Trình tự xử lý luân chuyển chứng từ về bán hàng tại công ty TNHH Thương mại Điện tử Hoàng Sơn

Trình tự xử lý luân chuyển chứng từ về bán hàng tại công ty TNHH Thương mại Điện tử Hoàng Sơn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI 0O0 BÀI THẢO LUẬN MÔN: NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN 1.3 ĐỀ TÀI : TRÌNH TỰ XỬ LÝ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VỀ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ HOÀNG SƠN Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Quỳnh Trang Nhóm 4: Ngô Đức Trọng Nguyễn Anh Tuấn Nguyễn Doãn Tuấn Nguyễn Mạnh Tuấn Nguyễn Văn Tuấn Cấn Thanh Tùng Nghiêm Sơn Tùng Nguyễn Công Tùng Nguyễn Huy Tùng Lớp:1225FACC0111 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc *************** BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ THẢO LUẬN Môn: Nguyên Lý Kế Toán 1.3 Nhóm: Giảng viên: Nguyễn Thị Quỳnh Trang Lớp: 1225FACC0111 Số buổi Điểm tự Ghi STT Họ và tên sinh viên Mã SV Lớp họp nhóm đánh giá Điểm Giáo chu thảo luận cá trưởng viên nhân nhóm kết luận Số Ký Điểm Ký chấm buổi tên họp nhóm tên Ngô Đức Trọng B B Nguyễn Anh Tuấn B B Nguyễn Doãn Tuấn B B Nguyễn Mạnh Tuấn C C Nguyễn Văn Tuấn B B Cấn Thanh Tùng A A Nghiêm Sơn Tùng A A Nguyễn Công Tùng C C Nguyễn Huy Tùng B B Hà nội, ngày 20 tháng năm 2012 Xác nhận thư ký Xác nhận nhóm trưởng Nghiêm Sơn Tùng Cấn Thanh Tùng Mục Lục Trang Khái niệm và nội dung chứng từ kế toán 1.1 Lịch sử hình thành chứng từ kế toán 1.2 Khái niệm chứng từ kế toán 1.3 Phân loại chứng từ kế toán 1.4 Nội dung và yêu cầu chứng từ kế toán 1.5 Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý chứng từ Trình tự xử lý luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán Trình tự xử lý luân chuyển chứng từ bán hàng công ty TNHH Thương Mại Điện Tử Hoàng Sơn 3.1 Khái quát chung hoạt động kinh doanh công ty TNHH Thương Mại Điện Tử Hoàng Sơn 3.2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết bán hàng Công ty TNHH Thương Mại Điện Tử Hoàng Sơn 3.3 Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng công ty 3.4 Trình tự luân chuyển, phương pháp và trách nhiệm ghi số loại chứng từ bán hàng: 3.5 Quá trình quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán công ty 3.6 Bảng chứng từ điện tử mà công ty sử dụng Khái niệm và nội dung bản chứng từ kế toán 1.1 Lịch sử hình thành chứng từ kế toán Chứng từ kế toán đời là kết quá trình phát triển kế toán Tuy nhiên vào thời kỳ La Mã cổ đại đến cuối kỷ 19, luật thương mại các nước chưa thấy xuất khái niệm chứng từ kế toán Ngay Ý, nơi phát sinh kế toán kép, ác phẩm Luca Paciolo không đề cập đến khái niệm này, mà dường khái niệm chứng từ kế toán pha trộn khái niệm sổ sách kế toán Theo Nguyễn Việt & Võ Văn Nhị (2006), I.F Ser, Thuỵ Sĩ, S.M Baras, Nga, Pali là nhà nghiên cứu nhận thức khác chứng từ và sổ sách kế toán Điều này đề cập tác phẩm ông mang tựa đề “Kế toán và cân đối” theo chứng từ là sở kế toán, thực chất việc ghi sổ sách bao gồm việc xử lý chứng từ theo thời gian và theo hệ thống Chứng từ là tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán, là cớ chứng minh kế toán Chính phức tạp các mối quan hệ kinh tế, mở rộng doanh nghiệp, phát triển các hình thức và kỹ thuật đo lường, tính toán, ghi chép phân chia thành chứng từvà sổ sách kế toán Trên thực tế, số liệu ghi chép vào các loại sổ sách kế toán khác cần có sở bảo đảm tính pháp lý, số liệu cần phải có xác minh tính hợp pháp, hợp lệ thông qua các hình thức nhà nước qui định cụ thể có tính chất bắt buộc có tính chất hướng dẫn Các hình thức này là các loại chứng từ các đơn vị sử dụng hoạt động 1.2 Khái niệm chứng từ kế toán Theo tiếng Latinh, chứng từ là Documentum, có nghĩa là cớ, chứng minh Điều này cho dễ dàng nhận thấy thân tên gọi chứng từ nói lên chất nó.Về khái niệm chứng từ kế toán, nhiều tác giả khác tiếp cận góc độ và phương diện khác - Trên phương diện pháp lý, chứng từ là dấu hiệu vật chất chứng minh các quan hệ pháp lý và các kiện Nó là văn tự chứng minh tồn kiện nào mà các hậu pháp lý gắn liền với Chứng từ kế toán là chứng giấy tờ nghiệp vụ kinh tế- tài xảy và thực hoàn thành Chứng từ là pháp lý để kiểm tra việc chấp hành mệnh lệnh sản xuất, sách, chế độ quản lý kinh tế, tài kiểm tra kế toán - Trên phương diện thông tin, chứng từ là đối tượng vật chất chứa đựng thông tin dạng cố định và có mục đích chuyên môn để mô tả thời gian và không gian Nó là công cụ vật chất sử dụng quá trình giao tiếp mà người nhờ các phương tiện và hình thức khác để thể và mã hoá thông tin cố định theo hình thức hợp lý Chứng từ là biểu phương pháp chứng từ - phương tiện chứng minh và thông tin hình thành các nghiệp vụ kinh tế, là để ghi sổ nhằm cung cấp thông tin kịp thời và nhanh chóng cho lãnh đạo nghiệp vụ làm sở cho việc phân loại và tổng hợp kế toán Căn điều 4, khoản Luật kế toán "Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh hoàn thành, làm ghi sổ kế toán" Căn vào Quyết định 167/2000/QĐ- BTC Bộ Trưởng Bộ Tài ban hành ngày 25 tháng 10 năm 2000 Chế độ báo cáo tài chính: “Chứng từ kế toán là chứng minh giấy tờ nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh và thực hoàn thành, làm sở ghi sổ kế toán Mọi số liệu, thông tin ghi sổ kế toán bắt buộc phải chứng minh chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ.” Như vậy, thực chất chứng từ kế toán là giấy tờ in sẵn theo mẫu quy định, chúng dùng để ghi chép nội dung vốn có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành quá trình hoạt động đơn vị, gây biến động các loại tài sản, các loại nguồn vốn các đối tượng kế toán khác Ngoài ra, chứng từ là các băng từ, đĩa từ, thẻ toán Trong quá trình hoạt động các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành cách thường xuyên, việc lập chứng từ làm sở chứng minh trạng thái và biến động các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí doanh thu mang tinh chất thường xuyên và là yêu cầu cần thiết khách quan Lập chứng từ là phương pháp kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực hoàn thành giấy tờ vật mang tin theo qui định theo thời gian, địa điểm phát sinh cụ thể nghiệp vụ Lập chứng từ là bước công việc toàn qui trình kế toán đơn vị kế toán Nó ảnh hưởng trực tiếp và đến chất lượng công tác kế toán Vì lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu xác và kịp thời đồng thời phải đảm bảo mặt nội dung bắt buộc - Khái niệm chứng từ điện tử Theo điều 17 và 18 Luật kế toán Việt nam Chứng từ điện tử coi là chứng từ kế toán đáp ứng đầy đủ nội dung theo quy định điều 17 và thể dạng liệu điện tử, mã hoá mà không bị thay đổi quá trình truyền qua mạng vật mang tin băng, đĩa từ, các loại thẻ toán - Dịch chứng từ tiếng nước Các chứng từ kế toán ghi tiếng nước ngoài, sử dụng để ghi sổ kế toán Việt Nam phải dịch tiếng Việt Những chứng từ phát sinh nhiều lần phát sinh có nội dung không giống phải dịch toàn nội dung chứng từ kế toán Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống đầu phải dịch toàn bộ, từ thứ hai trở dịch nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế chứng từ, chức danh người ký chứng từ Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm nội dung dịch tiếng Việt Bản chứng từ dịch tiếng Việt phải đính kèm với tiếng nước ngoài 1.3 Phân loại chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là giấy tờ, vật mang tin chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực hoàn thành Trong quá trình hoạt động với tính đa dạng các nghiệp vụ kinh tế, chứng từ kế toán bao gồm nhiều loại khác Do để nhận biết đầy đủ các chứng từ, thuận tiện cho việc ghi chép sổ kế toán và kiểm tra cần thiết phải phân loại chứng từ kế toán Việc phân loại chứng từ kế toán tiến hành theo nhiều tiêu thức khác nhau: Theo hình thức và tính chất chứng từ, theo địa điểm lập chứng từ, theo nội dung kinh tế phản ánh chứng từ, mức độ phản ánh chứng từ, các quy định quản lý chứng từ vv… Tương ứng với tiêu thức chứng từ kế toán chia thành các loại chứng từ khác + Phân loại theo tính chất hình thức chứng từ Chứng từ kế toán chia thành: chứng từ thông thường (chứng từ giấy) và chứng từ điện tử Chứng từ điện tử là các chứng từ kế toán thể dạng liệu điện tử, mã hóa mà không bị thay đổi quá trình truyền qua mạng máy tính vật mang tin băng từ, đĩa từ, các loại thẻ toán Các đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch toán điện tử phải có các điều kiện: - Có chữ ký điện tử người đại diện theo pháp luật, người ủy quyền người đại diện theo pháp luật đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ kế toán và toán điện tử - Xác lập phương thức giao nhân chứng từ kế toán và kỹ thuật vật mang tin - Cam kết các hoạt động diễn chứng từ kế toán lập khớp quy định + Phân loại theo địa điểm lập chứng từ - Chứng từ bên trong: là các chứng từ kế toán các phận đơn vị lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho vv… - Chứng từ bên ngoài: là chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến tài sản đơn vị cá nhân đơn vị khác lập và chuyển đến giấy báo nợ, báo có ngân hàng, hóa đơn bán hàng người bán… Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập là sở để xác định trách nhiệm vật chất với hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh chứng từ + Phân loại theo mức độ phản ánh chứng từ - Chứng từ gốc ( chứng từ ban đầu ) : là chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ nghiệp vụ kinh tế -Chứng từ tổng hợp : là chứng từ lập sở các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống Sử dụng chứng từ tổng hợp có tác dụng thuận lợi việc ghi sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ Tuy nhiên việc sử dụng chứng từ tổng hợp yêu cầu phải kèm theo chứng từ gốc có giá trị sử dụng sổ ghi kế toán và thông tin kinh tế Đơn vị:………… Địa chỉ:………… Mẫu số: 01 – TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ CHI TIỀN Ngày…tháng…năm Họ tên người chi tiền:………………………………………………………… Địa chỉ:…………………………………………………………………………… Chi cho công việc:………………………………………………………………… STT Chứng từ Nội dung chi tiền Số tiền SH Ngày, tháng A B C D 1 … Cộng Số tiền chữ: ………………………………………………………………………… Kèm theo…… chứng từ gốc Người lập bảng kê (Ký, họ tên) Kế toán trưởng Người duyệt (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ Nhà nước -Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể quan hệ kinh tế các pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa quy cách biểu mẫu, tiêu phản ánh và áp dụng cho tất các lĩnh vực, các thành phần kinh tế -Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn: là chứng từ sử dụng nội đơn vị Nhà nước hướng dẫn các tiêu đặc trưng để, các thành phần kinh tế vận dụng vào trường hợp cụ thể Các ngành, các lĩnh vực them, bớt số tiêu đặc thay đổi mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu nọi dung phản ánh, phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết chứng từ + Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh chứng từ Theo cách phân loại này chứng từ kế toán phân thành các loại khác chứng từ kế toán tài sản tiền, chứng từ kế toán hàng tồn kho, chứng từ kế toán TSCĐ… 1.4 Nội dung và yêu cầu chứng từ kế toán 1.4.1 Nội dung chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực hoàn thành, là sở ghi sổ kế toán và thông tin các hoạt động kinh tế tài chính, mang tính chất pháp lý Do nội dung chứng từ kế toán phải có yếu tố đặc trưng cho hoạt động kinh tế và nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm phát sinh, các yếu tố thể trách nhiệm cá nhân, phận hoạt động kinh tế xảy Các yếu tố cấu thành nội dung chứng từ bao gồm: *Các yếu tố bản: là các yếu tố bắt buộc chứng từ kế toán phải có như: -Tên gọi chứng từ: Tất các chứng từ kế toán phải có tên gọi định phiếu thu, phiếu nhập kho… là sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu các thuật lợi Tên gọi chứng từ xác định sở nội dung kinh tế nghiệp vụ phản ánh chứng từ -Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: Khi lập các chứng từ phải ghi rõ số chứng từ và ngày, tháng lập chứng từ Yếu tố này đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra thuận lợi cần thiết -Tên, địa cá nhân, đơn vị lập và nhận chứng từ Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là sở để xác định trách nhiệm đối vời nghiệp vụ kinh tế -Nội dung tóm tắt nghiệp vụ kinh tế : Mọi chứng từ kế toán phải ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thể tính hợp lệ, hợp pháp nghiệp vụ kinh tế Nội dung nghiệp vụ kinh tế chứng từ không viết tắt, không tẩy xóa, sửa chữa, viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo -Số lượng, đơn giá và số tiền nghiệp vụ kinh tế tài ghi số, tổng số tiền chứng từ kế toán dùng để thi chi tiền ghi số và chữ -Chữ ký người lập và người chịu trách nhiệm tính xác nghiệp vụ, Các chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế thể quan hệ kinh tế các pháp nhân phải có chữ ký người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị *Các yếu tố bổ sung: là các yếu tố không bắt buộc chứng từ tùy thuộc chứng từ để đáp ứng nhu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà có các yếu tố bổ sung khác phương thức toán, phương thức bán hàng vv… Ngoài các nội dung chủ yếu chứng từ kế toán nêu trên, chứng từ kế toán có thêm nội dung khác theo loại chứng từ  Các mẫu chứng từ thông dụng: Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, gồm:  Chứng từ kế toán ban hành theo quy định Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 Chính phủ Theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh chứng từ hệ thống chứng từ bao gồm năm loại sau đây: Chứng từ lao động tiền lương: Chẳng hạn như:  Bảng chấm công  Bảng chấm công làm thêm  Bảng toán tiền lương  Bảng toán tiền thưởng  Giấy đường  Phiếu xác nhận sản phẩm công việc hoàn thành  Bảng toán tiền làm thêm  Bảng toán tiền thuê ngoài  Hợp đồng giao khoán  Biên lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán  Bảng kê trích nộp các khoản theo lương  Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Chứng từ hàng tồn kho: Chẳng hạn như:  Phiếu nhập kho  Phiếu xuất kho  Biên kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa  Phiếu báo vật tư lại cuối kỳ  Biên kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa  Bảng kê mua hàng  Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ Chứng từ bán hàng: Chẳng hạn như:  Bảng toán hàng đại lý, ký gửi  Thẻ quầy hàng  Bảng kê mua lại cổ phiếu  Bảng kê bán cổ phiếu 10 3.2.3 Sổ sách áp dụng Hiện Công ty áp dụng hệ thống kế toán với hình thức nhật ký chứng từ Chính hạch toán mua bán hàng hoá cty sử dụng các loại sổ kế toán sau: - Sổ kế toán tổng hợp: các bảng kê , nhật ký chứng từ , sổ cái tài khoản - Các sổ Kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng hoá ,bảng kê hoá đơn dịch vụ , hàng hoá bán ra., mua vào 3.2.4 Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán Hiện Công ty áp dụng hệ thống kế toán với hình thức nhật ký - chứng từ 22 3.3 Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng công ty Luân chuyển chứng từ bán hàng nghĩa là sau chứng từ bán hàng kế toán viên lập xong chứng từ giao chuyển tới các phận đơn vị có liên quan để phận này nắm tình hình, lấy số liệu và thông tin ghi hóa đơn, chứng từ bán hàng để ghi vào sổ kế toán và tổ chức việc bảo quản và lưu trữ theo quy định pháp luật Thông thường, chứng từ bán hàng lập thành Một gốc nhân viên kế toán giữ lại cuống hóa đơn Một kế toán trưởng Giám đốc hay người ủy quyền kiểm tra, ký duyệt và lưu giữ để làm pháp lý ghi sổ kế toán và lại đưa cho khách hàng giữ  Bước 1: Lập chứng từ Lập chứng từ là phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh và thực hoàn thành giấy tờ theo mẫu Bộ Tài Chính quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh cụ thể Từ đó, làm sở ghi vào sổ kế toán Trong quá trình hoạt động kinh doanh các đơn vị doanh nghiệp, các nghiệp vụ bán hàng phát sinh và hoàn thành cách thường xuyên; vậy, việc lập chứng từ bán hàng mang tính chất thường xuyên và là yêu cầu cần thiết khách quan Lập chứng từ là bước công việc và quan trọng toàn quy trình kế toán đơn vị kế toán Nó ảnh hưởng trực tiếp và đến chất lượng công tác kế toán Vì vậy, lập chứng từ bán hàng cần phải bảo đảm yêu cầu: xác, kịp thời, hợp lệ và hợp pháp, bảo đảm mặt nội dung bắt buộc Để đảm bảo các yêu cầu lập chứng từ bán hàng cần phải tuân thủ theo các quy định sau:  Tất các nghiệp vụ bán hàng phát sinh doanh nghiệp phải lập chứng từ bán hàng Chứng từ bán hàng lập lần cho nghiệp vụ bán hàng phát sinh  Nội dung chứng từ bán hàng phải đầy đủ các tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ bán hàng phát sinh, phải kịp thời, xác theo nội dung quy định mẫu  Chữ viết và số chứng từ bán hàng phải rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa, không viết tắt Số tiền viết chữ phải khớp và với số tiền viết số Khi viết phải dùng bút mực xanh mực đen (không phai), không dùng bút mực đỏ hay bút chì Số và chữ viết phải liên tục, liền mạch, không ngắt quãng, không bỏ trống dòng, chỗ trống phải gạch chéo, không viết xen kẽ, không viết chồng đè Nếu viết sai phải gạch bỏ chỗ sai gạch, ghi chữ số lên phía và người sửa chữa ký tên bên cạnh Nếu viết sót viết bổ sung lên phía chỗ sót và ký tên người viết bổ sung bên cạnh  Chứng từ bán hàng phải lập đủ số liên quy định (thông thường là liên) và phải lập lần cho tất các liên theo nội dung máy tính, máy chữ viết lồng giấy than liên Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên viết lần tất các liên chứng từ viết hai lần phải đảm bảo thống nội 23         dung và tính pháp lý tất các liên chứng từ Liên gửi cho khách hàng phải đóng dấu đơn vị kế toán bán hàng Các hóa đơn, chứng từ bán hàng lập máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ, hóa đơn bán hàng Mọi chứng từ bán hàng phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định chứng từ có giá trị thực Tất các chữ ký chứng từ bán hàng phải ký bút bi bút mực (xanh đen), không ký mực đỏ hay bút chì đóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ ký chứng từ người phải thống và các liên phải giống Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, chữ ký kế toán trưởng thay chữ ký người phụ trách kế toán đơn vị bán hàng Người phụ trách kế toán phải thực nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng Chữ ký người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc người ủy quyền), kế toán trưởng (hoặc người ủy quyền) và dấu đóng hóa đơn, chứng từ bán hàng phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký đăng ký theo quy định Chữ ký kế toán viên chứng từ bán hàng phải giống với chữ ký đăng ký với kế toán trưởng (Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký thủ quỹ, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người ủy quyền), Tổng Giám đốc (và người ủy quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai Thủ trưởng đơn vị (hoặc người ủy quyền) quản lý để tiện kiểm tra cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu sổ đăng ký) Kế toán trưởng (hoặc người ủy quyền) không ký “thừa ủy quyền” người đứng đầu doanh nghiệp Người ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác Những cá nhân có quyền ủy quyền ký hóa đơn, chứng từ bán hàng, không ký chứng từ chưa ghi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm người ký Việc phân cấp ký chứng từ bán hàng Tổng giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, bảo đảm kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản Riêng chứng từ bán hàng lập dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định Luật Kế toán và phải in giấy và lưu trữ theo quy định Chứng từ điện tử có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật Người lập (Kế toán viên), người ký duyệt (Kế toán trưởng và Giám đốc) và người khác có liên quan đến chứng từ bán hàng (người nộp tiền, người mua hàng thủ quỹ) ký tên chứng từ bán hàng phải chịu trách nhiệm nội dung chứng từ 24  Bước 2: Kiểm tra chứng từ Tất các chứng từ bán hàng doanh nghiệp lập từ bên ngoài chuyển đến phải tập trung vào phận kế toán doanh nghiệp Để đảm bảo tính thận trọng công tác kế toán, sau chứng từ bán hàng lập, phận kế toán kiểm tra hóa đơn, chứng từ và sau kiểm tra và xác minh tính pháp lý (hợp pháp, hợp lệ, hợp lý) chứng từ dùng chứng từ để ghi sổ kế toán Trình tự kiểm tra chứng từ bán hàng bao gồm:  Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các tiêu, các yếu tố ghi chép chứng từ bán hàng  Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ nghiệp vụ bán hàng phát sinh thông qua các yếu tố ghi hóa đơn, chứng từ bán hàng  Kiểm tra tính xác số liệu, thông tin chứng từ bán hàng Khi kiểm tra hóa đơn, chứng từ bán hàng phát có hành vi vi phạm sách, chế độ, các quy định quản lý kinh tế, tài Nhà nước, phải báo cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hành  Bước 3: Sử dụng chứng từ Sử dụng chứng từ tức là tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán Sau phận kế toán kiểm tra, xem xét kỹ lưỡng các yếu tố chứng từ bán hàng lập, xác minh yếu tố là và hoàn toàn hợp lý chứng từ bán hàng đưa vào luân chuyển và sử dụng để ghi sổ kế toán Toàn các số liệu và thông tin chứng từ bán hàng là sở và để ghi vào sổ kế toán Trong bước sử dụng chứng từ bán hàng để ghi sổ kế toán, cần lưu ý vài điểm sau:  Đối với hóa đơn, chứng từ bán hàng lập không thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra hay ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau làm ghi sổ kế toán  Để chuẩn bị cho việc phản ánh chứng từ bán hàng vào sổ kế toán dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng sau kiểm tra, kế toán cần phải tiến hành số công việc ghi giá chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu các chứng từ loại, lập định khoản kế toán để hoàn thiện chứng từ  Chỉ nào hóa đơn, chứng từ bán hàng kiểm tra và hoàn chỉnh sử dụng để làm ghi sổ  Bước 4: Bảo quản và lưu trữ chứng từ Hóa đơn hay chứng từ bán hàng là sở, chứng và là pháp lý để ghi sổ kế toán; đồng thời, là tài liệu lịch sử tình hình 25 kinh doanh doanh nghiệp, phản ánh toàn nghiệp vụ bán hàng phát sinh và xảy doanh nghiệp Chính nên hóa đơn, chứng từ bán hàng sau sử dụng để ghi sổ cần phải xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ để tránh bị mát, mục nát, ẩm mốc và hư hỏng các nguyên nhân khách quan (như thời tiết, mối mọt…) hay các yếu tố chủ quan gây Các loại chứng từ bán hàng phải xếp theo trình tự thời gian và bảo đảm cẩn thận, an toàn theo quy định pháp luật Chứng từ kế toán lưu trữ phải là Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm kết thúc công việc kế toán Khi hết thời hạn lưu trữ theo luật định (tối thiểu vòng 10 năm) chứng từ đem hủy bỏ (bằng máy xén tài liệu) Trường hợp hóa đơn bán hàng phải báo cáo với thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị bán hàng và báo cho quan thuế để có biện pháp xử lý kịp thời Chỉ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ hay bị tịch thu quan nhà nước có thẩm quyền phải chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận chứng từ chụp; đồng thời, lập biên ghi rõ lý do, số lượng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ bị tịch thu và ký tên, đóng dấu 3.4 Trình tự luân chuyển, phương pháp trách nhiệm ghi số loại chứng từ bán hàng:  HÓA ĐƠN GTGT: Để quản lý nghiệp vụ bán hàng, kế toán sử dụng chứng từ là Hóa đơn bán hàng (GTGT) để hạch toán cho tất các loại hàng hóa bán doanh nghiệp Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa phải lập hóa đơn giá trị gia tăng Trong kế toán, Hóa đơn bán hàng (GTGT) gọi là chứng từ thực biểu thị chứng minh cho nghiệp vụ bán loại hàng hóa nào thực và hoàn thành và có đầy đủ pháp lý để ghi vào sổ kế toán Hóa đơn bán hàng viết hay lập kế toán doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa.Cơ sở kinh doanh bán hàng hóa phải thực chế độ hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật Các trường hợp bán hàng hóa lặt vặt, giá trị thấp (mỗi lần thu tiền trị giá 50.000 đồng) người mua không yêu cầu không lập hóa đơn bán hàng Còn lại, các tổ chức và cá nhân hoạt động sản xuất kinh doanh, quan hành nghiệp và các đơn vị lực lượng vũ trang… có phát sinh nghiệp vụ bán hàng phải lập hóa đơn giao cho khách hàng Khi khách hàng muốn mua loại sản phẩm hay hàng hóa nào bước là tới quầy hàng và quầy hàng, nhân viên kế toán lập Hóa đơn bán hàng (GTGT) thành liên (Liên 1: màu tím (lưu); Liên 2: màu đỏ (giao cho khách hàng); Liên 3: màu xanh (dùng để toán)) (đặt giấy than viết 26 lần) – người lập phiếu ký Trong liên nhân viên kế toán giữ lại Liên cuống hóa đơn và đưa liên lại cho khách hàng chuyển đến quầy thu ngân để toán tiền trước nhận hàng Và liên đó, nhân viên kế toán viết lần lên tờ liên gốc (màu tím) và không xé mà lưu cuống hóa đơn Hóa đơn là để người bán xuất kho sản phẩm, tính khối lượng hàng hóa bán cho người mua Đối với người mua hàng, hóa đơn là để toán, tiến hành các thủ tục nhập kho, là pháp lý để vận chuyển hàng hóa đường Nếu hóa đơn hàng hóa vận chuyển đường coi là bất hợp pháp Trên Hóa đơn GTGT nhân viên kế toán phải ghi rõ nội dung sau: • Số và ký hiệu hóa đơn • Ngày, tháng, năm lập hóa đơn • Họ tên, địa chỉ, số tài khoản, số điện thoại, mã số đơn vị cá nhân bán hàng • Họ tên, địa chỉ, số tài khoản, mã số đơn vị cá nhân mua hàng • Hình thức toán (tiền mặt, séc…) • Tên, đơn vị tính, số lượng và giá bán (chưa có thuế) hàng hóa • Tính thành tiền và tổng tiền số hàng hóa bán • Thuế suất và tiền thuế GTGT • Tổng cộng tiền toán (viết số và chữ) Sau lập xong hóa đơn GTGT, nhân viên kế toán quầy hàng giữ lại Liên (màu tím) cuống hóa đơn và đưa cho khách hàng liên lại (màu đỏ và màu xanh) chuyển đến quầy thu ngân để toán Thủ quỹ quầy thu ngân kiểm tra số lượng và đơn giá hàng hóa ghi hóa đơn và thu khách hàng số tiền kế toán ghi hóa đơn ký tên lên hóa đơn, giữ lại Liên (màu xanh lá cây) để làm chứng từ toán ghi vào sổ kế toán cho doanh nghiệp và trả lại cho khách hàng tờ Liên (màu đỏ) Khách hàng cầm tờ Liên quay lại quầy hàng trình cho nhân viên kế toán kiểm tra là toán tiền hay chưa nhận số hàng hóa muốn mua Hóa đơn bán hàng phải lập và luân chuyển theo trình tự để nhằm cung cấp thông tin cho các phận và quản lý chặt chẽ tài sản đơn vị, tránh tình trạng gian lận xảy ra, tránh cho người bán hàng biển thủ Nhân viên kế toán quầy hàng bán hàng không thu tiền thủ quỹ quầy thu ngân phụ trách việc thu tiền khách hàng không giao hàng Đến cuối ngày hai phận này đối chiếu số liệu kiểm tra xem có khớp hay không Ngoài trình tự hóa đơn GTGT luân chuyển theo quy trình khác: Hóa đơn phận kế toán phận kinh doanh lập thành liên: Liên thứ lưu quyển; Liên thứ giao cho khách hàng mua bán hàng hóa Liên thứ thủ kho giữ lại ghi thẻ kho, cuối ngày 27 cuối kỳ giao cho kế toán để ghi sổ Chuyển hóa đơn cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt Nếu hóa đơn toán tiền ngay, phải đến phận kế toán làm thủ tục nộp tiền Người mua nhận hàng hóa, sản phẩm xong ký vào đơn Sau dùng để làm ghi sổ kế toán hóa đơn phải đơn vị kế toán bảo quản và lưu trữ đầy đủ, an toàn kho tài liệu doanh nghiệp  PHIẾU XUẤT KHO: Khi đơn vị bán hàng cho xuất hàng hóa, sản phẩm để cung cấp cho khách hàng phận vật tư phải lập phiếu xuất kho để theo dõi chặt chẽ số lượng sản phẩm, hàng hóa xuất kho sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng, làm để tính giá thành sản phẩm, hàng hóa Và quy trình tổ chức phiếu xuất kho thực sau: Khi xuất kho phải vào các nguyên nhân xuất (ở là để bán hàng) thông qua các chứng từ nguồn là hóa đơn bán hàng (GTGT), hóa đơn cung cấp sản phẩm, hàng hóa,… Bước đầu tiên, phận kinh doanh bán hàng lập giấy xin xuất lệnh xuất sản phẩm, hàng hóa Sau đó, chuyển cho giám đốc doanh nghiệp phụ trách đơn vị ký duyệt Phụ trách phận kế toán vật tư đề nghị xuất lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho thành liên (đặt giấy than viết lần) Bộ phận lập phiếu lưu lại Liên Trên phiếu xuất kho, yêu cầu phải ghi rõ ràng và đầy đủ nội dung sau: • Góc bên trái Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị) • Họ tên người nhận hàng, tên, địa (bộ phận) • Số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý xuất kho (bán hàng) và kho (ngăn lô) xuất sản phẩm, hàng hóa • Số thự tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số, và đơn vị tính sản phẩm, hàng hóa • Số lượng sản phẩm hàng hóa theo yêu cầu xuất kho phận kinh doanh bán hàng Sau lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc người ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng Phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho và thủ kho tiến hành xuất số lượng và mặt hàng sản phẩm, hàng hóa ghi phiếu xuất; Sau thực xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất (