khảo sát hệ thống quản lý điểm hệ cao đẳng của trường cao đẳng nghề quy nhơn

Trong những năm gần đây, các chương trình quản lý không còn xa lạ với các cơ quan hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp …Quản lý đã xâm nhập vào lĩnh vực đời sống xã hội như: Quản lý nh

Trang 1

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-o0o -BÁO CÁO THỰC HÀNH NHÓM 1

ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐIỂM HỆ CAO ĐẲNG

CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ QUY NHƠN

TP Quy Nhơn, 9/2014

MỤC LỤC

Trang 2

Trang

Lời nói đầu 2

I_ Thu thập thông tin 3

II_ Mẩu biểu 9

III_ Khảo sát hệ thống 10

1 Mô tả hệ thống 10

2 Nhiệm vụ cơ bản 10

3 Cơ cấu tổ chức 11

4 Quy trình xử lý 11

IV_ Đánh Giá Yếu, Kém 12

V_ Yêu cầu, giải pháp 13

1 Yêu cầu của hệ thống mới phải đạt 13

2 Giải pháp 13

Kết luận 13

PHÂN CHIA CÔNG VIỆC 14

Trang 3

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay công nghệ thông tin đã được ứng dụng rất rộng rãi và phổ biến trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Hầu như tất cả các cơ quan đơn vị từ lớn đến nhỏ đều cố gắng đưa công nghệ thông tin vào hỗ trợ trong công việc của mình Trong bối cảnh công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin ngày càng phát triển

như vũ bão, thay đổi trong khoảng thời gian rất ngắn thì ở nước ta càng cần phải đẩy nhanh tốc độ của việc áp dụng công nghệ thông tin vào mọi lĩnh vực của cuộc sống Công nghệ thông tin cũng là một trong những tiêu chí để đánh giá sự phát triển của một xã hội Qua đó ta cũng thấy được tầm quan trọng trong chiến lược công nghệ thông tin ở nước ta

Trong những năm gần đây, các chương trình quản lý không còn xa lạ với các

cơ quan hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp …Quản lý đã xâm nhập vào lĩnh vực đời sống xã hội như: Quản lý nhân sự , quản lý lương … trong các cơ quan, quản lý chương trình đào tạo, quản lý điểm học sinh-sinh viên , quản lý thư viện trong các trường đại học cao đẳng và trung học phổ thông…

Đặc biệt trong giáo dục & đào tạo, công tác quản lý điểm sinh viên trong quá trình học tập là rất phức tạp và đòi hỏi độ chính xác cao Đảm bảo khi mỗi sinh

viên tốt nghiệp cũng như sinh viên đang học tập thì điểm học tập các môn học

phản ánh cả một quá trình phấn đấu rèn luyện Trong suốt quá trình học tập điểm học tập của các môn học và điểm thi tốt nghiệp là cơ sở để xếp loại đánh giá chất lượng sinh viên Do đó công tác quản lý điểm sinh viên đòi hỏi phải có sự thống nhất và tuyệt đối chính xác giúp cho các cơ quan quản lý có điều chỉnh hợp lý, kịp thời về phương pháp quản lý và kế hoạch đào tạo

BÁO CÁO THỰC HÀNH NHÓM 1

Thực hiện từ 7/9/2014 đến 14/9/2014

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan

Hệ thống: Quản lý điểm trường cao đẳng nghề Quy Nhơn

Nhóm lập: Nhóm I Ngày lập: 9/9/2014

đầu

Ngày kết thúc

1 Các phòng trong hệ

thống quản lý điểm

Biết được tên và chức năng của chúng

09/09/2014 09/09/2014

Trang 4

3 Hệ thống thiết bị, phần

mềm hỗ trợ

Nắm rõ trang thiết bị, phần mềm, hệ điều hành đang sử dụng

11/09/2014 11/09/2014

I- Thu thập thông tin

Phương pháp sử dụng: Phỏng vấn

KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN Người được hỏi: Nguyễn Văn A Nhóm phỏng vấn: Nhóm I

Địa chỉ : Trường Cao đẳng nghề Quy Nhơn

SĐT: 056.3520908

Hẹn lúc: 9h; Ngày; 09/09/2014 Thời điểm bắt đầu: 9h 10’

Thời điểm kết thúc: 9h 50’

Địa điểm: Trường Cao đẳng nghề

Quy Nhơn Đối tượng:

- Đối tượng được hỏi: Hiệu trưởng

- Cần thu thập dữ liệu:

+ Số phòng trong trường và tên của từng phòng

+ Chức năng của từng phòng

+ Các thông tin về quản lý điểm

- Cần thỏa thuận thông tin phải đúng với thực tế

Các yêu cầu đòi hỏi:

Vai trò của người được hỏi là:

Hiệu trưởng

Chương trình

 Giới thiệu về bản thân của người phỏng vấn

 Tổng quan về dự án

 Tổng quan về cuộc phỏng vấn, câu hỏi sẽ đề cập

Ước lượng thời gian

1 phút

2 phút

Trang 5

- Câu 1: Thưa thầy trường mình có mấy phòng và

tên các phòng đảm nhiệm công việc quản lý điểm

của SV vậy?

Trả lời:

- Câu 2 : Thế chức năng của những phòng đó là

gì ?

Trả lời:

- Câu 3: Là một hiệu trưởng thầy có sử dụng

những thông tin mà hệ thống tổng hợp hay

không ?

Trả lời :

- Câu 4 : Thầy quan tâm đến điều gì trong hệ

thống ?

Trả lời :

- Câu 5: Thầy có vui lòng đưa em đi tham quan

một vòng trường được không ạ ?

Trả lời :

- Một số câu hỏi khác

Tổng hợp các nội dung chính

Ý kiến của người được hỏi

Kết thúc

3 phút

6 phút

3 phút

8 phút

12 phút

Dự kiến tổng cộng 40 phút

Phiếu phỏng vấn Nhóm phỏng vấn: Nhóm I Ngày:09/09/2014; Người được hỏi: Nguyễn Văn A

Câu 1: Thưa thầy trường mình

có mấy phòng và tên các

phòng đảm nhiệm công việc

quản lý điểm của SV vậy?

Câu 2: Thế chức năng của những

phòng đó là gì ?

Trả lời: Trường có 1 phòng đó là: phòng đào tạo.

Trả lời: Chức năng của phòng đó là:

- Cập nhật hồ sơ sinh viên

- Cập nhật danh mục môn học, lập kế hoạch đào tạo toàn khoá và kế hoạch giảng dạy từng kỳ cho từng lớp

Trang 6

Câu 3: Là một hiệu trưởng thầy

có sử dụng những thông

tin mà hệ thống tổng hợp

hay không ?

Câu 4: Thầy quan tâm đến điều

gì trong hệ thống ?

Câu 5: Thầy có vui lòng đưa em

đi tham quan một vòng

trường được không ạ ?

Câu 6: Rất có thể em sẽ cần

thêm thông tin, em có

thể hẹn gặp thầy thêm

lần nữa không?

Vâng! Xin chúc thầy mạnh

khoẻ và công tác tốt Chào thầy!

- Cập nhật điểm từng môn khi kết thúc môn học, học kỳ khi cập nhật có kiểm tra môn học đó Cập nhật điểm rèn luyện của sinh viên

- Tính điểm trung bình chung học tập của mỗi học

kỳ và của cả năm học

- Thống kê toàn bộ kết quả học tập của sinh viên theo từng kỳ và toàn khóa Đồng thời thống kê báo cáo danh sách sinh viên thi lại, học lại, thôi học, học bổng…

- Chuyển kết quả cho các cán bộ, giáo viên, sinh viên và phụ huynh

- Lập báo cáo gửi cho hiệu trưởng

Trả lời: Có Dựa những báo cáo từ phòng đào tạo gửi lên

tôi biết được tình hình học tập của sinh viên toàn trường trong mỗi năm học; Từ đó có thể xác định chỉ tiêu và yêu cầu cho toàn trường trong năm học tiếp theo;…

Trả lời: Thông tin chính xác, ổn định đáp ứng các yêu

cầu báo cáo của phòng đào tạo, hệ thống phải chạy trên nền wed

Trả lời: OK!

Trả lời: Không vấn đề gì

Đánh giá chung:

 Người được hỏi là một hiệu trưởng rất nhiệt tình và mến khách…

 Tuy nhiên chưa kết luận được vấn đề, còn chủ quan chưa đề cập hết,…

KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN

Trang 7

Người được hỏi: Hồ Văn Hưng Người phỏng vấn: Nhóm I

Địa chỉ : Trường Cao đẳng nghề Quy Nhơn

SĐT: 056.3520908

Thời gian hẹn: 7h 50’; Ngày 10/09/2014 Thời điểm bắt đầu: 8h 00’

Thời điểm kết thúc: 8h 40’

Địa điểm: Trường Cao đẳng nghề Quy Nhơn Đối tượng:

- Đối tượng được hỏi: trưởng phòng

- Cần thu thập dữ liệu:

+ Quy trình nhận điểm, xử lý

+ Những khó khăn trong quá trình làm việc

+ Những phần mềm hay chương trình đang

được sử dụng

+Thông tin về giấy tờ xuất điểm

- Cần thỏa thuận là thông tin phải đúng với

thực tế

Các yêu cầu đòi hỏi:

Vai trò của người được hỏi là:

Trưởng phòng đào tạo

Chương trình

 Giới thiệu về bản thân của người phỏng

vấn

 Tổng quan về dự án

 Tổng quan về cuộc phỏng vấn, câu hỏi sẽ

đề cập

Ước lượng thời gian

1 phút

2 phút

- Câu 1: Phòng của thầy thực hiện những

công việc gì ?

Trả lời:

- Câu 2: Những khó khăn thường gặp trong

quá trình làm việc?

Trả lời:

- Câu 3: Hiện tại phòng mình có sử dụng

phần mềm hay chương trình gì để hỗ trợ

cho công việc?

Trả lời :

- Câu 4: Khi phòng xảy ra sự cố như mất

dữ liệu thì phòng thầy sẽ làm gì?

Trả lời:

- Câu 5: Phòng của thầy có gửi báo cáo về

5phút

4 phút

6 phút

4 phút

6 phút

Trang 8

tình hình học tập cũng như bảng điểm của

sinh viên cho hiệu trưởng không vậy?

Trả lời :

- Câu 6: Thầy có thể cho em xem vài mẫu

biểu điểm được không?

Trả lời :

- Một số câu hỏi khác

Tổng hợp các nội dung chính

Ý kiến của người được hỏi

Kết thúc

5 phút

10 phút

Dự kiến tổng cộng 45 phút

Phiếu phỏng vấn Người phỏng vấn: Nhóm I Ngày:04/09/2014; Người được hỏi: Hồ Văn Hưng

Câu 1: Phòng của thầy thực

hiện những công việc

gì ?

Câu 2: Những khó khăn thường

gặp trong quá trình làm

việc?

Câu 3 : Hiện tại phòng mình có

Trả lời:

- Cập nhật môn học, lập thời khóa biểu và phân công giáo viên giảng dạy cho từng lớp

- Cập nhật điểm khi kết thúc môn học Cập nhật điểm rèn luyện của sinh viên

- Tính điểm trung bình chung học tập mỗi học kỳ, cả năm học cuat sing viên

- Thống kê toàn bộ kết quả học tập của sinh viên theo từng học kỳ và toàn khóa học Đồng thời thống kê báo cáo danh sách sinh viên thi lại, học lại, thôi học, học bổng…

- Chuyển kết quả cho các cán bộ, giáo viên, sinh viên

và phụ huynh

Trả lời:

- Khó khăn trong việc sao lưu dữ liệu do chủ yếu làm việc bằng thủ công

- Dễ mất dữ liệu khi mất khó khôi phục nếu khôi phục được thì cũng mất nhiều thời gian và nhân lực

- Việc cập nhật thông tin, điểm của SV lâu

Trả lời: Phòng thầy chủ yếu làm thủ công, khi tính điểm

Trang 9

sử dụng phần mềm hay

chương trình gì để hỗ

trợ cho cộng việc?

Câu 4 : Phòng của thầy có gửi

báo cáo về tình hình

học tập cũng như bảng

điểm của sinh viên cho

hiệu trưởng không vậy?

Câu 5 : Thầy có thể cho em

xem vài mẫu biểu điểm

được không?

Câu 7: Theo thầy em nên gặp ai

tiếp theo?

Câu 8: Rất có thể em sẽ cần

nhiều thông tin nữa, em

có thể hẹn gặp anh

them lần nữa không?

Vâng! Xin chúc thầy mạnh

khoẻ và công tác tốt Chào

thầy!

trung bình hay làm bảng điểm thì dùng phần mềm Excel

Trả lời: Cuối mỗi kỳ, mỗi năm phòng thầy thường làm báo

cáo gửi cho hiệu trưởng

Trả lời: Được ! Em muốn xem mẫu nào?

Trả lời: Em nên gặp anh Trần Văn Nam, anh ấy là người tiếp nhận điểm của SV từ giáo viên bộ môn

Trả lời: Thầy luôn sẵn lòng em có thể đến bất cứ lúc nào

Đánh giá chung:

- Người được hỏi là một giáo viên rất nhiệt tình và mến khách…

- Đến đây có thể hiểu rõ hơn về hệ thống

II- Mẫu biểu:

Bảng điểm cá nhân:

STT Tên

ĐKTĐK (Hệ số 2) TBKT ĐKT (Hệ số 3) Tổng Kết Môn Ghi

chú

1

2

Trang 10

Bảng điểm của lớp:

TRƯỜNG CĐ NGHỀ QUY NHƠN

KHOA CNTT

BẢNG GHI ĐIỂM

MH: /MĐ: Tổng số giờ: (LT: TH: ) Giáo viên dạy: Hệ số môn: Lớp: Ngày KT kết thúc môn:

STT

Họ

và

tên

Mã sv

Ngày kiểm tra

Điểm KT Chữ ký

HS-SV Ghi

chú Kiểm tra định kỳ

Điểm KT Lần 1

Lần 2

Lần 1

Lần 2

Lần 1

Lần 2 1

2

…

DS có: HSSV (đủ đk kiểm tra kết thúc môn HSSV;

không đủ đk kiểm tra kết thúc môn HSSV)

Bình Định, ngày…tháng…năm…… Phòng đào tạo Trưởng khoa Giáo viên

KT kết thúc lần 1 ngày:

GV coi thi 1:(ký và ghi rõ họ tên) GV chấm thi lần 1:(ký và ghi rõ họ tên)

KT kết thúc lần 2 ngày:

III_ Khảo sát hệ thống:

1 Mô tả hệ thống:

HSSV dự

thi lần 1

HSSV dự

thi lần 2

Trang 11

Trường cao đẳng nghề Quy Nhơn mỗi một năm phải tiếp một số lượng sinh viên lớn Một trong những khó khăn mà phòng đào tạo của trường gặp phải đó là quản lý điểm của sinh viên, không chỉ những sinh viên mới nhập học mà còn có nhiều sinh viên hiện đang học tập tại trường, việc quản lý này gặp khó khăn nhất là trong những đợt tổng kết học kì và cuối năm Vì vậy yêu cầu của trường đặt ra là cần phải có một bộ phận quản lý điểm của từng sinh viên, từng lớp cũng như của từng khoa để không có sự sai sót trong quá trình nhập điểm, in điểm…

2 Nhiệm vụ cơ bản :

Theo dõi toàn bộ quá trình học tập của sinh viên trong suốt quá trình học ở trong trường từ khi nhập học cho đến khi ra trường, đảm bảo không xảy ra sai sót trong quá trình nhập điểm và in điểm Hệ thống này giúp cho phòng đào tạo theo dõi, đánh giá kết quả học tập của sinh viên một cách nhanh nhất và chính xác nhất

Hệ thống lưu trữ, xử lý kết quả học tập của sinh viên theo quy chế của trường Kiểm soát thống kê việc khen thưởng, xét học bổng, xét lưu ban, thi lại, học lại của sinh viên một cách nhanh chóng và chính xác Thông qua công tác quản lý mà có thể có hồ sơ cụ thể vể kết quả học tập rèn luyên của sinh viên khi ra trường

3 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm:

Hệ thống quản lý điểm sinh viên của trường có 1 bộ phận là phòng đào tạo, phòng này có chức năng:

- Cập nhật danh mục môn học, lập kế hoạch đào tạo toàn khoá và kế hoạch giảng dạy từng kỳ cho từng lớp

- Cập nhật điểm từng môn khi kết thúc môn học, học kỳ khi cập nhật có kiểm tra môn học đó Cập nhật điểm rèn luyện của sinh viên

- Tính điểm trung bình chung học tập của mỗi học kỳ và của cả năm học

- Thống kê toàn bộ kết quả học tập của sinh viên theo từng kỳ và toàn khóa Đồng thời thống kê báo cáo danh sách sinh viên thi lại, học lại, thôi học, học bổng…

- Chuyển kết quả cho các cán bộ, giáo viên, sinh viên và phụ huynh

4 Quy trình xử lý :

Khi SV mới nhập trường thì phòng đào tạo tiến hành cập nhật hồ sơ Sau đó, phòng này sẽ tiến hành phân lớp theo các chuyên ngành đã đăng kí từ đầu Đồng thời phòng này cũng cập nhật danh mục môn học, lập kế hoạch đào tạo toàn khoá

và kế hoạch giảng dạy từng kỳ cho từng lớp

Trang 12

Kết thúc môn học giáo viên tổ chức thi và đánh giá cho điểm từng sinh viên, ghi vào phiếu điểm của lớp đó và gửi cho phòng đào tạo Phòng đào tạo tiến hành kiểm tra xem xét, nếu không có gì sai sót sẽ cập nhật điểm từng môn cho từng sinh viên vào bảng Điểm SV Điểm này sẽ được ghi là điểm lần 1 của sinh viên với môn học đó Đồng thời phòng này sẽ gửi một bản sao phiếu điểm cho từng lớp học thông qua giáo viên chủ nhiệm Đối với các sinh viên có điểm chưa đạt phải thi lần

2 theo kế hoạch của phòng đào tạo Giáo viên tiến hành tổ chức thi lần 2 và đánh giá cho điểm vào phiếu điểm riêng gửi cho phòng đào tạo để phòng này cập nhật lại điểm cho các sinh viên đó Đối với các sinh viên thi lần 2 chưa đạt thì phải học lại môn học đó, kế hoạch học có thể sinh viên tự liên hệ với giáo viên Sau khi học lại xong giáo viên tổ chức thi và đánh giá điểm lần 3 cho các sinh viên đó

Mỗi một kỳ trường sẽ tổ chức thi và học thành 2 đợt, sau mỗi một đợt phòng đào tạo đều tính điểm trung bình để đánh giá sơ bộ kết quả học tập của từng sinh viên, từng lớp, từng khoa để phục vụ cho một số công tác khác của trường Cuối mỗi kỳ học, phòng đào tạo lại tính điểm trung bình chung học kỳ cho từng sinh viên, thực hiện thống kê kết quả học tập của từng sinh viên và gửi bảng điểm cho phụ huynh của từng sinh viên thông qua giáo viên chủ nhiệm Đồng thời sẽ nhận phiếu điểm rèn luyện từ giáo viên chủ nhiệm các lớp để sau đó dựa vào các quy tắc tính toán và tiêu chuẩn xét mà phòng đào tạo đưa ra để xét việc: học bổng, thi lại,

… để có kế hoạch học lại, thi lại cho các sinh viên đó Kết thúc năm học phòng đào tạo sẽ đưa ra danh sách những sinh viên được học bổng, học lại và lưu ban Các sinh viên bị lưu ban sẽ được phòng đào tạo xếp vào lớp mới ở khóa dưới

Sau khi hoàn thành khóa học phòng đào tạo sẽ dựa vào điểm học tập và điểm rèn luyện của các sinh viên mà lập ra danh sách những sinh viên được làm luận văn tốt nghiệp và thi tốt nghiệp Sau khi có điểm bảo vệ luận văn và điểm thi tốt nghiệp thì phòng này sẽ cập nhật điểm này vào bảng điểm của từng sinh viên, sau đó sẽ tính điểm trung bình chung và cuối cùng sẽ xem xét sinh viên tốt nghiệp loại gì và những sinh viên nào còn bị nợ môn không đủ điều kiện thi tốt nghiệp

Cuối kỳ, phòng đào tạo lập báo cáo về việc học tập của SV gửi cho hiệu trưởng xem xét và đánh giá

IV- Đánh Giá Yếu, Kém:

Qui trình thủ công dựa trên sức người là chính đã bộ lộ những nhược điểm sau:

 Sự thiếu vắng :

Định dạng
Số trang	14
Dung lượng	238,5 KB