Công tác xử lý tài liệu tại thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Header Page of 126 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - VŨ THÚY HẬU CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THÔNG TIN THƢ VIỆN Chuyên ngành : Khoa học Thông tin - Thư viện Mã số : 60 32 02 03 Ngƣời hƣớng dẫn : TS Vũ Dƣơng Thúy Ngà XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỒI ĐỒNG Giáo hiên hướng dẫn Chủ tịch Hội đồng chấm Luận văn TS Vũ Dƣơng Thúy Ngà PGS TS Nguyễn Thị Lan Thanh HÀ NỘI – 2016 Footer Page of 126 Header Page of 126 XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN Chủ tịch Hội đồng PGS.TS Nguyễn Thị Lan Thanh Footer Page of 126 Header Page of 126 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng Các kết nghiên cứu hoàn toàn trung thực Tôi xin cam đoan tài liệu tham khảo trích dẫn luận văn xác định rõ nguồn gốc Hà Nội, tháng 10 năm 2016 Tác giả luận văn Vũ Thúy Hậu Footer Page of 126 Header Page of 126 LỜI CẢM ƠN Trong thời gian nghiên cứu hoàn thành luận văn mình, nhận hỗ trợ giáo viên hướng dẫn, thầy cô giáo, bạn đồng nghiệp người thân Đầu tiên, xin gửi lời cảm ơn tới TS Vũ Dương Thúy Ngà, người tận tình bảo cho suốt thời gian thực nghiên cứu Tiếp đến tới xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo, người giúp đỡ suốt trình học cao học, cung cấp kiến thức chia sẻ kinh nghiệm chuyên môn để hoàn thành đề tài Và xin cảm ơn Ban Giám đốc, bạn đồng nghiệp Thư viện Bộ tạo điều kiện thuận lợi cho tham gia học tập nâng cao trình độ chuyên môn Cuối cùng, xin bày tỏ biết ơn tới người thân gia đình động viên để hoàn thành khóa học thực Luận văn cách tốt Footer Page of 126 Header Page of 126 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt tiếng Việt Footer Page of 126 CSDL Cơ sở liệu KHPL Ký hiệu phân loại MLTT Mục lục trực tuyến NCT Nhu cầu tin NDT Người dùng tin NVTV Nhân viên thư viện TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam Thư viện Bộ Thư viện Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn XLTL Xử lý tài liệu XLHT Xử lý hình thức XLND Xử lý nội dung Header Page of 126 Từ viết tắt tiếng Anh AACR2 Anglo-American Cataloguing Rule, Edition Two Quy tắc biên mục Anh-Mỹ BBK Bibliothekarisch Bibliographische Klassifikation Bảng phân loại thư viện thư mục DC Dublin Core Metadata Standard Chuẩn biên mục siêu liệu DDC Dewey Decimal Classification Bảng phân loại thập phân Dewey ISBN International Standard Book Number Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách ISO International Standard Organization Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISSN International Standard Serial Number Mã số chuẩn quốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ LCC Library of Congress classification Bảng phân loại Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ LCSH Library of Congress Subject Headings Khung đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ MARC Machine readable Cataloguing Biên mục đọc máy OPAC Online Public Access Catalog Mục lục truy cập công cộng trực tuyến RDA Resource Description and Access Quy tắc biên mục mô tả truy cập tài nguyên UDC Universal Decimal Classification Bảng phân loại thập phân bách khoa Footer Page of 126 Header Page of 126 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Tình hình nghiên cứu 3 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu 7 Ý nghĩa khoa học ứng dụng đề tài 8 Kết quả nghiên cứu CHƢƠNG : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 1.1 Cơ sở lý luận xử lý tài liệu 1.1.1 Khái niệm chung xử lý tài liệu 1.1.2 Đặc điểm công tác xử lý tài liệu 14 1.1.3 Chức vai trò công tác xử lý tài liệu 15 1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu 18 1.1.5 Các tiêu chí đánh giá chất lượng xử lý tài liệu 30 1.2.Khái quát Thư viê ̣n Bộ Nông nghiê ̣p và Phát triển nông thôn lược sử công tác xử lý tài liệu 33 1.2.1 Chức nhiệm vụ Thư viện Bộ 33 1.2.2 Nguồ n lực thông tin Thư viện 34 1.2.3 Đặc điểm nhu cầu tin tại Thư viện Bộ 35 1.2.4 Cơ sở vật chấ t, hạ tầng công nghệ Thư viện 36 1.2.5 Nguồn nhân lực Thư viện Bộ 39 1.2.6 Lược sử công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Bộ 39 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 43 2.1 Phương thức tổ chức xử lý tài liệu 43 2.1.1 Xử lý tài liệu truyền thống 44 Footer Page of 126 Header Page of 126 2.1.2 Xử lý tài liệu điện tử 44 2.2 Biên mục mô tả 45 2.2.1 Công cụ hỗ trợ biên mục mô tả 45 2.2.2 Đánh giá kết quả biên mục mô tài liệu 51 2.3 Phân loại tài liệu 55 2.3.1 Công cụ phân loại tài liệu 55 2.3.2 Quy trình phân loại tài liệu 57 2.3.3 Đánh giá kết quả phân loại tài liệu 58 2.4 Định từ khóa tài liệu 60 2.4.1 Quy trình định từ khóa tài liệu 60 2.4.2 Đánh giá kết quả định từ khóa tài liệu 61 2.5 Tóm tắt tài liệu 66 2.5.1 Quy trình tóm tắt tài liệu 66 2.5.2 Đánh giá kết quả tóm tắt tài liệu 69 2.5 Nhận xét công tác xử lý tài liệu 72 2.5.1 Ưu điểm 73 2.5.2 Nhược điểm 75 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 78 3.1 Nhóm giải pháp quản lý 78 3.1.1 Đưa định hướng đạo thống 78 3.1.2 Thiết lập quy định nội 79 3.1.2 Nâng cao trình độ nguồn nhân lực 80 3.2 Nhóm giải pháp chuyên môn 82 3.2.1 Xây dựng công cụ hỗ trợ 82 3.2.2 Hiệu đính kết quả xử lý tài liệu 84 3.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin xử lý tài liệu 85 KẾT LUẬN 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 Footer Page of 126 Header Page of 126 DANH MỤC BẢNG BIỂU Tên Nội dung Trang Hình 1.1 Giới thiệu hệ thống quản lý thư viện VLIB 37 Hình 1.2 Các modul hệ thống quản lý thư viện VLIB 38 Hình 2.1 Sơ đồ quy trình tổ chức XLTL Thư viện Bộ 43 Bảng 2.2 Danh sách trường liệu CSDL Thư viện Bộ 49 Bảng 2.3 Bảng mô tả trường liệu cho tài liệu điện tử 50 Bảng 2.4 Lỗi vi phạm tính xác mô tả tài liệu 52 Bảng 2.5 Lỗi vi phạm tính thống mô tả tài liệu 54 Bảng 2.6 Số liệu thống kê đánh giá chất lượng biên mục mô tả 55 Bảng 2.7 KHPL đặc thù thường khai thác sử dụng 56 Bảng 2.8 Lỗi vi phạm tính thống phân loại tài liệu 58 Bảng 2.9 Lỗi vi phạm tính xác phân loại tài liệu 59 Bảng 2.10 Lỗi vi phạm tính xác định từ khóa 62 Bảng 2.11 Lỗi vi phạm tính phù hợp định từ khóa 66 Bảng 2.12 Lỗi vi phạm tính xác tóm tắt tài liệu 69 Footer Page of 126 Header Page 10 of 126 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngày với tiến khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin, giới đại chuyển từ thời đại công nghệ sang thời đại thông tin Ở tri thức-thông tin trở thành nguồn lực thúc đẩy phát triển quốc gia Từ đó, vị hoạt động thông tin-thư viện khẳng định đời sống xã hội Để đáp ứng đầy đủ thông tin khác cho người dùng tin (NDT) cách có chất lượng hiệu công tác xử lý tài liệu (XLTL) quan thông tin-thư viện phải đặt lên hàng đầu Thư viện Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn (Thư viện Bộ) nơi thu thập, lưu trữ phổ biến nguồn thông tin có giá trị ngành, tuyên truyền mô hình sản xuất giới thiệu tiến khoa học, công nghệ giống, công nghệ bảo quản - chế biến nông sản, tạo bước đột phá suất, chất lượng sản phẩm góp phần đảm bảo cho ngành Nông nghiệp phát triển với trình độ cao bền vững Thư viện tập hợp thông tin tư liệu cấu trồng, đối tượng vật nuôi, phương pháp sản xuất động theo hướng sản xuất hàng hóa, thích ứng với biến đối khí hậu; dựa khai thác hiệu tiềm lợi đất đai, lao động; nâng cao giá trị gia tăng cho nông sản đặc trưng với khối lượng chất lượng sản phẩm có sức cạnh tranh cao Được quan tâm cấp lãnh đạo, hàng năm Thư viện Bộ trì riêng dòng kinh phí cho việc bổ sung nhằm đa dạng phong phú nguồn lực thông tin Chính nhân viên thư viện (NVTV) cần phải quản lý tổ chức nguồn thông tin có để bạn đọc khai thác cách hiệu Để làm việc hoạt động XLTL cần phải trọng Footer Page 10 of 126 Header Page 37 of 126 tin tư liệu Từ vựng: TCVN thay cho TCVN 5453:1991: Hoạt động thông tin tư liệu Thuật ngữ khái niệm nhằm mục đích tạo thuận lợi truyền thông quốc tế lĩnh vực thông tin tư liệu Tiêu chuẩn trình bày thuật ngữ định nghĩa khái niệm chọn lọc liên quan đến lĩnh vực hoạt động thông tin, thư viện tư liệu Bên cạnh công cụ kể trên, máy móc trang thiết bị hỗ trợ trình XLTL nhằm rút ngắn thời gian, công sức cán xử lý, đem lại hiệu cao cho công việc Phương tiện kỹ thuật đề cập trình XLTL chủ yếu hệ thống máy tính nối mạng, phần mềm nghiệp vụ đảm bảo triển khai khổ mẫu biên mục đáp ứng yêu cầu trình bày khai thác liệu sau XLTL Tóm lại, công cụ đạt chuẩn, phương tiện đại đóng góp hữu hiệu cho công tác XLTL, từ tạo liệu đảm bảo tính tương thích điểm truy cập tra cứu giúp cho NDT tiếp cận sử dụng cách thuận lợi Phương thức xử lý tài liệu Trong bối cảnh thư viện đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, XLTL thông qua biên mục đọc máy triển khai nhiều thư viện Đây khâu xử lý tổng hợp bao gồm XLHT XLND Kết trình lưu giữ qua trình cập nhật liệu xử lý máy tính điện tử Các khổ mẫu biên mục đọc máy sử dụng nhằm đảm bảo thống cấu trúc trình bày liệu Hai khổ mẫu MACR21 DC áp dụng phổ biến tạo điều kiện cho thư viện kiểm soát tính quán trao đổi liệu với cách thuận tiện XLTL triển khai phổ biến theo ba phương thức: biên mục gốc, biên mục chép xử lý tập trung  Biên mục gốc 28 Footer Page 37 of 126 Header Page 38 of 126 Xử lý biên mục gốc tức trình tự XLTL NVTV thực nhận dạng tài liệu mô tả trực tiếp tài liệu cách ghi lại thông tin nội dung, hình thức, yếu tố xuất bản, đặc điểm vật lý, tên tác giả, tên tài liệu,… Lựa chọn thiết lập điểm truy cập điền vào khổ mẫu biên mục đọc máy Trong trình biên mục cần tuân thủ tính trung thực, khách quan trích rút thông tin tài liệu  Biên mục chép Biên mục chép tiến hành trường hợp tìm thấy biểu ghi CSDL thư viện cho phép tải biểu ghi qua cổng Z39.50 NVTV đối chiếu lựa chọn biểu ghi xác với tài liệu tải biểu ghi CSDL Bên cạnh đó, tiến hành chép liệu thư mục từ OPAC thư viện khác nước qua Internet Đối với biểu ghi đầy đủ thông tin trường liệu quy định khổ mẫu nhập tin thư viện, cán XLTL cần xóa bỏ trường liệu thừa chuẩn hóa lại thông tin thư mục cho xác, thống với biểu ghi tồn  Biên mục tập trung Với phương thức xử lý biên mục tập trung, thư viện tận dụng kết trình XLTL Thư viện đầu mối mạng lưới thực biên mục chuyển giao kết biên mục cho đơn vị mạng lưới (hoặc đơn vị cấp dưới) để tiến hành phân loại, xếp giá khai thác tài liệu Bên cạnh đó, công tác kiểm tra, giám sát, hiệu đính kết xử lý cần tiến hành thường xuyên, nghiêm túc để theo dõi tiến độ công việc kịp thời phát hiện, sửa chữa sai sót, đảm bảo chất lượng biểu ghi xử lý 29 Footer Page 38 of 126 Header Page 39 of 126 1.1.5 Các tiêu chí đánh giá chất lượng xử lý tài liệu Tính xác Tính xác mức độ tương ứng lượng khái niệm đặc trưng tài liệu với lượng khái niệm đặc trưng chọn để mô tả Trong trường hợp mức độ xác cao không đảm bảo, nên mở rộng khái niệm mức cao gần XLTL phải tạo sản phẩm phản ánh xác nội dung tài liệu gốc, không làm ảnh hưởng tới nội dung tài liệu, quan điểm tác giả, biểu ghi phán ánh đối tượng, phương diện phương pháp nghiên cứu tài liệu Tính xác trình XLTL đánh giá dựa chủ đề ưu tiên, NDT chính, loại tài liệu phục vụ thư viện, khả phần mềm quản trị liệu, công cụ hỗ trợ XLTL, quy định quy trình XLTL, trình độ cán xử lý Tính xác XLTL thể việc tuân thủ trình sử dụng quy tắc nghiệp vụ, tiêu chuẩn XLTL Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác XLTL đòi hỏi kết trình phải trình bày chặt chẽ theo tiêu chuẩn MACR 21 nhằm đảm bảo tiêu chuẩn trình bày liệu đầu tiêu chuẩn trao đổi liệu Tính xác trình XLTL giúp loại bỏ thông tin không cần thiết, không rõ ràng, giúp NDT tìm tài liệu thích hợp mà không tốn nhiều thời gian tìm kiếm Các sản phẩm XLTL tạo thỏa mãn nhu cầu NDT NDT sử dụng đạt lợi ích mong muốn Tính khách quan Tính khách quan nhằm mục đích quản trị nguồn tin, đặc trưng nội dung thông tin tài liệu gốc phải trình bày theo với tư tưởng không biến đổi theo ý kiến chủ quan người phân tích, sắc thái đánh giá tài liệu gốc Tính khách quan thể 30 Footer Page 39 of 126 Header Page 40 of 126 rõ trình tóm tắt tài liệu Người XLTL cần trung thành, đảm bào nguyên vẹn với nội dung tài liệu gốc trình phân tích tổng hợp thông tin Sản phẩm XLTL phải tuân theo nguyên tắc, phương pháp không ảnh hưởng tới nội dung tài liệu gốc Các thuật ngữ đưa trình phân tích tổng hợp tài liệu không cần phải đọc tới tài liệu gốc Tính thống Tính thống đảm bảo quán diễn đạt điểm truy nhập, cho thấy mối quan hệ tên người, tác phẩm theo quy tắc mô tả áp dụng Tính thống quy định đồng cho toàn hệ thống tìm tin Cụ thể quy tắc tả đảm bảo thống cách viết, thống thuật ngữ khoa học dịch phiên âm từ tiếng nước Các công cụ kiểm soát đóng vai trò đặc biệt quan trọng XLTL Ngoài việc tạo nâng cao chất lượng XLTL, công công cụ kiểm soát tạo điều kiện thuận lợi cho NDT việc tìm kiếm khai thác thông tin tư liệu, tránh xảy tượng tin Trong trình XLTL, người cán cần đảm bảo tính hệ thống cách sử dụng thống chuẩn nghiệp vụ ngành ví dụ DDC, MACR21, DC, ISBD/AACR2, từ khóa,… Sau tuân thủ quy tắc nội lập, biên soạn trình hoạt động thư viện Tính cập nhật Chất lượng công tác XLTL người tạo Nó chịu tác động không nhỏ từ phát triển không ngừng công nghệ thông tin xã hội, từ bùng nổ thông tin thời gian liên tục XLTL giúp nhanh chóng làm nguồn tư liệu thư viện, đưa tài liệu vào phục vụ độc giả 31 Footer Page 40 of 126 Header Page 41 of 126 Để chất lượng công tác XLTL không ngừng nâng cao, thư viện phải thường xuyên cập nhật, chỉnh sửa sai sót bất cập quy trình xử lý, công cụ trợ giúp, trình độ người xử lý… để thỏa mãn NCT NDT Công tác XLTL vai trò chức hay không việc xác định xem sản phẩm trình có đáp ứng kịp nhu cầu NDT hay không đủ chất lượng để NDT sử dụng không Muốn làm đòi hỏi XLTL phải đảm bảo tính cập nhật Sản phẩm XLTL đáp ứng nhanh chóng nhu cầu NDT cho thấy việc tiếp cận xử lý tốt nguồn tin tư liệu đơn vị Tính phù hợp Sự phù hợp sản phẩm XLTL thể ngắn gọn nội dung tài liệu thuật ngữ dễ hiểu, dễ sử dụng giúp NDT dễ dàng định vị tìm kiếm tài liệu Kết XLTL vừa phải đảm bảo tính logic chặt chẽ, cân mức độ chọn lọc thông tin ngắn gọn vừa đảm bảo thông tin tài liệu phải trình bày số lượng ký tự XLTL hướng đến sản phẩm thích hợp với nhu cầu cần thiết người sử dụng Các sản phẩm XLTL cần phải thân thiện để đối tượng người sử dụng tìm kiếm tài liệu theo yêu cầu tin Các sản phẩm trình XLTL phải phổ biến rộng rãi để NDT biết đến sử dụng Điều đồng nghĩa rằng, cán XLTL cần xây dựng sản phẩm với ngôn ngữ trình bày thông dụng đa dạng để phù hợp với nhiều đối tượng NDT giúp tiết kiệm thời gian, chi phí tăng hiệu công việc Đồng thời đa dạng hóa hình thức thể khác (dạng giấy, dạng điện tử) sản phẩm trình XLTL 32 Footer Page 41 of 126 Header Page 42 of 126 1.2.Khái quát Thƣ viêṇ Bô ̣ Nông nghiêp̣ và Phát triể n nông thôn lƣợc sử công tác xử lý tài liệu 1.2.1 Chức nhiệm vụ Thư viện Bộ Trải qua thời gian hình thành phát triển gần 60 năm, dựa thành tựu đạt được, Thư viện Bộ tiếp thu kết đạt công nghệ thông tin, ứng dụng cải tiến phù hợp với hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu đòi hỏi thực tiễn độc giả định hướng phát triển ngành Quyết định số 4887/QĐ-BNN-TCCB ngày 10 tháng 11 năm 2014 Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Trung tâm Tin học Thống kê thay định số 48/2008/QĐ-BNN ngày 21/3/2008 quy định chức năng, nhiệm vụ cấu Trung tâm Tin học Thống kê Theo đó, Thư viện Bộ xem số phòng chuyên môn thực nhiệm vụ quan trọng Trung tâm Tin học Thống kê Quyết định quy định rõ nhiệm vụ Thư viện Bộ là: - Duy trì quản lý phát triển thư viện truyền thống thư viện điện tử ngành đáp ứng yêu cầu người đọc; - Tổ chức thông tin, tuyên truyền, giới thiệu tài liệu thư viện, thực liên thông thư viện nước theo quy định Chính phủ Ngoài ra, Thư viện Bộ tham gia chủ trì phối hợp thực thêm số nhiệm vụ sau:  Thực nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ thư viện  Hợp tác với tổ chức, chuyên gia nước nước thúc đẩy hoạt động thư viện  Thực hoạt động tư vấn dịch vụ thư viện Thư viện Bộ triển khai nhiệm vụ giao gồm thu thập, bổ sung, bảo quản tài liệu thuộc lĩnh vực nông nghiệp phát triển nông thôn; tổ chức 33 Footer Page 42 of 126 Header Page 43 of 126 kho tài liệu chuyên ngành; xây dựng, trì phát triển CSDL (gồm CSDL thư mục CSDL toàn văn), cung cấp thông tin xác có chất lượng cho đối tượng NDT (nhà quản lý, nhà nghiên cứu, nhà sản xuất, nhà kinh doanh,…); xây dựng mạng lưới thư viện ngành giúp khai thác hiệu chia sẻ nguồn lực thông tin Bộ đầu tư Thư viện bước hoàn thiện đáp ứng tốt yêu cầu thư viện chuyên ngành đa lĩnh vực trồng trọt, chăn nuôi, thủy sản, thủy lợi, nghề muối,… Thư viện Bộ đóng góp quan trọng vào công tác hoạch định sách, chiến lược, quy hoạch phát triển ngành công tác nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh cho đối tượng lĩnh vực cụ thể Thư viện Bộ xem thư viện đầu mối việc trì xúc tiến hoạt động trao đổi giới thiệu nguồn tài liệu khoa học công nghệ ngành 1.2.2 Nguồ n lực thông tin Thư viện Là thư viện đầu mối Bộ, Thư viện nhận nhiều quan tâm đóng góp chia sẻ lớn nguồn tư liệu Thống kê sơ tài liệu Thư viện Bộ có 20.000 tên/22.000 sách, tiểu chuẩn, quy trìnhquy phạm, báo cáo chuyên đề, thống kê,… Trong tài liệu tiếng Việt chiếm 75%, lại tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Nga, tiếng Trung,… Với phối hợp Vụ Khoa học công nghệ môi trường, Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, từ tháng năm 2007 Thư viện Bộ bắt đầu triển khai việc tiếp nhận cấp chứng chứng nhận giao nộp cho báo cáo kết đề tài, dự án khoa học công nghệ dự án điều tra hoàn thành để xử lý nghiệp vụ cập nhật lên CSDL thư viện phục vụ tra cứu chỗ tra cứu từ xa thông qua trang thư viện điện tử cổng thông tin điện tử Bộ Nguồn tư liệu góp phần làm phong phú thêm nguồn thông tin khoa học, cung cấp đầy đủ thông tin tới NDT, tránh xảy nghiên cứu trùng 34 Footer Page 43 of 126 Header Page 44 of 126 lặp gây lãng phí thời gian công sức, tăng cường việc kế thừa ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào sống Nhận thức giá trị vai trò quan trọng nguồn tư liệu nội sinh (bao gồm báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học, báo cáo ngành, số liệu thống kê, quy chuẩn quy phạm ngành), Thư viện Bộ tập trung xây dựng phát huy mạnh Các ấn phẩm định kỳ (báo, tin tạp chí chuyên ngành) gồm 95 loại (trong có tạp chí Đông Dương lưu trữ xuất từ năm 19051942) Hàng năm, thư viện cập nhật, bổ sung 30 loại báo tạp chí chuyên ngành thông qua nguồn trao đổi, biếu tặng kinh phí bổ sung Hiện nay, Thư viện Bộ tăng cường thêm loại tạp chí chuyên ngành nước giúp bổ sung thêm nguồn tin khoa học công nghệ ngành có giá trị Nguồn thông tin điện tử ngày trọng đầu tư Bên cạnh việc số hóa toàn văn nguồn tài liệu nội sinh, Thư viện Bộ bổ sung nguồn tư liệu khoa học công nghệ lớn lĩnh vực nông nghiệp phát triển nông thôn Thư viện quản lý khoảng 50.000 file toàn văn tài liệu khoa học công nghệ ngành Nguồn tư liệu điện tử thu thập xây dựng từ Viện Nghiên cứu trường thuộc Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Nguồn tư liệu khoa học công nghệ giúp thỏa mãn nhu cầu thông tin ngày tăng nhà khoa học, nhà sản xuất nhà quản lý 1.2.3 Đặc điểm nhu cầu tin Thư viện Bộ Thư viện Bộ thường xuyên tiếp nhận yêu cầu tin kỹ thuật chăn nuôi trồng trọt; văn pháp quy quản lý, đạo, điều hành ngành nông nghiệp, thủy lợi, thủy sản, lâm nghiệp; tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm chuyên ngành; thông tin khoa học công nghệ ngành, số liệu thống kê ngành… 35 Footer Page 44 of 126 Header Page 45 of 126 Qua khảo sát thực tế cho thấy, NDT thư viện Bộ đa dạng phân làm ba nhóm sau: - NDT cán lãnh đạo, quản lý (nhóm 1) - NDT nhà nghiên cứu giảng dạy (nhóm 2) - NDT nhà sản xuất kinh doanh (nhóm 3) Nhóm 1: bao gồm cán công chức trực thuộc Bộ Họ thực nhiệm vụ trị, phục vụ công tác quản lý điều hành Bộ Họ có nhu cầu tin vừa rộng đa dạng, thông tin tư liệu cần cung cấp kịp thời, xác, cô đọng, thời mang tính chất tổng hợp Nhóm : bao gồm nhà khoa học, giảng viên Họ có trình độ chuyên môn cao, có khả sử dụng loại hình tài liệu thông tin nhiều dạng ngôn ngữ Họ vừa người tiếp cận thông tin vừa người chuyển giao thông tin Họ tập trung khai thác tạp chí khoa học chuyên ngành, sở liệu khoa học nước, sách chuyên khảo,… Nhóm : bao gồm toàn người nông dân, nhà sản xuất lĩnh vực Nông nghiệp Phát triển nông thôn Thông tin họ cần thiên thông tin mang tính thực tế triển khai ứng dụng Họ sử dụng thông tin khoa học mới, tham khảo mô hình sản xuất thử nghiệm Thư viện Bộ nhận thấy rõ NDT giữ vai trò quan trọng trình trì phát triển Với đòi hỏi khách quan, NDT NCT họ sở để định hướng cho toàn hoạt động thông tin-thư viện quan thông tin thư viện Nắm vững tìm cách đáp ứng kịp thời, đầy đủ xác nhu cầu NDT nhiệm vụ trọng tâm hoạt động thông tin thư viện n\ói chung công tác XLTL nói riêng 1.2.4 Cơ sở vật chấ t, hạ tầng công nghệ Thư viện Sau năm khảo sát xây dựng, năm 2015, Thư viện Bộ triển khai hệ thống quản trị tích hợp liệu thư viện VLIB Đây phần mềm với 36 Footer Page 45 of 126 Header Page 46 of 126 phân hệ: phân hệ quản trị hệ thống, phân hệ bổ sung, phân hệ biên mục, phân hệ Ấn phẩm định kỳ, phân hệ Bạn đọc, phân hệ Lưu thông, phân hệ Quản lý tài liệu số, phân hệ ILL, phân hệ OPAC Phần mềm chứa hai CSDL CSDL thư mục CSDL toàn văn triển khai thống NVTV cần đăng nhập phần mềm để thực công đoạn XLHT XLND cho tài liệu truyền thống tài liệu điện tử Phần mềm đảm bảo trao đổi liệu hệ thống hệ thống sử dụng khung biên mục theo chuẩn chung (MACR21, DC), hỗ trợ chuẩn cho việc mượn liên thư viện (ISO 10161), hệ thống hỗ trợ khung phân loại sử dụng (DDC), hỗ trợ quy tắc biên mục (MARC 21) chuẩn hiển thị thông tin biên mục thích hợp với kiến trúc kho quản lý tư liệu khác Hình 1.1 : Giới thiệu hệ thống quản lý thư viện VLIB 37 Footer Page 46 of 126 Header Page 47 of 126 Hình 1.2: Các modul hệ thống quản lý thư viện VLIB Mô hình kiến trúc hệ thống quản lý thư viện VLIB theo mô hình khách/chủ (client/server) đem lại nhiều khả năng:  Quản lý liệu tập trung môi trường làm việc phân tán  Người dùng hệ thống cập nhật khai thác liệu từ máy trạm thấy thay đổi liệu  Cho phép liệu dễ dàng chia sẻ tái sử dụng khâu nghiệp vụ liên quan đến  Tính đồng toàn vẹn liệu đảm bảo  CSDL trung tâm (CSDL Thư viện Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn ) có chức tích hợp tài liệu điện tử, liệu CSDL thành phần (CSDL thư viện thuộc mạng lưới thư viện ngành Nông nghiệp Phát triển nông thôn) quản lý liệu tổng hợp Bên cạnh việc đổi phần mềm, hạ tầng kỹ thuật thiết bị thay Cụ thể thay hệ thống máy chủ (server) để quản lý, vận hành hệ thống hệ thống lưu trữ (SAN); máy tính cá nhân thiết bị ngoại vi hỗ trợ cho việc khai thác, số hóa, … Việc cập nhật, biên mục liệu 38 Footer Page 47 of 126 Header Page 48 of 126 tra cứu, khai thác thực môi trường mạng (trong mạng LAN thông qua mạng Internet) 1.2.5 Nguồn nhân lực Thư viện Bộ Tổng số nhân lực Thư viện Bộ 04 Trong có 01 vị trí quản lý chung 03 vị trí thực công tác bổ sung, phục vụ bạn đọc quản trị liệu Về trình độ chuyên môn, tất có nghiệp vụ thư viện Ngoài 03 cử nhân chuyên ngành Thư viện-Thông tin, có 01 cử nhân chuyên ngành Công nghệ thông tin trường Đại học Bách Khoa Hà Nội có chứng đào tạo chuyên ngành Thư viện trường Đại học Văn hóa Về trình độ ngoại ngữ, hầu hết có ngoại ngữ tiếng Anh, cán có cử nhân ngoại ngữ tiếng Anh Về trình độ tin học, 100% cán sử dụng thành thạo máy vi tính số phần mềm thư viện (ISIS, ILIB, LIBOL, VLIB) Về kinh nghiệm công tác, cán tham gia công tác thư viện ba năm Có người có 20 năm công tác nghề Trong trình phân công công việc Thư viện, cán đảm nhận tất khâu XLTL, bao gồm XLHT XLND Hiện nay, tài liệu sau xử lý xong chưa có cán tiến hành kiểm tra lại chịu trách nhiệm kết xử lý trước đưa tài liệu tra cứu phục vụ NDT 1.2.6 Lược sử công tác xử lý tài liệu Thư viện Bộ Như quan thông tin-thư viện khác, Thư viện Bộ trọng công tác XLTL Bởi XLTL tổ chức cách hiệu mang lại giá trị thông tin cao, tiền đề tạo công cụ tra cứu hữu hiệu sản phẩm dịch vụ thỏa mãn nhu cầu NDT Tập trung cho công tác XLTL phát huy giá trị nguồn lực thông tin 39 Footer Page 48 of 126 Header Page 49 of 126 Các công việc XLTL thực Thư viện Bộ bao gồm: biên mục mô tả, phân loại, tóm tắt, từ khóa Thông qua công tác XLTL, NVTV thiết lập điểm truy cập cho tài liệu cách xác, thống nhất, giúp NDT tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện Thư viện tạo hệ thống tra cứu tài liệu qua OPAC giúp NDT tiếm kiệm thời gian, chủ động cho việc khai thác tài liệu Trong công tác mô tả tài liệu, thư viện Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn áp dụng số chuẩn nghiệp vụ bao gồm quy tắc mô tả thư mục theo chuẩn ISBD, quy tắc biên mục Anh-Mỹ (AACR2) Trong công tác biên mục đọc máy, thư viện ứng dụng MARC21 nhằm mô tả tài liệu đảm bảo tính xác thống Trong công tác phân loại tài liệu, DDC rút gọn ấn 14 thư viện đưa vào sử dụng từ năm 2007 năm 2014 triển khai ứng dụng DDC23 tiếng Việt Trong công tác định từ khóa, từ năm 2007 thư viện không sử dụng Bộ Từ khóa chuyên ngành thủy sản tham khảo sử dụng Bộ Từ điển Từ khóa Khoa học công nghệ Năm 2011, với việc phát triển nguồn tài liệu điện tử, thư viện áp dụng khổ mẫu biên mục DC cho tài liệu số XLTL không chỉ đóng vai trò quan tr ọng thư viê ̣n và quan thông tin mà còn là sở để chia sẻ , trao đổ i , khai thác biể u ghi thư mu ̣c và nguồ n lực thông tin pha ̣m vi quố c gia và quố c tế Thêm vào đó , viê ̣c tin học hóa công tác thông tin-thư viê ̣n cũng đã góp phầ n nâng cao hiê ̣u quả công tác XLTL Thư viện Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn trực thuộc Trung tâm Tin học Thống kê triển khai ứng dụng công nghệ thông tin từ năm 1998 với phần mềm ISIS để quản lý CSDL thư viện với ba sở liệu CSDL sách, CSDL trích CSDL đề tài nghiên cứu khoa học công nghệ ngành Đây kết trình hợp tác triển khai hoạt động 40 Footer Page 49 of 126 Header Page 50 of 126 thông tin thư viện Trung tâm Tin học Thống kê với Trung tâm Thông tin Khoa học công nghệ Quốc gia Năm 2002, hỗ trợ dự án Danida, thư viện đầu tư phần mềm tích hợp quản trị CSDL Libol Phần mềm cho phép ứng dụng công nghệ thông tin toàn hoạt động thư viện từ khâu bổ sung, biên mục, tra cứu, quản lý bạn đọc, liên thông Năm 2011, thư viện phối hợp với công ty Trường Việt khảo sát xây dựng phần mềm quản lý nguồn tài nguyên số Dlib Năm 2014, thư viện Bộ cấp kinh phí đầu tư nâng cấp cho thư viện Đến nay, thư viện có phần mềm tích hợp quản trị sở liệu thư viện VLIB thực quản lý thống tài liệu truyền thống tài liệu điện tử Thư viện Bộ đơn vị quan tâm đầu tư lớn máy móc, trang thiết bị, phần mềm góp phần thúc đẩy hiệu hoạt động công tác thông tin thư viện Bộ toàn ngành Nông nghiệp Phát triển nông thôn Việc góp phần phát huy vai trò XLTL Thư viện Bộ việc tra cứu tài liệu, phục vụ NDT, xây dựng sản phẩm dịch vụ đáp ứng yêu cầu bạn đọc Kết XLTL Thư viện Bộ thể thông qua sản phẩm cụ thể thể trang web thư viện điện tử http://thuvien.mard.gov.vn công thông tin Bộ http://www.mard.gov.vn Thư viện Bộ sở hữu nguồn liệu thư mục lớn (gần 70.000 biểu ghi) bao gồm sách xuất bản, đề tài khoa học, báo cáo ngành, quy chuẩn, thống kê trích khoa học công nghệ từ tạp chí chuyên ngành từ kỷ yếu hội thảo Nguồn tư liệu toàn văn (tư liệu điện tử) bao gồm sưu tập chính: kết khoa học công nghệ, kỷ yếu khoa học, sách điện tử, tạp chí chuyên ngành, văn pháp quy Đây nguồn tài nguyên thông tin tư liệu chuyên ngành lớn để độc giả khai thác sử dụng Từ năm 2012, thư viện xây dựng số sản phẩm thông tin tư liệu CSDL thông tin hỏi đáp kỹ thuật chăn nuôi, trồng trọt văn pháp quy 41 Footer Page 50 of 126 Header Page 51 of 126 mới; thông báo tài liệu mới; thông báo sách mới; giới thiệu đề tài mới… nhằm phổ biến quảng bá thêm nguồn lực thông tin khoa học công nghệ ngành Nông nghiệp Phát triển nông thôn Các sản phẩm đăng tải Bản tin Khoa học công nghệ ngành Nông nghiệp Phát triển nông thôn Nhờ triển khai tốt công tác XLTL, không NVTV mà NDT nắm vốn tài liệu Thư viện Bộ, sử dụng công cụ tìm tin để khai thác hiệu nguồn tài nguyên tư liệu Hơn nữa, kết XLTL giới thiệu định hướng lựa chọn nguồn tin cho NDT Thư viện Bộ nhận nhiều phản hồi từ phía độc giả nhiều hình thức trực tiếp (đến với thư viện) gián tiếp (thông qua hỗ trợ trực tuyến, email, fax điện thoại) Thư viện dần thay đổi phương thức phục vụ giúp thư viện thân thiên tiếp cận đáp ứng bạn đọc nhanh chóng Hiện nay, lượt truy cập vào trang web thư viện từ 100-200 lượt/ngày 42 Footer Page 51 of 126 ... 1: Cơ sở lý luận thực tiễn công tác xử lý tài liệu Thư viện Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Chương 2: Thực trạng công tác xử lý tài liệu Thư viện Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Chương... lực Thư viện Bộ 39 1.2.6 Lược sử công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Bộ 39 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN... lượng công tác xử lý tài liệu Thư viện Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Footer Page 17 of 126 Header Page 18 of 126 CHƢƠNG : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CỦA