khảo sát hệ thống quản lý điểm hệ cao đẳng của trường cao đẳng nghề quy nhơn

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ QUY NHƠN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN o0o BÁO CÁO THỰC HÀNH NHÓM ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐIỂM HỆ CAO ĐẲNG CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ QUY NHƠN TP Quy Nhơn, 9/2014 MỤC LỤC Báo cáo thực hành Trang Lời nói đầu I_ Thu thập thông tin .3 II_ Mẩu biểu .9 III_ Khảo sát hệ thống 10 Mô tả hệ thống .10 Nhiệm vụ 10 Cơ cấu tổ chức .11 Quy trình xử lý 11 IV_ Đánh Giá Yếu, Kém 12 V_ Yêu cầu, giải pháp 13 Yêu cầu hệ thống phải đạt 13 Giải pháp 13 Kết luận 13 PHÂN CHIA CÔNG VIỆC 14 NHÓM Trang Báo cáo thực hành LỜI NÓI ĐẦU Ngày công nghệ thông tin ứng dụng rộng rãi phổ biến tất lĩnh vực đời sống xã hội Hầu tất quan đơn vị từ lớn đến nhỏ cố gắng đưa công nghệ thông tin vào hỗ trợ công việc Trong bối cảnh công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin ngày phát triển vũ bão, thay đổi khoảng thời gian ngắn nước ta cần phải đẩy nhanh tốc độ việc áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực sống Công nghệ thông tin tiêu chí để đánh giá phát triển xã hội Qua ta thấy tầm quan trọng chiến lược công nghệ thông tin nước ta Trong năm gần đây, chương trình quản lý không xa lạ với quan hành nghiệp, doanh nghiệp …Quản lý xâm nhập vào lĩnh vực đời sống xã hội như: Quản lý nhân , quản lý lương … quan, quản lý chương trình đào tạo, quản lý điểm học sinh-sinh viên , quản lý thư viện trường đại học cao đẳng trung học phổ thông… Đặc biệt giáo dục & đào tạo, công tác quản lý điểm sinh viên trình học tập phức tạp đòi hỏi độ xác cao Đảm bảo sinh viên tốt nghiệp sinh viên học tập điểm học tập môn học phản ánh trình phấn đấu rèn luyện Trong suốt trình học tập điểm học tập môn học điểm thi tốt nghiệp sở để xếp loại đánh giá chất lượng sinh viên Do công tác quản lý điểm sinh viên đòi hỏi phải có thống tuyệt đối xác giúp cho quan quản lý có điều chỉnh hợp lý, kịp thời phương pháp quản lý kế hoạch đào tạo BÁO CÁO THỰC HÀNH NHÓM Thực từ 7/9/2014 đến 14/9/2014 Kế hoạch vấn tổng quan Hệ thống: Quản lý điểm trường cao đẳng nghề Quy Nhơn Nhóm lập: Nhóm I STT Chủ đề Yêu cầu Các phòng hệ Biết tên chức thống quản lý điểm chúng Quá trình nhập xử lý NHÓM Ngày lập: 9/9/2014 Ngày bắt đầu 09/09/2014 Ngày kết thúc 09/09/2014 10/09/2014 10/09/2014 Trang Báo cáo thực hành I- điểm Hệ thống thiết bị, phần mềm hỗ trợ Nắm rõ trang thiết bị, phần mềm, hệ điều hành sử dụng 11/09/2014 11/09/2014 Thu thập thông tin Phương pháp sử dụng: Phỏng vấn KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN Người hỏi: Nguyễn Văn A Nhóm vấn: Nhóm I Địa : Trường Cao đẳng nghề Quy Nhơn Hẹn lúc: 9h; Ngày; 09/09/2014 SĐT: 056.3520908 Thời điểm bắt đầu: 9h 10’ Thời điểm kết thúc: 9h 50’ Địa điểm: Trường Cao đẳng nghề Quy Nhơn Đối tượng: Các yêu cầu đòi hỏi: - Đối tượng hỏi: Hiệu trưởng Vai trò người hỏi là: - Cần thu thập liệu: Hiệu trưởng + Số phòng trường tên phòng + Chức phòng + Các thông tin quản lý điểm - Cần thỏa thuận thông tin phải với thực tế Chương trình Ước lượng thời gian  Giới thiệu thân người vấn phút phút  Tổng quan dự án  Tổng quan vấn, câu hỏi đề cập phút NHÓM Trang Báo cáo thực hành - Câu 1: Thưa thầy trường có phòng tên phòng đảm nhiệm công việc quản lý điểm SV vậy? Trả lời: - Câu : Thế chức phòng ? Trả lời: - Câu 3: Là hiệu trưởng thầy có sử dụng thông tin mà hệ thống tổng hợp hay không ? Trả lời : - Câu : Thầy quan tâm đến điều hệ thống ? Trả lời : - Câu 5: Thầy có vui lòng đưa em tham quan vòng trường không ? Trả lời : - Một số câu hỏi khác Tổng hợp nội dung Ý kiến người hỏi Kết thúc phút phút phút phút phút 12 phút Dự kiến tổng cộng 40 phút Phiếu vấn Nhóm vấn: Nhóm I Ngày:09/09/2014; Người hỏi: Nguyễn Văn A Câu hỏi Ghi nhận Câu 1: Thưa thầy trường Trả lời: Trường có phòng là: phòng đào tạo có phòng tên phòng đảm nhiệm công việc quản lý điểm SV vậy? Câu 2: Thế chức Trả lời: Chức phòng là: phòng ? - Cập nhật hồ sơ sinh viên - Cập nhật danh mục môn học, lập kế hoạch đào tạo toàn khoá kế hoạch giảng dạy kỳ cho lớp NHÓM Trang Báo cáo thực hành Câu 3: Là hiệu trưởng thầy có sử dụng thông tin mà hệ thống tổng hợp hay không ? Câu 4: Thầy quan tâm đến điều hệ thống ? - Cập nhật điểm môn kết thúc môn học, học kỳ cập nhật có kiểm tra môn học Cập nhật điểm rèn luyện sinh viên - Tính điểm trung bình chung học tập học kỳ năm học - Thống kê toàn kết học tập sinh viên theo kỳ toàn khóa Đồng thời thống kê báo cáo danh sách sinh viên thi lại, học lại, học, học bổng… - Chuyển kết cho cán bộ, giáo viên, sinh viên phụ huynh - Lập báo cáo gửi cho hiệu trưởng Trả lời: Có Dựa báo cáo từ phòng đào tạo gửi lên biết tình hình học tập sinh viên toàn trường năm học; Từ xác định tiêu yêu cầu cho toàn trường năm học tiếp theo;… Trả lời: Thông tin xác, ổn định đáp ứng yêu cầu báo cáo phòng đào tạo, hệ thống phải chạy wed Trả lời: OK! Câu 5: Thầy có vui lòng đưa em tham quan vòng trường không ? Câu 6: Rất em cần Trả lời: Không vấn đề thêm thông tin, em hẹn gặp thầy thêm lần không? Vâng! Xin chúc thầy mạnh khoẻ công tác tốt Chào thầy! Đánh giá chung:  Người hỏi hiệu trưởng nhiệt tình mến khách…  Tuy nhiên chưa kết luận vấn đề, chủ quan chưa đề cập hết,… KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN NHÓM Trang Báo cáo thực hành Người hỏi: Hồ Văn Hưng Địa : Trường Cao đẳng nghề Quy Nhơn SĐT: 056.3520908 Đối tượng: - Đối tượng hỏi: trưởng phòng - Cần thu thập liệu: + Quy trình nhận điểm, xử lý + Những khó khăn trình làm việc + Những phần mềm hay chương trình sử dụng +Thông tin giấy tờ xuất điểm - Cần thỏa thuận thông tin phải với thực tế Chương trình  Giới thiệu thân người vấn  Tổng quan dự án  Tổng quan vấn, câu hỏi đề cập - Câu 1: Phòng thầy thực công việc ? Trả lời: - Câu 2: Những khó khăn thường gặp trình làm việc? Trả lời: - Câu 3: Hiện phòng có sử dụng phần mềm hay chương trình để hỗ trợ cho công việc? Trả lời : - Câu 4: Khi phòng xảy cố liệu phòng thầy làm gì? Trả lời: - Câu 5: Phòng thầy có gửi báo cáo NHÓM Người vấn: Nhóm I Thời gian hẹn: 7h 50’; Ngày 10/09/2014 Thời điểm bắt đầu: 8h 00’ Thời điểm kết thúc: 8h 40’ Địa điểm: Trường Cao đẳng nghề Quy Nhơn Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò người hỏi là: Trưởng phòng đào tạo Ước lượng thời gian phút phút phút 5phút phút phút phút phút Trang Báo cáo thực hành tình hình học tập bảng điểm sinh viên cho hiệu trưởng không vậy? Trả lời : - Câu 6: Thầy cho em xem vài mẫu phút biểu điểm không? Trả lời : 10 phút - Một số câu hỏi khác Tổng hợp nội dung Ý kiến người hỏi Kết thúc Dự kiến tổng cộng 45 phút Người vấn: Nhóm I Câu hỏi Câu 1: Phòng thầy thực công việc ? Câu 2: Những khó khăn thường gặp trình làm việc? Câu : Hiện phòng có NHÓM Phiếu vấn Ngày:04/09/2014; Người hỏi: Hồ Văn Hưng Ghi nhận Trả lời: - Cập nhật hồ sơ sinh viên - Cập nhật môn học, lập thời khóa biểu phân công giáo viên giảng dạy cho lớp - Cập nhật điểm kết thúc môn học Cập nhật điểm rèn luyện sinh viên - Tính điểm trung bình chung học tập học kỳ, năm học cuat sing viên - Thống kê toàn kết học tập sinh viên theo học kỳ toàn khóa học Đồng thời thống kê báo cáo danh sách sinh viên thi lại, học lại, học, học bổng… - Chuyển kết cho cán bộ, giáo viên, sinh viên phụ huynh - Lập báo cáo gửi cho hiệu trưởng Trả lời: - Khó khăn việc lưu liệu chủ yếu làm việc bằng thủ công - Dễ liệu khó khôi phục khôi phục nhiều thời gian nhân lực - Việc cập nhật thông tin, điểm SV lâu Trả lời: Phòng thầy chủ yếu làm thủ công, tính điểm Trang Báo cáo thực hành sử dụng phần mềm hay trung bình hay làm bảng điểm dùng phần mềm chương trình để hỗ Excel trợ cho cộng việc? Câu : Phòng thầy có gửi Trả lời: Cuối kỳ, năm phòng thầy thường làm báo báo cáo tình hình cáo gửi cho hiệu trưởng học tập bảng điểm sinh viên cho hiệu trưởng không vậy? Câu : Thầy cho em xem vài mẫu biểu điểm Trả lời: Được ! Em muốn xem mẫu nào? không? Câu 7: Theo thầy em nên gặp tiếp theo? Trả lời: Em nên gặp anh Trần Văn Nam, anh người tiếp nhận điểm SV từ giáo viên môn Câu 8: Rất em cần nhiều thông tin nữa, em Trả lời: Thầy sẵn lòng em đến lúc hẹn gặp anh them lần không? Vâng! Xin chúc thầy mạnh khoẻ công tác tốt Chào thầy! Đánh giá chung: - Người hỏi giáo viên nhiệt tình mến khách… - Đến hiểu rõ hệ thống II- Mẫu biểu: Bảng điểm cá nhân: ĐKTĐK Tên (Hệ số 2) STT HSMH môn L1 L2 L3 Niên học: Học kỳ: ĐKT (Hệ số 3) Tổng Kết Môn L1 L1 TBKT L2 TKHK: L3 L2 L3 Ghi XLHK: NHÓM Trang Báo cáo thực hành … Bảng điểm lớp: TRƯỜNG CĐ NGHỀ QUY NHƠN KHOA CNTT BẢNG GHI ĐIỂM MH: /MĐ: Tổng số giờ: (LT: TH: .) Giáo viên dạy: Hệ số môn: Lớp: Ngày KT kết thúc môn: Ngày kiểm tra Chữ ký Họ Điểm KT Mã Ghi HS-SV Điểm KT STT sv Lần Lần Lần Lần Lần Lần Kiểm tra định kỳ tên 2 2 … DS có: .HSSV (đủ đk kiểm tra kết thúc môn HSSV; không đủ đk kiểm tra kết thúc môn HSSV) Bình Định, ngày…tháng…năm…… Phòng đào tạo Trưởng khoa Giáo viên KT kết thúc lần ngày: GV coi thi 1:(ký ghi rõ họ tên) GV chấm thi lần 1:(ký ghi rõ họ tên) HSSV dự thi lần GV coi thi 2:(ký ghi rõ họ tên) GV chấm thi lần 2:(ký ghi rõ họ tên) KT kết thúc lần ngày: GV coi thi 1:(ký ghi rõ họ tên) GV chấm thi lần 1:(ký ghi rõ họ tên) HSSV dự thi lần GV coi thi 2:(ký ghi rõ họ tên) GV chấm thi lần 2:(ký ghi rõ họ tên) III_ Khảo sát hệ thống: Mô tả hệ thống: NHÓM Trang 10 Báo cáo thực hành Trường cao đẳng nghề Quy Nhơn năm phải tiếp số lượng sinh viên lớn Một khó khăn mà phòng đào tạo trường gặp phải quản lý điểm sinh viên, sinh viên nhập học mà có nhiều sinh viên học tập trường, việc quản lý gặp khó khăn đợt tổng kết học kì cuối năm Vì yêu cầu trường đặt cần phải có phận quản lý điểm sinh viên, lớp khoa để sai sót trình nhập điểm, in điểm… Nhiệm vụ : Theo dõi toàn trình học tập sinh viên suốt trình học trường từ nhập học trường, đảm bảo không xảy sai sót trình nhập điểm in điểm Hệ thống giúp cho phòng đào tạo theo dõi, đánh giá kết học tập sinh viên cách nhanh xác Hệ thống lưu trữ, xử lý kết học tập sinh viên theo quy chế trường Kiểm soát thống kê việc khen thưởng, xét học bổng, xét lưu ban, thi lại, học lại sinh viên cách nhanh chóng xác Thông qua công tác quản lý mà có hồ sơ cụ thể vể kết học tập rèn luyên sinh viên trường Cơ cấu tổ chức phân công trách nhiệm: Hệ thống quản lý điểm sinh viên trường có phận phòng đào tạo, phòng có chức năng: - Cập nhật hồ sơ sinh viên - Cập nhật danh mục môn học, lập kế hoạch đào tạo toàn khoá kế hoạch giảng dạy kỳ cho lớp - Cập nhật điểm môn kết thúc môn học, học kỳ cập nhật có kiểm tra môn học Cập nhật điểm rèn luyện sinh viên - Tính điểm trung bình chung học tập học kỳ năm học - Thống kê toàn kết học tập sinh viên theo kỳ toàn khóa Đồng thời thống kê báo cáo danh sách sinh viên thi lại, học lại, học, học bổng… - Chuyển kết cho cán bộ, giáo viên, sinh viên phụ huynh - Lập báo cáo gửi cho hiệu trưởng Quy trình xử lý : Khi SV nhập trường phòng đào tạo tiến hành cập nhật hồ sơ Sau đó, phòng tiến hành phân lớp theo chuyên ngành đăng kí từ đầu Đồng thời phòng cập nhật danh mục môn học, lập kế hoạch đào tạo toàn khoá kế hoạch giảng dạy kỳ cho lớp NHÓM Trang 11 Báo cáo thực hành Kết thúc môn học giáo viên tổ chức thi đánh giá cho điểm sinh viên, ghi vào phiếu điểm lớp gửi cho phòng đào tạo Phòng đào tạo tiến hành kiểm tra xem xét, sai sót cập nhật điểm môn cho sinh viên vào bảng Điểm SV Điểm ghi điểm lần sinh viên với môn học Đồng thời phòng gửi phiếu điểm cho lớp học thông qua giáo viên chủ nhiệm Đối với sinh viên có điểm chưa đạt phải thi lần theo kế hoạch phòng đào tạo Giáo viên tiến hành tổ chức thi lần đánh giá cho điểm vào phiếu điểm riêng gửi cho phòng đào tạo để phòng cập nhật lại điểm cho sinh viên Đối với sinh viên thi lần chưa đạt phải học lại môn học đó, kế hoạch học sinh viên tự liên hệ với giáo viên Sau học lại xong giáo viên tổ chức thi đánh giá điểm lần cho sinh viên Mỗi kỳ trường tổ chức thi học thành đợt, sau đợt phòng đào tạo tính điểm trung bình để đánh giá sơ kết học tập sinh viên, lớp, khoa để phục vụ cho số công tác khác trường Cuối kỳ học, phòng đào tạo lại tính điểm trung bình chung học kỳ cho sinh viên, thực thống kê kết học tập sinh viên gửi bảng điểm cho phụ huynh sinh viên thông qua giáo viên chủ nhiệm Đồng thời nhận phiếu điểm rèn luyện từ giáo viên chủ nhiệm lớp để sau dựa vào quy tắc tính toán tiêu chuẩn xét mà phòng đào tạo đưa để xét việc: học bổng, thi lại, … để có kế hoạch học lại, thi lại cho sinh viên Kết thúc năm học phòng đào tạo đưa danh sách sinh viên học bổng, học lại lưu ban Các sinh viên bị lưu ban phòng đào tạo xếp vào lớp khóa Sau hoàn thành khóa học phòng đào tạo dựa vào điểm học tập điểm rèn luyện sinh viên mà lập danh sách sinh viên làm luận văn tốt nghiệp thi tốt nghiệp Sau có điểm bảo vệ luận văn điểm thi tốt nghiệp phòng cập nhật điểm vào bảng điểm sinh viên, sau tính điểm trung bình chung cuối cùng xem xét sinh viên tốt nghiệp loại sinh viên bị nợ môn không đủ điều kiện thi tốt nghiệp Cuối kỳ, phòng đào tạo lập báo cáo việc học tập SV gửi cho hiệu trưởng xem xét đánh giá IV- Đánh Giá Yếu, Kém: Qui trình thủ công dựa sức người lộ nhược điểm sau:  Sự thiếu vắng : NHÓM Trang 12 Báo cáo thực hành - Thiếu phương tiện xử lí: thiếu phần mềm hỗ trợ  Sự hiệu lực : - Cơ cầu tổ chức bất hợp lý: phòng đảm nhiệm nhiều công việc - Khi lưu trữ bằng phương pháp truyền thống việc sữa đổi gặp nhiều khó khăn, việc lưu trữ thông tin : thông tin sinh viên, điểm… Đều tiến hành thủ công bằng sổ sách giấy tờ với số lượng lớn lưu trữ nhiều năm, gây nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian công sức cho người trực tiếp điều hành - Sự ùn tắt tải: cập nhật điểm cho sinh viên lâu  Sự tổn phí cao : tiền bạc, nhân lực để khôi phục liệu xảy cố Chính nhược điểm mục tiêu nâng cao chất lượng quản lý điểm trường, hệ thống quản lý điểm xây dựng nhu cầu tin học hóa công việc quản lý điểm trường CĐ nghề Quy Nhơn V- Yêu cầu, giải pháp, lựa chọn giải pháp: Yêu cầu hệ thống phải đạt:  Yêu cầu chức năng: Hệ thống lưu trữ tất chi tiết thông tin sinh viên, điểm, danh mục môn học…Kết sinh viên phải lưu trữ tối thiểu năm Tự động tính điểm tổng kết kết học tập theo kỳ, theo năm, theo khóa in kết cho sinh viên; In danh sách thi lại … Cung cấp thông tin điểm sinh viên muốn tra cứu Thống kê chi tiết kết học tập sinh viên Có chức lưu phục hồi liệu chức trợ giúp … Hệ thống phải cho phép tạo báo cáo từ kết học tập sinh viên nhằm phục vụ công tác khác  Yêu cầu phi chức năng: Việc tính toán điểm phải xác ,đáng tin cậy Hệ thống chạy web, giao diện trực quan, tiện dụng; đảm bảo tính bảo mật phân quyền truy cập tốt; truy cập liệu nhanh chóng Phải vận hành tốt tương lai số lượng sinh viên tăng lên, đáp ứng hàng trăm lượt truy cập cùng lúc Phải có tính linh hoạt cao Giải pháp:  Với yêu cầu đặt ra, chúng em đặt giải pháp để khắc phục phát triển hệ thống : NHÓM Trang 13 Báo cáo thực hành Thiết kế trang web riêng cập nhật điểm SV; tạo kho liệu máy tính để lưu trữ thông tin sinh viên, điểm, danh mục môn học…, xảy cố dễ phục hồi; viết phần mềm chuyên quản lý điểm sử dụng kho liệu mới, truy xuất nhanh chóng web KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu hệ thống nhóm chúng em hoàn thành yêu cầu hệ thống Tuy nhiên, với kiến thức ỏi nên phần phân tích chức hệ thống chúng em số thiếu sót cần phải khắc phục Vì nhóm chúng em hy vọng nhận nhiều cổ vũ ý kiến đóng góp cô bạn lớp Xin chân thành cảm ơn! PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Tên thành viên Mức độ hoàn thành Trần Đình Hiếu (nhóm trưởng) 100% Cao Thành Hiếu 100% Bùi Trọng Hiếu 100% Nguyễn Hữu Dịnh 100% Huỳnh Văn Hiền 100% Trần Thị Phương 100% NHÓM Trang 14 ... liệu xảy cố Chính nhược điểm mục tiêu nâng cao chất lượng quản lý điểm trường, hệ thống quản lý điểm xây dựng nhu cầu tin học hóa công việc quản lý điểm trường CĐ nghề Quy Nhơn V- Yêu cầu, giải... III_ Khảo sát hệ thống: Mô tả hệ thống: NHÓM Trang 10 Báo cáo thực hành Trường cao đẳng nghề Quy Nhơn năm phải tiếp số lượng sinh viên lớn Một khó khăn mà phòng đào tạo trường gặp phải quản lý điểm. .. vấn tổng quan Hệ thống: Quản lý điểm trường cao đẳng nghề Quy Nhơn Nhóm lập: Nhóm I STT Chủ đề Yêu cầu Các phòng hệ Biết tên chức thống quản lý điểm chúng Quá trình nhập xử lý NHÓM Ngày lập: 9/9/2014