Bảo quản và phân phối thuốc

Hệ thống phân phối thuốc • Một hệ thống phân phối thuốc được thiết kế và quản lý có hiệu quả: + Duy trì việc cung ứng thuốc ổn định + Đảm bảo chất lượng thuốc trong suốt quá trình phân

BẢO QUẢN VÀ PHÂN PHỐI THUỐC

Phân phối thuốc

Phân phối thuốc là việc:

+ phân chia, di chuyển và bảo quản thuốc

+ từ kho Dược cho đến người sử dụng hoặc đến các điểm phân phối bảo quản trung gian (vd khoa lâm sàng tại bệnh viện) bằng các phương tiện vận chuyển khác nhau

Mục đích

• Đảm bảo cho quá trình cung ứng:

+ Ổn định + Kịp thời + Sử dụng và phát huy nguồn lực hiệu quả

• Thiết kế hệ thống phân phối: quan trọng nhưng

phức tạp, quyết định tính hiệu quả của hoạt động phân phối

Hệ thống phân phối thuốc

• Một hệ thống phân phối thuốc được thiết kế và quản lý có hiệu quả:

+ Duy trì việc cung ứng thuốc ổn định + Đảm bảo chất lượng thuốc trong suốt quá trình phân phối

+ Giảm thiểu tối đa mất mát thuốc do hư hỏng hoặc hết hạn

+ Duy trì hoạt động thống kê thuốc chính xác + Xác định được lượng dự trữ thuốc tối ưu + Huy động nguồn lực vận chuyển sẵn có một cách hiệu quả nhất có thể

+ Giảm thiểu mất mát, gian lận trong quá trình phân phối + Cung cấp thông tin và dự báo nhu cầu thuốc

+ Là một thành tố trong tổng thể chương trình đảm bảo chất lượng thuốc

• Đối với nhiều hệ thống y tế nhà nước, các nhà quản lý thường ít đặt hoạt động phân phối thuốc ở vị trí ưu tiên cao Các cán bộ đôi khi còn thiếu kinh nghiệm, ít được đào tạo bài bản về cung ứng, chịu nhiều áp lực và trách nhiệm nhưng lại thiếu quyền quyết định

• Trong điều kiện đó thì quản lý hoạt động phân phối

thường chỉ nhắm đến việc làm sao để đối phó với những khó khăn và khủng hoảng trước mắt mà chưa xây dựng được chiến lược hoạt động lâu dài

Chu trình phân phối thuốc tại BV

• Gồm các nội dung:

1. Kiểm tra thuốc và xác nhận hóa đơn

2. Thống kê, quản lý hàng tồn kho

3. Bảo quản thuốc

4. Tiếp nhận yêu cầu cung ứng

5. Phân phối đến các đơn vị trung gian hoặc cấp phát

thuốc trực tiếp cho người bệnh

6. Thu thập thông tin qua báo cáo tiêu thụ,làm cơ sở cho

hoạt động mua thuốc kỳ tới

Quản lý tồn kho

• Hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả sẽ giúp

+ Đảm bảo cho thuốc luôn sẵn có + Hạn chế đến mức thấp nhất những sai sót trong tồn trữ và cấp phát

• Công cụ đánh giá quản lý hàng tồn kho IMAT (Inventory Management Assessment Tool) theo hướng dẫn của “Cơ quan khoa học vì sức khỏe” Hoa Kỳ: đo lường mức độ

chính xác của hoạt động quản lý hàng tồn kho

Chi phí cho hoạt động phân phối

• Chi phí bảo quản, tồn trữ

• Chi phí vận chuyển, bốc dỡ…

• Chi phí cho hoạt động phân phối chiếm tỷ trọng đáng kể trong hoạt động cung ứng

• Khi xây dựng mới hoặc cải tạo bổ sung hệ thống phân

phối, cần thiết phải tiến hành phân tích chi phí (so sánh tổng chi phí giữa các lựa chọn khác nhau) để đảm bảo rằng nguồn lực sẵn có (thiết bị bảo quản, vận chuyển,

nhân lực, tài chính…) được sử dụng một cách hiệu quả Điều đó đồng nghĩa với việc nâng cao khả năng tiếp cận với thuốc, ngân sách sẽ được sử dụng nhiều hơn để mua thuốc và cho các hoạt động khác liên quan

Bảo quản, tồn trữ thuốc

• Quy định về bảo quản thuốc theo GSP

• Phân loại kho

• Sắp xếp hàng hóa trong kho dược

Cấp phát thuốc tại bệnh viện

• Đảm bảo rằng thuốc được đưa cho đúng bệnh nhân, với liều dùng và chất lượng thuốc tốt, có hướng dẫn rõ ràng

và thuốc được đựng trong bao bì duy trì được hiệu lực của thuốc

• Do Khoa Dược và khoa lâm sàng thực hiện

• Khoa Dược tổ chức cấp phát thuốc bảo đảm chất lượng cho bệnh nhân ngoại trú (theo đơn thuốc) và bệnh nhân nội trú (theo phiếu lĩnh thuốc)

• Điều dưỡng khoa lâm sàng phát thuốc cho bệnh nhân, theo dõi người bệnh trong và sau quá trình dùng thuốc

• KHOA DƯỢC: thực hiện quy trình cấp phát thuốc và 3 kiểm tra

– 3 đối chiếu

1 Bước 1: Nhận và xác nhận đơn thuốc

2 Bước 2: Kiểm tra lại đơn thuốc, xác nhận liều dùng, đường

dùng, cách dùng…đã phù hợp chưa và kiểm tra các tương tác thuốc-thuốc phổ biến

3 Bước 3: Chuẩn bị bao bì và nhãn: lựa chọn bao gói, đếm số

lượng thuốc bằng các dụng cụ sạch sẽ và an toàn, đóng gói

và dán nhãn có đầy đủ các thông tin cần thiết như tên bệnh nhân, tên thuốc, hàm lượng, thời gian, cách sử dụng

4 Bước 4: Ghi lại các hoạt động đã thực hiện vào sổ theo dõi

5 Bước 5: Giao phát thuốc cho bệnh nhân và hướng dẫn rõ

ràng

Cấp phát thuốc tại bệnh viện

• Ba kiểm tra

- Thể thức phiếu xuất kho, đơn thuốc

- Bao bì, nhãn thuốc, liều dùng, cách dùng

- Kiểm tra cảm quan về chất lượng thuốc

• Ba đối chiếu

- Tên thuốc trong đơn và tên thuốc trên nhãn

- Nồng độ, hàm lượng thuốc trong đơn, phiếu so với thuốc sẽ giao

- Số lượng, số khoản ghi trong đơn, phiếu với thuốc

sẽ giao

• KHOA LÂM SÀNG

+ Công khai thuốc được dùng hàng ngày cho từng bệnh nhân bằng phiếu công khai thuốc

+ Phải có sổ thuốc điều trị, mỗi khi thực hiện xong phải đánh dấu vào sổ

+ Phải có khay thuốc, bao bì đựng thuốc uống đã phân chia cho từng người bệnh

+ Nếu phát hiện vấn đề nghi vấn cần hỏi lại thông tin từ bác sỹ + Trước khi cấp phát thuốc: kiểm tra thuốc, hạn sử dụng và

chất lượng cảm quan Đối chiếu với y lệnh

+ Đảm bảo 5 đúng: đúng người bệnh, đúng thuốc, đúng liều, đúng đường dùng, đúng thời gian

+ Bàn giao thuốc còn lại của người bệnh cho kíp trực sau

+ Khoa điều trị có sổ theo dõi sai sót và tai biến do thuốc

Cấp phát thuốc tại bệnh viện

Thực hành tốt bảo quản và cấp phát

thuốc tại bệnh viện

• Các quy trình kiểm soát và phân phối thuốc được để

đúng nơi quy định, ví dụ như:

+ Quy trình quản lý và kiểm soát việc kiểm kê thuốc + Quy định về các mức độ dự trữ thuốc an toàn tối thiểu và tối đa

• Kiểm tra bằng cảm quan tất cả các thuốc, quy cách đóng gói, bao bì nhãn mác khi nhập thuốc

• Các khoa phòng phải phối hợp trong việc tính toán trước

số lượng thuốc cần bổ sung để đặt hàng với kho nhằm tránh trường hợp thiếu hoặc hết hàng

• Kho phải có điều kiện bảo quản phù hợp để duy trì chất lượng thuốc, tránh các yếu tố có thể gây hỏng hay giảm chất lượng thuốc

• Chỉ cất giữ một số lượng thuốc nhất định tại những khu vực điều trị trong bệnh viện (theo kết quả của phân tích VEN)

• Cần tuân theo các điều kiện bảo quản theo hướng dẫn của nhà sản xuất Nếu không có yêu cầu bảo quản đặc biệt nào thì áp dụng điều kiện bảo quản thông thường (15-250C)

• Khu vực bảo quản phải sạch sẽ khô ráo

• Các thuốc cần được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hay theo phân nhóm điều trị

• Nên tránh việc đóng gói lại thuốc bất cứ khi nào có thể, trường hợp nếu cần phải đóng gói lại thì phải do những người có kiến thức và kỹ năng thực hiện; tương tự, chỉ

những những người đã được đào tạo mới được thực hiện việc phân chia và đóng gói sẵn thuốc cho từng người

bệnh

• Hạn dùng của thuốc cũng là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng thuốc Cần lưu giữ thuốc theo quy định hạn gần – xuất trước (first expiry, first out) và

cần phải có cơ chế loại bỏ thuốc hết hạn Đối với những thuốc có cùng hạn sử dụng cần tuân theo quy định nhập trước xuất trước (first in, first out)

• Thuốc gây nghiện và những thuốc cần kiểm soát đặc biệt khác phải được bảo quản ở khu vực riêng, được khoá

bằng 2 khoá và giao 2 chìa khoá cho 2 người khác nhau quản lý

• Việc vận chuyển cần phải nhanh chóng và các điều kiện vận chuyển phải phù hợp để đảm bảo chất lượng thuốc

Cụ thể, các quy trình hoạt động theo dây chuyền cần phải được quy định bằng văn bản và yêu cầu phải thực hiện

• Các quy trình cấp phát thuốc được đặt đúng chỗ, ví dụ về vật đựng, nhãn, thông tin cho người bệnh và các hướng dẫn