh vực hàng hải Phẩm chất Trung thực, nhanh nhẹn, nhiệt tình, khả giao tiếp tốt Hình thức Dễ nhìn - Thăm dò nguồn - Thông báo quảng cáo - Công ty thông qua quảng cáo nhƣ truyền hình, tờ báo hàng ngày (báo lao động, tạp chí hàng hải…) + Công ty gửi thông báo tới trƣờng đại học có chuyên ngành học phù hợp với vị trí cần tuyển dụng + Thông qua trung tâm tƣ vấn việc làm… - Nhận hồ sơ sơ tuyển: + Sau hết hạn nộp hồ sơ công ty chọn bô hồ sơ hợp lý – bƣớc chon loc ban đầu trình tuyển chọn + Sau qua vòng loại, thí sinh bƣớc vào vòng 2: vấn trắc nghiệm - Phỏng vấn trắc nghiệm: + Phỏng vấn đối thoại trực tiếp hai bên: giám khảo ngƣời dự tuyển Cuộc vấn tuyển chọn tạo cho ngƣời đại diện nhân viên tƣơng lai gặp gỡ 76 tìm hiểu nhiều Đây bƣớc đƣợc xem quan trọng bƣớc trình tuyển dụng đòi hỏi hai phía phải chuẩn bị tốt Công ty phải trọng đến ngƣời đƣợc định tham gia vấn Ngƣời vấn phải ngƣời: Đƣợc đào tạo nghiệp vụ vấn; Là chuyên gia, có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực vấn; Có khả tạo đƣợc bầu không khí tố tcho ngƣời dự tuyển có đƣợc tâm lý thoải mái để trả lời câu hỏi cách tốt + Trắc nghiệm: tình thực nghiệm điển hình, áp dụng nhƣ cho ngƣời dự tuyển, tìm phản ứng cá nhân, đem lại kết xác vấn nhiều Nội dung trắc nghiệm kiến thức văn hóa chung, số thông minh, đặc biệt chuyên môn hàng hải, thƣơng vụ luật pháp quốc tế - Quyết định tuyển dụng kí hợp đồng: - Hòa nhập ngƣời vào công ty: + Giới thiệu chung công ty, đội ngũ cán nhân viên làm việc công ty + Cho nhân viên tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ đại lý tàu biển nhƣ phƣơng hƣớng, mục tiêu đại lý + Cho thời gian để nhân viên học nghiệp vụ thông qua ngƣời đại lý thức công ty + Sau trình thực tập, tìm hiểu công ty, công ty thức giao việc cho họ - Chi phí tuyển dụng: gồm có Chi phí thời gian Chi phí tiền 3.4 Công tác đào tạo phát triển doanh nghiệp - Đối với nguồn nhân lực doanh ngiệp phải có chiến lƣợc để tăng cƣờng phát triến lớn mạnh không số lƣợng mà chất lƣợng Trong lĩnh vực hoạt động đại lý tàu biển có hiểu biết nảy sinh thực hành Do đó, điều quan trọng ngƣời phải đảm nhiệm nhiệm vụ tự huấn luyện + Huấn luyện nơi làm việc: 77 + Huấn luyện nƣớc: công ty thƣờng xuyên với đơn vị ngành tổ chức buổi hội thảo hay mời chuyên gia nƣớc tham gia huấn luyện, bồi dƣỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ nhân viên + Huấn luyện nƣớc ngoài: Hàng năm, công ty nên thƣờng xuyên tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên đại lý tham gia khóa học chuyên ngành Anh, Hà Lan…là nơi có tiếng đào tạo chuyên ngành hàng hải 78 79 KẾT LUẬN Hòa phát triển nhanh chóng kinh tế, ngành dịch vụ hàng hải với lợi vốn có thể vai trò quan trọng kinh tế quốc gia giới Vận tải biển đem lại cho quốc gia nguồn ngoại tệ khổng lồ với hội kinh doanh với hàng lọat thị trƣờng xa xôi đầy tiềm Là ngành dịch vụ xuất sớm, đại lý tàu biển ngày phát triển với loại hình vô đa dạng Ngành dịch vụ ngày có sức hấp dẫn cao doanh nghiệp tiềm phát triển khả quan Mặc dù vậy, thực tế cho thấy tồn nhiều bất cập nhƣ đầy rẫy khó khăn thử thách, đòi hỏi thân doanh nghiệp nhƣ chuyên ngành phải không ngừng nỗ lực, cố gắng để vƣơn lên đóng góp vào phát triển ngành vận tải biển nói riêng nhƣ đất nƣớc nói chung Và doanh nghiệp hoạt động đại lý cảng Hải Phòng nói chung Falcon Hải Phòng nói riêng phải nắm bắt đƣợc tình hình hoạt động phòng đại lý, từ đƣa định hƣớng phát triển đổi phù hợp với nhu cầu phát triển thị trƣờng Sau nghiên cứu đề tài, tác giả đúc rút đƣợc số kết luận nhƣ sau: - Đề tài khái quát đƣợc nét trình hình thành phát triển Chi nhánh Falcon Hải Phòng; - Thông qua việc phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động nhƣ đánh giá thuận lợi, khó khăn hoạt động đại lý tàu biển Falcon Hải Phòng, đề tài đƣợc thành tựu, hạn chế quan trọng tìm nguyên nhân thực trạng - Đề tài đề xuất đƣợc số giải pháp doanh nghiệp để phát triển hoạt động đại lý tàu biển chi nhánh Falcon Hải Phòng 80 Do thời gian nghiên cứu, thu nhập tƣ liệu trình độ nhiều hạn chế nên viết không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đuợc nhận xét, bổ sung thầy cô để hoàn thiện đề tài Em xin chân thành cảm ơn hƣớng dẫn thầy giáo TS Nguyễn Hữu Hùng tận tình truyền đạt kiến thức giúp đỡ em thực đề tài 81 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đào Minh Hà (2007), Chiến lược kinh doanh cho Đại lý hàng hải Việt Nam từ đến năm 2015, tầm nhìn 2020 Trƣờng Đại học kinh tế TP.HCM, năm 2007 Báo cáo hội nghị đối thoại doanh nghiệp Cảng biển, vận tải biển năm 2014 Cục Hàng hải Việt nam (2014) Bản công bố thông tin bán đấu giá cổ phần lần đầu Công ty vận tải Dầu khí Việt Nam Công ty vận tải Dầu khí Việt Nam (2006) Các báo cáo sau Chi nhánh Falcon Hải Phòng: - Báo cáo tài từ năm 2012-2015 - Báo cáo hoạt động đại lý từ năm 2012-2015 Quy hoạch phát triển vận tải biển Việt Nam đến năm 2020 định hướng đến năm 2030 (Báo cáo tóm tắt) Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam, năm 2009 Trang web: http://www.falconship.com - Công ty Cổ phần Vận tải Dầu khí Việt Nam: Trang web: http://www.visabatimes.com.vn - Tạp chí Hàng Hải Trang web: http://www.visaba.org.vn – Hiệp hội Đại lý Môi giới hàng hải Việt Nam Trang web: http://www.haiphongport.com.vn – Cảng Hải Phòng 10 Trang web: http://www.vietnamshipper.com - Tạp chí chủ hàng Việt Nam 11 Trang web: http://www.falconship.com - Công ty Cổ phần Vận tải Dầu khí Việt Nam 82 ... PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN 62 CỦA CHI NHÁNH FALCON HẢI PHÕNG 62 3.1 Định hƣớng phát triển Chi nhánh đến năm 2020 62 3.2 Các biện pháp phát triển hoạt động đại lý tàu. .. 2012-2015 39 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN NĂM 2012 40 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN NĂM 2013 41 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN NĂM 2014 42 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN NĂM 2015 43... CƠ SƠ LÝ LUẬN VỀ HOẠT DỘNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN 1.1 KHÁI NIệM, PHÂN LOạI, ĐặC ĐIểM VÀ VAI TRÕ CủA ĐạI LÝ TÀU BIểN 1.1.1 Khái niệm đại lý tàu biển Đại lý tàu biển dịch vụ mà ngƣời đại lý tàu biển nhân