Đề cương bài giảng hệ thống thông tin kế toán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN KHOA KINH TẾ ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (HỆ ĐẠI HỌC) (Tài liệu lưu hành nội bộ) Hưng Yên Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System MỤC LỤC Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1 Hệ thống thông tin kế toán 1.1.2.Lý thuyết hệ thống 1.1.2 Hệ thống thông tin .4 1.1.3.Hệ thống thông tin quản lý 1.1.4 Hệ thống thông tin kế toán 12 1.2 Kế toán thời đại công nghệ thông tin 21 1.2.1 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống thông tin kế toán 21 1.2.2 Kế toán tài kế toán quản trị .23 Chương THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 26 2.1.Thiết lập thông tin sơ đồ hệ thống thông tin 26 2.1.1 Tài liệu tra cứu .26 2.1.2 Dự tính hệ thống công việc đƣợc tiến hành nhƣ nào? .26 2.1.3 Thiết kế hệ thống 26 2.1.4 Phát triển tính kiểm soát hệ thống kiểm soát chi phí bảo trì 26 2.1.5 Hệ thống thông tin giúp kiểm toán 27 2.1.6 Trình tự xử lý nghiệp vụ kinh doanh .27 2.2 Sơ đồ dòng liệu 27 2.2.1 Một vài khái niệm .27 2.2.2 Các biểu tƣợng đƣợc sử dụng sơ đồ dòng liệu 29 2.2.4 Các loại sơ đồ dòng liệu .31 2.3 Hướng dẫn vẽ lưu đồ 35 2.3.1 Các biểu tƣợng dùng để vẽ lƣu đồ 36 2.3.2 Lƣu đồ dòng liệu (chứng từ) 37 2.3.2.1 Hƣớng dẫn vẽ lƣu đồ xử lý liệu (Flow chart) 40 2.3.3 Lƣu đồ hệ thống 44 2.4 Người sử dụng cuối không chuyên tài liệu hướng dẫn 45 2.4.1 Tầm quan trọng tài liệu hƣớng dẫn cho ngƣời không chuyên 45 2.4.2 Kiểm soát ngƣời sử dụng cuối 46 Chương HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CHU TRÌNH KINH DOANH 47 3.1 Các chu trình kinh doanh 47 3.1.1 Tổng quan chu trình kế toán tài công ty 47 3.1.2 Hệ thống mã hoá 49 3.2 Lựa chọn báo cáo thông tin kế toán 50 3.2.1 Tính hữu dụng thân thiện với ngƣời đọc 50 3.2.2 Tính dễ nhận dạng ổn định thông tin .50 3.2.3 Chứng từ gốc – nguồn thông tin 51 3.3 Hai chu trình kinh doanh 51 3.3.1 Chu trình bán hàng 51 3.3.2 Chu trình mua hàng 57 3.4 Các chu trình kinh doanh khác doanh nghiệp .63 3.4.1 Chu trình quản lý nguồn nhân lực công ty 64 3.4.2 Chu trình sản xuất 70 Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System 3.4.3 Chu trình tài 73 3.4.4 Quá trình kinh doanh số ngành đặc biệt 76 Chương HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 80 4.1 Định nghĩa thành phần cấu thành 80 4.1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội 80 4.1.3 Để đánh giá hệ thống kiểm soát nội thật hiệu 93 4.1.4 Đánh giá chất lƣợng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp .94 4.2 Những rủi ro mà công ty cần kiểm soát 96 4.2.1 Nhận diện rủi ro .96 4.2.2 Đánh giá rủi ro 99 4.3 Phân tích thủ tục kiểm soát .101 4.3.1 Thủ tục kiểm soát ngăn ngừa 101 4.3.2 Thủ tục kiểm soát phát thủ tục kiểm soát điều chỉnh .101 4.3.3 Mối quan hệ thủ tục ngăn chặn thủ tục phát .102 4.4 Vấn đề lợi ích chi phí cho việc phát triển hệ thống kiểm soát nội 106 4.4.1 Vấn đề lợi ích chi phí 106 4.4.2 Lợi ích hệ thống kiểm soát vững mạnh 108 4.5 Kiểm toán viên nội .109 4.5.1 Khái niệm thực tế kiểm toán nội Việt Nam 110 4.5.2 Vai trò - đặc thù – Vị trí .111 4.5.3 Hoạt động kiểm toán nội 112 4.5.4 Nội dung chi tiết kiểm toán nội 112 4.5.5 Đánh giá hệ thống kiểm toán nội kiểm toán nội 113 Chương PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 115 5.1 Phân tích hệ thống thông tin kế toán 115 5.1.1 Nguyên nhân 115 5.1.2 Mục đích 116 5.1.3 Nhiệm vụ .116 5.1.4 Phƣơng pháp 117 5.1.5 Công cụ 118 5.1.6 Thành phần 119 5.1.7 Kết 120 5.2 Thiết kế hệ thống 120 5.2.1 Tầm quan trọng thiết kế hệ thống 121 5.2.2 Thiết kế sơ 121 5.2.3 Đặc tả chi tiết 126 Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1 Hệ thống thông tin kế toán 1.1.2.Lý thuyết hệ thống Hệ thống khái niệm thƣờng đƣợc sử dụng đời sống xem “hệ thống tập hợp thành phần phối hợp với để hoàn thành loạt mục tiêu” Ví dụ: - Hệ thống khuyếch đại âm thanh: Loa, khuyếch đại, micro… nhận đầu vào âm nhỏ mục tiêu hệ thống làm khuyếch đại âm đầu - Hệ thống giao thông: Đƣờng, cầu, cảng, xe, tầu… mục tiêu hệ thống vận chuyển ngƣời hàng hóa… từ nơi đến nơi khác Một hệ thống có đặc điểm sau: - Các thành phần, phận hệ thống - Các mối quan hệ, cách thức chế tƣơng tác thành phần bên - Phạm vi, giới hạn hệ thống - Các mục tiêu hƣớng đến hệ thống Lý thuyết hệ thống có đƣa khái niệm liên quan nhƣ sau: + Hệ thống hệ thống cha Từ định nghĩa cho ta thấy hệ thống tồn nhiều cấp bậc khác Các thành phần hệ thống với đặc điểm khác Các thành phần hệ thống với đặc điểm hệ thống phải có Các hệ thống cấp thấp hệ thống hệ thống con, có tiền trình phối hợp thành phần phận để đạt đƣợc mục tiêu Khái niệm hệ thống con, hệ thống cha phụ thuộc vào cách nhìn nhận cá nhân tiếp cận hệ thống - Ví dụ: - Hệ thống giao thông có hệ thống hệ thống giao thông đƣờng bộ, hệ thống giao thông đƣờng thủy… +Đƣơng biên nơi giao tiếp *Đƣờng biên: nhằm phân cách hệ thống với hệ thống khác Trong hệ thống con, đƣờng biên giúp nhận dạng thành phần hệ thống Xác định đƣờng biên hệ thống phụ thuộc vào đặc điểm vị trí hệ thống tổ chức *Nơi giao tiếp: nơi gặp đƣờng biên hệ thống Nơi giao tiếp nối kết hệ thống thành phần phận Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System +Phân loại hệ thống: hệ thống có nhiều dạng khác nhƣng đƣợc phân loại thành bốn dạng sau: * Hệ thống đóng: hệ thống cô lập với môi trƣờng Nó nơi giao tiếp với bên ngoài, không tác động khỏi đƣờng biên tiến trình xử lý không bị môi trƣờng tác động Khái niệm hệ thống đóng mang tính chất lý luận thực tế hệ thống tác động qua lại với môi trƣờng theo nhiều cách khác *Hệ thống đóng có quan hệ: hệ thống có tác với môi trƣờng, có nơi giao tiếp với bên có kiểm soát ảnh hƣởng môi trƣờng lên tiến trình Quan hệ đƣợc thể qua nhập liệu kết xuất * Hệ thống mở: hệ thống không kiểm soát tác động qua lại với môi trƣờng Ngoài việc thể quan hệ qua trình nhập liệu kết xuất, hệ thống thƣờng bị nhiều loạn không kiểm soát đƣợc, ảnh hƣởng đến trình xử lý Hệ thống đƣợc thiết kế tốt hạn chế tác động nhiễu loạn - Hệ thống kiểm soát phản hồi: hệ thống nhập liệu kết xuất Trên sở bốn kiểu hệ thống bản, ngƣời ta liên hệ nhiều hệ thống với Ví dụ hệ thống đóng có quan hệ có thành phần hệ thống đóng có quan hệ, hệ thống mở hệ thống kiểm soát phản hồi 1.1.2 Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin hệ thống ngƣời thiết lập nên bao gồm tập hợp thành phần có quan hệ với nhằm thu thập, lƣu trữ, xử lý cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng Tất hệ thống thực mục tiêu cung cấp thông tin cho đối tƣợng sử dụng đƣợc gọi hệ thống thông tin Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo sóng thần hay hệ thống kế toán… hệ thống thông tin điển hình với mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho đối tƣợng sử dụng thông tin khác Để thực mục tiêu cung cấp thông tin này, hệ thống thông tin có thành phần sau (hình 1.3) Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Hình 1.3: thành phần hệ thống thông tin - Dữ liệu đầu vào: Bao gồm nội dung cần thiết thu thập phƣơng thức thu thập liệu cho hệ thống thông tin Những kiện, số, hình ảnh… chƣa đƣợc xử lý để phù hợp với ngƣời sử dụng - Thành phần xử lý: Các trình, phận thực hoạt động xử lý nội dung liệu đầu vào thu thập nhƣ phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận… để làm biến đổi tính chất, nội dung liệu, tạo thông tin theo yêu cầu sử dụng - Thành phần lƣu trữ: Lƣu trữ nội dung liệu đầu vào thông tin tạo trình xử lý để phục vụ cho trình xử lý cung cấp thông tin sau - Thông tin đầu ra: nội dung thông tin phƣơng thức cung cấp thông tin đƣợc tạo từ hệ thống cho đối tƣợng sử dụng - Kiểm soát: kiểm soát trình thu thập, lƣu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu hệ thống đặt đồng thời phản hồi sai sót, hạn chế Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System thành phần hệ thống thông tin để khắc phục, sửa chữa Ví dụ: điểm lớp liệu muốn thành thông tin cần phải xếp phân loại giỏi, trung bình… Nhƣ thông tin đƣợc tạo từ trình xử lý liệu có tham gia thành phần hệ thống thông tin cụ thể, mang ý nghĩa định đối tƣợng sử dụng thông tin Trong nhiều trƣờng hợp, thông tin tạo từ hệ thống liệu cho hệ thống thông tin khác Do đó, cần phải nhận biết phân biệt khác liệu thông tin, đồng thời xem xét chúng phạm vi hệ thống thông tin cụ thể Quá trình xử lý hệ thống thông tin đƣợc thực phƣơng thức xử lý khác Đó kết hợp thủ công máy tính Do hệ thống thông tin không thiết phải hệ thống xử lý máy, thuật ngữ đƣợc dùng cách rộng rãi thời điểm để hệ thống có ứng dụng công nghệ thông tin 1.1.3.Hệ thống thông tin quản lý 1.1.3.1.Bản chất Hệ thống thông tin quản lý hệ thống thông tin bao gồm thành phần có quan hệ với đƣợc thiết lập tổ chức nhằm hỗ trợ cho hoạt động chức tổ chức, hỗ trợ trình định cấp quản lý thông qua Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực kiểm soát trình hoạt động tổ chức.(Hình 1.4) Hình 1.4 Bản chất hệ thống thông tin quản lý Các nhà quản lý thực việc điều hành hoạt động doanh nghiệp thông qua trình định Quá trình diễn theo bƣớc sau: - Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải - Đƣa phƣơng án giải - Thu thập liệu, thông tin cần thiết để đánh giá phƣơng án - Lựa chọn phƣơng án khả thi định Trong trình này, thông tin đóng vai trò quan trọng ảnh hƣởng đến chất lƣợng định Thông tin đƣợc sử dụng để nhận dạng, đánh giá vấn đề thông tin đƣợc sử dụng để đề định cần thiết Do hệ thống thông tin quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị Một thông tin hữu ích phải thông tin phù hợp với đối tƣợng sử dụng nội dung vấn đề cần giải quyết, thông tin đủ tin cậy, đầy đủ đƣợc trình bày dƣới hình thức mà ngƣời sử dụng hiểu đƣợc Đồng thời thông tin phải đƣợc cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu định 1.1.3.2 Phân loại thông tin quản lý đối tượng sử dụng thông tin quản lý Ở cấp quản lý khác DN thực định có tính chất nội dung khác từ ảnh hƣởng đến loại thông tin cần thiết cung cấp cho cấp quản lý Thông thƣờng chia cấp quản lý DN thành cấp với loại thông tin sau hình 1.5 Cấp quản lý Phân loại thông tin Có cấu trúc Bán cấu trúc Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Không cấu Trang Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System trúc Hoạch định chiến lƣợc Kiểm soát quản lý Kiểm soát hoạt động Hình 1.5 Phân loại thông tin đối tƣợng sử dụng - Cấp kiểm soát hoạt động: cấp quan tâm đến tính hữu hiệu hiệu hoạt động thực DN Thông tin cần thiết cho nhà quản lý cấp độ phải phản ánh tất hoạt động diễn hàng ngày DN Những thông tin thƣờng có quy định nội dung cụ thể dễ dàng đáp ứng thông qua báo cáo, bảng biểu có sẵn, khuôn mẫu, tiêu yêu cầu Chúng ta gọi thông tin thông tin có cấu trúc - Cấp kiểm soát quản lý: Đây cấp quản lý trung gian DN Nhiệm vụ cấp quản lý quan tâm đến trình sử dụng nguồn lực việc thực mục tiêu DN Các định cấp độ đa dạng tùy vào DN, loại hình DN, tình hình phát sinh thời điểm khác nhƣ tùy thuộc vào trình độ ngƣời quản lý Do thông tin cung cấp cho cấp độ bên cạnh thông tin đƣợc tổng hợp truyền lên từ cấp kiểm soát hoạt động, có thông tin đƣợc phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung tùy theo nhu cầu kinh nghiệm đánh giá ngƣời quản lý, mà không theo quy ƣớc khuôn mẫu sẵn có Chúng ta gọi thông tin bán cấu trúc Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System thông tin đầu cần thu thập bao gồm nội dung thông tin, hình thức phƣơng thức trình bày công bố thông tin, đối tƣợng nhận thông tin, yêu cầu kiểm soát thông tin + Thu thập yêu cầu liệu đầu vào nhằm chuẩn bị đầy đủ liệu cung cấp cho việc xử lý để có đƣợc thông tin đầu Trong mối quan hệ với hệ thống xung quanh có liên quan, đội phát triển hệ thống phải thu thập chứng từ đầu vào cho hệ thống, nội dung liệu cần thiết phải có mặt chứng từ, hình thức thể hiện, trình bày liệu Ở đa số trƣờng hợp, liệu đầu vào hệ thống thông tin kế toán chứng từ đƣợc ghi giấy nhƣng nhiều trƣờng hợp, liệu đầu vào dƣới dạng khác nhƣ đặt hàng qua điện thoại, liệu dƣới dạng số + Thu thập yêu cầu trình xử lý liệu nhiệm vụ quan trọng đội phát triển hệ thống thông tin kế toán Cụ thể yêu cầu hạch toán kế toán, csc phƣơng pháp phân bổ, kết chuyển, phƣơng pháp lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán từ liệu đầu vào Yêu cầu liệu đƣợc xử lý theo lô hay xử lý theo phƣơng pháp trực tuyến thời gian thực 5.1.4 Phương pháp Ngƣời ta thực nhiệm vụ phân tích việc phối hợp phƣơng pháp sau + Phỏng vấn phƣơng pháp thông dụng, cổ điển nhƣng dễ áp dụng có hiệu tƣơng đối cao Có nhiều hình thức vấn nhƣ vấn lời, phòng vấn qua chứng từ, qua trang web Dù dƣới hình thức liệu, thông tin thu thập đƣợc dƣới dạng ngƣời cung cấp thông tin cho biết ý kiến, cung cấp liệu nhƣng trả lời Tại quan tâm đến hai kiểu vấn vấn có cấu trúc vấn mở * Phỏng vấn có cấu trúc loại vấn mà kết thu thập đƣợc dự đoán số hữu hạn kết Loại vấn thƣờng đƣợc dùng để thu thập liệu phát khả tiềm ẩn hệ thống đƣợc dùng nhiền đối tƣợng vấn nhà quản lý cấp trung gian cấp thấp, nhƣ vấn đề thu thập phải lấy từ tập hợp nhiều đối tƣợng * Phỏng vấn mở loại vấn mà kết thu thập đƣợc dự đoán xác kết Loại vấn thƣờng đƣợc thực với đối tƣợng nhà quản lý cấp cao cấp trung gian nhằm phát khả tiềm ẩn hệ thống Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 117 Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System + Quan sát phƣơng pháp đƣợc dùng đa số trƣờng hợp cần thẩm định mức độ xác thông tin, liệu thu thập đƣợc Đôi phƣơng pháp khác nhƣ phƣơng pháp vấn không thực đƣợc, hay thực không hiệu phƣơng pháp quan sát dùng để thu thập liệu thông tin cần thiết cho vấn đề cần phân tích + Phƣơng pháp xem xét đánh giá tài liệu thƣờng đƣợc dùng thu thập thông tin mức độ hợp thời luồng thông tin từ xuống, nhƣ nghiên cứu mức độ tuân thủ cấp dƣới sách, thủ tục đƣợc ban hành từ cấp Các tài liệu cần xem xét đánh giá gồm tài liệu doanh nghiệp, tài liệu hệ thống kế toán tài liệu cá nhân nhân viên hệ thống kế toán 5.1.5 Công cụ Để thực đƣợc nhiệm vụ phân tích ngƣời ta thƣờng dùng công cụ sau đây: + Bảng câu hỏi Mã dự án: Tên dự án: Ngƣời thực hiện: Ngày thực hiện: STT Câu hỏi Ngƣời cung cấp: Chức vụ: Đơn vị: Trả lời Đánh giá Chính xác Không rõ ràng Trƣớc sử dụng, hệ thống câu hỏi quan trọng đƣợc ghi vào bảng Nhờ yêu cầu mà phân tích viên không bỏ sót vấn đề trọng yếu Sau thu thập liệu, phân tích viên cho ý kiến đánh giá vấn đề tập hợp đƣợc, điều giúp ích nhiều cho ngƣời trƣởng nhóm phân tích mức độ xác thông tin thu thập đƣợc, nhƣ lƣu ý, nhận xét khác mà phân tích viên nêu bảng câu hỏi + Báo cáo đặc tả Công cụ đƣợc dùng phổ biến tính dễ sử dụng Báo cáo đặc tả lả tƣờng trình từ tổng quát đến chi tiết vấn đề mà phân tích viên thu thập đƣợc + Phiếu thăm dò Trong trƣờng hợp mà liệu cần thu thập nhiều đối tƣợng thời gian hạn hẹp phiếu thăm dò thƣờng lựa chọn yêu thích phân tích viên Phiếu thăm dò, phiếu trƣng cầu ý kiến thƣờng câu hỏi thuộc loại vấn có cấu trúc Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 118 Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System + Phiếu đo lƣờng công việc Là công cụ định lƣợng ghi chép số liệu phục vụ cho việc phân tích, đánh giá tƣợng, việc hệ thống việc thiết kế phiếu đo lƣờng công việc dùng tập hợp số liệu tùy yêu cầu cần phân tích Ví dụ sau trình bày phiếu đo lƣờng công việc thu thập liệu hệ thống lập hợp đồng cho khách hàng công ty viễn thông H Fone Nhân viên Số lƣợt khách Số hợp đồng Số sử dụng máy Số rảnh Đông 20 20 Tây 10 15 Nam 15 15 Bắc 14 10 5.1.6 Thành phần Tham gia vào giai đoạn phân tích hệ thống bao gồm nhiều thành phần với vai trò, nhiệm vụ đƣợc trình bày sau đây: + Lãnh đạo doanh nghiệp đóng vai trò đạo chung cho phát triển hệ thống Lãnh đạo doanh nghiệp trình bày yêu cầu, cảm nhận hệ thống, đặt mục tiêu cho đội phân tích Nhờ có mặt lãnh đạo doanh nghiệp mà phát triển hệ thống đƣợc tuân thủ hệ thống liên quan + Lãnh đạo phòng ban liên quan tham gia vào giai đoạn phân tích hệ thống nhằm xác định luồng thông tin ảnh hƣởng đến hệ thống họ, trình bày yêu cầu hệ thống thông tin kế toán Sự có mặt lãnh đạo phòng ban liên quan đạt đƣợc đồng thuận việc phát triển hệ thống thông tin kế toán, tạo tiền đề tốt cho giai đoạn kế tiếp, có + Lãnh đạo kế toán đóng vai trò yếu giai đoạn phân tích hệ thống Là ngƣời lãnh đạo trực tiếp hệ thống thông tin kế toán, lãnh đạo phòng kế toán có trách nhiệm định sách, mục tiêu ngắn hạn, dài hạn Có trách nhiệm điều hành trực tiếp ký duyệt vấn đề chủ yếu giai đoạn phân tích + Kế toán viên ngƣời sử dụng, vận hành trực tiếp hệ thống thông tin kế toán Trong hệ thống thông tin kế toán lớn, lực lƣợng chiếm số lƣợng đến trăm ngàn ngƣời hầu hết hệ thống đƣợc phân tích mà tham gia nhóm đại diện Kế toán viên có nhiệm vụ quan trọng giai đoạn phân Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 119 Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System tích chỗ họ ngƣời cung cấp dự liệu liên quan đến hệ thống cũ, nhƣ trình bày yêu cầu cá nhân họ với hệ thống + Chuyên gia phân tích hệ thống ngƣời có kinh nghiệm lực tốt lĩnh vực kế toán vấn đề phần tích hệ thống Những tƣ vấn họ hữu ích việc quản trị chi phí phát triển hệ thống cho giai đoạn có + Kiểm toán viên nội bộ/kiểm toán viên độc lập chuyên gia kế toán, với lực kinh nghiệm họ, kiểm toán nội bộ/ viên độc lập xem xét liệu thu thập cho ý kiến đánh giá hệ thống kiếm soát nội nhƣ khả tạo dấu viết kiểm toán cho hệ thống +Trƣởng phận tin học tham gia vào giai đoạn phân tích với vai trò cung cấp đánh giá hoạt động hệ thống máy tính nhƣ xem xét khả đáp ứng yêu cầu hệ thống Trƣởng phận tin học có nhiệm vụ định đạo kế hoạch công nghệ thông tin doanh nghiệp 5.1.7 Kết Giai đoạn phân tích hệ thống thƣờng kết thúc với kết sau đây: + Hệ thống không cần thay đổi Kết có đƣợc ngƣời ta nhận thấy vấn đề tồn không bắt nguồn từ hệ thống thông tin kế toán mà chất vấn đề hệ thống liên quan, vấn đề cần giải từ hệ thống liên quan hệ thống không cần thay đổi + Hệ thống cần thay đổi cải tiến nâng cao chỉnh sửa Ở vài hệ thống con, hay toàn hệ thống số module cần thiết + Một kết thƣờng thấy môi trƣờng phát triển thay đổi toàn hệ thống thay hệ thống khác hoàn hảo 5.2 Thiết kế hệ thống Phần mô tả hành động xảy xuốt giai đoạn phân tích chu trình phát triển hệ thống Vào cuối giai đoạn phân tích, đội nghiên cứu hệ thống lập đề nghị cho ủy ban đạo hệ thống thông tin Nếu định tiếp phát triển dự án, Ủy ban đạo lập đội dự án để bắt đầu giai đoạn thiết kế hệ thống Đội thiết kế bao gồm đội nghiên cứu phân tích hệ thống, đƣợc bổ sung kế toán viên chuyên nghiệp Đội thiết kế hệ thống bắt đầu việc nhận biết tính hệ thống Và sau đó, nhận đƣợc chấp thuận ủy ban đạo, họ mô tả chi Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 120 Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System tiết đặc điểm hệ thống Những hành động đƣợc gọi Thiết kế hệ thống sơ mô tả chi tiết 5.2.1 Tầm quan trọng thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống việc tiến hành chi tiết phát triển hệ thống sinh giai đoạn phân tích hệ thống Suốt giai đoạn thiết kế đội dự án lập tài liệu ghi chi tiết thông tin đầu vào, đầu ra, trình xử lý hệ thống Thiết kế hệ thống cung cấp thông tin chi tiết cho ủy ban đạo để định chấp thuận hay không chấp thuận hệ thống mới, trƣớc chuyển sang giai đoạn thực hệ thống, thiết kế, hệ thống đƣợc tiếp tục phát triển hay ngừng lại Thiết kế hệ thống cho phép đội dự án có tổng quan cách thức làm việc hệ thống, việc thiết kế kỹ cho phép nhận rõ vấn đề nhƣ tính không hiệu quả, chắn, yếu kiểm soát nội vấn đề khác Sự thay đổi dễ dàng tốn hơn, giai đoạn thiết kế, thay phải thay đổi giai đoạn thực 5.2.2 Thiết kế sơ Thiết kế hệ thống trình đƣợc bắt đầu với đối tƣợng, phƣơng pháp tổng quát để đạt đƣợc đối tƣợng này, mô tả cách chi tiết cụ thể Thiết kế sơ trình bày tính hệ thống cách luận lý, điều đƣợc thực báo cáo phạm vi, yêu cầu hệ thống liệu, tài nguyên 5.2.2.1 Trình bày phạm vi hệ thống Trong thiết kế sơ bộ, ta phải xác định giới hạn cho hệ thống Đôi phạm vi hệ thống phạm vi hệ thống cũ, nhƣng dù vậy, đội nghiên cứu định nghĩa phạm vi hệ thống nhằm mục đích ƣớc lƣợng khả thi hành đƣợc hay không Giới hạn phạm vi phải định nghĩa cho đƣợc biên giới hệ thống tạo lập với hệ thống khác môi trƣờng nó, cách tìm giao diện chúng Đôi ranh giới phải đƣợc định nghĩa lại nhằm tránh làm thay đổi đến Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 121 Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System hệ thống khác tồn Nếu đặt ranh giới rộng làm hệ thống phát triển lớn khó thực đƣợc, ngƣợc lại 5.2.2.2 Các yêu cầu hệ thống Suốt trình Thiết kế sơ bộ, đội thiết kế nhận rõ tính cần thiết đối tƣợng nhƣ liệu đầu vào, thông tin đầu ra, trình xử lý vấn đề khác * Kết xuất Việc đội thiết kế phải nhận biết thông tin đầu mà hệ thống phải lập, gồm thông tin đƣợc trình bày nhƣ Yều cầu thiết kết xuất hệ thống cần đƣợc trình bày hai vấn đề: nội dung thông tin kết xuất mẫu trình bày kết xuất Nếu hệ thống phải đƣa thông tin mới, thay đổi cách xử lý phải thiết kế mẫu nội dung thông tin đầu Nếu nội dung thông tin hệ thống không thay đổi đội thiết kế mẫu trình bày mà Nội dung thông tin: Một hệ thống đƣợc xây dựng ba nguyên nhân để thỏa mãn yêu cầu có thông tin mới, giải vấn đề cho hệ thống hành để thực áp dụng kỹ thuật Khi hệ thống đƣợc xây dựng mục đích thỏa mãn yêu cầu báo cáo mới, thông tin mà đƣa giá trị hệ thống có Ví dụ thiết kế hệ thống kế toán giá thành, đội định thông tin xuất nên tổng kết giá thành sản phẩm theo lô cho hợp đồng Nếu mục đích hệ thống giải vấn đề cho hệ thống có, thông tin đầu hệ thống thay đổi để việc đáp ứng việc giải cho vấn đề Ví dụ hệ thống lập hóa đơn không qui định đầy đủ việc kiểm tra sổ sách, tạo lập hệ thống toán mới, đội thiết kế phải tính đến việc thông tin đầu phải cho phép kiểm toán viên kiểm tra ghi nhận nghiệp vụ vào hệ thống kế toán Nếu nguyên nhân hệ thống để thực kỹ thuật mới, nội dung thông tin đầu không cần thay đổi, trƣờng hợp này, liệu đầu cần mẫu trình bày Mẫu trình bày: chọn dạng thức trình bày thông tin, đội thiết kế định phƣơng thức trình bày: in máy in hiển thị hình theo mẫu biểu kết xuất se đƣợc đặt tên đánh số để qui định cho việc sử dụng đƣợc dễ dàng Đôi đội thiết kế tạo hệ thống cung cấp báo cáo linh hoạt (không theo mẫu cố định mà báo cáo chứa nội dung cho phép ngƣời dùng bổ sung thêm nội dung Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 122 Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System *Dữ liệu Các liệu đƣợc ghi nhận vào hệ thống cung cấp thông tin cho báo cáo Sau xác định nội dung thông tin kết xuất, đội thiết kế nhận biết liệu cung cấp cho việc lập báo cáo Đội thiết kế cập nhật mô hình liệu đƣợc tạo trình phân tích hệ thống, phát triển chi tiết chúng xác định liệu cộng thêm cần thiết cho việc cung cấp thông tin Đồng thời đội thiết kế định nghĩa thuộc tính liệu cho thực thể liệu Các thuộc tính qui định kiểu liệu nhƣ số hiệu tài khoản, số lƣợng, số tiền, tên, địa chỉ, tỉ giá Ở giai đoạn chu kỳ phát triển hệ thống, đội thiết kế làm định sơ cách lập tập tin liệu, cách lƣu trữ tổ chức liệu thông tin đƣợc gán tên + Phƣơng thức xử lý Đội thiết kế lập danh sách phƣơng thức xử lý đƣợc yêu cầu cho hệ thống, phƣơng thức xử lý gồm thủ tục thực tế chƣơng trình máy tính Trong trình phân tích hệ thống, đội nghiên cứu mô tả mô hình phƣơng thức xử lý nhằm mô tả trình xử lý hành, thiết kế sơ bộ, đội thiết kế sử dụng mô tả làm sở để mô tả phƣơng thức xử lý thực hệ thống đƣợc đề nghị vận hành Trong số doanh nghiệp, vân dụng phƣơng pháp thiết kế theo cấu trúc đội thiết kế dùng sơ đồ dòng liệu để mô tả trình xử lý Điều cho phép đội thiết kế mô tả luận lý trình không phụ thuộc vào kỹ thuật sau giai đoạn thực Trong số doanh nghiệp khác, đối thiết kế dùng lƣu đồ để trình bày trình cách thức mà cung cấp báo cáo từ liệu nhập vào hệ thống Đội thiết kế nhận định yêu cầu cần thiết cung cấp cho việc kiểm tra nội hệ thống + Nhập liệu đầu vào Đầu vào hệ thống cung cấp nguồn liệu chứa tập tin hệ thống Thông thƣờng đầu vào đƣợc dùng gồm mẫu chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất ngƣời sử dụng ghi nhận số liệu theo tính chất nghiệp vụ kế toán Hệ thống chuyển đổi chúng thành dạng thông tin mà máy đọc hiểu đƣợc Nhà phân tích hệ thống gọi số liệu nguồn chúng cung cấp nguồn cho tác vụ hệ thống Thỉnh thoảng, nghiệp vụ đƣợc nhập trực tiếp vào hệ thống mà chứng từ, ví dụ nhƣ giao dịch qua ATM + Các sách doanh nghiệp Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 123 Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Thông thƣờng để hệ thống thành công, nhà quản lý cần phải thông qua qui định hay sách Ví dụ, hệ thống vận hành thủ công, ngƣời dùng thƣờng phải thực tác vụ phức tạp để thực nhiệm vụ mình, nhƣng chuyển sang hệ thống máy tính, hoạt động ngƣời dùng tùy thuộc theo vận hành máy tính, đó, nhà quản lý cần thông qua quy định hày sách nhằm cho việc vận hành hệ thống máy tính có hiệu Nếu sách đƣợc yêu cầu hệ thống đƣợc thực hiện, nhà quản lý cần phải nắm bắt chúng trƣớc phêp chuẩn hay thông qua việc phát triển hệ thống Những sách ảnh hƣởng đến tâm tƣ ngƣời lao động doanh nghiệp, đó, nhà quản lý cần phải cân nhắc kỹ trƣớc ban hành 5.2.2.3 Yêu cầu tài nguyên Khi thiết kế sơ bộ, đội thiết kế xác định nguồn lực tài cần thiết để phân tích tính toán yêu cầu nhằm thực vận hành hệ thống, đồng thời xác định yêu cầu khác bao gồm phần mềm thiết bị phần cứng cần thiết Đội thiết kế ƣớc tính chi phí cần thiết để phát triển hệ thống lập lịch trình làm việc hoàn chỉnh Tất ƣớc tính đƣợc xác định xác phần đặc tả chi tiết Công việc bao gồm tính toán giá thành lợi ích đem lại từ việc sử dụng hệ thống mới, đƣợc báo cáo nhà quản lý doanh nghiệp + Trang bị phần mềm Phần mềm tập hợp chƣơng trình liệu nhằm kiểm soát thi hành thiết bị phần cứng máy tính Có thể tiến hành trang bị phần mềm theo phƣơng pháp sau: * Sử dụng nhân lực chỗ Với cách lựa chọn này, nhân viên doanh nghiệp đƣợc sử dụng để viết chƣơng trình máy tính cho hệ thống Một doanh nghiệp có qui mô lớn, công việc phức tạp đòi hỏi nhiều chƣơng trình quản lý, số lƣợng lớn nhân viên với lập trình viên tham gia vào đôi ngũ viết chƣơng trình Đôi kế toán trƣởng dùng lập trình viên làm việc theo hợp đồng, họ nhân viên doanh nghiệp khác làm việc thời gian thực dự án Sử dụng nhân lực chỗ có lợi điểm đội dự án kiểm soát đƣợc tiến độ phát triển chƣơng trình Vì vậy, chƣơng trình thực đầy đủ thích hợp với yêu cầu doanh nghiệp hệ thống đƣợc ngƣời sử dụng chấp nhận hoàn toàn Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 124 Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System * Phần mềm trọn gói doanh nghiệp cung cấp phần mềm Có doanh nghiệp phần mềm sản xuất bán phần mềm hoàn chỉnh, phần mềm cung cấp tính cần thiết chung nhƣ lập sổ cái, bảng cân đối, báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu, hàng hóa Các doanh nghiệp thuê đội ngũ nhà phân tích hệ thống lập trình viên để triển khai ứng dụng đội ngũ để tiếp thị, bán môi giới Phần mềm viết sẵn đƣợc thiết kế để thỏa mãn yêu cầu cho nhiều doanh nghiệp, nhƣng đặc thù doanh nghiệp khác nên thƣờng đƣợc chấp nhận việc sử dụng phần mềm viết việc sử dụng nguồn lực chỗ Vì phần mềm viết sẵn đƣợc bán cho hàng trăm, hàng ngàn ngƣời, chia chi phí cho sản phẩm, giá thành rẻ nhiều so với giá phần mềm viết việc sử dụng nguồn nhân lực chỗ * Phần mềm doanh nghiệp máy tính Nhiều doanh nghiệp sản xuất thiết bị máy tính đồng thời sản xuất bán phần mềm Những phần mềm đƣợc bán kèm theo máy, bao gồm chƣơng trình ứng dụng phần mềm hệ thống Khi trang bị phần mềm, doanh nghiệp cần phải mua phần mềm * Các nhóm lập trình Các nhóm lập trình thƣờng có quy mô nhỏ, mang tính cách cá nhân, thƣờng cung cấp phần mềm, máy tính, dịch vụ tƣ vấn công nghệ thông tin với chi phí thấp Tổ chức nhóm lập trình linh hoạt chi phí quản lý không cao Nếu cần chƣơng trình ứng dụng với giá thấp hay dịch vụ tƣ vấn mang tính ngắn hạn, nhóm lập trình ƣu tiên chọn lựa * So sánh việc mua hay tự phát triển phần mềm Tiêu chí Sự chấp thuận ngƣời dùng Yêu cầu điều chỉnh Thời gian cài đặt Chất lƣợng tài liệu hƣớng dẫn Chi phí Tự viết / Thuê viết Chƣơng trình tùy thuộc sở thích ngƣời dùng Không cần điều chỉnh Tháng, năm Áp lực thời gian làm giảm chất lƣợng tài liệu Chi phí cao, tất chi phí cho hệ thống Mua phần mềm kế toán Ngƣời mua phải thích nghi với chƣơng trình từ bên Cần điều chỉnh cho tƣơng thích Tuần, tháng Tài liệu đƣợc cung cấp trƣớc mua phần mềm Chi phí thấp, chi phí phát triển hệ thống đƣợc phân bổ cho nhiều hệ thống + Trang bị phần cứng Có nhiều phƣơng cách để trang bị hệ thống phần cứng nhƣ mua sẵn, thuê hoạt động thuê tài chính, sử dụng dịch vụ mạng hay phƣơng thức khác Tùy vào khả Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 125 Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System tài yêu cầu công việc, cấu hình phần cứng đƣợc đề nghị giai đoạn + Các nguồn lực kinh tế Sau xác định yêu cầu phần cứng phần mềm cần thiết cho hệ thống mới, đội thiết kế cần ƣớc tính chi phí cho để mua hay thuê Lúc đội thiết kế tính cách xác chi phí lợi nhuận dự án Các thành viên đội thiết kế cần lập báo cáo phân tích chi phí lợi nhuận cho phƣơng án thuê, mua, hay sử dụng dịch vụ, so sánh kết báo cáo cho nhà quản lý Chi phí cho hệ thống kế toán máy tính bao gồm chi phí ban đầu chi phí vận hành hàng năm, chi phí bảo trì Lợi nhuận hệ thống thƣờng khó xác định hơn, bao gồm khoản có khả định lƣợng nhƣ khoản tiết kiệm, khoản giảm phí, hay khoản khó định lƣợng nhƣ tăng hiệu công tác, tăng cƣờng khả phục vụ khách hàng tăng cƣờng khả báo cáo 5.2.2.4.Báo cáo cho lãnh đạo doanh nghiệp Sau hoàn tất giai đoạn thiết kế sơ bộ, hệ thống mới đƣợc hình thành đƣờng nét Các kết đề xuất đội thiết kế sau thiết kế sơ đƣợc báo cáo lên cho nhà quản lý doanh nghiệp Nội dung báo cáo bao gồm toàn tài liệu đƣợc lập trình thiết kế sơ bộ, chi tiết việc phân tích chi phí lợi nhuận, chi tiết quy định hay sách cần thiết, khó khăn phát triển hệ thống đề nghị nên hay không nên thực công việc tiết theo Báo cáo đƣợc gửi cho ban đạo hệ thống thông tin nhà lãnh đạo cao cấp doanh nghiệp 5.2.3 Đặc tả chi tiết Đặc tả chi tiết giai đoạn thiết kế sơ bộ, nghĩa mô tả văn chi tiết hệ thống Các kiểm toán viên đọc đề nghị thay đổi cần để phục vụ cho yêu cầu kiểm tra nội cho việc tạo dấu vết kiểm toán Sau đó, kết phần đặc tả chi tiết đƣợc gửi lên cho Ban đạo hệ thống thông tin để đƣợc xem xét phê chuẩn Trong giai đoạn này, nội dung thiết kế sơ đƣợc mô tả cách chi tiết, rõ ràng hệt hống đƣợc hình dung với đầy đủ thành phần Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 126 Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System 5.2.3.1 Xác định yêu cầu Xác định yêu cầu gồm yêu cầu kết xuất, liệu, nhập liệu đầu vào trình xử lý cách chi tiết + Đặc tả chi tiết kết xuất Kết xuất trình bày hình in giấy Giai đoạn thiết kế mẫu báo cáo thiết bị xuất hình máy in Khi thiết kế sơ bộ, kết xuất tồn với tên, số, nội dung thông tin hình thức sơ bổ, đặc tả chi tiết, đội thiết kế mô tả theo cách mà tồn thực Thông thƣờng báo cáo thiết kế yêu cầu kế toán quản trị công việc theo dõi theo yêu cầu đặc biệt khác doanh nghiệp nhằm mục đích giúp cho việc đóng góp ý kiến ngƣời sử dụng trƣớc sử dụng + Đặc tả chi tiết liệu Tập hợp liệu làm nguồn cho thông tin đầu đƣợc mô tả chi tiết cách ghi chép cụ thể thuộc tính tập liệu theo phƣơng pháp mô tả đƣợc chọn Khi đặc tả chi tiết liệu, cần mô tả chi tiết mô hình liệu, lƣợc đồ nhƣ lƣợc đồ thứ cấp Cũng phải nêu lên mối quan hệ ràng buộc, qui định mốc thời gian để tiến hành việc chép liệu, dự phòng trƣờng hợp rủi ro dẫn đến việc mát liệu Các thủ tục cần thiết cho kiểm soát nội + Đặc tả chi tiết nhập liệu đầu vào Nhập liệu đầu vào từ nhiều nguồn khác nhƣ từ chứng từ, từ phƣơng tiện khác nhƣ máy quét, máy đọc mã vạch Các liệu đƣa vào máy tính đƣợc lƣu trữ theo đặc tả phần đặc tả liệu, ngƣời sử dụng thƣờng không cần quan tâm đển đặc điểm, cách thức lƣu trữ Tuy nhiên liệu nhập phải đẩy đủ yếu tố yêu cầu để thỏa mãn việc lƣu trữ mẫu liệu đầu vào, số liệu đƣợc ghi theo phƣơng pháp đƣợc qui định để làm sở cho việc nhập, lƣu trữ vào máy tính dƣới dạng tập tin Các số liệu nhập hình thức trình bày mẫu nhập liệu đƣợc thiết kế thỏa mãn không mục tiêu lƣu trữ xử lý số liệu mà nhằm đến thỏa mãn yêu cầu nhân viên + Đặc tả chƣơng trình máy tính Trƣơc đặc tả chi tiết, đội thiết kế xác định trình xử lý mô tả mối quan hệ trình xử lý cách sử dụng lƣu đồ hệ thống hay sơ đồ dòng Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 127 Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System liệu Sau đó, giai đoạn xác định chi tiết yêu cầu hệ thống, chuyên viên phân tích hệ thống đội tạo tài liệu chƣơng trình mô tả mục đích, tác dụng, yêu cầu, logic chƣơng trình, nhập liệu vả kết xuất chƣơng trình máy tính hệ thống Khi viết mã chƣơng trình, lập trình viên sử dụng tài liệu Đặc tả chi tiết chƣơng trình máy tính sử dụng mô tả chƣơng trình, sử dụng sơ đồ cấu trúc dùng ngôn ngữ giả * Mô tả chƣơng trình Tài liệu mô tả chƣơng trình có nội dụng nhƣ mục đích, tác dụng chƣơng trình, trình xử lý, tính sử dụng (có vận hành thƣờng xuyên hay không), liệu máy tính đƣợc truy cập, nhập liệu kết xuất chƣơng trình Tài liệu mô tả chƣơng trình bao gồm mô tả yêu cầu kiểm soát nội cần đƣợc thỏa mãn tạo mã chƣơng trình * Sơ đồ cấu trúc Trƣờng hợp doanh nghiệp sử dụng phƣơng pháp thiết kế có cấu trúc, đội thiết kế sử dụng sơ đồ cấu trúc để mô tả chƣơng trình máy tính Sơ đồ cấu trúc mô tả module chƣơng trình mối liên hệ phân cấp module Trong chƣơng trình máy tính, thực module thứ bậc cao đƣa đến thực thi module thứ bậc cấp thấp hơn, đó, sơ đồ cấu trúc có ý nghĩa quan trọng việc mô tả logic chƣơng trình tài liệu chƣơng trình quan trọng việc lập trình hoàn tất * Ngôn ngữ giả Ngôn ngữ giả ngôn ngữ quốc gia, phát biểu đại diện cho hành động đƣợc viết ngôn ngữ lập trình Ngôn ngữ giả cho phép mô tả công việc chƣơng trình, không quan tâm đến cú pháp ngôn ngữ lập trình Điều cho phép phát triển chƣơng trình mặt logic cách dễ dàng cho phép nhiều ngƣời khác hiểu dễ dàng hoạt động chƣơng trình + Các thủ tục thủ công Tất hệ thống máy tính cần đƣợc vận hành bàn tay ngƣời, đó, đặc tả chi tiết, cần đặc tả thủ tục thủ công Các thủ tục thủ công đƣợc xác lập, mô tả ghi chép lại để hình thành tài liệu hệ thống Chuyên viên đội thiết kế sử dụng lƣu đồ phƣơng pháp mô tả hệ thống khác để đặc tả thủ tục thủ công Các thủ tục thủ công công việc đƣợc thực tay theo nhóm chức hệ thống nhƣ tài liệu, chứng từ cần chuẩn bị, hình cần sử dụng, Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 128 Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System báo cáo cần lập nhƣ bƣớc cần thực vận hành hệ thống Sau xem xét phần đặc tả chi tiết thủ tục thủ công, ngƣời dùng đề nghị thay đổi cần thiết + Giao diện với ngƣời dùng Tất các tính chƣơng trình máy tính nhằm hƣớng dẫn cách thức cho ngƣời sử dụng tƣơng tác với máy tính đƣợc gọi giao diện với ngƣời dùng Đội thiết kế đặc tả chi tiết giao diện với ngƣời dùng nhằm giúp việc sử dụng hệ thống dễ dàng hơn, nhƣ sử dụng hệ thống mục đích đƣợc thiết kế, giảm thiểu việc nhập liệu sai sót xử lý thông tin xác Đặc tả chi tiết giao diện với ngƣời dùng bao gồm việc đặc tả chi tiết menu lệnh, tùy chọn, hình trợ giúp, cửa sổ lệnh, biểu tƣợng, phím tắt hay từ khóa 5.2.3.2 Lựa chọn trang thiết bị Các trang thiết bị máy tính dùng cho hệ thống đƣợc đội thiết kế xác định giai đoạn thiết kế sơ Trong giai đoạn đặc tả chi tiết, đội thiết kế lựa chọn nguồn cung cấp trang thiết bị + Dịch vụ tƣ vấn công nghệ thông tin Các công ty tƣ vấn công nghệ thông tin thƣờng xuyên theo sát tình hình biến động công nghiệp mày tính, họ nắm bắt thông tin sản phẩm phần cứng nhƣ phần mềm thị trƣờng, sản phẩm đƣợc bán hay cho thuê Các công ty tƣ vấn thu thập, cập nhật cung cấp thông tin cho khach hàng có nhu cầu Từ thông tin này, đôi thiết kế so sánh lựa chọn trang thiết bị phù hợp cho hệ thống liên hệ với ngƣời bán để thảo luận điều kiện mua hàng + lựa chọn ngƣời cung cấp Có hai cách lựa chọn nahf cung cấp thiết bị Nếu đội thiết kế có kinh nghiệm việc trang thiết bị phần cứng cho hệ thống, họ ƣớc tính cấu hình tối thiếu cho hệ thống, bao gồm số lƣợng chi tiết khác máy tính trang thiết bị khác Những thông tin đƣợc tổng hợp bảng dự toán cấu hình đƣợc gửi cho nhàn cung cấp trang bị, đồng thời đội thiết kế đề nghị nhà cung cấp báo giá cho dự toán Nếu đối thiết kế kinh nghiệm hay thời gian để ƣớc tính cấu hình cần thiết, họ ƣớc tính chi tiết hiệu mục tiêu hệ thống, gửi yêu cầu cho nhà cung cấp Mỗi nhà cung cấp hồi báo cấu hình đề nghị đáp ứng Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 129 Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System mục tiêu báo giá cho cấu hình Đội thiết kế vào hồi báo nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp + Tiêu chuẩn đánh giá trang thiết bị Có năm tiêu chuẩn đánh giá trang thiết bị Sự vận hành thực tế thiết bị, khả thích nghie, khả đáp ứng yêu cầu ngƣời dùng, dịch vụ hậu mãi, chi phí cho trang thiết bị Các tiêu chuẩn đánh giá phải đƣợc xem xét mối quan hệ qua lại chặt chẽ với nhẵm lựa chọn phƣơng án tối ƣu * Sự vận hành thực tế thiết bị Các trang thiết bị cho hệ thống cần đƣợc đảm bảo chắn vận hành theo tiêu chuẩn yêu cầu ngƣời dùng Khi đặc tả chi tiết, tiêu chuẩn vận hành trang thiết bị đƣợc đội thiết kế so sánh nhiều nhà cung cấp dựa sở tài liệu hƣớng dẫn sử dụng trang thiết bị sử dụng phần mềm kiển tra chuyên dụng * Khả thích nghi trang thiết bị đƣợc xác định thông qua phù hợp với yêu cầu xử lý thông tin tại, tƣơng thích với thiết bị phần mềm khác, khả nâp cấp tƣơng lai * Khả đáp ứng yêu cầu ngƣời dùng Trang thiết bị phải có sãn có yêu cầu sử dụng Đôi khi, trang thiết bị đƣợc cung cấp trễ hay không kịp thời nhiều nguyên nhân khác làm cho việc thực hệ thống không đảm bảo yêu cầu thời gian doanh nghiệp hao tốn nhiều chi phí Khi xác định khả đáp ứng yêu cầu, cần xem xét tính có sẵn trang bị điều kiện xem xét tính có sẵn trang bị điều kiện thời gian giao hàng nhà cung cấp * Tiêu chuẩn phần mềm Trƣởng phận công nghệ thông tin doanh nghiệp xác lập tiêu chuẩn phẩn mềm làm sở cho việc lập trình Các tiêu chuẩn phần mềm nhằm đảm bảo tính thống việc lập trình (thống biến chƣơng trình, tên gọi thủ tục con, tên hàm, tên sở liêu ), đảm bảo tiêu chuẩn xử lý, đảm bảo phần mềm đƣợc viết thỏa mãn yêu cầu hệ thống chế độ kế toán hành Nhà nƣớc + Tìm kiếm phần mềm phù hợp Khi lựa chọn phần mềm, thực bƣớc sau * Xem xét lại yêu cầu hệ thống Việc xem lại yêu cầu hệ thống giúp cho đội thiết kế nhận định phần mềm có sẵn phù hợp với hệ thống Những phần mềm đƣợc lựa chọn phần mềm thỏa mãn nhiều yêu cầu hệ thống Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 130 Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System * Xác định phần mền đƣợc sử dụng Đội thiết kế tìm hiểu phần mềm có sẵn thị trƣờng, tham vấn thông tin từ nhà tƣ vấn, từ công ty du lịch, hay từ công ty sản xuất kinh doanh thiết bị công nghệ thông tin tham khảo kinh nghiệm từ ngƣời sử dụng phần mềm tƣơng ứng Sau tổng hợp, so sánh lập danh sách phần mềm phù hợp * Thu hẹp lựa chọn Chúng ta cần loại trừ phần mềm không phù hợp để lại danh sách từ ba đến năm phần mềm phù hợp Những phần mềm không tƣờng thích với phần cứng, không cung cấp đƣợc thông tin phù hợp thiết kế đội thiết kế, không tƣơng thích với hệ thống hay không hỗ trợ cho việc nâng cấp sau * Thực so sánh chi tiết Đội thiết kế liên hệ với nhà cung cấp phần mềm để thu thập thêm chi tiết phần mềm thực so sánh chi tiết nhƣ tài liệu hƣớng dẫn ngƣời dùng, điều kiện mua, điều kiện hỗ trợ kỹ thuật hay nâng cấp, giá cả, sau đó, xác định ƣu điểm, nhƣợc điểm phần mềm * Thảo luận với ngƣời dùng Trƣởng đội thiết kế phải trao đổi với trƣởng phận công nghệ thông tin phận sử dụng hệ thống khác phần mềm đƣợc lựa chọn nhằm đánh giá chất lƣợng hỗ trợ kỹ thuật nhà cung cấp Một số ngƣời sử dụng có kinh nghiệp phần mềm đội thiết kế đƣa ra, đó, họ nói kinh nghiệp mình, mô tả vấn đề tồn cần giải phần mềm, đánh giá điều kiện hậu tƣ vấn vấn đề khác * Thử nghiệm phần mềm Khi lựa chọn phần mềm, có thể, cần tiến hành thực nghiệm cách sử dụng phiên dùng thử, thuê phần mềm để tiến hanh với số liệu thực doanh nghiệp Điều giúp đánh giá phần mềm xác * Lựa chọn phần mềm Sau tiến hành thử nghiệm, đội thiết kế đƣa đề nghị phần mềm phù hợp chi tiết, đánh giá, kết thử nghiệm phần mềm Cũng đội đƣa đề nghị hai hay ba phần mềm phù hợp kèm theo chi tiết so sánh để doanh nghiệp lựa chọn Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 131 ... hệ thống thông tin kế toán - Tổ chức kiểm soát cho hệ thống thông tin kế toán - Quá trình phát triển hệ thống thông tin kế toán 1.1.4.7.Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông. .. nhƣ sau: - Hệ thống thông tin sản xuất - Hệ thống thông tin bán hàng - Hệ thống thông tin nhân - Hệ thống thông tin kế toán - Hệ thống thông tin tài chính… Mỗi loại hệ thống thông tin quản lý... nghệ thông tin hệ thống thông tin kế toán 21 1.2.2 Kế toán tài kế toán quản trị .23 Chương THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 26 2.1.Thiết lập thông tin