3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ
Văn bản do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành bao gồm các loại văn bản sau:
- Thông báo;
- Báo cáo;
- Biên bản;
- Điều lệ;
- Tờ trình;
- Chương trình;
- Thông cáo;
- Quy hoạch;
- Giấy chứng nhận;
- Công điện;
- Phiếu gửi;
- Giấy đi đường;
- Quy chế;
- Quy định;
- Đề án;
- Giấy ủy quyền;
- Giấy nghỉ phép;
- Hợp đồng;
3.2. Số lượng của các loại văn bản do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành trong 5 năm trở lại đây:
- Thông tư – TTLT
- Quyết định của Bộ
- Quyết định của VP
- Công văn đi của Bộ
- Công văn đi của VP
- Quyết định mật
- Công văn mật
- Giấy chứng nhận
3.3. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Khoa học và Công nghệ
3.4. Mô tả các bước trong quá trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.
4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Bộ Khoa học và Công nghệ được quản lý tập trung tại Văn thư Bộ để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và của Bộ. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư Bộ, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản đăng ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
- Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Văn phòng Bộ:
(Xem phụ lục: 06)
4.2. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng – văn bản điện tử, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Bộ Khoa học và Công nghệ được đăng ký tại bộ phận Văn thư chuyên trách của Bộ Khoa học và Công nghệ. (nằm trong phòng Hành chính – Tổ chức)
Tất cả văn bản đến Bộ được quản lý theo trình tự sau:
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
Trình, chuyển giao văn bản đến.
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Sau khi nhận được văn bản đế, lãnh đạo đơn vị, cá nhân có liên quan có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ.
Trách nhiệm tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến được quy định như sau:
- Văn thư Bộ: Tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến chuyển trực tiếp đến các đơn vị trực thuộc Bộ đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết, báo cáo Chánh Văn phòng Bộ.
- Phòng Tổng hợp Văn phòng Bộ: Tổng hợp số liệu văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, số liệu văn bản đến đã được giải quyết hoặc đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết, báo cáo Chánh Văn phòng Bộ.
- Đối với văn bản đến có dấu “ Tài liệu thu hồi”, Văn thư Bộ hoặc Phòng Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
- Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Bộ về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
- Nhược điểm:
Do Bộ KH&CN là một cơ quan lớn nên số lượng văn bản từ các cá nhân, cơ quan, tổ chức bên ngoài gửi đến hàng ngày rất lớn. Chính vì vậy, mà đôi khi tình trạng phân loại, sắp xếp, xử lý văn bản, thư từ còn có sự nhầm lẫn, chậm trễ gây ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc.
4.3. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành tại Bộ Khoa học và Công nghệ
5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ
5.1. Khái quát về Phòng Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ
5.1.1. Vị trí, chức năng
Phòng Lưu trữ là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ, có chức năng giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.
5.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Tham mưu và giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện các công việc sau:
- Xây dựng các văn bản của Bộ hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ để Chánh Văn phòng Bộ ký ban hành hoặc trình Bộ trưởng ký ban hành ;
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm ( bao gồm kế hoạch công tác; kế hoạch đào tạo; bồi dưỡng nghiệp vụ; ứng dụng và nghiên cứu khoa học và công nghệ vào quy trình nghiệp vụ lưu trữ; kế hoạch mua sắm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp kho tài liệu…) trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt để tổ chức thực hiện;
- Quy hoạch tổ chức mạng lưới văn thư, lưu trữ của Bộ và hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức;
- Tổ chức hướng dẫn và kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với
các đơn vị trực thuộc Bộ. Phối hợp với Phòng Hành chính – Tổ chức kiểm tra công
tác văn thư (trừ nội dung hướng dẫn, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu);
- Giúp Chánh Văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện chế độ thống kê Nhà nước, báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Bộ với cơ quan quản lý Nhà nước;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi của Bộ;
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ:
+ Hướng dẫn cán bộ, công chức trong Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ hiện hành;
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
+ Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;
+ Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
+ Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
+ Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật; ký xác nhận các bản sao từ bản gốc đang lưu trữ tại kho lưu trữ đối với các loại tài liệu được Lãnh đạo Văn phòng cho phép cấp bản sao;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng Bộ giao.
5.1.3. Tổ chức và biên chế
Biên chế của Phòng Lưu trữ có 04 cán bộ: Hiện tại có 01 Trưởng phòng (có
trình độ Thạc sĩ) chưa có Phó phòng và 03 cán bộ, công chức làm nghiệp vụ về lưu trữ.
5.2. Khái quát về Kho Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ:
Kho Lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ được đặt tại tầng 14 - ở vị trí cao nhất của tòa nhà trụ sở Bộ. Vị trí khô ráo và thoáng mát rất thích hợp cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Với diện tích khoảng 86 m2, trong Kho hiện được trang bị đầy đủ các trang
thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Trên trần được trang bị thiết bị cảnh báo cháy và bột chữa cháy tự động khắc phục khi có sự cố; và có hệ thống điều hòa chạy liên tục đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm phù hợp cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Đặc biệt Kho được trang bị hệ thống giá đựng tài liệu hiện đại có thể xê dịch theo trục cố định việc này giúp tiết kiệm diện tích cũng như tận dụng tối đa diện tích Kho lưu trữ.
(Xem phụ lục Ảnh)
IV. TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất tại Bộ Khoa học và Công nghệ
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất, chất lượng của công tác Văn phòng đồng thời cũng là một yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong điều kiện khoa học và kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt sự ra đời của các thiết bị thông minh, các phần mềm quản lý (tài chính, nhân sự, tài sản, công việc,…) đã góp phần vào quá trình hiện đại hóa công tác Văn phòng.
Tại Bộ Khoa học và Công nghệ - một cơ quan đầu ngành về lĩnh vực khoa học và công nghệ, việc ứng dụng công nghệ thông tin, các trang thiết bị hiện đại vào công việc nói chung và công tác văn phòng nói riêng được thể hiện rõ. Hiện tại 100% cán bộ, công chức của Bộ được trang bị máy tính cá nhân, kết nối mạng Internet và mạng nội bộ VP-Net cộng với tài khoản truy cập. Còn các trang thiết bị văn phòng khác như: Máy in, máy chiếu, máy scan, máy fax, điều hòa, bàn ghế, tủ tài liệu… do Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan lớn nên đồng nghĩa với số lượng cơ sở vật, trang thiết bị văn phòng cũng khá đồ sộ. Vì vậy, việc quản lý, thống kê, đầu tư mua sắm được thực hiện bởi Phòng Quản trị, đặc biệt công việc này được quản lý trên phần mềm “MISA Mimosa.NET 2012” là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán của công tác hạch toán kế toán. MISA Mimosa.NET 2012 hoạt động tốt cả trên máy tính cá nhân cũng như trong mạng nội bộ, giúp nhiều người sử dụng cùng làm việc trên một tệp dữ liệu kế toán. Các loại tài sản được đánh mã riêng rất thuận lợi cho việc quản lý. Về các trang thiết bị về tin học như máy in, máy chiếu việc được giao cho Trung tâm tin học của Bộ quản lý.
(Xem phụ lục Ảnh)
Trong phạm vi và không gian kiến tập là Phòng Hành chính – Tổ chức em xin được khái quát về cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng tại Phòng như sau:
2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng Hành chính – Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (Văn thư Bộ). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.
(Xem phụ lục: 08)
- Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu:
3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang sử dụng trong công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại.
Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác Văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ gồm:
- Phần mềm quản lý văn bản chạy trên mạng nội bộ VP-Net: Là phần mềm về văn phòng điện tử, được xây dựng với các chức năng quản lý văn bản đi - đến;
quản lý công việc; quản trị hệ thống; quản lý nhân sự…
- Phần mềm CP-Net: là phần mềm quản lý văn bản của Chính phủ, cho phép gửi, nhận văn bản có file đính kèm giữa Chính Phủ với các Bộ ngành và các tỉnh trong cả nước. Đảm bảo cho việc thông tin nhanh chóng, để kịp thời xử lý, điểm tối ưu của phần mềm là các file văn bản của Chính Phủ hoặc của các Bộ, các tỉnh, ban hành sẽ được gửi trước đến CP-Net trước khi văn bản bằng giấy chuyển phát đến. Việc này sẽ giúp Chính Phủ và các Bộ, các tỉnh cập nhật thông tin một cách nhanh nhất, từ đó xây dựng được sớm các phương án giải quyết, giúp cho việc thống kê, tra tìm được thuận lợi. Đặc biệt, phần mềm có sơ đồ quy trình giải quyết rất rõ ràng, có tên cá nhân, đơn vị gửi – nhận cụ thể, thuận tiện cho việc đôn đốc giải quyết trong trường hợp cần thiết.
- Phần mềm MISA Mimosa.NET 2012: là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán của công tác hạch toán, kế toán và thống kê. MISA Mimosa.NET 2012 hoạt động tốt cả trên máy tính cá nhân cũng như trong mạng nội bộ, giúp nhiều người sử dụng cùng làm việc trên một tệp dữ liệu kế toán.
- Phần mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE: là phần mềm quản lý về công tác lưu chữ cho phép cập nhật thông tin về hồ sơ, kho lưu trữ, phục vụ việc tra cứu cho các cá nhân, …
- Phần mềm Microsoft Office: là một bộ phần mềm văn phòng thông dụng
hàng đầu thế giới, được hơn một tỷ người sử dụng trên thế giới, và gần như máy tính cá nhân nào cũng được cài đặt, với các gói các ứng dụng: Microsoft Word, Microsoft Excel và Microsoft Powerpoint… Với các phiên bản hiện nay đang dùng như: 2003; 2007; 2010 và mới nhất là 2013.
Ngoài ra, tại Bộ KH&CN còn sử dụng một số phần mềm khác bổ trợ cho các
công việc và nghiệp vụ tùy thuộc vào mục đích của từng cá nhân, đơn vị như: Phần mềm đổi đuôi văn bản: Solid Converter v8; Phần mềm trợ giúp trực tuyến TeamViewer; Phần mềm hỗ trợ gõ tiếng việt Unikey…
- Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại:
+ Ưu điểm:
Nhìn chung các phần mềm đang được sử dụng trong công tác Văn phòng tại
Bộ Khoa học và Công nghệ được khai thác và sử dụng hiệu quả giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm được sức lao động, chi phí cho công việc, dễ thống kê - tra tìm… đồng thời góp phần vào quá trình tin học hóa công tác văn phòng tại các cơ quan tổ chức, tiến tới đơn giản hóa các thủ tục hành chính.
+ Hạn chế:
Bên cạnh những ưu điểm to lớn mà các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng mang lại cho công việc tại Bộ KH&CN, ngoài yếu tố người sử dụng, ở các phần mềm còn tồn tại một số hạn chế nhất định, cụ thể như sau:
- Đối với phần mềm VP-Net: Thứ nhất, là việc chưa đưa các file văn bản đính kèm lên hệ thống vì vậy, người sử dụng chỉ nắm được thông tin về số, ký hiệu và trích yếu nội dung của văn bản mà không xem được toàn văn. Thứ hai, trong mục quản lý công việc, còn chưa xây dựng được sơ đồ, quy trình giải quyết văn bản và công việc.
- Đối với phần mềm CP-Net: Về cơ bản được xây dựng giống như VP-Net, nhưng khác biệt ở chỗ có hiển thị quy trình giải quyết công việc cụ thể. Hiện tại, Bộ Khoa học và Công nghệ chỉ được cấp một tải khoản duy nhất cho cán bộ, công chức thuộc Phòng Hành chính – Tổ chức quản lý và sử dụng nên việc tra tìm và khai thác sử dụng còn hạn chế.
Phần II
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ
1. Ưu điểm:
Văn phòng Bộ KH&CN là đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, luôn đi đầu trong công tác thi đua tại Bộ KH&CN. Tập thể Văn phòng Bộ đã có nhiều năm liền được Lãnh đạo Bộ trao tặng cờ thi đua “ĐƠN VỊ HOÀN THÀNH XUẤT SẮC NHIỆM VỤ”. Cán bộ làm công tác Văn phòng là nhân tố trung tâm, là chủ thể của Văn phòng. Đội ngũ cán bộ, công chức làm việc trong Văn phòng Bộ chủ yếu là thế hệ trẻ có lòng nhiệt huyết, tư duy, sáng tạo và được đào tạo chuyên môn bài bản; các trang thiết bị văn phòng hiện đại được trang bị đầy đủ, đã trở thành một trong những yếu tố đóng góp nên sự thành công trong công việc.Văn phòng cũng đã tạo điều kiện, quan tâm tới việc xây dựng, đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, có phẩm chất chính trị tốt và tác phòng nghiêm túc, năng động, nhanh nhẹn, cởi mở và có tinh thần trách nhiệm cao.
Việc sắp xếp, phân công nhiệm vụ trong Văn phòng rất khoa học, đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, đồng thời khai thác được sự sáng tạo ở các cán bộ, công chức được phân công. Vì vậy, mỗi công việc đều được giải quyết một cách nhanh chóng, và hiệu quả tốt.
Quá trình cung cấp thông tin cho Lãnh đạo cơ quan được triển khai hiệu quả, nhanh chóng và chính xác đảm bảo cho quá trình lãnh đạo, hành được thông suốt.
Việc xây dựng văn hóa công sở được quan tâm chỉ đạo thực hiện nghiêm túc.
Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ cũng thường xuyên quan tâm đến việc bồi dưỡng, tập huấn năng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ công chức trong Văn phòng, đặc biệt là về công tác Văn thư – Lưu trữ.
2. Hạn chế:
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
Do thời gian, kỹ năng và vốn kiến thức còn những hạn chế nhất định, các đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Bộ KH&CN sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, mang tính chủ quan của bản thân. Chính vì vậy, để những đề xuất giải pháp được hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của của thầy cô. Về bản thân em xin mạnh dạn đề xuất những giải pháp ngắn gọn về các vấn đề sau:
KẾT LUẬN