Tin học ứng dụng CHUONG1

Bài giảng tin học ứng dụng CHƯƠNG NHẮC LẠI CÁC KIẾN THỨC TIN HỌC CĂN BẢN Môn Tin học đại cương trang bị khối lượng lớn kiến thức Windows Excel Chương nhằm mục đích nhắc lại kiến thức chúng tạo điều kiện thuận lợi cho việc học môn Tin học ứng dụng sử dụng công cụ chủ yếu Excel 1.1 CĂN BẢN VỀ WINDOWS Với máy tính cài đặt hệ điều hành Windows sau bật công tắc nguồn ổ cứng hệ điều hành khởi động có giao diện đồ hoạ sẵn sàng cho phiên làm việc 1.1.1 Thư mục (folder), tệp tin (file) Màn hình ền 1.1.1.1 Tạo thư mục (new folder) Để tạo thư mục ta kích hoạt My Computer Windows Explorer, chọn ổ đĩa, thư mục tệp tin cần tạo làm theo cách sau: + Từ menu cửa sổ My Computer Windows Explorer thực lệnh: File\ New\ Folder + Kích phải chuột, chọn lệnh New\ Folder menu tắt Xuất hộp văn New Folder Gõ tên thư mục Enter để hoàn tất trình tạo thư mục 1.1.1.2 Đổi tên thư mục, file (rename) Để đổi tên thư mục, tên file ta kích hoạt My Computer Windows Explorer, chọn ổ đĩa, thư mục tệp tin cần đổi tên làm theo cách sau: + Từ menu cửa sổ My Computer Windows Explorer thực lệnh: File\Rename + Kích phải chuột, chọn lệnh Rename menu tắt Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng Bài giảng tin học ứng dụng Gõ tên thư mục hay tệp tin Enter 1.1.1.3 Xoá thư mục tệp tin bị xoá (delete) Để xoá thư mục, tệp tin ta kích hoạt My Computer Windows Explorer Chọn thư mục tệp tin cần xoá làm theo cách sau: + Từ menu cửa sổ My Computer Windows Explorer thực lệnh: File\Delete + Kích phải chuột, chọn lệnh Delete menu tắt + Nhấn phím Del Delete bàn phím Windows hộp thoại xác nhận xoá Chọn Yes để xác nhận Chú ý: - Với cách xóa ta khôi phục lại tệp tin, thư mục vừa xoá cách nhấn nút Undo Với tệp tin, thư mục ổ đĩa cứng bị xoá lâu ta vào Recycle Bin, tìm thư mục, tệp tin kích phải chọn Restore menu tắt - Ta xóa vĩnh viễn tệp tin, thư mục cách giữ phím Shift Delete 1.1.1.4 Sao chép thư mục, file (copy/ paste) Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng Bài giảng tin học ứng dụng Cách nhanh để chép thông tin di thả từ chỗ sang chỗ khác chuột Tuy nhiên ta chép thư mục, tệp tin sang thư mục khác hay ổ đĩa khác cách sau: + Kích hoạt My Computer Windows Explorer + Chọn tệp tin, thư mục cần chép + Chọn Copy cách: - Bấm vào biểu tượng Copy công cụ - Trên menu chọn Edit\ Copy - Kích phải chuột lên tệp tin, thư mục cần chép chọn Copy - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C + Mở ổ đĩa thư mục chứa tệp tin, thư mục thực lệnh dán Paste cách sau: - Bấm vào biểu tượng Paste công cụ - Từ menu thực lệnh Edit\ Paste - Kích phải chuột chọn Paste - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V 1.1.1.5 Di chuyển thư mục, file (cut/ paste) Để di chuyển thư mục, file từ ổ đĩa, thư mục đến ổ đĩa, thư mục khác ta tiến hành tương tự việc chép thư mục khác thay việc chọn Copy ta chọn Cut Để chọn lệnh Cut ta làm theo cách sau: - Bấm vào biểu tượng Cut công cụ - Trên menu chọn Edit\ Cut - Kích phải chuột lên tệp tin, thư mục cần chép chọn Cut - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X 1.1.2 Đĩa mềm Đĩa mềm dùng để lưu trữ văn bản, liệu chương trình Nó sử dụng để chuyển thông tin từ máy sang máy khác, từ nơi sang nơi khác dễ dàng 1.1.2.1 Định dạng đĩa mềm Đĩa mềm trình sử dụng bị khó đọc lúc ta tiến hành định dạng lại đĩa sau: Kích hoạt My Computer Windows Explorer làm theo cách sau: + Chọn ổ đĩa mềm 31/2 Floopy (A:) chọn lệnh File từ thực đơn, chọn Format + Kích phải vào ổ đĩa mềm 31/2 Floopy (A:) chọn Format từ menu tắt Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng Bài giảng tin học ứng dụng Thực lựa chọn hộp thoại Format nhấn Start để định dạng Nếu đĩa mềm có chứa liệu xuất hộp thoại cảnh báo liệu bị xoá Chọn OK để xác nhận yêu cầu định dạng Khi việc định dạng đĩa hoàn tất xuất hộp thoại thông báo, ta nhấn OK để hoàn tất kích nút Close để kết thúc toàn việc định dạng đĩa mềm Chú ý: Đĩa mềm đưa vào ổ đĩa 1.1.2.2 Thao tác với đĩa mềm ¾ Sao chép từ ổ cứng đĩa mềm Để chép thư mục, tệp tin hay chương trình từ ổ cứng đĩa mềm trước hết ta kích hoạt My Computer Windows Explorer làm cách sau: + Kích phải lên thư mục, tệp tin, chương trình cần chép di chuyển từ ổ cứng đĩa mềm thực lệnh Send to\ 31/2 Floopy (A:) + Kích chọn thư mục, tệp tin, chương trình cần chép di chuyển từ ổ cứng đĩa mềm Copy (Ctrl + C) muốn chép, Cut (Ctrl + X) muốn di chuyển giống chép di chuyển thư mục, tệp tin chọn đích đến ổ đĩa mềm 31/2 Floopy (A:) thực lệnh Paste (Ctrl+V) ¾ Sao chép từ đĩa mềm vào ổ cứng Để chép thư mục, tệp tin hay chương trình từ đĩa mềm vào ổ cứng trước hết ta kích hoạt My Computer Windows Explorer tiến hành giống chép (Copy), Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng Bài giảng tin học ứng dụng di chuyển (Cut) thư mục, tệp tin đích đến lúc thư mục nằm ổ đĩa cứng (Paste) Chú ý: Để thao tác với đĩa mềm ta phải đảm bảo khe bảo vệ đĩa mềm không hở 1.1.3 Cài đặt phần mềm Windows hệ điều hành đa nhiệm cho phép cài đặt nhiều phần mềm tương thích với phần cứng máy tính phiên Windows Ở xin đưa ví dụ cài đặt phần mềm Microsoft Office thông dụng Ta cài đặt từ cài Microsoft Office có ổ cứng máy tính cài đặt từ đĩa CD chứa phần mềm Microsoft Office máy tính ta có ổ đĩa CD – ROM Với phiên Microsoft Office ta cần làm theo bước sau: ¾ Cài đặt từ cài ổ cứng + Tìm đường dẫn đến nơi chứa cài mở + Kích đúp vào biểu tượng Setup.exe để bắt đầu thực việc cài đặt + Lựa chọn cách cài đặt nhấn Next + Lựa chọn ứng dụng MSOFFICE công cụ cài chọn Update để bắt đầu trình cài đặt Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng Bài giảng tin học ứng dụng + Kích chọn OK hộp thoại xác nhận trình cài đặt MSOFFICE thành công để hoàn tất việc cài đặt 1.1.4 Font chữ Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng Bài giảng tin học ứng dụng Font dùng để hiển thị văn hình máy in Ta thêm xoá bỏ font không cần thiết ¾ Cài đặt font Để cài đặt font chữ ta làm theo bước sau: + Kích hoạt thư mục Fonts cửa sổ Control Panel: + Trên thực đơn ta thực lệnh: File\ Install NewFont + Hộp thoại Add Fonts xuất ta chọn ổ đĩa chứa fonts mục Drivers, chọn thư mục chứa fonts Folders, chọn font tất font cần cài List of fonts chọn OK để hoàn tất việc cài đặt Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng Bài giảng tin học ứng dụng ¾ Xóa bỏ font Để xoá font ta việc kích chọn font cần xoá thư mục font cài đặt, nhấn phím Del Delete chọn Yes hộp thoại xác nhận xoá để hoàn tất việc xoá font ¾ Cài đặt phần mềm Tiếng Việt Để đánh chữ Tiếng Việt hình máy in thiết ta phải cài đặt thêm phần mềm Tiếng Việt Để cài đặt phần mềm Tiếng Việt giả sử phần mềm VietKey2000 (hầu sử dụng máy tính cá nhân nay) ta làm sau: + Kích hoạt My Computer Windows Explorer + Tìm đường dẫn đến thư mục chứa cài phần mềm (trên ổ cứng đĩa CD) mở Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng Bài giảng tin học ứng dụng + Kích đúp vào Setup.exe để bắt đầu tiến hành trình cài đặt Thực theo hướng dẫn hộp thoại: + Lựa chọn ba cách cài đặt đường dẫn đến nơi cài đặt + Chọn mục tạo hay không tạo Icons Desktop Finish + Tích chọn mục khởi động lại máy ấn Finish để hoàn thành việc cài đặt Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng Bài giảng tin học ứng dụng Đối với phần mềm Tiếng Việt khác ta làm tương tự 1.2 CĂN BẢN VỀ EXCEL 1.2.1 Giới thiệu thành phần Excel Sau khởi động Excel cách nháy đúp chuột vào biểu tượng Excel hình chọn Start\ Program\ Microsoft Excel hình đồ hoạ Excel xuất với thành phần sau: Thanh công thức (Formula) Thanh định dạng (Formatting) Vùng làm việc Thanh (Scroll) Danh sách Sheet nút dịch chuyển (sheet tab) Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng 10 Bài giảng tin học ứng dụng − Thanh tiêu đề (Title): Cho ta biết tên tệp Tên mặc định Book# (# số thứ tự tương ứng với số lần mở tệp) có đuôi mở rộng XLS − Thanh thực đơn (Menu): Liệt kê mục lệnh Excel Mỗi mục ứng với menu dọc, để mở menu dọc ta việc nháy chuột vào tên mục − Thanh công cụ (Standard): Chứa số lệnh thông dụng Excel dạng nút biểu tượng Các lệnh truy xuất trực tiếp chuột Để tên nút ta việc trỏ chuột lên nút mà không nháy chuột − Thanh đinh dạng (Formatting): Chứa lệnh dạng nút có biểu tượng để định dạng liệu bảng tính kiểu font, cỡ font… − Thanh công thức (Formula): gồm ô Namebox (hiển thị toạ độ ô hành), Insert Function (nhập công thức vào ô), Formula bar (nội dung liệu ô hành) Toạ độ ô Insert Function Formula bar − Thanh (Scroll): Hai trượt bên phải bên trái cửa sổ dể hiển thị phần bị che khuất bảng tính − Thanh trạng thái (Status): Dòng chứa chế độ làm việc hành Ready (sẵn sàng nhập liệu), Enter (đang nhập liệu), Point (đang ghi chép công thức tham chiếu đến địa chỉ), Edit (đang điều chỉnh liệu hay công thức ô hành) hay ý nghĩa lệnh hành bảng tính tình trạng hành hệ thống NumLock, Capslock… − Danh sách sheet nút dịch chuyển (Sheet tab): Tên sheet hiển thị vạt (tab) góc trái cửa sổ workbook Để di chuyển ví trí sheet workbook ta việc kích giữ thả chuột đến ví trí − Vùng làm việc: Chứa ô * Cấu trúc bảng tính Excel: − Wookbook (Book): tệp tin Excel tạo dùng để tính toán lưu trữ liệu, có phần mở rộng xls Một workbook chứa tối đa 255 worksheet riêng biệt − Worksheet (sheet): thành phần Workbook gồm khoảng 16 triệu ô để nhập liệu, tính toán, tạo biểu mẫu, quản lý khai thác sở liệu… − Cột (column): tập hợp ô bảng tính theo chiều dọc có độ rộng từ đến 255 kí tự (mặc định kí tự) Mỗi sheet gồm 256 cột ký hiệu từ A, B,…, Y, Z, AA, BB,…, IV từ trái sang phải − Dòng (row): tập hợp ô bảng tính theo chiều ngang Mỗi sheet có 65536 dòng đánh theo số thứ tự từ xuống Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng 11 Bài giảng tin học ứng dụng − Ô (Cell): giao dòng cột Mỗi ô xác định địa dựa theo ký hiệu cột số thứ tự dòng Có ba loại địa ô: + Địa ô tương đối (relative address): Được thành lập trực tiếp từ ký hiệu cột số thứ tự dòng Nó thay đổi chép công thức đến vị trí Ví dụ 1.1: Công thức ô E5 =G5-H5 Công thức ô E6 =G6-H6 + Địa ô tuyệt đối (absolute address): Được thành lập trực tiếp từ ký hiệu cột số thứ tự dòng có thêm ký hiệu $ trước toạ độ Nó không thay đổi chép công thức đến vị trí Ví dụ 1.2: Công thức ô E5 =$B$2-$H$5 Công thức ô E6 =$B$2-$H$5 + Địa ô hỗn hợp (mixed address): Địa sử dụng trộn lẫn giữ tham chiếu tuyệt đối tham chiếu tương đối Ký hiệu $ đứng trước số thứ tự dòng gọi tương đối cột tuyệt đối dòng chẳng hạn M$6 Ký hiệu $ đứng trước ký hiệu cột gọi tương đối dòng tuyệt đối cột $M6 Ví dụ 1.3: Tuyệt đối cột, tương đối dòng: Công thức ô F6 chép sang ô F7, F8 là: F6 = C$6*$D6 F7 = C$6*$D7 F8 = C$6*$D8 Tương đối cột, tuyệt đối dòng: Công thức ô F6 chép sang ô G6, H6 là: F6 = C$6*$D6 G6 = D$6*$D6 H6 = E$6*$D6 - Vùng liệu: tập hợp ô cáo thể liên tục không liên tục Với vùng liên tục địa ghi là: địa ô bên trái:địa ô dươi cuối bên phải Chẳng hạn: C3:E5 Với vùng không liên tục phải liệt kê đày đủ địa thành phần địa vùng, chúng có dấu (,) (;) để ngăn cách tuỳ thuộc việc đặt Control Panel 1.2.2 Các dạng liệu Excel Trong ô Excel chứa loại liệu Có thể chia dạng liệu Excel thành: dạng chuỗi (Text), dạng số (Number), dạng công thức (Formulas) dạng ngày (Date), (Time) Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng 12 Bài giảng tin học ứng dụng + Dạng chuỗi (Text): đoạn văn gồm kí tự (từ a đến z từ A đến Z) kí tự số Theo mặc định kiểu liệu theo lề trái Không có giá trị tính toán Những liệu dạng chuỗi số điện thoại nhập phải bắt đầu dấu nháy đơn (‘) + Dạng số (Number): Được đên dâu +, - ,$ (đơn vị tiền tệ) Theo mặc định liệu dạng số tự động phải Cần ý dùng dấu thập phân (;) (,) đặt Control Panel + Dạng công thức (Formulas): Được bắt đầu bới dấu: =, +, - (thực chất +) Sau nhấn phím Enter công thức nhập vào thể công thức kết thể ô chứa công thức Nếu công thức có chứa hàm bảng tính, cần sử dụng dấu ngăn cách (;) (,) đối số hàm đặt Control Panel Trong thành phần công thức có: số, văn (đặt nháy kép), toạ độ ô, tên miền, phép toán hàm + Dạng ngày (Date), (Time): Dữ liệu kiểu nhập theo định dạng có thông số lựa chọn Control Panel Khi nhập liệu Excel tự động phải, sai Excel tự động chuyển thành liệu dạng chuỗi Dữ liệu kiểu ngày Excel lưu trữ dạng số Số hình thành cách quy đổi liệu kiểu ngày thành số theo mốc thời gian Excel có hai mốc quy đổi 01/01/1900 (mặc định) 01/01/1904 Để xem số liệu kiểu ngày ta sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + ~ để quay trở lại dạng ngày tháng dùng nhấn Ctrl + Shift + # Dữ liệu kiểu thời gian Excel lưu trữ dạng phân số Thông thường nhập hiển thị dạng: giờ: phút: giây Sau nhập liệu, tính toán… ta trình bày lại bảng tính chọn kiểu thể số liệu, chọn đơn vị tính cho phù hợp, thay đổi kiểu chữ, nhấn mạnh nội dung, số liệu quan trọng… Một số sau nhập vào tự động phải hiển thị phụ thuộc hai thành phần: lớp (Category) dạng Các lớp gồm Number, Date, Text… Các bước thực định dạng hiển thị số: + Chọn vùng liệu cần định dạng số + Thực lệnh Format\ Cells nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1, hộp thoại Format Cells chọn thẻ Number Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng 13 Bài giảng tin học ứng dụng Trong Category chọn loại thích hợp, nháy chuột mẫu định dạng mong muốn khung bên phải hộp thoại chọn OK để kết thúc - General: Định dạng mặc định liệu ban đầu cho liệu nhập vào - Number: Chứa tuỳ chọn dùng để hiển thị số theo kiểu nguyên, số lẻ, có dùng phân cách hàng ngàn, hàng triệu - Currency: Dùng định dạng tiền tệ, giống định dạng Number Khi chọn dạng này, Excel tự động dùng dấu phân cách hàng ngàn, triệu Ngoài chọn biểu tượng tiền tệ cho số liệu - Accounting: Đây định dạng tiền tệ, nhìn chung giống Currency khác ký hiệu tiền tệ định dạng Accounting nằm mép lề bên trái Currency nằm bên số liệu - Date: Chọn cách giá trị ngày tháng Trong danh mục định dạng ngày tháng đa số kiểu tháng trước ngày sau - Time: Định dạng thời gian - Percentage: Chọn cách ký hiệu phần trăm - Fraction: Chọn cách hiển thị giá trị phân số - Scientific: Chọn số dạng số mũ khoa học Ví dụ ta chọn định dạng với số lẻ giá trị 0.000000012 viết 12.00E-9 (tức 12*10-9) - Text: Định dạng liệu kiểu chuỗi Khi liệu phải Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng 14 Bài giảng tin học ứng dụng - Special: Bốn định dạng đặc biệt xuất phát từ yêu cầu người sử dụng: định dạng số điện thoại (Phone Number), mã số vùng điện thoại (Zip Code), Zip Code + 4, Socical Security Number - Custom: Định dạng tuỳ biến người sử dụng đặt Ví dụ thiết lập ngày tháng kiểu Việt Nam: mục Type gõ dd/mm/yyyy dd-mm-yyyy Ta nháy chuột vào nút Currency Style, Percent Style, Comma Style, Increase Decimal, Decrease Decimal Formatting để định dạng lại dễ liệu số thay cho việc dùng lệnh Format\ Cells 1.2.3 Hàm Excel 1.2.3.1 Cách sử dụng hàm Excel Công thức hình thành từ toán tử toán hạng Hàm xem công thức trả giá trị, chuỗi thông báo lỗi Dạng tổng quát: =(Danh sách đối số) Tên hàm sử dụng theo quy ước Nếu có nhiều đối số chúng phải cách dấu (,) (;) tuỳ thuộc vào định dạng Control Panel Đối số giá trị, biểu thức tính toán, địa ô, địa vùng, tên miền chí hàm 1.2.3.2 Một số hàm thông dụng Excel ¾ Một số hàm toán học STT TÊN HÀM CÔNG DỤNG – CÚ PHÁP – VÍ DỤ KẾT QUẢ Tính tổng trị số danh sách SUM =SUM(number1,number2,…) =SUM(B5:D9) 138 Tính tổng ô thoả mãn điều kiện SUMIF =SUMIF(range, criteria,[sum_range]) =SUMIF(B5:D9,"