Khi nhà thầu đến nộp hồ sơ nếu đã quá thời gian đóng thầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu và theo giờ của đồng hồ trong phòng nộp thầu, căn cứ vào Điều 45 Luật đấu thầu, Khoản 3, Điều
Trang 1MỘT SỐ TÌNH HUỐNG VÀ CÁCH GIẢI QUYẾT
TRONG QUÁ TRÌNH ĐẤU THẦU
I MỘT SỐ TÌNH HUỐNG CÓ THỂ XẢY RA TRONG GIAI ĐOẠN BÁN
HỒ SƠ THẦU, NỘP HỒ SƠ DỰ THẦU VÀ CÁCH GIẢI QUYẾT CỦA BÊN MỜI THẦU:
Tình huống 1: Nhà thầu cử nhân viên đến mua hồ sơ mời thầu nhưng người mua hồ sơ mời thầu đó lại không có các loại giấy tờ tùy thân, không có giấy giới thiệu của nhà thầu, trường hợp này bên mời thầu cần phải xử lý như thế nào để đảm bảo đúng các yêu cầu của pháp luật về đấu thầu.
Trả lời: Giấy giới thiệu của nhà thầu (là tổ chức) cử nhân viên của mình đến
cơ quan của bên mời thầu để mua hồ sơ mời thầu là sự khẳng định ý chí của nhà thầu là tổ chức đồng ý mua hồ sơ thầu, nhằm mục đích nghiên cứu khả năng có thể tham gia hoặc không tham gia gói thầu
Mặt khác, giấy giới thiệu của nhà thầu còn là điều kiện cần và đủ để bên mời
thầu tiến hành lập biên bản bàn giao tất cả hồ sơ mời thầu và các loại tài liệu liên quan đến hồ sơ mời thầu được bán cho nhà thầu là tổ chức do người được mang giấy giới thiệu của nhà thầu ký nhận và nộp tiền mua hồ sơ Các giấy tờ tùy thân
(hộ chiếu, chứng minh thư…) là những loại giấy tờ tùy thân là điều kiện pháp lý
bắt buộc để chứng minh người đó đúng với tên người đã được nhà thầu là tổ chức
ghi trong giấy giới thiệu gửi đến bên mời thầu
Vì vậy, nếu thiếu các giấy tờ trên, phải yêu cầu nhân viên đó liên lạc (qua điện thoại, hoặc fax) về cơ quan của nhà thầu để xác định tư cách của nhân viên đó Nếu đúng thì giải quyết bán hồ sơ mời thầu, nếu không đúng thì có thể không bán, nếu không phải họ mua với tư cách nhà thầu cá nhân Trong thực tế có nhiều kinh nghiệm để xác định người mua hồ sơ có trung thực, có đúng là người có tên trong giấy giới thiệu hay không
Trong pháp luật hiện hành về đấu thầu không có khoản nào quy định không được bán hồ sơ mời thầu cho người mua không có giấy giới thiệu mà điều này là căn cứ vào các quy định hành chính thông thường khác đối với một cán bộ công nhân viên nào đó trong tổ chức khi đến các cơ quan, tổ chức khác liên hệ công tác
Có một số điểm cần lưu ý:
Trang 2- Biên bản bàn giao tài liệu mời thầu cho nhà thầu, bên mời thầu cần phải ghi đầy đủ các tài liệu đã có trong hồ sơ mời thầu để người đại diện ký xác nhận đã nhận đầy đủ và kiểm tra lại đúng với biên bản
- Trường hợp nhà thầu không có đại diện đến mua hồ sơ thầu mà chỉ chuyển tiền qua tài khoản và đề nghị bên mời thầu gửi tài liệu thầu qua đường bưu điện thì bên mời thầu phải làm các tài liệu sau:
+ Gửi hồ sơ qua đường bưu điện và yêu cầu bưu điện phải có giấy báo đã nhận tài liệu gửi lại cho bên mời thầu
+ Gửi thư cho nhà thầu, liệt kê các danh mục tài liệu có trong hồ sơ mời thầu
đã được gửi cho nhà thầu qua đường bưu điện, yêu cầu nhà thầu kiểm tra lại và ký xác nhận đã nhận được đầy đủ theo bảng liệt kê tài liệu của bên mời thầu và chuyển
về bên mời thầu coi đây là bằng chứng đã chấp nhận hồ sơ mời thầu
Tình huống 2: Nhà thầu đến nộp hồ sơ dự thầu sau thời gian đóng thầu, bên mời thầu không chấp nhận cho nộp hồ sơ dự thầu, người đại diện nhà thầu đưa đồng hồ của mình cho bên mời thầu xem và khẳng định rằng đồng hồ của nhà thầu hoàn toàn chính xác đề nghị bên mời thầu phải chấp nhận thời gian
đó và chấp thuận cho phép hồ sơ dự thầu của họ được nộp Trong trường hợp này bên mời thầu phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Để chuẩn bị tốt cho việc tiếp nhận hồ sơ thầu của nhà thầu, bên mời
thầu cần phải bố trí một phòng nộp hồ sơ dự thầu có: Tổ chuyên gia đấu thầu tiếp nhận hồ sơ, có mẫu biên bản nộp thầu, chuẩn bị sẵn máy photocopy để photocopy chứng minh thư hoặc hộ chiếu của người nộp thầu, đồng hồ treo tường, thời gian của đồng hồ được chỉnh đúng theo thông báo giờ của bưu điện qua số điện thoại
100117 và lưu ý phải trang bị một máy điện thoại để bàn có Spẹakphone để kiểm tra thông báo giờ của bưu điện
Khi nhà thầu đến nộp hồ sơ nếu đã quá thời gian đóng thầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu và theo giờ của đồng hồ trong phòng nộp thầu, căn cứ vào Điều 45 Luật đấu thầu, Khoản 3, Điều 13, 16; Khoản 2, Điều 26, 31 của NĐ 111 Hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu, bên mời thầu không được tiếp nhận hồ sơ dự thầu của nhà thầu
Trường hợp đại diện của nhà thầu có khiếu nại về giờ đồng của họ khác với đồng hồ của bên mời thầu trong phòng nộp thầu, bên mời thầu sẽ dùng máy điện thoại để bàn sử dụng Speakphone và bấm số 100117 để người đại diện của nhà thầu cùng nghe thông báo giờ chính xác của bưu điện Thông báo của bưu điện qua số điện thoại 100117 sẽ là kết luận chính xác để xác định cho đại diện của nhà thầu về
Trang 3thời gian nộp thầu chậm Bên mời thầu không chấp nhận bất kỳ lý do nào khác liên quan đến việc nộp thầu muộn của nhà thầu Biên bản sẽ được lập giữa các tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu với người đại diện của nhà thầu về việc nộp thầu chậm, ghi rõ nội dung đại diện của nhà thầu đã nghe thông báo của bưu điện qua số
100117 và chấp nhận thời gian nộp thầu của mình là chậm so với quy định và
không có khiếu nại gì khác (Có một số lưu ý nhỏ trong việc gửi thư mời thầu cho
các nhà thầu trong nuớc và quốc tế đều phải sử dụng giờ địa phương của bên mời thầu, ghi rõ thời gian vào buổi sáng hay buổi chiều của ngày đóng thầu và quy định rõ giờ nộp thầu theo giờ của bưu điện qua số điện thoại 100117)
Tình huống 3 Nhà thầu gửi hồ sơ dự thầu thông qua đường bưu điện, hồ
sơ gửi đến bị chậm so với thời gian đóng thầu, các túi hồ sơ bị rách nát, bị mở, trường hợp này bên mời thầu phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Việc tiếp nhận hồ sơ mời thầu được quy định tại Khoản 3 Điều 13,
16; Khoản 2 Điều 26 và Điều 31 của NĐ 111 Hướng dẫn thực hiện Luật đấu thầu
Để giải quyết vấn đề này chúng ta cần phải làm các bước sau: thông thường khi nhân viên của cơ quan của bưu điện mang tài liệu gửi đến cho một cơ quan thường không lập biên bản về tình hình tài liệu, hồ sơ gửi mà chỉ ký giao nhận văn thư Chính vì tiền lệ này bên mời thầu phải làm:
- Thông báo cho cán bộ văn thư có trách nhiệm của cơ quan được biết danh sách và địa chỉ của các nhà thầu đã được mời, yêu cầu các tài liệu của các nhà thầu này không đựơc nhận trực tiếp qua nhân viên bưu điện Khi có tài liệu dự thầu đuợc gửi đến thì phải báo ngay cho bộ phận có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ dự thầu (Tổ chuyên gia đấu thầu) được biết để họ trực tiếp làm các thủ tục tiếp nhận
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ dự thầu cần phải làm các vấn đề sau:
+ Lập biên bản tiếp nhận tài liệu, hồ sơ dự thầu với nhân viên bưu điện, biên
bản phải ghi rõ ngày, giờ tiếp nhận hồ sơ, họ tên đầy đủ của nguời giao hồ sơ (ghi
rõ số thẻ của nhân viênbưu điện này), tên cơ quan bưu điện trực tiếp giao tài liệu,
hồ sơ; mô tả tình trạng thực tế của tài liệu, hồ sơ tại thời điểm bàn giao, trong biên bản phải nêu rõ toàn bộ các tài liệu, hồ sơ dự thầu đã được nhân viên bưu điện tự sắp xếp, niêm phong lại trứơc khi bàn giao cho tổ chuyên gia đấu thầu Tổ chuyên gia đã nhận hồ sơ dự thầu của nhà thầu với niêm phong có chữ ký của nhân viên
bưu điện (nhân viên bưu điện này sẽ phải có mặt tại thời điểm mở thầu để lập biên
bản kiểm tra niêm phong)
+ Sau khi lập biên bản với nhân viên bưu điện, bên mời thầu ngay lập tức sẽ
cử đại diện đến làm việc với cơ quan bưu điện đã giao tài liệu, hồ sơ dự thầu để làm
rõ các nội dung sau:
Trang 4- Trường hợp nhà thấu đã gửi tài liệu, hồ sơ dự thầu cho bưu điện trước thời gian đóng thầu của bên mời thầu kể cả thời gian vận chuyển theo quy định thông thường, nhưng do lỗi của cơ quan bưu điện đã chuyển chậm hơn so với thời gian đóng thầu quy định của bên mời thầu thì đại diện của bên mời thầu lập biên bản với
cơ quan bưu điện và tổ chuyên gia đấu thầu sẽ làm đề xuất với cấp có thẩm quyền cho phép tiếp nhận chính thức tài liệu, hồ sơ dự thầu khi thời gian mở thầu chưa đến Đại diện bên mời thầu phải liên hệ với lãnh đạo của cơ quan bưu điện đề nghị cho phép nhân viên bưu điện nêu trên được phép có mặt vào thời gian mở thầu để xác nhận lại niêm phong
- Trường hợp cơ quan bưu điện chứng minh rằng giờ, ngày mà bên nhà thầu chính thức gửi tài liệu, hồ sơ đến cơ quan họ chậm hơn so với ngày giờ đóng thầu thì bên mời thầu sẽ giải quyết như sau: căn cứ vào quy định pháp luật đấu thầu (Điều 31,45 của Luật đấu thầu và Điều 13, 26 và 31của NĐ 111), bên mời thầu không nhận hồ sơ dự thầu hoặc bất kỳ tài liệu bổ sung nào, kể cả thư giảm giá sau thời điểm đóng thầu (trừ trường hợp có yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu theo quy định tại Điều 36 làm rõ hồ sơ dự thầu của Luật đấu thầu) các hồ sơ dự thầu nộp sau thời điểm đóng thầu được xem là không hợp lệ và được gửi trả lại cho nhà thầu nguyên trạng Bên mời thầu sẽ lập biên bản ghi nhận với cơ quan bưu điện, đồng thời làm thông báo bằng văn bản ngay cho nhà thầu biết tài liệu, hồ sơ của nhà thầu không được chấp nhận, thông báo gửi kèm theo các biên bản đã lập với cơ quan bưu điện và đề nghị cơ quan bưu điện trả lại tài liệu, hồ sơ
đó cho nhà thầu
Tình huống 4: Nhà thầu A gửi hồ sơ dự thầu thông qua đường bưu điện đúng theo thời gian đóng thầu, sau khi mở thầu cơ quan bưu điện lại mang tiếp đến phần hồ sơ dự thầu còn lại của nhà thầu A, trường hợp này bên mời thầu phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Đối với trường hợp này, bên mời thầu đề nghị cơ quan bưu điện xác
nhận những vấn đề sau:
- Phần hồ sơ này được gửi tới cơ quan bưu điện vào ngày giờ nào? Thời gian gửi có cùng với thời gian gửi của phần hồ sơ đã được nhận trước đó không? Đề nghị cơ quan bưu điện cho biết thông thường thì loại tài liệu đó được gửi trong bao
nhiêu ngày? (Điều này có thể căn cứ được vào dấu của cơ quan bưu điện)
- Sau khi xác nhận được thời gian với cơ quan bưu điện, bên mời thầu sẽ phải
xử lý:
+ Truờng hợp thời gian của phần hồ sơ còn lại mà cùng ngày với phần hồ sơ
đã được bên mời thầu đã nhận, hoặc khác ngày nhưng vẫn trước thời gian đóng
Trang 5thầu mà trong thời hạn thông thường quy định của bưu điện thì có thể xác định đây
là thuộc lỗi của cơ quan bưu điện Tổ chuyên gia đấu thầu tiến hành lập biên bản với cơ quan bưu điện để xác nhận Căn cứ vào biên bản này, tổ chuyên gia đấu thầu
sẽ báo cáo với cấp có thẩm quyền đề xuất cho lập biên bản mở thầu bổ sung cho phần tài liệu dự thầu bị thiếu của nhà thầu A
+ Trường hợp ngược lại, nếu ngày gửi phần hồ sơ này không được gửi cùng ngày với phần hồ sơ mà bên mời thầu đã nhận được, hoặc gửi sau ngày đóng thầu theo quy định của hồ sơ mời thầu, hoặc thời gian gửi không đảm bảo theo thời hạn thông thường của cơ quan bưu điện thì có thể xác định đây thuộc lỗi của nhà thầu
Tổ chuyên gia đấu thầu sẽ tiến hành mời đại diện của cơ quan bưu điện lập biên bản về việc hồ sơ gửi tới nơi mời thầu đã bị chậm và không tiếp nhận hồ sơ thầu của nhà thầu Tổ chuyên gia đấu thầu sẽ làm báo cáo với cấp có thẩm quyền và đề xuất không tiếp nhận phần hồ sơ dự thầu bị thiếu của nhà thầu A, đề nghị cơ quan bưu điện chuyển trả lại nhà thầu phần hồ sơ này cho nhà thầu Bên mời thầu tiến hành mở thầu bình thường theo quy định với phần hồ sơ dự thầu đã nhận được của nhà thầu A
Tình huống 5: Nhà thầu B đến nộp hồ sơ dự thầu đúng thời gian yêu cầu nhưng không đóng gói và niêm phong hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải xử lý như thế nào?
Sau khi nhà thầu B đã nộp hồ sơ thầu (khoảng 1h sau thời gian đóng thầu) nhà thầuB trở lại và đề nghị cho nộp thêm một phần hồ sơ do sơ xuất bị quên và
bỏ sót trong khi đóng hồ sơ tại nơi nộp thầu Trường hợp này bên mời thầu phải
xử lý như thế nào?
Trả lời: Việc tiếp nhận hồ sơ mời thầu được quy định tại Khoản 2 Điều 14;
Khoản 3 Điều 13, 16, Khoản 2 Điều 26, 31 của NĐ 111 và Điều 45 của Luật đấu thầu Để xử lý trường hợp này, trước hết bên mời thầu phải từ chối không nhận toàn bộ số hồ sơ đó và yêu cầu nhà thầu B mang toàn bộ số hồ sơ đó ra khỏi khu vực nộp thầu để tự đóng gói và niêm phong lại hồ sơ dự thầu của mình, sau khi hồ
sơ đã được niêm phong nhà thầu sẽ tiến hành việc nộp thầu bình thường
Về phía bên mời thầu cần phải làm các thủ tục sau: đây là trường hợp nhà thầu nộp thầu không bình thường, các gói thầu đều chưa được đóng gói và niêm phong
vì vậy khi nhà thầu tiến hành nộp hồ sơ dự thầu, bên mời thầu sẽ phải lập biên bản bất thường với các nội dung chủ yếu:
- Hồ sơ dự thầu của nhà thầu không đuợc niêm phong vì vậy bên mời thầu đã không tiếp nhận hồ sơ dự thầu của nhà thầu Yêu cầu bên mời thầu sẽ phải tự đóng gói và niêm phong các hồ sơ gửi thầu của mình trước khi nộp
Trang 6- Toàn bộ hồ sơ dự thầu của nhà thầu chưa được trình với bên mời thầu không trao đổi về bất kỳ nội dung gì của hồ sơ mời thầu với bên mời thầu
- Nhà thầu đã tự niêm phong các hồ sơ thầu của mình ngoài khu vực nộp thầu
và không có sự trợ giúp, can thiệp gì của bên mời thầu
Sau khi nhà thầu đã hoàn thành niêm phong của mình và nộp hồ sơ dự thầu, bên mời thầu tiến hành làm các thủ tục nhận hồ sơ dự thầu theo quy định tại NĐ
111 và Luật đấu thầu
Trường họp 1 giờ sau thời gian đóng thầu, bên mời thầu quay lại xin nộp thêm một phần hồ sơ do sơ xuất bị quên trong khi đóng hồ sơ tại nơi nộp thầu, bên mời thầu sẽ phải giải quyết như sau:
Đây là trường hợp nhà thầu muốn lợi dụng tình tiết về mặt thời gian, các tài liệu bỏ sót này đã đựoc mang đến trứoc thời điểm đóng thầu để mong bên mời thầu chấp thuận bổ sung hồ sơ Nhưng tại biên bản bất thường nêu trên đã chứng minh việc bỏ sót hay bỏ quên hoặc nộp chậm đều thuộc lỗi chủ quan của nhà thầu Bên mời thầu không có bất kỳ một sự trợ giúp hoặc can thiệp nào gây nên sự cố này Đặc biệt là không có sở cứ nào chúng minh phần tài liệu đó có thực sự bị bỏ quên hay không do vậy:
Căn cứ vào quy định của Luật đấu thầu và NĐ 111, bên mời thầu không nhận
hồ sơ dự thầu hoặc bất kỳ tài liệu bổ sung nào, kể cả thư giảm giá sau thời điểm đóng thầu (trừ trường hợp có yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu bên mời thầu theo quy định tại Điều 36 của Luật đấu thầu) các hồ sơ dự thầu nộp sau thời điểm đóng thầu đều được xem là không hợp lệ và phải trả lại cho nhà thầu nguyên trạng, nói chung rất hãn hữu chấp nhận phần hồ sơ dự thầu này
Tình huống 6: Nhà thầu đến nộp hồ sơ thầu đúng giờ nhưng bảo đảm dự thầu của ngân hàng cho gói thầu tại thời điểm đóng thầu chưa có, nhà thầu đề nghị cho nộp bảo lãnh dự thầu bổ sung vào thời điểm mở thầu, trường hợp này bên mời thầu phải xử lý thế nào?
Trả lời: Trước hết bên mời thầu tiếp nhận hồ sơ dự thầu của nhà thầu theo
quy định hiện hành của Luật đấu thầu và Nghị định 111, lập biên bản yêu cầu nhà thầu nộp bảo lãnh dự thầu theo quy định (Điều 27 và Điều 45 Luật đấu thầu; các Điều 14,16,26 và 31 của Nghị định 111)
Việc nhà thầu đề nghị bên mời thầu cho phép nộp bảo đảm dự thầu bổ sung vào thời điểm mở thầu, bên mời thầu sẽ không chấp nhận việc nộp bảo lãnh dự thầu của nhà thầu sau thời điểm đóng thầu là vi phạm vào Khoản 1 Điều 45 của Luật
Trang 7Đấu thầu, bên mời thầu không nhận hồ sơ dự thầu hoặc bất kỳ tài liệu bồ sung nào,
kể cả thư giảm giá sau thời điểm đóng thầu (trừ trường hợp có yêu cầu làm rõ hồ sơ
dự thầu của bên mời thầu theo quy định tại Điều 36 của Luật đấu thầu ) các hồ sơ
dự thầu nộp sau thời điểm đóng thầu được xem là không hợp lệ và trả lại cho nhà thầu nguyên trạng
Ngoài ra Bảo đảm dự thầu còn là điều kiện bắt buộc phải có đã được quy định tại điều 27 của Luật Đấu thầu, Bảo đảm dự thầu phải được nộp cùng với hồ sơ dự thầu theo quy định …Như vậy, bảo đảm dự thầu là một phần tài liệu không thể thiếu được và phải nộp cùng với tài liệu hồ sơ dự thầu của nhà thầu Trường hợp nhà thầu chưa có bảo đảm dự thầu nộp cùng với hồ sơ dự thầu là vi phạm vào Khoản 2, Điều 14; Khoản 3 Điều 13,16; Khoản 2 Điều 26, 31 của NĐ 111 và Khoản 1, Điều 45 của Luật Đấu thầu
Một vấn đề nữa cũng hết sức quan trọng trong việc xử lý với nhà thầu khi có sai phạm vì căn cứ vào Điều 27, Khoản 6 quy định về việc nhà thầu sẽ không được nhận lại bảo đảm dự thầu khi vi phạm pháp luật đấu thầu, ở đây trường hợp nhà thầu không nộp bảo đảm dự thầu thì bên mời thầu sẽ không thể áp dụng chế tài này với nhà thầu được
Tình huống 7: Nhà thầu có lý do đến nộp thầu sớm hơn thời gian quy định trong thư mời thầu, bên nhà thầu phải xử lý như thế nào?
Trước thơi điểm đóng thầu, nhà thầu yêu cầu cho đổi hoặc bổ sung phần
hồ sơ thầu đã nộp, trường hợp này bên mời thầu phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Căn cứ vào Điều 31 của Luật đấu thầu, Điều 13, 14, 16, 26, và 31 của
NĐ 111, bên mời thầu chi nhận hồ sơ dự thầu nộp đúng hạn theo quy định của hồ
sơ mời thầu và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ “mật” Như vậy theo quy định trước đây chưa có Luật đấu thầu, trường hợp nhà thầu có đề nghị cho nộp hồ sơ dự thầu sớm hơn thời gian quy định trong thư mời thầu thì bên mời thầu không thể chấp nhận cho nhà thầu được nộp Tuy nhiên, trong mẫu thư mời thầu theo quy định mới chỉ quy định thời gian bán hồ sơ dự thầu từ…… giờ… ngày… tháng… năm… đến thời điểm đóng thầu và thời điểm mở thầu, không có quy định thời
điểm bắt đầu nộp hồ sơ dự thầu, nên không thể có việc “nộp sớm hơn thời gian quy
định trong thư mời thầu” như tình huống đặt ra Trong thực tế nhiều nhà thầu đã có
sẵn các bộ hồ sơ dự thầu cơ bản nên sau khi mua hồ sơ mời thầu là có thể nộp hồ sơ
dự thầu rất nhanh chóng Theo quy dịnh mới bên mời thầu bắt buộc phải nhận hồ
sơ dự thầu của nhà thầu mà không có lý do gì để từ chối cả
Trường hợp trứơc thời điểm đóng thầu nhà thầu yêu cầu cho đổi hoặc bổ sung tài liệu hồ sơ dự thầu đã nộp thì bên mời thầu phải làm những vấn đề sau:
Trang 8Căn cứ Điều 36 Khoản 1, Điều 45 Luật Đấu thầu và Điều 13, 14, 16, 21,26,31
NĐ 111 cho phép sửa đổi bổ sung trứơc thời điểm đóng thầu theo đúng quy định trong hồ sơ mời thầu, trái quy định này nhà thầu không được phép
Tình huống 8: Bên mời thầu thực hiện dự án với hình thức đấu thầu hạn chế xảy ra trường hợp: Nhà thầu A (không có tên trong danh sách mời thầu đã đựoc duyệt và được mời ) đến nộp hồ sơ thầu của mình và kèm theo văn bản được ủy nhiệm của nhà thầu B (nhà thầu đã đuợc cấp có thẩm quyền duyệt trong danh sách mời thầu) trường hợp này bên mời thầu phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Căn cứ Điều 19, 45 Luật Đấu thầu và Khoản 1 Mục b, Khoản 2 Mục
b Điều 14, Khoản 2 Điều 16, Khoản 2 Điều 21, NĐ 111 quy định về hình thức đấu thầu hạn chế, bên mời thầu mời một số nhà thầu (tối thiểu là 05) có đủ năng lực tham dự thầu phải được cấp có thẩm quyền (ở đây là chủ đầu tư) chấp nhận Như vậy, việc nhà thầu A là nhà thầu không được bên mời thầu lựa chọn thì không có căn cứ nào để bên mời thầu chấp nhận hồ sơ của nhà thầu A do nhà thầu B ủy quyền Nhà thầu B muốn thay đổi tư cách (tên) tham gia đấu thầu (chuyển sang A chẳng hạn) so với khi mua hồ sơ dự thầu, đăng ký tham gia đấu thầu thì phải thông báo bằng văn bản tới bên mời thầu Bên mời thầu chỉ xem xét khi nhận được văn bản thông báo này trước thời điểm đóng thầu Nếu được xem xét thấy rằng nhà thầu
A có đủ năng lực và kinh nghiệm thực hiện gói thầu thì có thể chấp nhận hồ sơ dự thầu hạn chế của nhà thầu A
Nếu không có văn bản như trên của nhà thầu B thì bên mời thầu sẽ tiến hành
lập biên bản với nhà thầu A theo giấy ủy nhiệm của nhà thầu B và ghi rõ nội dung bên mời thầu không chấp nhận thư ủy nhiệm của nhà thầu B và kết luận nhà thầu B
đã vi phạm quy chế đấu thầu và loại bỏ tên của nhà thầu B theo quy định của pháp luật đấu thầu
Tình huống 9: Nhà thầu đến nộp hồ sơ dự thầu muộn hơn thời gian quy định giờ đóng thầu là 02 giờ, với lí do khách quan là do máy bay của Hàng không bị chậm, và đề nghị phía bên mời thầu cho phép được nộp hồ sơ thầu, trường hợp này bên mời thầu cần phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Bên mời thầu trước hết đề nghi nguời đựoc ủy quyền của nhà thầu
mang hồ sơ dự thầu đến nộp cho xem vé may bay của họ, căn cứ vào thời gian ghi trong vé máy bay nếu thời gian bay vào đúng hoặc sau thời điểm đóng thầu thì bên mời thầu có thể khẳng định đây là lỗi chủ quan của nhà thầu và căn cứ pháp luật đấu thầu đặc biệt là quy định trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu chỉ nhận hồ sơ dự thầu nộp đúng hạn theo quy định của hồ sơ mời thầu, không chấp nhận hồ sơ dự
Trang 9thầu của nhà thầu nộp quá hạn thời gian đóng thầu Trong Luật đấu thầu quy định:
mở thầu ngay khi đóng thầu, nên không có chuyện nộp sau thời gian đóng thầu
Trường hợp có giờ bay trước thời điểm đóng thầu, bên mời thầu sẽ căn cứ vào
vé máy bay, phiếu lên máy bay có ghi số hiệu chuyến bay ( Bodingpass) của nguời đến nộp thầu kiểm tra lại với nhà ga hàng không xem chuyến bay đó có bị chậm hay không Nếu nhà ga hàng không xác định chuyến bay bị chậm thì bên mời thầu
có thể xác định đây thuộc lỗi khách quan và tiến hành lập biên bản giao nhận tài liệu, hồ sơ dự thầu theo quy định nhưng chỉ với điều kiện là thời gian đó chưa đến giờ mở thầu Luật quy định mở thầu ngay sau khi đóng thầu
II – MỘT SỐ TÌNH HUỐNG CÓ THỂ XẢY RA TRONG GIAI ĐOẠN MỞ THẦU, ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XÉT HỒ SƠ DỰ THẦU VÀ CÁCH GIẢI QUYẾT CỦA BÊN MỜI THẦU:
Tình huống 1: Bên mời thầu tiến hành mở thầu và đã niêm yết giá dự thầu của các nhà thầu lên bảng thông báo để lập biên bản mở thầu, có một nhà thầu đứng dậy xin khiếu nại là giá đựoc niêm yết không đúng vì trong hộp đựng hồ
sơ thầu của nhà thầu này còn có một thư giảm giá đặc biệt chưa được công bố Bên mời thầu đã kiểm tra thùng đựng hồ sơ của nhà thầu này nhưng không thấy thư giảm giá, yêu cầu nhà thầu lên kiểm tra thì đại diện nhà thầu đã bóc một lớp giấy ở đáy thùng hồ sơ và trình cho bên mời thầu một phong bì thư Bên mời thầu bóc thư và thấy đúng là thư giảm giá Trường hợp này bên mời thầu sẽ phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Đây là trường hợp nhà thầu rất thông minh (hay nói cách khác là rất
láu cá), họ biết lợi dụng vào sơ xuất của bên mời thầu trong việc kiểm tra các loại chứng từ và tài liệu đóng trong thùng đựng hồ sơ Họ chờ cho việc công bố giá dự thầu đựoc niêm yết cho tất cả các nhà thầu và nhận thấy giá của họ có phần cao hơn các nhà thầu khác nên đã dùng sảo thuật để có giá mới Trường hợp ngược lại nếu thấy giá của họ đựơc niêm yết là thấp nhất thì họ sẽ không khiếu nại nữa và giữ nguyên giá đã được niêm yết
Về nguyên tắc, căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành thì việc bỏ thư giảm giá đặc biệt cùng hồ sơ dự thầu và đựơc niêm phong, nộp cho bên mời thầu là hoàn toàn đúng quy định, trước thời gian đóng thầu Nhà thầu không nộp thư giảm giá vào thời điểm mở thầu Vì vậy, bên mời thầu không có lý do nào từ chối thư giảm giá của nhà thầu mà phải chấp thuận thư giảm giá này và hiệu chỉnh lại bảng niêm yết giá dự thầu cho nhà thầu
Vậy làm thế nào để có thể tránh đựơc những sai lầm này cho bên mời thầu?
Trang 10Trong nhiều năm qua Công ty VMS đã tiến hành mở rất nhiều gói thầu để tránh những sai sót đó, kinh nghiệm của Công ty là;
- Khi tiến hành mở thầu, chúng tôi yêu cầu nhà thầu lên kiểm tra lại niêm phong của mình (kết quả đựoc ghi vào biên bản)
- Tổ chuyên gia đấu thầu sẽ làm nhiệm vụ mở hộp đựng hồ sơ và yêu cầu nhà thầu lên tay không, không cầm theo bất kỳ dụng cụ hoặc giấy tờ gì (kể cả giấy trắng) tự tìm và đưa ra các chứng từ: đơn dự thầu có chào giá, bảo lãnh dự thầu, số lượng bản chính, bản sao các loại chứng thư giảm giá có hoặc không có… Sau đó đại diện nhà thầu phải ký xác nhận toàn bộ hồ sơ hiện có không còn có tài liệu khác
bị bỏ quên hoặc chưa được tìm thấy trong thùng đựng tài liệu trước sự chứng kiến của thành viên và của các nhà thầu khác trong buổi lễ mở thầu (kết quả đựoc ghi vào biên bản và nhà thầu ký xác nhận)
Tình huống 2: Khi tiến hành lập biên bản mở thầu, nhà thầu X đề nghị cho sửa lại phần giá dự thầu trong đơn dự thầu do quá vội đã có sự tính toán nhầm về số lượng và cộng sai tổng giá Trường hợp này bên mời thầu sẽ phải xử
lý như thế nào?
Trả lời: Căn cứ vào Điều 45 Luật đấu thầu; Điều 13, 14, 16, 21, 26, 31
NĐ111 bên mời thầu không nhận hồ sơ dự thầu hoặc bất kì tài liệu bổ sung nào, kể
cả thư giảm giá sau thời điểm đóng thầu Như vậy việc nhà thầu X đề nghị cho sửa lại phần giá dự thầu vì có tính toán nhầm về số lượng và cộng sai tổng giá là không hợp lệ và bên mời thầu không chấp nhận việc sửa đổi lại giá của nhà thầu X
Việc hiệu chỉnh các sai lệch về số học sẽ được bên mời thầu xem xét và đánh giá theo quy định hiện hành của pháp luật trong quá trình xét thầu nếu thấy việc sai
số học không vi phạm vào quy định tại Điều 45 Luật Đấu thầu và Điều 28 NĐ111
Tình huống 3: Sau khi bên mời thầu tuyên bố chính thức tiến hành mở thầu, nhà thầu Y trình thư xin từ chối không tham dự thầu Bên mời thầu sẽ phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Căn cứ vào quy định của pháp luật đấu thầu và hồ sơ mời thầu khi
nhà thầu muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp, nhà thầu phải có văn bản thông báo xin sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu sau khi đóng thầu Như vậy, việc nhà thầu Y xin từ chối không tham dự thầu sau khi đã tuyên bố chính thức mở thầu tức
là sau khi đóng thầu, bên mời thầu sẽ không có cơ sở nào chấp thuận đề nghị của nhà thầu Y