Đề cương bài giảng HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Đề cương giảng HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mục tiêu: - Trình bày khái niệm hệ thống thông tin kế toán - Các thành phần hệ thống thông tin kế toán - Vai trò phân loại hệ thống thông tin quản lý - Bản chất, đối tượng, chức hệ thống thông tin kế toán - Nội dung phương pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán - Ảnh hưởng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống thông tin kế toán Khái niệm hệ thống hệ thống thông tin quản lý 1.1 Khái niệm hệ thống hệ thống thông tin Hệ thống khái niệm thường sử dụng đời sống hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống trường đại học… Theo quan điểm tiếp cận hệ thống hệ thống tập hợp thành phần có quan hệ với để thực mục tiêu đặt hệ thống Một hệ thống có đặc điểm sau: - Các thành phần, phận hệ thống - Các mối quan hệ, cách thức chế tương tác thành phần bên - Phạm vi, giới hạn hệ thống - Các mục tiêu hướng đến hệ thống Hình 1.1 minh họa cho hệ thống bao gồm bốn thành phần có mối quan hệ với tập hợp lại với tạo thành hệ thống 1.0 Hệ thống 1.0 có thành phần 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 tương tác với thông qua mối quan hệ A, B, C, D nhằm thực mục tiêu hệ thống 1.0 Có thể hình dung hệ thống 1.0 tổ chức thành phần phận, phòng ban Các phòng ban phối hợp, quan hệ với theo quy định quyền hạn, trách nhiệm, quy chế, điều lệ đặt tổ chức nhằm thực mục tiêu tồn tổ chức Khi đề cập đến hệ thống có tham gia người, cần phải phân biệt đến tập hợp tập hợp người nhằm thực mục tiêu đặt hệ thống khái niệm tổng thể, rộng mà người thành phần quan trọng hệ thống bên cạnh thành phần khác công nghệ, máy móc, thiết bị, hệ thống sổ sách, giấy tờ… Hệ thống tồn theo nhiều cấp độ khác Một hệ thống thành phần hệ thống khác gọi hệ thống Ví dụ hình 1.1 trên, phòng ban, phận 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 hệ thống hệ thống 1.0 Các hệ thống có thành phần bên 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3 thực mục tiêu đặt cho phận hình 1.2 Tất nhiên mục tiêu thực phận, hệ thống hướng đến mục tiêu chung hệ thống cấp mà trực thuộc Do đó, tiếp cận đến hệ thống bất kỳ, phải tìm hiểu xác định rõ mục tiêu đặt cho hệ thống quan tâm gì, để từ vạch phạm vi, đường biên hệ thống, thành phần bên tham gia trực tiếp vào hoạt động hệ thống Đây cách tiếp cận hệ thống mà vận dụng để tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán 1.1.2 Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin hệ thống người thiết lập nên bao gồm tập hợp thành phần có quan hệ với nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý cung cấp thông tin cho người sử dụng Tất hệ thống thực mục tiêu cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng gọi hệ thống thông tin Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo sóng thần hay hệ thống kế toán… hệ thống thông tin điển hình với mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho đối tượng sử dụng thông tin khác Để thực mục tiêu cung cấp thông tin này, hệ thống thông tin có thành phần sau (hình 1.3) Hình 1.3: thành phần hệ thống thông tin - Dữ liệu đầu vào: Bao gồm nội dung cần thiết thu thập phương thức thu thập liệu cho hệ thống thông tin - Thành phần xử lý: Các trình, phận thực hoạt động xử lý nội dung liệu đầu vào thu thập phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận… để làm biến đổi tính chất, nội dung liệu, tạo thông tin theo yêu cầu sử dụng - Thành phần lưu trữ: Lưu trữ nội dung liệu đầu vào thông tin tạo trình xử lý để phục vụ cho trình xử lý cung cấp thông tin sau - Thông tin đầu ra: nội dung thông tin phương thức cung cấp thông tin tạo từ hệ thống cho đối tượng sử dụng - Kiểm soát: kiểm soát trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu hệ thống đặt đồng thời phản hồi sai sót, hạn chế thành phần hệ thống thông tin để khắc phục, sửa chữa Như thông tin tạo từ trình xử lý liệu có tham gia thành phần hệ thống thông tin cụ thể, mang ý nghĩa định đối tượng sử dụng thông tin Trong nhiều trường hợp, thông tin tạo từ hệ thống liệu cho hệ thống thông tin khác Do đó, cần phải nhận biết phân biệt khác liệu thông tin, đồng thời xem xét chúng phạm vi hệ thống thông tin cụ thể Quá trình xử lý hệ thống thông tin thực phương thức xử lý khác Đó kết hợp thủ công máy tính Do hệ thống thông tin không thiết phải hệ thống xử lý máy, thuật ngữ dùng cách rộng rãi thời điểm để hệ thống có ứng dụng công nghệ thông tin tring 1.2 Hệ thống thông tin quản lý 1.2.1 Bản chất Hệ thống thông tin quản lý hệ thống thông tin bao gồm thành phần có quan hệ với thiết lập tổ chức nhằm hỗ trợ cho hoạt động chức tổ chức, hỗ trợ trình định cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực kiểm soát trình hoạt động tổ chức (Hình 1.4) Hình 1.4 Bản chất hệ thống thông tin quản lý Các nhà quản lý thực việc điều hành hoạt động doanh nghiệp thông qua trình định Quá trình diễn theo bước sau: - Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải - Đưa phương án giải - Thu thập liệu, thông tin cần thiết để đánh giá phương án - Lựa chọn phương án khả thi định Trong trình này, thông tin đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng định Thông tin sử dụng để nhận dạng, đánh giá vấn đề thông tin sử dụng để đề định cần thiết Do hệ thống thông tin quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị Một thông tin hữu ích phải thông tin phù hợp với đối tượng sử dụng nội dung vấn đề cần giải quyết, thông tin đủ tin cậy, đầy đủ trình bày hình thức mà người sử dụng hiểu Đồng thời thông tin phải cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu định 1.2.2 Phân loại thông tin quản lý đối tượng sử dụng thông tin quản lý Ở cấp quản lý khác DN thực định có tính chất nội dung khác từ ảnh hưởng đến loại thông tin cần thiết cung cấp cho cấp quản lý Thông thường chia cấp quản lý DN thành cấp với loại thông tin sau hình 1.5 Cấp quản lý Có cấu trúc Phân loại thông tin Bán cấu trúc Không cấu trúc Hoạch định chiến lược Kiểm soát quản lý Kiểm soát hoạt động Hình 1.5 Phân loại thông tin đối tượng sử dụng - cấp kiểm soát hoạt động: cấp quan tâm đến tính hữu hiệu hiệu hoạt động thực DN Thông tin cần thiết cho nhà quản lý cấp độ phải phản ánh tất hoạt động diễn hàng ngày DN Những thông tin thường có quy định nội dung cụ thể dễ dàng đáp ứng thông qua báo cáo, bảng biểu có sẵn, khuôn mẫu, tiêu yêu cầu Chúng ta gọi thông tin thông tin có cấu trúc - Cấp kiểm soát quản lý: Đây cấp quản lý trung gian DN Nhiệm vụ cấp quản lý quan tâm đến trình sử dụng nguồn lực việc thực mục tiêu DN Các định cấp độ đa dạng tùy vào DN, loại hình DN, tình hình phát sinh thời điểm khác tùy thuộc vào trình độ người quản lý Do thông tin cung cấp cho cấp độ bên cạnh thông tin tổng hợp truyền lên từ cấp kiểm soát hoạt động, có thông tin phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung tùy theo nhu cầu kinh nghiệm đánh giá người quản lý, mà không theo quy ước khuôn mẫu sẵn có Chúng ta gọi thông tin bán cấu trúc - cấp hoạch định chiến lược: Đây nhà quản lý cấp cao DN Họ thiết lập đưa định chiến lược phát triển tương lai DN Những thông tin để phục vụ cho việc định lấy từ nhiều nguồn khác bên bên DN, phụ thuộc vào lực tầm nhìn nhà lãnh đạo Khó xác định thông tin nội dung cần thiết cho trình dự báo Do đó, thông thường thông tin cung cấp cho cấp độ quản lý khuôn mẫu, quy định ko có cấu trúc 1.2.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý tiếp cận phân loại theo đối tượng sử dụng thông tin theo nội dung kinh tế sản xuấ kinh doanh mà hệ thống thu thập phản ánh 1.2.3.1 Phân loại theo cấp độ quản lý sử dụng thông tin DN Theo tiêu thức này, với ba cấp độ quản lý DN, có ba loại hệ thống thông tin quản lý sau: - hệ thống xử lý nghiệp vụ: thu thập phản ánh hoạt động phát sinh hàng ngày tạo DN để cung cấp thông tin có cấu trúc phục vụ chủ yếu cho cấp độ kiểm soát hoạt động - Hệ thống hỗ trợ định: Sử dụng liệu thu thập thông tin tạo từ hệ thống xử lý nghiệp vụ để tổng hợp, phân tích thông tin theo yêu cầu nhà quản lý cấp độ kiểm soát quản lý Hệ thống đòi hỏi phải có khả linh hoạt việc kết xuất thông tin nhằm đáp ứng yêu cầu đa dạng từ thông tin có cấu trúc đến cấu trúc nhà quản lý trung gian - Hệ thống hỗ trợ điều hành hệ thống chuyên gia: thông tin cung cấp từ hệ thống mang tính khái quát, tổng hợp cao Thông qua công cụ phân tích, quy luật suy luận lưu trữ thiết lập sẵn, nhà quản lý cấp cao DN tạo thông tin theo yêu cầu, cân nhắc, đánh giá phương án, xu để đưa dự báo chiến lược phát triển trung dài hạn DN 1.2.3.2 Phân loại theo nội dung kinh tế trình sản xuất kinh doanh Quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát việc chuyển hóa yếu tố đầu vào trình sản xuất thành sản phẩm hoàn thành, làm gia tăng giá trị sản phẩm dịch vụ cung cấp sau cung cấp cho khách hàng Mỗi nội dung trình cần loại thông tin khác Do đó, hệ thống thông tin quản lý có nhiệm vụ phải thu thập phản ánh xuyên suốt trình trên, để cung cấp loại thông tin mang nội dung khác cho nhà quản lý tình hình hoạt động DN Nếu chia trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo nội dung kinh tế liên quan, chia hệ thống thông tin quản lý thành hệ thống sau: - hệ thống thông tin sản xuất - hệ thống thông tin bán hàng - hệ thống thông tin nhân - hệ thống thông tin kế toán - hệ thống thông tin tài chính… Mỗi loại hệ thống thông tin quản lý đảm nhận chức khác việc thu thập, phản ánh cung cấp thông tin liên quan đến nội dung kinh tế định Tuy nhiên tính liên tục xâu chuỗi trình kinh doanh, hệ thống có quan hệ qua lại sử dụng thông tin liệu để thực chức chúng Do việc phân chia hệ thống nên dừng mức độ phân loại theo chức hệ thống Nếu phân chia hệ thống thông tin cách độc lập giống phòng ban tổ chức dẫn đến việc tổ chức trùng lắp liệu thông tin cung cấp hệ thống Điều dẫn đến không quán lãng phí việc tổ chức cung cấp thông tin hệ thống thông tin quản lý 2.Hệ thống thông tin kế toán 2.1 Bản chất Kế toán đóng vai trò chức hỗ trợ quan trọng quản lý điều hành DN nhằm đạt mục tiêu đề Chức thể thông qua việc cung cấp thông tin tài hữu ích phục vụ cho việc hoạch định, tổ chức, thực kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh DN Để thực chức đó, cần phải có cấu trúc thiết lập để thu thập, lưu trữ, xử lý cung cấp thông tin theo chức kế toán Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán Trong cấu trúc hệ thống thông tin kế toán, trình vận hành để cung cấp thông tin thông thường thực theo bước: - Thu thập liệu nghiệp vụ, kiện trình sản xuất kinh doanh qua chứng từ đối tượng mang liệu; - Ghi nhận, xếp nghiệp vụ theo trình tự thời gian gọi ghi nhật ký; - Phân tích nghiệp vụ theo nội dung cần theo tập hợp theo dõi tập hợp theo đối tượng kế toán, đối tượng theo dõi chi tiết gọi chuyển số; Lập trình bày thông tin báo cáo với nội dung tập hợp, theo dõi Như vậy, kế toán góc độ hệ thống thông tin phải tập hợp nhiều thành phần có liên quan với (con người, phương tiện, công nghệ, quy trình…) tham gia vào trình vận hành hệ thông thông tin kế toán để có thông tin đáp ứng yêu cầu người sử dụng 2.2 Các thành phần hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán hệ thống nhiều hệ thống khác hệ thống thông tin quản lý Do hệ thống thông tin kế toán có thành phần hệ thống thông tin Đó là: - Dữ liệu đầu vào: Tất nội dung đưa vào hệ thống kế toán gọi liệu đầu vào, bao gồm: + Hệ thống chứng từ nội dung chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung nghiệp vụ phát sinh; + Các đối tượng kế toán mà nghiệp vụ phát sinh cần phải tập hợp, theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán; + Hệ thống đối tượng quản lý mà nghiệp vụ phát sinh cần tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin quản lý DN - Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp tất yếu tố tham gia vào trình xử lý liệu để có thông tin kế toán hữu ích: + Quá trình luân chuyển chứng từ thực trình kinh doanh; + Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật liệu; + Quy định phân tích, hạch toán cá nghiệp vụ phát sinh; + Phương thức xử lý máy, phần mềm hay ghi chép thủ công; + Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ phận, phòng ban việc thu thập luân chuyển thông tin phận kế toán; tổ chức công việc máy kế toán - Lưu trữ: Dữ liệu thu thập xử lý lưu trữ để phục vụ cho trình xử lý cung cấp thông tin lần sau thông qua phương thức: + Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán hệ thống kế toán thủ công + Các tập tin, bảng tính lưu trữ liệu môi trường máy tính - Kiểm soát: bao gồm quy định, thủ tục, sách thiết lập hệ thống kế toán để kiểm soát trình thu thập, xử lý cung cấp thông tin hệ thống kế toán, đảm bảo cho thông tin cung cấp trung thực, hữu ích cho đối tượng sử dụng thông tin - Thông tin kết xuất: Thông tin hệ thống thông tin kế toán thể nội dung báo cáo kế toán (báo cáo tài báo cáo quản trị) thông qua hệ thống sổ sách kế toán 2.3 Đối tượng hệ thống thông tin kế toán Để cung cáp thông tin theo yêu cầu phục vụ cho việc quản trị cấp quản lý đối tượng hữu quan bên DN, hệ thống thông tin kễ toán thu thập liệu từ trình sx kinh doanh DN Dữ liệu thu thập nội dung hoạt động, nghiệp vụ kinh tế phát sinh tring trình Tùy theo nội dung thông tin yêu cầu mà có nội dung cần phản ánh cho hoạt động tương ứng Nhiệm vụ hệ thống thông tin kế toán phải xác định hoạt động hệ thống kế toán cần phản ánh, nội dung mô tả cho hoạt động ghi nhận vào làm liệu cho hệ thống kế toán Để làm điều này, kế toán cần am hiểu trình sx kinh doanh DN, nhận biết tường tận nội dung, mục đích, chức hoạt động diễn trình Do đó, đối tượng hệ thống thông tin kế toán hoạt động phát sinh trình kinh doanh sản xuất DN Mỗi DN khác có trình sx kinh doanh đặc thù cho DN Ở góc độ tiếp cận tổng quát, chia trình theo nội dung kinh tế liên quan Trong trình phân chia, liên quan đến nội dung phân loại tập hợp hoạt động, nghiệp vụ diễn theo trình tự lăp lại Các trình phân chia gọi chu trình kinh doanh hay gọi chu trình kế toán Chu trình kinh doanh (chu trình kế toán) tập hợp chuỗi hoạt động diễn theo trình tự lặp lại liên liên quan đến năm chu trình kinh doanh chủ yếu sau: - Chu trình doanh thu: tập hợp hoạt động liên quan đến nội dung bán hàng, cung cấp dịch vụ thu tiền từ khách hàng - Chu trình chi phí: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung mua hàng hóa, dịch vụ toán tiền cho nhà cung cấp - Chu trình sản xuất: Là tập hợp hoạt động liên quan đến trình chuyển hóa NVL, sức lao động thành sản phẩm hoàn thành Chu trình có DNSX - Chu trình nhân sự: Là tập hợp hoạt động liên quan đến trình tuyển dụng, sử dụng trả lương cho người lao động - Chu trình tài chính: Là tập hợp hoạt động liên quan đến trình huy động nguồn tiền đầu tư vào DN quản lý dòng tiền chi cho chủ nợ nhà đầu tư vào DN Năm chu trình kinh doanh không tồn độc lập mà có ảnh hưởng qua lại lẫn theo mối quan hệ cho-nhận thông tin nguồn lực Tất liệu phản ánh nội dung hoạt động diễn chu trình kinh doanh chuyển đến hệ thống ghi sổ - lập báo cáo để cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng DN 2.3 Chức hệ thông thông tin kế toán Vai trì cung cấp thông tin, hỗ trợ việc điều hành quản lý hoạt động DN thể năm chức sau: - Cung cấp báo cáo cho đối tượng sử dụng bên DN: Đây báo cáo tài chính, báo cáo thuế phục vụ cho cổ đông, chủ nợ, quan quản lý nhà nước Các báo cáo lập trình bày theo quy định khuôn mẫu có sẵn có thống cho tất loại hình DN (các báo cáo có cấu trúc) Với đặc điểm vậy, chức đáp ứng tất hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt điều kiện có hỗ trợ máy tính công nghệ thông tin - Hỗ trợ thực quản lý hoạt động phát sinh hàng ngày: hệ thống thông tin kế toán thông qua việc thu thập liệu hoạt động năm chu trình kinh doanh, cung cấp thông tin hữu ích đánh giá trình trình thực hoạt động diễn Các thông tin tập hợp đầy đủ, xác, kịp thời tạo điều kiện cho trình định nhà quản lý, đặc biệt định có cấu trúc việc định nhà quản lý, đặc biệt định có cấu trúc việc việc quản lý hoạt động định bán chịu, đặt thêm hàng, chiết khấu, giảm giá hàng bán… với việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin hoạt động kế toán, chức thực hầu hết hệ thống thông tin kế toán Hỗ trợ định quản trị: Thông tin cần thiết cung cấp cho định quản trị DN đa dạng, tùy thuộc nhu cầu người sử dụng thông tin Các thông tin thường ko có tiêu chuẩn hay báo cáo cụ thể, đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải có phản ứng linh hoạt nhằm đáp ứng kịp thời đầy đủ yêu cầu thông tin khác từ cấp quản lý Đây yêu cầu mà hệ thống thông tin kế toán đáp ứng được, ví dụ hệ thống thông tin kế toán ghi chép thủ công đơn Tuy nhiên, thực chức này, vai trò kế toán nâng lên trình quản trị DN, thông tin tạo từ hệ thống kế toán tài sản vô hình tạo nên lợi cạnh tranh DN DN khác (mà hệ thống thông tin không đáp ứng được) - Hoạch định kiểm soát: Thông tin cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán cần cho trình hoạch định chiến lược kiểm soát thực mục tiêu Thông qua liệu thu thập theo thời gian từ tất hoạt động DN, liệu dự toán, hệ thống kế toán tiến hành làm phép so sánh tình hình hoạt động DN khoảng thời gian dài, từ phân tích đưa dự báo, xu hướng chiến lược phát triển trung dài hạn - Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: kiểm soát nội bao gồm sách, thủ tục thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn phát rủi ro xảy trình hoạt động DN, có rủi ro liên quan đến thông tin cung cấp thông qua việc thiết lập hệ thống thông tin kế toán sách, thủ tục kiểm soát “ nhúng vào” hệ thống kế toán Hơn nữa, hệ thống thông tin kế toán kênh thông tin truyền thông quan trọng để góp phần tạo nên hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu hiệu DN 2.5 Phân loại thống thông tin kế toán 2.5.1 Phân loại theo đặc điểm thông tin cung cấp Theo đặc điểm tính chất thông tin cung cấp, hệ thống thông tin kế toán chia làm loại: - hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp thông tin tài chủ yếu cho đối tượng bên Những thông tin phải tuân thủ quy định, chế độ, nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hành - hệ thống thông tin kế toán quản trị: cung cấp thông tin nhằm mục đích quản trị nội DN để dự báp kiện xảy dự đoán ảnh hưởng tài kinh tế chúng tổ chức 2.5.2 Phân loại theo phương thức xử lý Tùy theo phương thức xử lý liệu thủ công hay có hỗ trợ máy tính, chia hệ thống thông tin kế toán làm loại: - Hệ thống thông tin kế toán thủ công: tất trình thu thập, lưu trữ, thiết lập báo cáo thực thủ công, ghi chép tay - Hệ thống thông tin bán thủ công: có ứng dụng hỗ trợ định máy tính công nghệ thông tin trình vận hành hệ thống kế toán - Hệ thống kế toán dựa máy tính: Các trình thực hiện, vận hành hệ thống kế toán phần lớn thực máy tính từ việc thu thập, ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin… Tổ chức hệ thống thông tin kế toán 3.1 Bản chất Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trình thiết lập phát triển hệ thống thông tin kế toán để đáp ứng yêu cầu thông tin cấp quản lý chức kế toán Quá trình bao gồm nhiều công việc từ xác định mục tiêu, yêu cầu, nhận dạng yếu tố ảnh hưởng, tổ chức lựa chọn người tham gia vào trình phát triển, trình tổ chức nội dung, thành phần hệ thống thông tin kế toán Quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán việc tổ chức phận thực công tác kế toán công việc gói gọn phòng kế toán Xuất phát từ chất hệ thống thông tin kế toán, trình tổ chức hệ thống kế toán liên quan đến hoạt động phận phòng ban khác để tổ chức thu thập, luân chuyển liệu, thông tin cần thiết hệ thống kế toán để tiến hành xử lý Quá trình chắn diễn thời gian dài, phát sinh nhiều chi phí, rủi ro, ảnh hưởng đến hoạt động DN Do đó, không tổ chức chặt chẽ, khoa học, DN gặp thất bại trình tổ chức phát triển hệ thống thông tin kế toán cho 3.2 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán Các nội dung trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán tiếp cận theo thành phần hệ thống Các nội dung bao gồm: * Xác định yêu cầu thông tin yêu cầu quản lý Tổ chức công tác kế toán DN cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý đáng tin cậy cho đối tượng sử dụng thông tin Do đó, tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích xác định nhu cầu thông tin nội dung có ý nghĩa quan trọng Thông qua trình phân tích hoạt động phát sinh chu trình kinh doanh DN, nội dung thông tin, đối tượng sử dụng, phạm vi cung cấp yêu cầu quản lý phân loại xác định đầy đủ yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý ảnh hưởng đáng kể đến thành bại hệ thống thông tin kế toán sau * Tổ chức liệu đầu vào Nội dung liên quan đến việc xác định nội dung liệu cần thu thập, cách thức, phương thức thu thập liệu liên quan đến trình sản xuất kinh doanh DN Đây trình tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, đối tượng quản lý cần theo dõi chi tiết theo yêu cầu thông tin yêu cầu quản lý xác định cho chu trình kinh doanh * Tổ chức trình xử lý Nội dung liên quan đến nhóm công việc: - Tổ chức trình thực hoạt động chu trình kinh doanh, xác định chức năng, vai trò phận, phòng ban trình Đồng thời thiết lập cách thức luân chuyển chứng từ, liệu cho hoạt động chu trình kinh doanh - Tổ chức xử lý nội dung thu thập liên quan đến hoạt động chu trình kinh doanh tổ chức máy kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ, nhập liệu, phương thức xử lý, phân công xử lý chứng từ tổ chức hạch toán hoạt động theo yêu cầu thông tin cần cung cấp * Tổ chức lưu trữ liệu Tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ tập tin, bảng tính để lưu liệu thu thập làm sở cho trình xử lý cung cấp thông tin * Tổ chức hệ thống kiểm soát Nhận dạng đánh giá rủi ro phát sinh môi trường kinh doanh, môi trường xử lý DN, thiết lập sách, thủ tục kiểm soát cần thiết để phòng ngừa, phát khắc phục rủi ro xảy ra, ảnh hưởng đến chất lượng thông tin cung cấp hệ thống kế toán * Tổ chức hệ thống báo cáo Đây nội dung quan trọng trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán thông qua báo cáo thể nội dung thông tin mà hệ thống cung cấp Quá trình cần xác định loại báo cáo cần thiết cung cấp, nội dung báo cáo, hình thức thể hiện, thời gian cung cấp, phân quyền cho đối tượng lập sử dụng báo cáo Để thực nội dung trên, người tham gia trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán cần trang bị kiến thức chuyên sâu hệ thống thông tin kế toán cho vấn đề: - công cụ mô tả, phác thảo hệ thống thông tin kế toán - am hiểu chu trình kinh doanh (các hoạt động, rủi ro báo cáo cung cấp thông tin cần thiết) - tổ chức liệu cho hệ thống thông tin kế toán - Tổ chức kiểm soát cho hệ thống thông tin kế toán - Quá trình phát triển hệ thống thông tin kế toán 3.3 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán tổ chức phát triển theo trình định bao gồm nhiều giai đoạn liên quan với Quá trình mô tả cách thức phát triển hệ thống từ ý tưởng tới đưa ý tưởng thành thực hệ thống thức vào hoạt động Quá trình phát triển hệ thống kế toán chia thành giai đoạn lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, thực vận hành hệ thống Các giai đoạn diễn theo trình tự lặp lại suốt trình phát triển hệ thống kế toán Do đó, trình gọi “Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán” * Lập kế hoạch phát triển hệ thống Giai đoạn xác định phạm vi hệ thống kế toán, cách thức phát triển hệ thống, thời gian phát triển, yêu cầu nguồn nhân lực nguồn lực khác cho trình phát triển hệ thống thông tin kế toán Kế hoạch phát triển phải đặt mối quan hệ với chiến lược phát triển DN, lý phát sinh dẫn đến nhu cầu phải tổ chức hệ thống thông tin kế toán * Phân tích hệ thống Giai đoạn tiến hành khảo sát hệ thống kế toán hành môi trường để xác định giải pháp hoàn thiện hệ thống Qúa trình bao gồm hai công việc: - khảo sát sơ bộ: nhằm đánh giá hệ thống hành, phát rủi ro phát sinh, điểm không phù hợp với nhu cầu DN thông qua việc khảo sát yếu tố môi trường xung quang hệ thống (chiến lược phát triển, đặc điểm kinh doanh, khả ứng dụng công nghệ thông tin…) - Phân tích chi tiết: tiến hành phân tích chi tiết thành phần nội dung môi trường hệ thống, thành phần hệ thống để nhận dang chi tiết yêu cầu, phương án hoàn thiện, giải pháp cải tiến, phát triển hệ thống kế toán * Thiết kế hệ thống Giai đoạn dựa sở mô tả, yêu cầu xác định trình phân tích để thiết kế mô tả thành phần hệ thống thông tin kế toán hình vẽ, công cụ minh họa thiết kế báo cáo, chứng từ, mẫu nhập liệu, lưu đồ luân chuyển chứng từ… * Thực hệ thống Giai đoạn thực chuyển mô hình hệ thống thiết kế trở thành hệ thống thực chuẩn bị đưa vào sử dụng Nội dung công việc giai đoạn là: - Tạo chương trình xử lý máy tính - Mua sắm cài đặt thiết bị - Tuyển dụng, huấn luyện nhân viên - Tiến hành kiểm tra, thử nghiệm hệ thống - Chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống - Thiết lập hồ sơ hệ thống * Vận hành hệ thống Đây giai đoạn sử dụng hệ thống chưa xem kết thúc trình phát triển hệ thống Song song với trình sử dụng việc thẩm định, đánh giá trình hoạt động hệ thống Ngoài giai đoạn thực công việc liên quan đến bảo dưỡng, sửa chữa để trì hoạt động hệ thống thông tin kế toán đưa vào sử dụng 3.4 Nhân tham gia vào trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán * Các nhà quản lý cấp cao DN Các nhà quản lý cấp cao xác định mục tiêu, chiến lược DN Các mục tiêu, chiến lược hỗ trợ khuyến khích trình phát triển hệ thống, giữ vai trò điều phối hoạt động nhóm phát triển với phòng ban chức Một vai trò không phần quan trọng nhóm đối tượng xét duyệt phê chuẩn giai đoạn phát triển hệ thống từ lúc bắt đầu hoàn thành * Các kế toán viên, kiểm toán nội Các kế toán viên, kiểm soát nội đóng vai trò người sử dụng đánh giá trực tiếp hệ thống kế toán Họ người trực tiếp xác định yêu cầu thông tin cần có từ hệ thống kế toán, đưa yêu cầu khác cần thỏa mãn đánh giá hệ thống kế toán góc độ người tiếp sử dụng Ngoài kế toán viên, kiểm toán viên nội tham gia vào thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, giám sát đánh giá cá kiểm soát hệ thống thông tin kế toán * Phụ trách phận chức DN Các thành viên tham gia với tư cách thành viên nhóm quản lý dự án phát triển hệ thống Họ trưởng phận kế toán phận khác có nhu cầu sử dụng thông tin liên kết đến hệ thống thông tin kế toán Vai trò thành viên thiết lập giai đoạn thực hiện, báo cáo kết trình phương án cho giai đoạn lên nhà quản lý cáo cao DN * Các chuyên gia phân tích, tư vấn, lập trình Là người có khả phân tích hệ thống đại, thiết kế hệ thống lập trình ứng dụng xử lý máy tính Các chuyên gia phân tích hệ thống người bên bên DN chuyên gia lập trình, tư vấn kế toán, kiểm toán viên, chuyên gia tư vấn triển khai phần mềm kế toán Họ người có kiến thức kinh nghiệm sâu rộng liên quan đến tổ chức hệ thống kế toán, tổ chức hệ thống kiểm soát ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý DN Đối với trình tổ chức phát triển hệ thống kế toán có quy mô lớn có ứng dụng công nghệ thông tin, thành phần thiếu tham gia vào trình Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống thông tin kế toán 4.1 Ảnh hưởng công nghệ thông tin hệ thống thông tin kế toán Có thể thấy rõ công nghệ thông tin tác động đến mặt sống nay, công nghệ thông tin mang đến nhiều lợi ích phải thấy bên cạnh có bất lợi cần phải hạn chế bớt Đối với hệ thống thông tin kế toán, công nghệ thông tin ảnh hưởng số vấn đề sau: - tính trung thực đáng tin cậy thông tin kế toán Một yêu cầu thông tin kế toán tính trung thực đáng tin cậy, công nghệ thông tin giúp cho việc xử lý thông tin kế toán nhanh chóng, xác so với xử lý thủ công Tuy nhiên, tiềm ẩn nhiều rủi ro môi trường này: + Sai sót gian lận tring môi trường kế toán máy tính: thiếu hiểu biết kiến thức tin học có ý đồ xấu mà người sử dụng gây sai sót gian lận nhập liệu, xử lý nghiệp vụ, thông tin đầu lưu trữ bảo mật thông tin + Rủi ro thông tin kế toán: Hiện việc sử dụng phần mềm kế toán để tạo thông tin kế toán phổ biến, nhiên rủi ro gặp phải là: Phần mềm lập trình sai Phần mềm không phù hợp với chế độ kế toán Thông tin kế toán bị hay không lỗi thiết bị, lỗi người dùng Thông tin kế toán bị đánh cắp, bị lộ bí mật Hệ thống bị phá hủy + Thông tin kế toán trung thực hợp lý đáng tin cậy phụ thuộc vào tính kiểm soát, độ ổn định hệ thống lực người sử dụng hệ thống + Đánh giá tính trung thực đáng tin cậy thông tin kế toán môi trường máy tính thường gặp khó khăn + Nhận thức, kỹ hiểu biết công nghệ thông tin người sử dụng quan trọng - Tính kịp thời trình xử lý số liệu cung cấp thông tin + Khả tính toán, tốc độ xử lý, khả truy cập, chia sẻ, truyền tải liệu mạng máy tính giúp cho việc xử lý liệu cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời + giới hạn thời gian, khối lượng nghiệp vụ, khoảng cách địa lý không quan trọng tổ chức công tác kế toán - Tổ chức liệu thu thập xử lý lưu trữ liệu kế toán + Sự thay đổi vai trò sổ kế toán hình thức kế toán + Sự biến dần tào liệu kế toán giấy + Sự xuất khái niệm, phạm trù mới: sở liệu, tập tin, bảng liệu,… + Dữ liệu kế toán thu thập xử lý không việc lập chứng từ ghi sổ kế toán + công việc nhập liệu không nhân viên kế toán thực + mối quan hệ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, ghi nhật ký ghi sổ + kiểm tra, đối chiếu liệu, thông tin kế toán không theo phương pháp truyền thống + số phương pháp, nguyên tắc bị vi phạm + Dữ liệu kế toán niên độ tạo xử lý nhiều lần đáp ứng yêu cầu + Kiểm soát trình tổ chức liệu thu thập xử lý lưu trữ liệu kế toán thực môi trường máy tính - Nội dung, hình thức tính pháp lý thông tin kế toán + tính đa dạng nội dung hình thức thông tin kế toán + tính pháp lý thông tin kế toán dựa quan điểm truyền thống: in giấy, ký tên đóng dấu + thông tin kế toán dễ dàng đáp ứng yêu cầu người dùng, nhiên vấn đê đặt thông tin kế toán giấy liệu máy có thống với hay không, cần đến hệ thống kiểm soát tốt 4.2 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống thông tin kế toán Một vấn đề cần lưu ý DN khác mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, tùy theo quy mô, yêu cầu quản lý quan điểm người quản lý Có thể chia thành mức độ chính: * Xử lý bán thủ công DN làm kế toán thủ công với trợ giúp hệ thống xử lý bảng tính excel * Tự động hóa công tác kế toán Ở mức độ này, DN làm kế toán với phần mềm kế toán Các phận, phòng ban khác sử dụng máy tính hoàn toàn khai thác chia sẻ liệu hệ thống máy tính kế toán với phận, phòng ban khác Một số chứng từ kế toán lập phần mềm kế toán in, chứng từ đến bên hay phận, phòng ban khác lập phải in, ký duyệt trường hợp thủ công kế toán phải nhập liệu vào máy Đây mô hình phổ biến Hầu hết trình xử lý liệu kế toán lập trình Các phần mềm kế toán DN mua, tự viết hay thuê cty tin học viết Các phần mềm có phẩm cấp chất lượng khác phong phú chủng loại *Tự động hóa công tác quản lý Các DN ứng dụng tin học cho tất phận, phòng ban DN Trong mô hình này, DN tổ chức hệ thống máy tính theo mô hình mạng, mạng nội (mạng LAN), mạng diện rộng (mạng WAN), mạng Intranet hay kết nối Internet Tất phần mềm DN khai thác, chia sẻ số liệu cung cấp thông tin qua hệ thống Với mô hình này, liệu đầu vào hệ thống kế toán chứng từ giấy, liệu hệ thống khác chuyển đến, sử dụng chứng từ điện tử Phần lớn trình xử lý liệu nằm quy trình khép kín có liên quan chặt chẽ phận, phòng ban Xu hướng DN tự động hóa công tác quản lý thường sử dụng phần mềm hệ thống quản trị nguồn lực DN DNSX phần mềm nước cung cấp CHƯƠNG II: CÔNG CỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP TÀI LIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mục tiêu: - Nhận tầm quan trọng việc lập tài liệu hệ thống - Hiểu rõ công cụ phương pháp lập tài liệu hệ thống - Thực hành vẽ sơ đồ dòng liệu, lưu đồ thủ công máy tính Vai trò việc lập tài liệu hệ thống Sơ đồ dòng liệu Lưu đồ chứng từ Các công cụ lập tài liệu khác Giới thiệu phần mềm ứng dụng CHƯƠNG III: KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHƯƠNG IV: CÁC CHU TRÌNH KINH DOANH CHƯƠNG V: HỆ THỐNG BÁO CÁO VÀ SỔ SÁCH ... quan, chia hệ thống thông tin quản lý thành hệ thống sau: - hệ thống thông tin sản xuất - hệ thống thông tin bán hàng - hệ thống thông tin nhân - hệ thống thông tin kế toán - hệ thống thông tin tài... nghệ, quy trình…) tham gia vào trình vận hành hệ thông thông tin kế toán để có thông tin đáp ứng yêu cầu người sử dụng 2.2 Các thành phần hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán hệ. .. xuất: Thông tin hệ thống thông tin kế toán thể nội dung báo cáo kế toán (báo cáo tài báo cáo quản trị) thông qua hệ thống sổ sách kế toán 2.3 Đối tượng hệ thống thông tin kế toán Để cung cáp thông