Xây dựng phần mềm quản lý bảo hành - khuyến mại cho công ty TNHH Thương mại Việt Hàn

Khái niệm tin học hóa giờ đây không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp và tổ chức ở Việt Nam. Nhưng tin học hóa công tác quản lý lại là một vấn đề mà các tổ chức và doanh nghiệp ở nước ta mới bắt đầu tiến hành trong những năm gần đây.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Khái niệm tin học hóa giờ đây không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp và tổ chức ở Việt Nam. Nhưng tin học hóa công tác quản lý lại là một vấn đề mà các tổ chức và doanh nghiệp ở nước ta mới bắt đầu tiến hành trong những năm gần đây. Trong tình hình nền kinh tế tăng trưởng nhanh và có nhiều biến động hiện nay, khối lượng công việc cần xử lý ngày càng nhiều. Vì thế việc tin học hóa công tác quản lý hay nói chính xác hơn là xây dựng các hệ thống thông tin quản lý và các phần mềm quản lý ngày càng trở nên cấp thiết, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp, tổ chức lớn và những doanh nghiệp đang và sẽ mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, không chỉ tin học hóa trong những vấn đề quản lý như nhân sự, tiền lương, kế toán, bán hàng, khách hàng, … nói chung mà giờ đây tin học còn được áp dụng vào việc quản lý sản phẩm bảo hành và khuyến mại nói riêng. Trong quá trình học tập tại trường Đại học Kinh tế quốc dân, khoa Tin học kinh tế, em đã được đào tạo những kiến thức về xây dựng hệ thống thông tin cũng như xây dựng phần mềm quản lý. Với mục đích áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế trong quá trình thực tập, dưới sự hướng dẫn tận tình của TS.Trần Thị Thu Hà và các cán bộ trong Nhóm triển khai 1 của Phòng Kỹ thuật thuộc Công ty cổ phần phần mềm Bravo, em đã quyết định thực hiện đề tài thực tập: “Xây dựng phần mềm quản lý bảo hành - khuyến mại cho công ty TNHH Thương mại Việt Hàn”. Vì công ty Việt Hàn vốn là nhà phân phối điện tử, điện lạnh nên khối lượng công việc phải quản lý trong hoạt động bảo hành và khuyến mại là rất lớn. Do vậy đề tài được xây dựng với mục đích giúp công ty TNHH Thương mại Việt Hàn có thể dễ dàng theo dõi tình trạng và quản lý sản phẩm bảo hành cũng như khuyến mại. Với thời gian gần 3 tháng ngắn ngủi, em đã cố gắng áp dụng những kiến thức mà thầy cô đã truyền dạy cùng với sự tự học hỏi của bản thân để xây dựng phần mềm, tuy rằng không thể tránh được nhiều thiếu sót nhưng mong thầy cô và các bạn nhiệt tình góp ý để phần mềm ngày càng được hoàn thiện hơn. Bản báo cáo thực tập này là những nét khái quát nhất về quá trình xây dựng phần mềm và phần mềm quản lý bảo hành - khuyến mại cho công ty TNHH Thương mại Việt Hàn. Báo cáo gồm 3 chương: Chương 1. Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm BRAVO và lý do lựa chọn đề tài Chương này trình bày sơ lược vể công ty cổ phần phần mềm BRAVO và một trong những khách hàng của công ty là công ty TNHH Thương mại Việt Hàn. Đó cũng chính là công ty em quyết định thực hiện đề tài thực tập “xây dựng phần mềm quản lý bảo hành - khuyến mại”. Chương 2. Cơ sở phương pháp luận thực hiện đề tài “ Xây dựng phần mềm quản lý bảo hành - khuyến mại cho công ty TNHH Thương mại Việt Hàn” SV: Bùi Hồng Phương Lớp: Tin học kinh tế Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ở chương này trình bày các phương pháp và công cụ thực hiện đề tài như: quy trình xây dựng phần mềm, các công cụ thu thập thông tin và công cụ mô hình hóa cũng như hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình được sử dụng trong phần mềm Chương 3. Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bảo hành - khuyến mại cho công ty TNHH Thương mại Việt Hàn Từ các mô hình của quá trình phân tích, thiết kế nên một phần mềm hoàn chỉnh. Chương này sẽ trình bày khái quát về quá trình thiết kế phần mềm và phần mềm hoàn chỉnh ấy như: dữ liệu, giao diện,… SV: Bùi Hồng Phương Lớp: Tin học kinh tế Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chương I: Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm BRAVO và lý do lựa chọn đề tài I. Tổng quan về Công ty cổ phần phần mềm Bravo 1.1. Giới thiệu chung về công ty Tên công ty: Công ty cổ phần phần mềm Bravo Trụ sở chính: 48 – Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: 04 3776 2472 Fax: 04 3776 2470 Email: Hanoi@bravo.com.vn Website: http://www.bravo.com.vn Công ty được thành lập ngày 18/10/1999 tại Thành phố Hà Nội. Hiện nay công ty đã có thêm 2 chi nhánh tại Tp.Đà Nẵng và Tp.Hồ Chí Minh. 1.2. Lĩnh vực kinh doanh Bravo là công ty chuyên sâu trong việc nghiên cứu, phát triển và triển khai ứng dụng các hệ thống phần mềm về Công nghệ thong tin và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả điều hành, quản trị cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh – xã hội( Sản xuất phần mềm phục vụ các doanh nghiệp, các tổ chức kinh doanh – xã hội). Công ty cũng là một trong những nhà cung cấp phần mềm kế toán có quy mô và uy tín tại Việt Nam. 1.3. Sứ mệnh – Tầm nhìn Sứ mệnh của Bravo là: “Xây dựng một tổ chức phát triển bền vững dựa trên những tri thức, trí tuệ của các thành viên nhằm trợ giúp các đơn vị - các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, năng lực cạnh tranh và hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua việc tư vấn giải pháp, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp. Qua đó góp phần xây dựng đất nước, hỗ trợ cộng đồng và đem lại cho mỗi thành viên của mình một môi trường tốt nhất để phát triển tài năng – nghề nghiệp, đồng thời có được một cuộc sống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinh thần”. Với mong muốn được đóng góp vào quá trình phát triển của dân tộc, Bravo chọn con đường kinh doanh phần mềm quản trị tài chính kế toán nhằm “Nâng cao năng lực tài chính” cho khách hàng theo hướng “Chuyên nghiệp – SV: Bùi Hồng Phương Lớp: Tin học kinh tế Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chất lượng – Luôn luôn học hỏi, đổi mới và hoàn thiện”. Theo tầm nhìn dài hạn như vậy, Bravo đã và đang không ngừng nỗ lực phấn đấu trở thành Công ty được khách hàng nhìn nhận đánh giá cao. 1.4. Quan điểm phát triển và chiến lược phát triển Công ty nhìn nhận khách hàng là người đánh giá trung thực và khách quan nhất về các sản phẩm phần mềm nói chung, do vậy một sản phẩm phần mềm tốt không những phải là một sản phẩm tuân thủ các quy định chung của chế độ, ứng dụng tốt trong thực tế,… mà còn phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Điều này trở thành một nguyên tắc trong chiến lược phát triển của công ty: “Sự thành công và tín nhiệm của khách hàng là động lực để hướng tới và phát triển”. Cũng vì thế mà BRAVO chủ trương xây dựng thương hiệu dựa trên “Chất lượng sản phẩm” và “Chất lượng dịch vụ”.Trên cơ sở đó, BRAVO đưa ra chiến lược phát triển từ nay đến năm 2015 là “Phấn đấu trở thành nhà cung cấp hàng đầu các sản phẩm phần mềm chất lượng cao cho các tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam”. Đối với BRAVO, con người chính là một nhân tố “mắt xích” quan trọng để tạo nên sức mạnh và thành công của công ty. BRAVO đã và đang không ngừng phấn đấu nhằm nâng cao đời sống vật chất cho các thành viên trong công ty. Các mục tiêu cụ thể đó được thể hiện rõ trong các quy định và quy chế cũng như các chính sách định hướng nhân sự của công ty. 1.5. Văn hoá công ty và giá trị cốt lõi Con người là giá trị cốt lõi, là các giá trị bền vững làm nên thành công và tạo nên thương hiệu BRAVO. Với Công ty con người là nguồn lực quý giá nhất. Do vậy, Công ty luôn tạo mọi điều kiện để các cá nhân phát huy hết tiềm năng của mình bằng cách khuyến khích sự học hỏi của cá nhân, đồng thời tin tưởng giao phó những trọng trách cao hơn, phù hợp với khả năng và kinh nghiệm mà cá nhân có thể đảm trách. Văn hoá BRAVO ra đời, hình thành cùng với sự ra đời của công ty. Đó là sự chia sẻ niềm tin và các giá trị lõi của công ty, của các cá nhân. Văn hoá BRAVO đã trở thành món ăn tinh thần, nguồn động viên cổ vũ và là niềm tự hào của mỗi người BRAVO. Tại BRAVO các cuộc vui chơi (ăn nhậu, bóng đá, xem phim, bơi…), các kỳ nghỉ mát (Nghỉ giữa năm, kỷ niệm ngày thành lập Công ty) được tổ chức chu đáo, ấm cúng, mang đậm phong cách Việt nam. Tạo cho các thành viên Công ty cùng gia đình họ có được cảm giác thỏa mái, vui vẻ nhưng hết sức đầm ấm, một cuộc sống tinh thần phong phú. Mang lại sự gắn bó kết nối giữa các thành viên, giữa cá nhân với Công ty và tin tưởng vào tương lai phát triển của BRAVO. SV: Bùi Hồng Phương Lớp: Tin học kinh tế Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.6. Cơ cấu tổ chức của công ty 1.6.1. Sơ đồ tổ chức Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần phần mềm BRAVO [8 ] SV: Bùi Hồng Phương Lớp: Tin học kinh tế Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.6.2. Nhân sự Hiện tại đội ngũ nhân lực của Bravo khoảng 150 người(120 nhân viên kỹ thuật). Đây là đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong việc chuyển giao, thiết kế, sửa đổi chương trình phần mềm theo những yêu cầu thực tiễn của khách hàng. Những nhân viên này đều là các kỹ sư hoặc cử nhân đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành về tin học kinh tế: vừa biết rõ về kế toán, tài chính vừa có khả năng lập trình tốt. 1.7. Thị trường và sản phẩm Thế mạnh của BRAVO là hiểu biết chế độ kế toán Việt Nam cũng như kế toán quốc tế và có kinh nghiệm triển khai phần mềm. Các lĩnh vực mà Bravo có thế mạnh đặc biệt: - Công nghiệp thép – Cơ khí - Chứng khoán – Tài chính - Công nghiệp dệt may – Bao bì - Công nghiệp khai mỏ - Sản xuất thuốc lá - Công nghiệp dược – Thực phẩm - Truyền thông - Công nghiệp xây dựng – Bất động sản - Cấp nước và môi trường đô thị - Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Được xây dựng và phát triển trên cơ sở thực tế quản trị - quản lý tài chính của doanh nghiệp và các quy định của Bộ tài chính cùng với các chuẩn mực kế toán mới nhất của Việt Nam, "Phần mềm quản trị tài chính - kế toán BRAVO" không chỉ dừng lại ở việc đáp ứng những yêu cầu quản lý kế toán thông thường mà nó còn cung cấp cho khách hàng các giải pháp quản trị tài chính toàn diện. Với phần mềm BRAVO các công việc tập hợp và liên kết dữ liệu giữa các bộ phận kế toán, kinh doanh, vật tư, kho hàng, nhân sự … được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, thuận thiện và không bị chồng chéo (Dữ liệu được nhập tại một đầu vào “1 công đoạn của 1 bộ phận” và sử dụng qua nhiều bộ phận với nhiều kết quả báo cáo đầu ra). Các phân hệ cơ bản của phần mềm BRAVO • Vốn bằng tiền • Mua hàng - phải trả • Bán hàng - Phải thu • Hàng tồn kho SV: Bùi Hồng Phương Lớp: Tin học kinh tế Báo cáo thực tập tốt nghiệp • Quản lý tài sản - công cụ dụng cụ • Chi phí giá thành • Tiền lương • Kế toán tổng hợp • Hệ thống Ứng dụng “Phần mềm quản trị tài chính – kế toán BRAVO” cho các đối tượng khác nhau trong doanh nghiệp Ban lãnh đạo: Cho phép theo dõi biến động tài sản (tiền, giá trị hàng tồn kho, tài sản cố định, công nợ phải thu, phải trả…) của doanh nghiệp, tình hình sản xuất kinh doanh, doanh thu, chi phí của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định, kế hoạch nguồn tiền thu - chi trong các kỳ tiếp theo… Giúp cho việc đưa ra các quyết định kịp thời trong việc điều hành doanh nghiệp và hoạch định chiến lược phát triển kinh doanh phù hợp. Bộ phận kinh doanh: Cho phép theo dõi chi tiết kế hoạch giao, đặt hàng của khách hàng và tình hình doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng, khách hàng theo các vùng miền khác nhau. Từ kết quả đó có thể dễ dàng so sánh tình hình bán hàng, doanh thu giữa các mặt hàng, vùng miền, nhân viên kinh doanh cũng như so sách giữa kế hoạch và thực tế đã thực hiện. Bộ phận kế hoạch vật tư mua sắm: Từ thông tin nhập, xuất, tồn kho trong kỳ giúp cho bộ phận này có thể đưa ra kế hoạch về lượng dự trữ hàng tồn kho cũng như kế hoạch cần mua sắm vật tư phục vụ sản xuất kịp thời và chính xác. Bộ phận quản lý kho: Theo dõi việc Nhập/Xuất/Tồn, quản lý hàng hóa theo số lượng và giá trị hàng tồn kho theo nhiều chỉ tiêu. Từ đó phân tích rõ biến động hàng hóa theo lô hàng, từng kệ hàng trong kho, hạn mức tồn kho cũng như thời hạn lưu kho. Trên cơ sở đó cung cấp số liệu một cách chính xác cho các bộ phận cũng như Lãnh đạo công ty về tình hình luân chuyển hàng hóa trong SXKD. Bộ phận kế toán: Quản lý dòng tiền, tài sản cố định – công cụ dụng cụ, quản lý nguồn vốn, quản lý công nợ, tính giá thành sản phẩm, hạch toán các nghiệp vụ kế toán theo chuẩn mực nhà nước… trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó cung cấp phản ánh đầy đủ tình hình tài chính một cách chính xác kịp thời cũng như đưa ra hệ thống báo cáo theo chuẩn mục nhà nước phục vụ công tác kế toán, kiểm toán của doanh nghiệp. Bộ phận nhân sự - tiền lương: Theo dõi quá trình biến động nhân sự, tính chính xác các khoản lương thưởng của CBNV theo nhiều tiêu thức khác SV: Bùi Hồng Phương Lớp: Tin học kinh tế Báo cáo thực tập tốt nghiệp nhau. Từ đó đưa ra được các hệ thống biểu đồ phân tích tình hình nhân sự của doanh nghiệp cũng như chất lượng lao động của các phòng ban và đơn vị cấp dưới. 1.8. Khách hàng Hiện nay Bravo có trên 13000 khách hàng đang sử dụng phần mềm của công ty. Sau đây là một số khách hàng tiêu biểu: • Tập đoàn ô tô Trường Hải – THACO • Công ty Cổ phần Gang thép Thái Nguyên – TISCO • Tổng Công ty Khí Việt Nam – PetroVietnam GAS • Công ty Cổ phần cửa sổ nhựa Châu ÂU - EURO WINDOW • Công ty chứng khoán Bảo Việt • Tập đoàn Hòa Phát • Tổng công ty Dệt may Hòa Thọ • Công ty TNHH Redbull Việt Nam (Redbull) • Công ty Cổ phần Đầu tư và XNK FOODINCO • Công ty Thực phẩm và đầu tư công nghệ - FOCOCEV • Công ty kiểm toán Việt Nam – Vaco deloitte • Công ty du lịch dịch vụ Bến Thành • Công ty Cổ Phần Kềm Nghĩa • Công ty Nhựa thiếu niên Tiền phong • Tổng công ty xây dựng miền trung COSEVCO • Công ty LD Sứ vệ sinh INAX • . 1.9. Dịch vụ Với phương châm “Dịch vụ chuyên nghiệp, Hậu mãi chu đáo”những khách hàng khi đã mua sản phẩm (chương trình Phần mềm – Dịch vụ của BRAVO) của BRAVO sẽ có được cung cấp những dịch vụ đi kèm cụ thể như sau: • Khảo sát và tư vấn • Hiệu chỉnh, cài đặt • Đào tạo • Hỗ trợ sử dụng • Bảo hành / bảo trì SV: Bùi Hồng Phương Lớp: Tin học kinh tế Báo cáo thực tập tốt nghiệp II. Lý do lựa chọn đề tài 2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại Việt Hàn BRAVO có rất nhiều khách hàng lớn. Một trong số khách hàng lớn của công ty, đó là công ty TNHH Thương mại Việt Hàn. Hiện tại Việt Hàn đang sử dụng phần mềm quản trị tổng hợp ERP do BRAVO phát triển và triển khai, đến nay đang là phiên bản BRAVO 6.3. Tuy nhiên phần mềm này vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu về công ty TNHH Thương mại Việt Hàn và lý do lựa chọn đề tài “ Xây dựng phần mềm quản lý bảo hành - khuyến mại cho công ty TNHH Thương mại Việt Hàn”. Trước tiên là đôi nét về công ty Việt Hàn 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Thương mại Việt Hàn được thành lập ngày 25/02/2004. Địa chỉ trụ sở chính: Số 11, ngõ Trần Cao Vân - Phố Huế - quận Hai Bà Trưng - thành phố Hà Nội Theo giấy phép đăng ký kinh doanh công ty được phép hoạt động trong nhiều lĩnh vực, tuy nhiên hiệu nay lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là phân phối hàng điện tử điện lạnh- đồ gia dụng của các hãng điện tử danh tiếng trên thế giới như Samsung, Panasonic, Toshiba, Sanyo, Tuy mới thành lập nhưng công ty đã sớm trở thành công ty phân phối hàng điện tử, điện lạnh- đồ gia dụng lớn nhất miền Bắc. Công ty đã đạt được rất nhiều thành tựu: * Năm 2005: Đạt danh hiệu Công ty phân phối sản phẩm Samsung lớn nhất Đông Nam Á do hãng Samsung bầu chọn. * Năm 2006 : Đạt danh hiệu công ty phân phối sản phẩm Toshiba lớn nhất Việt Nam do Hãng Toshiba Việt Nam bầu chọn * Hiện tại công ty là công ty phân phối sản phẩm Panasonics có doanh số lớn nhất tại Việt Nam với với doanh số hàng tháng khoảng 15 tỷ đến 20 tỷ đồng. * Mặt khác Công ty đã mang lại được lợi ích xã hội đó là :Tạo công ăn việc làm cho 150 người luôn có công việc làm ổn định, thường xuyên với mức thu nhập trung bình 3 triệu/tháng. 2.1.2. Bộ máy tổ chức của công ty SV: Bùi Hồng Phương Lớp: Tin học kinh tế Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hình 1.2. Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Thương mại Việt Hàn 2.1.3. Chức năng của các phòng ban trong công ty * Phòng Hành chính - Nhân sự Tổ chức bộ máy nhân sự, tuyển dụng nhân viên nhằm đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu về hoạt động liên tục của công ty; Xây dựng chính sách, chế độ tiền lương, khen thưởng - kỷ luật; Thực hiện quản lý, giám sát việc thực hiện các tiêu chuẩn, chính sách về lao động, kỷ luật, khen thưởng. SV: Bùi Hồng Phương Lớp: Tin học kinh tế Phòng kế hoạch tổng hợp Phòng kế toán tài chính Phòng kinh doanh Phòng nhân sự Phòng bán hàng Đội kho, bốc vác Đội xe BAN GIÁM ĐỐC