Xây dựng mô hình nhóm tự quản tại phòng thị trường công ty xuất khẩu thương mại hà nội hapro

ĐỀ TÀI Xây Dựng Mô Hình Nhóm Tự Quản Tại Phòng Thị Trường Công Ty Xuất Khẩu Thương Mại Hà Nội Hapro BÀI TẬP CÁ NHÂN QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC BÀI KIỂM TRA HÊT MÔN MÔN: QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC Câu hỏi: Bạn phát triển dự án đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức bạn làm việc Hãy xác định doanh nghiệp/tổ chức bạn có vấn đề hay hội liên quan đến chủ đề môn học hành vi tổ chức/ Tại sao? Bạn có giải pháp mang tính thực tiễn dựa sở lý thuyết hành vi tổ chức? ĐỀ BÀI: “ XÂY DỰNG MÔ HÌNH NHÓM TỰ QUẢN TẠI PHÒNG THỊ TRƯỜNG CÔNG TY XUẤT KHẨU THƯƠNG MẠI HÀ NỘI HAPRO” I GIỚI THIỆU CHUNG Đôi nét tóm tắt công ty xuất HAPRO Công ty xuất Hapro số 33 đơn vị thành viên TCT Thương mại Hà Nội, thành lập 18/11/2004, có trụ sở 11B Tràng Thi, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Lĩnh vực hoạt động HAPRO xuất hàng TCMN NS Tổng số cán công nhân viên HAPRO 80 người, phân bổ phòng ban chức khác Với lực lượng lao động đông đảo trên, trải qua năm thành lập, HAPRO biết đến đơn vị xuất có uy tín TCT, góp phần không nhỏ việc đẩy mạnh thương hiệu Hapro TCT TMHN thị trường 60 quốc gia vùng lãnh thổ giới Trong đó, phận có vai trò quan trọng nhất, định thành công công tác xuất Hapro phòng Thị trường, nơi phụ trách công tác giao dịch với khách hàng ngoại, tìm kiếm, triển khai thực hợp đồng xuất Vấn đề đặt công tác tổ chức Hapro Cũng giống nhiều doanh nghiệp khác, trình quản trị doanh nghiệp, HAPRO coi việc xây dựng tổ chức việc làm hàng đầu, có tổ chức hoàn chỉnh, thống nhất, tạo nên sức mạnh tổng hợp để hoàn thành mục tiêu kinh doanh mà tập thể đặt Tại đây, tổ chức coi chức bản, công tác quan trọng nhằm thực mục tiêu xác định Công việc tổ chức trình xác định công việc cần phải làm người làm việc đó, định rõ chức nhiệm vụ, quyền hạn phận cá nhân mối liên hệ phận cá nhân tiến hành công việc Hay nói cách khác, mối liên hệ cá nhân nhóm làm việc Mỗi phòng ban coi nhóm làm việc nhỏ, công ty coi làm nhóm làm việc lớn tạo thành tổ chức thống Đối với phòng Thị trường, để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ Lãnh đạo công ty giao cho, phòng TT phải tìm tòi, học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Trong năm qua, tình hình kinh tế giới liên tục trải qua biến cố lớn, khủng hoảng kinh tế, khủng hoảng nợ công quốc gia , phòng TT đạt tiêu doanh thu đề Tuy nhiên, doanh số đạt chưa thực số bật, đạt số lượng, chất lượng chưa bật, chưa xứng tầm với phòng kinh doanh có số nhân lực đông đảo Phòng TT Hiện tại, phòng TT có 14 người, tập trung chào bán mặt hàng TCMN NS Trước tình hình khó khăn chung kinh tế giới, khó khăn chung doanh nghiệp XK VN, khó khăn riêng Cty Hapro, việc tìm hướng mới, hướng tổ chức có hiệu vô cần thiết để giúp phòng TT tìm cách thức hoạt động để nâng cao chất lượng làm việc, tăng hiệu kinh doanh nâng cao doanh thu cho phòng, tăng tiền lương cho cán lao động phòng Đây nội dung mà muốn sâu vào phân tích sau học môn Quản trị Hành vi Tổ chức, thấy môn học có tính ứng dụng cao vào thực tế công việc Qua kiến thức tiếp thu từ môn học này, xin đưa đề xuất “xây dựng áp dùng mô hình nhóm làm việc tự quản” vào hoạt động kinh doanh phòng Thị trường thuộc Công ty xuất Hapro nơi công tác II XÂY DỰNG NHÓM TỰ QUẢN TẠI PHÒNG THỊ TRƯỜNG - HAPRO Khái niệm Điều cần thiết việc xây dựng nhóm làm việc tự quản tập trung chủ yếu vào khái niệm “hiệu lãnh đạo“ Một nhóm làm việc tự quản có nghĩa tất người phối hợp làm việc đơn vị tổng thể (hơn việc kết hợp cá nhân lại với nhau) tự quản lí phạm vi tự cho phép dựa vị trí kết cấu toàn công ty Các công ty lớn thường hình thành từ số nhóm làm việc tự quản ăn khớp với Các nhà lãnh đạo cao cấp uỷ viên khác chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho họ nhóm quản lí với Nhưng cấp độ khác công ty, nhà quản lý, giám sát tất nhân viên phải báo cáo cho lãnh đạo cao cấo hình thành nhóm tự quản Một người lãnh đạo nhóm lại thành viên nhóm làm việc khác Các lợi ích việc xây dựng nhóm làm việc tự quản Dựa lý thuyết việc xây dựng nhóm tự quản tiếp thu từ môn học Quản trị hành vi tổ chức, thấy việc xây dựng Nhóm làm việc tự quản có lợi ích đây: - Nhận thức rõ ràng - Học nhiều - Có nhiều hội - Xóa bỏ ngăn cách - Tăng khả lãnh đạo - Quyết định hiệu Phân tích cụ thể cho lợi ích này, lảm rõ tham luận cụ thể liên quan đến đề xuất cải tổ Xây dựng Nhóm làm việc tự quản Phòng TT 3.1 Hình thức làm việc phòng TT Phòng TT đảm đương nhiệm vụ chào bán mặt hàng riêng biệt TCMN NS Các khách hàng chia cho cán giao dịch theo thị trường Một cán chuyên trách đảm nhận công tác xúc tiến thương mại (chuyên làm hội chợ, chăm sóc web điện tử, thông tin chào bán tìm kiếm thông tin chào mua web thương mại B2B ) VD: Thị trường Mỹ có cán phụ trách chung cho mặt hàng trên, có số thị trường phạm vi địa lý gần Hàn Quốc Nhật Bản, với lượng khách hàng có cán phụ trách chung thị trường Hàng ngày, nhân viên phòng TT nhận phân công từ Trưởng phòng Cụ thể, thư gửi đến máy chủ phòng in chia cho cán thị trường chuyên trách Vì vậy, ngày giao dịch cán thị trường nhận thư hỏi hàng với nhiều thông tin người phải tự xử lý toàn thông tin Trong khi, cán thị trường khác có thông tin hơn, thư hỏi hàng ngày đó, họ tập trung làm việc khác Do đó, phòng làm việc, phụ trách việc người nấy, nên người nhiều việc, người khác lại việc Các thông tin đến (thư hỏi hàng, đơn hàng, khiếu nại ) tự cá nhân xử lý, cụ thể sau nhận thư hỏi hàng khách, cán phải kiểm tra để chào giá cho khách, xác nhận cung cấp mặt hàng không, cung cấp với số lượng bao nhiêu, thời gian sản xuất, hiệu lực giá Vì vậy, họ lại phải làm việc lại với phòng nghiệp vụ phụ trách cung cấp nguồn hàng nội để xin báo giá, lên kế hoạch, triển khai sản xuất giao hàng, sau gửi thư chào giá (dự kiến gửi cho khách hàng) cho Trưởng phòng Phó phòng duyệt trước trả lời khách Việc thường dẫn tới việc thông tin trả lời khách bị chậm, số nhân viên giao dịch đông, có cán lãnh đạo duyệt thư, lượng thông tin nhiều, thời gian duyệt thư bị kéo dài, kéo theo việc trả lời thông tin chậm trễ, gây ảnh hưởng đến lượng giao dịch ngày Trong trường hợp ngày làm việc, lãnh đạo phòng bận họp vào buổi sáng, chiều, phải công tác, cán lại phải chờ lãnh đạo duyệt thư, duyệt giá gửi Việc bị động khiến thông tin bị chậm trễ Vì thông tin xử lý nhanh, trả lời khách sớm, khách phản hồi lại ngày, thúc đẩy tiến độ giao dịch, khiến trình trao đổi thông tin với khách hàng nhanh chóng hơn, tiến đến hợp đồng nhanh hơn, tiết kiệm thời gian chi phí giao dịch Việc làm việc theo hình thức độc lập có điểm thuận lợi tăng trách nhiệm cán giao dịch Người phải chịu trách nhiệm hoàn toàn giao dịch phụ trách, nhiều thời gian để nghiên cứu thị trường cách cụ thể, để chăm sóc khách hàng thường xuyên, điều kiện để giao lưu, học hỏi nhiều từ đồng nghiệp, làm việc người đó, có trao đổi Như vậy, với lượng cán đông, không chia nhóm để làm việc giao bớt công việc quản lý cho người phụ trách nhóm, người lãnh đạo trường hợp phòng TT cty Hapro gặp nhiều khó khăn công tác quản lý Lượng công việc mà người TP, PP phải đảm nhiệm tải vào tiểu tiết, không mang tính khái quát, chưa chuyên môn hóa, chuyên nghiệp hóa chắn ảnh hưởng tới hiệu giao dịch tất thành viên nói riêng tập thể phòng TT nói chung 3.2 Đề xuất hình thức làm việc theo nhóm tự quản Từ phân tích trên, với lợi ích nhóm làm việc tự quản mà người viết trình bày phần trên, thấy việc xây dựng Nhóm tự quản trường hợp Phòng TT vô cần thiết Với thực tế phòng TT trên, hình thức nhóm tự quản phù hợp? Dưới đề xuất người viết để xây dựng Nhóm tự quản cho phòng TT - Cần chia phòng TT thành tổ (nhóm): Một tổ phụ trách hàng TCMN Một tổ phụ trách hàng NS Tổ lại thực công tác xúc tiến thương mại Như vậy, có nhóm làm việc tự quản Mỗi nhóm có nhóm trưởng phụ trách Việc phân chia nhóm giúp giảm bớt công việc quản lý cụ thể lãnh đạo phòng - Cần xây dựng chế hoạt động cho nhóm: hoạt động nhóm, nhiệm vụ cần triển khai, hoàn thành, tổng hợp kết làm việc theo nhóm nào? - Các nhóm tự quản hình thành phải đảm bảo lợi ích nêu phần 2: • Nhận thức rõ ràng • Học nhiều • Có nhiều hội • Xóa bỏ ngăn cách • Tăng khả lãnh đạo • Quyết định hiệu III THỰC HIỆN LẬP NHÓM TỰ QUẢN TẠI PHÒNG THỊ TRƯỜNG, MỘT SỐ KIẾN NGHỊ Để thấy hiệu Nhóm tự quản áp dụng vào hoạt động Phòng TT Cty Hapro, cần phân tích chi tiết nội dung cần hành động nêu phần Về mặt nhân sự: Trước hết việc chia nhóm hành động cho mảng công việc riêng Cụ thể, phòng TT có số cán nhân viên 14 người, người lãnh đạo (Trưởng Phó phòng), ta chia sau: - Tổ TCMN: người có nhóm trưởng - Tổ NS: người có nhóm trưởng - Tổ Xúc tiến TM: người có nhóm trưởng Các nhóm có trách nhiệm phụ trách mảng việc cụ thể, chia người phụ trách thị trường, có phần phụ trách chung VD: người làm thị trường Châu Âu, phụ trách mảng hàng TCMN, hỗ trợ nhau, để có nhiều việc, người xử lý công việc giúp nhau, trao đổi tình hình thị trường, khách hàng, mặt hàng, hỗ trợ nhau, thúc đẩy thị trường phụ trách ngày phát triển Để giúp cán phòng am hiểu mặt hàng, thị trường khác nhau, lãnh đạo phòng, lãnh đạo nhóm tiến hành luân chuyển nhân nhóm sau thời gian từ tháng đến năm để giúp cá nhân phòng va chạm, cọ xát với thị trường giao dịch khách mà phòng có giao dịch Về mặt chế: Các thông tin giao dịch nhóm kiểm soát nhóm trưởng Nhóm trưởng người chịu trách nhiệm với lãnh đạo phòng hiệu hoạt động nhóm, giao dịch hàng ngày nhóm, đồng thời người có trách nhiệm đôn đốc nhóm viên làm việc có hiệu quả, khuyến khích nhóm thi đua, tìm kiếm khách hàng, tăng doanh thu Ngoài ra, nhóm cán trao quyền tự nhiệm vụ đơn giản, không liên quan đến giá chào, cho phép họ tự trả lời thư giao dịch với khách hàng, mà không cần qua lãnh đạo phòng duyệt Nhóm trưởng nên cho phép duyệt giá chào hàng, giá hàng thay mặt lãnh đạo phòng Chỉ khách hàng lớn, khách ruột phòng lãnh đạo phòng người duyệt phương án giá trước báo khách Cuối tuần, nhóm tổng hợp giao dịch báo cáo lại cho lãnh đạo phòng Thông tin giao dịch hàng ngày báo cáo chung tới lãnh đạo phòng qua email Phòng hoạt động dựa nguyên tắc “ người lãnh đạo trực tiếp”, nhóm trưởng báo cáo tình hình chung nhóm tới lãnh đạo phòng, lãnh đạo phòng chịu trách nhiệm hoạt động phòng trước lãnh đạo công ty Thêm vào đó, để khuyến khích chủ động, sáng tạo nhóm, Phòng TT nên xây dựng chế trích thưởng dựa doanh thu xuất hàng để động viên cán tăng cường giao dịch, tìm kiếm khách hàng Ví dụ như: - Đối với hàng TCMN trị giá thấp lợi nhuận cao: trích thưởng 0.3-0.5% trị giá đơn hàng - Đối với hàng NS trị giá cao mức lời thường thấp hơn: trích 0.03-0.05% trị giá đơn hàng - Đối với phận xúc tiến: tìm khách hàng mạng qua nguồn từ công ty, trích 50% lợi nhuận lô hàng đầu tiên, 30% cho lô hàng Hàng tháng số tiền trích từ kim ngạch cộng lại chia cho thành viên nhóm Ngoài ra, vào hiệu làm việc cá nhân nhóm, lãnh đạo phòng xếp mức lương theo hệ số phù hợp, cộng thêm thưởng cá nhân tháng hoàn thành công việc xuất sắc Lợi ích cụ thể áp dụng mô hình Nhóm tự quản phòng TT 3.1 Nhận thức rõ ràng Khi giao việc theo nhóm tự quản, cá nhân phòng phải có trách nhiệm nhiều giao dịch để không làm ảnh hưởng đến kết chung nhóm Các nhóm viên tham gia vào việc định cùa nhóm Các nhóm viên có nhiều hội thể hơn, phấn đấu nhiều cho mục tiêu chung nhóm 3.2 Học nhiều Nếu làm việc theo cá nhân, thân người cán hoàn thiện cách nhanh chóng Nhờ tham gia nhóm tự quản, người có nhiều hội để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm với kỹ mặt hàng, ngành hàng, thị trường, khách hàng mình, nhóm Các nhóm viên có hội học hỏi cách thức quản lý, định từ nhóm trưởng, việc dễ dàng họ làm việc trực tiếp với lãnh đạo phòng tâm lý làm việc với lãnh đạo cao không tránh khỏi e ngại, sợ sệt Trong nhóm làm việc, ví dụ nhóm xúc tiến thương mại: có người làm mảng xúc tiến thương mại, với nhiều thông tin hội chợ, triển lãm phải triển khai, người cán đủ thời gian để tìm kiếm khách hàng, tìm hiểu nhu cầu thị trường xu hướng tiêu dùng Nhưng có thêm đồng nghiệp hỗ trợ, tạo thành nhóm, thành viên chia sẻ công việc với nhau, hỗ trợ nhau, phân bổ công việc hợp lý để nhóm có nhiều thời gian tìm hiểu thị trường, cá nhân học hỏi nhiều hơn, bổ khuyết cho mảng thông tin mà người lại nhóm thiếu, yếu Như vậy, người tham gia giải khó khăn nhóm, họ trao đổi kinh nghiệm với nhau, học hỏi lẫn nhau, từ cách thức làm việc, cách thức quản lý từ nhóm viên khác, giúp hình thành tư tổng hợp xử lý thông tin tốt hơn, nhanh 3.3 Có nhiều hội Khi công việc cụ thể chia theo nhóm, nhóm tập trung chuyên môn sâu lĩnh vực mình, thị trường để đầu tư nhiều thời gian cho việc nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, nắm bắt yêu cầu khách hàng, thị trường Các thành viên có nhiều hội để thể người khác công nhận, đánh giá Nếu làm việc cá nhân, sáng kiến làm việc hay hội bộc lộ, thể Ở nhóm làm việc tự quản, thành viên phải nâng cao trách nhiệm, tự chịu trách nhiệm nhiều hơn, vậy, họ có hội trưởng thành nhanh 3.4 Xóa bỏ ngăn cách Khi hoạt động theo nhóm tự quản, thành viên nhóm phòng TT không cảm thấy phân biệt địa vị lãnh đạo nhân viên trình bày phần Các thành viên nhóm gần gũi hơn, hiểu hơn, cởi mở giao tiếp, tạo điều kiện cho họ cởi mở nhiệt tình với công việc Thay hàng ngày tập trung vào mảng công việc mình, xử lý thông tin khách hàng trước đây, thành viên tiếp xúc với nhiều hơn, thân thiết hơn, tạo không khí làm việc gần gũi, dễ chịu, nhóm viên giúp đỡ người gia đình Thông qua nhóm tự quản, người nhóm trưởng giúp nhóm viên có ý kiến dễ với lãnh đạo phòng, đồng thời lãnh đạo phòng truyền đạt đạo tới nhóm viên thông quan nhóm trưởng dễ dàng Mọi người trở nên dễ gần, chân thành, cởi mở với Vì đôi khi, có lãnh đạo phòng có tính cách khó gần, nguyên tắc, dễ tạo áp lực cho nhân viên làm việc Nếu người trung gian dung hòa mối quan hệ lãnh đạo –nhân viên hiệu công việc bị ảnh hưởng, mối quan hệ phòng trở nên căng thẳng với tâm lý e sợ nhân viên phải tiếp xúc với xếp 3.5 Tăng khả lãnh đạo Với mô hình làm việc theo nhóm tự quản, người lãnh đạo phòng nói chung có nhiều thời gian tập trung cho công tác quản lý, đồng thời nhân viên cấp quản lý cách chặt chẽ hơn, hiệu làm việc bên nhân viên lãnh đạo tăng lên Qua công tác làm việc nhóm, người nhân viên có hội thể lực, tham giao vào trình định, họ làm tốt họ trở thành người lãnh đạo nhóm tiến tới sau lãnh đạo chủ chốt công ty Thay ban đầu có lãnh đạo phòng làm công tác lãnh đạo, phòng TT có thêm nhóm trưởng Các nhóm trưởng phải tự học hỏi, nâng cao tinh thần trách nhiệm trước nhóm, trước lãnh đạo, qua trình làm việc hộ đồng thời đào tạo kỹ lãnh đạo Các nhân viên nhóm phải phấn đấu để cạnh tranh với nhóm viên khác để không bị đánh giá lực Như vậy, làm việc theo nhóm mang theo nhiều hiệu quả, không cho lãnh đạo mà toàn nhân viên 3.6 Quyết định hiệu Trong trình làm việc theo nhóm tự quản, tất cá nhân phải đóng góp ý kiến cho nhóm mình, để đưa định tốt cho nhóm Ví dụ: để đạt kim ngạch năm 2012 triệu USD xuất hàng cafe vào thị trường EU, nhóm viên phải lên kế hoạch để đạt mục tiêu đề nhóm đưa định cần làm để đạt mục tiêu Nếu nhóm có nhiều ý tưởng, sáng kiến hay đóng góp lại để kế hoạch chung, chăc chắn mục tiêu hoàn thành Việc dễ dàng để cá nhân tự làm, tự đề xuất tham mưu tập thể Những trường hợp khiến phòng bỏ sót ý tưởng hay cho kinh doanh, ý tưởng mà bộc lộ có tranh luận, nghiên cứu tập thể IV KẾT LUẬN Xây dựng áp dụng mô hình “ Nhóm làm việc tự quản” ý tưởng mới, chưa ý tưởng cũ Nó phù hợp với hoạt động kinh doanh, đặc biệt công tác chào bán xuất Phòng TT cty Hapro Hi vọng rằng, qua phân tích trên, với góp ý, đóng góp Giảng viên bạn học viên Griggs, mô hình mà trình bày đây, áp dụng đem lại hiệu cao cho công tác phòng TT TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị Hành vi Tổ chức (2005) Xuất lần Tác giả McShane, S.L Von Glinow, M.A Nhà xuất McGraw Hill Textbook môn học – Quản trị Hành vi Tổ chức – Chương trình Đào tạo Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh Quốc tế Đại học Griggs – Đại học Quốc gia Hà Nội Nhóm làm việc Tự quản tham khảo địa http://www.365ngay.com.vn/index.php? option=com_content&task=view&id=313&Itemid=14 Thông tin doanh nghiệp Hapro địa http://www.haprogroup.vn/ ... động kinh doanh phòng Thị trường thuộc Công ty xuất Hapro nơi công tác II XÂY DỰNG NHÓM TỰ QUẢN TẠI PHÒNG THỊ TRƯỜNG - HAPRO Khái niệm Điều cần thiết việc xây dựng nhóm làm việc tự quản tập trung... cấo hình thành nhóm tự quản Một người lãnh đạo nhóm lại thành viên nhóm làm việc khác Các lợi ích việc xây dựng nhóm làm việc tự quản Dựa lý thuyết việc xây dựng nhóm tự quản tiếp thu từ môn... ích nhóm làm việc tự quản mà người viết trình bày phần trên, thấy việc xây dựng Nhóm tự quản trường hợp Phòng TT vô cần thiết Với thực tế phòng TT trên, hình thức nhóm tự quản phù hợp? Dưới đề xuất