Ứng dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU TÀI LIỆU THAM KHẢO LỜI MỞ ĐẦU Kế toán phận cấu thành quan trọng hệ thống quản lý tài chính, có vai trò quan trọng quản lý điều hành kiểm soát hoạt động kinh tế, tài doanh nghiệp Thông tin kế toán đòi hỏi phải xác, kịp thời chuẩn tắc Để trợ giúp công tác quản lý tài kế toán cách có hiệu phần mềm kế toán đời với tính vượt trội góp phần cao hiệu công việc người làm kế toán Các thông tin kế toán ngày chuẩn xác, linh hoạt, tốc độ xử lý gia tăng, giảm thiểu giai đoạn lưu trữ, kiểm tra thông tin kế toán Xuất phát từ yêu cầu thực tế kinh tế thị trường cạnh tranh ngày khốc liệt nhạy bén thông tin điều kiện tiên quyết định thành công thương trường Hiện nay, doanh nghiệp Việt Nam thay hình thức kế toán thủ công công cụ kế toán đắc lực phần mềm kế toán : Fast accounting, ACMan, Acplus, …Trong , ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp( Enterprise Resource Planning) xem giải pháp công nghệ thông tin có khả tích hợp toàn ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh doanh nghiệp vào hệ thống Và xem lựa chọn hàng đầu doanh nghiệp triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công tác kế toán Vậy ERP gì? Ứng dụng ERP nào? Thông qua đề tài “ Ứng dụng ERP quản lý hàng tồn kho” tác giả góp phần nhỏ việc giải thích khía cạnh ERP Trong trình nghiên cứu tác giả vận dụng phương pháp sau: -Quan sát -Thu thập số liệu -Thống kê, mô tả Với thông tin có tác giả trình bày đề tài với bố cục sau: Ngoài phần mở đầu kết luận, đề tài gồm có chương Chương1: Giới thiệu khái quát ERP Chương 2: Ứng dụng ERP quản lý hàng tồn kho Chương 3: Thực trạng ứng dụng ERP quản lý hàng tồn kho Việt Nam giải pháp ứng dụng CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ERP 1.1.Khái niệm Theo Travis Anderegg (2000), hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Enterprise Resource Planning (ERP) thuật ngữ dùng liên quan đến loạt hoạt động doanh nghiệp phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý hoạt động chủ chốt như: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng…Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư,máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu 1.2 Đặc điểm ERP hệ thống phần mềm mở rộng phát triển theo thời gian, theo loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình 1.3.Chức ERP quản lý toàn nguồn lực doanh nghiệp với chức tiêu biểu sau: - Quản trị tài - Quản trị sản xuất - Quản trị kho - Quản trị bán hàng công nợ phải thu - Quản trị mua hàng công nợ phải trả - Quản trị nhân sự- tiền lương - Quản trị Marketing - Quản trị sữa chữa - Quản trị hệ thống - Hệ thống cảnh báo thông minh 1.4.Các phân hệ ERP Đặc trưng phần mềm ERP có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, phần mềm có chức riêng Từng phân hệ hoạt động độc lập chất hệ thống ERP, chúng kết nối với để tự động chia thông tin với phân hệ khác nhằm tạo nên hệ thống mạnh Các phân hệ phần mềm ERP điển sau: - Kế toán: Phân hệ chia thành nhiều phân hệ Sổ Cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt…Các phân hệ kế toán tảng phần mềm ERP - Mua hàng - Sản xuất - Bán hàng - Quản lý nhân tiền lương - Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông công chúng 1.5.Lợi ích 1.5.1 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy ERP giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy để đưa định dựa sở có đầy đủ thông tin.Nếu hệ thống ERP, cán quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài hoạt động công ty Với hệ thống ERP, điều thực cách dễ dàng cách sử dụng phần mềm ứng dụng thời gian thực Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung liệu từ phân hệ vào sở quản lý liệu chung giúp cho phân hệ riêng biệt chia sẻ thông tin với cách dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERP không thu thập xử lý khối lượng lớn giao dịch hàng ngày mà nhanh chóng lập phân tích phức tạp báo cáo đa dạng 1.5.2 Công tác kế toán xác Phần mềm kế toán phân hệ kế toán phần mềm ERP giúp công ty giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải cách hạch toán thủ công Phân hệ kế toán giúp nhân viên kiểm toán nội cán quản lý cao cấp kiểm tra tính xác tài khoản Hơn nữa, phân hệ kế toán thiết kế tốt hỗ trợ qui trình kế toán biện pháp kiểm soát nội chất lượng 1.5.3.Cải tiến quản lý hàng tồn kho Phân hệ quản lý hàng tồn kho phần mềm ERP cho phép công ty theo dõi hàng tồn kho xác xác định mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ mà giảm nhu cầu vốn lưu động đồng thời giúp tăng hiệu sản xuất 1.5.4 Tăng hiệu sản xuất Phân hệ hoạch định quản lý sản xuất phần mềm ERP giúp công ty nhận dạng loại bỏ yếu tố hiệu quy trình sản xuất Chẳng hạn, công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất cách thủ công dẫn đến tính toán sai điều gây nên điểm thắt cổ chai trình sản xuất thường sử dụng không hết công suất máy móc công nhân Nói cách khác, điều có nghĩa áp dụng hệ thống hoạch định sản xuất hiệu làm giảm chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm 1.5.5 Quản lý nhân hiệu Phân hệ quản lý nhân tính lương giúp xếp hợp lý qui trình quản lý nhân tính lương, làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu sai sót gian lận hệ thống tính lương CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG ERP TRONG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO 2.1.Kế toán hàng tồn kho ERP 2.1.1.Khái niệm nguyên tắc vận dụng kế toán hàng tồn kho 2.1.1.1.Khái niệm Theo khái niệm Bộ Tài quy định hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp, hàng tồn kho tài sản giữ để bán kỳ sản xuấtkinh doanh bình thường,đang trình sản xuất - kinh doanh dở dang, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trình sản xuất - kinh doanh cung cấp dịch vụ, hàng hóa doanh nghiệp đường nhập kho… 2.1.1.2.Các nguyên tắc vận dụng kế toán hàng tồn kho - Trị giá vật liệu xuất nhập tồn phải đánh giá theo nguyên tắc giá gốc Kế toán phải xác định giá gốc hàng tồn kho thời điểm khác Giá gốc bao gồm: Chi phí thu mua (gồm giá mua), chi phí chế biến chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có hàng tồn kho địa điểm trạng thái - Trong doanh nghiệp áp dụng hai phương pháp kế toán hàng tồn kho phương pháp kê khai thường xuyên phương pháp kiểm kê định kỳ Việc lựa chọn phương pháp tùy thuộc vào tình hình cụ thể doanh nghiệp : đặc điểm, tính chất, số lượng chủng loại yêu cầu công tác quản lý doanh nghiệp Khi thực phương pháp phải đảm bảo tính chất quán niên độ kế toán - Kế toán vật liệu phải thực đồng thời kế toán chi tiết giá trị lẫn vật Kế toán phải theo dõi chi tiết thứ, loại…theo địa điểm quản lý sử dụng, luôn phải đảm bảo khớp giá trị lẫn vật, thực tế với số liệu sổ kế toán, kế toán tổng hợp kế toán chi tiết - Cuối kỳ kế toán năm, giá trị thực hàng tồn kho nhỏ giá gốc phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng giảm giá lập vào quy định hành 2.1.2 Các phương pháp quản lý hàng tồn kho + Phương pháp kê khai thường xuyên : phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất tồn kho hàng tồn kho sổ kế toán Các tài khoản hàng tồn kho theo phương pháp dùng để phản ánh số có, tình hình biến động tăng, giảm hàng tồn kho Giá trị hàng tồn kho tồn kho xác định lúc kỳ kế toán sổ kế toán = Giá trị HTK tồn kho cuối kỳ + Giá trị HTK tồn đầu kỳ Giá trị HTK nhập kỳ Giá trị HTK xuất dùng kỳ - - Cuối kỳ, kế toán vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu sổ kế toán, có chênh lệch phải tiến hành xử lý kịp thời - Phương pháp thường áp dụng cho đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp…), đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn + Phương pháp kiểm kê định kỳ : phương pháp hạch toán vào kết kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ hàng tồn kho sổ kế toán tổng hợp từ tính giá trị hàng tồn kho: = + Giá trị HTK xuất kho Giá trị HTK tồn đầu kỳ Giá trị HTK nhập kỳ - Giá trị HTK tồn cuối kỳ - Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, biến động hàng tồn kho ( nhập, xuất kho) không theo dõi, phản ánh tài khoản hàng tồn kho, mà theo dõi, phản ánh tài khoản TK 611- Mua hàng - Công tác kiểm kê hàng tồn kho tiến hành cuối kỳ kế toán để xác định hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ làm ghi sổ kế toán hàng tồn kho Trên sở giá trị hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ giá trị hàng tồn kho nhập kho kỳ để xác định giá trị hàng tồn kho xuất dùng kỳ làm ghi sổ kế toán cho tài khoản 611 - Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ tài khoản hàng tồn kho sử dụng đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) cuối kỳ (để kết chuyển số dư cuối kỳ) - Phương pháp thường áp dụng đơn vị có nhiều chủng loại vật liệu với qui cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, hàng tồn kho xuất dùng xuất bán thường xuyên - Phương pháp có ưu điểm đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, độ xác không cao chịu ảnh hưởng công tác quản lý hàng tồn kho doanh nghiệp 2.1.3 Tính giá hàng tồn kho Hàng tồn kho thường tài sản quan trọng doanh nghiệp, việc xác định phương pháp tính giá ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, nên phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho phải cung cấp số thực tế xác.Việc xác định giá trị hàng tồn kho phải tuân thủ nguyên tắc giá gốc (giá gốc bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến chi phí trực tiếp khác phát sinh để có hàng tồn kho địa điểm trạng thái tại) Tuy nhiên, chi phí sản xuât vượt mức bình thường, chi phí bảo quản hàng tồn kho, chi phí bán hàng chi phí quản lý không tính vào giá gốc hàng tồn kho 2.1.3.1 Khâu nhập Giá trị hàng tồn kho xác định theo giá gốc Việc xác định giá gốc hàng tồn kho trường hợp cụ thể khác tùy theo nguồn gốc hình thành, giá gốc hàng tồn kho nhập kỳ tính sau: -Đối với hàng tồn kho mua Giá gốc = Giá mua + Các khoản thuế không hoàn lại + Chi phí thu mua - Các khoản giảm giá chiết khấu thương mại Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí bảo quản, bảo hiểm, hao hụt hợp lý đường đi, tiền thuê kho bãi, chi phí phận thu mua độc lập… Giảm giá khoản giảm giá phát sinh sau nhận hàng xuất phát từ việc giao hàng không quy cách… ký kết Chiết khấu thương mại (nếu có): khoản tiền doanh nghiệp giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng nhiều lần đạt mức định để hưởng chiết khấu Giá gốc = Giá gốc vật tư, hàng hóa xuất kho đem gia công chế biến + Chi phí chế biến + Chi phí liên quan trực tiếp khác -Trường hợp tự sản xuất chế biến thuê gia công chê biến: Chi phí chế biến: bao gồm chi phí có liên quan trực tiếp đến hàng tồn kho chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí SX chung cố định chi phí SX chung biến đổi phát sinh trình chuyển hoá hàng tồn kho Chi phí liên quan trực tiếp khác: Bao gồm khoản chi phí chi phí vận chuyển, bốc xếp, phí bảo hiểm tiền trả cho người gia công - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ đông đóng góp Giá gốc = Giá đánh giá hội đồng liên doanh chấp nhận + Các chi phí doanh nghiệp bỏ thêm (nếu có) - Đối với nguyên vật liệu cấp, biếu tặng Giá gốc giá tương đương thị trường (giá trị hợp lý) 2.1.3.2 Khâu xuất Do ảnh hưởng giá thị trường nên giá gốc nhiều loại hàng tồn kho thay đổi Một loại hàng tồn kho mua thời điểm khác có 10 giá gốc khác Do vậy, tính giá xuât hàng tồn kho khác Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho, giá gốc xuất kho áp dụng phương pháp sau: + Phương pháp tính theo giá đích danh + Phương pháp tính nhập trước – xuất trước (FIFO) + Phương pháp tính nhập sau – xuất trước (LIFO) + Phương pháp tính bình quân gia quyền (BQGQ) Trong ERP phân hệ thiết lập cho phép người dùng lựa chọn phương pháp xác định tồn kho: + Nhập trước xuất trước (FIFO) + Nhập sau xuất trước (LIFO) + Bình quân gia quyền 2.1.3.1.1.Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO) Theo phương pháp áp dụng dựa giả định hàng tồn kho nhập trước xuất trước, hàng tồn kho tồn kho lại cuối kỳ hang ftồn kho nhập kho gần thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp giá trị hàng tồn kho xuất kho tính theo giá lô hàng nhập kho thời điểm đầu kỳ gần đầu kỳ, giá trị hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ tính theo giá hàng nhập kho thời điểm cuối kỳ gần cuối kỳ tồn kho 2.1.3.1.2.Phương pháp nhập sau xuất trước (LI FO ) Theo phương pháp áp dụng dựa giả định hàng tồn kho mua sau sản xuất sau xuất trước, hàng tồn kho lại cuối kỳ hàng tồn kho mua sản xuất thời điểm trước Theo phương pháp giá trị hàng tồn kho xuất kho tính theo giá lô hàng nhập kho thời điểm nhập sau gần sau cùng, giá trị hàng tồn kho tính theo giá hàng nhập kho thời điểm đầu kỳ gần đầu kỳ tồn kho 2.1.3.1.3 Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị hàng tồn kho tính theo giá trị trung bình loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ giá trị loại hàng tồn kho mua sản xuất kỳ Giá trị trung bình tính theo thời kỳ vào nhập hàng tồn kho về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Đơn giá thực tế bình quân = Giá trị hàng tồn đầu kỳ + giá trị hàng thực tế nhập Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập kỳ 13 • • • • • • • • • • • • • • • • • Theo đơn đặt hàng: thể mức tồn kho hàng hóa dành riêng để thực đơn hàng, lô hàng xác định Thực tổng kết kỳ để ghi nhận lưu trữ thông tin tồn kho thời điểm cuối kỳ (tháng, quý, năm) -Báo động hàng tồn kho Báo động hàng tồn kho vượt giới hạn mức lưu trữ quy định Báo động hàng tồn kho hết hạn sử dụng Thiết lập khoảng thời gian cảnh báo trước hết hạn Danh sách hàng hóa hết hạn sử dụng Theo dõi hàng hạn sử dụng -Lên kế hoạch ghi nhận thông tin dịch vụ bảo quản kho Lập kế hoạch sử dụng dịch vụ bảo quản kho Phát sinh phiếu sử dụng dịch vụ Danh sách dịch vụ thực -Lên kế hoạch ghi nhận thông tin kiểm kê kho Lập phiếu theo dõi hoạt động kiểm kê gồm: Danh sách hàng hóa kiểm kê với số lượng tồn kho tính toán, cho phép ghi nhận thông tin số lượng hàng theo kiểm kê, tính toán chênh lệch kiểm kê, ghi nhận biện pháp xử lý chênh lệch Danh sách nhân viên tham gia kiểm kê -Hệ thống báo cáo phân tích tình hình tồn kho hàng hóa Hệ thống báo cáo hiển thị theo dạng bảng đồ thị, thuận tiện cho việc phân tích Sổ chi tiết hàng hóa Các báo cáo cân đối hàng hóa theo số lượng, theo giá trị Các báo cáo tổng hợp vật tư xuất nhập Các loại bảng kê phiếu xuất nhập kho Các báo cáo tình hình sử dụng kho 2.2.2.Quy trình quản lý hàng tồn kho hệ thống ERP Phân hệ quản lý kho Quản lý mã hàng Quản lý hoạt động nhập kho Quản lý hoạt động xuất kho Quản lý mã hàng hệ thống Nhập kho mua hàng Xuất kho bán hàng Xuất kho sản xuất Nhập kho trực tiếp Xuất chuyển kho Xuất lắp ráp 14 Sơ đồ: 2.1 Sơ đồ tổng quát quy trình quản lý hàng tồn kho hệ thống ERP 2.2.2.1 Quản lý mã hàng Bộ phận kế hoạch vật tư, kinh doanh Bắt đầu Lập yêu cầu cấp mới, sửa mã hàng Bộ phận quản lý mã hàng Sửa mã theo quy chuẩn Tồn Kiểm tra cần thiết thay đổi hệ thống Phân loại Cấp mã Có thể thay đổi Thông tin cho người yêu cầu Kiểm tra tồn mặt hàng hệ thống Kết thúc 15 Có không Sơ đồ 2.2 Sơ đồ xử lý trình quản lý mã hàng Ghi • Xử lý thủ công Điều kiện rẽ nhánh Tự động hóa Bắt đầu Đường luân chuyển Bảng 2.1 Mô tả chi tiết trình quản lý mã hàng Chức báo cáo sử Stt Tên nghiệp vụ NV thực dụng phần mềm Yêu cầu cấp mới, sửa mã PKD, PKHVT hàng Nội dung Phòng kinh doanh phòng kế hoạch vật tư phát sinh nhu cầu lập mã hàng sửa lại mã hàng hệ thống lập yêu cầu với người phụ trách quản lý việc đặt mã hàng hệ thống 16 Cán phụ trách quản lý mã hàng hệ thống kiểm tra tồn mặt hàng Kiểm tra tồn hệ thống cách tìm kiếm thông tin mặt BP.quản lý mã Danh mục vật mặt hàng phần mềm.- Đối với yêu hàng hệ hàng tư cầu thêm mới:+ Nếu không tồn thực thống bước (3).+ Nếu tồn thông báo lại với người lập yêu cầu.- Đối với nhu cầu sửa mã hàng thực bước (6) Cán phụ trách quản lý mã hàng dựa vào thông tin mặt hàng người yêu cầu cung Phân loại mặt BP.quản lý mã cấp để xác định thuộc tính, nhóm hàng, loại hàng hàng hàng, nhà cung cấp…, thông tin liên quan để đặt mã hàng theo quy định Dựa vào thông tin mặt hàng người yêu BP.quản lý mã Danh mục vật cầu cung cấp, người phụ trách quản lý mã đặt Cấp mã hàng tư mã hàng, tên hàng…vv vào danh mục vật tư hàng hóa phần mềm Thông tin lại BP.quản lý mã cho người yêu Thông báo kết cho người yêu cầu hàng cầu Kiểm tra cần thiết bắt buộc phải thay đổi mã hay không thay đổi sửa mã Kiểm tra cần hệ thống: thiết thay BP.quản lý mã + Nếu thay đổi thực bước đổi hệ hàng (5) thống + Nếu thay đổi thực bước (7) Thực sửa mã hàng hệ thống, mã BP.quản lý mã Danh mục vật Sửa mã hàng sửa lại cần đảm bảo theo quy hàng tư tắc đặt mã 2.2.2.2.Quản lý hoạt động xuất kho sản xuất • Bảng 2.2 Mô tả chi tiết trình xuất kho sản xuất STT Tên nghiệp vụ Chức báo cáo NV thực sử dụng phần mềm Nội dung 17 Lập đề nghị xuất NVL sản xuất Phòng kế hoạch vật tư, phận có nhu cầu Phòng kế hoạch vật tư lập Báo cáo tổng hướng dẫn sản xuất cho tổ hợp nhập xuất làm đề nghị xuất kho cho sản xuất, tồn phận có nhu cầu trực tiếp làm đề nghị xuất nguyên vật liệu Phê duyệt Giám đốc người ủy quyền Báo cáo tổng Giám đốc người ủy quyền hợp nhập xuất phê duyệt đề nghị tồn Kiểm tra tồn kho Kế toán kho Lập giao dịch in phiếu xuất kho Kế toán kho Xuất kho Thủ kho Kiểm tra tồn kho hệ thống xem đáp ứng nhu cầu không? Báo cáo tổng +Nếu đủ hàng để xuất thực bước hợp nhập xuất (4) tồn +Nếu không đủ hàng thực bước (5) Căn vào yêu cầu xuất kho,kế toán kho lập giao dịch xuất kho hệ thống Phiếu xuất Sau lập giao dịch kế toán kho thực kho in phiếu xuất kho để lưu lại thông tin lấy xác nhận cá nhân có liên quan Thủ kho phiếu xuất kho ký duyệt thực xuất kho theo phiếu 2.2.2.3 Quy trình xuất chuyển kho  Bảng 2.3 Mô tả chi tiết trình xuất chuyển kho Chức Tên NV thực báo cáo sử Stt nghiệp Nội dung dụng vụ phần mềm Lập yêu Bộ phận Phiếu xuất kho Bộ phận có nhu cầu chuyển kho làm cầu có nhu cầu giấy đề nghị chuyển kho chuyển kho Phê duyệt Giám đốc Phiếu xuất kho Giám đốc người ủy quyền người xem xét đề nghị chuyể kho: ủy + Nếu yêu cầu duyệt chuyển quyền sang bước (3) + Nếu yêu cầu không duyệt chuyển kết thúc quy trình 18 Kiểm tra tồn kho Kế toán kho Phiếu xuất kho Lập giao Thủ kho dịch in phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Kiểm tra giao dịch Thực Kế toán giao dịch kho điều chỉnh Kế toán kho Phiếu xuất kho Kế toán kho vào phiếu đề nghị chuyển kho duyệt, thực lập giao dịch chuyển kho hệ thống, sau in phiếu xuất chuyển kho lấy xác nhận bên liên quan Thủ kho vào phiếu xuất kho có chữ ký xác nhận bên liên quan để thực xuất kho đồng thời xuất kho thủ kho ký vào phiếu xuất kho Căn vào phiếu xuất kho kế toán kho tiến hành kiểm tra lại giao dịch: +nếu sai lệch kết thúc quy trình +Nếu có sai lệch số lượng giao dịch với số lượng thực tế xuất chuyển qua bước (6) Kế toán vật tư vào phiếu xuất kho điều chỉnh sai lệch giao dịch xuất chuyển kho lập 2.2.2.4.Quy trình xuất lắp ráp Bộ phận có nhu cầu Bắt đầu Lập yêu cầu lắp ráp Phiếu đề nghị lắp ráp Phê duyệt đề nghị Giám đốc, người ủy quyền Phiếu đề nghị lắp ráp duyệt Lập giao dịch in phiếu xuất kho Phiếu xuất lắp ráp 19 Kế hoạch vật tư Thực xuất kho Phiếu xuất lắp ráp Thủ kho Phiếu xuất lắp ráp Lắp ráp, dán mã Kỹ thuật Kết thúc Sơ đồ 2.3 Sơ đồ xử lý trình xuất lắp ráp Ghi Xử lý thủ công Tự động hóa Đường luân chuyển Điều kiện rẽ nhánh Bắt đầu  Bảng 2.4 Mô tả chi tiết trình xuất lắp ráp STT Tên nghiệp vụ NV thực Chức báo cáo sử dụng phần mềm Nội dung Lập yêu cầu xuất vật tư để lắp ráp Bộ phận có nhu cầu Bộ phận có nhu cầu lắp ráp hàng làm phiếu đề nghị xuất vật tư để lắp ráp Phê duyệt Giám đốc người ủy quyền Giám đốc người ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị: + Nếu yêu cầu phê duyệt chuyển sang bước (3) +Nếu yêu cầu không duyệt kết thúc quy trình 20 Lập giao dịch in phiếu xuất kho Thực xuất kho Kế toán kho Lắp ráp Kỹ thuật Thủ kho Phiếu xuât kho Kế toán kho vào giấy đề nghị xuất lắp ráp hệ thống, sau in phiếu xuất lắp ráp để lấy xác nhận bên liên quan Thủ kho vào xuất lắp ráp có ký xác nhận bên liên quan để thực xuất kho vật tư lắp ráp đồng thời xuất kho thủ kho phải ký vào phiếu xuất kho Căn vào phiếu xuất lắp ráp ký nhận, phận kỹ thuật lắp ráp dán mã lên mặt hàng lắp ráp 2.2.2.5 Quy trình nhập kho từ sản xuất Các phận có nhu cầu Bắt đầu Lập yêu cầu nhập kho Kiểm hàng nhập kho Thực giao dịch nhập kho hệ thống, in phiếu nhập Phiếu nhập kho Kết thúc Phiếu giao nhận Thủ kho Kế toán kho Sơ đồ 2.4 Sơ đồ xử lý trình nhập kho từ sản xuất Ghi Xử lý thủ công Tự động hóa Điều kiện rẽ nhánh Bắt đầu 21 Đường luân chuyển  Bảng 2.5 Mô tả chi tiết trình nhập kho từ sản xuất STT Tên nghiệp vụ Lập yêu cầu nhập kho Kiểm hàng nhập kho Thực giao dịch nhập kho in phiếu xuất Chức báo cáo sử NV thực Nội dung dụng phần mềm Bộ phận có Phiếu nhập kho Quy trình áp dụng có nhu nhu cầu cầu nhập lại CCDC, NVL từ sản xuất, nhập từ kiểm kê thừa… Khi có yêu cầu nhập kho phận có nhu cầu chuyển hàng kho yêu cầu thủ kho nhập kho Thủ kho Phiếu nhập kho Thủ kho tiếp nhận yêu cầu nhập kho tiến hành kiểm hàng Cho nhập hàng vào kho tiến hành giao nhận hàng, thực lập giao dịch nhập kho hệ thống sau in phiếu lấy xác nhận bên liên quan Kế toán kho Phiếu nhập kho Kế toán kho vào phiếu giao nhận hàng thực tế có xác nhận bên liên quan 2.2.2.6.Quy trình nhập kho mua hàng Thủ kho Bắt đầu Nhận kiểm tra hàng Đơn đặt hàng mua Phiếu giao nhận hàng Thông báo cho phòng mua hàng Lập giao dịch nhập mua, in phiếu Phiếu nhập kho Đơn đặt hàng mua Nhập kho Phiếu nhập kho Kết thúc 22 Kế toán kho Thủ kho Sơ đồ 2.5 Sơ đồ xử lý trình nhập kho mua hàng Ghi Xử lý thủ công Điều kiện rẽ nhánh Tự động hóa Bắt đầu Đường luân chuyển Stt Tên NV thực Chức báo cáo sử nghiệp Nội dung dụng phần mềm vụ Nhận Thủ kho Bảng kê đơn đặt hàng mua Thủ kho nhận kiểm tra kiểm tra hàng theo đơn hàng mua: hàng +Nếu thực bước (3) + Nếu sai thực bước (2) Thông Thủ kho Phiếu nhập kho Thông báo cho phòng mua báo cho hàng hàng nhận không phòng yêu cầu, 23 mua hàng Lập giao Kế toán Phiếu nhập kho dịch nhập kho mua Nhập kho Thủ kho Phiếu nhập kho Lập giao dịch nhập mua hệ thống, in lấy xác nhận bên liên quan Thủ kho thực nhập kho  Bảng 2.6 Mô tả chi tiết trình nhập kho mua hàng 2.2.2.7.Quy trình xuất kho bán hàng Kế to Kế toán kho Bắt đầu Kiểm tra lệnh xuất kho với đơn đặt hàng Kiểm tra tồn kho Lập hóa đơn, in hóa đơn Xuất kho Kết thúc Đơn đặt hàng Hóa đơn bán hàng Thông báo cho phận liên quan 24 Thủ kho Stt Sơ đồ 2.6 Sơ đồ xử lý trình xuất kho bán hàng Ghi Xử lý thủ công Điều kiện rẽ nhánh Tự động hóa Bắt đầu Đường luân chuyển  Bảng 2.7 Mô tả chi tiết trình xuất kho bán hàng Chức báo cáo NV thực Tên nghiệp vụ sử dụng Nội dung phần mềm Kiểm tra lệnh Kế toán Bảng kê đơn Kế toán kho nhận lệnh xuất kho với đơn kho hàng bán xuất kho, kiểm tra lệnh xuất kho hàng bán với đơn hàng bán: +Nếu thực bước(3) +Nếu sai thực bước(2) Thông báo cho Kế toán Thông báo cho phận yêu phận liên kho cầu xuất kho sai lệch thông quan tin đơn hàng bán so với lệnh xuất kho không đủ hàng xuất Kiểm tra tồn kho Kế toán Kế toán kho kiểm tra tồn kho kho hệ thống: +Nếu đủ hàng thực bước (4) +Nếu không đủ thực bước (2) Lập hóa đơn Kế toán Kế toán kho dựa vào thông kho tin hệ thống lập hóa đơn bán hàng Xuất kho Thủ kho Thủ kho thực xuất kho theo lệnh xuất kho 2.2.2.8.Dự báo nhu cầu vật tư thời gian chờ hàng Các phần mềm nước thường yếu khả dự báo trước nhu cầu vật tư thời gian cần thiết cho việc mua hàng 2.2.2.9.Danh mục vật tư Danh mục Vật tư bảng liệt kê vật tư đầu vào để tạo sản phẩm 25 Phần mềm nên cho phép tạo nhiều danh mục vật tư cho sản phẩm cho phép thay vật tư vật tư tương tự 2.2.2.10.Thời gian chờ hàng Phần mềm có hỗ trợ việc theo dõi phế phẩm vật liệu tái sinh hay không 2.2.2.11.Nhiều địa điểm Các phần mềm theo dõi loại hàng hoá khác (các loại vật liệu, sản phẩm dở dang thành phẩm) địa điểm khác 2.2.2.12.Theo dõi hàng tồn kho Phần mềm hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn kho từ khâu nguyên vật liệu qua trình sản xuất khâu thành phẩm dựa nhãn số thùng, số lô số sêri 2.2.2.13.Tích hợp phân hệ mua hàng với phân hệ sản xuất Phân hệ quản lý Hàng tồn kho tích hợp hoàn toàn với phân hệ mua hàng phân hệ hoạch định sản xuất, trường hợp phần mềm ERP có phân hệ CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ERP TRONG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO Ở VIỆT NAM VÀ GIẢI PHÁP VẬN DỤNG 3.1.Thực trạng ứng dụng ERP quản lý hàng tồn kho Việt Nam Việc triển khai ERP Việt Nam ý nhiều từ năm 2003 Theo tạp chí PCWorld (Thế giới Vi Tính Số 87 tháng 1.2008), công ty triển khai sớm dự án ERP Việt Nam kể đến Bảo Minh (triển khai năm 2003), Thép Miền nam (năm 2003), Vinatex (năm 2003) Trong năm dự án ERP quy mô lớn triển khai đồng loạt công ty SaiGon Coop, Bibica, Savitex, Tổng công ty lương thực Miền nam, Vinamilk Các doanh nghiệp nhỏ bắt đầu triển khai với giải pháp phù hợp với quy mô có doanh nghiệp tạo quy trình sản xuất đại nhờ ứng dụng ERP Tuy nhiên nhìn chung doanh nghiệp Việt Nam giai đoạn bắt đầu triển khai ứng dụng này, hầu hết dự án đề tập trung vào chức tài kế toán phân hệ hàng tồn kho, mua hàng triển khai phân hệ sản xuất Năm 2007 thị trường ERP Việt Nam thực trở nên sôi động, đánh dấu việc tham gia loạt “đại gia” ERP như: SAP, Tectura, Atos, Soltius Ngay IBM, tên tuổi lớn vốn biết đến Việt Nam lĩnh vực phần cứng có động thái quay trở lại thị trường phần mềm Việt Nam Đến thời điểm này, thấy, việc phát triển ERP Việt Nam xu hướng quay ngược Hơn hết, doanh nghiệp, tập đoàn, công ty lớn phải chịu sức ép cạnh tranh từ gia nhập WTO niêm yết thị trường 26 chứng khoán hiểu rõ cần thiết phải ứng dụng ERP Chính thế, thị trường ERP Việt Nam năm qua ghi nhận chuyển biến lớn từ lượng sang chất Các doanh nghiệp tư nhân lớn Kinh Đô, Phong Phú, PV Drilling nhập với hợp đồng lên tới hàng triệu USD sẵn sàng cho “đại phẫu” quản lý Có thể thấy, thị trường ERP Việt Nam thực sôi động đặc biệt năm 2007,nhận thức tầm quan trọng ERP hoạt động quản lý doanh nghiệp nâng cao nhiều so với năm trước Thách thức hội nhập đòi hỏi công ty phải thay đổi phong cách quản lý dựa tảng công nghệ 3.2.Giải pháp vận dụng ERP quản lý hàng tồn kho Việt Nam Việc ứng dụng ERP quản lý mói chung quản lý hàng tồn kho nói riêng Việt Nam thường gặp phải khó khăn liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ, thay đổi quy trình doanh nghiệp cho phù hợp với quy trình phần mềm, thay đổi cấu tổ chức công ty Do vậy, muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán có lực, dám chấp nhận biết cách thay đổi Quan trọng cam kết lãnh đạo lực quản lý thay đổi mà ERP yêu cầu Hạ tầng CNTT cần phải đồng hóa, chuẩn hóa củng cố Cần có hợp tác hỗ trợ từ đối tác nhà tư vấn KẾT LUẬN Tin học hóa doanh nghiệp trình phức tạp đòi hỏi nhiều nguồn lực Có làm tốt việc xây dựng lộ trình tin học hóa giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống thông tin thông suốt, kịp thời cho Nó hỗ trợ nhân viên, nhà quản lý mà trợ giúp ban lãnh đạo định quan trọng Một hệ thống thông tin thông suốt không giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hoạt động mà tăng tính cạnh tranh, đặc biệt kinh tế hội nhập toàn cầu hóa nay.Việc ứng dụng tin học hóa nói chung ERP nói riêng vào vào công tác quản lý Việt Nam mẽ giai đoạn hội nhập thiết nghĩ cá nhân, doanh nghiệp cần trang bị cho tảng kiến thức tin hoạc hóa cần thiết, vận dụng tin học hóa phù hợp với điều kiện doanh nghiệp để công nghệ thông tin chìa khóa dẫn đến thành công tương lai ... quản lý hàng tồn kho hệ thống ERP Phân hệ quản lý kho Quản lý mã hàng Quản lý hoạt động nhập kho Quản lý hoạt động xuất kho Quản lý mã hàng hệ thống Nhập kho mua hàng Xuất kho bán hàng Xuất kho. .. để xác định hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ làm ghi sổ kế toán hàng tồn kho Trên sở giá trị hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ giá trị hàng tồn kho nhập kho kỳ để xác định giá trị hàng tồn kho xuất dùng... thiệu khái quát ERP Chương 2: Ứng dụng ERP quản lý hàng tồn kho Chương 3: Thực trạng ứng dụng ERP quản lý hàng tồn kho Việt Nam giải pháp ứng dụng CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ERP 1.1.Khái