Phân tích thực trạng về hoạt động tuyển dụng tại công ty cổ phần bền – ben computer

Đề bài: Phân tích thực trạng hoạt động tuyển dụng công ty Cổ phần Bền – Ben Computer Trên sở nên hạn chế đề xuất số giải pháp khắc phục Bài làm: A Cơ sở lý thuyết I Khái niệm : Tuyển dụng nhân bao gồm 03 phần chính: + Hoạch định tài nguyên nhân sự: Hoạch định tài nguyên nhân tiến trình triển khai thực kế hoạch chương trình nhằm đảm bảo quan (đơn vị, tổ chức) có số lượng, số người bố trí nơi, lúc chỗ Hoặc nói cách khác: Hoạch định tài nguyên nhân tiến trình duyệt xét lại cách có hệ thống yêu cầuvề tài nguyên nhân để đảm bảo quan (đơn vị, tổ chức) có số người có đầy đủ kỹ theo nhu cầu + Tuyển mộ nhân viên Tuyển mộ nhân viên tiến trình thu hút người có khả từ nhiều nguồn khác đến đăng ký, nộp đơn tìm việc làm + Tuyển chọn nhân viên Tuyển chọn tiến trình chọn lựa ứng viên phù hợp với vị trí II Đánh giá Hiệu trình Tuyển dụng: + Chi phí tuyển dụng : Chi phí người tuyển dụng xác định cách lấy tổng chi phí tuyển dụng chia cho số người tuyển + Tỷ lệ chọn: Số ứng viên tuyển dụng từ nhóm ứng viên tính tỷ lệ phần trăm + Tỷ lệ chấp nhận: Là tỷ lệ phần trăm người chấp nhận làm việc tổng số người mời làm việc + Tỷ lệ đạt: Là tỷ lệ phần trăm ứng viên từ nguồn phương pháp mà vào giai đoạn qui trình tuyển chọn + Chi phí/Lợi ích Nguồn Phương pháp Tuyển dụng : Đối với phương pháp có khoản chi phí Vậy với phương pháp cần có lợi ích + Thời gian cần đề tuyển dụng: Thời gian cần để tuyển người cho vị trí trống quan trọng B Thực trạng công tác tuyển dụng Công ty Cổ Phần Bền I Giới thiệu chung Về công ty : Tên công ty : Công ty Cổ phần BỀN Trụ sở : 74 Nguyễn Khánh Toàn; phường Quan Hoa; Cầu Giấy HN GPĐKKD : 0101760800 Vốn điều lệ : 9.900.000.000 VND Số lao động : 200 Công ty Cổ Phần Bền ( Ben Computer ) thành lập năm 2001 với sở hữu thương hiệu BEN Bộ khoa học công nghệ cấp giấy chứng nhận số 42378 ngày 25 tháng 07 năm 2002; Ben Computer Công ty hoạt động lĩnh vực kinh doanh Notebook, máy tính nguyên chiếc, lắp ráp máy tính thương hiệu Ben phân phối sản phẩm CNTT Loai hình Kinh doanh : Bán lẻ; Bán hàng trực tuyến; Bán hàng phân phối + Bán lẻ : Công ty có cửa hàng bán lẻ khu vực Hà nội với diện tích sử dụng bán hàng cửa hàng từ 200 m đến 1000 m Đặc biệt mô hình bán hàng BENSTORE đưa vào hoạt động đầu năm 2010 nhận nhiều ủng hộ khách hàng Hà Nội Bên cạnh công ty phối hợp với hai hãng máy tính hàng đầu giới Dell Lenovo xây dựng hai cửa hàng chuyên sâu sản phẩm công nghệ Dell Store Lenovo Store bước đầu khẳng định giá trị dịch vụ sản phẩm chuyển giao đến tận tay khách hàng cuối + Bán phân phối : Xây dựng hệ thống đại lý bán phân phối sản phẩm notebook; LCD; PC ; HDD… gồm 500 công ty máy tính vừa nhỏ trải dài khu vực phía Bắc tính từ Huế trở + Bán hàng qua mạng : Hệ thống callcentrel với 30 nhân viên bán hàng chăm sóc khách hàng hoạt động liên tuc ngày tuần ; hàng ngày nghe trả lời điên thoại từ 500 – 1000 giao dịch Trang Web cuả công ty http://www.ben.com.vn/ trở thành trang Web quan tâm nhiều lĩnh vực công nghệ thông tin với lượt truy cập lên đến hàng nghìn người hàng ngày + Các phận khác : Hành nhân sự; Kế toán; Marketing; Kỹ Thuật Bảo hành; Logistic… với tổng số nhân chiếm 2/3 tổng số nhân viên công ty ứng dụng công nghệ phần mềm tiến tiến (phần mềm quản lý khách hàng; ERP…) sẵn sàng hoạt động hỗ trợ phận kinh doanh Sau gần năm nỗ lực xây dựng phát triển, công ty Cổ phần BỀN – BEN COMPUTER trở thành công ty bán lẻ lớn Hà Nội trở thành đối tác phân phối chiến lược hãng máy tính tiếng như: Hp; Lenovo; IBM; Acer; Dell; Sam sung Việt Nam Về thân: Tôi tên Phùng Thị Thu Hà; sinh năm 1977 Phó Giám đốc Công ty Cổ phần Bền kiêm Trưởng phòng Hành nhân Trong phát triển tăng trưởng ngành; 01 năm qua; công ty mở 03 cửa hàng lẻ - BENSTORE khiến tăng trưởng nhân tăng trưởng lên 200% Bên cạnh hàng loạt qui định; qui trình …mới kèm với mô hình họat động xây dựng hình thành Đây áp lực lớn phòng HCNS nói riêng toàn phận khác công ty nói chung Với khuôn khổ bái tập cá nhân này; xin đề cập sâu đến công tác tuyển dụng công ty năm vừa qua Nhân công ty từ 100 người tăng lên 200 người; chủ yếu nhân viên Kinh doanh lẻ nhân viên phận phục vụ kinh doanh tăng theo (kho; giao hàng; kế toán; chăm sóc khách hàng; kỹ thuật bảo hành…) gây lên áp lực quản lý lớn cho cán quản lý trung gian (tổ trưởng; trưởng phận…) Quan trọng chi phí chung công ty tăng trưởng gấp đôi; gấp ba bao gồm chi phí đầu tư ban đầu ; chi phí hoạt động đặc biệt chi phí trả lương… Dưới xin giới thiệu qui trình tuyển dụng công ty II Qui trình tuyển dụng công ty Tôi xin tóm tắt sơ qui trình tuyển dụng công ty gồm 10 bước ; kèm với 10 biễu mẫu trung bình thực qui trình , thời gian tối thiểu tháng Trong điều kiện viết đưa sơ đồ mô tả sơ bước (theo hình họa dưới) Thực tế trình tuyển dụng có bước sau thường rút ngắn: Bước 1;2;3 (dự báo nhu cầu lâp kế hoạch tuyển dụng) : thường rút gọn vòng 02 tuần Bước 4; (phỏng vấn) thường rút gọn bước (một vòng) II.1 Sơ đồ trình tuyển dụng nhân Bước BMBEN-QTTD.01, 02 Nhu cầu tuyển dụng Lập kế hoạch tuyển dụng Bước Thông báo tuyển dụng BMBEN-QTTD.03 Tiếp nhận hồ sơ Thi tuyển vòng Phỏng vấn vòng Phỏng vấn vòng Bước Không đạt (BMVH – QTTD.11) Bước BMBEN-QTTD.04 BMBEN-QTTD.05 Tiếp nhận thử việc Đánh giá thử việc Tiếp nhận thức Bước BMBEN-QTTD.05,06 Bước BMBEN-QTTD.05,07 Bước BMBEN-QTTD.05,07 Bước Bước BMBEN-QTTD.08 Bước 10 BMBEN-QTTD.09 BMBEN-QTTD.10 II.2.Nội dung diễn giải Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng Các Trưởng phòng ban/Đơn vị có trách nhiệm xác định nhu cầu nhân cần tuyển dụng nhu cầu nhân thay cho phận mình, trao đổi với phòng Nhân sở kế hoạch nhân tổng thể Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có nhu cầu trên, Trưởng phòng ban/đơn vị có nhu cầu tuyển dụng nhân xem xét gửi Phòng nhân Phiếu đề xuất tuyển dụng nhân (BMBEN – QTTD.01) Để đảm bảo người tuyển vào Công ty hiểu rõ chức nhiệm vụ vị trí cần tuyển,Trưởng phòng ban/đơn vị có nhu cầu tuyển dụng cần tiến hành phân tích công việc vị trí công việc Những phân tích ghi lại Mẫu phân tích công việc (BMBEN – QTTD.02) gửi kèm tới Phòng nhân Phiếu đề xuất tuyển dụng Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đề xuất tuyển dụng phận khác gửi về, Phòng nhân phải nhanh chóng tập hợp xem xét đề xuất phòng ban Lập kế hoạch tuyển dụng trình GĐ phê duyệt theo biểu mẫu Kế hoạch tuyển dụng (BMBEN – QTTD.03) Nếu phê duyệt : chuyển sang bước Nếu không phê duỵệt : phải tìm phương án khác để thay điều động, thuyển chuyển, kiêm nhiệm … Bước 3: Thông báo tuyển dụng Căn vào nội dung kế hoạc tuyển dụng phê duyệt, Trước thời gian cần tuyển 30 ngày, Phòng nhân phải Thông báo tuyển dụng (BMBEN – QTTD.04) cách công khai vị trí tuyển dụng toàn công ty phương tiện truyền thông (trừ trường hợp đặc biệt theo định Ban Giám đốc) Bước 4: Tiếp nhận hồ sơ sát hạch sơ tuyển Hồ sơ ứng viên tiếp nhận cứng mềm Phòng Nhân có trách nhiệm tiếp nhận kiểm tra hồ sơ ứng viên gửi đến Khi tiếp nhận hồ sơ, có vấn sơ thấy cần thiết Hồ sơ ứng tuyển (theo mẫu công ty ban hành) Trong vấn sơ : nhân viên nhân thiết phải nêu rõ 03 yêu cầu công ty : + Nhân viên ứng tuyển phải nộp gốc cao sau trúng tuyển + Nhân viên ứng tuyển phải ký cam kết đào tạo sau trúng tuyển + Nhân viên trúng tuyển (trừ nhân viên bảo vệ; vận tải; thiết kế Web nhân viên cũ công ty) phải tham gia lớp học bắt buộc qui trình nội vòng 15 ngày hưởng phụ cấp ăn trưa thời gian đào tạo + Điền vào form đơn xin tuyển dụng công ty -Job Application (BMBEN – QTTD.05) đính kèm vào Hồ sơ ứng viên Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ ứng tuyển Nhân viên phụ trách tuyển dụng phòng nhân phải thực sát hạch/sàng lọc hồ sơ để tuyển chọn hồ sơ phù hợp với yêu cầu đặt ra, ghi chép lại hồ sơ đạt yêu cầu vào Danh sách ứng viên (BMBEN – QTTD.04); xếp báo cáo với Trưởng/phó phòng nhân Danh sách ứng viên phải thỏa mãn điều kiện nêu Bước 5: Tổ chức thi tuyển vòng Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày nhận Danh sách ứng viên, Trưởng/phó phòng nhân phải định tổ chức thi tuyển vòng 1, Tùy vào trường hợp cụ thể vị trí công việc, Giám đốc định áp dụng hình thức tuyển chọn vòng thi viết hay vấn • Báo cáo tuyển dụng Trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày có kết chấm thi, Trưởng phòng nhân phải viết báo cáo tuyển dụng (BMBEN – QTTD.06) trình Giám đốc , Báo cáo tuyển dụng gửi hồ sơ ứng viên đề xuất vượt qua vòng Bước 6: Phỏng vấn vòng • Tổ chức vấn Sau nghiên cứu Báo cáo tuyển dụng Hồ sơ ứng viên, thời hạn 05 ngày, Giám đốc phải định tổ chức vấn vòng ứng viên Hội đồng vấn vòng gồm người bao gồm: Nhân viên nhân sự, Trưởng phận có nhu cầu tuyển dụng/người quản lý trực tiếp vị trí cần tuyển dụng, có người khác tham gia tùy vào định Trưởng phòng nhân Nội dung vấn : Hội đồng vấn tùy theo vị trí chức người phải truyền đạt cho nhân vấn nắm rõ thu nhập vị trí đó; quyền lợi vị trí đó; thăng tiến ; phát triển vị trí đó, công việc cụ thể (quyền hạn; chức năng; trách nhiệm…) giải đáp thắc mắc phạm vị cho phép ứng viên tuyển dụng Sau kết thúc vấn, Hội đồng tuyển chọn phân tích ưu nhược điểm ứng viên thống lựa chọn ứng viên phù hợp vị trí công việc Những ứng viên chọn phòng nhân xác minh kiểm tra lại Hồ sơ cách tìm hiểu thông qua công ty cũ họ làm việc, gọi điện cho người họ tham chiếu… để khẳng định tính xác Hồ sơ ứng viên chọn Trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày có kết vấn vòng 2, Cán nhân phải gửi Báo cáo tuyển dụng (BMBEN – QTTD.06) trình GĐ xem xét, phê duyệt Bước 7: Phỏng vấn vòng Vòng vấn thứ xảy trường hợp sau: - Vị trí cần tuyển dụng vị trí quản lý (từ cấp phó phòng trở lên) - Không có thống ý kiến lựa chọn ứng viên Hội đồng tuyển chọn vấn vòng - Khi GĐ thấy cần thiết phải vấn thêm để hiểu rõ ứng viên - Đề xuất thu nhập nhân vượt khung định qui chế tiền lương thu nhập công ty Trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận Báo cáo tuyển dụng phòng nhân trình, Giám đốc định tổ chức hay không cần tổ chức vấn vòng Hội đồng vấn vòng theo định Giám đốc Bước 8: Tiếp nhận thử việc Căn vào phê duyệt/quyết định GĐ,phòng nhân gửi Thư mời thử việc (BMBEN – QTTD.07) tới ứng viên tuyển chọn Bước 9: Đánh giá thử việc Trước 07 ngày thời hạn thử việc kết thúc, CBNV thử việc phải viết Báo cáo thử việc (BMBEN – QTTD.08) gửi P.NS có nhận xét Người quản lý trực tiếp Trưởng phòng ban/đơn vị chuyên môn viết nhận xét kết thử việc, đánh giá đề xuất ý kiến việc tiếp nhận hay không tiếp nhận vào Báo cáo thử việc CBNV (BMBEN – QTTD.09) P.NS tiếp nhận Báo cáo thử việc CBNV, xem xét đề xuất trình Giám đốc phê duyệt Bước 10: Tiếp nhận thức Căn vào kết thử việc người thử việc nhận xét Cán nhân Trưởng phòng ban/đơn vị liên quan, Giám đốc định chọn người đạt yêu cầu loại bỏ, kéo dài thêm thời gian thử việc ứng viên Trong trường hợp chấp nhận, Giám đốc định tiếp nhận thức CBNV Căn vào định Giám đốc, chậm thời hạn 30 ngày, kể từ ngày có định tiếp nhận thức phòng nhân phải tổ chức ký Hợp đồng lao động công ty người lao động III Một số hạn chế biện pháp khắc phục + Bước bước : Xác định nhu cầu tuyển dụng lập kế hoạch tuyển dụng: Vì đặc thù ngành bán hàng chậm vào mua hè (đặc biệt 02 tháng 7) giai đoạn sau chi trả 02 khoản phúc lợi năm tiền nghỉ mát tiền thưởng tết nên lượng nhân giai đoạn thường biến động từ 15- 20% Cách khắc phục : Sử dụng biện pháp luân chuyển công tác tạm thời thời gian thấp điểm đồng thời tăng cường việc xây dưng hệ thống (viết qui định; qui trình ; học tập đào tạo…) để nhân viên có công việc tránh nhàm chán giai đoạn thấp điểm doanh thu nên thu nhập thấp + Bước : Phỏng vấn sơ Vì đặc thù ngành công nghệ thông tin doanh số lớn lợi nhuận thấp nên nhân viên phận giao dịch tiếp cận với khoản tài tài sản công cụ dụng cụ lớn gấp hàng chục lân thu nhập nên cần bảo đảm buộc (nộp gốc).Việc dẫn đến thiếu tin tưởng giứa ứng viên công ty nên thường tỷ lệ người nộp hồ sơ không đồng ý nộp chiếm đến 50% chủ yếu ứng viên sợ bằng; bị giữ bằng… Điều dẫn đến khó khăn cho bước lên danh sách ứng tuyển bị sai lệch nhiều Cách khắc phục : Giải thích cặn kẽ qui định công ty cách khách quan; công cho hai phía (người lao động người sử dụng lao động) đề nghị ứng viên tự tìm hiểu thông tin nhân viên làm công ty nhân viên nghỉ việc công ty đển xóa tan nghi ngờ việc bằng; giứ gây khó khăn * Khó khăn chung: + Đặc thù công ty công ty tư nhân nên nhân có tâm lý tìm việc tạm thời; không ổn định mong muốn làm nhà nước nên tỷ lệ nghỉ việc trung bình hàng tháng cao; trung bình 5% + Do cạnh tranh nên công ty đối thủ lấy người để làm suy giảm sức mạnh công ty đồng thời thu thập sở hữu thông tin; giá trị cốt lõi công việc công ty đầu tư chia sẻ cho cán quản lý cấp trung nên dẫn đến việc Công ty không sẵn sàng đầu tư chi phí đào tạo tăng thu nhập cao cho số nhân mà chia nhỏ công việc dẫn đến việc không phát huy khả sáng tạo cống hiến hết người lao động + Do qui định Bộ Luât Lao động Xã hội chưa đầy đủ việc phối hợp thực chức ; qui định Bộ luật Lao động chưa nghiêm; tính vô tổ chức kỷ luật; thói quen tùy tiện người Việt Nam nên doanh nghiệp tư nhân phải đưa thêm nhiều qui định; qui chế buộc người lao động dẫn đến việc xây dựng môi trường tự công bằng; khuyến khích người lao động * Cách khắc phục : + Đào tạo người thân ruột thịt có lực thực vào nắm giữ vị chí chủ chốt + Cổ phần hóa doanh nghiệp người lao động năm giữ sở hữu phần tài sản doanh nghiệp + Xây dựng chế thu nhập công – cạnh tranh- hợp lý; hưởng thu nhập phần lãi ròng công ty + Đầu tư; xây dựng vào giá trị vô hình; hữu hình công ty không phụ thuộc vào người nhiều : thương hiệu; dịch vụ; qui định; qui trình; công cụ sử dụng; hệ thống phần mềm thu nhận lưu giữ; ghi nhận thông tin… + Xây dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp hướng đến xã hội; cộng đồng để khuyến khích sáng tạo; xây dựng phát triển + Xây dựng vị cho doanh nghiệp có ảnh hưởng đến ngành; đến xã hội chắn thu hút nhân tài tìm đến làm việc C KẾT LUẬN: Tuyển dụng nhân hoạt động quan trọng công tác quản trị Một công ty dù có khối tài sản lớn, máy móc thiết bị đại, ban giám đốc đề chiến lược cạnh tranh động, thành viên công ty lại bố trí vào công việc không phù hợp với khả năng, khiếu kiến thức chuyên môn họ chắn công ty thất bại Ông cha ta nêu triết lý : “Thiên thời; địa lợi; nhân hoà” Nhưng “thiên thời không địa lợi; địa lợi không nhân hòa” Muốn cho yếu tố “nhân “ở “hòa” ta cần phải biết thuật chọn người” “thuật dùng người” Kế hoạch kết hợp với sách tiền lương; động viên tăng thưởng làm cho suất lao động cao, giá thành hạ, tinh thần công nhân nâng cao, động lực để phát triển công ty Hà Nội, ngày 17 tháng 10 năm 2010 Người viết báo cáo Phùng Thị Thu Hà Tài liệu tham khảo (i) Giáo trình Quản trị Nguồn Nhân Lực Đại học Griggs; (ii) Quản trị Nhân - T.s Nguyễn Hữu Thân – Nhà xuất Lao Động – Xã Hội (iii) Những thông tin báo; bình luận internet ; …  ... đề tuyển dụng: Thời gian cần để tuyển người cho vị trí trống quan trọng B Thực trạng công tác tuyển dụng Công ty Cổ Phần Bền I Giới thiệu chung Về công ty : Tên công ty : Công ty Cổ phần BỀN... công ty ứng dụng công nghệ phần mềm tiến tiến (phần mềm quản lý khách hàng; ERP…) sẵn sàng hoạt động hỗ trợ phận kinh doanh Sau gần năm nỗ lực xây dựng phát triển, công ty Cổ phần BỀN – BEN COMPUTER. .. có nhu cầu tuyển dụng cần tiến hành phân tích công việc vị trí công việc Những phân tích ghi lại Mẫu phân tích công việc (BMBEN – QTTD.02) gửi kèm tới Phòng nhân Phiếu đề xuất tuyển dụng Bước