Hoàn thiện kiểm soát thu chi trong các trường trung học bưu chính viễn thông và công nghệ thông tin thuộc tập đoàn bưu chính viễn thông việt nam (tt)

1 PHẦN MỞ ĐẦU 1.TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Thiết lập không ngừng hoàn thiện hệ thống kiểm soát trình quản lý điều hành hoạt động yếu tố quan trọng cần thiết tổ chức doanh nghiệp Theo xu phát triển kinh tế, tính tự chủ trình hoạt động đòi hỏi tổ chức phải không ngừng đổi công tác quản lý để nâng cao hiệu hoạt động Các trường Trung học Bưu Viễn thông Công nghệ thông tin thuộc Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam trường thành viên thuộc Tập đoàn BCVT Việt Nam (thuộc khối đơn vị nghiệp Tập đoàn) thực nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực cho đơn vị Bưu Viễn thông ngành Trong năm gần thực chủ trương Chính phủ việc đẩy mạnh xã hội hoá hoạt động đào tạo yêu cầu đẩy mạnh việc xếp, đổi nâng cao hiệu hoạt động Tập đoàn BCVT giai đoạn Bên cạnh qui mô hình thức đào tạo trường ngày mở rộng, hoạt động thu, chi tài có số lượng qui mô ngày lớn, hoạt động kiểm soát nội trường số hạn chế định, chưa đáp ứng yêu cầu quản lý tài Xuất phát từ vấn đề tác giả chọn đề tài: Hoàn thiện kiểm soát thu-chi trường Trung học Bưu Viễn thông Công nghệ thông tin thuộc Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam cần thiết cho công tác quản lý tài trường giai đoạn 2.TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Liên quan đến đề tài nghiên cứu, theo tác giả biết đến thời điểm có đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trường công nhân Bưu điện”, nội dung đề tài vào tìm hiểu, nghiên cứu xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí, nhiên qui mô đào tạo trường thay đổi, nâng cấp, hình thức đào tạo đa dạng hơn, mặt khác Tổng công ty Bưu Viễn thông Việt Nam đơn vị trực tiếp quản lý trường chuyển đổi thành mô hình Tập đoàn kinh tế với chủ trương, yêu cầu đẩy mạnh việc xếp, đổi nâng cao hiệu hoạt động Tập đoàn BCVT giai đoạn Do đề tài: Hoàn thiện kiểm soát thu chi trường Trung học Bưu Viễn thông Công nghệ thông tin thuộc Tập đoàn BCVT Việt Nam tập trung nghiên cứu hoàn thiện kiểm soát thu-chi tài chính, đảm bảo phù hợp với qui mô hoạt động yêu cầu quản lý tài trường giai đoạn MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI - Về mặt lý luận: Luận văn tổng hợp vấn đề lý luận kiểm soát nói chung nội dung, trình tự, thủ tục kiểm soát thu- chi trường đào tạo thuộc Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế - Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát thu-chi trường Trung học Bưu Viễn thông Công nghệ Thông tin, qua đề xuất giải pháp để hoàn thiện kiểm soát thu chi công tác quản lý tài Trường ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU - Đối tượng nghiên cứu: luận văn tập trung nghiên cứu sở lý luận hoạt động kiểm soát, thực trạng công tác kiểm soát thu, chi vận dụng lý luận để hoàn thiện kiểm soát thu - chi Trường TH BCVT & CNTT thuộc tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu: Các Trường trung học Bưu Viễn thông công nghệ thông tin PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Để thực việc nghiên cứu, luận văn sử dụng phương pháp: Phương pháp thống kê, phân tích tổng hợp, so sánh, thu thập thông tin hoạt động quản lý kiểm soát thu, chi, đối chiếu với thực tế từ làm rõ vấn đề cần nghiên cứu ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI - Đề tài góp phần làm sáng tỏ thêm vấn đề kiểm soát thu, chi trường đào tạo thuộc Tập đoàn kinh tế - Trên sở nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát thu, chi trường Trung học Bưu Viễn thông Công nghệ thông tin, đề tài đề xuất số giải pháp thiết thực Qua làm cho công tác kiểm soát thu, chi hiệu hoạt động tài trường nâng cao KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn chia thành chương : Chương 1: Những vấn đề lý luận kiểm soát thu, chi Trường đào tạo thuộc Tổng Công ty, Tập đoàn kinh tế Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát thu, chi Trường Trung học Bưu Viễn thông Công nghệ thông tin thuộc Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt nam Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát thu, chi Trường Trung học Bưu Viễn thông Công nghệ thông tin thuộc Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT THU, CHI TRONG CÁC TRƯỜNG ĐÀO TẠO THUỘC TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN KINH TẾ 1.1 KIỂM SOÁT TRONG QUẢN LÝ 1.1.1 Bản chất, vai trò kiểm soát - Vai trò kiểm soát giúp cho nhà lãnh đạo xem xét hoạt động đơn vị trình quản lý có vấn đề tìm biện pháp điều chỉnh phù hợp, kịp thời - Bản chất kiểm soát việc thiết lập mục tiêu quan trọng cần đạt đến, xây dựng hoạt động thủ tục để điều hành hoạt động đơn vị nhằm đảm bảo mục tiêu đề 1.1.2 Phân loại kiểm soát Kiểm soát phân loại theo tiêu thức sau: * Theo quan hệ với trình hoạt động * Theo thời điểm thực kiểm soát * Theo mối quan hệ với phạm vi kiểm soát: 1.1.3 Quy trình kiểm soát Quy trình kiểm soát thực theo bước sau: Bước 1: Xác định mục tiêu kiểm soát Bước 2: Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát Bước 3: Đo lường kết thực Bước 4: So sánh kết cụ thể với mục tiêu xác định Bước 5: Phân tích nguyên nhân chênh lệch điều chỉnh Bước 6: Tiếp tục đánh giá lại 1.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TRONG TỔ CHỨC 1.2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát gồm có môi trường bên môi trường bên 1.2.1.1 Môi trường bên Môi trường bên gồm: - Quan điểm nhà quản lý - Cơ cấu tổ chức - Chính sách nhân - Kế hoạch - Phân định quyền hạn trách nhiệm 1.2.1.2 Môi trường bên Các nhân tố môi trường bên gồm: hệ thống luật pháp kiểm tra, kiểm soát Cục thuế, kiểm toán, tra… 1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán phải đạt mục tiêu đề xác, đầy đủ, thời điểm 1.2.3 Hoạt động kiểm soát 1.2.3.1 Các nguyên tắc kiểm soát Hoạt động kiểm soát dựa 03 nguyên tắc bản: - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm - Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn 1.2.3.2 Các thủ tục kiểm soát * Phân chia trách nhiệm đầy đủ * Kiểm soát vật chất * Kiểm tra độc lập 1.3 KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐÀO TẠO TRONG CÁC TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN KINH TẾ 1.3.1 Đặc điểm trường đào tạo Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế Các trường đào tạo Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế thành lập nhằm mục đích thực nhiệm vụ trị, chuyên môn định để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Tổng công ty Tập đoàn 6 1.3.2 Vai trò trường đào tạo Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế Thực tế cho thấy trường đào tạo Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế giữ vai trò quan trọng, đóng góp phần đáng kể phát triển kinh tế xã hội đất nước 1.3.3 Đặc điểm hoạt động thu-chi trường đào tạo Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế 1.3.3.1 Đặc điểm nguồn thu * Nguồn thu Tổng công ty, Tập đoàn cấp * Nguồn thu nghiệp phát sinh đơn vị 1.3.3.2 Đặc điểm khoản chi * Chi hoạt động thường xuyên đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ giao: gồm chi cho người lao động ; Chi quản lý hành chính; Chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ * Chi thực nhiệm vụ riêng nhiệm vụ thường xuyên: Chi thực đề tài nghiên cứu khoa học * Chi đầu tư phát triển: gồm khoản chi đầu tư xây dựng sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản 1.4 KIỂM SOÁT THU, CHI TẠI CÁC TRƯỜNG ĐÀO TẠO TRONG TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN KINH TẾ 1.4.1 Nội dung kiểm soát thu, chi - Số liệu kế toán ghi chép số liệu có thật, kế toán không ghi chép nghiệp vụ giả mạo vào sổ sách có phê chuẩn hợp lý, chứng từ phát sinh có hợp lệ, hợp pháp, hệ thống tài khoản kế toán sử dụng phải quy định 1.4.2 Trình tự kiểm soát thu, chi trường đào tạo Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế 1.4.2.1 Trình tự kiểm soát khoản thu - Xác định mục tiêu kiểm soát: khoản thu kỳ phải thực ghi chép đầy đủ, đảm bảo thu đúng, thu đủ - Lập kế hoạch: lập kế hoạch thu tài kỳ (các khoản thu từ nguồn kinh phí cấp trên, thu học phí, lệ phí, nhà ở, cho thuê mặt ) - So sánh số thực với dự toán: Ghi chép phản ánh số thực năm so sánh đối chiếu với kế hoạch 1.4.2.2 Trình tự kiểm soát khoản chi * Kiểm soát khâu lập kế hoạch thực chi phí - Xác định mục tiêu kiểm soát - Lập kế hoạch chi phí: - So sánh số thực với kế hoạch * Kiểm soát khoản chi theo định mức nhiệm vụ * Kiểm soát khoản chi tài sản trình sử dụng Bao gồm: khấu hao TSCĐ, sửa chữa lớn TSCĐ * Kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU-CHI TRONG CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC BCVT & CNTT THUỘC TẬP ĐOÀN BCVT VIỆT NAM 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÁC TRƯỜNG ĐÀO TẠO TRONG TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 2.1.1 Trường Trung học BCVT & CNTT - đơn vị thành viên Tập đoàn Bưu viễn thông Việt Nam Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam (VNPT) Tập đoàn kinh tế Nhà nước đầu tư thành lập, hoạt động theo quy định pháp luật Hiện nay, đơn vị thực nhiệm vụ SXKD, VNPT quản lý 11 đơn vị nghiệp, bao gồm đơn vị đào tạo, nghiên cứu đơn vị y tế 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quan hệ trường Trung học BCVT & CNTT với Tập đoàn Bưu Viễn Thông Việt Nam 2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ a Chức năng: Trường TH BCVT & CNTT thuộc hệ thống trường dạy nghề, có chức đào tạo, bồi dưỡng học sinh có trình độ trung cấp nghề chuyên ngành BCVT b Nhiệm vụ: đào tạo học sinh có trình độ trung cấp lĩnh vực Bưu chính, Viễn thông, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề cho đội ngũ lao động trực tiếp sản xuất đơn vị 2.1.2.2 Quan hệ với Tập đoàn Bưu Viễn Thông Việt Nam a Quan hệ tổ chức, đạo b Quan hệ tài c Quan hệ kế toán 2.1.3 Đặc điểm tài trường Trung học BCVT & CNTT Tập đoàn giao nhiệm vụ thực kế hoạch hàng năm cho Trường, phê duyệt kế hoạch thu, chi phù hợp với nhiệm vụ giao 2.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC BCVT & CNTT THUỘC TẬP ĐOÀN BCVT VIỆT NAM 2.2.1 Môi trường kiểm soát Trường 2.2.1.1 Môi trường bên * Quan điểm điều hành, quản lý lãnh đạo đơn vị: thực tế nhiều "bao cấp" VNPT nên quan điểm, tư tưởng quản lý lãnh đạo trường chưa thật phát huy hết vai trò trách nhiệm * Cơ cấu tổ chức: cấu tổ chức trường Trung học BCVT & CNTT theo mô hình trực tuyến chức năng, thực nguyên tắc thủ trưởng * Chính sách nhân sự: xây dựng quy chế tuyển dụng lao động đào tạo, phân phối thu nhập, quy chế thi đua khen thưởng * Phân định quyền hạn trách nhiệm: 2.2.1.2 Môi trường bên Hoạt động kiểm tra, kiểm soát Ban kế toán, Ban kiểm toán nội Tập đoàn, Cục thuế địa phương 2.2.2 Tổ chức công tác kế toán Trường 2.2.2.1 Tổ chức máy kế toán - Việc bố trí nhân máy kế toán chưa phù hợp với lực cá nhân, hoạt động kiểm soát phận kế toán chưa thật hiệu quả, chưa tạo kiểm soát chặt chẽ lẫn nội kế toán 2.2.2.2 Tổ chức trình kế toán - Chứng từ kế toán - Hệ thống tài khoản kế toán - Hệ thống sổ kế toán - Hệ thống báo cáo kế toán 2.2.3 Thực thủ tục kiểm soát Trường 2.2.3.1 Phân chia trách nhiệm Trong thực tế số trường hợp chưa thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm, số cá nhân thực hoạt động nghiệp vụ từ bắt đầu đến kết thúc nghiệp vụ 2.2.3.2 Kiểm soát vật chất 10 Hoạt động kiểm soát vật chất phận kế toán thực thường xuyên để đảm bảo tính có thực nghiệp vụ phát sinh 2.2.3.3 Kiểm tra độc lập Ban tra nhân dân Hàng năm, vào hoạt động Trường năm để lập kế hoạch kiểm tra 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT THU-CHI TRONG CÁC TRƯỜNG TH BCVT & CNTT THUỘC TẬP ĐOÀN BCVT VIỆT NAM 2.3.1 Lập kế hoạch thu, chi Trường 2.3.1.1 Quy trình lập kế hoạch Tại trường vào cuối năm đơn vị Trường thực lập kế hoạch cho năm sau, gửi phận kế toán tổng hợp lập kế hoạch tổng thể tài Kế hoạch đào tạo năm 2010 thể bảng sau: Bảng 2.1 Kế hoạch đào tạo năm 2010 Trường: STT Chỉ tiêu Trường ĐVT: người Cao Cao Trung cấp Trung Đào tạo đẳng đẳng qui cấp ngắn hạn (liên (TCCN) nghề (lượt thông) chức người/tuần) Trường TH BCVT 120 65 250 270 5000 Trường TH BCVT 150 75 250 300 7000 Trường TH BCVT 135 60 250 230 4500 Trường TH BCVT 90 80 220 210 5500 2.3.1.2 Phê duyệt kế hoạch Các trường trình kế hoạch năm lập cho Ban kế hoạch VNPT để xem xét, phê duyệt 2.3.1.3 Xác định kinh phí toán 11 Kết thúc năm tài chính, trường vào kết hoạt động năm, tình hình thực thu, chi, định mức chi phí kế hoạch tài phê duyệt để xác định kinh phí VNPT toán 2.3.2 Kiểm soát khoản thu từ nguồn thu Trường 2.3.2.1 Nguồn kinh phí từ Tập đoàn cấp Được kiểm soát thông qua kế hoạch tài hàng năm báo cáo toán tài Hình thức kiểm toán cuối năm để toán báo cáo tài Ban kiểm toán nội Tập đoàn, đơn vị kiểm toán độc lập nên dễ có trường hợp nể nang, xuê xoa bỏ qua trường hợp sai sót 2.3.2.2 Nguồn thu từ hoạt động Trường Bao gồm khoản thu học phí, tiền nhà KTX, hợp đồng khác…Trình tự thủ tục kiểm soát: kế toán thu cập nhật, lập danh sách khoản phải thu (xác định khoản thu tiền mặt hay nộp qua ngân hàng) sau thủ quỹ thực thu tiền Với trình tự kiểm soát tồn số vấn đề: Chưa có đối chiếu kiểm tra chéo phận kế toán để ngăn ngừa gian lận có thông đồng kế toán thủ quĩ Chưa có đối chiếu hàng ngày kế toán thủ quĩ để đảm bảo không bị chiếm dụng tiền quĩ 2.3.2.3 Các khoản thu nợ từ hợp đồng (các hợp đồng mở lớp bồi dưỡng ngắn hạn, tổ chức thi nâng bậc tay nghề…) Các sở có nhu cầu đặt hàng với Trường (thông qua phòng Đào tạo quản lý khoa học) thỏa thuận, xây dựng đơn giá thực ký kết hợp đồng; Hai bên tiến hành thực hợp đồng, kết thúc hợp đồng tiến hành lý hợp đồng; Thực chuyển cho kế toán thu theo dõi lập danh sách khoản phải thu; thu tiền qua ngân hàng (giấy báo ngân hàng) 12 Với qui trình có số vấn đề tồn tại: Hợp đồng thực xong lý chuyển đến cho nhân viên kế toán thu nên xảy trường hợp phận làm hợp đồng dễ bỏ sót hợp đồng không, đồng thời thiếu kiểm tra phận kế toán để tránh bỏ sót khoản phải thu từ kế toán thu 2.3.3 Kiểm soát khoản chi cho hoạt động Trường 2.3.3.1 Chi cho cán giáo viên - Các phận trực tiếp quản lý (Phòng, Khoa chức năng) thực chấm công đánh giá chất lượng gửi Phòng Tổ chức; Phòng Tổ chức theo dõi, kiểm tra, đối chiếu với bảng chấm công đánh giá chất lượng công việc đơn vị gửi lên lập bảng tổng hợp chấm công gửi phận kế toán; Kế toán vào bảng chấm công Phòng Tổ chức gửi đến, áp dụng qui chế phân phối tiền lương thực lập bảng toán lương cho CBGV Tuy nhiên thực tế nay, với chuyên môn hoá công việc, phân phối tiền lương suất cần phải sát vào tính chất công việc cụ thể thực cá nhân 2.3.3.2 Chi công vụ phí Các phận có nhu cầu mua vật tư, văn phòng phẩm… lập yêu cầu, phận cá nhân phụ trách mua hàng lập giấy đề nghị trình lãnh đạo phê duyệt, sau kế toán kiểm tra cá nhân phận có nhu cầu mua xác nhận hàng hóa mua về, chuyển giao hàng hóa cho phận lập yêu cầu làm thủ tục toán cho người bán Hiện trường thực tốt qui định này, nhiên trình thực kiểm soát chi phí có số hạn chế: Chi phí thực theo nhu cầu thực tế, không lập kế hoạch chi tiết từ ban đầu 13 2.3.3.3 Chi nghiệp vụ phí Phòng Công tác học sinh vào kết học tập rèn luyện học kỳ tổng kết, xếp loại học tập học sinh; Phòng Đào tạo kiểm tra, đối chiếu lại kết Phòng Công tác học sinh lập điều chỉnh có, chuyển đến phòng Kế toán Với việc chi trả học bổng theo học kỳ nay, nói phản ánh xác kết học tập học sinh (trước thực chi học bổng cho học sinh theo tháng) Khoản chi vật liệu thực hành (cáp đồng, cáp quang, máy điện thoại, linh kiện…): lập mua theo nhu cầu đề xuất từ Khoa giáo viên giao thẳng cho Khoa quản lý trực tiếp Thủ tục kiểm soát mua vật tư học thực hành, xuất dùng tương tự trường hợp mua hàng hóa vật tư Các khoản chi phí thực mua xuất dùng thẳng, không qua nhập - xuất kho, nên tồn số vấn đề sau: Vật liệu thực hành chưa lập kế hoạch cách cụ thể, mua theo nhu cầu; Vật liệu sử dụng cho học thực hành giáo viên lên lớp tự ước lượng để sử dụng nên dễ gây tình trạng thất thoát lãng phí 2.3.3.4 Chi phí tài sản trình sử dụng: * Chi phí khấu hao TSCĐ: + Kiểm soát tăng, giảm TSCĐ để tính khấu hao TSCĐ thông qua việc ghi chép phản ánh TSCĐ tăng giảm sổ sách kế toán, thẻ TSCĐ + Kiểm soát việc TSCĐ ghi chép sổ sách số tính trích khấu hao có với thời gian hồ sơ, chứng từ hình thành TSCĐ hay không Thực tế nay, công tác cho thấy có hạn chế: 14 Bộ phận theo dõi đầu tư xây dựng (do chuyên viên đầu tư phụ trách) kế toán chưa phối hợp chặt chẽ với quản lý, theo dõi TSCĐ * Chi phí sửa chữa TSCĐ: chi phí gồm có loại: - Chi phí sửa chữa TSCĐ thường xuyên: chi phí phát sinh thường xuyên thực theo nhu cầu thực tế Khoản chi phí không lớn, có gian lận xảy - Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ: kiểm soát khoản chi nhằm kiểm tra chi phí thực sửa chữa lớn TSCĐ có tính chất cần sửa chữa hay không Tuy nhiên thực tế có hạn chế: hồ sơ sửa chữa TSCĐ sơ sài, thiếu tham gia phối hợp phận kế toán Kế toán phận kiểm tra cuối thủ tục chứng từ để toán 2.3.3.5 Chi nghiên cứu đề tài khoa học Trình tự thủ tục kiểm soát chủ yếu dựa vào kế hoạch nghiên cứu hồ sơ toán, chứng từ chi phí phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài để toán chi phí Nghiệp vụ phát sinh chi phí không kiểm soát trình thực Quá trình kiểm soát khoản chi có tồn sau : Công việc kiểm tra, rà soát chứng từ toán tiến hành toán đề tài Các chi phí vật liệu phục vụ đề tài văn phòng phẩm, phục vụ nghiên cứu kiểm tra, giám sát, đối chiếu thực tế nên khó xác định độ trung thực nghiệp vụ 2.3.3.6 Chi phí đầu tư xây dựng Quy trình kiểm soát thực việc kiểm soát chặt chẽ từ ban đầu đảm bảo hiệu quản lý vốn đầu tư 15 Tuy nhiên có số hạn chế như: nhân viên phụ trách đầu tư số trường kiêm nhiệm nên hạn chế chuyên môn; phối hợp phận kế toán phận chuyên trách đầu tư xây dựng chưa chặt chẽ trình thực thi công 2.4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THUCHI TẠI CÁC TRƯỜNG TH BCVT & CNTT THUỘC TẬP ĐOÀN BCVT VIỆT NAM 2.4.1 Ưu điểm Các Trường thực quy định Nhà nước, VNPT công tác tài chính, kế toán; Các trường có phân cấp quyền hạn, trách nhiệm lãnh đạo Phòng, Khoa chuyên môn tạo điều kiện cho hoạt động kiểm soát; Bộ phận kế toán Trường phận quan trọng kiểm soát hoạt động kiểm soát kế toán thực tương đối tốt 2.4.2 Hạn chế nguyên nhân 2.4.2.1 Hạn chế * Môi trường kiểm soát: toàn hoạt động kiểm soát giao cho phận kế toán; Sự phân chia quyền hạn trách nhiệm cấp lãnh đạo phận chưa thật rõ ràng; Phân công máy kế toán chưa với lực cá nhân * Công tác lập kế hoạch: công tác kiểm tra phối hợp phận Trường trước, sau trình lập thực kế hoạch chưa đầy đủ, tính chủ quan, thiếu xác * Các hoạt động kiểm soát: số nghiệp vụ giao cho cá nhân thực từ đầu đến kết thúc nên không khách quan, dễ bị lợi dụng để gian lận; Một số chi phí phát sinh trình hoạt động không lập kế hoạch theo nhu cầu thực tế 2.4.2.2 Nguyên nhân 16 * Nguyên nhân khách quan: mô hình tổ chức Tập đoàn BCVT trải rộng nước nên quan tâm đạo Lãnh đạo VNPT có phần bị hạn chế; Chưa có quan tâm mức Ban chức thuộc VNPT có liên quan trực tiếp đến Trường * Nguyên nhân chủ quan Vẫn ảnh hưởng tư tưởng "bao cấp"; Hiệu hoạt động kiểm soát tính pháp lý tương đối thấp; Bộ máy kế toán bố trí chưa thật hợp lý, kiểm soát phận kế toán chưa thật chặt chẽ Chương : HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT THU-CHI TRONG CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC BCVT & CNTT THUỘC TẬP ĐOÀN BCVT VIỆT NAM 3.1 NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA TỪ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT THU, CHI VÀ NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT THU, CHI TRONG CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC BCVT & CNTT 3.1.1 Những vấn đề đặt từ thực trạng công tác kiểm soát thu, chi trường Trung học BCVT & CNTT thuộc Tập đoàn BCVT Việt Nam Thứ nhất, theo yêu cầu đổi Tập đoàn BCVT thực đẩy mạnh việc xếp, đổi nâng cao hiệu hoạt động Tập đoàn giai đoạn mới; Thứ hai, công tác lập kế hoạch hoạt động chuyên môn kế hoạch tài sở cho hoạt động kiểm soát, lại chưa có quy định cụ thể ; Thứ ba, quan điểm lãnh đạo nhận thức thành viên đơn vị hoạt động kiểm soát nhiều bị hạn chế tư tưởng ‘‘bao cấp’’ ; Thứ tư, tổ chức máy kế toán mặt nhân cần bố trí hợp lý để tạo kiểm soát chặt chẽ nội kế toán hoạt động kiểm 17 soát khác ; Thứ năm, số thủ tục hoạt động kiểm soát mang tính rời rạc, chưa có gắn kết chưa thực đầy đủ 3.1.2 Nguyên tắc, yêu cầu hoàn thiện kiểm soát thu, chi trường Trung học BCVT & CNTT thuộc Tập đoàn BCVT Việt Nam * Nguyên tắc : thực việc phân công, phân nhiệm cụ thể ; Việc phân định quyền hạn trách nhiệm cấp lãnh đạo không chồng chéo thực phê duyệt ; Công tác lập kế hoạch phải sát với thực tế đảm bảo mối quan hệ thông tin hai chiều * Yêu cầu :hoạt động kiểm soát Trường phải tạo kiểm soát chặt chẽ từ xuống ;Các hoạt động kiểm soát thực phải đảm bảo yêu cầu kiểm tra, kiểm soát trước, sau trình thực nghiệp vụ ; Thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm ; Công tác lập kế hoạch phải có sở khoa học ;Thường xuyên kiểm tra theo dõi nhằm phát gian lận sai sót 3.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT THU-CHI TRONG CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC BCVT & CNTT THUỘC TẬP ĐOÀN BCVT VIỆT NAM 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát Trường 3.2.1.1 Quan điểm quản lý cấp Lãnh đạo Cấp lãnh đạo người tiên phong việc thực thay đổi quan điểm, tư hành động ; Cần làm tốt công tác tuyên truyền cho thành viên Trường thay đổi tư cách thức quản lý ; Thực việc ban hành quy định thủ tục kiểm soát từ cấp cao đến cấp thấp 3.2.1.2 Phân định quyền hạn trách nhiệm 18 Quyền hạn, trách nhiệm phải phân định với chức năng, nhiệm vụ giao ; Phân định quyền hạn, trách nhiệm cấp lãnh đạo phải rõ ràng cụ thể ; Kế toán phận hoạt động kiểm soát 3.2.1.3 Chính sách nhân Xây dựng đội ngũ cán bộ, giáo viên có chất lượng chuyên môn nghiệp vụ, nhằm đáp ứng yêu cầu giảng dạy việc nâng cấp trường lên Cao đẳng thời gian đến; Hoàn thiện qui chế thưởng, phạt để làm động lực thúc đẩy kết công việc; Có sách khen thưởng kịp thời 3.2.1.4 Tổ chức máy kế toán Việc thực kiểm tra, kiểm soát nội đơn vị có vai trò quan trọng Do đó, máy kế toán phải tổ chức cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm trường, tạo kiểm soát lẫn nội kế toán với phận khác đơn vị Thực triệt để việc không bố trí nhân viên kế toán vừa thực nghiệp vụ mua bán hàng hoá vừa thực ghi chép sổ sách kế toán Với mô hình tổ chức khắc phục số tồn tại: Có phân công nhiệm vụ rõ ràng cá nhân phận kế toán Tạo kiểm soát lẫn cá nhân làm công tác kế toán tài 3.2.2 Hoàn thiện thông tin kế toán phục vụ kiểm soát thu, chi Trường 3.2.2.1 Hoàn thiện qui trình lập luân chuyển chứng từ Chứng từ phải từ phận có nhu cầu, qua phê duyệt, đến phận thực nghiệp vụ kế toán để theo dõi kiểm soát trình thực toán; Các chứng từ phải phê duyệt 19 cấp lãnh đạo trước thực (không thực trước phê duyệt sau) 3.2.2.2 Hoàn thiện báo cáo phục vụ kiểm soát Ngoài báo cáo chung theo quy định VNPT, cần bổ sung thêm báo cáo liên quan đến tình hình tài sản, tăng giảm tài sản Trường Mục đích báo cáo nhằm tổng hợp tình hình TSCĐ, phản ánh chi tiết tăng giảm tài sản, hao mòn tài sản nguyên nhân biến động 3.2.3 Xây dựng quy trình lập kế hoạch Trường Kế hoạch phải lập từ phận nội Trường, sau thực kiểm tra rà soát tổng hợp lại trước lập thành kế hoạch tổng thể cho toàn Trường; Việc lập kế hoạch phải thực theo mô hình thông tin chiều Theo cách thức này, kế hoạch lập từ cấp sở cấp cao nhất, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát phản hồi thông tin hai chiều lãnh đạo phận, thực điều chỉnh, bổ sung trình lập kế hoạch 3.2.4 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát thu, chi Trường 3.2.4.1 Kiểm soát nguồn thu a Nguồn kinh phí Tập đoàn cấp Khi kết thúc năm tài vào kết hoạt động Trường so với kế hoạch tài lập Thực mời đơn vị kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán, lập toán báo cáo tài Như với việc mời đơn vị kiểm toán độc lập thay kiểm toán Tập đoàn tiến hành kiểm toán, lập toán báo cáo tài đảm bảo tính xác toán báo cáo tài (tuy nhiên bỏ qua vai trò kiểm toán nội bộ) 20 b Đối với khoản mục thu tiền (học phí, nhà KTX, cho thuê mặt bằng…) Kế toán thu lập danh sách khoản thu, xác định số thu tiền cụ thể khoản thu tiền mặt hay nộp qua ngân hàng có kiểm tra, kiểm soát kế toán tổng hợp Định kỳ theo dõi số thực thu so với số phải thu, xác định số chênh lệch phân tích nguyên nhân dẫn đến chênh lệch (các trường hợp xin học, bỏ học, nợ học phí ); Thực việc kiểm tra, đối chiếu kế toán thu thủ quĩ tiền, chứng từ giấy báo ngân hàng theo ngày Như với việc thực kiểm tra kế toán tổng hợp với kế toán thu việc đối chiếu kế toán thu với thủ quĩ tiền, chứng từ giấy báo ngân hàng, hạn chế gian lận, thông đồng kế toán thủ quỹ đồng thời đảm bảo không bị chiếm dụng quỹ c Đối với khoản nợ từ hợp đồng Các đơn vị có nhu cầu đặt hàng với Trường (thông qua phòng Đào tạo quản lý khoa học), thoả thuận đơn giá, thực ký kết hợp đồng, có theo dõi kế toán thu; Khi kết thúc hợp đồng tiến hành lý hợp đồng; Thực chuyển sang cho kế toán thu thực cập nhật khoản phải thu ; Thực đối chiếu kế toán thu thủ quĩ thông qua sổ tiền mặt đồng thời kế toán tổng hợp kiểm tra kế toán thu thông qua hợp đồng sổ chi tiết ngân hàng (giấy báo có) hợp đồng lý chưa chuyển tiền thực đốc thúc thu nợ Với việc tham gia theo dõi cập nhật phân kế toán thu từ ký kết hợp đồng việc thực đối chiếu kế toán thu thủ quĩ đồng thời kế toán tổng hợp kiểm tra kế toán thu, hạn chế trường hợp bỏ sót hợp đồng khoản phải thu từ kế toán thu 21 3.2.4.2 Kiểm soát chi phí cho hoạt động Trường a Kiểm soát chi tiền lương cho CBCNV Chi phí tiền lương kiểm soát gồm thủ tục sau: danh sách CBGV; thời gian làm việc; khối lượng, chất lượng công việc; quy định sách chi trả lương xây dựng ban hành nội đơn vị Các phận quản lý trực dõi, chấm công lao động tháng cho cá nhân phận mình; Phòng Tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu danh sách CBGV sau trình kết đánh giá suất chất lượng lao động cá nhân trước Hội đồng thi đua họp giao ban có ý kiến đánh giá, điều chỉnh (nếu có) Phòng Tổ chức tập hợp lại kết gửi phòng Kế toán để làm tính lương Với quy trình thủ tục kiểm soát tạo kiểm soát phối hợp phận, cụ thể việc đánh giá chất lượng lao động xác (có đánh giá Hội đồng thi đua) b Kiểm soát chi công vụ phí Định kỳ theo tháng quý, phận thực mua sau nhập kho xuất trực tiếp cho phận sử dụng (những vật tư hàng hóa nhập kho vật liệu thực hành: cáp, điện thoại, linh kiện, ấn phẩm… vật tư hàng hóa xuất dùng trực tiếp văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, vật tư thay sữa chữa…TSCĐ có giá trị nhỏ) Đối với vật tư, hàng hoá xuất dùng trực tiếp (văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ….) giao thẳng cho phận có nhu cầu sử dụng sau có giao nhận; Đối với vật tư học thực hành (cáp, linh kiện, điện thoại, ấn phẩm…) kiểm tra, kiểm soát số lượng, chủng loại, chất lượng nhập kho (kho vật tư, thiết bị thực 22 hành) Khi phận có nhu cầu xuất dùng lập phiếu yêu cầu để xuất kho Sau hoàn tất thủ tục giao nhận hàng hoá vật tư, kế toán kiểm soát lại chứng từ để đảm bảo tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ toán tiền cho nhà cung cấp Theo quy trình thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua khắc phục điểm tồn trước đây, là: Mọi nghiệp vụ phát sinh có kế hoạch, phê duyệt lãnh đạo cho phép trước tổ chức thực hiện; Trong trình thực mua, giá kiểm soát chặt chẽ (thông qua việc báo giá nhà cung cấp) c Kiểm soát chi nghiệp vụ phí: Vật tư, ấn phẩm thực hành: thủ tục trình tự kiểm soát trình mua tương tự trình bày trường hợp mua hàng hóa vật tư Bên cạnh đó, có nhu cầu sử dụng vật tư, ấn phẩm thực hành, quy trình thủ tục kiểm soát nghiệp vụ xuất dùng vật tư, hàng hoá Với quy trình kiểm soát nghiệp vụ sử dụng vật tư khắc phục hạn chế: Các loại vật tư xuất dùng kiểm soát chặt chẽ từ phận cần sử dụng, phận có trách nhiệm liên quan phận kế toán; Giảm tình trạng thất thoát, lãng phí vật tư, ấn phẩm….phục vụ thực hành d Kiểm soát chi phí tài sản trình sử dụng * Chi phí khấu hao TSCĐ Hồ sơ TSCĐ hoàn thành, bàn giao phải chuyển đến phận kế toán kịp thời để hạch toán tăng TSCĐ làm sở tính, trích khấu hao quy định; * Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ 23 Khoản chi phí thực dựa kế hoạch phê duyệt Thực sửa chữa lớn TSCĐ tiến hành theo phương thức hợp đồng giao thầu Việc kiểm soát có tham gia phối hợp phận kế toán từ trước, sau việc sữa chữa lớn TSCĐ xảy ra, đảm bảo chặt chẽ, việc xác định giá trị hồ sơ toán xác * Chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ Bộ phận cần sửa chữa lập phiếu đề nghị sữa chữa gửi Phòng Hành chính; Phòng Hành phiếu đề nghị sửa chữa để lập dự toán vật tư cần thiết trình lãnh đạo phê duyệt Sau sữa chữa xong, Phòng Hành làm thủ tục toán với phận kế toán bao gồm hóa đơn mua vật tư (có báo giá), giấy đề nghị sữa chữa phê duyệt, biên nghiệm thu bàn giao có xác nhận phận sử dụng e Kiểm soát chi nghiên cứu khoa học Chi phí nghiên cứu khoa học sau xác định theo kế hoạch tiếp tục kiểm soát trình thực chi phí Các chi phí chủ yếu chi phí vật tư văn phòng phẩm Chi phí phát sinh trình thực phải theo quy trình, thủ tục kiểm soát tương tự mua văn phòng phẩm phần chi nghiệp vụ phí tập hợp riêng để toán chi phí đề tài f Kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng Qui trình kiểm soát chi phí thực chặt chẽ từ đầu nhằm đảm bảo hiệu quản lý vốn đầu tư Tuy nhiên để khắc phục hạn chế nêu phần thực trạng cần phải thực số vấn đề: Thường xuyên cử nhân viên kế toán chuyên viên phận đầu tư tham gia lớp tập huấn đấu thầu, Để thực chặt chẽ hơn, đơn vị cần thuê quan kiểm toán độc lập 24 KẾT LUẬN Với yêu cầu đổi công tác quản lý nâng cao hiệu hoạt động đơn vị Tập đoàn BCVT, yêu cầu đặt Trường phải đảm bảo nguồn thu, thực chi hiệu quả, tiết kiệm, tạo chủ động tài chính.Do đó, cần thiết công tác quản lý phải có kiểm soát lĩnh vực hoạt động, công tác kiểm soát thu-chi quan trọng quản lý tài Với mục đích đặt đề tài nghiên cứu, luận văn thực vấn đề sau: - Tổng hợp vấn đề lý luận kiểm soát nói chung kiểm soát thu, chi đơn vị đào tạo Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế - Phân tích thực trạng kiểm soát thu, chi Trường Trung học BCVT & CNTT, từ môi trường kiểm soát, quy trình lập kế hoạch hoạt động kiểm soát thu, chi trình hoạt động Trường - Dựa sở lý luận tình hình thực tế Trường, luận văn đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát thu-chi như: hoàn thiện môi trường kiểm soát, xây dựng quy trình lập kế hoạch, hoàn thiện thủ tục, trình tự kiểm soát thu, chi trình hoạt động Trường, đảm bảo chặt chẽ, hiệu Trong thời gian đến Tập đoàn BCVT Việt Nam tiếp tục thực đẩy mạnh công tác quản lý hiệu hoạt động đơn vị Tập đoàn Do đòi hỏi Trường phải nâng cao chất lượng, đa dạng ngành nghề đào tạo, không ngừng hoàn thiện hệ thống kiểm soát, nâng cao hiệu hoạt động tài phấn đấu đến năm 2013 thực việc tự cân đối thu, chi theo định hướng Tập đoàn đề  ... đoạn Do đề tài: Hoàn thiện kiểm soát thu chi trường Trung học Bưu Viễn thông Công nghệ thông tin thu c Tập đoàn BCVT Việt Nam tập trung nghiên cứu hoàn thiện kiểm soát thu- chi tài chính, đảm bảo... 3: Hoàn thiện kiểm soát thu, chi Trường Trung học Bưu Viễn thông Công nghệ thông tin thu c Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT THU, CHI TRONG CÁC... chi Trường đào tạo thu c Tổng Công ty, Tập đoàn kinh tế Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát thu, chi Trường Trung học Bưu Viễn thông Công nghệ thông tin thu c Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt nam