Công tác văn thư lưu trữ chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt nhà trường. Tuy nhiên hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa vốn có của nó. Trong khi nhiều cơ quan, đơn vị trường học làm rất tốt thì vẫn còn một số cơ quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai thực hiện các nội dung liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cụ thể là bảo quản và lưu trữ học bạ học sinh nghỉ học.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BÁO CÁO TÓM TẮT SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NĂM HỌC 2016 – 2017 Mã số 17 I Sơ lược thân Họ tên: Nguyễn Thị Đào, Năm sinh: 1990 Nhiệm vụ phân công: Văn thư - Thủ quỹ Đơn vị: Trường THCS Tân Mỹ Tên sáng kiến kinh nghiệm: “Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ học bạ học sinh nghỉ học, bỏ học” II Nội dung Khó khăn thực nhiệm vụ phân công 1.1 Khó khăn Công tác văn thư lưu trữ chiếm vị trí vai trò quan trọng hoạt nhà trường Tuy nhiên nay, công tác văn thư, lưu trữ chưa phát huy hết vai trò ý nghĩa vốn có Trong nhiều quan, đơn vị trường học làm tốt số quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn việc triển khai thực nội dung liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cụ thể bảo quản lưu trữ học bạ học sinh nghỉ học Trường THCS Tân Mỹ trường có tiền thân lâu đời từ trường phổ thông cấp II, III trường THPT Lấp Vò 2, sau tách thành lập nên trường THCS Tân Mỹ Từ đến trải qua thời gian dài nên số lượng hồ sơ học bạ học sinh nghỉ, bỏ học lưu trữ nhiều Việc di chuyển hồ sơ đị điểm gặp nhiều khó khăn việc xếp hồ sơ học bạ trường thành lập lâu nên số lượng học bạ cũ có nguy hỏng nhiều Công việc quản lý lưu trữ học bạ năm gần tương đối dễ dàng học bạ xếp theo lớp, khối, năm học Riêng học bạ học sinh nghỉ, bỏ học lưu trữ qua nhiều năm 25 năm mà phụ huynh liên lạc đến rút hồ sơ Vì việc quản lý hồ sơ gặp nhiều khó khăn nhiều thời gian lại phụ huynh, học sinh phải hẹn vài ngày để tìm lục hồ sơ, nhiều học bạ bị hỏng nặng, thất lạc 1.2 Nguyên nhân Nhân viên Văn thư: Nguyễn Thị Đào – THCS Tân Mỹ – Lấp Vò Ở đơn vị gặp nhiều khó khăn việc thu thập, xếp, bảo quản, lưu trữ học bạ học sinh nghỉ học, bỏ học Do học sinh nghỉ học nhiều nhiều năm trước không rút học bạ về, lượng học bạ để tồn động trường nhiều, công tác bàn giao học bạ từ giáo viên chủ nhiệm sang văn thư chậm, không theo thời gian học sinh nghỉ học học sinh nghỉ học có nhu cầu rút học bạ Do sở vật chất nhà trường hạn chế tủ đựng hồ sơ cũ, nhỏ lưu trữ hết học bạ nhiều năm trước Do công tác văn thư thời gian trước chưa ứng dụng triệt để công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ học bạ Công tác lưu trữ thủ công, chủ yếu lưu trữ qua sổ tay Các biện pháp thực 2.1 Thực quy trình quản lý học bạ trước sử dụng công nghệ thông tin: Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh việc quan trọng Để quản lý tốt học bạ nhân viên văn thư thiết phải làm: - Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng bìa đựng theo lớp, bỏ vào tủ riêng để lưu giữ, bên cần ghi rõ tên lớp, khối, năm học, số lượng có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện việc tra cứu thông tin Khi quản lý hồ sơ học sinh nhân viên văn thư cần mở loại sổ quản lý như: + Sổ bàn giao học bạ học sinh nghỉ-bỏ học để giáo viên chủ nhiệm ghi rõ bàn giao: số học bạ bàn giao, tên học sinh, ngày tháng năm sinh, lớp, năm học + Sổ rút học bạ: cho học sinh phụ huynh đến rút ký tên xác nhận rút học bạ Khi học sinh phụ huỳnh có nhu cầu rút học bạ, người làm công tác văn thư vất vả việc tìm thông tin thứ lưu vào sổ tay, phải tìm thông tin thời gian, sau tìm thông tin học sinh, phải vào tủ lục hồ sơ học bạ, có nhầm tên gây khó khăn công tác tìm rút học bạ cho học sinh Chưa kể đến hồ sơ lâu, có tìm không thấy phải hẹn lại phụ huynh vào ngày khác vào lấy Như tốn nhiều thời gian, công sức văn thư phụ huynh, học sinh Nhân viên Văn thư: Nguyễn Thị Đào – THCS Tân Mỹ – Lấp Vò 2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào bảo quản lưu trữ học bạ học sinh nghỉ học: Việc quản lý lưu trữ học bạ học sinh nghỉ, bỏ học công việc trân trở nhiều, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác bảo quản lưu trữ học bạ học sinh nghỉ, bỏ học Hàng năm số lượng học bạ học sinh nghỉ học giáo viên chủ nhiệm chuyển sang văn thư tương đối nhiều Việc bảo quản lưu trữ học bạ quan trọng, không để học bạ bị thất lạc, không để rơi hồ sơ bên học bạ, không để bị mói mọt, Do văn thư phải xếp phân loại học bạ cho ngăn nắp, theo khối, theo năm học cụ thể để việc tìm kiếm cho dễ dàng Trước ứng dụng công nghệ việc tìm kiếm học bạ thủ công vất vả Khi ứng dụng công nghệ vào công tác lưu trữ việc tìm kiếm dễ dàng nhanh chóng Cụ thể mở sổ quản lý học bạ máy Microsoft Office Excel, lập danh sách học sinh bỏ học theo khối, năm học sau: HỌC BẠ HỌC SINH NGHỈ HỌC, BỎ HỌC KHỐI Năm học STT Họ tên học sinh Ngày sinh Ghi Nguyễn Thị Hiền 02/09/2001 Nghỉ đầu năm Lê Thị Anh Thy 29/09/2001 Nghỉ HK1, tháng … 2015-2016 Đinh Công Cộng 04/10/2002 Hoàn thành lớp Nguyễn Thị Kim Chi 21/10/2001 … Khi học sinh phụ huynh cần rút học bạ cần mở trang lưu trữ nhấn vào lệnh Edit công cụ Chọn Find and Replace Nhập họ tên học sinh cần tìm mà ta lưu trước nhấn Enter cho kết học bạ cần tìm Kết tìm kiếm nhanh chóng, không kết thông tin nhập có nghĩa học bạ em không lưu trữ trường, không cần phải vất vả mở sổ tìm lâu phát có hay Lưu học bạ vào máy tính nhiều lợi ích: + Khi ta tra nhập vào bảng lưu thật em nghỉ vào năm lên thông tin đầy đủ để ta biết thông tin học sinh phụ huynh cung cấp xác hay không để ta tìm rút học bạ nhanh chóng, không bị nhầm Nhân viên Văn thư: Nguyễn Thị Đào – THCS Tân Mỹ – Lấp Vò + Khi tạo bảng lưu nhập đầy đủ thông tin, vị trí lưu hồ sơ cần lục hồ sơ tìm gặp học bạ cần tìm cách nhanh nhất, xác + Không nhiều thời gian cho người làm văn thư cho phụ huynh, học sinh * Với thực tế vừa nêu qua thời gian công tác văn thư nhận thấy Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi người làm công tác cần phải có tinh thần, trách nhiệm cao Người làm công tác phải động, sáng tạo tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành nhằm giúp cho việc giải công việc quan nhà trường nhanh chóng, xác, góp phần tiết kiệm công sức, thời gian, cho người làm công tác văn thư cho phụ huynh học sinh, công tác văn thư không gặp nhiều khó khăn Hiệu Qua thời gian áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ học bạ học sinh nghỉ học, bỏ học nhận thấy đạt hiệu sau: Hồ sơ, sổ sách học bạ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi công việc tìm kiếm nhanh chóng Việc lưu trữ hồ sơ học bạ xác, khoa học mang lại hiệu cao, công tác tìm kiếm học bạ tốn thời gian, công sức tìm kiếm dễ dàng Trong công việc hàng ngày thân hình thành thói quen ngăn nắp, tỉ mĩ công việc, xử lí công việc trôi chảy để công việc đạt hiệu cao Tạo uy tín, tín nhiệm phụ huynh, học sinh nhà trường Khả vận dụng Có thể áp dụng cho tất trường học việc bảo quản lưu trữ học bạ học sinh nghỉ học, bỏ học không vậy, mà ứng dụng cho việc lưu trữ văn đi- đến văn thư, cho giáo viên chủ nhiệm có nhu cầu quản lý hồ sơ học sinh theo năm cụ thể Nhân viên Văn thư: Nguyễn Thị Đào – THCS Tân Mỹ – Lấp Vò • Kết luận chung Từ kinh nghiệm vận dụng cho nhà trường đến có nhiều trường anh em đồng nghiệp tham khảo học hỏi để rút kinh nghiệm, mặt giới thiệu quang cảnh trường lớp, phòng ban, mặt đưa kinh nghiệm công tác văn thư Muốn có công việc đạt hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên thân cán văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi Biến khó thành dễ, thành thói quen mình, công việc lúc trôi chảy đạt hiệu cao Công tác văn thư, văn phòng mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng, xác phải trực tiếp xử lý công việc với thái độ hoà nhã, ân cần siêng Phải thực yêu công việc, xem việc làm tạo điều kiện để quan hoàn thành nhiệm vụ Trên sáng kiến kinh nghiệm trình thực công tác văn thư việc “Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ học bạ học sinh nghỉ, bỏ học” mà thân nghiên cứu, đúc kết công tác Văn thư Rất mong đóng góp ý kiến Tân Mỹ, ngày 07 tháng năm 2017 Xác nhận Thủ trưởng đơn vị Người viết Nguyễn Thị Đào Nhân viên Văn thư: Nguyễn Thị Đào – THCS Tân Mỹ – Lấp Vò ... chung Từ kinh nghiệm vận dụng cho nhà trường đến có nhiều trường anh em đồng nghiệp tham khảo học hỏi để rút kinh nghiệm, mặt giới thiệu quang cảnh trường lớp, phòng ban, mặt đưa kinh nghiệm công... siêng Phải thực yêu công việc, xem việc làm tạo điều kiện để quan hoàn thành nhiệm vụ Trên sáng kiến kinh nghiệm trình thực công tác văn thư việc “Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu... STT Họ tên học sinh Ngày sinh Ghi Nguyễn Thị Hiền 02 /09/ 2001 Nghỉ đầu năm Lê Thị Anh Thy 29 /09/ 2001 Nghỉ HK1, tháng … 2015-2016 Đinh Công Cộng 04/ 10/2002 Hoàn thành lớp Nguyễn Thị Kim Chi 21/10/2001