GiaoTrinh Wold CHI TIẾT

o Để mở thực đơn, đa chuột vào tên thực đơn, bấm nút trái chuột có thểdùng bàn phím để mở thực đơn bằng cách: giữ phím Alt và chữ gạch d- ới của thực đơn cần mở.. Cắt dán khối văn bản di

Trang 1

Phần 1 Winword 7.0

Giới thiệu chung

Winword là phần mềm soạn thảo văn bản chạy trong môi trờng Windows,chuyên dùng để soạn thảo các loại văn bản phục vụ cho công tác văn phòng.Winword có các tính năng cơ bản nh sau:

 Giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống thực đơn và các hộp thoại

 Có khả năng giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng khác

 Có các tiện ích và trợ giúp tạo các văn bản dạng đặc biệt

 Có khả năng tạo bảng biểu, biểu đồ

1 Khởi động Winword

Winword có thể khởi động bằng những cách nh sau:

 Cách 1: Nháy chuột vào biểu tợng chơng trình trên thanh Microsoft Office

Shortcut nằm ở góc trên, bên phải của cửa sổ màn hình.

 Cách 2: Đa trỏ chuột bấm vào nút Start\Programs\Microsoft Word

Khởi động Winword bằng nút Start

Trang 2

Hình cửa sổ Winword

 Thanh tiêu đề (Title bar): Thanh tiêu đề nằm ở trên cùng của màn hình, nógồm có ba phần chính

o Phần biểu tợng của chơng trình (để thoát khỏi chơng trình, có thể nháy

đúp chuột vào biểu tợng này)

o Phần tiêu đề cho biết tên của tệp hiện hành, tên của chơng trình Nếumới khởi động, tên mặc định của văn bản là Document1

o Các hộp điều khiển của sổ nh phóng to, thu nhỏ, đóng chơng trình

 Thanh thực đơn (Menu bar): Chứa các lệnh lệnh của Winword để phục vụ choviệc soạn thảo, nó đợc chia thành các nhóm nh nhóm lệnh quản lý tệp văn bản(File), nhóm lệnh chỉnh sửa văn bản (Edit),

o Để mở thực đơn, đa chuột vào tên thực đơn, bấm nút trái chuột (có thểdùng bàn phím để mở thực đơn bằng cách: giữ phím Alt và chữ gạch d-

ới của thực đơn cần mở)

o Trong thực đơn, một số lệnh có thể có tổ hợp phím tắt ở bên phải Khi

đó từ bàn phím ta có thể bấm tổ hợp phím tắt để gọi lệnh mà không cầnphải vào thực đơn

Lu ý, trong thực đơn các lệnh in rõ là những lệnh có thể thực hiện đợc,các lệnh

có màu xám nhạt là lệnh tạm thời không thực hiện đợc Các lệnh mà phía sau có dấu " " là lệnh có hộp thoại kèm theo sau khi lệnh đợc chọn.

 Thanh công cụ (Tool bar): Chứa các lệnh thông dụng dới dạng các biểu tợng(Icon), để sử dụng lệnh nào, ta chỉ cần trỏ chuột và bấm nút chuột trái vàolệnh đó

Các Tool bar có thể tắt mở bằng lệnh View/Tool bar:

o Formating Bar (Thanh định dạng): Chứa các biểu tợng dành cho việc

địng dạng nh loại font, cỡ font,

Trang 3

o Rule (Thớc): Thanh thớc ngang và dọc

 Thanh trạng thái (Status bar): Thanh trạng thái nằm ở cuối của màn hình, nócho biết tình trạng của cửa sổ hiện tại nh số trang, tổng số trang chế độ gõ vănbản là chèn hay đè,

3 Xử lý các cửa sổ

Winword cho phép làm việc đồng thời trên nhiều văn bản khác nhau Tại mộtthời điểm chỉ có một cửa sổ đợc kích hoạt, để làm việc với cửa sổ khác, chỉ cần gõAlt+W, tiếp theo gõ số thứ tự văn bản cần kích hoạt

Để cùng lúc có thể quan sát đợc các văn bản, vào thực đơn Window, chọnArrange

Lu ý, để tiết kiệm bộ nhớ, tạo điều kiện cho máy tính hoạt động nhanh hơn,nên đóng các cửa sổ (văn bản) không cần thiết, chỉ mở các văn bản cần trao đổi dữliệu với nhau

4 Thoát khỏi Winword

Để thoát khỏi Winword ta có các cách làm nh sau:

 Vào thực đơn File, chọn Exit

 Bấm tổ hợp phím Alt+F4

 Nháy đúp chuột vào biểu tợng Winword ở góc trái trên cùng

 Bấm chuột vào nút "x" ở góc phải trên cùng

Lu ý: Khi cha lu giữ văn bản, máy tính sẽ xuất hiện hộp thoại, yêu cầu ta xác

nhận có lu giữ văn bản hay không.

Trang 4

 Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Open Chọn ổ đĩa, th mục và tên văn bản cần

mở (dờng dẫn), bấm nút Open

 Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+O Chọn ổ đĩa, th mục và tên văn bản cần mở(dờng dẫn), bấm nút Open

 Cách 3: Bấm chuột vào biểu tợng  trên thanh công cụ Chọn ổ đĩa, th mục vàtên văn bản cần mở (dờng dẫn), bấm nút Open

Hộp thoại Save As

Lu ý: Trong thực đơn File, phía dới có liệt kê một danh sách 4 văn bản vừa làm

việc gần nhất Để mở văn bản nào trong danh sách đó, chỉ cần bấm chuột trái vào nó.

Có thể mở tới 9 văn bản bảo gồm văn bản mới và mở văn bản đã có

3 Lu giữ văn bản

a Lu giữ văn bản mới

Để lu giữ văn bản mới, ta có thể làm bằng những cách nh sau:

Về th mục mẹ

Trang 5

 Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Save hoặc Save As Khi đó, sẽ xuất hiện hộpthoại Save As Ta cần phải chọn ổ đĩa, th mục trong hộp Save in và gõ tên vănbản cần lu giữ trong hộp File name, bấm nút Save.

 Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S Chọn ổ đĩa, th mục và tên văn bản cần lugiữ, bấm nút Save

 Cách 3: Bấm chuột vào biểu tợng  trên thanh công cụ Chọn ổ đĩa, th mục vàtên văn bản cần lu giữ, bấm nút Save

Hộp thoại Save Option

b Lu giữ văn bản đ cóã

Để lu giữ văn bản đã có, ta có thể làm bằng những cách nh sau:

 Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Save

 Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S

 Cách 3: Bấm chuột vào biểu tợng  trên thanh công cụ

c Lu giữ văn bản đ có với một tên khác (sao chép văn bản)ã

Để lu giữ văn bản đã có với một tên khác, ta có thể làm bằng cách nh sau:

 Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Save As Chọn ổ đĩa, th mục và tên mới củavăn bản cần lu giữ, bấm nút Save

d Đặt các tuỳ chọn thờng dùng cho việc lu giữ

Để đặt các tuỳ chọn cho việc lu giữ, vào thực đơn Tools, chọn Option, chọnmục Save Khi hộp thoại Save Option xuất hiện, ta có thể chọn một số tuỳ chọn choviệc lu giữ nh sau:

 Always Create Backup Copy: Luôn tạo tệp dự trữ (*.BAK) khi lu giữ văn bảnlên đĩa

 Allow Fast Save: Lu giữ nhanh (chỉ lu những sửa đổi, không tạo tệp (*.BAK)

 Automatic Save Every: Tự động lu sau một khoảng thời gian đợc lựa chọn

Trang 6

Để chọn mục nào, ta đánh dấu "x" bằng cách bấm chuột vào mục đó.

Trang 7

Nhập và chỉnh sửa văn bản

1 Các phím thờng dùng trong Winword

 : Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự

 : Di chuyển con trỏ sang trái một ký tự

 : Di chuyển con trỏ xuống dới một dòng

 : Di chuyển con trỏ lên trên một dòng

Home : Di chuyển con trỏ về đầu dòng văn bản

End : Di chuyển con trỏ về cuối dòng văn bản

PgUp : Di chuyển con trỏ lên một trang màn hình

PgDown: Di chuyển con trỏ xuống một trang màn hình

Ctrl+Home: Di chuyển con trỏ về đầu văn bản

Ctrl+End: Di chuyển con trỏ về cuối văn bản

Delete: Xoá ký tự phía bên phải con trỏ

Back Space: Xoá ký tự phía bên trái con trỏ

Insert: Chuyển đổi chế độ gõ: chèn hay đè (khi đó trên thanh trạng

thái, chữ OVR sẽ sáng khi chế độ gõ là đè, mờ khi chế độ gõ làchèn

Esc: Ngắt một công việc đang thực hiện

Shift: Trên phím có hai ký hiệu, khi giữ phím Shift và gõ phím thì sẽ

đợc ký tự bên trên Trên phím có một ký hiệu, khi giữ phím Shift và gõ phím thì sẽ đợc ký tự là chữ hoa

Enter Xuống dòng (Khi gõ văn bản, chiều dài của dòng ký tự vợt quá

độ rộng của trang Winword sẽ tự động xuống dòng Để xuống dòng chuyển sang đoạn văn bản khác, ta sử dụng phím Enter)

2 Chế độ gõ văn bản kiểu Telex

Cách gõ văn bản tiếng Việt theo kiểu Tetex nh sau:

 Đa con trỏ vào đầu khối văn bản cần chọn, giữ phím Shift, dùng các phím ,

, , , Home, End, PageUp, PageDown, để chọn

4 Sao chép khối văn bản

 Chọn khối văn bản cần sao chép

 Vào thực đơn Edit, chọn Copy (bấm tổ hợp phím Ctrl+C)

Trang 8

 Đa trỏ chuột đến vị trí muốn dán

 Vào thực đơn Edit, chọn Paste (bấm tổ hợp phím Ctrl+V)

5 Cắt dán khối văn bản (di chuyển khối văn bản)

 Chọn khối văn bản cần cắt dán (di chuyển)

 Vào thực đơn Edit, chọn Cut (bấm tổ hợp phím Ctrl+X)

 Đa trỏ chuột đến vị trí muốn đa khối văn bản đợc chọn đến

 Vào thực đơn Edit, chọn Paste (bấm tổ hợp phím Ctrl+V)

Lu ý: Khi dùng lệnh Copy hoặc Cut, ta đã đa khối văn bản đợc chọn vào bộ

nhớ của máy Khi dùng tiếp lệnh này lần thứ hai, khối văn bản đợc chọn tiếp sau sẽ chiếm chỗ của khối văn bản trớc đó trong bộ nhớ.

 Vào thực đơn Format, chọn Font

 Khi hộp thoại Font xuất hiện, chọn bảng Font Ta có các lựa chọn nhsau:

o Chọn loại chữ trong hộp Font (thờng chọn loại Vn.Time) Cácloại Font có chữ H phía sau tên font là phông chữ hoa(Vn.TimeH)

o Chọn kiểu chữ trong Font Style: bình thờng (Regular), nghiêng(Ilalic), đậm (bold), vừa đậm vừa nghiêng (Bold Italic)

o Chọn cỡ chữ trong Size (thờng chọn 13 hoặc 14)

o Chọn màu chữ trong Color

o Chọn chữ gạch dới trong Underline (None là không gạch)

o Các hiệu ứng khác nh: Gạch ngang chữ (Strikethrough); chỉ sốtrên (Superscript) nh m2; chỉ số dới (Subscript) nh H2O;

 Để chọn khoảng cách giữa các chữ, định dạng chỉ số ta bấm chuột vàobảng Character Spacing:

o Chọn giãn cách giữa các chữ trong hộp Spacing: Giãn chữ(Expended), ép chữ (Condensed)

o Chọn độ cao thấp của chỉ số trong Position: lên cao (Raised),xuống thấp (Lowered)

 Sau khi lựa chọn các tuỳ chọn trong hộp thoại, bấm nút OK

Trang 9

Hộp thoại Font

 Lu ý:

o Trong hộp thoại Font, sau khi đã chọn các tuỳ chọn, bấm nútDefault, các thông số đã chọn sẽ đợc áp dụng cho văn bản mởmới tiếp theo

Chọn Font Chọn cỡ Font

Chữ gạch chân

Trang 10

 Chọn bảng Indents and spacing, có các tuỳ chọn nh sau:

o Chọn khoảng cách của đoạn văn bản so với lề trong hộpIndentation: bên trái (Left), bên phải (Right)

o Chọn khoảng cách giữa các đoạn trong hộp Spacing: Khoảngcách tới đoạn văn bản trớc (Before), khoảng cách tới đoạn sau(Affter)

o Chọn chế độ thụt đầu dòng trong hộp Special: Không thụt đầudòng (None); thụt đầu dòng (First line), thụt các dòng thứ haitrở đi (Hanging)

o Chọn khoảng cách giữa các dòng trong một đoạn ở hộp LineSpacing: bình thờng (Single); 1,5 đoạn (1,5 Line), gấp đôi(Double);

o Chọn kiểu canh lề trong Alignment: Canh mép trái (Left), giữa(center), canh mép phải (Right), canh đều cả hai mép (Justify)

Trang 11

 Trong hộp thoại Columns, ta có các tuỳ chọn nh sau:

o Chọn kiểu chia cột trong Presets

o Chọn số lợng cột trong Nuber of Columns

o Chọn đờng kẻ giữa các cột trong Line Between

o Chọn khoảng cách giữa các cột và độ rộng từng cột trong Width andSpacing

 Sau khi chọn các tuỳ chọn, bấm nút OK

Hộp thoại Columns

Lu ý: Mọi thao tác nhầm đều có thể làm lại bằng cách bấm tổ hợp phím Ctrl+Z

hoặc vào thực đơn Edit chọn Undo

Trang 12

Các tiện ích trong soạn thảo

1 Tìm kiếm ký tự

Để tìm kiếm ký tự nào đó, ta tiến hành nh sau:

 Vào thực đơn Edit, chọn Find

 Gõ ký tự cần tìm vào hộp Find What

 Bấm nút Find Next

 Khi thấy ký tự cần tìm, có thể bấm chuột vào chỗ đó để tiến hành sửa chữa

 Bấm chuột vào Cancel để đóng hộp thoại

2 Thay thế ký tự

Để tìm kiếm ký tự nào đó, ta tiến hành nh sau:

 Vào thực đơn Edit, chọn Replace

 Gõ ký tự cần tìm vào hộp Find What

 Gõ ký tự cần thay thế vào hộp Replace With

 Bấm vào nút Find Next để tìm ký tự cần thay

 Bấm nút Replace để thay thế từ tìm thấy

 Bấm nút Replace All để thay thế toàn bộ các từ tìm thấy

 Bấm chuột vào Cancel để đóng hộp thoại

Hộp thoại Find and Replace

3 Tạo các chữ tắt

Ta có thể tạo cho mình một th viện các từ viết tắt bằng cách:

 Đánh dấu các ký tự cần viết tắt (ví dụ: Trung tâm kỹ thuật công nghệ cao và

đào tạo nhân lực Sao Đỏ)

 Vào thực đơn Insert, chọn Auto Text

 Gõ ký tự dùng làm ký tự viết tắt vào hộp Enter Auto Text Entries Here, trong

ví dụ này, ta gõ TTSD

 Bấm nút Add

 Khi cần sử dụng, ta gõ ký tự tắt (TTSD) sau đó bấm phím F3, máy tính sẽ tự

động gõ cho ta chữ " Trung tâm kỹ thuật công nghệ cao và đào tạo nhân lựcSao Đỏ "

Trang 13

Hộp thoại tạo Auto Text

4 Điểm dừng của Tab (Stop Tab)

a Các loại Tab

Thông thờng, mỗi lần ta bấm phím Tab trên bàn phím, con trỏ di chuyển đimột khoảng cách là 1,27cm Ta có thể thay đổi giá trị mặc định này bằng cách sửdụng chức năng Stop Tab Trong Winword có bốn loại Tab:

 Canh trái: Sau khi bấm Tab, các ký tự canh theo bên trái của điểm dừng Tab

 Canh giữa: Sau khi bấm Tab, các ký tự canh theo chính giữa điểm dừng Tab

 Canh phải: Sau khi bấm Tab, các ký tự canh theo bên phải của điểm dừngTab

 Thập phân: Sau khi bấm Tab, dấu thập phân của số đợc canh theo chính giữacủa điểm dừng Tab

b Cách tạo Stop Tab

 Vào thực đơn Format, chọn Tab

 Trong hộp thoại Stop Tab, ta phải đáp ứng các tham số nh:

o Gõ giá trị của vị trí cần dừng của Tab vào hộp Tab Stop Position

o Chọn loại Tab:

 Left: Tab canh trái

 Center: Tab canh giữa

 Right: Tab canh phải

 Decimal: Tab thập phân

 Bar: Tạo đờng kẻ dọc tại vị trí của Tab

Trang 14

o Chọn loại dấu dẫn dòng trong hộp Laeder

 Vào thực đơn Format, chọn Tab

 Trong hộp thoại Stop Tab, bấm chuột vào giá trị của Tab cần xoá trong hộpliệt kê danh sách Tab

 Đánh dấu đoạn cần sử dụng chức năng Drop Cap

 Vào thực đơn Format, chọn Drop Cap

 Trong hộp thoại Drop Cap, ta chọn:

o Chọn loại Drop Cap trong hộp Position

o Chọn Font của chữ Drop trong hộp Font

o Chọn độ lớn của chữ trong hộp Lines to Drop (đơn vị độ lớn ở đây làdòng văn bản)

o Chọn khoảng cách của chữ đối với đoạn văn bản trong hộp DistanceFrom Text

 Bấm nút OK để đóng hộp thoại

Trang 15

H×nh 12: Hép tho¹i Drop Cap

Trang 16

Chèn các đối tợng vào văn bản

1 Chèn ký tự đặc biệt

Ta có thể chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản bằng cách:

 Vào thực đơn Insert, chọn Symbol

 Chọn Font chứa các ký tự đặc biệt trong hộp Font

 Bấm chuột vào ký tự cần chèn

 Vào thực đơn Insert, chọn Picture Trong thực đơn con, có các tuỳ chọn nh:

o Clip Art để chèn các ảnh có trong Winword Nháy đúp chuột vào ảnhcần chèn

o From File: chèn ảnh từ các File khác Khi này ta phải chỉ ra đờng dẫncủa File ảnh cần chèn, bấm nút Insert để đóng hộp thoại

3 Chèn tệp văn bản đã có

Ta có thể chèn các tệp văn bản đã có vào văn bản hiện tại bằng cách:

 Vào thực đơn Insert, chọn File

 Chỉ ra đờng dẫn chứa tệp văn bản cần chèn (ổ đĩa, th mục, tên File)

 Bấm nút Insert để đóng hộp thoại

4 Chèn đối tợng vẽ Drawing

Winword cung cấp một chức năng đồ hoạ rất mạnh, đó là Drawing

a Tính năng của một số công cụ thờng dùng:

 Line: Vẽ đoạn thẳng

 Arrow: Mũi tên

 Arc: Đoạn cong (1/4 elíp)

 Pentagon: Đa giác

Trang 17

 Isosceles Triangle: Tam giác

 Select Objects: Chọn đối tợng vẽ

Hộp thoại Format auto Shape

b Định dạng đối tợng

 Chọn đối tợng vẽ

 Vào thực đơn Format, chọn Auto Shape

 Trong hộp thoại Auto Shape, chọn:

o Màu nền Color trong Fill

o Định dạng đờng viền trong khung Line:

 Color: Màu sắc

 Dashed: Kiểu đờng đứt nét

 Style: Kiểu đờng

 Weight: Độ dầy của đờng

 Bấm nút OK để đóng hộp thoại

Trang 18

Bảng biểu

1 Tạo bảng

 Vào thực đơn Talbe, chọn Insert

 Gõ số cột vào hộp: Number of Columns

 Gõ số dòng vào hộp Numbert of Rows

 Bấm nút OK

Hộp thoại Insert Table

2 Di chuyển con trỏ trong bảng

 Bấm phím Tab trên bàn phím để di chuyển giữa các cột từ trái sang phải

 Bấm tổ hợp phím Shift+Tab trên bàn phím để di chuyển giữa các cột từ phảisang trái

 Khi con trỏ ở vị trí cuối cùng của bảng, bấm phím Tab, máy tính sẽ tự độngthêm một dòng ở phía cuối của bảng

o Đánh dấu dòng hoặc cột cần xoá

o Vào thực đơn Table, chọn Delete, chọn Columns để xoá cột, chọnRows để xoá dòng

4 Thay đổi độ cao của dòng

Trong bảng, khi văn bản quá độ rộng của cột, các ký tự sẽ tự động xuốngdòng và độ cao của dòng cũng tự động tăng lên Tuy nhiên, ta có thể thay đổi độ caocủa dòng bằng cách:

 Đánh dấu dòng cần thay đổi độ cao

 Vào thực đơn Table, chọn Cell Height and Width

Trang 19

 Chọn Hieght, gõ giá trị độ cao của dòng

 Bấm OK

5 Thay đổi độ rộng của cột

 Đánh dấu cột cần thay đổi độ rộng

 Vào thực đơn Table, chọn Cell Height and Width

 Chọn Width, gõ giá trị độ rộng của cột

 Giữ nút trái chuột, đa chuột lên trên, xuống dới (qua trái hoặc phải) để thay

đổi độ cáo của dòng (độ rộng của cột)

 Vào thực đơn Table, chọn Split Cell: