Tăng cường kiểm soát thu chi tại công ty quản lý hội chợ triển lãm và các chợ đà nẵng (tt)

Trên cơ sở thực hiện tốt công táckiểm soát, báo cáo tài chính sẽ đáng tin cậy, tuân thủ luật pháp và cácquy định… Công ty Quản lý hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng là đơn vị sự nghiệp

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Kiểm soát là một quy trình không thể thiếu trong một tổ chứcnhằm đạt được các mục tiêu về hiệu lực và hiệu quả của các hoạtđộng Kiểm soát tốt giúp bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát,

hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích Trên cơ sở thực hiện tốt công táckiểm soát, báo cáo tài chính sẽ đáng tin cậy, tuân thủ luật pháp và cácquy định…

Công ty Quản lý hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng là đơn vị

sự nghiệp có thu trực thuộc Sở Công Thương thành phố Đà Nẵng, tựđảm bảo 100% kinh phí hoạt động, với nhiệm vụ quản lý và khai tháccác hoạt động tại Trung tâm Hội chợ triển lãm và năm chợ lớn trênđịa bàn thành phố Đà Nẵng Với quy mô ngày càng mở rộng, hoạtđộng thu, chi tài chính của đơn vị diễn ra nhiều hơn với các nội dungngày càng đa dạng Công tác tự kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại Công

ty đã có sự quan tâm và tổ chức triển khai nhưng vẫn chưa thườngxuyên, xem nhẹ công tác tự kiểm tra dẫn đến việc chấp hành một sốquy chế, quy trình nghiệp vụ chưa tốt

Trước tình hình đó, tôi chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát thuchi tại Công ty Quản lý hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng” làm

đề tài nghiên cứu nhằm hạn chế được các sai phạm trong quá trìnhhoạt động, đồng thời nâng cao chất lượng thu chi tại đơn vị

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát thu chivận dụng vào đơn vị sự nghiệp có thu Kết hợp với việc tìm hiểuđánh giá thực trạng công tác kiểm soát thu chi hoạt động tại Công tyQuản lý Hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng Rút ra những ưu,nhược điểm làm cơ sở đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường côngtác kiểm soát thu chi tại Công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và tìm hiểu thực trạng về công táckiểm soát thu chi các hoạt động tại Công ty Quản lý hội chợ triển lãm

và các chợ Đà Nẵng trên cơ sở dự toán đã được duyệt, luận văn đisâu nghiên cứu công tác kiểm tra, kiểm soát các khoản thu phát sinhtại chợ Siêu thị Đà Nẵng trực thuộc Công ty và kiểm soát chi chủ yếutoàn Công ty Trong đó, các khía cạnh về kế toán vận dụng trongcông tác kiểm sóat được đặc biệt quan tâm, như: lập dự toán, thôngtin kế toán cho kiểm soát

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp phỏng vấn, phương pháp tổnghợp - so sánh, đối chiếu giữa thực tiễn kiểm soát ở đơn vị với lý luậnkiểm soát trong các đơn vị sự nghiệp có thu

5 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận chung, danh mục tài liệu tham

khảo, phụ lục, luận văn gồm 3 chương Chương 1 giới thiệu những

vấn đề cơ bản về công tác kiểm soát thu – chi trong các đơn vị sựnghiệp có thu Thực trạng công tác kiểm soát thu – chi tại Công tyQuản lý hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng sẽ được trình bày ởchương 2 Chương 3 là chương trọng tâm, kết hợp kết quả nghiêncứu ở chương 1 và chương 2 để đưa ra những giải pháp nhằm tăngcường công tác kiểm soát thu – chi tại Công ty Quản lý hội chợ triểnlãm và các chợ Đà Nẵng

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU – CHI TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU 1.1 Khái quát về kiểm soát trong công tác quản lý

1.1.1 Bản chất của kiểm soát trong quản lý

Kiểm soát trong quản lý là việc thực hiện đối chiếu kết quả đạtđược với những quy phạm, quy định chung với kế hoạch để từ đóđánh giá, điều chỉnh làm cho quá trình tác động của chủ thể quản lýlên đối tượng quản lý có hiệu quả, hiệu lực hơn nhằm đạt mục tiêuđịnh trước Kiểm soát là một chức năng của quản lý

1.1.2 Mục tiêu và các loại kiểm soát

1.1.2.1 Mục tiêu của kiểm soát

Các biện pháp kiểm soát và thủ tục kiểm soát được xây dựng đểthực hiện các mục tiêu về hiệu lực và hiệu quả các hoạt động

1.1.2.2 Các loại kiểm soát

Hoạt động kiểm soát được phân loại dựa trên nhiều tiêu thứckhác nhau

1.1.3 Quy trình kiểm soát

Mỗi quá trình kiểm soát gồm những công việc được thực hiệntheo các bước sau: Xác định mục tiêu kiểm soát; Thiết lập các tiêuchuẩn kiểm soát; Đo lường kết quả và so sánh với các tiêu chuẩn;Phân tích các nguyên nhân gây ra chênh lệch và điều chỉnh

1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát

1.2.1 Môi trường kiểm soát

1.2.1.1.Các nhân tố bên trong

Các nhân tố này bao gồm: Quan điểm quản lý và cách thức điềuhành của nhà quản lý; Cơ cấu tổ chức; Chính sách nhân sự; Công tác

kế hoạch; Bộ phận kiểm toán nội bộ…

1.2.1.2 Các nhân tố bên ngoài

Ảnh hưởng của các cơ quan chức năng Nhà nước, khách hàng,

trách nhiệm pháp lý…

1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là nơi cung cấp thông tin và kiểmtra - kiểm soát chủ yếu về hoạt đ ộ ng của đ ơn vị: Hệ thống chứng

từ kế toán và trình tự luân chuyển của nó; Hệ thống tài khoản; Sổ kếtoán và hệ thống báo cáo kế toán tại đơn vị

1.2.3 Các thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên các nguyêntắc sau: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm; Nguyên tắc bất kiêmnhiệm; Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

1.3 Kiểm soát thu – chi tại các đơn vị sự nghiệp có thu

1.3.1 Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu

1.3.1.1 Khái niệm về đơn vị sự nghiệp có thu

Những đơn vị sự nghiệp trong quá trình hoạt động sự nghiệp được phép thu phí để bù đắp một phần hay toàn bộ chi phí hoạt động được gọi là đơn vị sự nghiệp có thu.

1.3.1.2 Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp có thu

Hoạt động của đơn vị sự nghiệp có thu là dựa vào hai nguồn lựcchính là nguồn lực về cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động sự nghiệp

và nguồn lực về con người thông qua chương trình quản lý hoạt động

để đạt được mục tiêu cung cấp dịch vụ công có chất lượng cao 1.3.1.3 Phân loại đơn vị sự nghiệp có thu

Căn cứ vào mức tự đảm bảo chi hoạt động thường xuyên: Đơn

vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động; Đơn vị sự nghiệp tự bảođảm một phần chi phí hoạt động; Đơn vị sự nghiệp do NSNN bảođảm toàn bộ chi phí hoạt động

1.3.1.4 Đặc điểm hoạt động tài chính của đơn vị sự nghiệp có thuXây dựng quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị để chủ động sửdụng kinh phí đúng mục đích, tiết kiệm hiệu quả; Trích lập tối thiểu25% để trích lập quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp Phần còn lại sẽ

chi trả thu nhập tăng thêm cho CBCNV và trích lập các quỹ.

Hoạt động dự toán mang lại nhiều lợi ích và là công cụ khôngthể thiếu trong việc kiểm tra, kiểm soát, đánh giá thực hiện mọi hoạtđộng của đơn vị Hoạt động dự toán tại các đơn vị sự nghiệp có thuthực hiện qua các giai đoạn: Lập dự toán; Giao dự toán thu-chi ngânsách nhà nước; Thực hiện dự toán thu-chi

1.3.2 Nội dung các khoản thu – chi tại các đơn vị sự nghiệp có thu

1.3.2.1 Nội dung các khoản thu: bao gồm các khoản thu phí lệ phí,thu sự nghiệp và thu hoạt động dịch vụ, các khoản thu khác

1.3.2.2 Nội dung chi hoạt động: Chi cho con người; Chi quản lýhành chính; Chi cho nghiệp vụ chuyên môn; Chi cho mua sắm, sửachữa tài sản; Chi sản xuất, cung ứng dịch vụ; Các khoản chi khác

1.3.3 Công tác kiểm soát thu – chi tại đơn vị sự nghiệp có thu

1.3.3.1 Môi trường kiểm soát trong các đơn vị sự nghiệp có thu

a Nhân tố bên trong

Bao gồm: Đặc thù về quản lý; Cơ cấu tổ chức; Chính sách nhânsự; Công tác dự toán, kế hoạch

b Nhân tố bên ngoài

Đó là: Chính sách Nhà nước, sự kiểm soát của các cơ quan chứcnăng, của cấp trên…

1.3.3.2 Hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát thu – chi trongđơn vị sự nghiệp có thu

a Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu

Các chứng từ kế toán chủ yếu liên quan đến hoạt động thu-chitại đơn vị sự nghiệp có thu: Hóa đơn bán hàng; Biên lai phí, lệ phí;Biên lai thu tiền; Bảng thanh toán lương; Biên bản kiểm nghiệm vật

tư, CCDC, hàng hoá; Phiếu đề xuất; Bảng kê chi tiền cho nhữngngười tham dự hội nghị, hội thảo…

b Tổ chức tài khoản và sổ kế toán

Căn cứ vào tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý, đơn vị lựa

chọn những TK kế toán phù hợp, cần thiết Để đáp ứng nhu cầuthông tin cho quản lý về mức độ tổng quát và cụ thể, hệ thống sổ kếtoán của đơn vị được tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế toán tổnghợp và sổ kế toán chi tiết.

c Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Bên cạnh việc sử dụng hệ thống báo cáo theo quyết định

19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ tài chính (Phụ lục 1.1), các

đơn vị còn xây dựng hệ thống báo cáo nội bộ riêng để phục vụ chocông tác quản lý tại đơn vị mình

1.3.3.3 Thủ tục kiểm soát

a Kiểm soát các khoản thu sự nghiệp

Kiểm soát việc tuân thủ các quy định về hoạt động thu, các quyđịnh về biểu giá Các thông tin về các khoản thu sự nghiệp thể hiệntrên các chứng, từ, sổ sách, báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng, trung thực,

và cung cấp kịp thời cho quản lý đơn vị Cần phân chia trách nhiệmgiữa các cá nhân, bộ phận tham gia

b Kiểm soát các nội dung chi phí

Trong phần này, luận văn trình bày các thủ tục kiểm soát các nộidung chi phí phát sinh tại đơn vị sự nghiệp có thu: Chi thanh toán cánhân; Chi hoạt động nghiệp vụ chuyên môn; Chi các hoạt động dịchvụ; Các khoản chi đối với TSCĐ

1.4 Tổng kết các nghiên cứu về kiểm soát thu – chi trong các đơn

vị sự nghiệp có thu

Vấn đề kiểm soát thu chi tại các đơn vị sự nghiệp có thu đãđược nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu: công tác kiểm soát thu chitại trường Cao đẳng công nghệ Đà Nẵng (2008) và ở Trung tâmtruyền hình Việt Nam tại Đà Nẵng (2008) Các công trình này đềuđưa các thủ tục kiểm soát hữu hiệu, phù hợp với cơ chế hoạt độnghiện nay Tuy các tác giả này có đề cập đến công tác lập dự toánnhưng chưa đi sâu vào việc phân tích tình hình thực hiện so với dự

toán đã được duyệt nhằm phục vụ cho công tác kiểm soát thu chi tàichính Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán giúp đơn vị xácđịnh được nguyên nhân, nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện

dự toán của mình, qua đó làm cơ sở cho việc xây dựng dự toán về sau

và đưa ra các biện pháp ngăn ngừa, xử lý gian lận sai sót xảy ra trongquá trình thực hiện dự toán

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong cơ chế quản lý tài chính hiện nay, các đơn vị phải khôngngừng thay đổi tư duy về cách quản lý tài chính để sử dụng đồng vốn

có hiệu quả, kiểm soát được các nguồn thu – chi tại đơn vị mình Một

hệ thống kiểm soát vững mạnh sẽ giúp đơn vị đạt được các mục tiêu,mục đích đặt ra trong việc quản lý tài chính một cách cụ thể Đảmbảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt độngcủa đơn vị cũng như các quy định của luật pháp

Và trong chương 1 của luận văn đã hệ thống hoá lý luận cơbản về hệ thống kiểm soát trong tổ chức, công tác kiểm soát thu-chitại các đơn vị sự nghiệp đã cung cấp cơ sở lý luận cho việc tìm hiểu,nghiên cứu và phân tích tình hình thực tế công tác kiểm soát thu-chi

ở Công ty Quản lý hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng-đơn vị sựnghiệp có thu ở nội dung chương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU – CHI TẠI CÔNG TY QUẢN LÝ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM VÀ CÁC CHỢ

ĐÀ NẴNG 2.1 Tổng quan về sự hình thành và phát triển của Công ty Quản

lý Hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Là tiền thân của Công ty Quản lý các chợ và Trung tâm Thương

mại - Hội chợ Triển lãm Đà Nẵng.

2.1.2 Những định hướng phát triển của Công ty

Liên doanh, liên kết với các tổ chức, đơn vị nhằm tăng nguồnthu Tiếp tục đầu tư xây dựng, nâng cấp sửa chữa các chợ

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

Có chức năng quản lý, khai thác các hoạt động tại Trung tâm

Hội chợ - Triển lãm và các chợ theo chủ trương của Sở Công thương

và thành phố

2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Ban Giám đốc gồm Giám đốc và 5 Phó giám đốc Cơ cấu tổchức của Công ty gồm 05 phòng chuyên môn, nghiệp vụ (Tổ chức –Hành chính; Kế hoạch - Hội chợ Triển lãm; Kế toán – Tài vụ; Quản

lý chợ; Bảo vệ - môi trường & PCCC) và 06 đơn vị trực thuộc Công

ty (Trung tâm Hội chợ Triển lãm Đà Nẵng; Chợ Siêu thị Đà Nẵng;Chợ Cồn; Chợ Hàn; Chợ Đống Đa; Chợ Đầu mối Hoà Cường)

2.4 Đặc điểm công tác kế toán

2.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Áp dụng mô hình kế toán tập trung và được quản lý theo kiểutrực tuyến chức năng Theo hình thức này, phòng kế toán Công tychịu trách nhiệm tổ chức toàn bộ công tác kế toán, công tác tàichính, thống kê tại đơn vị Còn ở các ban quản lý chợ, Công ty chỉ

bố trí mỗi ban một kế toán viên tổng hợp làm nhiệm vụ hạch toánban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán tại Công ty

2.5.1 Đặc điểm quản lý tài chính

Là đơn vị sự nghiệp có thu đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động,

hoạt động theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm dưới sự quản lýtrực tiếp của Sở Công thương thành phố Đà Nẵng Với cơ chế quản

lý tài chính hiện nay, yêu cầu công ty cần phải lập dự toán thu – chisát với yêu cầu, nhiệm vụ, đảm bảo chính xác và xây dựng quy chếchi tiêu nội bộ hợp lý, phù hợp với đặc thù hoạt động của công ty,đảm bảo tiết kiệm và nâng cao hiệu quả công tác

2.5.2 Các thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát của đơn vị được thiết lập trên nguyên tắcphân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền phêchuẩn

2.5.3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho công tác kiểm soát

2.5.3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ

Các chứng từ kế toán phục vụ công tác thu-chi: Biên lai phí, lệphí; Hóa đơn dịch vụ, hoá đơn thu tiền điện tự in đã được sự đồng ýCục thuế Đà Nẵng; Kế hoạch thu từng loại thu; Bảng kê nộp tiền;Bảng thanh toán tiền lương; Phiếu đề xuất; Biên bản nghiệm thu;Biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn, bảng tổng hợp chi phí

Việc luân chuyển chứng từ còn chậm do tập hợp số liệu gặpnhiều khó khăn Chứng từ thu-chi dưới các ban thường để cuối thángmới nộp lên công ty và mỗi Ban chỉ có một kế toán thậm chí tạimột số ban, kế toán vừa kiêm kế hoạch nên khối lượng côngviệc nhiều nên dễ xảy ra thiếu sót trong việc kiểm soát thu vàlên kế hoạch

2.5.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

Các tài khoản kế toán được mở theo dõi từng đơn vị trực thuộcnhằm đối chiếu kiểm tra, cung cấp, báo cáo số liệu nhanh cho lãnhđạo tình hình phát sinh thu, chi của mỗi đơn vị trực thuộc

Tại văn phòng công ty bao gồm sổ kế toán chi tiết và sổ tổnghợp Các loại sổ sử dụng tại công ty: sổ chi tiết các tài khoản, sổ cái

liên quan, sổ tổng hợp doanh thu, sổ đối chiếu công nợ, sổ chi tiếthoạt động, sổ chi phí hoạt động Còn tại các đơn vị trực thuộc chỉ lậpcác sổ chi tiết như: bảng kê doanh thu, sổ chi tiết các tài khoản, sổ chitiết chi hoạt động, sổ chi phí sản xuất kinh doanh

2.5.3.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Hằng tháng, các đơn vị trực thuộc nộp các báo cáo kế toán nội

bộ cho công ty bao gồm: Báo cáo thực hiện kế hoạch thu; Báo cáohoạt động thu- chi; Bảng kê chi tiết công nợ; Báo cáo tình hình sửdụng biên lai, hoá đơn…Trên cơ sở các báo cáo này, kế toán công tytổng hợp, đối chiếu với các báo cáo do phòng quản lý, phòng kếhoạch - hội chợ triển lãm lập

Trên cơ sở dự toán thu toàn đơn vị đã lập, đơn vị tiến hành lập

dự toán chi Dự toán này được xây dựng dựa vào dự báo tình hìnhsửa chữa, chi thường xuyên của các đơn vị trực thuộc, căn cứ vàoquy định trích lập cũ của năm trước Công ty lập bảng dự toán chitheo quy chế chi tiêu nội bộ

2.5.5 Nội dung kiểm soát các khoản thu tại chợ Siêu thị Đà Nẵng

2.5.5.1.Kiểm soát việc thu phí mặt bằng chợ, quầy sạp, trông coihàng đêm, dịch vụ vệ sinh

Quy trình kiểm soát thu (sơ đồ 2.5) đã đảm bảo được kiểm soát

kế toán với việc cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, rõ ràng, có sựphối hợp kiểm tra đối chiếu số liệu giữa bộ phận kế hoạch và bộ phận

kế toán Tuy nhiên với việc cán bộ thu vừa lập hoá đơn, biên lai vừathu tiền của khách hàng, có thể xảy ra các trường hợp sai sót, gian lận

mà ít được kiểm soát chặt chẽ Việc chiếm dụng vốn với số tiền lớn

và trong thời gian dài làm cho cán bộ thu mất khả năng thanh toán,gây hậu quả nghiêm trọng cho công ty.

2.5.5.2 Kiểm soát thu phí mặt bằng quảng cáo

Sơ đồ 2.6.Quy trình kiểm soát thu phí mặt bằng quảng cáo

ra gây thiệt hại đến bảng quảng cáo hoặc khách hàng không có khảnăng thanh toán vì bị phá sản, hay lý do bất khả kháng nào đó…sẽảnh hưởng đến nguồn thu của đơn vị

2.5.5.3 Kiểm soát thu dịch vụ sự kiện

Tương tự quy trình kiểm soát thu mặt bằng quảng cáo, nhưngtrách nhiệm theo quản lý thuộc phòng quản lý chợ Sai sót có thể xảyra: Ban quản lý chợ có thể cho thuê mặt bằng tổ chức mà khôngthông qua phòng quản lý, gây ảnh hưởng đến nguồn thu của Công ty

Tiếp nhận, kiểm tra

Theo dõi thực hiện hợp đồng Báo cáo thu Lên sổ sách

2.5.5.4 Kiểm soát thu hộ tiền điện

Sơ đổ 2.7.Quy trình kiểm soát thu tiền điện

2.5.6 Nội dung kiểm soát các khoản chi

2.5.6.1 Kiểm soát chi thanh toán cá nhân

Kiểm soát chi thanh toán cá nhân thể hiện qua sơ đồ 2.8 và 2.9.Công tác nhân sự, theo dõi lao động được các bộ phận liên quanđảm trách đảm bảo việc xác định, tính lương được kiểm soát khá đầy

đủ Tuy nhiên, công ty cần phải kiểm tra chặt hơn nữa việc chấmcông tăng cường của bộ phận đi ca Cần kiểm tra số lượng tăngcường có tương ứng với với số nghỉ làm không Nếu kiểm tra không

Tổng hợp thực hiện KH thu

Lưu trữ, bảo quản

Lên sổ sách kế toán

Lên kế hoạch thu

Báo cáo thu