Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại chấn phong

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG - ISO 9001:2008 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH LỚP QUẢN TRỊ KINH DOANH TÀI NĂNG Sinh viên : Trần Thị Phƣơng Giảng viên hƣớng dẫn: ThS Trần Thị Thanh Thảo HẢI PHÒNG - 2016 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG - HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI CHẤN PHONG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH Sinh viên : Trần Thị Phƣơng Giảng viên hƣớng dẫn: ThS Trần Thị Thanh Thảo HẢI PHÒNG - 2016 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Trần Thị Phƣơng Lớp: QTTN201 Tên đề tài: Mã SV: 1212401057 Ngành: Quản trị kinh doanh Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho Công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Chấn Phong NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI Nội dung yêu cầu cần giải nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp (về lý luận, thực tiễn, số liệu cần tính toán vẽ) - Hệ thống hóa lý luận chung tổ chức kế toán hàng tồn kho doanh nghiệp - Mô tả thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho Công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Chấn Phong - Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho Công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Chấn Phong Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán Sử dụng số liệu kế toán Công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Chấn Phong năm 2015 Địa điểm thực tập tốt nghiệp Công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Chấn Phong CÁN BỘ HƢỚNG DẪN ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Ngƣời hƣớng dẫn thứ nhất: Họ tên: Trần Thị Thanh Thảo Học hàm, học vị: Thạc sỹ Cơ quan công tác: Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Nội dung hƣớng dẫn: Kế toán hàng tồn kho công ty TNHH Chấn Phong Ngƣời hƣớng dẫn thứ hai: Họ tên: Học hàm, học vị: Cơ quan công tác: Nội dung hƣớng dẫn: Đề tài tốt nghiệp đƣợc giao ngày 10 tháng 10 năm 2016 Yêu cầu phải hoàn thành xong trƣớc ngày 31 tháng 12 năm 2016 Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN Đã giao nhiệm vụ ĐTTN Người hướng dẫn Sinh viên Trần Thị Phƣơng Ths Trần Thị Thanh Thảo Hải Phòng, ngày tháng năm 2016 Hiệu trƣởng GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị PHẦN NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƢỚNG DẪN Tinh thần thái độ sinh viên trình làm đề tài tốt nghiệp: Sinh viên Phƣơng trình thực tập tốt nghiệp chấp hành tốt quy định giáo viên hƣớng dẫn thời gian nội dung yêu cầu hƣớng dẫn Ngoài sinh viên Phƣơng chăm chịu khó tìm hiểu thực tế công tác kế toán hàng tồn kho công ty Chấn phong để phục vụ cho viết khóa luận Đánh giá chất lƣợng khóa luận (so với nội dung yêu cầu đề nhiệm vụ Đ.T T.N mặt lý luận, thực tiễn, tính toán số liệu…): -Chƣơng 1: Đƣa đƣợc sở lý luận chung kế toán hàng tồn kho doanh nghiệp -Chƣơng 2: Mô tả đƣợc chi tiết thực trạng kế toán hàng tồn kho công ty TNHH Chấn Phong từ kế toán chi tiết theo phƣơng pháp thẻ song song đến kế toán tổng hợp theo hình thức kế toán Nhật ký chung -Chƣơng 3: Đƣa đƣợc nhận xét ƣu nhƣợc điểm công tác kế toán hàng tồn kho từ đƣa đƣợc số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán công ty TNHH Chấn phong Cho điểm cán hƣớng dẫn (ghi số chữ): …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Hải Phòng, ngày 23 tháng 12 năm 2016 Cán hƣớng dẫn (Ký ghi rõ họ tên) Ths Trần Thị Thanh Thảo MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI VƢA VÀ NHỎ 1.1 Những vấn đề chung công tác kế toán hàng tồn kho doanh nghiệp thƣơng mại vừa nhỏ 1.1.1 Sự cần thiết công tác kế toán hàng tồn kho doanh nghiệp 1.1.2 Khái niệm, đặc điểm hàng tồn kho 1.1.3 Phân loại hàng tồn kho doanh nghiệp .5 1.1.4 Yêu cầu quản lý nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho doanh nghiệp 1.1.5 Đánh giá hàng tồn kho 1.2 Nội dung công tác kế toán hàng tồn kho doanh nghiệp thƣơng mại vừa nhỏ 11 1.2.1 Kế toán chi tiết hàng tồn kho 11 1.2.2 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho doanh nghiệp thƣơng mại vừa nhỏ 16 1.2.3 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 26 1.3 Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vào công tác kế toán hàng tồn kho doanh nghiệp 27 1.3.1 Hình thức kế toán nhật ký chung 27 1.3.2 Hình thức kế toán nhật ký – sổ 29 1.3.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 31 1.3.5 Hình thức kế toán máy vi tính 33 CHƢƠNG II 36 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI CHẤN PHONG 36 2.1 Khái quát chung công ty TNHH TM Chấn Phong 36 Giới thiệu công ty: 36 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty TNHH TM Chấn Phong 36 a Thuận lợi 38 b Khó khăn 38 2.1.2 Đặc điểm lao động công ty 39 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty TNHH TM Chấn Phong 39 2.1.4 Tình hình tài công ty TNHH TM Chấn Phong 41 2.1.5 Tổ chức kế toán công ty TNHH TM Chấn Phong 47 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho công ty TNHH TM Chấn Phong 49 2.2.1 Kế toán chi tiết hàng tồn kho công ty TNHH TM Chấn Phong 49 2.2.2 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho công ty TNHH TM Chấn Phong 70 2.2.3 Công tác kiểm kê hàng tồn kho 78 CHƢƠNG III 80 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI CHẤN PHONG 80 3.1 Đánh giá chung công tác kế toán hàng tồn kho công ty TNHH TM Chấn Phong 80 3.1.1 Ƣu điểm 80 3.1.2 Nhƣợc điểm 82 3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho công ty TNHH TM Chấn Phong 83 3.2.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho công ty TNHH TM Chấn Phong 83 KẾT LUẬN 92 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 93 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Quá trình luân chuyển chứng từ theo phƣơng pháp thẻ song song 12 Sơ đồ 1.2 Quá trình luân chuyển chứng từ theo phƣơng pháp sổ số dƣ 14 Sơ đồ 1.3 Quá trình luân chuyển chứng từ theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển 15 Sơ đồ 1.4 Hạch toán công cụ dụng cụ theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên 18 Sơ đồ 1.5 Hạch toán hàng hóa theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên 19 Sơ đồ 1.6 Hạch toán tổng hợp hàng gửi bán 21 Sơ đồ 1.7 Hạch toán công cụ dụng cụ theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ 23 Sơ đồ 1.8 Hạch toán hàng hóa theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ 25 Sơ đồ 1.9 Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức nhật ký chung 28 Sơ đồ 1.10 Trình tự kế toán hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký - sổ 30 Sơ đồ 1.11 Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức Chứng từ ghi sổ 32 Sơ đồ 1.12 Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức kế toán máy vi tính 34 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TM Chấn Phong 40 Sơ đồ 2.2 Quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung Công ty TNHH TM Chấn Phong 48 Sơ đồ 2.3 Quá trình hạch toán theo phƣơng pháp thẻ song song 53 Sơ đồ 2.4 Quy trình hạch toán hàng tồn kho Công ty TNHH TM Chấn Phong 71 DANH MỤC BẢNG BIỂU Biểu số 2.1 Hóa đơn GTGT 56 Biểu số 2.2 Phiếu nhập kho 57 Biểu số 2.3 Hóa đơn GTGT 58 Biểu số 2.4 Phiếu nhập kho 59 Biểu số 2.5 Phiếu xuất kho 60 Biểu số 2.6 Phiếu xuất kho 61 Biểu số 2.7 Thẻ kho (Sổ kho) 62 Biểu số 2.8 Thẻ Kho (Sổ kho) 63 Biểu số 2.9 Sổ chi tiết hàng hóa 65 Biểu số 2.10 Sổ chi tiết hàng hóa 67 Biểu số 2.11 Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn 69 Biểu số 2.12 Sổ Nhật ký chung 75 Biểu số 2.13 Sổ Cái 77 Biểu số 2.14 Biên kiểm kê hàng tồn kho 79 Biểu số 3.1 Sổ danh điểm hàng hóa 88 Biểu số 3.2 Sổ giao nhận chứng từ 89 Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO Năm 2015 Thời điểm kiểm kê: 7h30' Ngày 31/12/2015 Ban kiểm kê bao gồm: Bà Phạm Thu Thủy Chức vụ: Giám đốc Ông Hoàng Đức Long Chức vụ: Nhân viên kinh doanh Bà Bùi Thị Ngát Chức vụ: Thủ Kho Bà Nguyễn Hồng Anh Chức vụ: Kế toán Đã kiểm kho mặt hàng sau: Stt Tên hàng hóa ĐVT Đơn giá Sổ sách SL Vải nhám x 24 M 400 1,050 Máy khoan MT653 Cái 461,667 Đá mài ba via Viên 11,275 4,450 180.6.22 Sx 80 TB2 250.32.32 Cuộn 271,060 12 Sx 80 TB2 200.32.32 Cuộn 165,416 10 … Tổng Giám đốc Kế toán trƣởng Trƣởng ban Ủy viên Ủy viên Ủy viên Thực tế Chênh lệch SL T.tiền T.tiền SL T.tiền 420,000 2,770,000 50,175,000 1,050 4,450 420,000 2,770,000 50,175,000 - - 3,252,720 1,654,160 12 10 3,252,720 1,654,160 - - 1,568,078,634 Thủ kho Phẩm chất Còn Kém Mất tốt phẩm phẩm 100% chất chất x x x x x 1,568,078,634 Trƣởng ban kiểm kê Biểu số 2.14 Biên kiểm kê hàng tồn kho Sinh viên: Trần Thị Phương – Lớp QTTN201 79 Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI CHẤN PHONG 3.1 Đánh giá chung công tác kế toán hàng tồn kho công ty TNHH TM Chấn Phong Qua 10 năm hoạt động lĩnh vực kinh doanh thƣơng mại với mặt hàng chủ yếu đá mài, đá cắt, vải nhám, keo…thì Công ty TNHH TM Chấn Phong không ngừng phát triển khẳng định vị thị trƣờng Hải Phòng nhƣ vƣơn xa tới thị trƣờng khu vực Để có đƣợc thành nhƣ ngày hôm nay, thiếu lãnh đạo sáng suốt, chiến lƣợc kinh doanh nhạy bén, kịp thời chuẩn xác Giám đốc nhƣ đóng góp nhân viên công ty Trong thời gian thực tập Công ty TNHH TM Chấn Phong, em đƣợc Giám đốc nhƣ nhân viên công ty đặc biệt phòng kế toán tận tình giúp đỡ tạo điều kiện để em có hội đƣợc tiếp cân với công tác kế toán doanh nghiệp nói chung công tác kế toán hàng tồn kho nói riêng Từ kiến thức học đƣợc nhà trƣờng với việc nghiên cứu thực tế công tác kế toán hàng tồn kho công ty em nhận thấy công ty có số ƣu điểm hạn chế sau 3.1.1 Ƣu điểm Đi đôi với phát triển công ty ban lãnh đạo phải không ngừng nâng cao phƣơng thức quản lý, mở rộng quy mô kinh doanh, kho bãi, đƣa sách đắn, hợp lý kịp thời với thời điểm để đem lại lợi ích tối đa cho công ty * Về tổ chức công tác quản lý kinh doanh doanh nghiệp - Bộ máy quản lý công ty TNHH TM Chấn Phong đƣợc tổ chức gọn nhẹ, đơn giản, có thống từ xuống dƣới Công ty không ngừng cải thiện máy quản lý để nhằm phù hợp với thực tế công ty hoạt động cách ổn định, có hiệu - Các phận công ty có gắn kết chặt chẽ với theo thể thống Sinh viên: Trần Thị Phương – Lớp QTTN201 80 Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Hệ thống cửa hàng đảm bảo hoạt ổn định, kho bãi đảm bảo hàng hóa lƣu trữ điều kiện tốt - Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, động, sáng tạo, tận tụy với công việc có tinh thần trách nhiệm cao Công việc đƣợc phân công cụ thể nhằm phát huy hết khả nhân viên * Về tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp Hệ thống tài khoản: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 Bộ trƣởng Bộ tài Công ty cập nhật thay đổi chế độ kế toán Hệ thống chứng từ: Công ty TNHH TM Chấn Phong sử dụng để hạch toán theo mẫu Bộ tài ban hành từ: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiế xuất kho… Các thông tin nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc ghi chép cách đầy đủ nhằm tạo điều kiện cho đối chiếu kiểm tra Hệ thống sổ sách: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung hoàn toàn phù hợp giúp cho công việc kế toán phát sinh hàng ngày đƣợc cập nhật kịp thời Khi lãnh đạo doanh nghiệp muốn biết thông tin đáp ứng đƣợc nhà lãnh đạo xử lý đƣợc vấn đề xảy đồng thời họ đƣa chiến lƣợc kinh doanh đáp ứng nhu cầu thị trƣờng cho công ty Nói chung phƣơng pháp hạch toán hoàn toàn phù hợp với quy mô doanh nghiệp Công ty phân công, giao việc cụ thể phù hợp với lực nhân viên Giữa phận có liên kết chặt chẽ làm cho công tác vận hành công ty đƣợc đảm bảo ổn định * Về tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho công ty - Đối với hoạt động nhập-xuất kho: Công ty TNHH TM Chấn Phong xây dựng đƣợc quy trình xuất, nhập kho tƣơng đối hoàn thiện Việc nhập kho hàng hóa phải đƣợc lên kế hoạch, khảo sát phù hợp với nhu cầu thực tế thị trƣờng Khi chiến lƣợc nhập kho hàng hóa thành công việc xuất kho đƣợc tiến hành Các nhà quản lý phải đảm bảo luân chuyển hàng hóa hợp lý để giúp doanh nghiệp không bị ứ đọng vốn nhiều nhƣ cấp đầy đủ nhu cầu khách hàng cần thiết - Về kế toán chi tiết hàng tồn kho: Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phƣơng pháp ghi thẻ song song Phƣơng pháp tƣơng đối đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu Trong công tác hạch toán chi tiết hàng tồn kho yêu Sinh viên: Trần Thị Phương – Lớp QTTN201 81 Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp cầu phải có phối hợp chặt chẽ kế toán thủ kho Thủ kho theo dõi hàng hóa, quản lý chi tiết hàng hóa thực tế kế toán theo dõi hàng hóa thông qua sổ chi tiết hàng hóa Bên cạnh công ty thƣờng xuyên đối chiếu số kế toán chi tiết với thẻ kho, đối chiếu số liệu bảng nhập xuất tồn với số liệu sổ kế toán tổng hợp - Về kế toán tổng hợp hàng tồn kho: Công ty áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên để theo dõi hàng hóa Chính nên thời điểm công ty biết đƣợc giá trị nhập, xuất biến động tăng, giảm hàng hóa Từ giúp công ty quản lý tốt hàng tồn kho - Về phƣơng pháp giảm giá hàng tồn kho: Công ty áp dụng phƣơng pháp bình quân gia quyền sau lần nhập để tính trị giá hàng xuất kho Phƣơng pháp tƣơng đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh doanh nghiệp Nhờ có phƣơng pháp kế toán đảm bảo tính kịp thời số liệu 3.1.2 Nhƣợc điểm Bên cạnh ƣu điểm công tác kế toán nói chung công tác kế toán hàng tồn kho nói riêng công ty có hạn chế cần đƣợc khắc phục: - Các loại hàng hóa công ty đa dạng có nhiều loại mặt hàng có giá trị lớn Vì công ty cần có kế hoạch đầu tƣ sửa chữa nâng cấp kho bãi để đảm bảo hàng hóa đƣợc bảo quản cách tốt Việc nhằm giúp doanh nghiệp tránh đƣợc rủi ro xảy - Việc luân chuyển chứng từ phận diễn thƣờng xuyên nhiên phận phòng ban lại biên giao nhận chứng từ nên dễ xảy mát chứng từ Từ việc quy trách nhiệm kho khăn, nên quy cho Vậy nên dẫn đến tình trạng thiếu trách nhiệm, buông long quản lý chứng từ - Công ty chƣa thực việc trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho nên việc gây rủi ro cho công tác tính giá thực hàng hóa Trên thực tế việc trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho quan trọng Hơn công ty doanh nghiệp có loại hàng hóa đa dạng, phong phú, nên lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Công tác kiểm kê hàng tồn kho công ty chƣa đƣợc thực thƣờng xuyên Cuối năm công ty tiến hành kiểm kê hàng hóa tồn kho nên không phát kịp thời mát, hao mòn để xử lý dẫn đến tổn thất cho Sinh viên: Trần Thị Phương – Lớp QTTN201 82 Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp công ty Vì mà công ty cần thƣờng xuyên tổ chức kiểm kê hàng hóa tồn kho để có hƣớng giải thời điểm có rủi ro xảy 3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho công ty TNHH TM Chấn Phong 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán công ty Trong kinh tế thị trƣờng nay, việc cập nhật thông tin kế toán đóng vai trò vị trí quan trọng Kế toán đƣợc cho công cụ hữu hiệu để điều hành nhƣ quản lý, kiểm tra, tính toán hiệu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Theo đà phát triển mạnh mẽ nhƣ việc cạnh tranh giá doanh nghiệp yếu tố chủ chốt định số phận hàng hóa công ty Việc hạch toán kế toán hàng tồn kho phải đầy đủ, xác, kịp thời giúp doanh nghiệp phản ánh giá thành hàng hóa cách chân thực Từ nhà quản lý phân tích, tìm hiểu nhằm đƣa chiến lƣợc nhập xuất hàng hóa có tính cạnh tranh cao với thị trƣờng, mang lại lợi ích kinh tế cao cho công ty Trên thực tế, Công ty TNHH TM Chấn Phong có nhiều cố gắng công tác tổ chức, quản lý, sử dụng hạch toán kế toán hàng tồn kho Tuy nhiên bên cạnh mặt tốt công ty tồn số hạn chế cần khắc phục để đáp ứng yêu cầu nhằm mục đích lợi nhuận tăng Chính công ty cần phải nghiên cứu để đƣa biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho nhƣng phải phù hợp với đặc điểm công ty phải dựa sở tiết kiệm chi phí tối đa 3.2.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho công ty TNHH TM Chấn Phong 3.2.2.1 Hoàn thiện việc đại hóa công tác kế toán Trong thời đại hầu hết doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán công tác kế toán Chấn Phong sử dụng hình thức kế toán excel Tuy nhiên, để bắt kịp với xu phát triển nay, công ty nên tiếp thu tiến để giúp cho việc quản lý nghiệp vụ kinh tế công ty dễ dàng hơn.Việc áp dụng phần mềm kế toán kế toán giúp doanh nghiệp: - Tiết kiệm thời gian, chi phí, góp phần đại hóa máy kế toán công ty - Giảm sức lao động khối lƣợng công việc cho nhân viên Sinh viên: Trần Thị Phương – Lớp QTTN201 83 Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Các thông tin đƣợc xử lý nhanh, có độ xác cao - Hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán sử dụng đƣợc thống toàn công ty, giúp doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, quản lý - Đáp ứng nhu cầu thông tin cho ngƣời dùng tùy theo mục đích sử dụng cách nhanh chóng, dễ dàng, giảm thiểu khối lƣợng công việc, tiết kiệm chi phí đảm bảo công tác kế toán nhanh hiệu cao Một số phần mềm kế toán thông dụng nay: * Phần mềm kế toán MISA - Ƣu điểm: + Là phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp vừa nhỏ, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Quản lý hóa đơn, Thuế, Kho, Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ, Tiền lƣơng, Giá thành, Hợp đồng, Ngân sách, Tổng hợp Nó phù hợp triển khai cho doanh nghiệp thuộc lĩnh vực: Thƣơng mại; Dịch vụ; Xây lắp; Sản xuất + Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng, cho phép cập nhật liệu linh hoạt, bám sát tuân thủ chế độ kế toán + Đối với lĩnh vực thƣơng mại, dịch vụ: MISA giúp doanh nghiệp theo dõi tốt khoản doanh thu, chi phí, công nợ tự động tính lợi nhuận theo phòng ban phận, giúp lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng đánh giá đƣợc hiệu kinh doanh phận + MISA có nhiều gói sản phẩm khác để phù hợp với quy mô nhu cầu doanh nghiệp Chỉ cần mua giấy phép, doanh nghiệp cài đƣợc nhiều máy với chi phí hợp lý + Sử dụng công nghệ Microsoft, sở liệu SQL Server Express, MISA đảm bảo an toàn bảo mật Đặc biệt, việc sử dụng nghệ đại giúp cho tốc độ in chứng từ, báo cáo nhanh gấp lần so với sản phẩm trƣớc + Đây sản phẩm Việt Nam cho phép đối tƣợng thủ quỹ, thủ kho tham gia vào phần mềm kế toán, giúp tiết kiệm 50% thời gian công việc thủ quỹ, thủ kho + Chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian báo cáo mà lo bị quan thuế phạt báo cáo chậm trễ, số liệu chƣa xác Giúp kế toán trƣởng có sẵn số liệu để cung cấp cho ban lãnh đạo, lãnh đạo doanh nghiệp có sẵn báo cáo để định kịp thời Đặc biệt doanh nghiệp có nhiều Sinh viên: Trần Thị Phương – Lớp QTTN201 84 Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp chi nhánh, lãnh đạo doanh nghiệp đƣợc cung cấp số liệu báo cáo nhanh chóng dễ dàng đánh giá đƣợc hiệu kinh doanh chi nhánh + Tự động lƣu liệu sau phiên làm việc, dễ dàng khôi phục lại liệu có cố xẩy ra, liệu kế toán đƣợc an toàn có thay đổi nhân kế toán - Nhƣợc điểm + Vì có SQL nên MISA đòi hỏi cấu hình máy tƣơng đối cao, máy yếu chƣơng trình chạy chậm + Phần mềm mang tính công nghệ cao, nên đòi hỏi ngƣời dung phải tham gia khóa đạo tạo để sử dụng thành thạo Các dòng sản phẩm MISA phần mềm đóng gói, mang tính phổ biến, phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, không cần báo cáo kiểu quản trị nhiều Sinh viên: Trần Thị Phương – Lớp QTTN201 85 Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp * Phần mềm kế toán Fast Accounting - Ƣu điểm: + Giao diện dể sử dụng, sổ sách chứng từ kế toán cập nhật bám sát chế độ kế toán hành Cũng giống MISA, fast có hệ thống báo cáo đa dạng, ngƣời dùng yên tâm yêu cầu quản lý (Báo cáo quản trị báo cáo tài chính) + Tốc độ xử lý nhanh + Cho phép kết xuất báo cáo Excell với mẫu biểu xếp đẹp + Sử dụng làm việc lúc, nơi thiết bị Không cần cài đặt phần mềm máy chủ hay phần mềm hỗ trợ khác + Dễ dàng truy xuất thông tin, đảm bảo tính xác - Nhƣợc điểm: + Tính bảo mật chƣa cao, thao tác thƣờng xảy lỗi nhỏ (không đáng kể) + Dung lƣợng lớn, ngƣời dùng khó phân biệt đƣợc data Fast có nhiều dòng sản phẩm đáp ứng cho doanh nghiệp có quy mô từ siêu nhỏ đến mô hình tập đoàn Mỗi sản phẩm đáp ứng nhu cầu theo quy mô yêu cầu quản lý nhƣ kế toán DN vừa nhỏ nghiệp vụ, DN lớn cần nhiều báo cáo quản trị, DN xây dựng nên dùng Fast Sinh viên: Trần Thị Phương – Lớp QTTN201 86 Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 3.2.2.2 Hoàn thiện hệ thống kho, bãi Công ty TNHH TM Chấn Phong có hàng hóa đa dạng, nhiều chủng loại khác đặc biệt có hàng hóa có giá trị cao nên công tác bảo quản hàng hóa công ty quan trọng Do công ty cần trọng đến kho, bãi chứa hàng hóa, cần tu sửa để đảm bảo công tác dự trữ hàng hóa đƣợc bảo đảm Hàng tháng, hàng năm cần cho nhân viên kiểm tra hệ thống kho bãi để phát kịp thời hƣ hỏng Từ công ty có hƣớng sửa chữa nhằm đảm bảo hàng hóa không bị tổn thất Bên cạnh cần tổ chức tu sửa định kỳ kho bãi, nhƣ thay tài sản cũ hỏng không giá trị sử dụng Hệ thống kho bãi đƣợc đảm bảo hàng hóa đƣợc bảo đảm Cũng nhƣ tài sản công ty đảm bảo tránh đƣợc tổn thất kinh tế cho công ty Nó giúp cho công ty tránh đƣợc rủi ro hàng hóa 3.2.2.3 Hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho Công ty chuyên kinh doanh thƣơng mại hàng hóa đa dạng nên công ty cần lập danh điểm hàng hóa để tiện cho việc theo dõi kiểm soát vật tƣ đƣợc dễ dàng xác Sổ danh điểm hàng hóa tập hợp toàn hàng hóa đƣợc theo dõi cho loại, nhóm cách chặt chẽ Khi có sổ danh điểm hàng hóa thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin loại hàng hóa đố công ty Ngoài sổ danh điểm hàng hóa cung cấp thông tin giá trị hàng hóa xuất kho, tồn kho theo giá hạch toán Bời công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phƣơng pháp thẻ song song tính giá xuất hàng hóa theo phƣơng pháp bình quân liên hoàn nên mở sổ danh điểm hàng hóa giảm bớt khối lƣợng công việc hạch toán, cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán máy tính Khi mở sổ danh điểm hàng hóa phải có kết hợp phòng kế toán phận kho sau trình lên quan chủ quản công ty để thống quản lý sử dụng cho toàn công ty Nhờ có sổ danh điểm hàng hóa giúp nhà lãnh đạo đƣa hƣớng giải kịp thời không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh công ty Hiện công ty chƣa có cổ danh điểm hàng hóa nhƣng họ xây dựng mã hóa hàng hóa để tiện cho việc theo dõi Tuy nhiên, công ty nên lập sổ danh điểm hàng hóa để hệ thống loại mặt hàng theo thể thống (ví dụ Sinh viên: Trần Thị Phương – Lớp QTTN201 87 Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp bảng 3.1) Ngoài tiện lợi cho việc quản lý tìm kiếm thông tin hàng hóa SỔ DANH ĐIỂM HÀNG HÓA Kho Công ty Danh điểm hàng hóa Tên, nhãn hiệu, quy cách Đơn vị hàng hóa tính 156 Hàng hóa 156.VN Vải nhám M 156.VN01 Vải nhám x 24 M 156.VN02 Vải nhám x 40M M 156.ĐM Đá mài Viên 156.ĐM01 Đá mài ba via 150.5.22 Viên 156.ĐN02 Đá mài ba via 180.6.22 Viên Giá hạch toán Ghi … … Biểu số 3.1 Sổ danh điểm hàng hóa Sinh viên: Trần Thị Phương – Lớp QTTN201 88 Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 3.2.2.4 Hoàn thiện công tác tổ chức kiểm kê hàng hóa Doanh nghiệp nên thƣờng xuyên tiến hành kiểm kê hàng hóa kiểm kê hàng tháng hàng quý để kịp thời phát xử lý rủi ro hàng hóa Công tác kiểm kê sử dụng thƣớc đo vật để đo, đếm chỗ Khi phát thừa thiếu hàng hóa kho, kế toán phải xác định nguyên nhân ghi sổ kế toán Vì công ty có nhiều hàng hóa có hàng hóa có giá trị nên doanh nghiệp cần trọng việc kiểm kê hàng hóa cách thƣờng xuyên, liên tục Khi kiểm kê thƣờng xuyên góp phần thúc đẩy tinh thần làm việc nhân viên có trách nhiệm Trên thực tế để đến cuối năm kiểm kê hàng hóa tồn kho có hàng hóa hƣ hỏng mà doanh nghiệp không xử lý kịp thời dẫn đến tổn thất mặt kinh tế Chính công ty cần thƣờng xuyên tổ chức kiểm kê hàng hóa để hạn chế rủi ro kinh tế cho doanh nghiệp 3.2.2.5 Hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ Công ty nên lâp sổ gia nhận chứng từ luân chuyển chứng từ phận Mỗi giao nhận chứng từ bên giao vàn nhận phải ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ Khi chẳng may xảy tình trạng chứng từ dễ dàng quy trách nhiệm cho ngƣời, phận để có biện pháp xử lý hợp lý công Việc làm giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm nhân viên nhƣ giúp quản lý chặt chẽ chứng từ công ty SỔ GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Năm… Chứng từ STT Số hiệu Ngày thàng Ký tên Nội dung Số tiền trên chứng từ chứng từ Ngƣời giao Ngƣời nhận Biểu số 3.2 Sổ giao nhận chứng từ Sinh viên: Trần Thị Phương – Lớp QTTN201 89 Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 3.2.2.6 Hoàn thiện công tác trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Để tránh đƣợc tổn thất xảy hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Doanh nghiệp nên thực việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để kiểm soát đƣợc chênh lệch giá thời điểm định để giảm thiểu tối đa tổn thất kinh tế Trên thực tế, giá hàng hóa biến động không ngừng tùy thuộc vào tình hình kinh tế thị trƣờng, doanh nghiệp, doanh nghiệp thƣơng mại nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên cạnh đó, dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi niên độ kế toán, nên công ty tích lũy đƣợc nguồn tài mà lẽ đƣợc phân chia Nguồn tài sản tạm thời nằm tài sản lƣu động cần sử dụng để bù đắp thiệt hại kinh tế hàng tồn kho giảm giá phát sinh Hơn đƣợc ghi nhận tài khoản chi phí làm giảm thu nhập doanh nghiệp phải nộp Đối tƣợng lập dự phòng toàn hàng hóa tồn kho (bao gồm hàng hóa bị hƣ hỏng, phẩm chất, lạc hậu, ứ đọng, chậm luân chuyển…) mà giá gốc ghi sổ kế toán cao giá trị thực đƣợc đảm bảo điều kiện sau: + Hàng hóa phải có hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định tài chứng khác chứng minh giá vốn hàng hóa tồn kho + Nó phải hàng hóa thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp tồn kho thời điểm lập báo cáo tài Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc tính cho loại hàng tồn kho bị giảm giá tổng hợp toàn vào bảng kê chi tiết Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đƣợc hàng tồn kho địa điểm trạng thái theo quy định chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho ban hành kèm theo Quyết đinh số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 Bộ tài Để hạch toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Tài khoản đƣợc sử dụng để phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc lập Theo chế độ kế toán hành vào cuối kỳ kế toán năm, giá trị thực đƣợc hàng tồn kho nhỏ giá trị gốc phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Sinh viên: Trần Thị Phương – Lớp QTTN201 90 Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Cách hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Cuối kỳ kế toán năm, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm lớn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối kỳ năm trƣớc kế toán phải phản ánh số chếnh lệch: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nhỏ khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối kỳ năm trƣớc kế toán phải phản ánh số chếnh lệch: Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Sinh viên: Trần Thị Phương – Lớp QTTN201 91 Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp KẾT LUẬN Trong trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp thƣơng mại, hàng hóa yếu tố vô quan trọng Để giúp doanh nghiệp quản lý có hiệu kế toán nói chung kế toán hàng tồn kho nói riêng phải đƣợc cải tiến hoàn thiện Kế toán hàng tồn kho phải đảm bảo xác, đầy đủ điều kiện cần thiết để giúp doanh nghiệp có đƣợc nguồn thông tin kịp thời, nhanh chóng từ họ đƣa chiến lƣợc kinh doanh, biện pháp khắc phục xử lý rủi ro Cũng từ mang lại cho doanh nghiệp hiệu kinh tế cao Sau thời gian thực tập công ty, đƣợc giúp đỡ hƣớng dẫn tạo điều kiện anh chị công ty, em tiếp xúc thực hành với công việc kế toán Qua đó, giúp em nhận thức đƣợc mối quan hệ lý luận thực tiễn công tác kế toán công ty Và em hiểu thêm đƣợc cần thiết quan trọng kế toán nói chung kế toán hàng tồn kho nói riêng Do thời gian thực tập có hạn, khả nhiều hạn chế nên khóa luận em nhiều sai sót Em mong đƣợc xem xét bảo thầy cô cô anh chị Công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Chấn Phong Tuy nhiên sở tình hình cụ thể công ty, em có đƣa số đề xuất giải pháp, hy vọng giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho công ty Một lần em xin chân thành cảm ơn ThS Trần Thị Thanh Thảo, Ban lãnh đạo công ty phòng kế toán tạo điều kiện hƣớng dẫn em hoàn thành khóa luận Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, Ngày 25 tháng 12 năm 2016 Sinh viên Trần Thị Phƣơng Sinh viên: Trần Thị Phương – Lớp QTTN201 92 Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ tài (2009), Chế độ kế toán doanh nghiệp Hệ thống tài khoản, Nhà xuất tài Bộ tài (2009), Chế độ kế toán doanh nghiệp Báo cáo tài chính, chứng từ, sổ sách kế toán sơ đồ kế toán, Nhà xuất tài Quyết định số 48/2006 QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 Bộ trƣởng Bộ Tài Chính Công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Chấn Phong (2015), Sổ sách kế toán công ty Sinh viên: Trần Thị Phương – Lớp QTTN201 93 ... trạng công tác kế toán hàng tồn kho Công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Chấn Phong - Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho Công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Chấn. .. NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI CHẤN PHONG 80 3.1 Đánh giá chung công tác kế toán hàng tồn kho công ty TNHH TM Chấn Phong. .. xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho công ty TNHH TM Chấn Phong 83 3.2.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho công ty TNHH TM Chấn Phong