Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --- VŨ THÚY HẬU CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN LUẬN VĂN THẠC SĨ KH

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

VŨ THÚY HẬU

CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN CỦA

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THÔNG TIN THƯ VIỆN

Chuyên ngành : Khoa học Thông tin - Thư viện

Mã số : 60 32 02 03

Người hướng dẫn : TS Vũ Dương Thúy Ngà

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỒI ĐỒNG

Giáo hiên hướng dẫn

TS Vũ Dương Thúy Ngà

Chủ tịch Hội đồng chấm Luận văn

PGS TS Nguyễn Thị Lan Thanh

HÀ NỘI – 2016

XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN

Chủ tịch Hội đồng

PGS.TS Nguyễn Thị Lan Thanh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả nghiên cứu là hoàn toàn trung thực

Tôi xin cam đoan rằng những tài liệu tham khảo được trích dẫn trong luận văn đều được xác định rõ nguồn gốc

Hà Nội, tháng 10 năm 2016

Tác giả luận văn

Vũ Thúy Hậu

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian nghiên cứu và hoàn thành luận văn của mình, tôi đã nhận được sự hỗ trợ của giáo viên hướng dẫn, các thầy cô giáo, các bạn đồng

nghiệp và người thân

Đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn tới TS Vũ Dương Thúy Ngà, người đã tận tình chỉ bảo cho tôi trong suốt thời gian thực hiện nghiên cứu

Tiếp đến tới xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo, những người đã giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học cao học, cung cấp kiến thức và chia sẻ

kinh nghiệm về chuyên môn để tôi có thể hoàn thành đề tài này

Và xin cảm ơn Ban Giám đốc, các bạn đồng nghiệp tại Thư viện Bộ đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi tham gia học tập nâng cao trình độ chuyên môn

Cuối cùng, tôi xin bày tỏ sự biết ơn tới những người thân trong gia đình

đã luôn động viên để tôi hoàn thành khóa học và thực hiện Luận văn một cách

tốt nhất

XLTL Xử lý tài liệu

XLHT Xử lý hình thức

XLND Xử lý nội dung

2 Từ viết tắt tiếng Anh

AACR2 Anglo-American Cataloguing Rule, Edition Two

Quy tắc biên mục Anh-Mỹ

BBK Bibliothekarisch Bibliographische Klassifikation

Bảng phân loại thư viện thư mục

DC Dublin Core Metadata Standard

Chuẩn biên mục siêu dữ liệu

DDC Dewey Decimal Classification

Bảng phân loại thập phân Dewey

ISBN International Standard Book Number

Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách

ISO International Standard Organization

Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế

ISSN International Standard Serial Number

Mã số chuẩn quốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ

LCC Library of Congress classification

Bảng phân loại Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ

LCSH Library of Congress Subject Headings

Khung đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ

MARC Machine readable Cataloguing

Biên mục đọc máy

OPAC Online Public Access Catalog

Mục lục truy cập công cộng trực tuyến

RDA Resource Description and Access

Quy tắc biên mục mô tả và truy cập tài nguyên

UDC Universal Decimal Classification

Bảng phân loại thập phân bách khoa

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu 3

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 6

4 Giả thuyết nghiên cứu 6

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7

6 Phương pháp nghiên cứu 7

7 Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài 8

8 Kết quả nghiên cứu 8

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 9

1.1 Cơ sở lý luận về xử lý tài liệu 9

1.1.1 Khái niệm chung về xử lý tài liệu 9

1.1.2 Đặc điểm của công tác xử lý tài liệu 14

1.1.3 Chư ́ c năng và vai trò của công tác xử lý tài liệu 15

1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu 18

1.1.5 Các tiêu chí đánh giá chất lượng xử lý tài liệu 30

1.2.Khái quát về Thư viê ̣n của Bộ Nông nghiê ̣p và Phát triển nông thôn và lược sử công tác xử lý tài liệu 33

1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Bộ 33

1.2.2 Nguồn lực thông tin của Thư viện 34

1.2.3 Đặc điểm nhu cầu tin tại Thư viện Bộ 35

1.2.4 Cơ sơ ̉ vật chất, hạ tầng công nghệ của Thư viện 36

1.2.5 Nguồn nhân lực của Thư viện Bộ 39

1.2.6 Lược sử công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Bộ 39

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 43

2.1 Phương thức tổ chức xử lý tài liệu 43

2.1.1 Xử lý tài liệu truyền thống 44

2.1.2 Xử lý tài liệu điện tử 44

2.2 Biên mục mô tả 45

2.2.1 Công cụ hỗ trợ biên mục mô tả 45

2.2.2 Đánh giá kết quả biên mục mô tài liệu 51

2.3 Phân loại tài liệu 55

2.3.1 Công cụ phân loại tài liệu 55

2.3.2 Quy trình phân loại tài liệu 57

2.3.3 Đánh giá kết quả phân loại tài liệu 58

2.4 Định từ khóa tài liệu 60

2.4.1 Quy trình định từ khóa tài liệu 60

2.4.2 Đánh giá kết quả định từ khóa tài liệu 61

2.5 Tóm tắt tài liệu 66

2.5.1 Quy trình tóm tắt tài liệu 66

2.5.2 Đánh giá kết quả tóm tắt tài liệu 69

2.5 Nhận xét về công tác xử lý tài liệu 72

2.5.1 Ưu điểm 73

2.5.2 Nhược điểm 75

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 78

3.1 Nhóm giải pháp về quản lý 78

3.1.1 Đưa ra định hướng chỉ đạo thống nhất 78

3.1.2 Thiết lập các quy định nội bộ 79

3.1.2 Nâng cao trình độ nguồn nhân lực 80

3.2 Nhóm giải pháp về chuyên môn 82

3.2.1 Xây dựng các công cụ hỗ trợ 82

3.2.2 Hiệu đính kết quả xử lý tài liệu 84

3.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý tài liệu 85

KẾT LUẬN 89

TÀI LIỆU THAM KHẢO 91

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Hình 1.1 Giới thiệu hệ thống quản lý thư viện VLIB 37

Hình 1.2 Các modul của hệ thống quản lý thư viện VLIB 38

Hình 2.1 Sơ đồ quy trình tổ chức XLTL tại Thư viện Bộ 43

Bảng 2.2 Danh sách trường dữ liệu trên CSDL của Thư viện Bộ 49

Bảng 2.3 Bảng mô tả trường dữ liệu cho tài liệu điện tử 50

Bảng 2.4 Lỗi vi phạm tính chính xác trong mô tả tài liệu 52

Bảng 2.5 Lỗi vi phạm tính thống nhất trong mô tả tài liệu 54

Bảng 2.6 Số liệu thống kê đánh giá chất lượng biên mục mô tả 55

Bảng 2.7 KHPL đặc thù thường khai thác sử dụng 56

Bảng 2.8 Lỗi vi phạm tính thống nhất trong phân loại tài liệu 58

Bảng 2.9 Lỗi vi phạm tính chính xác trong phân loại tài liệu 59

Bảng 2.10 Lỗi vi phạm tính chính xác trong định từ khóa 62

Bảng 2.11 Lỗi vi phạm tính phù hợp trong định từ khóa 66

Bảng 2.12 Lỗi vi phạm tính chính xác trong tóm tắt tài liệu 69

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay cùng với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, thế giới hiện đại chuyển từ thời đại công

nghệ sang thời đại thông tin Ở đó tri thức-thông tin trở thành nguồn lực thúc

đẩy phát triển của mỗi quốc gia Từ đó, vị thế hoạt động thông tin-thư viện đã

được khẳng định trong đời sống xã hội Để đáp ứng đầy đủ các thông tin khác

nhau cho người dùng tin (NDT) một cách có chất lượng và hiệu quả thì công

tác xử lý tài liệu (XLTL) của các cơ quan thông tin-thư viện phải được đặt lên

hàng đầu

Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Thư viện Bộ) là nơi thu thập, lưu trữ và phổ biến nguồn thông tin có giá trị của ngành, tuyên

truyền các mô hình sản xuất và giới thiệu các tiến bộ khoa học, nhất là công

nghệ giống, công nghệ bảo quản - chế biến nông sản, tạo bước đột phá về

năng suất, chất lượng sản phẩm góp phần đảm bảo cho ngành Nông nghiệp

phát triển với trình độ cao và bền vững Thư viện đã tập hợp các thông tin tư

liệu về cơ cấu cây trồng, đối tượng vật nuôi, phương pháp sản xuất năng động

theo hướng sản xuất hàng hóa, thích ứng với biến đối khí hậu; dựa trên khai

thác hiệu quả tiềm năng và lợi thế đất đai, lao động; nâng cao giá trị gia tăng

cho những nông sản đặc trưng với khối lượng và chất lượng sản phẩm có sức

cạnh tranh cao

Được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, hàng năm Thư viện Bộ được duy trì riêng một dòng kinh phí cho việc bổ sung nhằm đa dạng và phong phú các

nguồn lực thông tin Chính vì vậy các nhân viên thư viện (NVTV) cần phải

quản lý và tổ chức các nguồn thông tin hiện có để bạn đọc có thể khai thác

được một cách hiệu quả nhất Để làm được việc này thì hoạt động XLTL cần

phải được chú trọng nhất

Thư viện Bộ là thư viện chuyên ngành đa lĩnh vực, là đầu mối kết nối các hoạt động thư viện tại các đơn vị thuộc Bộ Muốn phát huy thế mạnh mạng

lưới thông tin thư viện chuyên ngành, các thư viện cần phải kết nối và chia sẻ

nguồn dữ liệu của mình Điều đó chỉ thực hiện được khi các thư viện thực

hiện tốt khâu XLTL dựa trên sự thống nhất chuẩn chung trong các khâu xử lý

kỹ thuật cho tài liệu

Thư viện Bộ trực thuộc Trung tâm Tin học và Thống kê nên có nhiều điều kiện triển khai ứng dụng công nghệ thông tin Khởi đầu là phần mềm ISIS,

tiếp đến là phần mềm tích hợp quản trị cơ sở dữ liệu Libol, và sử dụng kết

hợp phần mềm quản lý nguồn tài nguyên số Dlib Nay Thư viện được Bộ cấp

kinh phí đầu tư nâng cấp triển khai ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị cơ

sở dữ liệu thư viện VLIB thực hiện quản lý thống nhất các tài liệu truyền

thống và tài liệu điện tử Trong tương lai, phần mềm có thể sẽ được triển khai

và ứng dụng trong toàn đơn vị thư viện thuộc ngành Nông nghiệp và Phát

triển nông thôn Việc ứng dụng những thành tựu mới trong công nghệ thông

tin đã tạo ra những thuận lợi trong quy trình XLTL

Về các quy tắc và chuẩn nghiệp vụ trong XLTL, Thư viện Bộ đã sử dụng chuẩn ISBD, quy tắc AACR2 Thư viện đã ứng dụng khổ mẫu biên mục

MARC21 và DC, phân loại tài liệu theo khung phân loại DDC Có thể nói,

Thư viện Bộ đã ứng dụng một cách kịp thời và đầy đủ các chuẩn nghiệp vụ

trong công tác XLTL để quản lý và khai thác nguồn tài liệu một cách tốt nhất

Tuy nhiên, vẫn cần phải có nghiên cứu đánh giá việc ứng dụng các chuẩn

nghiệp vụ này để xác định chuẩn XLTL phù hợp với mô hình tổ chức và hoạt

động Thư viện Bộ mang lại sự hiệu quả và hướng đến thống nhất XLTL tại

đơn vị Thư viện Bộ nói riêng và tại các đơn vị thuộc mạng lưới thư viện

Những yêu cầu cấp thiết đó đặt ra cho Thư viện một nhiệm vụ mới là nghiên cứu công tác XLTL mà trước hết là cần phải nghiên cứu, tìm hiểu thực

trạng và đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu của công tác XLTL cụ thể tại

Thư viện Bộ và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác

XLTL Từ những lý do đó, tôi đã chọn đề tài “Công tác xử lý tài liệu tại Thư

viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn” cho luận văn tốt nghiệp

của mình

2 Tình hình nghiên cứu

XLTL là hoạt động cốt lõi của hoạt động thông tin-thư viện, vì thế đã có nhiều công trình nghiên cứu về lĩnh vực này Theo hướng nghiên cứu của đề

tài, trong nước đã có nhiều đề tài về XLTL tại các thư viện được thực hiện

Tuy nhiên những công trình nghiên cứu này đều mang lý thuyết hoặc mang

tính chất ứng dụng, điều tra tại các cơ quan thông tin-thư viện cụ thể

Về nghiên cứu mang tính hệ thống hóa lý thuyết khâu XLTL của thư viện

có thể kể đến “Kỹ năng biên mục mô tả MARC21-AACR2-ISBD” của tác giả

Phạm Thị Minh Tâm xuất bản năm 2014, giáo trình “Phân loại tài liệu” của

tác giả Vũ Dương Thúy Ngà xuất bản năm 2009, giáo trình “ Định chủ đề và

định từ khóa tài liệu” của tác giả Vũ Dương Thúy Ngà và Vũ Thúy Bình xuất

bản năm 2008, giáo trình “Xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin-thư viện”

của tác giả Trần Thị Quý và Nguyễn Thị Đào xuất bản năm 2007 Các tài liệu

trên đã phân tích cơ sở lý luận trong công tác XLTL, từ đó khái quát hóa về

công tác XLTL và cung cấp những kiến thức cụ thể cho từng khâu trong quy

trình XLTL

Về nghiên cứu thực tiễn công tác XLTL tại một số cơ quan thông tin-thư viện cụ thể, có thể chỉ ra một số luận án và luận văn tiêu biểu đã được bảo vệ

Đối với chuẩn nghiệp vụ XLTL có luận án tiến sỹ có tác giả Vũ Dương Thúy

Ngà bảo vệ năm 2012 về “Nghiên cứu hoàn thiện việc chuẩn hóa trong việc

xử lý tài liệu tại các thư viện Việt Nam” Tại trường Đại học Văn hóa có các

luận văn sau: năm 2014 “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Đại học Hà Nội”

của tác giả Lê Thị Huyền, “Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông

tin-Thư viện trường Đại học Hoa Lư” của tác giả Đỗ Kim Hồng, “Xử lý tài liệu

tại Trung tâm Thông tin-Thư viện trường Đại học Mỏ Địa chất” của tác giả

Nguyễn Thu Trang; năm 2012 “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện thuộc

Trung tâm Thông tin Tư liệu Viện Khoa học và công nghệ Quốc gia Việt

Nam” của tác giả Hoàng Thị Hiền, “Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm

Thông tin Thư viện Viện Đại học Mở Hà Nội” của tác giả Lê Thị Huệ; năm

2011 có “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương

Hà Nội: thực trạng và giải pháp” Tại trường Đại học Khoa học xã hội và

nhân văn có các luận văn sau: năm 2015 “Xử lý tài liệu tại thư viện của các

trường đại học trên địa bàn Hà Nội” của tác giả Luyện Thị Trang, “Xử lý tài

liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng” của tác giả

Nguyễn Thị Tứ; năm 2013 “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện trường Đại

học Sài Gòn, thực trạng và giải pháp” của tác giả Đinh Thị Hồng Thúy

Những luận văn trên đã đưa ra cơ sở lý luận chung cho công tác XLTL và phản ánh thực tế hoạt động XLTL tại các Trung tâm Thông tin-Thư viện một

cách cụ thể Qua đó, các tác giả đã đánh giá hiện trạng và đề xuất giải pháp

nhằm nâng cao chất lượng công tác XLTL phù hợp với từng Trung tâm

Thông tin-Thư viện Có thể khẳng định đề tài “Công tác xử lý tài liệu tại Thư

viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” là hoàn toàn mới

Bên cạnh đó, cùng chủ đề về XLTL còn có một số bài viết được đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành, kỷ yếu hội thảo khoa học chuyên ngành về thư

viện Đó là các bài viết của tác giả Trần Thị Quý, Vũ Dương Thúy Ngà,

Nguyễn Hữu Viêm, Nguyễn Thị Đào, đề cập đến thực trạng, định hướng và

giải pháp XLTL như kiểm soát tính nhất quán trong quá trình phân loại, định

từ khóa, nhằm tăng cường chuẩn hóa trong XLTL tại các thư viện Như vậy

nghiên cứu về “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và

Phát triển nông thôn” là đề tài mới, không trùng lặp

Về công tác XLTL, bản thân tác giả đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp của mình về “Tìm hiểu Bộ Từ khóa chuyên ngành Thủy sản tại Trung tâm Thông

tin khoa học và kinh tế thủy sản” năm 2002-một trong những công cụ được sử

dụng trong XLND tài liệu tại Thư viện của Bộ Thủy sản Trong quá trình

công tác tại Thư viện Bộ, tác giả cũng có một số bài viết đăng trên tạp chí

Thư viện Việt Nam số 6 năm 2015 về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong

hoạt động thông tin thư viện tại Thư viện Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông

thôn”, bài đăng trong hội thảo khoa học “Thực trang và giải pháp đổi mới mô

hình quản lý và phương thức hoạt động thư viện Việt Nam” năm 2015 về

“Thực trạng tổ chức quản lý và phương thức hoạt động của Thư viện Bộ

Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”, bài đăng trong hội thảo khoa học

“Chính sách đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực thư viện ở Việt Nam” năm

2013 về “Thực trạng và định hướng trong công tác sử dụng nguồn nhân lực

tại Thư viện Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” Đây mới chỉ là những bài

viết nghiên cứu về từng khía cạnh đơn lẻ của Thư viện Bộ chứ không phải là

những nghiên cứu chuyên sâu một vấn đề lớn và cấp thiết của thư viện hiện nay

Với mong muốn đóng góp một phần công sức và hy vọng nâng cao chất lượng của hoạt động XLTL tại Thư viện Bộ dựa trên việc kế thừa những

thành quả nghiên cứu của các nhà khoa học đi trước và những kinh nghiệm

làm việc của bản thân, tác giả luận văn tiến hành tìm hiểu, nghiên cứu, khảo sát

thực trạng, điểm mạnh, điểm yếu của công tác XLND tài liệu tại Thư viện Bộ

Từ đó, đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng công tác XLTL tăng cường

hiệu quả hoạt động Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Đề xuất một số giải pháp khả thi nhằm nâng cao chất lượng hoạt động

XLTL nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin của NDT tại Thư viện Bộ

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn XLTL tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;

- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác XLTL tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;

- Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác XLTL tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

4 Giả thuyết nghiên cứu

Trong mỗi cơ quan thông tin-thư viện, công tác XLTL đóng vai trò thiết yếu trong việc tăng cường hiệu quả hoạt động của công tác phục vụ NDT

Hiện nay, công tác XLTL tại thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông

thôn đã góp phần giúp khai thác hiệu quả nguồn lực thông tin được đầu tư,

từng bước phát huy thế mạnh của một thư viện chuyên ngành, đang triển khai

những cam kết giữa các đơn vị thư viện tại các đơn vị thuộc Bộ nhằm thống

nhất được sức mạnh của mạng lưới liên kết thư viện ngành, góp phần thúc đẩy

chất lượng nghiên cứu khoa học, quản lý, sản xuất trong lĩnh vực Nông

nghiệp và Phát triển nông thôn Nghiên cứu nhằm chỉ ra các vấn đề còn tồn

tại trong công tác XLTL tại Thư viện Bộ và đưa ra giải pháp nhằm tăng

dựng, hoàn thiện bộ công cụ XLTL… Nếu các giải pháp đề xuất được áp

dụng trong thực tiễn, thì có thể sẽ phát huy tối đa hiệu quả của công tác

XLTL, từ đó nâng cao chất lượng sử dụng thư viện và tạo tiền đề cho thư viện

thực hiện được mục tiêu hội nhập và phát triển với các thư viện khác trong

mạng lưới thư viện ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nói riêng

cũng như với các thư viện trong và ngoài nước nói chung

5 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

5.2 Phạm vi nghiên cứu

- Không gian: Tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

- Phạm vi quy mô của mẫu khảo sát: 150 biểu ghi sách tiếng Việt được trích rút từ CSDL của Thư viện Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

- Thời gian: từ năm 2014 đến nay Đây là thời điểm thư viện Bộ Nông

hoạt động thông tin-thư viện

6.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể:

- Phương pháp thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu về cơ sở lý luận XLTL tại thư viện và các sản phẩm của quá trình XLTL tại Thư viện Bộ

- Phương pháp khảo sát thực tế quá trình XLTL tại Thư viện Bộ

- Phương pháp điều tra bằng bẳng hỏi cho các đối tượng NDT để tìm hiểu chất lượng sản phẩm XLTL tại Thư viện Bộ

- Phương pháp phỏng vấn NVTV thông qua các quy trình và phương pháp tiến hành XLTL cụ thể

-Phương pháp quan sát thực tế NVTV trong việc thực hiện các khâu của XLTL và NDT trong việc tìm kiếm, thỏa mãn nhu cầu về tài liệu

7 Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài

XLTL và đưa ra các giải pháp có cơ sở khoa học và thực tiễn để nâng cao

hiệu quả công tác XLTL của Thư viện Bộ, từ đó góp phần nâng cao công tác

phục vụ NDT, tổ chức tốt nguồn dữ liệu và khai thác tối ưu kho tư liệu

- Kết quả nghiên cứu còn là tài liệu tham khảo cho các thư viện khác có cùng mô hình hoạt động giống thư viện Bộ để nghiên cứu, vận dụng đổi mới,

viện đáp ứng tối đa NCT của người dùng

8 Kết quả nghiên cứu

Là công trình có độ dài hơn 100 trang khổ giấy A4, ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn chia thành 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Chương 2: Thực trạng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT

TRIỂN NÔNG THÔN 1.1 Cơ sở lý luận về xử lý tài liệu

1.1.1 Khái niệm chung về xử lý tài liệu

Theo TCVN 10274:2013 Hoạt động thư viện-Thuật ngữ và định nghĩa chung (Library activities-General terms and definitions) Xử lý kỹ thuật

(technical processing) cho tài liệu là tổ hợp các quy trình xử lý tài liệu trước

khi tiến hành xử lý hình thức và nội dung, bao gồm các công việc đóng dấu,

cập nhật vào sổ đăng ký cá biệt,… [39, tr 11] Kết quả của xử lý kỹ thuật

phụ thuộc rất nhiều vào công tác xử lý phân tích và tổng hợp (analytic and

synthetic processing) từ tài liệu Xử lý phân tích và tổng hợp là quá trình phân

tích tài liệu để rút ra những thông tin cần thiết và tổng hợp lại ở dạng thức phù

hợp với yêu cầu của người sử dụng [39, tr 13]

Trong hoạt động thông tin -thư viện , XLTL được xem là một công đoạn trong dây chuyền thông tin tư liệu, công đoạn xử lý thông tin XLTL được

thực hiện với nhiều khâu khác nhau như: biên mục mô tả, phân loại, định từ

khai thác nguồn tài nguyên tư liệu nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu của bạn đọc

Quá trình XLTL là quá trình lựa chọn những đặc điểm hình thức và phân tích

nội dung của tài liệu theo các chuẩn nghiệp vụ

XLTL nhằm mu ̣c đích kiểm soát , quản lý vốn tài liê ̣u; đồng thời ta ̣o lâ ̣p ra các loại mục lục , bô ̣ máy tra cứu và các điểm truy câ ̣p giúp cho NDT có thể

tra cứu, tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng , thuâ ̣n lợi Về bản chất, XLTL là

quá trình nhằm tạo ra những điểm truy cập giúp NDT có thể tìm được tài liệu

theo tác giả, nhan đề, chủ đề,… Về đặc trưng, XLTL bao gồm xử lý hình thức

(XLHT) và xử lý nội dung (XLND)

Nhiệm vụ của thư viện là phục vụ người đọc bằng nguồn tài liệu của mình, phải luôn đáp ứng được nhu cầu đa dạng của người đọc về hình thức

lẫn nội dung của tài liệu Do đó thư viện cần tiến hành XLTL theo nhiều cách

khác nhau: XLHT tài liệu gọi là biên mục mô tả bao gồm kê khai các yếu tố

như tên sách, tên tác giả, chi tiết xuất bản, tùng thư, khổ giấy,… XLND tài

liệu bao gồm nhiều công đoạn như phân loại tài liệu, định từ khóa, định chủ

đề (biên mục chủ đề), tóm tắt,…

Xƣ̉ lý hình thƣ́c

XLHT tài liê ̣u là quá trình xác định đặc trưng và mô tả một tài liệu thông qua việc xác định một số dữ liệu, nêu lên những đặc trưng hình thức của tài

liệu (nhan đề, tác giả, nhà xuất bản, nơi xuất bản, số trang,…) Theo TCVN

10274:2013 mô tả tài liệu chính là thao tác hoặc kết quả, bao gồm nắm bắt

phân tích, tổ chức và ghi dữ liệu trên các tài liệu để đảm bảo nhận dạng và

kiểm soát chúng [39, tr 12] Mô tả thư mục tiến hành theo các quy tắc được

thiết lập, dựa trên các dữ liệu sao lại từ các nguồn lấy thông tin cụ thể chủ yếu

trong phạm vi của tài liệu XLHT chính là biên mục mô tả tài liệu

Hiê ̣n nay, các cán bộ biên mục đã áp dụng các tiêu chuẩn và quy tắc biên mục để mô tả các đặc trưng hình thức của tài liệu ISBD, AACR2 là hai chuẩn

nghiệp vụ được áp dụng rộng rãi ở Việt Nam hiện nay Việc mô tả vớ i những

quy đi ̣nh thống nhất trong tất cả các t hư viê ̣n, có tác dụng rất lớn trong việc

trao đổi thông tin thư mục, khắc phu ̣c những khó khăn về hàng rào ngôn ngữ ,

tạo điều kiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thư viê ̣n

Sản phẩm của XLHT giúp cho việc tổ chức kho, biên soạn thư mục, bổ sung,

đăng ký, thiết lập các điểm tìm tin theo tiêu đề mô tả

Biên mục mô tả tài liê ̣u giúp NVTV hình dung được tên tài liê ̣u và tên tác giả, giúp NDT nhâ ̣n da ̣ng được tài liê ̣u mô ̣t cách chính xác và không nhầm lẫn

với các tài liê ̣u khác Do vậy muốn biên mục mô tả tài liệu tốt thì phải xác

định và lựa chọn chính xác các yếu tố quy ước đặc trưng cho tài liệu căn cứ

vào các quy tắc hiện hành

Tóm lại, có thể hiểu mô tả thư mục là qu á trình chọn lọc và trình bày những yếu tố đă ̣c trưng cơ bản của tài liê ̣u dưới mô ̣t hình thức chuẩn hóa ,

giúp bạn đọc và người tìm tin xác định và phân biệt tài liệu này với những tài

liê ̣u khác; từ đó quyết đi ̣nh xem tài l iê ̣u nào đáp ứng yêu cầu tìm kiếm Sản

phẩm củ a XLHT chỉ mang l ại những thông tin đơn giản mang tính hình

thức/sơ bô ̣ trong khi nhu cầu của NDT ngày một cao Để ta ̣o điều kiê ̣n tìm

kiếm nhanh chóng và dễ dàng tài liê ̣u , các NVTV cần phải thực hiê ̣n công tác

XLTL sâu hơn Đó là xử lý nô ̣i dung tài liê ̣u

Xƣ̉ lý nô ̣i dung

XLND tài liê ̣u là quá trình phân tích nô ̣i dung tài liê ̣u và thể hiê ̣n nô ̣i dung đó bằng các da ̣ng khác nhau của ngôn ngữ tư liê ̣u Ngôn ngữ tư liê ̣u là ngôn

ngữ được hình thức hóa hay còn gọi là ngôn ngữ nhân ta ̣o Khác với ngôn ngữ

tự nhiên, ngôn ngữ nhân tạo là ngôn ngữ có các quy tắc được thiết lập rõ ràng

trước khi được đưa vào sử dụng Ngôn ngữ nhân tạo dùng để diễn đa ̣t các đă ̣c

trưng nô ̣i dung của tài liê ̣u , phục vụ cho việc lưu trữ và tìm kiếm các tài liệu

Các ngôn ngữ nhân t ạo thông du ̣ng bao gồm kí hiê ̣u phân loa ̣i (KHPL), đề

mục chủ đề , từ khóa Ngôn ngữ nhân t ạo giúp NDT và NVTV có thể tìm l ại

được các thông tin đã được lưu trữ hoă ̣c thể hiê ̣n chúng bằng các sản phẩm

thông tin khác ngắn go ̣n cô đo ̣ng đ ể quản lý, tổ chức và tìm kiếm mô ̣t cách

nhanh chóng và thuâ ̣n tiê ̣n

Theo TCVN 5453:2009 [41, tr 36], các thuật ngữ sử dụng trong quá trình phân tích và mô tả nội dung tài liệu được chỉ rõ Cụ thể như sau:

- Phân tích nội dung tài liệu (phân tích chủ đề) là phân tích tài liệu để xác định các thành phần nội dung của nó cùng với mối quan hệ giữa chúng

- Mô tả nội dung là mô tả dựa trên dữ liệu rút ra từ tài liệu và kết quả từ việc phân định thuật ngữ chỉ mục hoặc ký hiệu từ ngôn ngữ đánh chỉ số Mô tả

nội dung có thể cũng đạt được thông qua việc thể hiện bằng lời văn và phân định

thuật ngữ chỉ mục có thể dẫn xuất từ kiến thức hoặc bằng các chương trình

- Từ vựng có kiểm soát là danh sách các từ hoặc cụm từ được chuẩn hóa cho định chỉ mục

- Ngôn ngữ định chỉ mục là ngôn ngữ nhân tạo được thiết lập để nêu đặc trưng nội dung hoặc dạng tài liệu

- Từ khóa là từ có nghĩa được rút ra từ nhan đề của văn bản tài liệu để thể hiện nội dung

- Thuật ngữ chỉ mục là từ hoặc cụm từ trong bảng tra (bảng chỉ mục)

- Bài tóm tắt là bài trình bày tài liệu đạt được thông qua một quá trình trí tuệ, cung cấp chỉ định chung về nội dung tài liệu

- Bài chú giải là bài mô tả nội dung ngắn gọn của một tài liệu Chú giải thường chỉ gồm một cụm từ hoặc câu

Như vậy, có thể thể thấy nội dung của hoạt động XLND tài liê ̣u bao gồm định chỉ số phân loa ̣i, định chủ đề, đi ̣nh từ khóa, chú giải, tóm tắt nội dung tài

liệu Tuy nhiên theo thực tế công tác XLND tài liệu tại Thư viện Bộ, luận văn

chỉ tập trung nghiên cứu các công đoạn phân loại, tóm tắt, định từ khóa cho

tài liệu

Phân loại tài liê ̣u là quá trinh phân tích nội dung tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó theo các dấu hiê ̣u nào đó như lĩnh

vực tri thức, vấn đề, đối tượng hoă ̣c theo dấu hiê ̣u hình thức Kết quả của quá

trình phân loại tài liệu được thể hiện bằng KHPL KHPL là mô ̣t loa ̣i ngôn ngữ

tư liê ̣u gồm các đơn vi ̣ từ vựng được mã hóa nhờ ký hiê ̣u số và/hoă ̣c chữ được

sử du ̣ng để đánh chỉ số cho các tài liê ̣u Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức

tạp tùy thuộc vào nội dung tài liệu đề cập Các hệ thố ng phân loa ̣i hiê ̣n nay

đang được triển khai là DDC, LCC, UDC, BBK

Đi ̣nh từ khóa cho tài liê ̣u là quá trình phân tích nô ̣i dung tài liê ̣u để xác

đi ̣nh những khái niê ̣m đă ̣c trưng mà nô ̣i dung tài liê ̣u đề câ ̣p và mô tả nô ̣i

dung chính của tài liê ̣u bằng mô ̣t từ /cụm từ khóa nhằm mục đích lưu giữ tài

liê ̣u và tra tìm tài liê ̣u theo phương thức tự đô ̣ng hóa Có hai loại từ khóa là từ

khóa tự do và từ khóa có kiểm soát Từ khóa tự do là từ khóa được người xử

lý thông tin đặt ra theo nguyên tắc chung , nhưng không được kiểm soát theo

mô ̣t phương tiê ̣n kiểm soát nào Từ khóa kiểm soát là từ khóa tự do được

kiểm soát theo mô ̣t phương tiê ̣n kiểm soát được chấp nhâ ̣n Phương tiê ̣n kiểm

soát từ khóa thường là bộ từ khóa, từ điển từ khóa,…

Tóm tắt nội dung tài liệu là trình bày lại nội dung chính của tài liệu gốc

mô ̣t cách ngắn go ̣n dưới da ̣ng mô ̣t bài văn , sao cho người đo ̣c tiếp thu nô ̣i

dung đó nhanh nhất, chính xác nhất Bài tóm tắt được hình thành dựa trên quá

trình nghiên cứu tài liệu gốc Độ dài bài tóm tóm tắt tùy thuộc vào khối lượng

thông tin/tài liệu gốc, giá trị thông tin chứa trong đó và mức độ tiếp nhâ ̣n nô ̣i

dung từ thông tin/tài liệu gốc

Như vậy, việc XLND tài liệu sẽ tạo ra những sản phẩm thông tin theo các cấp độ khác nhau Tùy từng cơ quan, đơn vị, nhân lực xử lý sẽ lựa chọn mức

độ XLND ở phù hợp với nhiệm vụ và đối tượng bạn đọc

Quy trình XLTL đòi hỏi phải tuân thủ các yêu cầu về nghiệp vụ trong quá trình XLHT và XLND để thể hiện đặc điểm và phát huy chức năng, vai trò

của kết quả XLTL trong hoạt động thông tin-thư viện, đặc biệt trong thời đại

ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin hiện nay

1.1.2 Đặc điểm của công tác xử lý tài liệu

XLTL luôn tuân thủ các quy đ ịnh chung khi thực hiện XLHT hay XLND

Phương thức cơ bản hiê ̣n nay là sử du ̣ng các quy tắc biên mu ̣c để diễn đa ̣t các

đă ̣c trưng hình thức của tài liê ̣u (ISBD và AACR2) và sử du ̣ng các ngôn ngữ

tư liê ̣u để diễn đa ̣t các đă ̣c trưng nô ̣i dung cùa tài liê ̣u

Mă ̣c dù cán b ộ xử lý sử du ̣ng các ngôn ngữ tư liê ̣u để diễn đa ̣t các đă ̣c trưng nô ̣i dung của tài liê ̣u nhưng trên thực tế, các phương thức này được thực

hiê ̣n chủ yếu thông qua quá trình tư duy của con người Do vâ ̣y chất lượng

của quá trình XLTL phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của NVTV

XLTL giúp xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện đáp ứng yêu cầu của NDT Tuy nhiên, các sản phẩm và dịch vụ này lại phu ̣ thuô ̣c vào

mục đích và yêu cầu của NDT và cơ quan thông tin -thư viê ̣n Cụ thể như đă ̣c

thù riêng của từng hệ thống thông tin , đối tượng sử du ̣ng thông tin , dạng tài

liê ̣u được quản lý , diê ̣n bao quát thông tin , các khía cạnh ưu tiên và giới hạn

về khả năng

XLTL nhằm tạo ra các điểm tìm kiếm thông tin hiệu quả góp phần khắc phục các vấn đề trong thời đa ̣i bùng nổ thông tin như trùng lă ̣p , phân tán,

nhiễu tin, và giảm độ tin câ ̣y Các tài liệu tìm kiếm được hay không phụ thuộc

rất nhiều vào độ chuẩn xác và mứ c đô ̣ bao quát khi XLTL Đây cũng là một

trong những yêu cầu rất quan trọng trong khâu định từ khóa cho tài liệu

Tóm lại, XLTL tuân thủ các phương thức cơ bản, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ công tác phục vụ độc giả đáp ứng yêu cầu tin một cách cao

nhất, khai thác hiệu quả nguồn tài nguyên tư liệu được đầu tư của mỗi cơ

quan thông tin thư viện, kiểm soát công tác bổ sung trong dây chuyền thông

tin tư liệu XLTL chất lượng giúp nâng cao công tác phục vụ bạn đọc và quản

lý tốt nguồn lực thông tin tư liệu của thư viện

Đối với thư viện thuộc loại hình nào, XLTL cũng có vai trò quan trọng

XLTL là công đoạn trung gian được thực hiện sau khi bổ sung tài liệu và tiền

đề để tạo ra các công cụ tra cứu thư mục và các xuất bản phẩm thông tin trong

thư viện XLTL không chí có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động nghiệp vụ

của công tác thông tin thư viện mà nó còn có ý nghĩa quan trọng đối với NDT

Các thư viện không thể triển khai các khâu công việc nếu không tiến hành việc

XLTL Vai trò của XLTL được thể hiện trên nhiều phương diện khác nhau Có

thể khái quát một số chức năng và vai trò chính của XLTL như sau:

- Chức năng nhận dạng XLHT cung cấp các thông tin đặc trưng về tài liệu, giúp người sử dụng có khái niệm ban đầu về tài liệu Sản phẩm của quá trình XLHT chính là các bản

mô tả thư mu ̣c Nó bao gồm thông tin về đă ̣c điểm hình thức của tài liê ̣u (nhan

đề, tác giả, thông tin xuát bản, khổ cỡ, số trang ) Đây chính là cơ sở để phân

biệt tài liệu này với tài liệu khác

- Chức năng thông tin Bản mô tả thư mục liệt kê các yếu tố cấu thành tài liệu gốc như nhan đề , phụ đề, tác giả, các yếu tố về xuất bản… và thông qua các yếu tố này , bản mô

tả thư mục hoặc gián tiếp , hoă ̣c trực tiếp thông báo cho NDT những thông tin

cơ bản về tài liê ̣u gốc

XLND tài liệu giúp NDT nắm được đầy đủ và chính xác nội dung tài liệu

mà không phụ thuộc vào kiến thức của họ về ngôn ngữ tài liệu, nhiều trường

hợp NDT không cần tìm đọc tài liệu gốc

- Chức năng tìm tin

Thông qua thông tin cơ bản (thông tin đặc trưng) có được sau khi XLHT tài liệu, NDT sẽ xác định được mức độ phù hợp của tài liệu gốc với yêu cầu

tin bằng các phương pháp và kỹ năng tìm kiếm thông tin

XLND tài liệu giúp NVTV xác định chính xác nội dung tài liệu để sắp xếp, tổ chức, lưu giữ tài liệu theo nội dung; xây dựng CSDL theo nội dung;

xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo nội dung chủ đề, khía cạnh nghiên cứu

của chủ đề Qua đó, NVTV định vị được các tài liệu hiện có để nhanh chóng

đáp ứng các NCT

- Chức năng trợ giúp Trong bối cảnh nguồn tài liê ̣u liên tu ̣c phát triển cả về số lượng và thể loại như hiê ̣n nay, NDT ngày càng có xu hướng muốn được cung cấp những thông

tin sâu hơn và cu ̣ thể hơn về nô ̣i dung tài liê ̣u để tiết kiê ̣m thời gian tìm kiếm ,

bảo đảm chọn đủ và chọn đúng những tài liệu phù hợp với yêu cầu XLND tài

liệu đáp ứng những đòi hỏi này thông qua quá trình phân tích nội dung tài liệu

và thể hiện nội dung đó bằng các ngôn ngữ tư liệu (KHPL, định từ khóa, chủ

đề hoặc một sản phẩm thông tin ngắn gọn và cụ thể hơn như bản tóm tắt, chú

giải, tổng luận…) để trợ giúp tối đa cho NDT và CBTV

XLND tài liệu là quá trình tư duy của CBTV do vậy sẽ trợ giúp cán bộ phát triển kỹ năng của bản thân, đặc biệt là kỹ năng phân tích và tổng hợp

thông tin, kỹ năng viết, kiến thức chuyên ngành và trình độ ngoại ngữ

- Kiểm soát nhất quán trong biên mục Kiểm soát nhất quán hay kiểm soát tính thống nhất (Authority control) là một phần trong công tác biên mục, là quá trình đảm bảo tính nhất quán trong

khi diễn đạt một điểm truy cập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên riêng, các

tác phẩm hay chủ đề dựa trên các quy tắc mô tả, khung đề mục chủ đề, bộ từ

khóa có kiểm soát, từ điển từ chuẩn bằng cách tra cứu hộp phiếu hay tệp quy

định thống nhất Trong quá trình biên mục, việc kiểm soát tính thống nhất các